En esta época el año pasado, vivía en una cabaña en el bosque, liderando talleres virtuales con un acceso a internet escaso y abundantes retos tecnológicos. A pesar de mis extensos esfuerzos de planificación de eventos virtuales, a veces simplemente... el internet se iba.
Pero trabajar dentro de las limitaciones de este dilema me llevó a desarrollar una lista de buenas prácticas. Me propuse perfeccionar los aspectos de mis eventos virtuales que sí estaban bajo mi control, de modo que cuando las fuerzas fuera de mi alcance inevitablemente intentaran descarrilarme, lograra evitar la derrota por poco.
Si eres organizador, moderador, coordinador o anfitrión de eventos virtuales, estoy seguro de que estos 10 consejos te ayudarán a ofrecer un evento virtual de primera... ya sea desde los rincones remotos de la naturaleza o desde una bulliciosa metrópolis resistente al internet.
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¿Qué es un Evento Virtual?
Los eventos virtuales son similares a los eventos presenciales, excepto que los grupos se reúnen en un foro en línea. Aunque las personas no se encuentren cara a cara, los eventos virtuales pueden ofrecer muchas de las mismas características que los eventos físicos, incluyendo actividades de trabajo en equipo, oportunidades de networking, stands de patrocinadores e incluso ponencias magistrales en un "escenario" digital.
¿Por Qué Organizar un Evento Virtual?
Los eventos virtuales han explotado en popularidad desde la pandemia. Y aunque las restricciones de viaje se han levantado y ya no son una necesidad, sigue habiendo demanda de opciones virtuales (o al menos de eventos híbridos).
El 94% de los organizadores de eventos tienen planificados eventos virtuales para el próximo año, y un 48% piensa aumentar el número de eventos virtuales que organiza el año que viene.
¿Por qué?
Algunos de los beneficios de los eventos virtuales incluyen:
- No hay gastos de viaje
- Mayor alcance global (independientemente de los husos horarios)
- Altamente escalables
- La audiencia puede ver el contenido bajo demanda
- Información inmediata y en tiempo real sobre la audiencia
- ¡Se puede asistir – u organizar – desde la comodidad de tu propia sala de estar!
10 Consejos para Organizar un Evento Virtual Exitoso
Si te encuentras en las primeras fases del proceso de planificación de un evento virtual, revisa los siguientes consejos para asegurarte de que tu conferencia virtual, seminario web, feria comercial, transmisión en vivo o evento de networking se desarrolle sin problemas.
1. Empieza con un Objetivo Claro
¿Por qué estás organizando este evento virtual en primer lugar? ¿Quieres dar a conocer tu marca? ¿Captar leads para una nueva oferta de pago? ¿Crear oportunidades de networking?
Comprende tus objetivos desde el principio para poder desarrollar la estrategia de tu evento en consecuencia. Utiliza esas mismas métricas para medir tus logros después del evento.
2. Elige una Plataforma
Tu plataforma de eventos virtuales puede hacer o deshacer tu evento. Aunque es posible transmitir en vivo directamente desde Zoom o Instagram, existen muchas plataformas que pueden ayudarte a crear una experiencia digital realmente inmersiva para tus invitados.
Comienza tu búsqueda entendiendo el número de asistentes, las funciones que te gustaría incluir en tu evento (por ejemplo, oportunidades de networking, sesiones en grupos, ponencias, webinars, etc.), y tu presupuesto.
Después, revisa nuestra práctica lista de las mejores plataformas de eventos virtuales del mercado actual, incluyendo sus ventajas y desventajas, precios, resúmenes y capturas de pantalla de cada una.
3. Decide el Momento Adecuado
Uno de los grandes beneficios de lo virtual es que los asistentes pueden ver una repetición aunque se pierdan el evento en vivo. Dicho esto, recomiendo comprender el huso horario que corresponde a la mayoría de tu audiencia objetivo y elegir un horario que funcione para ellos.
Hay algo especial en ver un evento desarrollarse en tiempo real. Tener una audiencia viva y comprometida también sacará lo mejor de tus ponentes.
4. Promociona, Promociona, Promociona
¿Estás en las redes sociales? Comparte publicaciones, historias y videos, e incluye la página de destino del evento en los enlaces de tu biografía. ¿Tienes una lista de correo electrónico para marketing? Envía la invitación a todos los contactos de tu base de datos.
¿Tu evento tendrá oradores invitados? ¡Aprovecha sus redes para aumentar la asistencia! Considera proporcionarles gráficos que puedan compartir fácilmente en sus plataformas sociales, o un PDF de una página con los puntos destacados del evento en viñetas para que puedan incorporar la información fácilmente en sus propias publicaciones.
5. Incluye Todo lo Necesario y Nada Más
Los humanos tienen una capacidad de atención corta. Esto es cierto en las interacciones cara a cara, pero aún más en línea. Competirás por la atención con el gato del vecino, mensajes de mamá, notificaciones de correo, el repartidor de Amazon, y así sucesivamente.
Crea tu contenido y luego dedica tiempo a editarlo. ¿Cómo puedes simplificarlo? ¿Tus diapositivas son claras y concisas? Incluye toda la información pertinente y elimina el resto.
6. ¡No Permitas el Odio, Modera!
Es una verdad desafortunada que los seres humanos no siempre son amables… especialmente cuando pueden esconderse detrás de una pantalla.
Considera tener uno o dos moderadores presentes durante tu evento. Estos moderadores pueden revisar el chat, asegurarse de que todos sean respetuosos e incluso expulsar a asistentes si alguien muestra un comportamiento inapropiado.
7. Involucra a la Audiencia
Los invitados no son observadores pasivos. ¡Son participantes valiosos! Fomentar su participación en el evento no solo hará que se sientan más comprometidos y conectados contigo, sino que te proporcionará valiosos conocimientos obtenidos de ellos.
Considera agregar gamificación, encuestas y cuestionarios. Pide a tus moderadores que registren las preguntas frecuentes en tiempo real. Agrega oportunidades de networking y sesiones separadas para conectar a los miembros de la audiencia entre sí también.
8. Considera los '¿Qué Pasaría Si...?'
Mi regla básica para los eventos virtuales es la siguiente: Asume que habrá algún problema técnico en algún momento.
Aún mejor, asume que ese problema técnico ocurrirá en los primeros 5 minutos.
Lo sé, es desalentador. Pero, en mi experiencia, es cierto.
Saber esto te permite planificar con anticipación. Aquí tienes algunos ejemplos:
- Pide a tus presentadores que se conecten 20-30 minutos antes para verificar que su tecnología funcione bien
- Ten disponibles varias opciones de micrófono y auriculares
- Reinicia tu computadora antes de comenzar
- Ten un segundo dispositivo a mano con todas las aplicaciones y herramientas relevantes descargadas
- Designa a otro miembro del equipo para que intervenga y entretenga a los invitados (o gestione una actividad de gamificación) si un presentador necesita pausar
9. Haz el Seguimiento Después del Evento
Uno de los aspectos más valiosos de un evento virtual es la capacidad de generar nuevos contactos y hacer crecer tu red. Dedica tiempo a desarrollar tu estrategia posterior al evento. ¿Cómo vas a conectar con los asistentes? ¿Qué productos quieres destacar?
Envía la correspondencia dentro de las 48 horas siguientes al evento. Conectar mientras el evento todavía está fresco te permitirá beneficiarte del impulso generado durante su desarrollo.
10. Registra lo que Has Aprendido
Es fácil pasar de una meta alcanzada a un nuevo proyecto, pero así se pierden conocimientos valiosos. En lugar de eso, tómate tiempo después del evento para hablar con tus partes interesadas. ¿Qué salió bien? ¿Qué salió mal? ¿Qué podría haberse mejorado?
Muchas plataformas de eventos virtuales registran métricas de asistencia y participación. Revisa los números, celebra los logros e identifica los puntos débiles. Consolida los datos en notas con aprendizajes que tu equipo pueda usar al planear tu próximo evento virtual.
Conoce Más Sobre Tecnología para Eventos Virtuales
Tu software de gestión de eventos juega un papel fundamental en cómo se entrega tu contenido, cuán profesional suena el ponente y qué tan fácil y agradable es para tus invitados iniciar sesión y participar.
Por esta razón, hemos hecho nuestra tarea e investigado muchas de las mejores herramientas tecnológicas para eventos virtuales, para que tú no tengas que hacerlo:
Para aprender más sobre la gestión de eventos virtuales y cómo involucrar a una fuerza laboral digital, no te pierdas estos artículos de nuestros expertos en la materia:
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