Lista de verificación para la planificación de eventos virtuales: Antes, durante y después
Seamos honestos: la planificación de eventos es notoriamente estresante. Los organizadores de eventos deben considerar innumerables factores al preparar y lanzar un evento, y con tantos elementos en juego, es fácil olvidar un detalle crucial y poner al equipo en una crisis.
Tener una lista de verificación para la planificación de eventos virtuales puede ayudarte a quitar un poco la incertidumbre del proceso. He elaborado esta lista para cubrir todo el proceso—antes, durante y después—y también para ayudarte a bajar un par de puntos tu presión arterial.
Lista de Verificación para la Planificación de Eventos Virtuales
Ya sea que te encuentres en las primeras etapas de la planificación de tu evento virtual, ideando el tema, o estés en la recta final a punto de salir en vivo, esta lista de verificación integral te ayudará en cada paso. Vamos a ello.
Antes de tu Evento
Establece tus Objetivos
¿Por qué estás organizando este evento? ¿Para captar clientes potenciales para una nueva oferta? ¿Para aumentar el reconocimiento de tu marca? ¿Para crear una oportunidad de networking para tu comunidad? Escribe entre 3 y 5 objetivos principales que te gustaría alcanzar. Elige métricas específicas, medibles y realistas que puedas rastrear.
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Comprende tu Presupuesto
El presupuesto de tu evento influirá en cuánto puedes gastar en aspectos como ponentes principales, obsequios para asistentes e incluso el costo de la tecnología para tu evento virtual. Conoce tu presupuesto desde el principio y apégate a él para asegurar que el evento sea rentable.
Decide el Tipo de Evento Virtual
Existen muchos tipos de eventos virtuales, incluyendo:
- Reuniones virtuales
- Ferias comerciales virtuales
- Webinarios
- Conferencias virtuales
- Transmisiones en vivo
- Conferencias magistrales
- Eventos de networking
- Eventos híbridos (eventos que incluyen elementos digitales y presenciales en tiempo real)
Al elegir el tipo de evento adecuado para ti, considera quién es tu público objetivo y cuánto tiempo es probable que inviertan. Para saber más sobre los diferentes tipos de eventos virtuales, consulta mi artículo sobre 7 Tipos de Eventos Virtuales que Puedes Organizar.
Conecta con Patrocinadores
Si tu presupuesto necesita un poco de ayuda extra, considera buscar patrocinadores. Al igual que en un evento presencial, los patrocinadores tendrán la oportunidad de acceder a tu audiencia creando espacios patrocinados, sesiones, anuncios y stands en tu evento online.
Desarrolla tu Contenido
Ahora que tienes claros tus objetivos, formato y presupuesto, puedes comenzar a crear el contenido. Algunas preguntas para hacerte en esta etapa son:
- ¿Qué quiere aprender tu público objetivo? ¿Cuáles son sus puntos de dolor actuales?
- ¿Tu contenido está optimizado? Para mantener la atención de tu audiencia, reduce o elimina todo lo que no aporte valor.
- ¿Cómo estás involucrando a tu audiencia? Añade gamificación, encuestas y sondeos.
- ¿Estás dejando tiempo para preguntas frecuentes y/o oportunidades de networking?
Con estas respuestas en mente, puedes establecer un tema y contactar con los ponentes principales y otros presentadores para que comiencen a desarrollar sus charlas o talleres.
Elige una Plataforma de Eventos Virtuales
La tecnología de eventos virtuales ha avanzado mucho en los últimos años. Hoy en día existen muchas plataformas capaces de crear una experiencia virtual completamente inmersiva para tus invitados. Para ofrecer un evento virtual realmente memorable, considera ir más allá de Zoom y trabajar con un software de gestión de eventos que ofrezca funciones como:
- Stands para patrocinadores
- Vestíbulo virtual
- Escenario virtual para conferencias magistrales
- Gamificación
- Sesiones paralelas
- Espacios de networking
- Personalización de marca
Muchas plataformas ofrecen una interfaz de navegador además de aplicaciones móviles para dar a los invitados la opción de cómo conectarse. Consulta nuestra lista de las mejores plataformas para eventos virtuales para encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.
Promoción del Evento
Utiliza tus canales de redes sociales y tu lista de correos electrónicos para promocionar el evento dentro de tu red y más allá. Comparte publicaciones, videos e historias en redes sociales usando hashtags de palabras clave relevantes para ampliar el alcance. Para más información sobre marketing de eventos virtuales, consulta nuestro artículo:
Registra a tus Invitados
¿Cómo se registrarán tus invitados y comprarán boletos para tu evento virtual? ¿En una página de aterrizaje del evento? ¿En un formulario de Google? La mayoría de las plataformas para eventos virtuales ofrecen funciones de registro que pueden aceptar pagos, registrar a tus invitados e incluso proporcionarles una credencial única o código QR que pueden usar para acceder a funciones específicas del evento.
Guía para tus Invitados
Antes de que comience el evento, envía múltiples comunicaciones a quienes ya se han registrado. Comparte instrucciones paso a paso sobre cómo unirse al evento y cómo navegar en el espacio de la conferencia virtual. Cuéntales todo lo que ofrece la experiencia de tu evento y cómo aprovechar lo que está disponible.
Durante tu Evento
Planifica para la Solución de Problemas
Los contratiempos de último minuto no solo son una posibilidad en los eventos virtuales, sino una certeza. Prepárate pidiendo a los moderadores que asistan a los participantes con sus preguntas en el chat. Solicita a los presentadores unirse al menos 30 minutos antes del evento para probar su tecnología. Ten a mano un dispositivo de respaldo con todas las aplicaciones necesarias descargadas. Los organizadores de eventos virtuales siempre deben tener un plan B en mente para garantizar que todo funcione sin inconvenientes.
Conecta con la Audiencia
¿Cómo saludarías a tu audiencia en un evento presencial? La participación de la audiencia es igual de importante en un foro en línea, y puedes lograr una conexión similar virtualmente si dedicas el tiempo necesario. En la fecha del evento, haz preguntas a los participantes y recoge sus respuestas en el chat, mediante una encuesta o votación en vivo. Usa la gamificación para añadir diversión. Asegúrate de que tus invitados sepan que valoras su tiempo y atención.
Fomenta el Networking
El networking es un aspecto clave de cualquier conferencia, sea presencial o en línea. Cuando sea relevante, utiliza tu plataforma de eventos virtuales para crear espacios de networking. Algunas herramientas incluso permiten que los asistentes vean los perfiles de LinkedIn de otros mientras conversan. Funciones como estas animan a los invitados a conectarse entre sí y facilitan el seguimiento después del evento.
Recopila Datos
Un área en la que los eventos virtuales se destacan es en la analítica. ¡Es difícil hacer que la gente complete encuestas en papel! Pero las plataformas virtuales obtienen datos como tasas de asistencia y cuánto tiempo permanecieron los invitados en las sesiones. Los resultados de las encuestas y votaciones también pueden usarse para desarrollar nuevo contenido para tu próximo evento.
Después de tu Evento
Haz Seguimiento con tus Invitados
Después del evento, envía un correo electrónico a todos tus invitados en un plazo de 48 horas. Algunos elementos que puedes incluir en el correo son:
- Encuesta post-evento
- Repetición bajo demanda del evento en vivo
- Lista de tus próximos eventos
- Cualquier producto u oferta de pago que quieras destacar
Revisa los Datos con las Partes Interesadas
Revisa detenidamente la analítica del evento. ¿Notas algún patrón? ¿Cuál fue el aspecto más popular? ¿Qué funciones del evento virtual se usaron menos? ¿Fue esto resultado de una promoción deficiente, o los asistentes no encontraron valor en estos aspectos? Reúne a tu equipo para un análisis posterior y comparte tus reflexiones.
Registra Conclusiones para Futuros Eventos
Una vez que comprendas los datos, anótalos en un documento central. Así, quienes organicen tus eventos tendrán la información a mano al diseñar la estrategia para tu próximo evento virtual.
Crea un Evento Virtual Exitoso
Los eventos virtuales ya no son la opción menos deseada para cuando no se pueden hacer eventos presenciales. Al contrario, después de la pandemia están surgiendo como una de las alternativas principales. El 77.2% de los profesionales corporativos dicen que prefieren los eventos virtuales porque son muy fáciles de asistir.
Para ayudarte a comenzar, he publicado una versión personalizable de mi Lista de Verificación para Eventos Virtuales que puedes descargar gratis desde nuestra Biblioteca de Recursos aquí.
Para obtener más información sobre cómo organizar un evento virtual exitoso, consulta estos artículos:
- 10 Mejores Software para Conferencias Virtuales en Eventos Digitales
- 15 Reglas de Etiqueta para Reuniones Virtuales
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