People-Technologe sagt: KI-Einführung ist zu 10 % Technologie, zu 90 % Psychologie
KI-Integration: KI sollte die Rolle der Mitarbeitenden erweitern, nicht ersetzen, indem sie den Fokus auf strategische Aufgaben legt.
Führung im Wandel: KI schafft Ausführungseinheitlichkeit, während Menschen den kreativen Funken liefern, den KI nicht nachahmen kann.
Projekteffizienz: KI kann das Projektmanagement revolutionieren, indem sie Daten, Berichte und Workflows mit minimalem Aufwand automatisiert.
Self-Service für Mitarbeitende: KI wandelt Self-Service-Modelle von reinen Suchen zu dialogorientierten Lösungen und verbessert so Zugänglichkeit und Effizienz.
Herausforderungen bei der Einführung: Die Einführung von KI ist vor allem psychologisch – sie erfordert kulturelle Veränderungen für einen erfolgreichen Einsatz.
Yannick Fouagou ist Director of People Operations and Solutions bei Greenshield, wo er sich darauf konzentriert, datengetriebene Effizienz mit menschenzentrierter Führung zu verbinden.
Wir haben ihn nach dem „menschlichen“ Element bei der Integration und Einführung von KI gefragt. Er verriet uns, warum – und wie – KI Mitarbeitende unterstützen und nicht ersetzen sollte.
Beherrschung von Technologien, die unsere Menschlichkeit automatisieren könnten
Meine Karriere teilt sich in zwei Jahrzehnte: Das erste als Elektronikingenieur in der Öl- und Gasindustrie, das zweite als "People Technologist". Anders gesagt: Ich habe den Wechsel von der Steuerung anspruchsvoller Qualitätssysteme unter Extrembedingungen hin zur Leitung digitaler Transformationen gemacht, die den Employee Lifecycle neu definieren.
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Diese technische Basis, gepaart mit dem Chaos, fünf Kinder großzuziehen, hat mir eine entscheidende Wahrheit beigebracht: Menschen reagieren auf Unvorhersehbares auf eine Weise, die Logik nicht immer abbilden kann. Diese Erkenntnis führte mich zum Schnittpunkt von People Analytics und Psychologie und inspirierte schließlich meinen Führungsroman Chaos Year.
Denn Systeme bieten Struktur, aber das menschliche Element bestimmt die Widerstandsfähigkeit.
Heute arbeite ich daran, die Lücke zwischen datenbasierter Effizienz und menschenzentrierter Führung zu schließen. Mein übergeordnetes Ziel lässt sich in einem Wort zusammenfassen: Empathie. Ich setze Technologie nicht dazu ein, Verbindung zu ersetzen, sondern sie zu schützen.
Mit Blick auf die Zukunft konzentriere ich mich darauf, Organisationen über das bloße „Überleben“ hinaus zur bewussten Weiterentwicklung zu führen. Mit meinem Ingenieursdenken helfe ich Führungskräften, sich im „Meltdown“ alter Strukturen zurechtzufinden.
Ob in meinen Büchern oder in meiner Rolle im People Ops-Bereich: Mein Ziel ist es, die Arbeitswelt zu humanisieren – gerade durch die Beherrschung der Technologien, die im Begriff sind, unsere Menschlichkeit zu automatisieren.
Wie KI Führung und Organisationsstruktur verändert
Anfangs war ich skeptisch gegenüber KI. Aber ich habe mich von dieser Skepsis zu einer ausgewogenen Sichtweise entwickelt. KI sorgt für Gleichförmigkeit in der Ausführung, aber der Mensch bleibt der entscheidende Faktor. Wir müssen vom Bild des „überflüssigen Menschen“, der Routineaufgaben erledigt, hin zu „wachen Menschen“, die Strategie prägen, kommen.
- Ehemalige Annahme: KI ersetzt Wissensarbeiter.
- Neue Realität: KI ersetzt Routinetätigkeiten. Der Mensch muss den kreativen, kritischen und einzigartigen „Funken“ liefern, den KI nicht simulieren kann.
Warum KI-Integration die Leistungsfähigkeit von Organisationen verändert
Ein Beispiel: In einem aktuellen HR-Modernisierungsprojekt sind wir über das „Verwenden“ von KI hinausgegangen und haben sie zum „Nervensystem“ des Projekts gemacht. Indem wir jedes Meeting-Protokoll, jede Entscheidungsnotiz und jede Anforderung in einen individuellen KI-Agenten eingespeist haben, entstand ein lebendiges Wissensarchiv für das Projekt.
Dieser Agent hat die Daten nicht nur gespeichert, sondern auch wöchentliche Statusberichte generiert, Mitwirkende für Anerkennung identifiziert und komplexe Testszenarien geschrieben.
Durch diese Integration konnten wir das „eiserne Dreieck“ des Projektmanagements durchbrechen – rechtzeitig, im Budget und mit hoher Qualität liefern. Wir sind von Low-Code-RPA hin zu No-Code-Agenten-KI übergegangen und haben durchgängige Workflows wie Umfrageanalysen und Berichtswesen für Führungskräfte mit minimalem Aufwand automatisiert.
- Produktivitätsgewinn: Für Präsentationen auf Führungsebene wurde der Aufwand von zwei Tagen auf vier Stunden reduziert.
- Strategische Veränderung: Führungskräfte verfeinern jetzt die Strategie anstatt PowerPoint-Kästchen zu verschieben.
Für mich ist KI letztlich wie Elektrizität im Haushalt. Meine Rolle als Führungskraft ist nicht mehr nur, das Licht einzuschalten (Werkzeuge bereitzustellen), sondern meinem Team auch zu zeigen, wie man damit Wasser kocht oder ein Auto lädt (Ergebnisse erzielen).
Indem wir das Operative automatisiert haben, haben wir Raum geschaffen für tiefe, strategische Arbeit, die sonst im Administrativen verloren gegangen wäre.
Wie KI den Employee Self-Service grundlegend verändern kann
Wir haben den Employee Self-Service (ESS) ebenfalls grundlegend neu gestaltet – weg vom „Suchen“, hin zum „Gesprächsmodell“.
Früher mussten Mitarbeitende SharePoint-Seiten oder PDFs durchforsten, um Richtlinien zu finden. Jetzt haben wir alle unsere Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) als Knowledge-Base-Artikel (KBA) in einen konversationalen KI-Agenten eingespeist.
Ein*e Mitarbeitende*r kann nun einfach fragen: „Wie lautet die Regelung für Sonderurlaub bei Trauerfällen?“ oder „Wie aktualisiere ich meine Steuerformulare?“ – und erhält sofort eine kontextbezogene Antwort.
Das kraftvollste Element dieser Überarbeitung ist die Feedbackschleife. Wir nutzen KI, um die „Keine Ergebnisse gefunden“-Anfragen und die FAQs zu analysieren. Die KI identifiziert Lücken in unserer Dokumentation und empfiehlt die Erstellung neuer Wissensdatenbank-Artikel. Sie teilt uns mit: „50 Personen haben diese Woche nach Ladestationen für Elektrofahrzeuge gefragt, und wir haben keine Richtlinie. Entwerfen Sie eine.“ Das hält unsere Wissensdatenbank lebendig.
Warum das Versprechen von KI und die Unternehmensrealität oft nicht übereinstimmen
Trotzdem sehe ich eine Lücke zwischen dem Versprechen der KI und ihrer Realität. Es gibt zwei grundlegende Spannungsfelder, die dies verursachen.
Erstens die „Use Case“-Spannung: Unternehmen jagen KI-Talenten hinterher, aber sie ignorieren die Notwendigkeit von unternehmerischem Fachwissen. Tatsächlich ist es einfacher, einer Fachkraft KI-Kompetenzen beizubringen, als einem Technologiearchitekten unternehmerische Tiefe zu vermitteln. Deshalb qualifizieren wir unsere Fachexperten weiter, damit sie durch KI-Readiness-Strategien erkennen können, wo die Technik passt.
Zweitens die „Uniformitäts“-Spannung. Da alle dieselben KI-Tools einsetzen, besteht die Gefahr, dass ganze Branchen in einem „Meer der Gleichheit“ untergehen. Um aus dieser Spirale auszubrechen, müssen Organisationen ihren Wertbeitrag neu denken.
Ein Dienstleistungsunternehmen muss sich beispielsweise zu einer datengetriebenen Plattform weiterentwickeln, um einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.
Um diese Spannungen zu adressieren, konzentriere ich mich auf die „Matrix-Integration“. Wir bauen die Silos zwischen HR, Finanzen und IT ab, damit Daten nahtlos durch das ganze Unternehmen fließen können.
Warum KI-Adoption zu 10 % Technik und zu 90 % Psychologie ist
Das Überraschendste, das ich gelernt habe, ist, dass die Einführung von KI zu 10 % aus Technik und zu 90 % aus menschlicher Psychologie besteht.
Anfangs dachte ich, alle würden gleichermaßen begeistert sein, diese Tools einzusetzen, doch ich habe schnell erkannt, dass für KI die gleichen etablierten Change-Management-Prozesse nötig sind wie seit Jahrzehnten. Wenn man die menschliche Komponente wie Angst, Widerstand und die Veränderungskurve nicht angeht, scheitert selbst die fortschrittlichste Technologie.
Um dem entgegenzuwirken, bin ich zu den Grundlagen des Organisationsdesigns zurückgekehrt. Ich unterteile meine Stakeholder klar in „Förderer“ und „Bremser“ und hole sie dort ab, wo sie sich auf der Veränderungskurve befinden. Wir führen nicht nur Tools ein, sondern verankern die neue Arbeitsweise in SOPs und Richtlinien, um Verantwortlichkeit zu schaffen. Dadurch ist der Wandel kulturell und strukturell – und nicht nur ein vorübergehender Hype.
Diese Erkenntnis hat meinen Führungsfokus auf die menschliche Bereitschaft verschoben. Wir messen die Rentabilität unserer Tools nicht nur an eingesparter Zeit, sondern am „Erwachen“ unserer Mitarbeiter.
- Schritt 1: Den Kontext definieren (warum es für das jeweilige Team wichtig ist).
- Schritt 2: Die Kurve identifizieren (wo tritt Widerstand auf?).
- Schritt 3: Die Wirkung messen (wird die eingesparte Zeit für hochwertige Arbeit genutzt?).
Warum Unternehmen ihre Mitarbeitenden darin schulen müssen, drei Fragen zu stellen
„KI-Ready“ zu sein bedeutet nicht, eine technische Zertifizierung zu haben, sondern eine KI-First-Denkweise zu entwickeln. Es bedeutet, bevor man eine Aufgabe beginnt, ganz automatisch innezuhalten und sich diese drei Fragen zu stellen:
- „Kann KI das für mich übernehmen?“
- „Kann KI mich vom Neuling zum Profi auf diesem Gebiet machen?“ (d.h. mir die Grundlagen sofort vermitteln).
- „Kann KI mein Managementberater sein?“ (also meine Strategie kritisch hinterfragen).
Der Aufbau dieses Mindsets steht im Einklang mit der vorhin erwähnten Change-Management-Philosophie. Wir sehen KI-Adoption als Verhaltenswandel, nicht als Software-Einführung. Wir ermutigen Teams, KI nicht als ein Tool zu betrachten, das sie nutzen müssen, sondern als einen Partner, der die Belastung durch monotonen Alltag nimmt. Das Ziel ist es, vom „Ausführen der Arbeit“ zum „Lenken der Arbeit“ zu gelangen.
Wie zentrale KI-Tools die Effizienz von HR und Führung verbessern
Mein Tool-Stack konzentriert sich auf die unternehmensweiten Ökosysteme, die unser Geschäft antreiben, kategorisiert in zwei primäre Engines:
1. Das System der Aufzeichnung: HCM Full Stack
Wir nutzen die komplette Suite – Recruiting, Talent, Learning und Self-Service. Sie dient uns als einzige Quelle der Wahrheit. Die vollständige Bereitstellung des Stacks an einem Ort gewährleistet Datenintegrität und eine nahtlose Benutzererfahrung, sodass wir Personalprozesse von der Einstellung bis zum Austritt automatisieren können – ohne Integrationsprobleme. Das bietet die Stabilität und Compliance, die ein großes Unternehmen braucht.
2. Das System der Produktivität: Microsoft 365 Ökosystem
Hier findet die Arbeit statt. Wir nutzen das gesamte Stack – Power BI für Echtzeit-People-Analytics, Power Apps für Low-Code-Lösungen nach Maß und Teams/SharePoint für Zusammenarbeit.
Was besonders hervorzuheben ist: Wir haben Microsoft 365 Copilot in dieses Ökosystem integriert. Das hat unsere Arbeitsgeschwindigkeit revolutioniert. Wir können damit Besprechungen zusammenfassen, strategische Kommunikation entwerfen und Daten unmittelbar im Arbeitsfluss abfragen. Es beseitigt administrative Fleißarbeiten und gibt meinem Team Zugang zu hochwertigem Wissen. Zudem demokratisiert es die digitale Transformation, indem es mein Team befähigt, eigene automatisierte Lösungen zu erstellen, ohne immer auf IT-Entwickler angewiesen zu sein.
Wie ein PowerPoint-Agent die Zeitnutzung von Führungskräften verändert
Ich bin derzeit begeistert von unserem KI-PowerPoint-Erstellungsagenten, den wir mit Co-Pilot Studio entwickelt haben.
Mir fiel eine enorme Ineffizienz auf: Während Führungskräfte-Präsentationen einen extrem hohen strategischen Wert haben (sie bestimmen über Entscheidungen), ist ihre Erstellung oft niedrigschwellig und wenig effizient – im Grunde werden Stunden mit dem Anpassen von Kästchen und Schriftarten verschwendet.
Dafür haben wir einen Agenten entwickelt. Wir füttern ihn mit Rohdaten, narrativer Struktur und unseren Design-Richtlinien. Innerhalb von Minuten generiert er ein zu 90 % fertiges Folienset mit professionellen Visuals und durchgängigem Storytelling.
Der Effekt: Mein Führungsteam hat dadurch Stunden an 'Deep Work'-Zeit zurückgewonnen. Wir verbringen unsere Wochenenden nicht mehr mit dem Formatieren von Folien, sondern nutzen die Zeit, um die Strategie selbst zu verfeinern. Der Fokus hat sich von Präsentationstechnik auf strategischen Inhalt verlagert.
Warum Mikro-Agenten autonomen Rollen überlegen sind
Kleine, spezialisierte Agenten wie dieser sind äußerst nützlich. Doch wir stellen uns auch große Fragen: Kann ein Agent ein vollständiger Projektmanager sein – Besprechungen mithören, Aufgaben zuweisen und Meilensteine festlegen, ganz ohne menschliches Eingreifen? Kann KI mein Sicherheitsmanager sein? Kann sie mein CMO sein?
Derzeit ist die Technologie für solche vollständig autonomen Rollen meist noch nicht optimal. Aber das Potenzial ist unbestreitbar.
Warum KI den sozialen und intellektuellen Arbeitsvertrag verändert
Ich erwarte eine doppelte Entwicklung des sozialen und intellektuellen Arbeitsvertrags.
Erstens glaube ich, dass die enormen Produktivitätsgewinne der KI ein Bedingungsloses Grundeinkommen (BGE) zur Notwendigkeit und nicht länger zur Theorie machen werden. Während die Vier-Tage-Woche zum Standard wird, verschieben sich die Definitionen von „Armut“ und „Nutzen“ – und die Gesellschaft muss komplett neu verhandeln, wie menschliche Zeit und Beitrag bewertet werden.
Zweitens sage ich die Rückkehr des Universalgelehrten voraus. Früher zwang uns Komplexität zur Hyperspezialisierung. KI kehrt das um, indem sie die technische Ausführung verschiedenster Aufgaben übernimmt – so kann eine einzelne Person wieder mehrere Fachgebiete meistern. Wir treten in eine Ära ein, in der ein „großer Denker“ dank KI-Unterstützung wieder gleichzeitig Philosoph, Programmierer und Stratege sein kann.
Um darauf vorbereitet zu sein, müssen wir „auf der Arche“ sein – den Wandel mitgestalten, statt von außen zuzusehen. Die Zukunft gehört denen, die Informationen bereichsübergreifend verknüpfen und so Probleme lösen, die heute noch gar nicht existieren.
Warum Führungskräfte KI nutzen sollten, um näher an ihre Teams zu rücken
Menschen meiden Chaos. In diesem Moment des Umbruchs ist es Ihre Aufgabe als Führungskraft, das Chaos nicht durch mehr Tools und Komplexität zu vergrößern, sondern es mithilfe von KI zu reduzieren.
Mein Rat: Verankern Sie sich in Empathie.
Während wir das Operative automatisieren, wird das Zwischenmenschliche zur eigentlichen Währung. Nutzen Sie KI nicht, um Distanz zu Ihrem Team zu schaffen, sondern schaffen Sie sich zeitliche Freiräume, um ihnen näher zu sein.
Bleiben Sie informiert
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