Anordnung zur Rückkehr ins Büro: Fehler oder Vorteil für das Geschäft?

Nur ein Problem: Nach ihrer einstündigen Fahrt ins Büro erfuhr sie, dass das Meeting verschoben wurde, weil eine Schlüsselfigur nicht kommen konnte. 

Solch eine Geschichte ist an sich kein großes Thema, wenn es ein einmaliger Vorfall bleibt oder wenn Arbeitgeber flexible Lösungen bieten, um den verlorenen Homeoffice-Tag auszugleichen – etwas, das sie, wie so viele Beschäftigte in wissensintensierten Berufen, sehr schätzt. 

Doch sie macht auf größere Themen aufmerksam: auf Standards, Erwartungen an die Anwesenheit im Büro und Best Practices für hybride Arbeitsmodelle, die jetzt nur eine von drei Optionen sind, welche Unternehmen zur Verfügung stehen. 

„Das ist respektlos und diese Art von Respektlosigkeit treibt einen Keil zwischen Menschen und ihre Arbeit“, sagt Jan van der Hoop, Präsident von Fit First Technologies, einer auf Passgenauigkeit für Arbeitsplätze spezialisierten Talent-Matching-Plattform. „Die Organisation muss zuhören und sagen: Wir brauchen gewisse Grundregeln, wie oft wir uns treffen und wofür. Wenn wir uns eine bestimmte Anzahl an Tagen in der Woche oder im Monat treffen, dann sollten wir gemeinsam festlegen, welche Tage das sind, damit wir alle wissen, mit welchem Zweck wir erscheinen.“

Der Drang, ins Büro zurückzukehren und wie vor der Pandemie zu arbeiten, war unausweichlich – wenn auch nur deshalb, weil die von Unternehmen teuer angemieteten Gewerbeflächen leer standen, während alle zu Hause arbeiteten. Aber letztlich geht es um mehr als nur um Mietkosten.

Warum Unternehmen eine Rückkehrpflicht ins Büro einführen

Oft ist die Zusammenarbeit das Hauptargument für die Rückkehr ins Büro, ausgehend vom Glauben, dass persönliche Treffen und Co-Location die Produktivität erhöhen und das Leistungsmanagement verbessern. 

„Unternehmen kehren ins Büro zurück, um ihre Betriebsabläufe effizienter zu gestalten“, sagt Harrison Tang, CEO und Mitgründer der Personensuchmaschine Spokeo. „Das Remote-Arbeiten hat die Kommunikation erschwert und damit wichtige Entscheidungen verzögert.“

Spokeo beschäftigt mehr als 180 Mitarbeitende. Um die Rückkehr ins Büro zu fördern, sammelte Tang Rückmeldungen und Anliegen und setzte Maßnahmen zur Lösung der geäußerten Probleme um. Viele Mitarbeitende sorgten sich etwa um den Arbeitsweg, weshalb das Unternehmen anbot, den Transport zu organisieren. 

Außerdem führte Tang flexible Arbeitsmodelle mit hybriden Zeitplänen ein, bei denen sich Mitarbeitende ihre Bürotage aussuchen können. Diese Flexibilität kann den Übergang erleichtern und individuellen Wünschen entgegenkommen, nicht fünf Tage im Büro zu arbeiten.

Die Rückkehr zur traditionellen Arbeitsumgebung kann für Beschäftigte Vorteile hinsichtlich Job-Sicherheit und Vertrauen in die eigene Einkommenssituation bieten. Daten aus einem ADP-Bericht mit dem Titel „People at Work 2023: A Global Workforce View“ zeigen: 

• 51 % der Remote-Arbeitenden erwarten im nächsten Jahr eine Gehaltserhöhung, bei Beschäftigten im Büro sind es 61 % und bei hybriden Arbeitsmodellen 67 %.
• 31 % der Remote-Arbeitenden erwarten im nächsten Jahr einen Bonus, zum Vergleich: 38 % der Büromitarbeitenden und 48 % der hybrid Arbeitenden.
• 49 % der Remote-Arbeitenden fühlen sich unsicher in ihrem Job, verglichen mit 36 % bei denjenigen im Büro und 36 % der hybriden Beschäftigten.

Die eingeführten Rückkehrpflichten ins Büro stoßen bislang meist auf wenig Begeisterung – eine Reaktion, die ihren Preis hat. Daten von Gallup zeigen: Nur 29 % der Beschäftigten vor Ort sind engagiert, bei Remote-Mitarbeitenden sind es 37 %. 

In den Nachrichten häufen sich Berichte über Kündigungen von Mitarbeitenden nach Rückkehr-Anordnungen. Führungskräfte rechtfertigen dies mit angeblich sinkender Produktivität und damit, dass Angestellte den Spielraum ausnutzen würden.

Dies ist eine häufig genutzte, bequeme Erzählweise von Unternehmen, die es versäumt haben, das Leistungsmanagement im Homeoffice zu erlernen, und RTO-Anweisungen einführen, um die Kontrolle über die Arbeitsweise der Menschen zurückzugewinnen.

Auch wenn es zunächst sinnvoll erscheint, kann eine Rückkehrpflicht ins Büro das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer belasten – insbesondere wenn Mitarbeitende der Meinung sind, dass Remote-Arbeit keinen Einfluss auf ihre Leistung hat, oder sie wegen der scheinbar dauerhaften Homeoffice-Regelung bereits umgezogen sind. 

„Unternehmen, die auf eine Rückkehr ins Büro drängen, müssen ihre Herangehensweise überdenken“, sagt Crystal Pinney-Ramos, HR-Technologie-Strategin bei cClearHR. „Anstatt die Menschen zur Rückkehr zu zwingen, sollte der Fokus darauf liegen, die richtigen Werkzeuge für die Arbeit aus dem Homeoffice bereitzustellen und den Mitarbeitern zu vertrauen, dass sie ihre Zeit eigenständig managen.“

Hinzu kommen noch potenzielle Herausforderungen rund um die Richtlinien für Remote-Arbeit durch den Americans with Disabilities Act (ADA).

Was für eine bestimmte Organisation und deren Mitarbeitende richtig ist, hängt maßgeblich von den Bedürfnissen ab. Die Realität ist jedoch: Die Anforderungen von Top-Talenten müssen respektiert werden. 

„Ich glaube nicht, dass es eine einzige Antwort gibt, die allen Bedürfnissen gerecht wird. Das ist von Person zu Person und von Kultur zu Kultur verschieden“, sagte van der Hoop. „Jedes Unternehmen, das eine vollständige Rückkehr ins Büro für alle anordnet, riskiert, seine besten Talente zu verlieren. Denn gerade diese Menschen haben die meisten Optionen am Arbeitsmarkt. Spitzenkräfte können ihre Fähigkeiten nutzen und sich einen neuen Job suchen. Und ich kann Ihnen aus erster Hand berichten: Arbeitgeber, die kompromisslos auf ihre Büropräsenz pochen, haben Leute verloren.“

Warum manche Unternehmen auf Remote-Arbeit setzen

Es gibt verschiedene Gründe, komplett remote zu bleiben – nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit der Flexibilität des Unternehmens oder die klaren Bemühungen, die Mitarbeiterbindung zu stärken.

Die Pandemie hat gezeigt, wie viel außerhalb des traditionellen Modells mit gemeinsamen Arbeitsplätzen erreicht werden kann, und mittlerweile erwarten viele Mitarbeiter die Möglichkeit, remote arbeiten zu dürfen. 

Für Unternehmen bedeutet die vollständige Umstellung auf Remote-Arbeit außerdem eine Kostenersparnis, da der Versuch, Büroräume zu schaffen und zu verwalten, entfällt. Das gilt besonders für kleine Unternehmen, die nicht das Budget haben, mit den extravaganten Arbeitsplatzangeboten größerer Firmen mitzuhalten. 

Linda Ho, Chief People Officer bei Seismic, ist der Meinung, dass eine vollständige Rückkehr ins Büro nicht nötig ist. Sie möchte ihre Mitarbeitenden lieber so unterstützen, dass sie nach ihren eigenen Bedingungen produktiv sein können, anstatt tägliche Anwesenheitspflicht zu verlangen.

„Unsere oberste Priorität ist und war schon immer, unsere Mitarbeiter glücklich und produktiv zu halten“, sagte Ho. „Falls der Gang ins Büro für manche diesen Zweck nicht erfüllt, können sie gerne weiterhin remote arbeiten.“

Mit Blick auf die Talentgewinnung hat das Anbieten von Remote-Jobs den klaren Vorteil, dass Geografie keine Rolle mehr spielt und der Talentpool massiv erweitert wird. 

„Wir haben das voll-remote Modell übernommen“, sagt Daniel Cooper, Managing Partner bei Lolly, einer britischen Softwareentwicklungsagentur. „Wir waren vor Covid ein hybrides Unternehmen, aber die ungeahnten Vorteile der vollständigen Umstellung auf remote haben uns dazu bewegt, unser Büro endgültig zu schließen. Einer der größten Vorteile besteht darin, dass wir jetzt die besten Talente einstellen können, unabhängig davon, wo sie leben. Das hat unseren Talentpool erheblich erweitert und verschafft uns einen Wettbewerbsvorteil.“

Cooper räumt ein, dass die Pflege der Unternehmenskultur in der neuen Umgebung herausfordernd sein kann. Sie muss bewusst und konsequent gestaltet werden.

Um das zu erreichen, veranstaltet Lolly regelmäßig virtuelle Teambuilding-Aktivitäten und fördert offene Kommunikation über verschiedene Kanäle, um die Kultur lebendig zu halten und das Team zu verbinden. 

„Interessanterweise haben wir seit der Umstellung auf remote einen deutlichen Leistungsanstieg festgestellt. Die Flexibilität und der Komfort des Homeoffice haben die Produktivität gesteigert“, sagte Cooper. „Das hat jedoch auch eine neue Herausforderung mit sich gebracht – Burnout vorzubeugen. Da Arbeits- und Privatleben miteinander verschmelzen, ist es leicht, dass Mitarbeitende zu viel arbeiten.“

Diese Herausforderungen gelten jedoch nicht für alle. Einige Mitarbeitende hatten bereits vor der Pandemie Erfahrung mit hybriden oder remote Arbeitsformen und wissen, wie sie dort ihre Leistung maximieren können. Andere benötigen weiterhin die Struktur und Vorteile der Arbeit im Büro.

„Wer in seinem Leben an einem Punkt angelangt ist, an dem die eigene Karriere gefestigt ist und gelernt hat, flexibel zu sein und über Zoom mit Teams und Führungskräften verbunden zu bleiben, um Aufgaben zu erledigen, wird abspringen, wenn er oder sie nicht täglich zwei Stunden pendeln möchte. Wenn Sie dann sagen, dass sie das eben hinnehmen müssen, verlieren Sie genau diese Leute“, sagte van der Hoop.  

Das Bedürfnis nach Ausgewogenheit

Die Haltung von Ho bei Seismic resultiert nicht aus Eigeninteresse oder der Absicht, Kosten für Gewerbeflächen zu sparen.

Das Unternehmen hat erst kürzlich die Eröffnung eines neuen Büros in San Diego angekündigt, aber dennoch darauf verzichtet, den Gang ins Büro vorzuschreiben – um jedem Mitarbeitenden das individuell bevorzugte Arbeitserlebnis zu ermöglichen. 

„Branchen-Best-Practices allein reichen nicht aus, um bei Mitarbeiterwohlbefinden wirklich vorne zu sein. Jede Mitarbeitenden-Erfahrung wird bei uns individuell auf ihre einzigartigen Bedürfnisse zugeschnitten“, sagte sie. „Wir haben unsere Büroräume und hybriden Arbeitsrichtlinien mit einem klaren Fokus auf Flexibilität und die Anpassung an die sich wandelnden Bedürfnisse unserer Belegschaft gestaltet.“

Betrachtet man RTO-Strategien aus einer DEI-Perspektive, so hat jeder unterschiedliche Bedürfnisse, wenn es um die Balance zwischen Arbeit und Privatleben geht. Wer ist also ein guter Kandidat für die Rückkehr ins Büro? 

„Verschiedene Menschen haben je nach Alter und Karrierestufe unterschiedliche Bedürfnisse“, sagte van der Hoop. „Jüngere Menschen benötigen soziale Kontakte und Mentoring auf andere Weise als Menschen, die schon etwas etablierter sind. Für viele ist es einfach eine Tatsache, dass das soziale Netzwerk zum Teil im Arbeitsumfeld verwurzelt ist. Gerade wenn man wächst, dazulernt und sich weiterentwickelt, ist es wichtig, dieses soziale Netzwerk in der Nähe zu haben – etwas, das über rein digitale Wege schwer möglich ist.“

Ob eine Rückkehr ins Büro sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Was wir jedoch gerade bei vielen Unternehmen sehen – teils auf die harte Tour – ist, dass eine Rückkehrpflicht nicht der richtige Weg ist. 

„Letztlich läuft alles auf Respekt und die Wertschätzung der Beziehung hinaus“, sagte van der Hoop. „In jeder respektvollen Beziehung stellt man nicht einfach Forderungen und sagt, so wird es gemacht. Man spricht darüber, was wichtig ist und warum, und findet gemeinsam einen Konsens. Jedes Unternehmen, das von oben herab eine verbindliche Anordnung erlässt, muss damit rechnen, nur noch die Menschen zu behalten, die keine andere Wahl haben. Diejenigen, die sich wie Gefangene fühlen.“

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