Interview-Feedback: Der Leitfaden eines Experten mit Beispielen
Feedback ist für unsere Entwicklung unerlässlich, kann aber schwer anzunehmen und manchmal noch herausfordernder zu geben sein.
Detailliertes Feedback an Bewerberinnen und Bewerber zu geben, erfordert zusätzlichen Aufwand und wird im hektischen Einstellungsprozess oft vernachlässigt.
Wer sich die Zeit für Feedback nimmt, hebt sich jedoch als Arbeitgeber hervor und profitiert langfristig davon.
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Im Folgenden teile ich Best Practices für Feedback an Kandidaten und wie es Teil einer positiven Bewerbererfahrung werden kann (auch wenn die Antwort ein Nein ist).
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Was ist Interview-Feedback?
Interview-Feedback ist die Bewertung und Zusammenfassung der Leistung einer Kandidatin oder eines Kandidaten während des Auswahlprozesses.
Es wird typischerweise von der interviewenden Person oder dem Interviewpanel erstellt und enthält Beobachtungen, Einschätzungen und Empfehlungen im Hinblick auf die Fähigkeiten, Erfahrungen, Qualifikationen und die allgemeine Eignung der Person für die Stelle.
Ziel von Interview-Feedback ist es, den Bewerbenden sinnvolle Einblicke in ihre Stärken sowie Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten.
Schaut man sich einige Beispiele für positives Feedback an, wird schnell klar, dass hier die Stärken der Person, wie fachliche Expertise, Kommunikationsfähigkeit oder relevante Erfahrung betont und ihre Leistungen und Beiträge während des Auswahlverfahrens anerkannt werden.
Konstruktives Feedback hingegen hebt Bereiche hervor, in denen sich die Person verbessern kann – etwa bestimmte fachliche oder soziale Kompetenzen zu stärken oder mehr Erfahrung in einem bestimmten Bereich zu sammeln.
Differenziertes Feedback sorgt für eine bessere Kandidaten-Erfahrung und stärkt Ihre Arbeitgebermarke.
Wenn klar ist, dass Bewerbende nicht einfach ohne weiteres abgelehnt werden können, entsteht eine zusätzliche Verantwortung für die Interviewenden, was wiederum die Qualität des Feedbacks verbessert und zu besseren Einstellungsentscheidungen führt (das Erfassen und Geben von qualitativ hochwertigem Feedback ist eine wichtige Fähigkeit von Recruitern, auf die ich besonders achte und die ich schule).
Feedback sollte auch immer in beide Richtungen stattfinden: Organisationen können und sollten gezielt Rückmeldungen von Bewerbenden einholen, um den Einstellungsprozess zu optimieren.
Best Practices für Interview-Feedback
Wie bei jeder Form von Feedback ist es wichtig, dass Rückmeldungen an Bewerbende konstruktiv, klar und nützlich sind. Hier sind zentrale Best Practices:
- Seien Sie zeitnah: Geben Sie Feedback so schnell wie möglich nach dem Gespräch, solange die Details noch präsent sind – sowohl bei Interviewer*innen als auch bei Kandidat*innen. Idealerweise gebe ich das Feedback spätestens 72 Stunden, nachdem das Gremium seine Einschätzungen abgegeben hat (sofern dies innerhalb von 24 Stunden nach dem Gespräch erfolgt ist).
- Konzentration auf stellenrelevante Kriterien: Geben Sie Feedback ausschließlich zu Anforderungen, die für die Position und die benötigten Kompetenzen relevant sind. Versuchen Sie, persönliche Vorurteile oder nicht berufsrelevante Aspekte zu erkennen und aus den Rückmeldungen herauszuhalten (kollegiale Einstellungsprozesse können dabei helfen).
- Konstruktiv sein: Geben Sie Hinweise, wie die Person sich verbessern kann, statt ausschließlich Schwächen zu betonen.
- Professionell und respektvoll kommunizieren: Bleiben Sie sachlich und respektvoll. Feedback sollte bestärkend und unterstützend vermittelt werden (mehr dazu im hervorragenden Artikel von Alana Fallis über wie man Feedback gibt).
- Seien Sie ehrlich: Ehrliches und offenes Feedback – weder beschönigt noch übertrieben harsch – bringt am meisten.
- Nehmen Sie geeignete Tools zur Hilfe: Tools wie Bewerbermanagementsysteme oder andere Recruiting-Software können helfen, Feedback zu erfassen und von Bewerbenden einzuholen.
- Feedback dokumentieren: Halten Sie Rückmeldungen schriftlich fest. Dies sorgt für Konsistenz und bietet eine Grundlage für spätere Interaktionen mit dem oder der Bewerber*in.
- Fragen ermöglichen: Ermöglichen Sie dem oder der Bewerbenden, Fragen zu stellen und Rückfragen zu klären, damit das Feedback auch tatsächlich verstanden und umgesetzt werden kann.
Beispiele für Rückmeldungen nach dem Vorstellungsgespräch
Positive Feedback-Beispiele
Fachliche Kompetenzen
- „Sie haben starke Kenntnisse in Python gezeigt und eine klare sowie effiziente Lösung für das Coding-Problem präsentiert. Ihr Verständnis für Algorithmen und Datenstrukturen war beeindruckend.“
- „Ihre Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie Jira und Asana ist deutlich spürbar, und Sie konnten sehr gut erläutern, wie Sie mehrere Projekte gleichzeitig effektiv gesteuert haben.“
Verhaltenskompetenzen
- „Sie haben Ihre Ideen klar und selbstbewusst vermittelt. Ihre Fähigkeit, komplexe Konzepte einfach zu erläutern, war sehr effektiv.“
- „Sie haben ausgezeichnete Problemlösungsfähigkeiten gezeigt, insbesondere als Sie beschrieben haben, wie Sie mit einer unerwarteten Herausforderung in Ihrem vorherigen Projekt umgegangen sind.“
Kulturelle Passung
- „Ihre Begeisterung für unsere Unternehmenswerte und Mission war sehr offensichtlich. Wir glauben, dass Sie sich gut in unser Team einfügen und positiv zu unserer Kultur beitragen würden.“
- „Ihr kooperativer Ansatz und die Beispiele für Teamarbeit zeigen, dass Ihnen Teamgeist wichtig ist und Sie sich in Gruppenarbeiten wohlfühlen.“
Stärken
- „Ihr umfassender Hintergrund im digitalen Marketing und Ihre erfolgreichen Kampagnen passen hervorragend zu den Anforderungen unseres Marketing-Teams.“
- „Ihr proaktiver Ansatz und Ihre Bereitschaft, neue Herausforderungen anzunehmen, sind uns besonders positiv aufgefallen. Wir schätzen Ihre Bereitschaft zu lernen und sich weiterzuentwickeln.“
Vorbereitung
- „Der Kandidat war außergewöhnlich gut vorbereitet, kam mit einem klaren Verständnis der Rolle und der Unternehmensmission zum Gespräch. Seine durchdachten Fragen zu unseren Projekten und Prozessen unterstreichen seine gründliche Recherche und sein echtes Interesse, zum Team beizutragen.“
- „Es war ersichtlich, dass sich die Kandidatin eingehend mit der Stellenbeschreibung auseinandergesetzt und passende Beispiele vorbereitet hatte, um ihre Fähigkeiten gezielt zu präsentieren – ihre Antworten waren präzise und auf die Position zugeschnitten.“
Positive Grundeinstellung
- „Die Kandidatin zeigte während des gesamten Gesprächs eine positive und enthusiastische Haltung, was das Gespräch angenehm und anregend machte. Ihr Optimismus im Umgang mit Herausforderungen war besonders ermutigend.“
- „Die Kandidatin beantwortete schwierige Fragen souverän und mit positivem Blickwinkel und zeigte dabei ihre Belastbarkeit sowie ihre Fähigkeit, sich auf Lösungen statt auf Probleme zu konzentrieren.“
Teamfähigkeit
- „Sie haben ein ausgeprägtes Verständnis für Teamdynamik bewiesen und gezeigt, wie Sie offene Kommunikation und gegenseitigen Respekt priorisieren, um gemeinsame Ziele zu erreichen.“
- „Der Kandidat sprach begeistert über seine Rolle bei früheren Teamerfolgen und zeigte eine echte Wertschätzung für die Beiträge seiner Kollegen.“
Negative Feedback-Beispiele
Fachliche Kompetenzen
- „Obwohl Sie über ein solides Grundwissen in Java verfügen, haben wir Lücken bei fortgeschrittenen Konzepten wie Nebenläufigkeit und Multithreading festgestellt.“
- „Ihre Vertrautheit mit SQL-Datenbanken ist erkennbar, jedoch scheint Ihre Erfahrung mit NoSQL-Datenbanken, die für diese Stelle wichtig ist, begrenzt zu sein.“
Verhaltenskompetenzen:
- „Zeitweise waren Ihre Antworten zu knapp gehalten, was es erschwerte, Ihren Denkprozess und Ihre Erfahrungen umfassend nachzuvollziehen. Ausführlichere Antworten wären hilfreich gewesen.“
- „Sie wirkten zögerlich, als Sie gefragt wurden, wie Sie mit Konflikten am Arbeitsplatz umgehen. Souveränität im Umgang mit und der Lösung von Konflikten ist für diese Position wichtig.“
Kulturelle Passung:
- „Wir haben eine gewisse Zurückhaltung gespürt, als es um die flexible Arbeitsumgebung unseres Unternehmens ging. Es ist für uns entscheidend, dass Teammitglieder sich mit Remote-Arbeit wohlfühlen und sich gut daran anpassen.“
- „Ihre Vorliebe, eigenständig zu arbeiten, könnte in unserem stark teamorientierten Umfeld eine Herausforderung darstellen.“
Verbesserungsbereiche:
- „Wir haben festgestellt, dass Sie Schwierigkeiten mit den situationsbezogenen Urteilsfragen hatten. Das Üben von weiteren verhaltensorientierten Interviewfragen könnte Ihnen helfen, Ihre Problemlösungsstrategien besser zu erläutern.“
- „Ihre technische Präsentation war teilweise nicht tiefgehend genug, insbesondere bei der Erklärung der Beweggründe hinter Ihren Designentscheidungen. Mehr Kontext und Begründungen würden Ihre Argumente stärken.“
Schlechte Kommunikation
- „Es fiel der Kandidatin oder dem Kandidaten schwer, ihre oder seine Gedanken klar auszudrücken, was es schwierig machte, ihre oder seine Erfahrungen und Qualifikationen vollständig zu verstehen. Die Antworten waren oft vage oder enthielten nicht genügend Details, um ihre oder seine Fähigkeiten zu beurteilen.“
- „Als wir um ausführlichere Beispiele baten, gab die Kandidatin oder der Kandidat unvollständige oder nicht zum Thema passende Antworten, was darauf hindeutet, dass relevante Informationen nicht effektiv vermittelt werden konnten.“
Mangelnde Vorbereitung
- „Die Kandidatin oder der Kandidat schien mit den Anforderungen der Position nicht vertraut zu sein und konnte keine passenden Beispiele geben, wie die eigene Erfahrung mit der Stelle übereinstimmt. Das vermittelte den Eindruck, dass sie oder er die Stellenbeschreibung nicht im Detail gelesen hatte.“
- „Als wir nach unserem Unternehmen und unserer Mission fragten, erhielten wir sehr generische Antworten, was darauf schließen ließ, dass sich die Kandidatin oder der Kandidat im Vorfeld nicht mit unserem Unternehmen oder dessen Werten beschäftigt hatte.“
Was sollte in das Interview-Feedback aufgenommen werden?
Wenn ich Kandidat:innen Feedback gebe, versuche ich immer, Folgendes einzubeziehen:
Positives Feedback
Heben Sie Stärken oder positive Aspekte hervor, die während des Prozesses aufgefallen sind, zum Beispiel, dass sie sich gut ausgedrückt haben oder mit ihrem technischen Wissen beeindruckt haben.
„Sie haben ein umfassendes Verständnis der Position gezeigt und sind gut vorbereitet mit Beispielen erschienen, die klar Ihre technische Expertise und Problemlösungsfähigkeiten präsentiert haben.
Ihre Antworten waren klar, prägnant und adressierten die Fragen direkt, was Ihre exzellenten kommunikativen Fähigkeiten unterstreicht.
Wir haben außerdem Ihre positive Einstellung und Begeisterung für die Position sehr geschätzt – es war ersichtlich, dass Sie wirklich motiviert sind, zum Team beizutragen.
Zusätzlich haben die konkreten Beispiele, die Sie für die Zusammenarbeit mit anderen gegeben haben, Ihre Anpassungsfähigkeit und starken Teamfähigkeiten gezeigt. Insgesamt haben Sie einen sehr positiven Eindruck hinterlassen und wir denken, dass Sie hervorragend zu dieser Rolle passen könnten.“
Konstruktives Feedback
Hier sollten Sie spezifisch sein, Beispiele geben und umsetzbare Hinweise zu Bereichen wie bestimmten Fähigkeiten, Problemlösungskompetenz oder Vorbereitung bieten. Beispiel:
„Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für das Gespräch mit uns genommen haben. Auch wenn Sie Begeisterung für die Stelle gezeigt haben, ist mir aufgefallen, dass einige Ihrer Antworten präziser und detaillierter hätten sein können.
Konkrete Beispiele zu den Anforderungen der Stelle würden dabei helfen, Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen anschaulicher zu untermauern.
Es wäre zudem hilfreich, vorab mehr Zeit in die Recherche zu unserem Unternehmen und der Position zu investieren, um Ihre Antworten besser auf unsere Anforderungen und Erwartungen abzustimmen.
Dies sind Bereiche, die Sie für zukünftige Interviews leicht verbessern können, und ich schätze Ihr Engagement während unseres Gesprächs.“
Leistung im Vergleich zu den Anforderungen der Stelle
Stellen Sie stets den Zusammenhang zwischen der Leistung des Kandidaten und den Anforderungen zur Übererfüllung der Rolle her, z. B.
„Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihren Einsatz während des Auswahlverfahrens. Auch wenn Sie Ihre starken [spezifische Fähigkeit oder Stärke, z. B. 'technische Kenntnisse in der Datenanalyse'] gezeigt haben, erfordert die Position eine weiter fortgeschrittene Fähigkeit, [spezifische Anforderung, z. B. 'Erkenntnisse wirkungsvoll für nicht-technische Stakeholder zu präsentieren'].
Die Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeit, um komplexe Informationen klar und wirkungsvoll zu vermitteln, würde Ihnen helfen, in dieser Art von Position zu glänzen. Ihre Begeisterung und Lernbereitschaft sind deutlich erkennbar, und mit einer Weiterentwicklung auf diesem Gebiet haben Sie das Potenzial, die Erwartungen in ähnlichen Rollen zu übertreffen.“
Zukünftige Möglichkeiten
Geben Sie Vorschläge für zukünftige Vorstellungsgespräche oder Positionen, für die der Kandidat auf Grundlage seiner Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten besser geeignet sein könnte, und geben Sie Hinweise, wie er seine Fähigkeiten weiter ausbauen oder zusätzliche Erfahrungen in bestimmten Bereichen sammeln kann.
„Vielen Dank für die Zeit und Mühe, die Sie in den Auswahlprozess investiert haben. Sie haben großes Potenzial gezeigt, insbesondere im Bereich [spezifischer Bereich, z. B. 'Problemlösung oder technisches Fachwissen'], was eine hervorragende Basis für Erfolg ist.
Auch wenn es Bereiche gibt, in denen eine weitere Entwicklung Ihre Fähigkeit stärken würde, in dieser Rolle erfolgreich zu sein – z. B. [spezifischer Verbesserungsbereich, z. B. 'Führungskompetenz oder bereichsübergreifende Zusammenarbeit'] – sehe ich bedeutende Wachstumschancen.
Ich ermutige Sie, weiterhin Erfahrungen im Bereich [spezifischer Bereich] zu sammeln und Positionen zu prüfen, die es Ihnen ermöglichen, diese Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Mit Ihrer Einsatzbereitschaft und proaktiven Haltung bin ich davon überzeugt, dass Sie Gelegenheiten finden werden, in denen Sie glänzen und einen positiven Beitrag leisten können.“
Was nicht in ein Vorstellungsgesprächs-Feedback gehört
Verallgemeinerungen
Geben Sie konkrete Beispiele und Details als Untermauerung Ihres Feedbacks. Unklare Aussagen wie „war nicht ganz passend“ ohne sinnvollen Kontext können verwirrend und enttäuschend für Kandidaten sein. Ihr Feedback sollte immer mit klaren Beispielen belegbar sein.
Übermäßig kritisches Feedback
Es ist wichtig, auf Verbesserungsmöglichkeiten hinzuweisen, jedoch sollten Sie eine zu harte oder übermäßig kritische Wortwahl vermeiden, die den Kandidaten entmutigen oder sein Selbstbewusstsein schädigen könnte.
Das bedeutet: Vermeiden Sie Begriffe oder Formulierungen wie „miserabel“, „enttäuschend“, „inkompetent“ oder „Sie haben nicht das Zeug dazu“.
Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Position wirklich nicht für den Kandidaten geeignet ist, formulieren Sie dies konstruktiv und geben Sie Ratschläge und Hinweise.
Diskriminierende Inhalte
Beachten Sie, dass es in vielen Rechtsräumen, wie dem Vereinigten Königreich oder der Europäischen Union, strenge Gesetze zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz gibt.
Kandidatenfeedback gilt als personenbezogene Information und gemäß dieser Gesetzgebung (Datenschutz-Grundverordnung oder DSGVO) haben Betroffene das Recht, sämtliche Daten, die ein Unternehmen über sie gespeichert hat, einzusehen.
Viele andere Länder haben die DSGVO als Vorlage für ihre Datenschutzgesetze verwendet und entweder bereits vergleichbare Regelungen verabschiedet oder arbeiten daran (bislang z. B. Brasilien, Indien, Türkei und Kalifornien, USA). Daher sollte jeder dafür sensibilisiert sein.
Das bedeutet: Ihr festgehaltenes Feedback muss objektiv, nachvollziehbar und ausschließlich auf die für die Stelle relevanten Fähigkeiten, geforderte Erfahrung sowie die im Interview gezeigte Leistung bezogen sein.
Daher dürfen keinerlei Kommentare zum Kleidungsstil, zum möglichen Akzent oder zu irgendetwas gemacht werden, das diskriminierend wirken könnte.
Ich gebe diese Hinweise, weil ich derartige Fälle erlebt habe. Es war gut, solch offensichtliche Vorurteile erkannt und im Team angesprochen zu haben, aber stellen Sie sicher, dass derartige Bewertungen nicht zu Problemen führen können.
Und nein, Sie können die Gesetzgebung nicht umgehen, indem Sie zum Beispiel Feedback absichtlich einschränken. Wird festgestellt, dass Sie Informationen über Kandidaten zurückhalten, winken wirklich hohe Strafen.
Meine Faustregel ist: Wenn das Amazon-Team keine Möglichkeit gefunden hat, Feedback zu beschränken, dann kann es niemand!
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