Warum Workflow-Design bei der Einführung von KI wichtiger ist als Technologie
Domenico Gagliardi ist der Gründer von Kortix.ai, einer Plattform, die KI-Agenten orchestriert und das traditionelle Führungsmodell auf den Kopf stellt.
KI-orientierte Führung bedeutet, Systeme zu entwerfen – nicht nur Entscheidungen zu treffen: Domenico Gagliardi argumentiert, dass moderne Führungskräfte sich vom bloßen Entscheider zum Systemdesigner wandeln müssen. Anstatt Aufgaben an Menschen zu delegieren, gestalten Führungskräfte Arbeitsabläufe, bei denen KI-Agenten etwa 80 % der Ausführung übernehmen, während sich Menschen auf Urteilsvermögen, Kreativität und Vision konzentrieren. Leitplanken sind wichtiger als Genehmigungen.
Echte KI-Transformation beginnt mit Workflows, nicht mit Tools: Die meisten Unternehmen scheitern mit KI, weil sie diese lediglich auf veraltete Prozesse aufsetzen, anstatt grundlegend zu überdenken, wie Arbeit erledigt wird. Domenicos Ansatz kehrt diese Herangehensweise um: Er startet mit der Abbildung der Workflows, identifiziert klar, wo menschliches Urteilsvermögen wirklich Wert stiftet, automatisiert alles andere und überprüft KI-Agenten kontinuierlich, um Vertrauen und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Permanente, lernende Agenten schaffen exponentielle Vorteile: Agenten, die Präferenzen, Kontext und Ergebnisse lernen, verbessern sich mit jedem Zyklus und übertreffen schließlich ihre Erschaffer. Dadurch verschiebt sich der Nutzen von KI von Produktivitätssteigerungen zu einer sich potenzierenden Intelligenz, was Änderungen im Organisationsdesign, bei Preismodellen und sogar bei Berufsbezeichnungen erzwingt.
In unserem Interview teilte Domenico einen Rahmen für die Überarbeitung jeglicher Arbeitsabläufe sowie seine Sicht darauf, warum die Einführung und das Verständnis von KI bei den meisten Unternehmen hinterherhinken.
KI-orientierte Führung
Ich bin Gründer von Kortix.ai. Über mehr als 10 Jahre habe ich Engineering-Teams in Series B+ AI/ML-Startups aufgebaut und bin ständig auf dasselbe Problem gestoßen: Die Unternehmen hatten zwar die Technologie, nutzten aber immer noch Führungsmodelle aus der Zeit vor der KI.
Ich habe Kortix gegründet, um einen anderen Ansatz zu beweisen – Organisationen, die KI-Agenten koordinieren anstatt nur Menschen anzuweisen. Wir führen das gesamte Unternehmen auf unserer eigenen Plattform, was bedeutet, dass ich KI-orientierte Führung täglich praktisch teste.
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Ich musste die Annahme aufgeben, dass mehr Menschen = mehr Kapazität bedeutet. Das stimmt nicht. Heute nicht mehr. Wir arbeiten mit 70 % weniger Personal als vergleichbare Startups, weil wir bessere Agenten-Workflows entwickeln.
Wie Führungskräfte sich vom Entscheider zum System-Gestalter entwickeln
Als Führungskraft hat sich meine Rolle vom Entscheider zum System-Gestalter gewandelt.
Ich delegiere keine Aufgaben mehr an Menschen. Ich entwerfe Arbeitsabläufe, bei denen Agenten 80 % der Ausführung übernehmen und Menschen sich auf Urteilsvermögen konzentrieren.
Dazu musste ich die Annahme aufgeben, dass mehr Menschen = mehr Kapazität bedeuten. Das stimmt nicht mehr. Wir arbeiten mit 70 % weniger Personal als vergleichbare Startups, weil wir bessere Agenten-Workflows entwickeln.
Ich musste auch lernen, mich damit wohlzufühlen, nicht bei allem eingebunden zu sein. Unsere Agenten treffen täglich Hunderte von Entscheidungen ohne meine Zustimmung. Meine Aufgabe ist es, Leitplanken zu setzen, nicht, Handlungen zu genehmigen.
Wie KI das strategische Denken moderner Führungskräfte verstärken kann
KI am Arbeitsplatz automatisiert nicht nur Routinearbeit, sondern verstärkt das strategische Denken.
Früher habe ich Stunden damit verbracht, Daten zu sammeln und war am Ende mental erschöpft, wenn ich eine Entscheidung treffen musste. Heute übernimmt KI die ersten 90 % (Recherche, Synthese, Szenarienmodellierung) und bringt mich frisch zum Entscheidungspunkt – nachdem sie 10 Mal mehr Szenarien als zuvor durchgespielt hat.
Der mentale Freiraum, den KI schafft, hat eine Kreativität freigesetzt, von der ich nicht wusste, dass ich sie habe. Früher habe ich meinen Wert daran gemessen, wie viel ich erledigen konnte. Jetzt messe ich ihn daran, wie gut ich denke.
Anders gesagt: KI hat mich menschlicher gemacht – sie hat mich nicht überflüssig gemacht.
Domenicos Tipp
KI automatisiert nicht nur Routinearbeit — sie verstärkt das strategische Denken.
Warum es alles verändert, KI als Mitarbeiter statt als Werkzeug zu betrachten
Zurzeit gibt es eine große Diskrepanz darin, wie Unternehmen KI einsetzen. Sie betrachten KI als Werkzeug statt als Mitarbeiter.
Deswegen bauen die meisten Firmen ChatGPT einfach in bestehende Abläufe ein und nennen das Transformation, aber Menschen erledigen immer noch 90 % der Arbeit.
Das eigentliche Versprechen von KI ist Autonomie: Agenten führen komplette Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende ohne menschliches Eingreifen durch. Deshalb nutzen wir folgendes Framework:
Arbeitsabläufe zuerst abbilden.
Überlegen, wo menschliches Urteilsvermögen einzigartigen Wert bringt.
Alles andere automatisieren.
Sicherstellen, dass jede KI-Entscheidung protokolliert und nachvollziehbar ist.
Wöchentliche Agenten-Audits durchführen, um Vertrauen aufzubauen.
Die Unternehmen, die in Zukunft gewinnen, werden nicht die besten Werkzeuge haben – sondern die besten Agenten.
Wie KI-Agenten zentrale Geschäftsprozesse grundlegend verändern können
Strategie: Ich formuliere eine Frage. Der Agent sammelt Daten, generiert 3–5 Optionen mit Vor- und Nachteilen, modelliert Szenarien.
Ergebnis: Ich treffe Entscheidungen mit 10-facher Kontexttiefe in 1/10 der Zeit.
Organisationsdesign: Wir erstellen zuerst einen Workflow-Überblick und gestalten dann die Rollen so, dass sich Menschen auf ihren einzigartigen Wertbeitrag konzentrieren können.
Kundenansprache: Der Agent sucht täglich auf LinkedIn nach Zielprofilen, reichert sie mit Unternehmensdaten an, bewertet Leads von 0 bis 10, entwirft personalisierte Nachrichten.
Ergebnis: 2–3 Stunden/Tag → 20 Minuten. Die Rückmeldequote ist um das Vierfache gestiegen.
Content: Der Agent beobachtet Trends, entwirft Beiträge in meinem Stil, erstellt plattformspezifische Varianten und plant die Veröffentlichung.
Ergebnis: Veröffentlichung 2x/Woche → 5x/Woche, 3-fache Steigerung der Interaktion.
Warum beständiger Speicher entscheidend und problematisch ist
Ich bin besonders begeistert davon, agentische Workflows mit beständigem Speicher zu entwickeln.
Der Reddit-Agent, den ich gebaut habe, läuft zum Beispiel jeden Tag um 6 Uhr morgens: Er sucht in über 15 Subreddits nach Schlüsselwörtern (KI-Agenten, Automatisierungsbedarf, Wettbewerbernennungen), bewertet Beiträge von 0 bis 10 nach Relevanz bzw. Absicht, entwirft authentische Antworten und sendet mir eine Zusammenfassung. Ich wähle aus, auf welche Beiträge ich reagiere, und er merkt sich, welche ich auswähle. Zudem lernt er meine bevorzugte Tonalität und verfolgt, auf welche Antworten es Resonanz gab.
Im ersten Monat habe ich 80 % der Antworten bearbeitet. Aber inzwischen, nach sechs Monaten, korrigiere ich nur noch 5 %, meist aus strategischen Gründen. Die Abdeckung ist von 20–30 Posts/Tag auf über 200 gestiegen. Die Interaktionsrate auf Antworten hat sich verdreifacht.
Der Agent schreibt inzwischen besser als ich, weil er Tausende Interaktionen ausgewertet hat. Das ist keine Automatisierung, sondern sich steigernde Intelligenz. Jede Aufgabe verbessert den Agenten für die nächste. Wer erlebt hat, wie KI dazu lernt, will nicht mehr zu einer KI zurück, die alles vergisst.
Trotz dieses Erfolgs ist beständiger Speicher nach wie vor ein offenes Entwicklungsfeld. Die Speicherung von Erinnerungen und das Verständnis des Kontextes sind aktuell zentrale Herausforderungen bei KI im Bereich Lernen und Entwicklung.
Hier ist der größte Fehler, den Führungskräfte bei der Einführung von KI machen: Sie betrachten es als ein Technologieproblem statt als eine Führungsaufgabe. Die Einführung von KI ist keine Frage der Tools. Es geht darum, ganz neu zu denken, wie Arbeit erledigt wird.
Der Fehler, den die meisten Führungskräfte bei der KI-Einführung machen
Der größte Fehler, den Führungskräfte bei der Einführung von KI machen, ist, sie als reine Technologiefrage statt als Führungsaufgabe zu betrachten.
Sie kaufen ChatGPT-Lizenzen, veranstalten Schulungen, ergänzen KI-Funktionen und messen die Nutzungsraten – und wundern sich, dass sich nichts verändert.
KI-Einführung ist keine Toolfrage. Es geht darum, Arbeit grundlegend neu zu denken. Die entscheidenden Fragen sind:
Welche Aufgaben übernehmen Menschen, welche Agenten?
Wie können wir Arbeitsabläufe völlig neu gestalten?
Wie sieht unsere Organisation aus, wenn Agenten 80 % der Ausführung übernehmen?
Starten Sie bei den Abläufen, nicht bei den Tools. Neu gestalten statt optimieren. Und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Der Wandel hin zur KI ist ein Führungswechsel, kein Technologieprojekt.
Starten Sie bei den Abläufen, nicht bei den Tools. Neu gestalten statt optimieren. Und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Der Wandel hin zur KI ist ein Führungswechsel, kein Technologieprojekt.
Wie man echte KI-Kompetenz aufbaut: Orchestrierung statt Tools lehren
Wir bringen Mitarbeitenden bei, KI-Systeme zu orchestrieren – nicht nur Tools zu bedienen.
In der ersten Woche kartiert jede:r seine/ihre Arbeit als Workflows (Inputs, Entscheidungspunkte, Outputs) und baut den ersten Agenten. Danach führen wir wöchentliche Agenten-Audits durch: Was lief gut, was funktionierte nicht und wie kann es verbessert werden?
Wir schulen die Mitarbeitenden darin, jene Bereiche zu erkennen, in denen menschliches Urteilsvermögen unverzichtbar ist. Alles andere wird automatisiert. Und Teams teilen ihre Agenten funktionsübergreifend.
Die drei Probleme, die die KI-Einführung in den meisten Organisationen bremsen
Trotz all dem beobachte ich drei häufige Probleme bei der Einführung von KI:
Frühe Angst vor „KI wird mich ersetzen“. Das wird gelöst, indem gezeigt wird, dass die Mitarbeitenden, die die besten Agenten entwickeln, befördert werden.
Zu große Abhängigkeit von KI ohne Überprüfung. Das wird durch verpflichtende Audits gelöst.
Workflow-Blindheit: Das wird gelöst, indem die Mitarbeitenden gecoacht werden, warum sie an bestimmten Punkten im Arbeitsablauf teilnehmen müssen und wie sie das tun.
"KI-bereit" bedeutet, in Systemen zu denken, zu vertrauen aber zu überprüfen, und zu wissen, wann man eingreifen muss.
Wie der Wandel vom Tool-Kauf zu KI-zentrierten Arbeitsabläufen gelingt
Hier ist unser Kern-Stack:
Kortix: Unsere Plattform betreibt jeden Workflow
Claude/GPT-4: Wir routen je nach Aufgabenkomplexität
Linear: Projektmanagement, integriert mit Agenten, die Bugs automatisch triagieren
Slack: Kollaborations-Hub zwischen Mensch und KI
Cursor: Entwicklung — du kannst Cursor in Slack taggen und Änderungen an deinem Repo vornehmen, ohne die Tastatur zu benutzen
GitHub: Standard-Entwicklungsprozess
Supabase: Backend
Vercel: Deployment
Resend: E-Mail
PostHog: Analytik mit agentengesteuerten Einblicken
Das Ganze ist stark vereinfacht im Vergleich zu unserem Start. Wir haben Zapier, Make, Hubspot und Calendly entfernt und sie durch eigene Agenten ersetzt.
Es ist ein grundlegender Philosophiewechsel: Wir sind vom „Tool-Kauf“ auf „Workflow-Bau“ umgestiegen. Wenn etwas nicht in unser Agenten-Ökosystem passt, ersetzen wir es.
Wie agentenbasierte Workflows strategische Kurswechsel erzwingen
Mit dem Aufkommen agentenbasierter Workflows verschiebt sich unser Modell von Software-as-a-Service zu Agents-as-a-Service. Praktisch heißt das: Unser Geschäftsmodell wandelt sich von Sitzplatz-basierten Preisen zu ergebnisbasierten Preisen – bezahlt wird pro automatisierte Aufgabe und nicht pro Anwender.
Unsere Go-to-Market-Strategie hat sich verändert: Wir verkaufen nicht mehr an mittlere Führungskräfte, sondern an CEOs/CFOs. Denn wir konkurrieren mit Einstellungen, nicht mit anderen Tools.
Auch unsere Produktstrategie hat sich gewandelt – von der Entwicklung einzelner Funktionen hin zu vorgefertigten Agenten für gängige Arbeitsabläufe.
Und unser Wertversprechen hat sich gewandelt: von „Zeit sparen“ hin zu „skalieren ohne Neueinstellungen“. Wir verkaufen KI-native Infrastruktur, keine KI, die alter Software nachträglich hinzugefügt wurde.
Wie KI traditionelle Rollen bis 2030 verändern wird
Die klassische Gründerrolle wird in den nächsten Jahren verschwinden.
Bis 2030 werden „Orchestrator-Gründer:innen“ Flotten von KI-Agenten steuern, anstatt alles selbst zu erledigen. Ein einzelner Gründer mit über 100 Agenten wird $100M+ ARR erzielen.
Wir werden nicht mehr für die Ausführung einstellen — Jobtitel werden „Agent Orchestrator“ und „Workflow Architect“ heißen. Agenten werden im Grunde zu Mitgründern mit spezialisiertem Fachwissen, die Schlussfolgern, lernen und sich verbessern.
Traditionelle SaaS-Unternehmen werden verschwinden. Unternehmen werden autonome Agenten verkaufen, keine Tools mehr.
Organigramme werden Übergaben von Aufgaben zwischen Agenten und Menschen zeigen, nicht mehr Berichtslinien.
Die Wirtschaftlichkeit ist unausweichlich: Einen Mitarbeiter einzustellen, kostet $100K+/Jahr, einen Agenten zu betreiben kostet $1K-$10K/Jahr.
Unternehmen, die sich nicht anpassen, werden wie Blockbuster im Jahr 2010 enden.
Domenicos Tipp
Stellen Sie auf Urteilsvermögen und Systemdenken ein, nicht auf Ausführung.
Was Führungskräfte jetzt tun sollten, um KI-erste Organisationen zu gestalten
Hier mein Rat:
Hören Sie auf, alte Arbeitsabläufe zu optimieren – entwerfen Sie sie von Grund auf neu mit einer KI-zentrierten Denkweise.
Vertrauen Sie dem von Ihnen entwickelten System, nicht einzelnen KI-Aufgaben.
Stellen Sie auf Urteilsvermögen und systemisches Denken ein, nicht auf reine Ausführung.
Nutzen Sie Ihre eigenen Lösungen, bevor Sie diese für Teams ausrollen.
Messen Sie den Hebel (Output pro System), nicht die Produktivität (Output pro Person).
Akzeptieren Sie das unangenehme Gefühl, nicht „genug zu tun“ – Ihr Wert liegt nun in Urteilskraft, Kreativität und Vision.
Bewegen Sie sich schnell, aber bauen Sie Vertrauen durch Transparenz und Iteration auf.
Denken Sie in Jahrzehnten, handeln Sie in Tagen.
Und warten Sie nicht auf Erlaubnis – starten Sie mit Ihren eigenen Arbeitsabläufen, beweisen Sie den Mehrwert und skalieren Sie dann.
Und eines sei gesagt: KI ersetzt Führung nicht – sie verstärkt sie.
Bleiben Sie auf dem Laufenden
Sie können Domenico Gagliardi auf LinkedIn und X folgen, während er weiterhin das Spielfeld der Führungskräfte verändert. Und schauen Sie sich Kortix.ai an.
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