Lista de Verificación para la Planificación de Eventos Virtuales: Antes, Durante y Después
Seamos honestos: la planificación de eventos es notoriamente estresante. Las personas encargadas de organizar eventos tienen innumerables factores que considerar al preparar y lanzar un evento, y con tantas cosas sucediendo a la vez, es fácil olvidar un detalle crítico y poner al equipo en aprietos.
Tener una lista de verificación para la planificación de eventos virtuales puede quitar parte de la incertidumbre del proceso. He creado esta para cubrir todo el proceso —antes, durante y después— y con suerte también ayudar a que tu presión arterial baje un par de niveles.
Lista de Verificación para la Planificación de Eventos Virtuales
Ya sea que estés en las etapas iniciales de la planificación de tu evento virtual y apenas estés imaginando el tema, o que estés en la recta final y a punto de lanzarlo, esta lista de verificación integral te cubre de principio a fin. Vamos a sumergirnos.
Antes de tu evento
Establece tus objetivos
¿Por qué estás organizando este evento? ¿Para obtener contactos para una nueva oferta? ¿Para aumentar el reconocimiento de tu marca? ¿Para crear una oportunidad de networking para tu comunidad? Escribe entre 3 y 5 objetivos principales que te gustaría alcanzar. Elige métricas específicas, medibles y realistas que puedas monitorear.
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Comprende tu presupuesto
Tu presupuesto determinará cuánto puedes gastar en aspectos como ponentes principales, obsequios para los participantes e incluso en la tarifa de la tecnología para eventos virtuales. Conoce tu presupuesto desde el inicio y apégate a él para garantizar un evento virtual rentable.
Decide el tipo de evento virtual
Existen muchos tipos distintos de eventos virtuales, entre ellos:
- Reuniones virtuales
- Ferias virtuales
- Webinarios
- Conferencias virtuales
- Transmisiones en vivo
- Conferencias magistrales
- Eventos de networking
- Eventos híbridos (eventos que incluyen elementos digitales y presenciales en tiempo real)
Al elegir el tipo de evento que más te conviene, piensa quién es tu público objetivo y cuánto tiempo probablemente dedicarán. Para saber más sobre los diferentes tipos de eventos virtuales, échale un vistazo a mi artículo sobre 7 Tipos de Eventos Virtuales que Puedes Organizar.
Conecta con patrocinadores
Si tu presupuesto necesita un impulso extra, considera buscar patrocinadores. Al igual que en un evento presencial, los patrocinadores tienen la oportunidad de llegar a tu audiencia creando espacios patrocinados, sesiones, anuncios y stands en tu evento en línea.
Desarrolla tu contenido
Ahora que comprendes tus objetivos, el formato y tu presupuesto, puedes comenzar a crear contenido. Algunas preguntas que puedes hacerte en esta etapa son:
- ¿Qué quiere aprender tu público objetivo? ¿Cuáles son sus puntos de dolor actuales?
- ¿Tu contenido es directo y enfocado? Para mantener la atención de tu audiencia, elimina o reduce aquello que no agregue valor.
- ¿Cómo involucras a tu audiencia? Añade gamificación, encuestas y sondeos.
- ¿Estás dejando tiempo para responder preguntas frecuentes y/o crear oportunidades de networking?
Con estas respuestas en mente, puedes definir un tema y contactar a ponentes principales y otros presentadores para que empiecen a preparar sus charlas o talleres.
Elige una plataforma para eventos virtuales
La tecnología para eventos virtuales ha evolucionado enormemente en los últimos años. Hoy en día, existen muchas plataformas que pueden crear una experiencia virtual totalmente inmersiva para tus invitados. Para ofrecer un evento virtual realmente memorable, considera ir más allá de Zoom y trabajar con software de gestión de eventos que pueda brindar funciones como:
- Stands de patrocinadores
- Lobby virtual
- Escenario principal virtual
- Gamificación
- Sesiones simultáneas
- Espacios para networking
- Personalización de la marca
Muchas plataformas ofrecen una interfaz de navegador además de aplicaciones móviles para brindar a los asistentes la opción de cómo conectarse. Consulta nuestra lista de las mejores plataformas para eventos virtuales y encuentra la que mejor se adapte a tus necesidades.
Promoción del Evento
Utiliza tus canales de redes sociales y tu lista de marketing por correo electrónico para promocionar tu evento dentro de tu red y más allá. Comparte publicaciones, videos e historias en redes sociales utilizando hashtags relevantes para ampliar el alcance. Para más información sobre marketing de eventos virtuales, consulta nuestro artículo:
Registra a tus Invitados
¿Cómo se registrarán y comprarán entradas tus invitados para tu evento virtual? ¿En una página de aterrizaje del evento? ¿Un formulario de Google? La mayoría de las plataformas para eventos virtuales ofrecen funcionalidad de registro que puede gestionar pagos, registrar a los asistentes e incluso proporcionarles una credencial única o un código QR que pueden usar para acceder a ciertas funciones del evento.
Guía para tus Invitados
Antes de que comience el evento, envía varias comunicaciones a quienes se hayan registrado. Comparte instrucciones paso a paso sobre cómo unirse al evento y navegar en el espacio virtual de la conferencia. Indica todo lo que tu evento ofrecerá y cómo aprovechar al máximo lo disponible.
Durante tu Evento
Planifica para Resolver Problemas
Los contratiempos de última hora no sólo son posibles en eventos virtuales: son una certeza. Prepárate pidiéndoles a los moderadores que ayuden a responder preguntas de los asistentes en el chat. Pide a los presentadores que se conecten al menos 30 minutos antes del evento para probar su tecnología. Ten a mano un dispositivo de respaldo con todas las aplicaciones relevantes descargadas. Los organizadores de eventos virtuales siempre deben tener un plan B en mente para que todo funcione sin problemas.
Conecta con la Audiencia
¿Cómo saludarías a tu audiencia en un evento presencial? La participación de la audiencia es igual de importante en un foro en línea, y puedes lograr una conexión similar en formato virtual si le dedicas tiempo. El día del evento, haz preguntas a los asistentes y recopila sus respuestas en el chat, por medio de una encuesta o con votaciones en vivo. Usa la gamificación para añadir diversión. Asegúrate de que tus invitados sepan que valoras su tiempo y atención.
Fomenta el Networking
El networking es un aspecto clave en cualquier conferencia, sea presencial o en línea. Cuando sea relevante, utiliza tu plataforma de eventos virtuales para crear espacios de networking. Algunas herramientas incluso permiten a los asistentes ver los perfiles de LinkedIn de los demás mientras conversan. Funciones como estas animan a los participantes a conectarse entre sí y les facilitan el seguimiento después del evento.
Recopila Datos
Un área en la que los eventos virtuales destacan es la analítica. ¡Es difícil hacer que las personas llenen encuestas en papel! Pero las plataformas virtuales recogen datos como las tasas de asistencia y cuánto tiempo se quedan los invitados en las sesiones. Los resultados de encuestas y votaciones también pueden usarse para crear nuevo contenido para tu próximo evento.
Después de tu Evento
Haz Seguimiento a tus Invitados
Después del evento, envía un correo electrónico a todos tus invitados en un plazo de 48 horas. Algunos elementos que puedes incluir en ese correo son:
- Encuesta posterior al evento
- Repetición a demanda del evento en vivo
- Lista de tus próximos eventos
- Cualquier producto u oferta paga que quieras destacar
Revisa los Datos con los Interesados
Examina los análisis del evento. ¿Detectas algún patrón? ¿Cuál fue el aspecto más popular? ¿Qué funciones del evento virtual tuvieron poco uso? ¿Se debió a una promoción insuficiente o los asistentes no vieron valor en esas funciones? Reúne a tu equipo para un análisis post-evento y compartan sus opiniones.
Registra Conclusiones para Futuras Ediciones
Una vez que comprendas los datos, escríbelos en un documento central. De esta manera, tus organizadores de eventos podrán tener la información a mano al elaborar la estrategia para tu próximo evento virtual.
Crea un evento virtual exitoso
Los eventos virtuales ya no son la triste segunda opción cuando no hay opciones presenciales disponibles. Al contrario, después de la pandemia están surgiendo como una opción líder. El 77,2% de los profesionales corporativos afirma que prefiere los eventos virtuales porque son muy fáciles de asistir.
Para ayudarte a empezar, he publicado una versión personalizable de mi Lista de comprobación para eventos virtuales que puedes descargar gratis desde nuestra Biblioteca de Recursos aquí.
Para obtener más información sobre cómo organizar un evento virtual exitoso, echa un vistazo a estos artículos:
- 10 mejores softwares de conferencias virtuales para eventos digitales
- 15 pautas de etiqueta para reuniones virtuales
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