La vicepresidenta de Personas afirma que los empleados más valiosos son los que “se hacen prescindibles”
Descubre cómo una vicepresidenta de Personas utiliza la IA para mejorar la selección de personal, los flujos de trabajo documentales y transformar los roles de RR. HH. en torno a empleados que automatizan tareas repetitivas.
Linnea Bywall
VP de Personas en Quinyx
Transformación mediante IA: Linnea Bywall analiza cómo la IA está transformando los roles en RR. HH. y las expectativas de eficiencia.
Proceso de selección: La implementación de la IA en la selección mejora la alineación, la personalización y la precisión en la elección de candidatos.
Importancia de la documentación: Una documentación adecuada es esencial para la preparación de la IA, permitiendo procesos más fluidos y la función de autoservicio.
Utilización de herramientas: Bywall describe diversas herramientas de IA que mejoran la eficacia de RR. HH., desde la creación de políticas hasta los marcos de competencias.
Desafíos de adopción: La adopción desigual de la IA entre empleados pone de manifiesto la necesidad de experimentación y colaboración continuas para el éxito.
Linnea Bywall es la VP de Personas en Quinyx, un software de gestión de personal potenciado por IA. Además de los cargos en Recursos Humanos que ha ocupado, su formación como psicóloga organizacional informa su trabajo.
Nos sentamos con Linnea para conocer más sobre cómo está utilizando la IA para transformar los RRHH y las Operaciones de Personas. Nos dio una mirada detallada sobre su enfoque, así como los retos a los que se enfrenta y cómo los está superando.
Un camino de liderazgo moldeado por la psicología organizacional
Crecí en la pista de atletismo, compitiendo en 100m, 200m y 400m. Mi entrenador, Peter, era psicólogo y, como era la persona más genial que conocía, decidí seguir sus pasos. A pesar de que quería convertirme en psicóloga, sabía que no quería trabajar en el ámbito clínico. Por eso, desde temprano, empecé a especializarme en psicología organizacional.
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Después de graduarme, trabajé como psicóloga organizacional, enfocándome principalmente en reclutamiento y desarrollo de liderazgo. Tras un par de años, me uní a una start-up de Estocolmo llamada Alva Labs, donde creé la función de Personas y tuve mi primer puesto como gerente.
Después de enseñar a otros todas las teorías, ya era hora de probar mi propia medicina. Tras 6,5 años en Alva, recientemente me uní a Quinyx como su VP de Personas, ¡ahora gestionando un equipo de 8 personas increíbles!
Cómo la IA redefine los roles de RRHH y las suposiciones de liderazgo
Las expectativas sobre el aumento de eficiencia con la IA, sin que disminuya la calidad, son claras. Esto me obliga a mejorar mi trabajo de documentación. Sin una documentación adecuada, es difícil aprovechar los modelos de IA o dejar actuar a los agentes libremente.
La implementación de la IA también me ha impulsado a probar nuevas formas de trabajar tanto para mí, como para mi equipo y la organización. Soy una firme creyente en establecer expectativas claras, así que el uso de IA ahora es una parte indispensable de lo que espero de mis colaboradores directos.
En cuanto a la estructura organizacional, lo que antes veíamos como talento va a ser diferente del talento que buscamos hoy. Históricamente, necesitábamos superestrellas. Incluso he oído de empresas que intentan basar los aumentos de salario y evaluaciones de desempeño en la cantidad de mensajes de Slack que alguien recibe como prueba de su importancia.
Hoy en día, las personas que "se auto-reemplazan" son el talento más necesitado. Un empleado que elimina tareas repetitivas y libera tiempo para otras cosas será quien mayor impacto tenga en la organización. Y eso no es necesariamente lo mismo que un líder. Podría serlo, pero no es imprescindible.
Cómo la IA transforma los procesos de selección y la operación de equipos
La contratación es crucial para el éxito de cualquier organización, lo que la convierte en un área clave de mejora con IA. Utilizamos el Sistema de Contratación de Alva Labs para transformar el proceso desde la reunión inicial hasta un proceso personalizado. Alva ayuda a construir una descripción detallada del puesto en base a los aportes que le das (o simplemente el título), luego identifica todas las competencias necesarias para el puesto y crea un proceso de selección personalizado, completo con preguntas de entrevista generadas por IA y adaptadas al puesto.
Alva facilita una mejor alineación, diseña un proceso conforme a ello y garantiza que todos evalúan lo que se ha acordado previamente. A corto plazo, esto resulta en un proceso de selección y una experiencia mucho mejores. A largo plazo, puede aumentar la probabilidad de elegir a los candidatos correctos.
Cómo documentar procesos para estar listos para la IA
La falta de documentación es un obstáculo considerable para estar preparados para la IA. Muchas organizaciones quieren usar IA, pero demasiados procesos existen solo en la cabeza de las personas. Actualmente estamos actualizando y documentando toda la información y los procesos.
Este es el primer paso para crear una función de Personas autoservicio. Proporciono una estructura clara de qué y cómo documentar, explicando los posibles beneficios de este trabajo, y luego establezco un objetivo para el resultado.
Estamos actualizando algunos aspectos existentes con IA para ajustar el tono de voz, la precisión, el formato y el propósito. Para las secciones que carecían completamente de documentación, creamos borradores desde cero. También utilizamos la IA como un recurso para asegurarnos de que cubríamos todos los elementos necesarios. Esto hizo que todo el proceso fuera muy fluido.
Reescribimos nuestro Manual del Personal y el Manual para Managers en Quinyx. Para garantizar que documentábamos y aprovechábamos la información, añadimos el número de visualizaciones como un Resultado Clave dentro de los OKRs trimestrales de nuestro equipo de Personas. Esto aseguró que todos valoráramos este trabajo.
Parece intimidante "quedarse atrás" al adoptar la IA. Muchas personas predican sobre cómo han revolucionado su forma de trabajar, pero pocas explican cómo lo están logrando. Creo que esto puede resultar abrumador y evitar que la gente se sumerja de verdad. Hacer de la "documentación de procesos" un primer paso es una forma de desmitificar la situación.
Mi equipo y yo también estamos haciendo juntos un curso práctico de IA a través de Anthropic (que ofrece cursos gratuitos). Considero útil facilitar el inicio explicando qué herramientas usar para tareas concretas, mostrando ejemplos y trabajando en conjunto.
Parece intimidante «quedarse atrás» al adoptar la IA. Muchas personas predican sobre cómo han revolucionado su forma de trabajar, pero pocas explican cómo lo están logrando.
Cómo las herramientas de IA mejoran la eficacia de Recursos Humanos y del liderazgo
Utilizo la IA frecuentemente como recurso, tanto para investigación como para benchmarking. También estamos mejorando nuestros marcos de competencias con la IA. Como primer paso, pedí a Claude que investigara mejores prácticas. Luego usamos la IA para actualizar nuestro Manual del Empleado y el Manual para Managers con guías. Creamos una plantilla y un prompt para que los managers puedan crear un marco desde cero.
Encuentro especialmente útil Gemini. Ha mejorado mi productividad y calidad en muchos ámbitos. Estoy en constante aprendizaje y puedo obtener fácilmente opiniones sobre mis borradores. Me resulta útil evaluar mi trabajo desde diferentes perspectivas, por ejemplo, preguntando: "¿Cómo reaccionaría un CEO ante esto?"
También realizamos sesiones de aula de IA, así como presentaciones internas en toda la organización. Dentro del equipo, destacamos éxitos con IA en nuestras reuniones de equipo para mostrar ejemplos.
Aún hay mucho por hacer, y no creo que como equipo vayamos por delante en este tema. Pero la adopción individual dentro de mi equipo de People Partners ha mejorado enormemente tanto la calidad como la eficiencia.
Aquí tienes una lista de las herramientas que utilizo en mi conjunto de herramientas de RRHH:
- Gemini y ChatGPT: recurso para explorar alternativas, mejores prácticas y para crear políticas, marcos de carrera, descripciones de puestos, anuncios de empleo, lo que se necesite.
- Alva Labs & LinkedIn Recruiter: para buscar talento, crear procesos de selección y evaluar la relevancia de los candidatos.
- Confluence: ayuda a los empleados a encontrar respuestas sobre políticas.
Por qué la adopción de IA varía y cómo abordarlo
Un reto que afrontamos es la adopción desigual. Algunas personas están completamente implicadas y ven grandes avances, mientras que otras apenas están comenzando. En muchos casos, los modelos de IA carecen de contexto para generar un impacto significativo de inmediato.
Hemos incluido el uso de IA en nuestros marcos de competencias, lo que significa que se espera que todos aprovechen esta habilidad. Dependiendo del grado de experiencia, esto tendrá un significado distinto para cada persona.
Por qué la experimentación y la colaboración son claves para los líderes
Líderes: continúen experimentando.
Documenten sus procesos. Resuelvan problemas reales que tengan hoy. Encuentren un colega con quien compartir el viaje de la IA y exploren juntos. Además, elijan a alguien más avanzado y pídanle ayuda.
En los próximos cinco años, predigo que la mitad de las funciones de People serán redundantes. Los profesionales que permanezcan serán los que puedan gestionar tanto personas como agentes.
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