Die 10 besten Softwarelösungen für die Einarbeitung von Auftragnehmern im Jahr 2026 im Test
Beste Software für die Einstellung von Auftragnehmern – Kurzliste
Die Verwaltung von Auftragnehmern kann zeitaufwendig sein. Herausforderungen wie Compliance, Papierkram und das Verfolgen mehrerer Projekte erschweren die Abläufe. Software für die Einstellung von Auftragnehmern kann diese Aufgaben erleichtern, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – Ihr Team und Ihre Projekte.
Ich habe verschiedene Softwarelösungen unabhängig getestet und überprüft und diejenigen ausgewählt, die wirklich funktionieren. Nach meiner Erfahrung ist es von unschätzbarem Wert, das richtige Tool zu finden. Hier erhalten Sie objektive und gut recherchierte Einblicke.
In diesem Artikel führe ich Sie durch die besten Lösungen zur Mitarbeiter-Onboarding am Markt. Sie erhalten einen klaren Überblick über die Funktionen, Vorteile und Besonderheiten jeder Lösung. Treffen Sie eine fundierte Entscheidung, die Ihre Effizienz steigert und Ihr Team unterstützt.
Weshalb Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software-Systeme seit 2019. Als HR-Experten wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, bei der Softwareauswahl die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bei besseren Software-Kaufentscheidungen zu helfen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Anwendungsfälle im HR-Management getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz garantieren & unsere Methodik für Softwarebewertungen.
Zusammenfassung: Die beste Software für die Einstellung von Auftragnehmern
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen für meine Top-Auswahl an Software zur Einstellung von Auftragnehmern zusammen, um Ihnen die Suche nach der passenden Lösung für Budget und Geschäftsanforderungen zu erleichtern.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für einen zentralisierten Onboarding-Prozess | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $599/Angestellter/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für das Einstellen von Remote-Teams | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $699/Mitarbeiter/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 3 | Am besten für Freelance-Management | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $50/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für modulare HR-Lösungen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für kleine Unternehmen geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $49/Monat + $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für die Nachverfolgung auf Baustellen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für Onboarding im Bauwesen geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für das Management der Gig-Economy | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für digitales Onboarding | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $150/Monat | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für geführte Benutzer-Onboarding-Touren | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $174/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
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Native Teams
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Justworks
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RemotePeople
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Bewertung: Die beste Software für die Einstellung von Auftragnehmern
Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen für die Einstellung von Auftragnehmern, die es auf meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen liefern Ihnen einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vor- und Nachteile, Integrationen und idealen Einsatzbereiche der einzelnen Tools, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern.
Deel ist eine globale Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die internationale Auftragnehmer und Remote-Mitarbeitende verwalten. Die Hauptnutzer sind Firmen, die Einstellungen und Gehaltsabrechnung über Ländergrenzen hinweg vereinfachen und gleichzeitig die Einhaltung lokaler Vorschriften sicherstellen wollen.
Warum ich Deel gewählt habe: Es überzeugt besonders in Sachen globale Compliance und bietet Werkzeuge, um sich in komplexen internationalen Arbeitsgesetzen zurechtzufinden. Deel stellt lokalisierte Vertragsvorlagen zur Verfügung, was die Verwaltung von Rechtsvereinbarungen in verschiedenen Jurisdiktionen erleichtert. Durch automatisierte Steuerberechnungen wird sichergestellt, dass Ihr Team die lokalen Steueranforderungen erfüllt. Außerdem erleichtert Deel Zahlungen in mehreren Währungen, sodass Sie Auftragnehmer unkompliziert in ihrer bevorzugten Währung bezahlen können.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen automatisiertes Dokumentenmanagement, das Sie dabei unterstützt, Verträge und rechtliche Unterlagen effizient zu verwalten. Die Plattform bietet ein zentrales Dashboard zur Zahlungsüberwachung, was das Finanzmanagement über mehrere Länder hinweg vereinfacht. Deel bietet zudem Compliance-Support und verschafft Ihnen Zugang zu Rechtsexperten für Beratung zu internationalen Einstellungsgesetzen.
Integrationen umfassen QuickBooks, BambooHR, Workday, SAP SuccessFactors, Lever und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Erledigt internationale Steuerberechnungen
- Lokalisierte Vertragsvorlagen verfügbar
- Unterstützt Zahlungen in mehreren Währungen
Cons:
- Komplex für kleine Unternehmen
- Begrenzte HR-Funktionen
Remote ist eine globale Plattform für Beschäftigungs- und Vertragsmanagement, die für Unternehmen entwickelt wurde, die weltweit Remote-Teams einstellen. Die Hauptnutzer sind Unternehmen, die ihre internationale Belegschaft effizient verwalten möchten, mit Fokus auf Compliance, Gehaltsabrechnung und Leistungsverwaltung.
Warum ich Remote gewählt habe: Es ist speziell auf das Management von Remote-Teams zugeschnitten und stellt Tools zur Verfügung, um internationale Gehaltsabrechnung und Compliance mühelos zu handhaben. Die Plattform bietet lokalisierte rechtliche und steuerliche Expertise, um globale Einstellungen zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Ihr Team alle erforderlichen Compliance-Vorschriften erfüllt. Die Mitarbeiterverwaltungsfunktionen von Remote optimieren den Onboarding-Prozess und erleichtern die Integration neuer Mitarbeiter. Zudem unterstützt die Plattform die Verwaltung von Zusatzleistungen, damit Sie attraktive Leistungspakete anbieten und Top-Talente gewinnen können.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen beinhalten die automatisierte Gehaltsabrechnung, mit der Sie internationale Zahlungen effizient verwalten können. Die Plattform bietet Compliance-Tracking, das sicherstellt, dass Ihr Unternehmen lokale Gesetzmäßigkeiten und Compliance-Anforderungen einhält. Remote stellt außerdem ein zentrales Dashboard zur Verfügung, um Mitarbeitervorteile zu verwalten, sodass Sie weltweit wettbewerbsfähige Pakete anbieten können.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, BambooHR, Workday und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Verwaltet internationale Gehaltsabrechnungen
- Vereinfacht globale Einstellungen
- Zentrale Verwaltung von Zusatzleistungen
Cons:
- Kann komplex in der Navigation sein
- Zusätzliche Schulung eventuell erforderlich
TalentDesk ist eine Freelance-Management-Plattform, die darauf ausgelegt ist, das Einstellen und Verwalten von Freelancern und Auftragnehmern zu optimieren. Die Hauptnutzer sind Unternehmen, die auf eine flexible Belegschaft setzen und effiziente Tools für Zahlungsabwicklung, Projektmanagement und Compliance benötigen.
Warum ich TalentDesk gewählt habe: Es vereinfacht die Verwaltung von Freelancern mit Funktionen, die speziell auf das Einstellen und Bezahlen von Auftragnehmern zugeschnitten sind. Zahlungen können in mehreren Währungen abgewickelt werden, was internationale Transaktionen unkompliziert macht. TalentDesk bietet Projektmanagement-Tools, mit denen Sie den Fortschritt verfolgen und effektiv mit Freelancern zusammenarbeiten können. Zudem sorgt das Compliance-Feature dafür, dass bei der Verwaltung einer vielfältigen Belegschaft alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
Herausragende Funktionen & Integrationen:
Funktionen umfassen automatisierte Rechnungsstellung, die den Verwaltungsaufwand für Ihr Team reduziert. Die Plattform stellt ein zentrales Dashboard für das Verwalten aller Freelancer-Verträge bereit, sodass es einfach ist, Dokumente und Fristen im Blick zu behalten. TalentDesk bietet zudem Zeiterfassungstools, mit denen Sie Arbeitsstunden überwachen und eine korrekte Abrechnung sicherstellen können.
Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Microsoft Dynamics, Oracle und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Zentralisiert Vertragsmanagement
- Bietet Projektmanagement-Tools
- Sorgt für Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Cons:
- Zu projektlastig für Onboarding-Bedarf
- Ausschließlich für Freelance-/Projektarbeit
Arcoro ist eine modulare HR-Softwarelösung, die speziell für die Bau- und Außendienstbranche entwickelt wurde, um das Personalmanagement und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern. Die Hauptnutzer sind HR-Teams und Manager, die flexible Werkzeuge für Talentmanagement, Onboarding und Compliance-Überwachung benötigen.
Warum ich Arcoro ausgewählt habe: Die Lösung bietet modulare HR-Optionen, sodass Sie nur die Funktionen auswählen und integrieren können, die Sie wirklich benötigen. Diese Flexibilität ist ideal für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen im Personalbereich. Arcoro enthält Werkzeuge für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und unterstützt Sie dabei, Branchenstandards und gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Darüber hinaus optimiert das Talentmanagement die Prozesse bei Rekrutierung und Onboarding, wodurch die effektive Verwaltung der Belegschaft erleichtert wird.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen Leistungsmanagement, das Ihnen hilft, die Produktivität der Mitarbeitenden zu verfolgen und zu verbessern. Die Plattform bietet Werkzeuge für Lernmanagement, sodass Sie Schulungsprogramme effizient bereitstellen können. Arcoro stellt außerdem Berichtswesen und Analysen zur Verfügung, die Ihnen Einblicke in Personaltrends und Kennzahlen geben.
Integrationen umfassen Sage, Viewpoint Vista, Procore, Foundation und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Anpassbarer, modularer Ansatz
- Unterstützt Rekrutierungsprozesse
- Unterstützt Leistungsmanagement
Cons:
- Komplexe Benutzeroberfläche
- Begrenzter Kundensupport
Gusto ist eine Lohn- und Personalverwaltungssoftware (HR) für kleine Unternehmen, die Lohnabrechnung, Leistungsverwaltung und HR-Tools bereitstellt. Die Hauptnutzer sind kleine Geschäftsinhaber und Personalabteilungen, die eine effiziente Lohn- und Personalverwaltung suchen.
Warum ich Gusto ausgewählt habe: Es richtet sich speziell an kleine Unternehmen mit Funktionen, die die Lohn- und Leistungsverwaltung vereinfachen. Gusto bietet eine automatisierte Lohnabrechnung, sodass Gehaltsläufe und Steuerformulare einfach verwaltet werden können. Die Plattform beinhaltet die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, sodass Gesundheits- und Altersvorsorge angeboten werden können. Zudem bietet Gusto Tools für die Bearbeitung von HR-Aufgaben, inklusive Onboarding und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, damit Ihr Unternehmen organisiert bleibt.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen die automatisierte Steuerabgabe, wodurch Ihr Unternehmen steuerrechtlichen Bestimmungen entspricht. Die Software bietet Self-Service für Mitarbeiter, sodass Ihr Team problemlos auf Gehalts- und Leistungsinformationen zugreifen kann. Außerdem beinhaltet Gusto Zeiterfassungstools, die bei einer effizienten Verwaltung der Arbeitszeiten helfen.
Integrationen umfassen QuickBooks Online, Xero, FreshBooks, Clover, Deputy, When I Work, Trainual, ZipBooks und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Bietet Verwaltung von Mitarbeiterleistungen
- Automatisierte Steuerabgabe
- Inklusive HR-Management-Tools
Cons:
- Nicht ideal für große Unternehmen
- Einarbeitung erforderlich für neue Nutzer
SmartBarrel ist eine biometrische Zeiterfassungs- und Anwesenheitslösung, die speziell für die Bauindustrie entwickelt wurde und eine genaue Zeiterfassung sowie ein effizientes Lohn- und Gehaltsmanagement ermöglicht. Hauptnutzer sind Bauleiter und Auftragnehmer, die Arbeitskosten verwalten und präzise Anwesenheitsnachweise sicherstellen müssen.
Warum ich SmartBarrel gewählt habe: Das System ist auf die Erfassung auf Baustellen spezialisiert und bietet Funktionen wie Gesichtserkennung, die Zeitdiebstahl und das sogenannte Buddy Punching verhindern. SmartBarrel arbeitet mit Mobilfunkverbindung, sodass die Anwesenheit auf der Baustelle in Echtzeit ersichtlich ist, ohne dass eine WLAN-Verbindung erforderlich ist. Die tragbare Stechuhr und die automatische Übertragung der Daten an die Lohnabrechnungssysteme sorgen für eine effiziente Verwaltung der Arbeitskosten. Dank der schnellen Einrichtung und der benutzerfreundlichen Projektmanagement-Tools eignet sich SmartBarrel besonders für Bauprojekte, bei denen Präzision und Zuverlässigkeit gefragt sind.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen beinhalten eine mobile Stechuhr, die Flexibilität bei der Anwesenheitserfassung an unterschiedlichen Orten ermöglicht. Das System bietet außerdem ein Ausgabenmanagement, das dabei hilft, Projektkosten effizient zu kontrollieren. Die Produktivitäts-Tracking-Tools von SmartBarrel liefern Einblicke in die Leistung von Auftragnehmern und die Effizienz der Belegschaft – ein Vorteil für bessere Projektplanung.
Integrationen umfassen Procore, Sage, Foundation, Viewpoint, CMiC und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Verhindert Zeitdiebstahl
- Funktioniert ohne WLAN
- Bietet Echtzeitsichtbarkeit
Cons:
- Stabile Mobilfunkverbindung notwendig
- Gelegentliche Updates erforderlich
GoContractor ist eine Onboarding-Software für das Bauwesen, die speziell für die Baubranche entwickelt wurde und die Anmeldung von Arbeitern sowie die Sicherheitsschulungen für Subunternehmer vereinfacht. Die Hauptnutzer sind Bauleiter sowie etablierte und neue Auftragnehmer, die die Sicherheit und Produktivität auf Baustellen verbessern möchten.
Warum ich GoContractor gewählt habe: Die Software bietet einen einzigartigen Ansatz für das Onboarding im Bauwesen, zum Beispiel durch Selbstregistrierung, die es Subunternehmern ermöglicht, sich einfach zu registrieren und notwendige Dokumente hochzuladen. Sie stellt anpassbare Schulungsoptionen bereit, sodass Arbeiter je nach Rolle und Sprache das passende Onboarding erhalten. Ein Dokumentenmonitoring warnt Sie, wenn Qualifikationen oder Schulungen ablaufen, und sorgt so für die Einhaltung von Vorschriften. Darüber hinaus ist das benutzerfreundliche Design speziell auf Bauarbeiter ausgerichtet, die möglicherweise nicht technikaffin sind.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen:
Funktionen sind unter anderem die Selbstregistrierung für Subunternehmer, sodass diese Dokumente einfach hochladen können. Das System bietet außerdem ein Trainingsmanagement, mit dem Sie Anforderungen aktualisieren und Compliance-Berichte effizient erstellen können. Die Zugangskontrolle stellt sicher, dass nur regelkonforme Arbeiter Zugang zur Baustelle erhalten, was Sicherheit und Compliance erhöht.
Integrationen umfassen Procore, Triax, Trimble, Field Control Analytics und weitere.
Pros and Cons
Pros:
- Spart Zeit beim Onboarding
- Anpassbare Schulungsoptionen
- Benutzerfreundlich für wenig technikaffine Nutzer
Cons:
- App neigt zu Abstürzen
- Die Ersteinrichtung kann komplex sein
Openforce ist eine Software für das Management von Auftragnehmern, die speziell für die Gig-Economy entwickelt wurde und Unternehmen dabei unterstützt, ihre unabhängige Auftragnehmer-Belegschaft effizient zu verwalten. Die Hauptnutzer sind Unternehmen, die stark auf Gig-Worker angewiesen sind und Lösungen für Compliance-Risiken, Zahlungsabwicklung und Onboarding benötigen.
Warum ich Openforce gewählt habe: Das Tool ist auf das Management von Gig-Economy-Arbeitern spezialisiert und bietet Funktionen, die den Onboarding-Prozess und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften vereinfachen. Die Plattform automatisiert die Zahlungsabwicklung und erleichtert das Management mehrerer Auftragnehmer und deren Zahlungspläne. Mit dem Compliance-Monitoring können Sie sicherstellen, dass Ihre Auftragnehmer alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Außerdem bietet Openforce anpassbare Onboarding-Prozesse, sodass Sie das Onboarding-Erlebnis speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden können.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen automatisierte Zahlungsabwicklung, mit der Sie Zahlungen an Auftragnehmer effizient abwickeln können. Die Plattform bietet Compliance-Tracking, sodass Sie sicherstellen können, dass Ihre Auftragnehmer alle rechtlichen Verpflichtungen erfüllen. Openforce stellt außerdem anpassbare Onboarding-Workflows zur Verfügung, damit Sie für jeden Auftragnehmer ein individuelles Onboarding gestalten können.
Integrationen sind nicht öffentlich gelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Speziell für die Gig-Economy entwickelt
- Automatisiertes Compliance-Tracking
- Anpassbare Onboarding-Workflows
Cons:
- Kann komplex einzurichten sein
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität
Online Onboarding ist ein webbasiertes Onboarding-System, mit dem Sie Online-Workflows für neue Mitarbeitende einrichten können, noch bevor diese am Arbeitsplatz erscheinen. Es verwaltet Steuerformulare, Schulungen und erforderliche Dokumentationen an einem Ort, damit Ihre Organisation Mitarbeitende, Auftragnehmende und andere Arbeitskräfte arbeitsbereit, sicher und gesetzeskonform macht.
Warum ich Online Onboarding gewählt habe: Wenn Sie Ihr Onboarding in einen einzigen Online-Prozess überführen möchten, ermöglicht Ihnen Online Onboarding den Aufbau individueller Workflows, die Aufgaben vor dem ersten Arbeitstag und während der Probezeit abdecken. Sie können Ihre bestehenden Orientierungsinhalte hochladen, in Online-Kurse umwandeln und diese über ein Onboarding-Portal oder eine mobile App bereitstellen, sodass Personen in ihrem eigenen Tempo arbeiten können.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen einsatzbereite Onboarding-Kurse, die Sie bearbeiten und personalisieren können, sodass Sie nicht jeden Kurs von Grund auf neu erstellen müssen. Ihr Team kann Vorlagen und eine Onboarding-Bibliothek nutzen, um verschiedene Journeys einzurichten, darunter Onboarding für neue Mitarbeitende, für neue Produkte und für neue Kunden – alles aus einer Hand.
Integrationen sind nicht öffentlich gelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Unterstützt mehrschichtige Inhalte zu Sicherheit und Compliance im Onboarding
- Deckt sowohl Aufgaben vor Arbeitsbeginn als auch Workflows während der Probezeit ab
- Bewahrt alle Onboarding-Daten an einem Ort auf
Cons:
- Die Konfigurationsmöglichkeiten können anfangs überwältigend wirken
- Workflows können komplex sein
UserGuiding
Am besten geeignet für geführte Benutzer-Onboarding-Touren
UserGuiding ist eine digitale Adoptionsplattform, die dafür entwickelt wurde, Benutzer-Onboarding-Erlebnisse zu erstellen, die Nutzer durch Softwareanwendungen führen. Hauptsächlich wird sie von Produktmanagern und Customer Success Teams genutzt, die das Nutzerengagement und die Produktakzeptanz steigern möchten.
Warum ich UserGuiding ausgewählt habe: Es bietet intuitive Benutzer-Onboarding-Touren, die neuen Nutzern helfen, sich durch Softwareanwendungen zu navigieren und so die Lernkurve zu verringern. Die Plattform stellt Tools zur Verfügung, mit denen interaktive Anleitungen und Tooltips ohne Programmierkenntnisse erstellt werden können. Mit UserGuiding können Sie Nutzer segmentieren und das Onboarding auf verschiedene Nutzergruppen zuschneiden. Zudem ermöglichen die Analysefunktionen die Überwachung von Nutzerinteraktionen und eine effektive Optimierung der Onboarding-Prozesse.
Herausragende Funktionen und Integrationen:
Funktionen umfassen die Möglichkeit, interaktive Anleitungen zu erstellen, die das Nutzerverständnis für Ihre Software erhöhen. Die Plattform bietet Tooltips, die während der Navigation zusätzliche Kontexte und Hilfestellungen liefern. UserGuiding beinhaltet außerdem eine Nutzersegmentierung, sodass Onboarding-Erlebnisse auf Basis von Nutzerprofilen individuell angepasst werden können.
Integrationen umfassen Google Analytics, Segment, Mixpanel, Intercom, HubSpot, Slack, Salesforce und mehr.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache Erstellung interaktiver Anleitungen
- Keine Programmierkenntnisse erforderlich
- Unterstützt Nutzersegmentierung
Cons:
- Nur für Onboarding digitaler Produkte
- Hohe Kosten
Weitere Software für die Einstellung von Auftragnehmern
Hier sind einige weitere Softwareoptionen für die Einstellung von Auftragnehmern, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- Oyster HR
Am besten für internationale Compliance
- Venn Software
Am besten für sicheres Arbeiten aus der Ferne
- Focus People
Am besten für die Einstellung von Menschen mit Behinderungen
Wie ich Software für die Einarbeitung von Auftragnehmern bewerte
Ich untersuche diese Tools in zwei Ebenen: die grundlegende Funktionalität, die eine Plattform abdecken muss, sowie die Unterscheidungsmerkmale, die entscheidend sind, wenn Sie international expandieren oder Risiken bei der Klassifizierung von Auftragnehmern managen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools bewerte ich jedes einzelne auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede der unten aufgelisteten Kernfunktionen. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen Prozentsatz um. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 65 % erreichen, um in Betracht gezogen zu werden.
- Compliance bei der Klassifizierung von Auftragnehmern: Ich prüfe, ob die Plattform Ihnen hilft, den Status der Arbeitskraft vor Vertragsabschluss zu bewerten – insbesondere wenn Sie dieselbe Rolle in mehreren Rechtsräumen einsetzen.
- Erfassung von Steuer- & Rechtsdokumenten: Jedes Tool sollte das Sammeln und Überprüfen von Steuerformularen sowie rechtlichen Vereinbarungen automatisieren, anstatt auf manuelle E-Mails und gemeinsam genutzte Ordner zu setzen.
- Digitale Verträge & E-Signatur: Ich bewerte, ob Vertragstemplates sich an den Standort des Auftragnehmers anpassen und ob die E-Signatur-Funktion integriert ist oder ob dafür ein separates Tool wie DocuSign oder Adobe Sign benötigt wird.
- Identitäts- & Hintergrundprüfung: Die Überprüfung der Identität und Arbeitserlaubnis eines Auftragnehmers sollte im Onboarding-Prozess selbst erfolgen – nicht als ausgelagerter Schritt an einen externen Dienstleister.
- Selbstbedienungsportal für Auftragnehmer: Ich achte darauf, dass es ein spezielles Portal gibt, in dem Auftragnehmer Aufgaben abschließen, Dokumente hochladen und ihren Fortschritt eigenständig verfolgen können, ohne ständige Rückfragen.
- Unterstützung bei der Einarbeitung in mehreren Ländern: Die Plattform sollte länderspezifische Verträge, Währungen und Compliance-Anforderungen abwickeln können, sodass die Einarbeitung eines Auftragnehmers in Land A genauso funktioniert wie in Land B.
Wenn ich eine Liste von Tools habe, die diese Kriterien erfüllen, schaue ich mir an, was die einzelnen Plattformen besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter unterscheidet)
So vergleiche ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Integrierte Zahlungen spielen hier eine große Rolle. Wenn eine Plattform Auszahlungen in mehreren Währungen sowie Rechnungsstellung nativ unterstützt, muss Ihr Finanzteam keine Auftragnehmerzahlungen über ein separates Kreditorentool abgleichen. Ich bewerte auch, ob ein Anbieter einen EOR- oder AOR-Umwandlungspfad bietet. Sollte eine Auftragnehmerbeziehung Bedenken bei der Klassifizierung verursachen, spart die Möglichkeit, den Auftragnehmer ohne Plattformwechsel rechtskonform anzustellen, viel Aufwand. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist das Scoring des Fehlklassifizierungsrisikos – insbesondere, wenn Tools risikoreiche Beauftragungen schon vor Vertragsschluss kennzeichnen.
Weitere Aspekte
Integrationen sind entscheidend. Wenn sich Ihre HRIS- und Buchhaltungs-Tools nicht mit der Onboarding-Plattform synchronisieren, müssen Sie Auftragnehmerdaten doppelt pflegen. Ich prüfe deshalb, ob Eigenanbindungen zu Tools wie BambooHR, Workday, QuickBooks und NetSuite bestehen. Auch die Compliance-Haltung ist wichtig – SOC 2 Typ II und DSGVO-Konformität zeigen, dass der Anbieter personenbezogene Daten von Auftragnehmern ernst nimmt. Transparente Preisgestaltung spielt ebenfalls eine Rolle: Manche Plattformen rechnen pro Auftragnehmer und Monat ab, andere bündeln Gebühren, was bei saisonalen oder projektbasierten Arbeitsmodellen schnell teuer werden kann.
Wie wählt man Software für die Einstellung von Auftragnehmern aus?
Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preismodellen zu verlieren. Damit Sie beim Auswahlprozess den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste relevanter Faktoren:
| Faktor | Worauf achten? |
|---|---|
| Skalierbarkeit | Wächst die Software mit Ihrem Unternehmen? Prüfen Sie, ob sie eine steigende Anzahl an Auftragnehmern ohne Leistungseinbußen bewältigen kann. Berücksichtigen Sie Ihr zukünftiges Wachstum und vermeiden Sie Tools, die Ihre Expansion einschränken könnten. |
| Integrationen | Funktioniert sie mit Ihren bestehenden Systemen? Achten Sie auf Kompatibilität mit Ihrer aktuellen HR-, Lohn- und weiterer wichtiger Software. Fehlende Integrationen führen zu Datensilos und mehr manueller Arbeit. |
| Anpassbarkeit | Lässt sie sich an Ihre Prozesse anpassen? Suchen Sie nach Optionen, bei denen Workflows, Branding und Felder Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden können. Vermeiden Sie starre Systeme, die Sie zu Verfahrensänderungen zwingen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Ist sie einfach zu nutzen? Stellen Sie sicher, dass Ihr Team und die Auftragnehmer die Software intuitiv bedienen können. Eine komplizierte Oberfläche verlangsamt die Einarbeitung und frustriert die Nutzer. |
| Implementierung und Einführung | Wie schnell ist sie einsatzbereit? Bewerten Sie Zeit- und Ressourcenbedarf für die Einrichtung. Tools mit umfassender Unterstützung und Schulungen während der Umstellung sind vorteilhaft. |
| Kosten | Passt sie in Ihr Budget? Vergleichen Sie die Preisstrukturen, auch eventuelle versteckte Gebühren. Flexible Preismodelle, die sich an Ihrem Bedarf und Wachstum orientieren, sind oft vorteilhaft. |
| Sicherheitsmaßnahmen | Wie werden Ihre Daten geschützt? Die Software sollte Datenschutzvorgaben erfüllen und Verschlüsselung, Zugriffskontrollen sowie regelmäßige Audits bieten. |
| Erfüllung gesetzlicher Vorschriften | Erfüllt sie rechtliche Standards? Sie sollte Sie bei der Einhaltung branchen- und lokalbezogener Vorgaben unterstützen. Das kann Bußgelder und rechtliche Probleme vermeiden helfen. |
Was ist Software für die Einstellung von Auftragnehmern?
Contractor-Onboarding-Software ist ein Tool, das entwickelt wurde, um den Prozess der effizienten Eingliederung von Auftragnehmern in ein Unternehmen zu steuern. Personalverantwortliche, Projektmanager und Einstellungsverantwortliche nutzen diese Werkzeuge typischerweise, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und das Onboarding-Erlebnis zu verbessern. Automatisierte Workflows, Compliance-Überwachung und Dokumentenmanagement helfen dabei, Informationen zu organisieren, Fehler zu reduzieren und den Onboarding-Prozess zu beschleunigen. Insgesamt sparen diese Werkzeuge Zeit und verbessern die Effizienz bei der Verwaltung von Vertragsbeziehungen.
Funktionen
Beim Auswählen einer Contractor-Onboarding-Software sollten Sie auf folgende Schlüsselfunktionen achten:
- Automatisierte Workflows: Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben, um den Onboarding-Prozess effizienter zu gestalten, manuelle Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen.
- Compliance-Überwachung: Zertifikate und gesetzliche Anforderungen werden automatisch überwacht, damit alle Auftragnehmer rechtliche und unternehmensspezifische Standards erfüllen.
- Dokumentenmanagement: Speichern, organisieren und greifen Sie einfach auf Dokumente von Auftragnehmern zu, damit alle erforderlichen Unterlagen aktuell und zugänglich sind.
- Anpassbare Vorlagen: Passen Sie Onboarding-Dokumente und Formulare an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens an, um Konsistenz und Professionalität zu gewährleisten.
- Echtzeit-Berichterstattung: Greifen Sie auf aktuelle Daten und Einblicke zum Status der Auftragnehmer und dem Fortschritt beim Onboarding zu, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Mobiler Zugriff: Ermöglichen Sie Auftragnehmern, Onboarding-Aufgaben über mobile Geräte zu erledigen, um Komfort und Flexibilität zu erhöhen.
- Mehrsprachige Unterstützung: Stellen Sie Materialien zum Onboarding in mehreren Sprachen bereit, um ein vielfältiges Team besser einzubinden und die Kommunikation zu verbessern.
- Integrationsfähigkeit: Verbinden Sie das System mit bestehenden Personal-, Lohnabrechnungs- und Projektmanagementsystemen, um einen durchgängigen Workflow sicherzustellen.
- Sicherheitsfunktionen: Schützen Sie vertrauliche Auftragnehmerdaten durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
- Schulungsmodule: Bieten Sie aufgabenspezifische Schulungen für Auftragnehmer an, damit diese gut vorbereitet und informiert ihre Arbeit aufnehmen können.
Vorteile
Die Implementierung einer Contractor-Onboarding-Software bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:
- Zeiteinsparung: Automatisieren Sie Routineaufgaben und reduzieren Sie manuelle Dateneingabe, damit Ihr Team mehr Zeit für strategische Aufgaben hat.
- Verbesserte Compliance: Überwachen Sie automatisch Zertifikate und rechtliche Anforderungen, vermeiden Sie Bußgelder und stellen Sie sicher, dass Auftragnehmer Branchenstandards erfüllen.
- Erhöhte Organisation: Speichern und verwalten Sie alle Dokumente an einem Ort, um jederzeit problemlos auf Auftragnehmerdaten zugreifen und diese aktualisieren zu können.
- Bessere Kommunikation: Nutzen Sie anpassbare Vorlagen und mehrsprachige Unterstützung, um eine klare und effektive Kommunikation mit Auftragnehmern zu gewährleisten.
- Mehr Flexibilität: Mobiler Zugriff ermöglicht es Auftragnehmern, Onboarding-Aufgaben jederzeit und überall zu erledigen – ideal für unterschiedliche Zeitpläne und Standorte.
- Fundierte Entscheidungen: Echtzeit-Berichte bieten Einblick in den Onboarding-Status und den Stand der Auftragnehmer, sodass Sie datenbasierte Entscheidungen treffen können.
- Gut vorbereitetes Team: Schulungsmodule statten Auftragnehmer vor Arbeitsbeginn mit dem notwendigen Wissen und den nötigen Fähigkeiten aus, um die Produktivität vom ersten Tag an zu steigern.
Kosten & Preise
Die Wahl einer Contractor-Onboarding-Software erfordert ein Verständnis der verschiedenen Preisgestaltungen und -modelle. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzfunktionen und mehr. Die untenstehende Tabelle fasst gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische enthaltene Funktionen von Contractor-Onboarding-Lösungen zusammen:
Tarifvergleichstabelle für Contractor-Onboarding-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Typische Funktionen |
|---|---|---|
| Gratis-Tarif | $0 | Basis-Dokumentenmanagement, eingeschränkter Nutzerzugang und grundlegende Berichte. |
| Personal-Tarif | $5-$25/user/month | Dokumentenmanagement, Compliance-Überwachung, automatisierte Workflows und mobiler Zugriff. |
| Business-Tarif | $30-$60/user/month | Erweiterte Berichterstattung, Integrationsfähigkeit, anpassbare Vorlagen und Sicherheitsfunktionen. |
| Enterprise-Tarif | $65-$100/user/month | Vollumfänglicher Integrations-Support, Echtzeitanalysen, personalisierte Onboarding-Prozesse und dedizierter Kundensupport. |
Häufig gestellte Fragen zur Software für Auftragnehmer-Onboarding
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Software für das Onboarding von Auftragnehmern:
Wie wird die Datenmigration aus bestehenden Auftragnehmersystemen durchgeführt?
Bei der Datenmigration werden Auftragnehmerdaten, Dokumente und Compliance-Daten aus Tabellen oder Altsystemen während der Implementierung in die neue Plattform importiert. Anbieter stellen möglicherweise Importvorlagen, unterstützte Einrichtung oder kostenpflichtige Implementierungsdienste zur Verfügung. Klären Sie, wer für die Datenbereinigung zuständig ist, welche Felder abgedeckt werden und wie lange die Migration dauert.
Wie kann ich Auftragnehmer dazu bewegen, ein neues Onboarding-System zu übernehmen?
Die Akzeptanz bei Auftragnehmern steigt, wenn Sie die Vorteile klar kommunizieren, das Nutzererlebnis mobilfreundlich gestalten und doppelte Dateneingaben vermeiden. Geben Sie einfache Schritt-für-Schritt-Anleitungen weiter, bieten Sie Support-Kanäle an und führen Sie einen kleinen Pilotversuch durch, um Rückmeldungen zu sammeln. Stimmen Sie Fristen mit Projektmeilensteinen ab und lassen Sie wichtige Poliere oder Ansprechpartner das neue Verfahren vor Ort fördern.
Welche internen Stakeholder sollten bei der Implementierung eingebunden werden?
Eine erfolgreiche Implementierung bindet HR, Rechtsabteilung, IT und operative Führungskräfte ein, die im Alltag mit Auftragnehmern arbeiten. HR definiert Workflows und Richtlinien, die Rechtsabteilung prüft Verträge und Compliance-Formulierungen, und die IT verwaltet Integrationen und Sicherheit. Projekt- oder Standortmanager liefern praktische Anforderungen, testen reale Szenarien und setzen neue Prozesse im Team um.
Wie kann ich die Rentabilität von Auftragnehmer-Onboarding-Software messen?
Um die Rentabilität zu messen, erfassen Sie die Dauer des Onboarding-Prozesses, Fehlerraten und den Zeitaufwand für manuelle Dateneingaben vor und nach der Einführung. Überwachen Sie Compliance-Lücken, Nacharbeiten wegen fehlender Dokumente sowie Lohn- oder Zugangsprobleme. Bewerten Sie eingesparte Stunden und vermiedene Risiken in Geldwerten und vergleichen Sie diese jährlich mit den Abonnement- und Implementierungskosten.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie gerade dabei sind, Software für das Onboarding von Auftragnehmern zu recherchieren, lassen Sie sich kostenlos von einem SoftwareSelect-Berater passende Lösungen empfehlen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre Anforderungen konkretisiert werden. Anschließend erhalten Sie eine engere Auswahl an Softwareempfehlungen. Sie werden auch während des gesamten Kaufprozesses unterstützt – bis hin zu Preisverhandlungen.