¿Qué es el Hot Desking? Ventajas, Desventajas y Cómo Implementarlo
El hot desking es una configuración de oficina flexible en la que los empleados no tienen escritorios asignados; en su lugar, eligen entre las estaciones de trabajo disponibles cuando llegan. Este modelo respalda el trabajo híbrido y remoto al permitir que las empresas maximicen el uso del espacio y reduzcan los costos inmobiliarios.
En este artículo, explicaremos exactamente cómo funciona el hot desking, de dónde surgió la idea, sus ventajas y desventajas, cómo se compara con modelos similares como el hoteling y el free addressing, y cómo implementarlo exitosamente en tu organización.
Si estás explorando formas de hacer que el trabajo híbrido sea sostenible y rentable, esta guía te ayudará a evaluar si el hot desking es la opción adecuada para tu equipo.
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¿Qué es el Hot Desking?
El hot desking es un modelo de espacio de trabajo flexible en el que los empleados utilizan los escritorios disponibles por orden de llegada en lugar de tener lugares asignados permanentemente. También conocido como compartición de escritorios o trabajo flexible, este enfoque respalda el entorno laboral híbrido al reducir el espacio de oficina sin usar y fomentar la colaboración entre equipos.
El hot desking moderno a menudo depende de herramientas para reservar escritorios o software de gestión de espacios de oficina para rastrear la disponibilidad, analizar la utilización del espacio y crear una experiencia fluida para los empleados. Al optimizar cómo se utiliza el espacio de oficina, el hot desking ayuda a las empresas a reducir los costos inmobiliarios y adaptarse a horarios de trabajo más flexibles.
A medida que más organizaciones adoptan horarios de trabajo híbridos, muchas están reduciendo el tamaño de las oficinas y dejando de lado los escritorios permanentes para implementar el hot desking. El hot desking y otras plataformas avanzadas de gestión de espacios de oficina pueden simplificar significativamente este proceso.
¿Existen diferentes tipos de modelos de Hot Desking?
¡Sí! El hot desking puede adoptar varias formas según la cantidad de estructura o flexibilidad que desee tu organización. Algunos modelos permiten una disposición completamente abierta, mientras que otros incorporan sistemas de reserva de escritorios o zonas designadas para apoyar equipos o estilos de trabajo específicos.
Para ayudarte a encontrar la mejor opción para tus necesidades, he explicado cada tipo de hot desking con más detalle a continuación.
Ahora, tenme paciencia porque la terminología está a punto de complicarse un poco...
Hot desking vs free addressing
Aunque los términos hot desking y free addressing a veces se usan de manera intercambiable, existe una diferencia sutil.
Hot desking suele referirse a un sistema de orden de llegada, donde los empleados ocupan cualquier escritorio disponible al llegar. Sin embargo, muchas empresas ahora utilizan software para reservar escritorios hot desk para que el proceso sea más estructurado, permitiendo a los usuarios ver y reservar escritorios en tiempo real.
Free addressing también elimina la asignación de escritorios, pero generalmente incorpora datos de ocupación en tiempo real recopilados de sensores de escritorio habilitados por IoT y plataformas de gestión de espacios de trabajo. Este enfoque impulsado por la tecnología ofrece a los empleados más visibilidad y control sobre dónde sentarse, y puede ayudar a los equipos de instalaciones a monitorear tendencias de uso.
Ambos modelos tienen como objetivo eliminar jerarquías, promover la colaboración espontánea y mejorar la cultura de trabajo híbrido fomentando la comunicación interfuncional y la propiedad compartida del espacio de oficina.
Hot desking vs hoteling
La principal diferencia entre hot desking y office hoteling es cómo se asignan los escritorios.
- Con hot desking, los escritorios se ocupan por orden de llegada.
- Con office hoteling, los empleados reservan un escritorio con antelación, de manera similar a la reserva de una habitación de hotel.
Ambos modelos eliminan los escritorios asignados permanentemente y dependen de la disponibilidad en tiempo real, pero hoteling ofrece más previsibilidad, especialmente para los equipos que necesitan coordinar horarios o asegurarse el acceso a recursos específicos.
A medida que los horarios híbridos se vuelven más complejos, muchas organizaciones combinan elementos de ambos modelos utilizando software de reserva de escritorios para apoyar la autonomía de los empleados y, al mismo tiempo, mantener la estructura y la responsabilidad.
La filosofía detrás del hot desking
El hot desking no es solo una estrategia de asientos; también es una mentalidad.
Al eliminar la propiedad permanente de los escritorios, el hot desking fomenta la responsabilidad, la limpieza y la responsabilidad compartida. Los empleados son más propensos a dejar limpio su espacio al final del día, sabiendo que mañana lo usará otra persona.
En una oficina posterior a la pandemia, esta cultura de gestión compartida es clave para mantener la higiene y la confianza. Las oficinas que promueven el hot desking suelen proporcionar estaciones de desinfección, políticas de escritorios limpios y herramientas de reserva sin contacto para ayudar a que los empleados se sientan seguros y empoderados.
Piénsalo como un sistema de reserva de salas de reuniones, pero para toda tu oficina: recursos compartidos, gestionados eficientemente y utilizados por todos.
Las ventajas y desventajas del hot desking
Ventajas del hot desking
Las organizaciones eligen implementar el hot desking por varias razones:
Optimización del uso del espacio
El hot desking permite un uso más eficiente del espacio de oficina al compartir escritorios entre empleados. Esto es especialmente relevante en entornos de trabajo híbrido en los que los empleados acuden a la oficina de manera ad hoc.
Ahorro de costes
Al reducir la necesidad de puestos de trabajo individuales, el hot desking puede suponer una disminución en los gastos inmobiliarios para las empresas.
Un modelo interesante para calcular cuánto se podría ahorrar usando diversos diseños de oficina se encuentra en el informe de CBRE “The Math Behind the Hybrid Workplace”, que estima que las compañías que adoptan el modelo híbrido y reorganizan sus espacios experimentarán entre un 10% y un 50% de ahorro en espacio.
Flexibilidad y autonomía
Los empleados tienen la libertad de elegir su espacio de trabajo según sus necesidades y preferencias, promoviendo la flexibilidad y la autonomía. No es necesario hacer reservas con antelación, por lo que pueden ser flexibles también en su planificación.
Colaboración mejorada
A diferencia de la disposición tipo “vecindario”, en la que se eliminan los puestos asignados pero los equipos específicos se agrupan para compartir el espacio dentro de la misma función de negocio, el hot desking fomenta la interacción entre empleados de distintos equipos y departamentos, impulsando la colaboración y el intercambio de conocimientos.
Mayor creatividad y productividad
Los ambientes de trabajo variados pueden estimular la creatividad y la productividad entre los empleados. Sin embargo, el hot desking todavía coloca a los empleados en áreas determinadas, mientras que, por ejemplo, el trabajo basado en actividades permite que cada uno busque el entorno adecuado para la tarea que realiza en cada momento.
“El asunto con el diseño basado en actividades es que todo gira en torno a la elección y la libertad,” comentó Rebecca Swanner, líder de diseño de espacios de trabajo en HED, en un reciente episodio del pódcast People Managing People. “Darles libertad a las personas, ya sea para elegir qué días vienen, cuántos días vienen o qué espacios utilizan en la oficina cuando están aquí, es un beneficio gratuito que la gente realmente valora.”
“Hay mucho poder cuando permites que alguien decida cómo puede desempeñar su mejor trabajo. Así que el diseño basado en actividades implica asegurarse de que tu espacio no esté diseñado para un solo tipo de zona de trabajo.”
Escucha el episodio completo mientras lees:
Fomento de la sostenibilidad
Compartir escritorios favorece un enfoque más sostenible del diseño de oficinas y la asignación de recursos, así se reduce la huella de carbono de la organización y, al menos, se avanza en el cumplimiento de algunos de esos objetivos ESG que tantas veces se prometen y no se cumplen.
Capacidad para combinar diferentes filosofías de asignación de asientos
Debido a que funciona por orden de llegada, el hot desking puede combinarse con otras filosofías de gestión de espacios de oficina, como los espacios de trabajo ágiles, que proporcionan una variedad de áreas compartidas polivalentes que permiten a los empleados moverse libremente por la oficina.
Posibles desventajas del hot desking
Si bien el hot desking tiene numerosos beneficios, siempre es inteligente considerar las posibles desventajas de este enfoque. Aquí hay algunas a tener en cuenta.
- Dificultad para encontrar espacio disponible: Durante las horas pico, los trabajadores pueden encontrar desafiante ubicar escritorios libres, lo que puede llevar a frustración y menor productividad.
- Pérdida de cohesión del equipo: Cambiar constantemente de puesto de trabajo puede obstaculizar la cohesión y comunicación del equipo, ya que los empleados no siempre estarán cerca de sus compañeros.
- Preocupaciones de higiene: Compartir escritorios puede aumentar el riesgo de propagación de gérmenes y enfermedades si no se siguen consistentemente los protocolos adecuados de limpieza.
- Riesgos de seguridad: El hot desking puede suponer riesgos de seguridad si la información confidencial queda expuesta en escritorios compartidos o si personas no autorizadas acceden a áreas sensibles.
- Gestión de objetos personales: Había una época en que llegabas al trabajo, guardabas tus pertenencias personales bajo llave en tu escritorio y seguías con tu día. Con el hot desking, es poco probable que los empleados puedan hacerlo, por lo que deberás proporcionar algún tipo de sistema de taquillas o almacenamiento.
- Potencial de distracciones: Trabajar en un entorno abierto y compartido puede generar más distracciones, afectando la concentración y el enfoque. Asegúrate de ofrecer zonas silenciosas disponibles para reservar y disminuir estas preocupaciones.
Cómo implementar el hot desking en tu organización
La transición al modelo de hot desking requiere una planificación cuidadosa del espacio de oficina y comunicación. Aquí tienes algunos pasos a seguir:
- Evalúa y analiza el uso actual del espacio de tu oficina para identificar áreas donde se pueda implementar el hot desking.
- Brinda formación y apoyo a los empleados sobre cómo desenvolverse en la nueva disposición del espacio y utilizar las herramientas de tecnología de oficina disponibles.
- Comunica las razones del cambio y los beneficios que los empleados pueden esperar del hot desking.
- Considera implementar nuevas tecnologías de oficina como un sistema de reservas de escritorios o un software de gestión de oficinas para permitir que los empleados revisen la disponibilidad y reserven puestos de trabajo con anticipación. Estos sistemas pueden venir con una aplicación móvil que ofrece mapas de asientos en tiempo real para que los empleados encuentren espacio y la utilización de escritorios se mantenga alta.
- Recoge regularmente las opiniones de los empleados y realiza ajustes para abordar cualquier inquietud o desafío que surja.
Superar los desafíos en la implementación del hot desking
Implementar el hot desking puede plantear ciertos desafíos, pero con una planificación cuidadosa y soluciones estratégicas, pueden gestionarse eficazmente. Algunos ejemplos incluyen:
Resistencia al cambio
Los empleados pueden resistirse inicialmente al cambio debido a preocupaciones por perder su espacio personal. Una comunicación regular, formación y abordar sus inquietudes abiertamente puede ayudar a aliviar esta resistencia. Explicar los beneficios, como una mayor flexibilidad y colaboración, puede facilitar la transición.
Además, ofrecer opciones de personalización, como taquillas para objetos personales, puede ayudar a que los empleados se sientan más cómodos con la nueva disposición.
Garantizar la equidad y la disponibilidad
Establecer directrices y políticas claras asegurará una asignación justa de los escritorios y evitará que empleados monopolicen los puestos más deseados.
Implementar un sistema de reservas de escritorios puede ayudar a gestionar la disponibilidad, permitiendo que los empleados reserven escritorios con antelación y reduciendo la frustración causada por la competencia por los espacios.
Estos sistemas suelen ofrecer actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de escritorios, lo que hace que el proceso sea más transparente y eficiente, eliminando muchas quejas al departamento de RRHH o tickets de servicio.
Monitoreo y gestión del nivel de ruido
Los entornos de oficina abierta pueden provocar un aumento en los niveles de ruido, lo que puede distraer a los empleados y afectar su productividad.
Introducir zonas de silencio designadas, cabinas insonorizadas o proporcionar auriculares con cancelación de ruido puede ayudar a los empleados a concentrarse.
Además, establecer directrices claras de etiqueta respecto al nivel de ruido en las áreas comunes puede mantener un equilibrio entre la colaboración y los espacios de trabajo tranquilos.
Medición del éxito
Una de las herramientas clave para superar los desafíos del hot desking es el análisis de datos, que puede ayudar a optimizar el diseño de la oficina y asegurar que los escritorios se utilicen de manera eficiente. Métricas como los datos de presencia, la utilización del espacio y las tasas de ocupación proporcionan información valiosa sobre la frecuencia con la que se usan los escritorios, cuáles áreas son las más populares y cómo el espacio está sirviendo al personal.
- Datos de Presencia: Esto rastrea cuándo los empleados están físicamente en la oficina, permitiendo a las empresas identificar los momentos de mayor uso y tomar decisiones basadas en datos sobre la disponibilidad de escritorios y necesidades de capacidad.
- Utilización del Espacio: Midiendo la frecuencia con la que se usan estaciones de trabajo, salas de reuniones y áreas comunes, las empresas pueden optimizar su distribución, reducir espacios sin uso y reasignar recursos a las zonas con mayor demanda.
- Ocupación: Supervisar los niveles de ocupación ayuda a mantener el equilibrio en los espacios compartidos, asegurando que ninguna área quede demasiado concurrida mientras otras permanecen subutilizadas. Esta información puede orientar decisiones sobre dónde ubicar zonas de silencio o espacios colaborativos según el movimiento real de los empleados y el uso de los escritorios.
Guía para una buena etiqueta en el hot desking
Para garantizar un entorno de hot desking armonioso y productivo, como líder de RR. HH. te corresponde establecer directrices claras de etiqueta.
Estas normas contribuyen a fomentar el respeto y a mantener un espacio de trabajo eficiente y cómodo para todos. Los principios clave de etiqueta incluyen:
- Respetar el espacio personal y pertenencias: Aunque los escritorios se compartan, es importante respetar el espacio de los compañeros. Evita invadir otras estaciones de trabajo o utilizar objetos personales sin permiso.
- Limpiar después de usar: Siempre deja el espacio ordenado y listo para el próximo usuario. Limpia las superficies, devuelve el equipo compartido a su sitio y retira cualquier objeto personal o material de trabajo. Un escritorio limpio asegura una experiencia agradable para la siguiente persona y fomenta la higiene en el lugar de trabajo.
- Mantener un nivel de ruido adecuado: Sé consciente del ruido, especialmente en oficinas de planta abierta. Mantén las conversaciones a un volumen razonable, utiliza auriculares para escuchar audio y dirígete a zonas designadas para llamadas o reuniones en grupo. Esto ayuda a mantener un entorno concentrado y tranquilo para todos.
- Tener en cuenta las preferencias y necesidades de los demás: El hot desking exige consideración hacia compañeros con distintos estilos de trabajo. Respeta las preferencias por la tranquilidad y facilita a quienes necesiten herramientas o configuraciones específicas para sus tareas.
- Consejos para personalizar el espacio de trabajo: Aunque el hot desking limite la personalización a largo plazo de los escritorios, los empleados aún pueden aportar un toque personal a su puesto de trabajo cada día. Anima a los trabajadores a llevar pequeños objetos, como una taza favorita, una libreta o incluso una planta pequeña, para agregar familiaridad.
- Aprovecha al máximo los espacios comunes: Los tablones de anuncios compartidos pueden ser un gran lugar para que los miembros del equipo publiquen frases inspiradoras, actualizaciones o fotos divertidas, contribuyendo a crear un ambiente de oficina más dinámico y personalizado.
Creando Oficinas del Futuro
La transición al trabajo remoto e híbrido ha llevado a muchas organizaciones a reducir su espacio de oficina y rediseñar sus espacios inteligentes de trabajo para aprovechar mejor el espacio y, con suerte, fomentar una mayor colaboración al tiempo que se adaptan a actividades específicas.
El hot desking va a seguir desempeñando un papel importante al optimizar el uso del espacio de oficina y promover una cultura de fluidez y trabajo en equipo.
Si aún no buscas una solución de gestión de espacios, este es un buen momento para empezar. Estas herramientas son las que permitirán que tu personal haga del trabajo híbrido el modelo que el 71% de los empleadores estadounidenses esperaron que fuera al adoptarlo.
Las funciones de planificación de escenarios también permiten que las organizaciones experimenten con diferentes distribuciones de espacios de trabajo, garantizando que los diseños de oficina sean adaptables y puedan evolucionar a medida que cambian los patrones de trabajo.
La oficina del futuro depende de esta tecnología para mantener la eficiencia y satisfacer las necesidades de una plantilla dinámica.
Para más información, puedes escuchar nuestro pódcast sobre Espacios de Oficina Dinámicos para una Fuerza Laboral Moderna.
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