People-Technologe sagt: KI-Einführung ist zu 10 % Technologie, zu 90 % Psychologie

Diese technische Grundlage, kombiniert mit dem Chaos, fünf Kinder großzuziehen, lehrte mich eine entscheidende Wahrheit: Menschen reagieren auf Unvorhersehbarkeit auf Art und Weise, die Logik nicht immer abbilden kann. Diese Erkenntnis brachte mich an die Schnittstelle von People Analytics und Psychologie und inspirierte letztlich meinen Führungsroman Chaos Year.

Denn während Systeme Struktur geben, bestimmt das menschliche Element die Widerstandsfähigkeit.

Heute arbeite ich daran, die Lücke zwischen datengetriebener Effizienz und menschzentrierter Führung zu schließen. Mein übergeordnetes Ziel lässt sich in einem Wort zusammenfassen: Empathie. Ich setze Technologie nicht ein, um Verbindung zu ersetzen, sondern um sie zu schützen.

Mit Blick in die Zukunft konzentriere ich mich darauf, Organisationen vom bloßen „Überleben“ hin zu bewusstem Wachstum zu führen. Mithilfe meines Ingenieursdenkens unterstütze ich Führungskräfte beim Navigieren durch das „Schmelzen“ alter Strukturen.

Ob durch meine Bücher oder meine Rolle in People Ops – mein Ziel ist es, den Arbeitsplatz durch das Beherrschen jener Technologien zu humanisieren, die unsere Menschlichkeit zu automatisieren drohen.

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Wie KI Führung und Organisationsstruktur verändert

Zunächst war ich skeptisch gegenüber KI. Aber aus dieser Skepsis wurde eine ausgewogene Einsicht. KI sorgt für Gleichförmigkeit in der Ausführung, aber Menschen bleiben das Unterscheidungsmerkmal. Wir müssen von „obsoleten Menschen“ bei Routinetätigkeiten zu „erwachten Menschen“ übergehen, die strategisch handeln.

• Frühere Annahme: KI ersetzt Wissensarbeiter.
• Neue Realität: KI ersetzt Routinetätigkeiten. Menschen müssen den kreativen, kritischen und einzigartigen „Funken“ liefern, den KI nicht simulieren kann.

Warum KI-Integration die Leistungsfähigkeit von Organisationen verändert

Zum Beispiel: In einem aktuellen HR-Modernisierungsprojekt sind wir über das reine „Nutzen“ von KI hinausgegangen und haben sie zum „Nervensystem“ des Projekts gemacht. Jede Meeting-Transkription, jedes Entscheidungsprotokoll und jede Anforderung wurde in einen individuellen KI-Agenten eingespeist, der so ein lebendiges Wissensarchiv des Projekts bildete.

Dieser Agent hat die Daten nicht nur gespeichert, sondern aktiv wöchentliche Statusberichte erstellt, Mitwirkende zur Anerkennung vorgeschlagen und komplexe Testszenarien geschrieben.

Diese Integration ermöglichte es uns, das „Eiserne Dreieck“ des Projektmanagements zu durchbrechen – pünktliche Lieferung, im Budget und mit hoher Qualität. Wir gingen von Low-Code-RPA zu No-Code-Agentic-KI über und automatisierten End-to-End-Workflows wie Umfrageanalysen und Berichte für das Management nahezu ohne Eingreifen.

• Produktivitätsgewinn: Präsentationen für die Führung brauchten statt zwei Tagen nur noch vier Stunden.
• Strategischer Wandel: Die Führung verfeinert nun die Strategie, anstatt PowerPoint-Kästchen zu verschieben.

Letztlich sehe ich KI wie Elektrizität in einem Haus. Meine Rolle als Führungskraft besteht nicht mehr nur darin, das Zimmer zu erleuchten (Werkzeuge bereitzustellen), sondern mein Team darin zu schulen, diese Energie auch zum Wasserkochen oder zum Laden eines Autos einzusetzen (Ergebnisse zu ermöglichen).

Durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten haben wir den Weg für strategische Tiefenarbeit freigemacht, die zuvor unter Verwaltungslast verborgen war.

Wie KI den Employee Self-Service grundlegend verändern kann

Wir haben den Employee Self-Service (ESS) ebenfalls vollständig überarbeitet und sind vom „Such-“ zum „Gesprächsmodell“ übergegangen.

Früher mussten Mitarbeitende SharePoint-Seiten oder PDFs durchforsten, um Richtlinien zu finden. Jetzt haben wir alle unsere Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) in Knowledge-Base-Artikeln (KBAs) gesammelt, die über einen KI-basierten Chatbot abrufbar sind.

Ein Mitarbeitender kann einfach fragen: „Wie lautet die Regelung zum Trauerurlaub?“ oder „Wie aktualisiere ich meine Steuerformulare?“ und erhält sofort eine kontextualisierte Antwort.

Der kraftvollste Teil dieser Neugestaltung ist der Feedback-Loop. Wir nutzen KI, um die „Keine Ergebnisse gefunden“-Anfragen und die FAQs zu analysieren. Die KI erkennt Lücken in unserer Dokumentation und empfiehlt, neue Wissensdatenbank-Artikel zu erstellen. Sie sagt uns: „50 Personen haben diese Woche nach Ladestationen für E-Fahrzeuge gefragt und wir haben keine Richtlinie. Entwerfen Sie eine.“ So bleibt unsere Wissensdatenbank lebendig.

Warum das Versprechen von KI und die Geschäftsrealität oft auseinanderklaffen

Dennoch sehe ich eine Lücke zwischen dem Versprechen der KI und ihrer Realität. Zwei zentrale Spannungsfelder verursachen dieses Missverhältnis.

Erstens das „Use-Case“-Spannungsfeld: Unternehmen jagen nach KI-Talenten, aber vernachlässigen betriebswirtschaftliche Kompetenz. Tatsächlich ist es einfacher, einem Fachexperten KI-Kenntnisse beizubringen als einem technischen Architekten tiefgehende Unternehmenskenntnis zu vermitteln. Daher qualifizieren wir unsere Fachexperten weiter, damit sie mithilfe einer KI-Readiness-Strategie den Einsatz der Technologie im jeweiligen Arbeitsbereich erkennen können.

Zweitens das „Uniformitäts“-Spannungsfeld. Da alle dieselben KI-Tools nutzen, drohen Branchen in einem „Meer der Gleichförmigkeit“ zu versinken. Um aus dieser Schleife auszubrechen, müssen Unternehmen ihre Wertversprechen neu konzipieren.

Ein Dienstleister etwa muss sich zu einer datengetriebenen Plattform weiterentwickeln, um einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

Um diese Spannungen aufzulösen, fokussiere ich mich auf „Matrix-Integration“. Wir bauen Silos zwischen HR, Finanzen und IT ab, sodass Daten ungehindert durch das gesamte Unternehmen fließen können.

Warum KI-Einführung zu 10 % Technologie und zu 90 % Psychologie ist

Das Überraschendste, was ich gelernt habe, ist, dass die Einführung von KI zu 10 % aus Technologie und zu 90 % aus menschlicher Psychologie besteht.

Anfangs nahm ich an, alle wären gleichermaßen motiviert, diese Tools zu übernehmen, aber ich erkannte schnell, dass KI denselben Change-Management-Ansatz erfordert, den wir seit Jahrzehnten nutzen. Wenn Sie die menschliche Arbeit – also das Ansprechen von Ängsten, Widerständen und die Begleitung der Veränderungskurve – überspringen, scheitert selbst die fortschrittlichste Technologie.

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Yannick FouagouOpens new window

Director of People Operations, Solutions at Greenshield

Um dies zu steuern, habe ich mich auf die Grundlagen des Organisationsdesigns besonnen. Ich teile meine Stakeholder explizit in „Befürworter“ und „Gegner“ auf und hole sie dort ab, wo sie sich auf der Veränderungskurve befinden. Wir führen Tools nicht einfach ein, sondern verankern die neue Arbeitsweise in SOPs und Richtlinien, um Verbindlichkeit sicherzustellen. So wird der Wandel kulturell und strukturell statt nur ein vorübergehender Begeisterungsschub.

Diese Erkenntnis hat meinen Führungsstil stärker auf die menschliche Bereitschaft ausgerichtet. Wir messen den ROI unserer Tools nicht nur an eingesparter Zeit, sondern am „Erwachen“ unseres Teams.

• Schritt 1: Kontext definieren (warum ist es für das jeweilige Team wichtig?).
• Schritt 2: Die Veränderungskurve erkennen (wo gibt es Widerstand?).
• Schritt 3: Den Impact messen (wird die eingesparte Zeit für Arbeit mit hohem Mehrwert genutzt?).

Warum Unternehmen ihren Mitarbeitenden beibringen müssen, drei Fragen zu stellen

„KI-bereit“ zu sein bedeutet nicht, eine technische Zertifizierung zu besitzen, sondern eine KI-First-Mentalität zu entwickeln. Es ist die Reflexion, vor jeder Aufgabe innezuhalten und sich drei Fragen zu stellen:

1. „Kann KI das für mich übernehmen?“
2. „Kann KI mich in diesem Thema vom Anfänger zum Profi bringen?“ (also mir die Grundlagen sofort vermitteln).
3. „Kann KI mein Unternehmensberater sein?“ (also meine Strategie kritisch hinterfragen).

Diese Denkweise einzuführen, passt zur zuvor erwähnten Change-Management-Philosophie. Wir behandeln die KI-Einführung als Verhaltenswandel, nicht als Software-Rollout. Wir ermutigen Teams, KI nicht als Tool zu sehen, das sie nutzen müssen, sondern als Partner, der sie vom lästigen Alltag entlastet. Das Ziel ist es, von "Arbeiten ausführen" zu "Arbeiten steuern" zu kommen.

Wie zentrale KI-Tools die Effizienz von HR und Führung steigern

Mein Tool-Stack konzentriert sich auf die unternehmensweiten Ökosysteme, die unser Geschäft antreiben, unterteilt in zwei primäre Säulen:

1. Das System der Aufzeichnung: HCM Full Stack

Wir nutzen die komplette Suite – Recruiting, Talent, Lernen und Self-Service. Sie dient uns als zentrale Wahrheitsquelle. Die vollständige Bereitstellung des Stacks an einem Ort gewährleistet Datenintegrität und ein nahtloses Benutzererlebnis, sodass wir Hire-to-Retire-Prozesse automatisieren können, ohne dass Integrationsbrüche entstehen. Dies bietet die Stabilität und Compliance, die eine große Organisation benötigt.

2. Das Produktivitätssystem: Microsoft 365-Ökosystem

Hier findet die Arbeit statt. Wir nutzen den vollständigen Stack – Power BI für Echtzeit-Personalanalysen, Power Apps zur Erstellung individueller Low-Code-Lösungen sowie Teams/SharePoint für die Zusammenarbeit.

Und am bemerkenswertesten: Wir haben Microsoft 365 Copilot in dieses Ökosystem integriert. Das war ein entscheidender Faktor für unsere Geschwindigkeit. Copilot ermöglicht es uns, Meetings zusammenzufassen, strategische Mitteilungen zu entwerfen und unsere Daten direkt im Arbeitsfluss abzufragen. Es beseitigt zeitraubende Verwaltungsaufgaben und verschafft meinem Team Zugang zu erstklassigem Wissen. Es demokratisiert die digitale Transformation und befähigt mein Team, eigene Automatisierungslösungen zu entwickeln, ohne immer auf IT-Entwickler angewiesen zu sein.

Ein PowerPoint-Agent verändert, wie Führungskräfte ihre Zeit verbringen

Ich bin derzeit begeistert von unserem KI-basierten PowerPoint-Produktionsagenten, den wir mit dem Co-Pilot Studio entwickelt haben.

Mir wurde eine enorme Ineffizienz in unserer Arbeit bewusst, die darin bestand, dass Vorstandspräsentationen zwar von extrem hohem strategischen Wert sind (sie treiben Entscheidungen voran), aber ihre Erstellung oft mit wenig Können und geringer Effizienz verbunden ist – im Prinzip stundenlanges Verschieben von Kästchen und Anpassen von Schriftarten.

Wir haben einen Agenten entwickelt, um dies zu lösen. Wir versorgen ihn mit Rohdaten, Erzählstruktur und unseren Markenrichtlinien. Innerhalb weniger Minuten erzeugt er eine zu 90 % fertige Präsentation mit professionellen Grafiken und einer nachvollziehbaren Storyline.

Die Wirkung ist, dass meinem Führungsteam dadurch Stunden für "tiefgehende Arbeit" zurückgegeben wurden. Wir verbringen unsere Wochenenden nicht mehr damit, Folien zu formatieren, sondern nutzen diese Zeit, um die Strategie selbst zu verfeinern. Unser Fokus hat sich so von Präsentationsmechanik auf den strategischen Inhalt verlagert.

Warum Mikro-Agenten autonomen Rollen überlegen sind

Kleine, spezialisierte Agenten wie dieser sind äußerst nützlich. Aber wir stellen uns auch große Fragen: Kann ein Agent ein vollständiger Projektmanager sein – Meetings zuhören, Aufgaben zuweisen und Meilensteine setzen, ohne menschliches Zutun? Kann KI mein Sicherheitsmanager sein? Kann sie mein CMO sein?

Derzeit ist die Technologie oft noch suboptimal für diese vollständig autonomen Rollen. Aber das Potenzial ist unbestreitbar.

Warum KI den sozialen und intellektuellen Vertrag der Arbeit verändert

Ich erwarte eine doppelte Weiterentwicklung des sozialen und intellektuellen Vertrags der Arbeit.

Erstens glaube ich, dass die massiven Produktivitätssteigerungen durch KI ein universelles Grundeinkommen (UBI) zur Notwendigkeit werden lassen, nicht nur zur Theorie. Wenn die Viertagewoche zum Standard wird, verschieben sich die Definitionen von "Armut" und "Nutzen" fundamental. Das wird eine komplette Neubewertung erzwingen, wie Gesellschaft menschliche Zeit und Beitrag wertschätzt.

Zweitens prognostiziere ich die Rückkehr des Universalgelehrten. In der Vergangenheit zwang uns Komplexität zur Hyperspezialisierung. KI kehrt dies um, indem sie die technische Umsetzung unterschiedlichster Aufgaben übernimmt, sodass Einzelne wieder mehrere Disziplinen meistern können. Wir treten in ein Zeitalter ein, in dem ein "großer Denker" wieder gleichzeitig Philosoph, Programmierer und Stratege sein kann – angetrieben durch KI-gestützte Ausführung.

Zur Vorbereitung darauf müssen wir "auf der Arche sein", also die Welle des Wandels aktiv mitgestalten, statt nur am Ufer zuzusehen. Die Zukunft gehört jenen, die Informationen über Grenzen hinweg synthetisieren können, um Probleme zu lösen, die es heute noch gar nicht gibt.

Warum Führungskräfte KI nutzen sollten, um ihren Teams näherzukommen

Menschen fliehen vor Chaos. In diesem Moment des Wandels ist Ihre Aufgabe als Führungskraft nicht, durch noch mehr Tools und Komplexität zusätzliches Chaos zu schaffen, sondern mit KI dieses Chaos zu reduzieren.

Mein Rat: Verankern Sie sich in Empathie.

Wenn wir das Transaktionale automatisieren, wird das Zwischenmenschliche zur eigentlichen Währung. Nutzen Sie KI nicht, um Distanz zu Ihrem Team aufzubauen, sondern um Ihren Schreibtisch zu leeren, damit Sie mehr Zeit mit Ihren Mitarbeitenden verbringen können.

Bleiben Sie dran

Sie können Yannick Fouagous Arbeit auf LinkedIn verfolgen.

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