Trauerurlaub: Leitfaden für Arbeitgeber 2026
Was ist Trauerurlaub?
Trauerurlaub ist eine Arbeitsfreistellung, die einem Arbeitnehmer nach dem Tod eines engen Familienmitglieds oder einer geliebten Person gewährt wird.
Der Zweck des Trauerurlaubs besteht darin, dem Arbeitnehmer Zeit zum Trauern, zur Organisation und Teilnahme an Trauerfeiern sowie zur Regelung notwendiger Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Todesfall zu geben.
Die Einzelheiten des Trauerurlaubs, wie z. B. die Dauer der Freistellung und ob diese bezahlt oder unbezahlt ist, können je nach Richtlinien des Arbeitgebers, den Arbeitsgesetzen des Landes und manchmal auch der Beziehung des Verstorbenen zum Arbeitnehmer variieren.
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Einige Organisationen gewähren auch Trauerurlaub beim Verlust enger Freunde oder sogar von Haustieren, dies ist jedoch seltener.
Ist Trauerurlaub gesetzlich vorgeschrieben?
In den Vereinigten Staaten ist Trauerurlaub nicht durch Bundesrecht vorgeschrieben. Das bedeutet, es gibt keine bundesweite Verpflichtung für Arbeitgeber, bezahlte oder unbezahlte Freistellung bei einem Todesfall in der Familie zu gewähren.
Stand Dezember 2023 sind Arbeitgeber in fünf Bundesstaaten verpflichtet, Trauerurlaub für ihre Mitarbeiter zu gewähren: Kalifornien, Illinois, Maryland, Oregon und Washington.
| Bundesstaat | Gesetz | Organisationen mit |
|---|---|---|
| Oregon | Mitarbeiter können nach dem Tod eines Familienmitglieds bis zu zwei Wochen unbezahlten Urlaub nehmen. Maximal sind 12 Wochen pro Kalenderjahr erlaubt. | 25 oder mehr Mitarbeiter. |
| Kalifornien | Mitarbeiter können bis zu fünf Tage unbezahlten Urlaub im Todesfall eines Familienmitglieds nehmen. | 5 oder mehr Mitarbeiter. |
| Illinois | Mitarbeiter können bis zu zwei Wochen unbezahlten Urlaub nach dem Tod eines nahen Familienangehörigen nehmen. Dies gilt auch für Verluste im Zusammenhang mit Fruchtbarkeit, Schwangerschaft, Leihmutterschaft und Adoption. | 50 oder mehr Mitarbeiter. |
| Maryland | Mitarbeiter können entweder bis zu fünf Tage bezahlten Krankenstand oder bis zu drei Tage Urlaub im Todesfall eines unmittelbaren Familienmitglieds nutzen. | 15+ oder mehr Mitarbeiter. |
Auch wenn kein staatliches Gesetz besteht, bieten viele Arbeitgeber dennoch Trauerurlaub im Rahmen ihres Leistungspakets an.
Wie man eine Richtlinie für Trauerurlaub erstellt
Der Schlüssel bei der Erstellung einer Richtlinie für Trauerurlaub ist, sie sowohl mitfühlend als auch praktisch zu gestalten.
Hier ist eine Anleitung, die Ihnen hilft, eine Richtlinie zu entwickeln, die Ihre Mitarbeiter unterstützt und gleichzeitig die Bedürfnisse Ihrer Organisation berücksichtigt:
1. Berechtigung und Umfang festlegen
Entscheiden Sie, wer Anspruch auf Trauerurlaub hat (z. B. Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitnehmer).
Legen Sie fest, für welche Beziehungen Anspruch auf Trauerurlaub besteht (unmittelbare Familienangehörige, erweiterte Familie, enge Freunde usw.).
2. Dauer des Urlaubs festlegen
Bestimmen Sie, wie viele Tage Freistellung Sie gewähren. Dies liegt oft zwischen 3 und 7 Tagen, abhängig von der Beziehung des Mitarbeiters zum Verstorbenen.
Berücksichtigen Sie, ob Reisebedürfnisse (z. B. internationale Reisen) längere Freistellungen erfordern könnten und wie viele Tage Trauerurlaub insgesamt in einem Urlaubsjahr möglich sind.
3. Entscheidung über die Vergütung
Entscheiden Sie, ob der Urlaub bezahlt oder unbezahlt ist. Manche Unternehmen bieten bezahlten Trauerurlaub als zusätzlichen Vorteil an.
Wenn Sie bezahlten Urlaub anbieten, sollten Sie etwaige Bedingungen oder Begrenzungen wie eine bestimmte Anzahl bezahlter Tage pro Jahr genau definieren.
4. Ablauf erläutern
Erklären Sie das Verfahren für die Beantragung von Trauerurlaub. Dazu kann gehören, wen man informieren muss, welche Unterlagen ggf. vorzulegen sind (z. B. Sterbeurkunde) und wie kurzfristige Anträge gehandhabt werden.
Geben Sie außerdem an, welche Systeme, z. B. Urlaubsverwaltungssysteme, zur Nachverfolgung des Urlaubs genutzt werden.
5. Klar kommunizieren
Nehmen Sie die Trauerurlaubsregelung in Ihr Mitarbeiterhandbuch auf und sorgen Sie dafür, dass alle Beschäftigten die Regelung kennen und wissen, wie sie Trauerurlaub beantragen können.
Schulen Sie Führungskräfte und HR-Mitarbeiter bezüglich der Details und der sensiblen Bearbeitung von Trauerurlaubsanträgen.
5. Überprüfen und anpassen
Überprüfen Sie die Richtlinie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter entspricht und mit gesetzlichen Änderungen konform ist.
Seien Sie offen für Rückmeldungen von Mitarbeitern und passen Sie die Regelung gegebenenfalls an, um sie in schwierigen Zeiten besser zu unterstützen.
Wie Sie einen trauernden Mitarbeiter sonst noch unterstützen können
Zusätzlich zum Trauerurlaub gibt es viele Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen Mitarbeitende im Todesfall eines nahestehenden Menschen unterstützen kann.
- Stellen Sie im Rahmen eines Employee Assistance Program Zugänge zu Beratungsdiensten bereit, um Beschäftigte bei der Verarbeitung ihrer Trauer zu unterstützen.
- Bieten Sie Ressourcen und Vermittlung an Trauerberatungen oder Selbsthilfegruppen an.
- Schulen Sie Führungskräfte und Vorgesetzte darin, einfühlsam mit trauernden Mitarbeitenden zu kommunizieren.
- Fördern Sie eine Kultur der Offenheit, in der Mitarbeitende ihre Bedürfnisse und Emotionen ohne Angst vor Bewertung äußern können.
- Halten Sie die Kommunikation aufrecht und bieten Sie Zusicherung bezüglich Arbeitsplatzsicherheit und Ihrer Unterstützung an.
Warum Ihr Unternehmen einen erweiterten und flexiblen Trauerurlaub anbieten sollte
In den USA wird geschätzt, dass 90 % der Unternehmen Trauerurlaub als Vorteil anbieten – es ist mittlerweile also fast Standard.
Außerdem ist der Verlust eines geliebten Menschen schon belastend genug, sodass Mitgefühl und Unterstützung des Mitarbeitenden 1) das Richtige sind und 2) dazu beitragen, das persönliche Wohlbefinden zu fördern.
Laut Empathys Bericht 2024 „The Cost of Dying“ liegt die durchschnittlich gewährte Trauerzeit in Unternehmen bei 5,6 Tagen.
Eine Studie von NFP und Helios HR aus dem Jahr 2019 ergab, dass 68 % der Arbeitgeber 1 bis 3 Tage bezahlten Trauerurlaub für unmittelbare Familienmitglieder anbieten.
Betrachtet man das Best-Case-Szenario beider Studien, gewährt der durchschnittliche Arbeitgeber also lediglich eine normale Arbeitswoche, um den Verlust eines geliebten Menschen zu betrauern.
Im Jahr 2023 wurde in einem auf WebMD veröffentlichten Artikel mit dem Titel „Trauern und die Phasen der Trauer“ berichtet, dass die Trauersymptome innerhalb der ersten sechs Monate nach einem Verlust am intensivsten sind.
Wie der Senior HR-Leiter Jason R. Herring feststellt: „Organisationen, die einen erweiterten oder verbesserten Trauerurlaub anbieten, verstehen, dass die Unterstützung von Mitarbeitenden in den schwierigsten Lebensmomenten nicht nur eine Frage des Mitgefühls ist, sondern auch einen strategischen Ansatz darstellt, der zeigt, wie wichtig dem Unternehmen das mentale und emotionale Wohlbefinden seiner Beschäftigten ist.“
Während der typische Trauerurlaub nur wenige freie Tage vorsieht und oft nicht ausreicht, um mit den unmittelbaren Folgen eines Verlusts umzugehen, ermöglicht eine längere und flexiblere Freistellung Mitarbeitenden, nicht nur zu trauern, sondern sich auch um komplexe persönliche und rechtliche Angelegenheiten zu kümmern, die auftreten können.
Einige Unternehmen haben bereits begonnen, ihren Trauerurlaub auszuweiten. Während einige bis zu vier Wochen bzw. 20 Tage Trauerurlaub gewähren, bieten manche Unternehmen mittlerweile sogar unbegrenzte Freistellung an.
Eine weitere Möglichkeit, Beschäftigte in ihrer Trauerzeit zu unterstützen, besteht darin, den Trauerurlaub flexibel und in einzelnen Abschnitten nehmen zu lassen. Diese sich entwickelnden Richtlinien spiegeln das wachsende Bewusstsein und den erhöhten Bedarf an längeren Trauerzeiten wider.“
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Nachweis erforderlich, um Trauerurlaub zu nehmen?
Ob ein Nachweis für die Inanspruchnahme von Trauerurlaub erforderlich ist, hängt von den Richtlinien des Arbeitgebers ab. Manche Arbeitgeber verlangen einen Nachweis, z. B. eine Sterbeurkunde, eine Todesanzeige oder ein Programm für die Trauerfeier, um den Grund für den Urlaub zu überprüfen.
Viele Arbeitgeber verzichten jedoch aus Respekt vor der Privatsphäre der Beschäftigten und der sensiblen Situation darauf, einen Nachweis zu verlangen. Sie bauen auf Vertrauen und die professionelle Integrität ihrer Beschäftigten.
Wie lange dauert der Trauerurlaub?
In den Vereinigten Staaten gibt es kein Bundesgesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, Trauerurlaub – weder bezahlt noch unbezahlt – zu gewähren. Daher kann die Dauer des Trauerurlaubs je nach betrieblicher Regelung stark variieren.
In der Regel gewähren Arbeitgeber, die Trauerurlaub anbieten, meist 3 bis 5 Tage bezahlten Urlaub für den Todesfall eines unmittelbaren Familienangehörigen wie Ehepartner, Kind oder Elternteil.
Als möglicher neuer Maßstab führt das US-Landwirtschaftsministerium einen sogenannten Eltern-Trauerurlaub ein, der zwei Wochen bezahlten Urlaub nach dem Tod eines Kindes vorsieht.
Für entferntere Verwandte oder Freunde fällt der Urlaub oft kürzer aus, häufig zwischen 1 und 3 Tagen.
Manche Unternehmen bieten je nach individueller Situation, beispielsweise bei weiter entfernten Beerdigungen mit zusätzlichem Reiseaufwand, auch flexiblere Regelungen an.
Ist der Trauerurlaub bezahlt oder unbezahlt?
Dies hängt von den geltenden gesetzlichen Regelungen oder dem Ermessen der Organisation ab.
Was ist der Unterschied zwischen Trauerurlaub und Sonderurlaub aus persönlichen Gründen?
Trauerurlaub wird gewährt, wenn ein Mitarbeiter ein Familienmitglied oder einen nahestehenden Menschen verliert. Er ermöglicht es, zu trauern, die notwendigen organisatorischen Schritte zu unternehmen und an der Beerdigung teilzunehmen.
Diese Art des Urlaubs ist in der Regel kurzfristig und umfasst meist einige Tage bis zu einer Woche – abhängig von den internen Richtlinien und dem Verwandtschaftsverhältnis zur verstorbenen Person.
Sonderurlaub aus persönlichen Gründen (auch als Fürsorgeurlaub oder persönliche Freistellung bekannt) ist allgemeiner gefasst und kann für verschiedene Notfälle oder familiäre Pflegeaufgaben genutzt werden. Darunter fällt zum Beispiel die Pflege eines schwer erkrankten Familienmitglieds, die Bewältigung familiärer Notsituationen oder das Erledigen anderer wichtiger persönlicher Angelegenheiten.
Die Dauer des Sonderurlaubs hängt vom Einzelfall und der jeweiligen Betriebsvereinbarung ab. Sie kann von wenigen Tagen bis zu längeren Zeiträumen reichen und ist abhängig vom Arbeitgeber und den arbeitsrechtlichen Bestimmungen entweder bezahlt oder unbezahlt.
