22 Wichtige und Fortgeschrittene Recruiting-Kennzahlen
Wir im Recruiting können auf eine bisher nie dagewesene Granularität von Daten zugreifen. Aber bei so vielen Dingen, die nachverfolgt und optimiert werden müssen, wie entscheidet man, auf welche Recruiting-Kennzahlen man sich konzentrieren sollte?
Um zu helfen, habe ich in diesem Artikel die Recruiting-Kennzahlen in meiner Ansicht nach „Schlüsselkennzahlen“ und „fortgeschrittene Kennzahlen“ aufgeteilt.
Schlüsselkennzahlen sind die, die ich regelmäßig beobachte und über die ich auch Nicht-HR-Fachkräften mehr Wissen empfehle.
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Die fortgeschrittenen Kennzahlen eignen sich dann, wenn Sie mehr Kapazitäten haben (z. B. wenn Sie einen Talent/People Operations Spezialisten in Ihrem Talent-Acquisition-Team eingestellt haben).
Obwohl alle Kennzahlen wichtig sind, ist es selten, dass Sie die Kapazitäten haben, alles aktiv nachzuverfolgen.
Statt also in einer Entscheidungsstarre zu verharren, sollten Sie mit den wichtigsten Kennzahlen beginnen und sich dann zu den fortgeschritteneren vorarbeiten.
Was sind Recruiting-Kennzahlen?
Recruiting-Kennzahlen werden verwendet, um die Wirksamkeit und Effizienz des Einstellungsprozesses eines Unternehmens zu messen. Sie erzählen eine andere Geschichte als Recruiting-KPIs, da sie nicht immer direkt an die Unternehmensziele gebunden sind wie KPIs.
Diese Kennzahlen helfen Unternehmen dabei, die Leistung ihrer Recruiting-Aktivitäten zu bewerten, Abläufe zu optimieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen, um die Ergebnisse bei der Einstellung zu verbessern.
Warum sind Recruiting-Kennzahlen wichtig?
Recruiting-Kennzahlen sind entscheidend, damit Sie die Effizienz Ihres Einstellungsprozesses verbessern, eine optimale Candidate Experience schaffen und letztlich Talente gewinnen, mit deren Hilfe das Unternehmen seine Ziele erreichen kann.
Unter anderem nutze ich Kennzahlen zusammen mit anderen Datenquellen, um Kosten zu senken, die Kandidatensuche zu optimieren sowie die Schulung und Entwicklung meiner Teammitglieder zu steuern.
10 wichtige Recruiting-Kennzahlen
Schauen wir uns die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen genauer an, die Sie beim Aufbau Ihrer Kennzahlen-Kompetenzen verfolgen werden.
1. Time to Fill & Time to Hire
Time to Fill (TTF) und Time to Hire (TTH) werden oft synonym verwendet, aber es gibt einen Unterschied.
Technisch gesehen ist Time to Fill der Zeitraum zwischen dem Ausschreiben einer Stelle und dem Einstellen einer Person.
Time to Hire ist die Zeit, die der eingestellte Kandidat tatsächlich vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung benötigt hat.
Normalerweise werden beide Kennzahlen in Tagen gemessen.
Anfangs ist Time to Fill die wichtigere Kennzahl, da sie Ihnen auf einer höheren Ebene zeigt, wie lange es dauert, bis Ihr Unternehmen generell eine Position besetzt.
Benchmarks
Als Benchmark ist es mir nie gelungen, den Durchschnitt auf unter 30 Tage zu drücken – und ich würde das auch nicht empfehlen, da dadurch Ihre Entscheidungen überhastet getroffen werden könnten.
Wenn Ihr Einstellungsprozess hingegen konstant über 90 Tage dauert, sollten Sie die Ursachen analysieren. Liegt es am Gehaltsangebot? Ist der Kandidatenpool zu klein? Das ist zwar nicht tragisch, aber etwas, das einer weiteren Untersuchung bedarf.
Verschiedene Organisationen definieren „eingestellt“ unterschiedlich. Manche betrachten jemanden als „eingestellt“, sobald der Arbeitsvertrag/das Angebot unterzeichnet ist. Andere erst, wenn der Kandidat tatsächlich anfängt.
Wenn Sie international einstellen, empfehle ich, sich am Datum der Vertragsunterzeichnung und nicht am Arbeitsantritt zu orientieren.
Das liegt daran, dass das Einstiegsdatum je nach Kündigungsfrist in verschiedenen Ländern stark vom Vertragsdatum abweichen kann.
Beispielsweise gibt es in den USA fast keinen Unterschied, während es in einem Land wie Deutschland 3 bis 6 Monate dauern kann. Das bedeutet, dass die Verwendung des Einstiegsdatums zu nicht vergleichbaren Ergebnissen führt, da Deutschland dann scheinbar langsamer einstellt.
Die meisten modernen Applicant Tracking Systems (ATS) machen es leicht, die Startpunkte pro Position individuell anzupassen. Sie müssen dies also nicht händisch erfassen.
2. Anzahl der Einstellungen (vs. Anzahl der offenen Stellen)
Sie sollten immer im Blick haben, wie viele Einstellungen Sie pro Monat/Quartal/Jahr vorgenommen haben und wie das im Vergleich zu Ihrem Headcount-Plan aussieht.
Beides gehört zusammen. Sie könnten scheinbar eine geringe Zahl von Einstellungen haben, z. B. 15 im Jahr – aber wenn das der komplette offene Headcount war, haben Sie eine 100%ige Besetzung erreicht!
Ein „guter“ Monatsdurchschnitt hängt vom Markt, Ihren Rollen, Ihrer Employer Brand und Ihrem Team ab.
Wenn Sie z. B. ein Startup mit praktisch keiner Markenbekanntheit als Arbeitgeber sind, sollten Sie eine geringere Anzahl an Besetzungen erwarten – es sei denn, Sie investieren mehr Geld in ein größeres Team oder in externe Recruiter.
Benchmarks
Abhängig von den Rollen kann es manchmal schon ein großer Erfolg sein, wenn ein*e Recruiter*in 2-3 Einstellungen erzielt!
Andererseits sollten größere Unternehmen mit mehr Bewerberaufkommen im Durchschnitt etwa 4-5 Einstellungen pro Monat erwarten – natürlich wiederum abhängig von der jeweiligen Position.
Wenn es ausschließlich um Kundenerfahrung geht, wären es deutlich mehr. Geht es nur um Principal Software Engineers – dann wären schon 4 im Monat ein großartiges Ergebnis!
3. Quelle der Einstellungen
Es gibt heutzutage eine ständig wachsende Anzahl an Möglichkeiten, Kandidat*innen zu gewinnen, und es ist wichtig, die Kanäle auszuwählen, die zu Ihrer Region, Branche und Ihrem Standort passen. Die Hauptkategorien der Quellen sind Stellenbörsen, Social Media, Direktansprache und Empfehlungen.
Nehmen wir das Recruiting im Technologiebereich als Beispiel. Mir fallen spontan viele Plattformen ein – Hired, Cord, Talent.io, Remoteok, Haystack, Honeypot.io.
Sie sind vielleicht auf einigen oder allen davon vertreten – aber zu beobachten, welche tatsächlich zu erfolgreichen Einstellungen führen, verhindert ausufernde Ausgaben.
Wer weiß, vielleicht ist Ihr bester Kanal tatsächlich die Reichweite über Social Media oder Community-Aktivitäten (was in den meisten Fällen ohnehin kostenlos ist)!
Erwähnenswert ist auch, dass die meisten modernen Bewerbermanagementsysteme (ATS) eine Möglichkeit bieten, die Quelle jeder Bewerbung nachzuverfolgen – entweder durch das Generieren von Links für jedes Jobportal oder jeden Social-Media-Kanal, die entsprechend markiert werden, oder durch deren Integration, sodass Sie dies direkt sehen können.
Benchmarks
Es kann etwas schwierig sein, einen konkreten Benchmark festzulegen. Wenn Sie jedoch zwei Quartale lang keine Einstellungen über eine kostenintensive Quelle erzielen – insbesondere wenn es sich um eine spezialisierte Ressource handelt – ist es Zeit für eine Überprüfung.
4. Anzahl der Bewerber*innen
Dies ist eine recht leicht verständliche Kennzahl. Für sich allein betrachtet sagt sie vielleicht nicht viel aus, aber es ist wichtig, die Anzahl der Bewerber*innen im Blick zu behalten.
Für Einstiegspositionen sollten Sie mit mehr Bewerbungen rechnen, da die Anforderungen niedriger sind und es mehr potenzielle Kandidat*innen gibt.
Ist das nicht der Fall (zum Beispiel erhält eine Kundendienst-Stelle in einer Woche nur zwei Bewerbungen), sollten Sie prüfen, woran das liegt. Funktionieren die Links korrekt? Ist die Rolle passend beschrieben?
Andererseits, wenn Sie täglich konstant über 200 Bewerbungen erhalten, empfiehlt es sich, eine Bewerbungsfrist zu setzen, damit Sie oder Ihr Team nicht mit Bewerbungen überhäuft werden.
Sie könnten außerdem automatische Ablehnungen im ATS einrichten, wenn Bewerber*innen bestimmte Anforderungen wie Standort oder Visastatus nicht erfüllen.
Benchmark
Das hängt wirklich von der Rolle und der Stärke Ihrer Arbeitgebermarke ab. In diesem Fall setze ich den Benchmark meistens zu Beginn fest und versuche, ihn zu verbessern, statt auf branchenspezifische Vergleiche zu schauen.
5. Umwandlungsquote
Die Umwandlungsquote beschreibt, wie viele Bewerber*innen jede Stufe im Prozess durchlaufen im Vergleich zur Anzahl derjenigen, die die Stufe erreicht haben.
Das ist wahrscheinlich meine Lieblingskennzahl, weil sie je nach Analysepunkt so viel aussagen kann.
Nehmen wir an, Sie sind Recruiter*in und haben 10 Kandidat*innen gescreent, von denen Sie 8 an die Führungskraft weitergeleitet haben. Dann beträgt die Umwandlungsquote vom Screening zur Vorstellung 80%.
Angenommen, die Führungskraft führt mit allen Gespräche, vermittelt aber nur eine Person in die nächste Runde weiter: Die Umwandlungsquote von der Vorstellung zum zweiten Gespräch beträgt dann nur 12,5%. Das ist deutlich niedriger!
Hier lohnt sich ein genauerer Blick auf die Hintergründe. Es gibt einige Gründe, warum so ein Szenario auftreten kann:
- Der/die Recruiter*in leitet zu viele Bewerbungen an die Führungskraft weiter und hat die Kandidat*innen nicht richtig geprüft.
- Recruiter*in und Führungskraft sind sich über die Anforderungen der Stelle nicht einig.
- Im Laufe des Bewerbungsprozesses taucht eine neue Anforderung auf, die in der vorhandenen Kandidat*innen-Auswahl nicht berücksichtigt wurde (z.B. das Kriterium „Skill X“ wird von „wünschenswert" zu „unverzichtbar“ hochgestuft, sodass niemand weiterkommt).
- Der Bewerbungsprozess ist nicht zweckmäßig gestaltet, sodass niemand erfolgreich durchkommt.
Es gibt noch weitere Gründe, aber das Wesentliche ist, Abweichungen in den Umwandlungsquoten über den gesamten Auswahlprozess hinweg zu analysieren.
Ich nutze diese Kennzahl, um die Teamleistung zu bewerten und Führungskräften Empfehlungen zu geben – zum Beispiel: Wenn niemand die Testphase besteht, sollte der Test überprüft werden.
Benchmark
Eine Sache, die man beachten sollte, ist, dass ein gutes Umwandlungsverhältnis keinen Ersatz für eine ausreichende Anzahl an Kontaktaufnahmen darstellt.
Eine 100%ige Umwandlungsrate mag großartig klingen, aber wenn Sie nur eine einzige Person vorgestellt, gescreent und interviewt haben, ist das keine angemessene Marktrecherche nach qualifizierten Kandidaten.
6. Geschwindigkeit des Recruiting-Funnels
Geschwindigkeit ist beim Einstellungsprozess entscheidend, daher ist es wichtig, im Blick zu behalten, wie lange Ihr Prozess dauert. Eine Möglichkeit besteht darin, zu verfolgen, wie lange Kandidaten in jeder Phase des Recruiting-Funnels verbringen.
Es ist nicht nötig, durch das Verfahren zu hetzen, aber es ist sinnvoll, jede Phase zu überprüfen und zu schauen, ob irgendwo ein Schubs oder eine Änderung notwendig ist.
Zum Beispiel: Wenn Kandidaten zu lange in der „Testphase“ verbringen, woran liegt das? Sind Bewerber nicht bereit, die gestellte Testaufgabe durchzuführen? Machen sie den Test, aber warten zu lange auf eine Rückmeldung von Ihrer Seite?
Es gab Gelegenheiten, bei denen die Aufgabe nicht passte oder der Link defekt war – aber niemand hat das gemeldet, bis ich nachgefragt habe.
Benchmark
Das hängt von der jeweiligen Phase ab. Die allgemeine Faustregel lautet: Je früher die Phase, desto schneller sollte der Durchlauf sein.
Idealerweise sollte von Bewerbung bis zum Screening weniger als eine Woche vergehen. Phasen, in denen Interviews terminiert werden – besonders persönliche – können ein bis zwei Wochen dauern.
Letztlich gilt es, Muster im Recruiting-Prozess zu erkennen, bei denen es zu Verzögerungen kommt.
Denken Sie daran: Alles summiert sich zur gesamten Time-to-Hire. Ein schnellerer und effizienterer Prozess führt zu einem besseren Kandidatenerlebnis und erhöht die Wahrscheinlichkeit, das gewünschte Talent einzustellen.
7. Annahmequote von Jobangeboten
Dies ist eine sehr einfache Kennzahl: Wie viele Angebote gemacht wurden im Vergleich zu wie viele Angebote angenommen wurden. In meinem vorherigen Artikel zum Thema wie man ein Jobangebot macht teile ich meine Tricks, um sicherzustellen, dass Bewerber das Angebot eher annehmen – ein Restrisiko bleibt jedoch immer.
Deshalb ist es nie mein Ziel, eine 100%ige Annahmequote zu erreichen. Das ist auf lange Sicht schlicht unmöglich und führt nur zu Enttäuschungen.
Wenn Sie das als Ziel festlegen, geben Sie vielleicht unangemessenen Forderungen nach und stellen jemanden ein, den Sie später bereuen werden.
Mir ist es passiert, dass ich als Talent Leader gegen eine Einstellung plädierte, weil wir die Arbeitsbedingungen nicht erfüllen konnten.
Der Hiring Manager bestand jedoch darauf, seine „Erfolgsbilanz“ ohne abgelehnte Angebote beizubehalten. Zwei Monate später war die Person wieder ausgeschieden, weil es einfach nicht funktionierte.
Benchmark
Eine gute Annahmequote hängt vom Markt, der Rolle, den Arbeitsbedingungen (wie Gehalt und Benefits) sowie der Menge der Einstellungen ab.
Bei wenigen Einstellungen und als attraktiver Arbeitgeber sollten Sie auf 90% und mehr abzielen. Sind einzelne Bedingungen weniger ideal, passen Sie Ihre Zielquote entsprechend an.
Meine Erwartung an meine Teams lag nie unter 75% – unabhängig von der jeweiligen Rolle.
8. Candidate Net Promoter Score (CNPS)
Der Candidate Net Promoter Score (CNPS) ist ähnlich aufgebaut wie der Net Promoter Score im Customer Experience Management.
Es handelt sich um einen numerischen Wert – meist bis 10 – und alle, die weniger als 7 punkten, gelten als „Kritiker“, also Personen mit einer negativen Erfahrung mit Ihrem Unternehmen.
Am einfachsten lässt sich der CNPS verwalten, wenn das Bewerbermanagementsystem (ATS) die Hauptarbeit übernimmt. Manche Systeme ermöglichen es, Kandidaten während des Einstellungsprozesses Umfragen zu ihrem Erlebnis zuzusenden, entweder mit Vorlagen oder selbst erstellten Fragen.
So erhalten Sie eine Mischung aus numerischen (quantitativen) und qualitativen Rückmeldungen, damit Bewerbende Ihr Einstellungsverfahren bewerten und zu Problemen Stellung nehmen können.
Das ist eine großartige Möglichkeit, Feedback über die Candidate Experience zu sammeln – was funktioniert und was verbessert werden kann.
Ich persönlich bevorzuge es, eine Befragung nach Abschluss des Rekrutierungsprozesses zu versenden. Dies kann nach dem ersten Screening oder ersten Interview erfolgen. Während des Prozesses frage ich in der Regel nicht um Feedback, da das sonst schnell aufdringlich wirken kann.
Wer im Bewerbungsstadium abgelehnt wird, hat meist nicht genug Einblicke in den Auswahlprozess, um hilfreiches Feedback zu geben.
In letzter Zeit habe ich gesehen, dass einige ATSs am Ende der Bewerbung die Möglichkeit bieten, speziell zur Barrierefreiheit gestaltete Feedback-Formulare einzubinden.
Benchmark
Mindestens 7, besser noch höher!
9. Diversität der Bewerberpipeline
Auch wenn ich nichts von Quoten halte oder eine Mindestzahl an Kandidaten aus bestimmten Gruppen vorschreiben möchte, ist es wichtig, einen Überblick über die Vielzahl an Bewerber:innen mit unterschiedlichen Hintergründen aus Ihrer Branche oder Ihrem Umfeld zu behalten.
Wenn Sie keine Personen in der Pipeline haben, wie können Sie eine breitere Repräsentation Ihrer Gemeinschaft fördern? Wenn Sie bereits eine genaue Repräsentation erreichen, was haben Sie unternommen, um dies zu fördern, sodass Sie dieses Niveau halten und weiter ausbauen können?
In einigen Rechtsordnungen kann es ein Problem sein, Daten wie ethnische Herkunft, Geschlecht usw. zu speichern. Machen Sie sich daher unbedingt mit den Vorschriften Ihres Landes vertraut und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Recruiting-Compliance-Verpflichtungen erfüllen.
Zudem können Sie den Diversity-Fragebogen in jede Bewerbung einbinden. Bedenken Sie aber, dass manche Fragebögen sehr lang sind und dadurch das Bewerbungsverfahren verlängern und Bewerbende möglicherweise abspringen.
Benchmark
Diversität der Bewerber, die die Gemeinschaft repräsentiert.
10. Kennzahlen zur Recruiter-Effektivität: Screenings und Outreach
Diese Kennzahlen sind besonders wichtig, wenn Sie ein Team von Recruitern leiten und die individuelle Leistung der einzelnen Recruiter besser verstehen möchten, um deren Entwicklung zu fördern.
So können Sie zum Beispiel erkennen, ob Sie die Outreach-Aktivitäten anpassen, die Nachrichten optimieren, an den Screening-Gesprächen oder am Gesprächsvolumen arbeiten müssen.
Benchmarks
Es ist schwer zu sagen, wie viele Recruiteranrufe oder Outreach-Nachrichten angemessen sind, da jede Situation unterschiedlich ist, aber es ist sinnvoll, Erwartungen zu setzen.
Für Massenrekrutierungen erwarte ich beispielsweise, dass sie mindestens 4–5 Gespräche pro Tag mit Bewerbern führen. Bei einer Führungskraft sind etwa 2–3 Gespräche realistisch, da mehr Zeit für Recherche und individuelle Kontaktaufnahme eingeplant werden muss.
Sie müssen zudem berücksichtigen, wie viele Stellen ein Recruiter betreut. Wenn es nur 2 sind, können sie auf den Monat gerechnet nicht dauerhaft 4–5 Gespräche pro Tag führen. Sind sie jedoch voll ausgelastet (z. B. 15–20 Stellen), ist es realistisch, die Ziele für Outreach und Screenings zu erreichen.
12. Fortgeschrittene Kennzahlen für Recruiting
Diese fortgeschrittenen Kennzahlen sind für den Einsatz gedacht, wenn Sie Ihre Fähigkeiten weiterentwickelt haben und bereit sind, weitere Kennzahlen zu verfolgen.
Sie sind weiterhin wichtig und hilfreich, aber es kann überwältigend sein, alle auf einmal zu verfolgen.
1. Probezeit bestanden
Dies umfasst die Zusammenarbeit mit Führungskräften, um festzustellen, ob Neueinstellungen letztlich gut passten und die Probezeit bestanden haben.
Es ist keine völlig zuverlässige Kennzahl, um die Einstellungsqualität zu garantieren, da es auch Einzelfälle geben kann, die nicht repräsentativ für die Bewerberqualität sind.
Dennoch hilft sie dabei, einen Gesamteindruck über die Einstellungspraktiken Ihres Unternehmens zu gewinnen. Wenn viele Mitarbeitende die Probezeit nicht bestehen – sei es in einem bestimmten Team oder generell –, kann dies viele Ursachen haben, wie zum Beispiel:
- Nicht repräsentative Stellenbeschreibungen
- Schlechter Interviewprozess
- Schlechter Onboarding-Prozess
- Schlechtes Management.
Benchmark
Dies hängt vom Einstellungsvolumen ab. Liegt die Probezeit-Nichtbestehensquote bei >30 % bei geringerem Volumen oder >20 % bei höherem Volumen, sollten Sie umgehend nachforschen.
2. Mitarbeitererfahrungswert zu Beginn und nach bestandener Probezeit
(oder nach 3–6 Monaten, falls keine Probezeit)
Diese Kennzahl wird seltener thematisiert, ist aber in meiner Erfahrung häufig aussagekräftig. Durch die Freude über den neuen Job sind die Engagement-Werte neuer Mitarbeitender anfangs häufig etwas erhöht.
Ich hatte einmal den Fall, dass das Mitarbeiterengagement nach 3 Monaten deutlich nachließ.
Dies habe ich untersucht, indem ich Verbleibgespräche mit neuen Kolleg:innen und solchen, die bereits 3 Monate im Unternehmen waren, geführt habe. Dabei fiel auf, dass zwischen der Darstellung des Unternehmens im Recruiting und der tatsächlichen Realität eine Diskrepanz bestand.
Das veranlasste uns dazu, sowohl das Recruiting neu zu schulen als auch gemeinsam mit der Führung eine Neubewertung des Employer Value Proposition zu starten.
Es ist wichtig, jede Veränderung im Blick zu behalten, da die ersten Monate entscheidend dafür sind, wie engagiert oder enttäuscht eine Person von ihrer Anstellung ist.
Viele Mitarbeiterengagement-Tools (Peakon, Hibob und CultureAmp) ermöglichen es, die Ergebnisse nach Betriebszugehörigkeit zu filtern und eventuelle Rückgänge zu erkennen.
3. Fluktuation im ersten Jahr
Wie viele Ihrer Neueinstellungen länger als ein Jahr bleiben, ist ein potenzieller Indikator für die Qualität der Einstellung. Man spricht auch von der Bindungsrate, aber ich persönlich halte den Fokus auf das erste Jahr für den Rekrutierungszeitraum für passender.
Dies ist eine gängige Kennzahl für Unternehmen, um sowohl die Qualität der Einstellungen als auch das Engagement zu messen.
Meiner Meinung nach ist das eine Kennzahl, bei der man zunächst abwarten muss, bevor man darauf reagieren kann. Gerade für kleinere Unternehmen bevorzuge ich daher die beiden zuvor genannten Kennzahlen, da sie eine agilere und reaktionsschnellere Handhabung ermöglichen.
4. Durchschnittliche Kosten pro Einstellung
Die Kosten pro Einstellung umfassen alle Ausgaben rund um die Rekrutierung, geteilt durch die Anzahl der Einstellungen. Zu den Ausgaben zählen beispielsweise:
| Interne Kosten | Externe Kosten |
| Gehälter des Recruiting-Teams + Steuern | Agenturgebühren |
| Sozialleistungen und weitere Kosten (IT oder Software) | Werbekosten/Sourcing-Kanal-Kosten |
| Talent-Sourcing-Software | |
| Testplattformen/-services | |
| Events | |
| Hintergrundprüfungsdienste |
Dies lässt sich leichter berechnen, wenn Sie ein Budget-Tracking für Ihr Recruiting-Team haben – beginnen Sie daher am besten damit.
5. ROI von Sourcing-Kanälen
Wie bereits angedeutet, können sich diese Kosten schnell summieren. Ich habe einmal den Fall erlebt, dass eine vorherige Führungskraft £80.000 für Werbe- und Plattformkosten für nur 8 Einstellungen ausgegeben hat!
Um einen einzelnen der oben genannten Kostenpunkte genauer zu betrachten, teile ich alle von meinem Team genutzten Plattformen auf und verfolge die monatlichen/jährlichen Kosten im Vergleich zu den daraus generierten Einstellungen.
Beispielsweise, wenn eine Plattform ziemlich teuer ist, aber seit einem Monat oder länger keinen Kandidaten geliefert hat, der es bis zum Vorstellungsgespräch geschafft hat, ist es wahrscheinlich Zeit zu prüfen, woran das liegt.
Der erste Schritt ist, den Account-Manager der Plattform (falls vorhanden) zu kontaktieren und zu prüfen, ob er weiterhelfen kann. Ansonsten ist es vielleicht Zeit, Alternativen zu suchen, da die Plattform keine Rendite bringt.
Bei der Vielzahl an Sourcing-Plattformen steigen die Kosten leicht unbemerkt an.
6. Wirksamkeit von Sourcing-Kanälen
Dies ist ein tiefergehender Einblick in Sourcing-Kanäle. Wenn diese keine Einstellungen erzeugen, sollte man prüfen, an welcher Stelle Kandidat:innen im Recruiting-Prozess abspringen.
Das mag etwas schwieriger zu messen sein, aber moderne ATS können in der Regel berichten, wie viele Menschen den Prozess in den einzelnen Phasen je Kanal durchlaufen – einschließlich derjenigen, die sich letztlich nicht bewerben.
Das ist wichtig, denn es kann Ihnen helfen, die wirksamsten Sourcing-Kanäle zu identifizieren, damit Sie dort gezielt Ihre Anstrengungen verstärken können.
| Sourcing-Kanal | CV-Auswahl | Recruiter-Auswahl | 1. Interview | Test | Abschlussinterview | Angebot |
|---|---|---|---|---|---|---|
| LinkedIn-Ansprache | 80% | 75% | 60% | 40% | 25% | 10% |
| Plattform 1 | 20% | 10% | 5% | 0% | 0% | 0% |
| Soziale Medien | 40% | 10% | 8% | 2% | 0% | 0% |
| Plattform 2 | 20% | 15% | 12% | 5% | 0% | 0% |
| Empfehlungen | 60% | 50% | 50% | 40% | 25% | 25% |
| Bewerber von Jobbörsen | 8% | 5% | 5% | 4% | 3% | 1% |
Das obige Beispiel zeigt, dass LinkedIn-Ansprache und Empfehlungen offenbar die effektivsten Quellen sind.
7. Feedback der einstellenden Führungskräfte
Viele der besprochenen Kennzahlen sind quantitativ, aber es ist auch wichtig, sich qualitativ mit den einstellenden Führungskräften auseinanderzusetzen. Schließlich arbeiten wir mit Menschen!
Ich führe gerne regelmäßig Retrospektiven mit den Führungskräften durch, z. B. nach einer großen Einstellungswelle für ein bestimmtes Team oder nach sechs Monaten kontinuierlicher Recruiting-Aktivitäten.
Das ist für beide Seiten ein guter Rahmen, um offen zu sagen, was gut funktioniert hat und was nicht. Nachfolgend die einfache Retro-Vorlage, die ich dafür nutze:
| Verärgert | Traurig | Erfreut | |
| Einstellungsteam | |||
| Talent-Team |
8. Abschlussrate von Bewerbungen
Moderne Recruiting-Software kann Ihnen zeigen, wie viele Personen auf die Stelle geklickt und wie viele die Bewerbung tatsächlich abgeschlossen haben.
Eine hohe Abbruchrate könnte auf eine geringe Bindung an Ihre Marke, Verbesserungsbedarf in Ihrer Stellenbeschreibung oder einen zu komplexen Bewerbungsprozess hinweisen.
Benchmark
Wenn mehr als 40 % der Bewerber den Bewerbungsprozess abbrechen, ist es definitiv Zeit, etwas zu ändern (Hinweis: damit sind nicht Leute gemeint, die nur auf Ihre Stelle geklickt haben, sondern Personen, die die Bewerbung gestartet und dann abgebrochen haben).
Idealerweise sollte dies mit dem oben genannten Candidate NPS kombiniert werden.
9. Abschlussrate bei Tests
Ähnlich wie die Bewerbungsrate oben kann die Abschlussquote von Tests Aufschluss darüber geben, ob der Test irrelevant oder zu belastend für die Bewerber ist.
In technischen Kreisen hat das Testen in letzter Zeit einen schlechten Ruf, da es manchmal als zu künstlich oder als für die Position irrelevant angesehen wird.
Wenn Ihre Abschlussrate bei Tests niedrig ist, überprüfen Sie den Inhalt des verschickten Tests. Top-Talente erkennen sofort, wenn ein Test irrelevant ist.
Benchmark
Wenn mehr als 40 % der Kandidaten den Test nicht abschließen, sollte dies untersucht werden. Liegt die Quote noch höher, besteht echter Handlungsbedarf.
10. Mitarbeiterempfehlungen
Eine gute Anzahl hochwertiger Empfehlungen ist ein großartiger Indikator dafür, dass Mitarbeiter engagiert sind und möchten, dass tolle Menschen ins Team kommen und mit ihnen zusammenarbeiten.
Allerdings kann sowohl eine zu niedrige als auch eine zu hohe Zahl an Empfehlungen auf Probleme hindeuten.
Benchmark
Keine Empfehlungen zu bekommen ist problematisch; warum sind aktuelle Mitarbeitende nicht begeistert davon, Menschen aus ihrem Umfeld ins Unternehmen zu holen?
Andererseits kann es zu Nepotismus, Gruppendenken bei Einstellungen und einer sehr homogenen Organisation führen, wenn etwa 75 % oder mehr Ihrer Einstellungen durch Empfehlungen entstehen.
Zu wenige Empfehlungen sollte man mit den Teams genauer untersuchen. Beispielsweise: Wenn aktuelle Entwickler niemanden empfehlen, warum ist das der Fall?
Wenn es zu viele Empfehlungen gibt, die meisten aber unpassend sind, sind Ihre Empfehlungsanreize vielleicht zu hoch?
Etwas, das ich bei Empfehlungen gerne mache: „Wessen Stimme hören wir im Team nicht und wie kannst du uns dabei helfen?“.
Das regt dazu an, an einen vielfältigen Empfehlungen-Pool zu denken, damit die Teams vielseitiger aufgestellt werden.
11. Tage bis zum Jobangebot
Auch dies ist eine Kennzahl, mit der Sie Kandidaten schneller für sich gewinnen und Engpässe im Einstellungsprozess erkennen können.
Tage bis zum Jobangebot = Wie lange dauert es, vom Entschluss, jemanden einzustellen, bis zum Angebot an den Kandidaten?
Benchmark
Idealerweise sollte diese Zeit auf dem aktuellen Arbeitsmarkt unter 72 Stunden liegen. Wenn es regelmäßig länger dauert, sollten Sie untersuchen, woran es liegt – ist es der Freigabeprozess, die Administration oder etwas anderes?
12. Gründe für Rückzug/Ablehnung von Kandidaten
Es ist wichtig zu prüfen, ob sich Muster erkennen lassen, warum Kandidaten aus Ihrem Prozess ausgestiegen sind oder Ihre Stelle/Ihr Angebot abgelehnt haben.
Ich habe auf diese Weise bereits Missstände wie nicht wettbewerbsfähige Gehälter oder ein Eingreifen von Führungskräften in den Einstellungsprozess festgestellt.
Jedes Mal, wenn Sie einen Kandidaten ablehnen oder aus dem Kandidatenpool entfernen, sollten Sie den Grund dafür in Ihrem ATS oder einem ähnlichen System hinterlegen. Wenn genügend Daten vorliegen, können Sie diese filtern und Berichte generieren.
In meinem aktuellen Unternehmen haben wir in der ersten Jahreshälfte Kandidaten aus circa 8 verschiedenen Gründen „verloren“ (andere Stelle angenommen, Stelle passt nicht, Gehalt passt nicht usw.).
Allerdings zeigte das Recruitment Dashboard, dass wir 55 % der Kandidaten aufgrund unserer Büropräsenzpflicht verloren haben.
Ich habe dies an die Geschäftsleitung weitergegeben und gefragt, ob wir dies ändern oder weiter versuchen wollen, Kandidaten zu finden, die bereit sind, ins Büro zu kommen.
Kennzahlen erzählen eine Geschichte
Moderne Recruiting-Software kann Ihnen helfen, Daten zu erfassen und sie in individuell anpassbaren Dashboards darzustellen.
Wichtig dabei ist aber, zu erkennen, welche Geschichte die Zahlen erzählen – und wie Sie Ihre Recruiting-Strategie darauf anpassen können.
Um Ihnen ein Beispiel zu geben: Ich hatte einmal eine Situation, in der ich der Leiterin für Sourcing bei Twitch dabei geholfen habe, die Leistung ihres Teams zu bewerten, das nur 80 % des Recruiter-Screen-KPI erreichte.
Als wir genauer hinsahen, stellten wir fest, dass das Einstellungsverhältnis sogar leicht gestiegen war und wir mit den Vermittlungen auf Kurs lagen.
Das bedeutet, wir lieferten nach wie vor die richtigen Kandidaten – mit weniger Telefonaten – und waren somit ein effizienteres Team.
Durch einen Blick auf die umfassenderen Daten haben wir das große Ganze gesehen, statt das Team auf eine willkürliche Zahl zu verpflichten.
Die Auswahl der richtigen Kennzahlen ermöglicht es Ihnen, datenbasierte Einstellungsentscheidungen zu treffen, die zu Ihrem Unternehmen passen. Nicht alle Kennzahlen sind jederzeit für jedes Unternehmen relevant – und Sie möchten nicht im Datendschungel stecken bleiben!
Am wichtigsten ist: Sobald Sie sich für die passenden Kennzahlen entschieden haben, betrachten Sie einige davon, um sich ein stimmiges Bild zu machen, statt ständig Ausreißern hinterherzulaufen. Haben Sie Ihre Fokuskriterien festgelegt, vertrauen Sie auf Ihre Analyse-Software für das Recruiting, die diese für Sie überwacht, während Sie sich darauf konzentrieren, für jede Position die richtigen Menschen zu finden.