Jahresabschluss der Lohnabrechnung: Vollständiger Leitfaden 2026

Hier zeige ich Ihnen, was erledigt werden muss, wann es zu tun ist und wie Sie immer einen Schritt voraus bleiben – damit Sie das Jahr mit Zuversicht (und vielleicht sogar etwas Luft zum Durchatmen) abschließen können.

Was bei der Verarbeitung der letzten Gehaltsabrechnung des Kalenderjahres zu tun ist

Das ist bei der Verarbeitung der letzten Gehaltsabrechnung des Jahres sowie bei der Einreichung Ihrer W-2- und 1099-Formulare zu tun.

1. Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihren Prozess

Wie Raoul P. E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MS Advisory, hervorhebt, besteht der erste Schritt darin, Klarheit über Ihren Prozess zu gewinnen: „Für die Jahresendabrechnung sollte alles dokumentiert sein – wer was macht, wann Fristen greifen und welche Notfallpläne bestehen, wenn etwas schiefläuft. Schreiben Sie den Prozess des Vorjahres auf.“

Profi-Tipp

Aus rechtlicher Sicht ist Genauigkeit Ihr bester Schutz vor Strafen und Ansprüchen von Mitarbeitenden. Erstellen Sie eine Checkliste für die häufigsten Risiken: die Finalisierung von Bonusberechnungen, die Abstimmung von Abzügen für Leistungen, die Überprüfung von Steuersätzen, und beauftragen Sie eine zweite Person mit der Prüfung, um Fehler zu erkennen.–Edward Hones, Arbeitsrechtler und Gründer von Hones Law PLLC

2. Aktualisieren Sie die Mitarbeiterdaten

• Überprüfen Sie, ob alle Namen, Adressen und Sozialversicherungsnummern (oder Versicherungsnummern) der Mitarbeitenden aktuell und korrekt sind.
• Stellen Sie sicher, dass Sie alle Neueintritte und Abgänge vollständig verarbeitet haben und die Steuerklassen oder Angaben zum Steuerabzug korrekt sind.
• Bei Auftragnehmern, die über die Gehaltsabrechnung geführt werden sollten (USA: 1099 gegenüber W-2), sollten Sie deren Einstufung jetzt überprüfen – nicht erst im Januar.

Profi-Tipp

Mein wichtigster Tipp ist, die Jahresendabrechnung so früh wie möglich anzugehen und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Arbeiten Sie von Ihren Einreichungsfristen aus rückwärts und informieren Sie Personalabteilung, Finanzabteilung und sogar die Mitarbeitenden regelmäßig, damit sie wissen, welche Informationen wann benötigt werden. Wenn Mitarbeitende frühzeitig die Möglichkeit erhalten, persönliche Daten, Angaben zum Steuerabzug und die Auswahl von Leistungen zu prüfen, lassen sich Fehler reduzieren, die später zu Compliance-Problemen oder Streitigkeiten führen könnten.–Edward Hones, Gründer, Hones Law PLLC

3. Stimmen Sie die Abrechnungsunterlagen ab

Das bedeutet:

• Überprüfen Sie Bruttolöhne, einbehaltene Steuern, Leistungen und Abzüge.
• Achten Sie auf negative Salden, doppelte Einträge oder falsch eingestufte Vergütungen.
• Bestätigen Sie, dass Boni oder Nebenleistungen ordnungsgemäß eingeplant und korrekt versteuert sind.

Profi-Tipp

Führen Sie das ganze Jahr über eine laufende Liste der Anpassungen an der Gehaltsabrechnung. Boni, Erstattungen, Lohnpfändungen – alles, was anfällt. So lässt sich viel leichter überprüfen, ob alles erfasst wurde, sobald der Dezember da ist.–Andrew Lokenauth, Interims-Finanzvorstand und Finanzberater

3. Führen Sie die letzte Gehaltsabrechnung sorgfältig durch

• Führen Sie die Lohnabrechnung wie gewohnt durch, kennzeichnen Sie sie in Ihrem System jedoch als letzte Lohnabrechnung des Jahres.
• Berücksichtigen Sie Sonderzahlungen wie:
  • Jahresendboni
  • Provisionen
  • Ausstehende Urlaubsvergütungen
  • Zusatzleistungen oder steuerpflichtige Erstattungen

Author's Tip

Wenn Sie einen wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Abrechnungszeitraum haben, prüfen Sie, ob Sie auf eine Woche 53/54/56 stoßen – eine Besonderheit, die sich auf die Steuerberechnung auswirken kann. Die meisten modernen Lohnabrechnungssysteme weisen Sie darauf hin, falls dies zutrifft.

4. Beiträge zu Sozialleistungen überprüfen

• Bestätigen Sie, dass die Beiträge zur Altersvorsorge (401(k)/Pension), zur FSA und zur HSA vollständig ausgeschöpft sind (oder nicht zu hoch ausfallen).
• Nehmen Sie kurzfristige Anpassungen vor – zum Beispiel, wenn jemand seine 401(k)-Beiträge vor dem 31. Dezember erhöhen möchte.

Profi-Tipp

Die Kommunikation zwischen den Abteilungen ist ebenfalls wichtiger, als die meisten Menschen erkennen. Personalabteilung, Finanzabteilung und Lohnbuchhaltung müssen sich auf demselben Stand befinden, insbesondere bei Themen wie aufgeschobener Vergütung, Beiträgen zu Altersvorsorgeplänen oder Gesundheitsleistungen. – Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen, Tilgungsrechner

5. Berichte vor dem Jahresabschluss erstellen

Erstellen Sie einige Berichte zur Plausibilitätsprüfung:

• Zusammenfassung der Mitarbeiterverdienste
• Bericht über die Steuerschuld
• Zusammenfassung der Abzüge und Leistungen
• Ansammlung bezahlter Freistellungsansprüche

Diese Berichte helfen zu bestätigen, dass alles ordnungsgemäß ist, bevor Sie Ihre letzte Lohnabrechnung einreichen.

6. Letzte Lohnabrechnungsunterlagen einreichen

Geben Sie die letzten Steuererklärungen korrekt an:

• Bereiten Sie die Formulare 941 und 940 vor und schließen Sie die W-2- und W-3-Formulare ab.

TL;DR-Checkliste

1. Die Fristen können variieren, aber versuchen Sie, diese Aufgaben am oder vor dem letzten Zahltag des Jahres abzuschließen.
2. Mitarbeiter- und Lohnabrechnungsdaten überprüfen
3. Boni und letzte Zahlungen verarbeiten
4. Letzte Lohnabrechnung und Steuerunterlagen einreichen
5. Leistungen vollständig ausschöpfen oder anpassen
6. Prüfberichte erstellen

Was nach der letzten Lohnabrechnung des Kalenderjahres zu tun ist

Jetzt können Sie ein wenig aufatmen … aber es gibt noch mehr zu tun. Aufgaben nach der Lohnabrechnung stellen sicher, dass Ihr Team die richtigen Steuerformulare erhält und Sie sauber ins neue Jahr starten.

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1. Jahresendformulare an Mitarbeiter verteilen

W-2-Formulare: Müssen den Mitarbeitern bis zum 31. Januar vorliegen. Die meisten Lohnabrechnungssysteme erstellen diese automatisch – aber überprüfen Sie alles noch einmal, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Profi-Tipp

Erstellen Sie frühzeitig Entwürfe der Lohnabrechnungsberichte und Vorschauen der W-2-Formulare, damit genügend Zeit bleibt, Unstimmigkeiten vor dem Abschluss zu erkennen. – Edward Hones, Gründer von Hones Law PLLC

2. Leistungen und Ausgaben melden

• Den Wert von Leistungen wie der privaten Nutzung eines Firmenwagens oder einer Umzugskostenerstattung in Feld 12 oder 14 des W-2 angeben.
• Sicherstellen, dass steuerpflichtige Leistungen gemäß den örtlichen Vorschriften erfasst und gemeldet werden.

3. Steuertabellen und -codes aktualisieren

• Neue Steuertabellen der IRS herunterladen und anwenden.
• Steuercodes der Beschäftigten für das neue Jahr aktualisieren, sofern entsprechende Mitteilungen eingegangen sind.

Author's Tip

Das darfst du nicht überspringen! Die Verwendung alter Steuercodes im neuen Jahr ist ein klassischer Fehler.

4. Jahreswerte zurücksetzen

• Übertrag von PTO/Urlaub zurücksetzen (falls zutreffend).
• Jahres kumulierte Werte in deinem Lohnabrechnungssystem für 401(k), Krankenversicherungspläne und Steuergrenzen löschen.
• Leistungsobergrenzen, Ansammlungsraten oder Lohnschwellen neu kalibrieren.

5. Erste Lohnabrechnung des neuen Jahres planen

Bereite deine Januar-Lohnabrechnung vor und prüfe sie:

• Neue Abzüge oder Lohnerhöhungen anwenden.
• Prüfen, ob dein Lohnabrechnungskalender mit den gesetzlichen Feiertagen übereinstimmt.
• Sicherstellen, dass die Steuereinstellungen vor der ersten Direktüberweisung korrekt aktualisiert wurden.

Profi-Tipp

Prüfe, ob die Zahltage nicht auf Wochenenden oder Feiertage fallen, denn das klingt zwar offensichtlich, wird aber von so vielen Menschen vergessen.—Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MS Advisory

6. Jahresabschlussberichte archivieren

Für Prüfungen und Compliance:

• Steuererklärungen zum Jahresende sicher speichern.
• Endgültige Gehaltsabrechnungen, Leistungsberichte und Haftungsübersichten für den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum (in der Regel 4–7 Jahre, je nach Rechtsordnung) aufbewahren.

Kurz gesagt: Checkliste

• W-2s / 1099s verteilen
• Steuercodes und Softwareeinstellungen aktualisieren
• YTD-Werte und Salden zurücksetzen
• Berichte archivieren und den Januar vorbereiten

Was ist die Lohnabrechnung zum Jahresende?

Die Lohnabrechnung zum Jahresende ist der Prozess, bei dem die Lohnabrechnungsabläufe deines Unternehmens für das Kalenderjahr abgeschlossen werden. Dazu gehören die Überprüfung der Mitarbeiterdaten, die Verarbeitung des letzten Abrechnungslaufs, die Abstimmung von Löhnen und Abzügen, die Meldung von Leistungen sowie die Übermittlung der erforderlichen Steuerdokumente an die IRS.

In diesem Zeitraum werden auch Steuerformulare zum Jahresende wie W-2s oder P60s erstellt und an die Beschäftigten verteilt.

Stell dir das als die Lohnabrechnungsversion davon vor, offene Enden zu verknüpfen. Alles, was passiert ist—Boni, Steuereinbehalte, Leistungsabzüge—muss geprüft, berechnet und korrekt gemeldet werden. 

Die Lohnabrechnung zum Jahresende bietet außerdem die Gelegenheit, sich auf das nächste Kalenderjahr vorzubereiten und neue Steuercodes sowie Lohnschwellen anzuwenden.

Warum ist die Lohnabrechnung zum Jahresende wichtig?

Bei der Lohnabrechnung zum Jahresende geht es nicht nur um Compliance, sondern auch darum, sicherzustellen, dass jede Zahl, die an die Regierung und deine Beschäftigten übermittelt wird, korrekt ist.

Fehler können hier zu überzahlten Steuern, zu niedrig bezahlten Beschäftigten oder, schlimmer noch, zu Strafen wegen versäumter Einreichungen oder falscher Daten führen.

Dies ist ein entscheidender Zeitpunkt, um zu bestätigen, dass die Einkünfte, Abzüge und Steuern der Beschäftigten sowohl mit den bundesstaatlichen als auch mit den örtlichen Gesetzen übereinstimmen.

Außerdem verlassen sich die Beschäftigten darauf, dass du alles richtig machst, damit sie ihre Steuern problemlos und ohne Korrekturen einreichen können.

Es ist außerdem ein wichtiger Zeitpunkt, um Leistungsbeiträge wie 401(k)- oder Pensionspläne abzugleichen, falsch eingestufte Auftragnehmer oder Boni zu kennzeichnen und sicherzustellen, dass in einem hektischen Jahr nichts übersehen wurde.

Wann endet das 2026-Abrechnungsjahr?

In den meisten Fällen entspricht das Abrechnungsjahr dem Kalenderjahr. 

Das bedeutet, dass das Abrechnungsjahr 2026 am 31. Dezember 2026 in den USA endet.

Die letzte Abrechnung des Jahres muss entsprechend der Frist zum Jahresende verarbeitet und eingereicht werden.

Wenn sich Ihr regulärer Abrechnungszeitplan (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich) mit dem Jahresende überschneidet, kann eine besondere „Woche 53“ oder ein ähnlicher zusätzlicher Zahlungszeitraum auftreten.

Diese Situationen können sich auf die Steuerberechnung auswirken und müssen ordnungsgemäß behandelt werden, um fehlerhafte Einbehaltungen oder eine falsche Meldung von Leistungen zu vermeiden.

Tipp: Wenn Ihre Software Abrechnungen für Woche 53 kennzeichnet, vertrauen Sie darauf – sie liegt normalerweise richtig!

Was passiert, wenn Sie eine Lohnsteuerfrist oder Frist zum Jahresende versäumen?

Das Versäumen einer Abrechnungsfrist kann mehr als nur Ärger verursachen – häufig geht es mit finanziellen Strafen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand einher.

Eine verspätete Einreichung von W-2 oder 941 kann je nach Verspätungsdauer zu Strafen von 60 bis 310 $ pro Formular führen.

Neben den Geldstrafen besteht das größere Problem darin, Fehler nachträglich korrigieren zu müssen. Mitarbeiter erhalten möglicherweise ungenaue W-2, was beim Einreichen ihrer persönlichen Steuererklärungen zu Problemen führen kann. Die Änderung dieser Formulare kann Zeit in Anspruch nehmen und Vertrauen beeinträchtigen. 

Wer Fristen im Blick behält, vermeidet nicht nur Compliance-Probleme, sondern stärkt auch Zuverlässigkeit und Vertrauen im Team.

Welche Steuerformulare benötigen Sie für die Jahresendabrechnung?

Die erforderlichen Steuerformulare hängen von Ihrem Land und der Beschäftigungsart ab. In den USA müssen Arbeitgeber Folgendes vorbereiten:

• Formular W-2: Wird an Mitarbeiter gesendet und weist Löhne sowie einbehaltene Steuern aus.
• Formular W-3: Eine Zusammenfassung, die an die Sozialversicherungsverwaltung gesendet wird.
• Formular 1099-NEC: Für unabhängige Auftragnehmer, die 600 $ oder mehr erhalten haben.
• Formular 941/940: Vierteljährliche und jährliche Meldungen der bundesstaatlichen Lohnsteuern.

Wichtige Termine zum Jahresende für die Abrechnung 2026 2026

Hier sind die entscheidenden Fristen, die Sie im Blick behalten sollten:

• 31. Dezember 2026: Letzter Abrechnungslauf des Jahres.
• 31. Januar 2027: Frist für die Bereitstellung von W-2 und 1099-NEC für Mitarbeiter bzw. Auftragnehmer.
• 31. Januar 2027: Frist für die Einreichung der Formulare W-2 und W-3 bei der SSA.
• 28. Februar 2027 (Papier) oder 31. März 2027 (elektronische Einreichung): Frist für die Einreichung des Formulars 1099-NEC beim IRS.
• 15. April 2027: Frist für das Formular 940 (FUTA) und möglicherweise einige Einreichungen zur Arbeitslosenversicherung auf Bundesstaatsebene.

Wichtige Formulare für die Jahresendabrechnung

Hier finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Abrechnungsformulare nach Region:

Formular	Zweck
W-2	Meldet Löhne der Mitarbeiter und einbehaltene Steuern
W-3	Fasst die an die SSA gesendeten W-2 zusammen
1099-NEC	Meldet Vergütungen für Nichtmitarbeiter (Auftragnehmer)
941	Vierteljährliche Lohnsteuermeldung
940	Jährliche FUTA-Steuermeldung

Jahresendabrechnung: 8 bewährte Vorgehensweisen

Aufbauend auf den oben genannten Punkten finden Sie hier einige bewährte Vorgehensweisen, damit das Projekt zur Jahresendabrechnung reibungslos abläuft.

1. Führen Sie das ganze Jahr über regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen durch

Ashley Akin, CPA und Steuerberaterin bei Gold IRA Companies, empfiehlt: „Bereinigen Sie Ihre Abrechnungsunterlagen das ganze Jahr über und nicht nur im vierten Quartal. Wenn Sie Abrechnungsprüfungen durchführen und Ihre Abrechnungsdaten vierteljährlich abstimmen, wird der Jahresendprozess zu einer Bestätigung statt zu einer hektischen Aufholjagd. Es ist außerdem sinnvoll, Zeit für die Prüfung von Steueränderungen einzuplanen, die im Januar in Kraft treten.

Auch wenn sich diese Änderungen nicht auf die diesjährigen Einreichungen auswirken, beeinflussen sie die Planung von Boni und Altersvorsorgebeiträgen.“

2. Beginnen Sie frühzeitig und planen Sie rückwärts von den Fristen

Vermeiden Sie Stress in letzter Minute, indem Sie so früh wie möglich mit den Vorbereitungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Jahresende beginnen. Gehen Sie von den Fristen für die Verteilung der Steuerformulare (z. B. dem 31. Januar für W-2-Formulare) rückwärts, um einen Zeitplan zu erstellen. Teilen Sie diesen mit der Personalabteilung, der Finanzabteilung und den Mitarbeitenden, damit sie ihre Angaben rechtzeitig aktualisieren können.

Profi-Tipp

Wir betrachten die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Jahresende als einen Schnittpunkt von Risiken, Abstimmung und Entscheidungen in Echtzeit. Die größte operative Lücke? Nicht aufeinander abgestimmte Zeitpläne. Die Genehmigung von Boni hinkt häufig den Fristen der Lohn- und Gehaltsabrechnung hinterher, Anpassungen bei Leistungen erfolgen isoliert, und globale Teams warten darauf, dass die Zentrale Änderungen freigibt. Unser Rat an Personal- und Finanzteams mittelständischer Unternehmen: Betrachten Sie den November wie den Dezember. Beginnen Sie frühzeitig mit der Abstimmung der Lohn- und Gehaltsabrechnung zum Jahresende, insbesondere über globale Einheiten hinweg.—Katherine Loranger, CPO, Safeguard Global

3. Dokumentieren Sie Ihren Prozess und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu

Erstellen Sie einen klaren, schriftlich festgehaltenen Arbeitsablauf, in dem aufgeführt ist, was wann und von wem erledigt werden muss. Fügen Sie Notfallpläne für den Fall hinzu, dass wichtige Mitarbeitende nicht verfügbar sind oder Systeme ausfallen.

Ein dokumentierter Prozess verringert Missverständnisse, stellt die Verantwortlichkeit sicher und erleichtert die Einarbeitung neuer Teammitglieder in künftigen Zyklen.

Profi-Tipp

Setzen Sie Fristen Wochen im Voraus, nicht erst Tage vorher. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere Ergebnisse auf — Boni, Abstimmungen von Leistungen, Steueraktualisierungen, Dokumentenvorbereitung — und planen Sie sie wie ein Fließband. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Teams der Lohn- und Gehaltsabrechnung im vierten Quartal nicht mit sachfremden Aufgaben überlastet werden.—José Roberto Araujo Filho, Gründer, Wide Brazil

4. Prüfen Sie die Angaben zu Mitarbeitenden und Auftragnehmenden gründlich

Stellen Sie sicher, dass alle Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern und Beschäftigungsklassifikationen (z. B. W-2 im Vergleich zu 1099) aktuell und korrekt sind. Schließen Sie die Bearbeitung aller Neueinstellungen und Beendigungen vor dem Jahresende vollständig ab.

5. Stimmen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten äußerst gründlich ab

Überprüfen Sie, ob Löhne, Boni, Abzüge und Steuern korrekt sind und keine Unregelmäßigkeiten wie negative Salden oder doppelte Einträge vorliegen. Prüfen Sie die Nebenleistungen und stellen Sie sicher, dass sie korrekt klassifiziert und besteuert werden.

Profi-Tipp

Wenn Mitarbeitende mit Boni zum Jahresende rechnen, passen einige möglicherweise ihre 401k- oder Roth-Abzüge an, um ihr Geld optimal zu nutzen. Daher müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie alle gemeldeten Änderungen ordnungsgemäß nachverfolgen und sich mit dem 401k-Datensatzverwalter sowie den Mitarbeitenden über den letzten Termin abstimmen, an dem Änderungen vorgenommen werden können. Manchmal kann es 2 oder 3 Wochen dauern, bis der 401k-Anbieter die Änderungen genehmigt und den für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlichen Personen mitteilt.— Eric Mochnacz, Betriebsleiter, Red Clover HR

6. Sorgen Sie für die Kommunikation zwischen den Abteilungen

Halten Sie Personalabteilung, Finanzabteilung und Lohnbuchhaltung auf dem gleichen Stand—insbesondere in Bezug auf Boni, aufgeschobene Vergütung, Leistungen und Beiträge. Teilen Sie Zeitpläne, Anforderungen und Statusaktualisierungen regelmäßig.

Erstellen Sie vor der endgültigen Abrechnung Berichte wie Übersichten über die Verdienste der Mitarbeitenden, Berichte zu Steuerverbindlichkeiten, Übersichten über PTO-Rückstellungen und Zusammenfassungen der Abzüge. Nutzen Sie diese für eine abschließende Prüfung und zur Fehlererkennung.

Profi-Tipp

Starte bis zum 1. Oktober einen funktionsübergreifenden “Raum für Steuer-Compliance”, in dem sich die Teams aus Lohnbuchhaltung, Personalabteilung und Rechtsabteilung alle zwei Wochen treffen, um Änderungen bei Fristen der IRS und der Bundesstaaten (wie die vorgezogene Einreichungsfrist am 15. Januar in Kalifornien) zu verfolgen und Dezember-Boni bis zum 10. vorab zu verarbeiten, um ein chaotisches Genehmigungsverfahren zu vermeiden. Für globale Teams sollten internationale Meldekalender (z. B. britische P60s und FATCA) über Dashboards wie Airtable synchronisiert werden.—Josh Katz, CPA

7. Einen Notfallplan haben

Vergessen Sie die Notfallpläne nicht. Technik kann ausfallen, Dateien können verloren gehen, und während der Feiertage sind wichtige Personen oft nicht im Büro. Es lohnt sich, zusätzliche Personen zu schulen und verfügbar zu haben – für den Fall, dass jemand seinen Teil nicht fertigstellen kann.

Das Jahresende ist stressig genug, ohne in Hektik zu geraten, weil jemand krankheitsbedingt ausfällt oder ein System-Update schiefgegangen ist.—Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen bei Amortization Calculator

Profi-Tipp

Arbeitgeber sollten außerdem mit den Mitarbeitenden kommunizieren und sicherstellen, dass diese ihre persönlichen Daten aktualisiert haben, einschließlich Sozialversicherungsnummern, Adressen und Angaben zu den gewählten Steuerabzügen, um Fehler zu reduzieren. Für kleine Unternehmen ist das eine große Aufgabe. Deshalb empfehlen wir, mit einer PEO zusammenzuarbeiten, die bei der Verwaltung der Lohnabrechnung unterstützt. Sie erhalten eine feste Ansprechperson, die das ganze Jahr über mit Ihrem Team kommuniziert und nicht nur am Jahresende.—Kristin Baldwin, Leiterin der Compliance-Abteilung beim führenden PEO CoAdvantage.

8. Die Logik hinter Ihren Werkzeugen überprüfen

Ohne klare Prozesse brennen Menschen aus und die Planung scheitert. Automatisieren Sie, wo Sie können, aber überprüfen Sie stets die Logik hinter Ihren Werkzeugen – insbesondere nach Updates der Lohnabrechnungssoftware.

Profi-Tipp

Erstellen Sie Checklisten, die jährlich überprüft werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass jeder genau weiß, was wann zu tun ist. Prozesse sind das Sicherheitsnetz, das Panik in Routine verwandelt.—José Roberto Araujo Filho, Gründer, Wide Brazil

Checkliste für die Lohnabrechnung zum Jahresende

Mit freundlicher Genehmigung von Akin: Verwenden Sie diese Checkliste zum Jahresende, damit alle auf dem gleichen Stand sind und nichts übersehen wird:

„Das muss nicht in einer Tabelle stehen. Ich habe erlebt, dass Teams die Liste auf ein Whiteboard, in Slack oder sogar auf Haftnotizen schreiben … alles, was funktioniert, damit der Prozess sichtbar und gemeinschaftlich bleibt.“

Mitarbeiterdaten und -informationen

•  Bestätigen, dass alle Mitarbeiternamen mit den Daten der Sozialversicherung oder den britischen Versicherungsdaten übereinstimmen
•  Aktuelle Adressen für den Versand der W-2s/P60s überprüfen
•  Bankverbindungen für direkte Einzahlungen doppelt überprüfen
•  Bestätigen, dass die gewählten Leistungen und Abzüge korrekt sind

Löhne und Vergütung

•  Alle abschließenden regulären Gehaltsabrechnungen überprüfen
•  Boni mit dem korrekten Steuerabzug verarbeiten
•  Auszahlungen für nicht genommenen Urlaub und Provisionen abwickeln
•  Zusatzleistungen und steuerpflichtige Vergünstigungen überprüfen (z. B. Firmenwagen, Erstattungen für den Umzug)

Steuern und Compliance

•  Abgleich der bisherigen Jahresabrechnung mit den vierteljährlichen Meldungen
•  Anwendung etwaiger steuerlicher Anpassungen zum Jahresende
•  Überprüfung und Aktualisierung der staatlichen bzw. lokalen Steuerschlüssel bei Bedarf
•  Abgleich der Altersvorsorgebeiträge und Leistungsgrenzen

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• Alternativen zur internen globalen Gehaltsabrechnung: Optionen & Kosten
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Formulare und Einreichung

•  Erstellung und Prüfung von W-2s, 1099s oder P60s
•  Einreichung der Formulare bei IRS/HMRC und anderen Behörden fristgerecht
•  Erstellung von ACA- oder Rentenberichten, sofern zutreffend

System und Software

• Sicherung aller Gehaltsabrechnungsdaten
• Testen von Softwareaktualisierungen oder Änderungen an Regeln
• Sperren des Jahres nach dem letzten Lauf, um Bearbeitungen zu verhindern

Team und Kommunikation

•  Mitarbeitende darüber informieren, wann sie mit den Steuerformularen rechnen können
•  Anweisungen zur Verfügung stellen, wie auf diese zugegriffen werden kann
•  Kontaktinformationen für den Fall von Problemen oder Korrekturen bereitstellen

Prozessbewertung und Automatisierung

• Erfassen, wie lange die Zusammenstellung und Überprüfung der Daten dauert.
• Manuelle Schritte identifizieren – eine Automatisierung in Betracht ziehen, um Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.
• Wiederkehrende Prozesse auf Automatisierungsmöglichkeiten prüfen.

Gehaltsabrechnung zum Jahresende: Proaktiv statt reaktiv handeln

Wie bei den meisten Projekten mit mehreren Beteiligten und Fristen basiert eine erfolgreiche Gehaltsabrechnung zum Jahresende auf einer Grundlage aus Vorausplanung, Kommunikation und kontinuierlicher Anpassung. 

Wie Teresa Smith, Direktorin der HCM Strategic Advisory Group bei UKG, es so treffend formuliert: „Die Gehaltsabrechnung zum Jahresende muss kein hektisches Unterfangen sein – sie kann ein strategischer Vorteil sein.

Durch die Erstellung eines Projektplans, die frühzeitige Validierung der Daten und den Einsatz von Automatisierung können Fachleute für Gehaltsabrechnung Fehler reduzieren, Fristen souverän einhalten und ihren Organisationen einen größeren Mehrwert bieten.

Es geht darum, einen traditionell reaktiven Prozess in eine proaktive Chance für Genauigkeit, Effizienz und Erkenntnisse zu verwandeln. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, Ihre aktuellen Arbeitsabläufe zu bewerten, Lücken zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um Ihren Prozess zum Jahresende zu optimieren und noch erfolgreicher zu gestalten“.

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