Lista de verificación de requisitos del SIRH para líderes y compradores de RR. HH.

Requisitos funcionales básicos

Imprescindibles absolutos

• Base de datos de empleados y registros básicos de RR. HH.: Un repositorio centralizado y consultable que almacene en un único lugar los datos demográficos, laborales y profesionales de cada empleado. Cumplir este requisito significa que cualquier usuario autorizado puede consultar el expediente completo de un empleado —incluidos su historial de puestos, datos personales y situación laboral— sin cambiar de sistema.
• Procesamiento de nóminas y gestión fiscal: Cálculo automatizado de salarios, retenciones fiscales y distribución de pagos, integrado en el HRIS o compatible mediante una integración.
  
  Cumplir este requisito significa que el HRIS o el sistema de nóminas conectado gestiona las normas fiscales federales, estatales y locales aplicables, genera recibos de nómina conformes y permite el depósito directo sin volver a introducir los datos manualmente.
• Control horario y de asistencia: Registro digital de entradas y salidas, envío de hojas de horas y cálculo automático de las horas extraordinarias. Cumplir este requisito significa que los empleados por horas y asalariados pueden registrar su tiempo a través del sistema, y que los responsables pueden revisar y aprobar los registros antes del cierre de la nómina.
• Administración de beneficios: Gestión integral de la inscripción, tramitación de cambios por acontecimientos vitales y conexiones directas con las aseguradoras. Cumplir este requisito significa que los empleados pueden seleccionar o actualizar sus beneficios a través del sistema, y que las elecciones se transmiten a las aseguradoras sin volver a introducir los datos manualmente.

Requisitos estándar

• Selección y seguimiento de candidatos (ATS): Un flujo de trabajo integrado para publicar ofertas de empleo, gestionar el proceso de candidatos y tomar decisiones de contratación. Cumplir este requisito significa que los responsables de selección pueden publicar puestos, hacer un seguimiento de los candidatos por fase, recopilar comentarios de las entrevistas y enviar ofertas, todo dentro del HRIS.
• Flujos de trabajo de incorporación y salida: Listas de tareas automatizadas, recopilación de documentos y provisión de cuentas vinculadas a una fecha de inicio o finalización. Cumplir este requisito significa que las nuevas incorporaciones completan la documentación y reciben acceso a los sistemas antes del primer día, y que los empleados que se marchan completan todo el proceso de salida sin seguimiento manual.
• Gestión del desempeño: Herramientas para establecer objetivos, realizar ciclos estructurados de evaluación y proporcionar comentarios continuos. Cumplir este requisito significa que responsables y empleados pueden documentar objetivos, completar evaluaciones con una periodicidad definida y hacer un seguimiento del progreso dentro del sistema.
• Gestión de permisos y tiempo libre remunerado (PTO): Seguimiento de la acumulación, solicitudes de permisos de los empleados y flujos de aprobación para responsables. Cumplir este requisito significa que el sistema calcula automáticamente los saldos disponibles, dirige las solicitudes para su aprobación y sincroniza los permisos aprobados con la planificación o la nómina.

Requisitos especiales

• Planificación de la sucesión y gestión del talento: Funciones como las matrices de nueve casillas, la identificación de empleados con alto potencial y la visualización de trayectorias profesionales. Cumplir este requisito significa que los responsables de RR. HH. pueden identificar y documentar candidatos internos para puestos clave y utilizar el sistema para estructurar planes de desarrollo en torno a ellos.
• Planificación de la remuneración y ciclos de revisión salarial: Modelización de estructuras salariales, cálculo de bonificaciones y gestión de participaciones dentro de flujos de planificación configurables.
  
  Cumplir este requisito significa que RR. HH. y finanzas pueden ejecutar los ciclos anuales de revisión salarial dentro del sistema, modelizar distintos escenarios presupuestarios y aplicar directamente los cambios aprobados a los registros de los empleados.

Requisitos técnicos y de integración

Imprescindibles absolutos

• Arquitectura basada en la nube/SaaS: El sistema se ejecuta en una infraestructura gestionada por el proveedor con un SLA de disponibilidad documentado. Cumplir este requisito significa que tu equipo accede a la plataforma mediante un navegador o una aplicación sin gestionar servidores, y que el proveedor asume contractualmente la responsabilidad de la disponibilidad y el mantenimiento.
• API abiertas e integraciones prediseñadas: El sistema se conecta con procesadores de nóminas, plataformas ERP y herramientas de productividad como Slack, Microsoft 365 o Google Workspace. Cumplir este requisito significa que los datos fluyen automáticamente entre sistemas, sin exportaciones manuales ni desarrollo personalizado para las conexiones habituales.
• Compatibilidad con el inicio de sesión único (SSO): El sistema admite la integración mediante SAML u OpenID Connect (OIDC) con tu proveedor de identidad existente. Cumplir este requisito significa que los empleados inician sesión una sola vez a través de tu directorio central —como Okta o Microsoft Entra ID— y acceden al HRIS sin un conjunto de credenciales adicional.

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Requisitos estándar

• Aplicación móvil y diseño adaptable: El sistema ofrece aplicaciones nativas para iOS y Android junto con una experiencia web optimizada para dispositivos móviles. Cumplir este requisito significa que los empleados pueden enviar solicitudes de tiempo libre, consultar sus recibos de nómina y completar aprobaciones desde cualquier dispositivo sin perder funcionalidades esenciales.
• Herramientas de importación, exportación y migración de datos: El sistema admite cargas masivas de datos, exportaciones CSV y flujos de migración estructurados desde plataformas heredadas.
  
  Cumplir este requisito significa que tu equipo puede trasladar los registros históricos de los empleados al nuevo sistema y extraer datos cuando lo necesite sin depender de la intervención del proveedor para las tareas habituales.
• Escalabilidad y rendimiento: El sistema mantiene tiempos de respuesta y capacidad de procesamiento constantes a medida que aumentan el número de empleados y el volumen de transacciones. Cumplir este requisito significa que añadir cientos de empleados o ejecutar un ciclo de nómina grande no degrada el rendimiento del sistema ni requiere actualizar el plan para funcionar con normalidad.
• Campos personalizados y configuración de flujos de trabajo: Los administradores de RR. HH. pueden añadir campos de datos y modificar las cadenas de aprobación desde la configuración del sistema, sin necesidad de programar. Cumplir este requisito significa que tu equipo puede adaptar el sistema a la terminología, la estructura de datos y la lógica de procesos de su organización sin abrir una solicitud de soporte ni recurrir a un desarrollador.

Requisitos especiales

• Arquitectura multi entidad y multinacional: El sistema admite entidades jurídicas independientes con normas de nómina, divisas y configuraciones de cumplimiento diferenciadas dentro de un único entorno.
  
  Cumplir este requisito significa que una sociedad matriz o una multinacional puede gestionar todas sus filiales en una sola plataforma, manteniendo aislados los datos y las configuraciones de cada entidad.
• Capacidades de IA/ML: El sistema incluye funciones como modelos predictivos de rotación de personal, análisis de currículos, correspondencia de competencias o una interfaz de chat asistida por IA. Cumplir este requisito significa que la plataforma ofrece información útil o automatiza decisiones mediante aprendizaje automático —no solo informes básicos— en al menos un flujo de trabajo central de RR. HH.
• Constructor de flujos de trabajo de bajo código/sin código: Los equipos de RR. HH. pueden diseñar e implementar automatizaciones personalizadas mediante una interfaz visual sin escribir código.
  
  Cumplir este requisito significa que un administrador de RR. HH. puede crear de forma independiente una cadena de aprobación de varios pasos o una secuencia de notificaciones activadas, sin el apoyo del departamento de TI ni recurrir a servicios profesionales.

Requisitos de seguridad y cumplimiento

Requisitos imprescindibles

• Control de acceso basado en roles (RBAC): El sistema restringe el acceso a los datos en función del rol, departamento o ubicación de cada usuario. Cumplir este requisito significa que un empleado puede consultar sus propios registros, un responsable puede ver los de sus subordinados directos y los administradores de nóminas pueden acceder a los datos de compensación, sin que ningún grupo vea lo que no debería.
• Cifrado de datos en reposo y en tránsito: El sistema utiliza cifrado AES-256 para los datos almacenados y TLS 1.2 o superior para los datos en movimiento. Cumplir este requisito significa que los registros de los empleados están protegidos tanto cuando se encuentran en la base de datos como cuando se transmiten entre la plataforma y tu navegador o aplicación.
• Cumplimiento del RGPD, la CCPA y las normativas locales de privacidad de datos: El sistema admite la gestión del consentimiento, las solicitudes del derecho al olvido y configuraciones ajustables de residencia de datos. Cumplir este requisito significa que los empleados de jurisdicciones reguladas pueden solicitar la eliminación de sus datos y que el sistema almacena los datos personales únicamente en regiones geográficas aprobadas.
• Registros de auditoría y actividad: El sistema mantiene un registro inmutable y fechado de cada evento de acceso a los datos y de cada modificación de registros. Cumplir este requisito significa que puedes rastrear quién consultó o editó cualquier registro de empleado, cuándo lo hizo y qué cambió, sin posibilidad de alterar ni eliminar ese historial.

Requisitos estándar

• Informe SOC 2 Tipo II: Un auditor independiente ha evaluado y certificado los controles de seguridad del proveedor durante un periodo definido. Cumplir este requisito significa que el proveedor no se limita a afirmar que aplica buenas prácticas de seguridad, sino que un tercero las ha comprobado.
• Autenticación multifactor (MFA): El sistema aplica la MFA a las cuentas de administrador y la pone a disposición de todos los usuarios. Cumplir este requisito significa que una contraseña robada por sí sola no basta para acceder a datos confidenciales de los empleados.
• Informes automatizados de cumplimiento: El sistema ayuda a preparar los informes normativos aplicables, como las declaraciones EEO-1 y ACA, al tiempo que mantiene los registros de la FLSA y respalda los requisitos de presentación de informes de la OSHA. Cumplir este requisito significa que tu equipo puede utilizar los datos existentes de los empleados para reducir el trabajo manual de elaboración de informes y mantenimiento de registros.
• Recuperación ante desastres y continuidad del negocio: El proveedor documenta objetivos de punto de recuperación (RPO) y objetivos de tiempo de recuperación (RTO) específicos, con procedimientos de copia de seguridad probados. Cumplir este requisito significa que sabes exactamente cuántos datos podrían perderse y con qué rapidez se restauraría el sistema si algo saliera mal.

Requisitos especiales

• Requisitos de ISO 27001, HIPAA o FedRAMP: Dependiendo de tu sector, el proveedor debe demostrar la certificación ISO 27001 aplicable, el cumplimiento de HIPAA o su condición respecto a FedRAMP. Cumplir este requisito significa que el proveedor puede aportar pruebas de los controles de seguridad y las obligaciones de cumplimiento pertinentes.
• Módulos normativos específicos del sector: El sistema incluye funciones integradas para las obligaciones de cumplimiento exclusivas de tu sector, como las normas sindicales o de los convenios colectivos (CBA), o los cálculos de salarios vigentes en marcos como Davis-Bacon.
  
  Cumplir este requisito significa que la plataforma gestiona la complejidad normativa a la que se enfrenta tu plantilla sin necesidad de desarrollo personalizado ni soluciones manuales.

Requisitos de soporte e implementación del proveedor

Requisitos imprescindibles

• Responsable de implementación dedicado: El proveedor asigna a un responsable de proyecto designado que se encarga de tu implementación desde la reunión inicial hasta la puesta en marcha. Cumplir este requisito significa que tienes un único punto de contacto que conoce tu configuración, realiza el seguimiento de los problemas pendientes y escala los bloqueos, en lugar de depender de una cola de soporte con distintos agentes.
• Metodología y calendario de implementación claros: El proveedor presenta un plan de proyecto documentado con fases, hitos y entregables definidos antes de comenzar el trabajo. Cumplir este requisito significa que ambas partes acuerdan qué se desarrollará, en qué orden y para cuándo, de modo que la ampliación del alcance y el incumplimiento de los plazos no te pillen desprevenido.
• Soporte técnico continuo respaldado por un SLA: El proveedor se compromete por escrito a unos tiempos de respuesta específicos para los problemas críticos. Cumplir este requisito significa que, cuando la nómina falle o se interrumpa el acceso, sabrás exactamente cuánto tendrás que esperar para recibir una respuesta y qué nivel de solución puedes esperar.

Requisitos estándar

• Servicios de migración de datos: El proveedor ayuda activamente a transferir los registros históricos de los empleados desde tu sistema antiguo a la nueva plataforma. Cumplir este requisito significa que no tendrás que volver a introducir manualmente años de datos de RR. HH. y que el proveedor asumirá la responsabilidad de la integridad de los datos durante la transición.
• Formación y base de conocimientos: El proveedor ofrece sesiones de formación para administradores, documentación dirigida a los usuarios y una biblioteca de vídeos con función de búsqueda. Cumplir este requisito significa que tu equipo puede familiarizarse por sí mismo con las nuevas funciones sin abrir un ticket de soporte cada vez que cambia un flujo de trabajo.
• Modelo de precios transparente: El proveedor ofrece una tarifa clara por empleado y por mes (PEPM), sin cargos no revelados por módulos, niveles de soporte o integraciones. Cumplir este requisito significa que los costes del segundo año no serán muy diferentes de los que aceptaste al firmar el contrato.
• Éxito del cliente y gestión de cuentas: El proveedor asigna un gestor de cuenta que realiza revisiones periódicas del negocio y te permite aportar comentarios sobre la hoja de ruta del producto.
  
  Cumplir este requisito significa que mantienes una relación continua con alguien que puede señalar funciones infrautilizadas, destacar próximos cambios y defender internamente tus prioridades.

Requisitos especiales

• Cobertura de soporte global las 24 horas, los 7 días de la semana: El proveedor opera con un modelo de soporte continuo por zonas horarias que cubre todas las regiones sin restricciones de horario comercial. Cumplir este requisito significa que un problema de nómina en Singapur a las 2:00 de la madrugada no tendrá que esperar a que un equipo norteamericano se conecte para resolverse.
• Personal de soporte multilingüe: El proveedor cuenta con agentes de soporte capaces de comunicarse en los idiomas principales de tus empleados. Cumplir este requisito significa que los empleados que no hablan inglés y los administradores de RR. HH. pueden recibir ayuda útil, no solo consultar una página de preguntas frecuentes traducida.
• Comunidad de usuarios y establecimiento de contactos entre homólogos: El proveedor mantiene un foro activo de usuarios y organiza una conferencia anual o un evento equivalente. Cumplir este requisito significa que tu equipo puede aprender cómo resuelven problemas similares otros profesionales, compartir consejos de configuración e influir directamente en el futuro desarrollo del producto.

Requisitos de experiencia de usuario y gestión del cambio

Requisitos absolutamente imprescindibles

• Portal de autoservicio para empleados: Una interfaz específica para cada función en la que los empleados puedan consultar y actualizar sus propios registros, enviar solicitudes y acceder a documentos sin ponerse en contacto con Recursos Humanos.
  
  Cumplir este requisito significa que un empleado puede consultar su recibo de nómina, actualizar un dato personal o solicitar tiempo libre de forma independiente, sin abrir un ticket ni enviar un correo electrónico a nadie.
• Autoservicio para responsables y visibilidad del equipo: Una vista específica para responsables que muestre en un único lugar los datos de sus subordinados directos, las aprobaciones pendientes y las métricas del equipo. Cumplir este requisito significa que los responsables pueden aprobar solicitudes de tiempo libre, revisar envíos de evaluaciones de rendimiento y acceder a los datos de plantilla sin necesitar que Recursos Humanos los recopile.
• Navegación intuitiva y necesidades mínimas de formación: La interfaz está organizada de modo que los nuevos usuarios puedan completar tareas fundamentales —enviar una solicitud, encontrar un registro o generar un informe— sin formación formal. Cumplir este requisito significa que un usuario que accede por primera vez puede navegar por el sistema desde el primer día sin una demostración guiada ni un ticket de soporte.

Requisitos estándar

• Paneles configurables y vistas basadas en roles: Cada tipo de usuario —empleado, responsable, administrador de Recursos Humanos o directivo— ve una página de inicio y un panel predeterminados adaptados a sus responsabilidades.
  
  Cumplir este requisito significa que un responsable de departamento ve los datos de plantilla y las colas de aprobación, mientras que un empleado ve su propio horario y sus beneficios, sin que ninguno tenga que filtrar datos irrelevantes.
• Orientación dentro de la aplicación y ayuda contextual: El sistema muestra información sobre herramientas, recorridos guiados y documentación integrada en el punto de acción, no solo en un centro de ayuda independiente. Cumplir este requisito significa que un usuario que realiza una tarea nueva —como ejecutar su primer ciclo de revisión salarial— puede recibir orientación paso a paso sin salir de la plataforma.
• Seguimiento de la adopción y la participación: Los administradores de Recursos Humanos pueden consultar métricas que muestran qué funciones se utilizan, quién las utiliza y con qué frecuencia. Cumplir este requisito significa que tu equipo puede identificar módulos infrautilizados, detectar carencias de adopción por departamento o función e intervenir antes de que el bajo uso se convierta en un hábito arraigado.
• Recursos de gestión del cambio proporcionados por el proveedor: El proveedor suministra plantillas para la implementación, guías de comunicación y contenido de formación prediseñado para equipos de Recursos Humanos que ponen el sistema a disposición de su plantilla.
  
  Cumplir este requisito significa que tu equipo no tiene que crear un plan de gestión del cambio desde cero: parte de un marco probado y lo adapta a tu organización.

Requisitos especiales

• Interfaz de usuario multilingüe: La interfaz de usuario final de la plataforma está disponible en varios idiomas, que cada usuario puede seleccionar de forma individual. Cumplir este requisito significa que los empleados de distintos países interactúan con el sistema en su idioma principal, en lugar de utilizar una solución alternativa traducida, lo que reduce los errores y las dificultades en las tareas cotidianas.
• Cumplimiento de las normas de accesibilidad (WCAG 2.1 AA): El sistema cumple las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web en el nivel AA, incluido el uso de lectores de pantalla, la navegación mediante teclado y un contraste de color suficiente.
  
  Cumplir este requisito significa que los empleados con discapacidades visuales, motoras o cognitivas pueden utilizar la plataforma de forma independiente, sin solicitar adaptaciones ni un flujo de trabajo independiente.
• Configuración de notificaciones y comunicaciones: Los usuarios y administradores pueden controlar qué alertas generadas por el sistema se envían, a través de qué canales y con qué periodicidad.
  
  Cumplir este requisito significa que tu equipo no gestiona la adopción mediante una avalancha de correos electrónicos del sistema sin diferenciar: las notificaciones están dirigidas a los destinatarios adecuados, se envían en el momento oportuno y utilizan el canal apropiado para tu plantilla.

Requisitos específicos del sector u opcionales

No todos los requisitos de esta sección se aplican a todas las organizaciones. Estas son las funciones que se vuelven innegociables en función de tu tamaño, ubicación geográfica, sector o etapa de crecimiento. Utiliza esta sección para señalar qué aspectos son relevantes para tu situación antes de empezar a evaluar proveedores.

Requisitos absolutamente imprescindibles

• Arquitectura multi entidad y multinacional: El sistema admite entidades legales independientes con reglas de nómina, divisas y configuraciones de cumplimiento diferenciadas dentro de un único entorno.
  
  Cumplir este requisito significa que una sociedad holding o una multinacional puede gestionar todas sus filiales en una sola plataforma, manteniendo aislados los datos y las configuraciones de cada entidad.
• Cumplimiento de las normas ISO 27001, HIPAA o FedRAMP: El proveedor cuenta con una o más de estas certificaciones, en función de su sector.
  
  Cumplir este requisito significa que la plataforma ha sido validada conforme a las normas de seguridad específicas aplicables a organizaciones sanitarias, organismos gubernamentales o empresas globales que operan en mercados regulados.
• Módulos normativos específicos del sector: El sistema incluye funcionalidades integradas para las obligaciones de cumplimiento propias de su sector, como las normas sindicales o de los convenios colectivos (CBA), o los cálculos de salarios vigentes.
  
  Cumplir este requisito significa que la plataforma gestiona la complejidad normativa a la que se enfrenta su plantilla sin necesidad de desarrollo personalizado ni soluciones manuales.

Requisitos estándar

• Planificación de la sucesión y gestión del talento: Funciones como las matrices de nueve casillas, la identificación de empleados con alto potencial y la visualización de trayectorias profesionales. Cumplir este requisito significa que los responsables de RR. HH. pueden identificar y documentar candidatos internos para puestos clave, y utilizar el sistema para estructurar planes de desarrollo para ellos.
• Planificación de la retribución y ciclos de revisión salarial: Modelado de estructuras salariales, cálculo de bonificaciones y gestión de acciones dentro de flujos de planificación configurables.
  
  Cumplir este requisito significa que RR. HH. y finanzas pueden ejecutar los ciclos anuales de revisión salarial dentro del sistema, modelar distintos escenarios presupuestarios y aplicar directamente los cambios aprobados a los registros de los empleados.
• Interfaz de usuario multilingüe: La interfaz de usuario final de la plataforma está disponible en varios idiomas, que cada usuario puede seleccionar individualmente. Cumplir este requisito significa que los empleados de distintos países interactúan con el sistema en su idioma principal, reduciendo los errores y las dificultades en las tareas cotidianas.
• Asistencia global disponible las 24 horas, los 7 días de la semana: El proveedor utiliza un modelo de asistencia que sigue el sol, cubriendo todas las zonas horarias sin restricciones de horario laboral. Cumplir este requisito significa que una incidencia de nómina en una región no tiene que esperar a que el equipo de otra región se conecte para resolverse.
• Cumplimiento de los requisitos de accesibilidad (WCAG 2.1 AA): El sistema cumple las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web en el nivel AA, incluida la compatibilidad con lectores de pantalla, la navegación mediante teclado y un contraste de color suficiente.
  
  Cumplir este requisito significa que los empleados con discapacidades visuales, motoras o cognitivas pueden utilizar la plataforma de forma independiente, sin necesidad de un flujo de trabajo separado.

Requisitos especiales

• Capacidades de IA/AA: El sistema incluye funciones como modelos predictivos de abandono, análisis de currículos, correspondencia de competencias o una interfaz de chat asistida por IA. Cumplir este requisito significa que la plataforma ofrece información útil o automatiza decisiones mediante aprendizaje automático, y no solo mediante informes básicos, en al menos un flujo de trabajo central de RR. HH.
• Creador de flujos de trabajo con poco código o sin código: Los equipos de RR. HH. pueden diseñar e implementar automatizaciones personalizadas mediante una interfaz visual sin escribir código.
  
  Cumplir este requisito significa que un administrador de RR. HH. puede crear de forma independiente una cadena de aprobaciones de varios pasos o una secuencia de notificaciones activadas, sin asistencia informática ni contratar servicios profesionales.
• Personal de asistencia multilingüe: El proveedor cuenta con agentes de asistencia que pueden comunicarse en los idiomas principales de sus empleados. Cumplir este requisito significa que los empleados que no hablan inglés y los administradores de RR. HH. pueden recibir ayuda útil, no solo consultar una página de preguntas frecuentes traducida.
• Comunidad de usuarios y creación de redes entre iguales: El proveedor mantiene un foro activo para grupos de usuarios y organiza una conferencia anual o un evento equivalente. Cumplir este requisito significa que su equipo puede aprender cómo resuelven problemas similares otros profesionales, compartir consejos de configuración e influir directamente en el desarrollo futuro del producto.
• Configuración de notificaciones y comunicaciones: Los usuarios y administradores pueden controlar qué alertas generadas por el sistema se envían, a través de qué canales y con qué frecuencia. Cumplir este requisito significa que las notificaciones están dirigidas a las personas adecuadas, llegan a tiempo y utilizan el canal apropiado para su plantilla, en lugar de inundarla con correos electrónicos del sistema indistinguibles entre sí.

Requisitos sobrevalorados

Algunas funciones de los sistemas de información de recursos humanos parecen más útiles en una demostración de lo que resultan en el trabajo diario. Según mi experiencia, dé prioridad a las herramientas que su equipo utilizará y podrá mantener; estas funciones suelen merecer un análisis más minucioso:

• Modelización predictiva de la rotación: Esta función utiliza datos de los empleados para estimar quién podría marcharse. Sus predicciones pueden ser difíciles de aplicar o validar, especialmente cuando los datos están incompletos o los equipos carecen de un plan de respuesta claro.
• Amplia personalización de los flujos de trabajo: Los creadores visuales permiten a los administradores crear rutas de aprobación, alertas y tareas personalizadas. Están sobrevalorados cuando las configuraciones complejas requieren mantenimiento continuo o ayuda del proveedor, convirtiendo pequeños cambios en los procesos en todo un proyecto.
• Encuestas de compromiso integradas: Estas herramientas envían encuestas y presentan los resultados a través del HRIS. Ofrecen un valor limitado si tu equipo no puede proteger la privacidad de los empleados, interpretar los resultados o realizar un seguimiento con acciones específicas.
• Bienestar y reconocimiento gamificados: Las insignias, los puntos o las clasificaciones recompensan determinadas actividades o contribuciones de los empleados. Estas funciones pueden parecer desconectadas del trabajo diario cuando la participación es baja o el sistema no encaja con la cultura de tu equipo.

Pasos para personalizar tu lista de requisitos del HRIS

Sigue estos pasos para adaptar los requisitos del HRIS a los objetivos, la plantilla y los procesos centrales de RR. HH. de tu organización:

1. Define los objetivos empresariales y el alcance del proyecto: Identifica qué debe gestionar el HRIS, como los registros de empleados, las nóminas, el control horario, los beneficios o la contratación. Establece límites sobre los equipos, las ubicaciones y los procesos que incluye el proyecto.
2. Recopila las aportaciones de todas las partes interesadas: Pregunta a RR. HH., nóminas, TI, finanzas, responsables y empleados qué tareas y datos necesitan que gestione el sistema. Incluye a las personas que gestionan las aprobaciones, las integraciones y el autoservicio de los empleados.
3. Clasifica y prioriza los requisitos: Marca cada requisito como imprescindible, necesidad estándar o función opcional. Da prioridad a las funciones de las que depende tu equipo para garantizar unas nóminas precisas, unos registros conformes, la administración de beneficios y las solicitudes diarias de los empleados.
4. Evalúa las necesidades de integración, escalabilidad y seguridad: Enumera los sistemas a los que debe conectarse el HRIS, como proveedores de identidad, plataformas contables o proveedores de beneficios. Comprueba si puede admitir la plantilla prevista, varias entidades, controles de acceso y las obligaciones de privacidad aplicables.
5. Calcula el coste total de propiedad y el ROI: Estima los costes de suscripción, implementación, migración, formación, asistencia e integración. Compara esos costes con resultados medibles, como la reducción de la introducción manual de datos o de las correcciones de nóminas, basándote en tus procesos actuales.

Principales partes interesadas en la selección del HRIS

Incluye varios grupos empresariales al recopilar los requisitos del HRIS para que el sistema sea compatible con los flujos de trabajo reales, las necesidades de datos y las obligaciones de cumplimiento. Cada grupo puede señalar requisitos que otro equipo podría pasar por alto. Utiliza esta visión general para saber a quién incluir y qué aporta cada parte interesada:

Parte interesada	Función
Responsables y generalistas de RR. HH.	Definen las necesidades relacionadas con los registros de empleados, la incorporación, los permisos, el rendimiento y los informes.
Administradores de nóminas y beneficios	Identifican los requisitos de nóminas, impuestos, control horario, inscripción en beneficios e integración con proveedores.
TI y seguridad de la información	Evalúan las integraciones, la gestión de identidades, los controles de acceso, la protección de datos y las necesidades de asistencia técnica.
Responsables de finanzas	Aclaran los requisitos de presupuestación, informes de costes, planificación de la compensación y sistemas contables.
Especialistas jurídicos y de cumplimiento	Identifican los requisitos de privacidad, conservación de registros, legislación laboral y cumplimiento específico del sector.
Personal de selección y adquisición de talento	Define las necesidades de seguimiento de candidatos, flujos de contratación, gestión de ofertas y datos de selección.
Responsables de equipo	Identifican los requisitos de visibilidad del equipo, aprobación, programación y gestión del rendimiento.
Empleados	Comparten sus necesidades de autoservicio, acceso móvil, información salarial, beneficios y facilidad de uso.
Patrocinadores ejecutivos	Establecen los objetivos, el alcance, las prioridades y las métricas de éxito del proyecto en toda la organización.

¿Listo para elegir tu HRIS?

Con tus requisitos definidos y priorizados, el siguiente paso es ponerlos en práctica en un proceso de selección real; y nuestra guía sobre cómo elegir un HRIS te guía mediante un marco de cinco pasos para investigar proveedores, realizar demostraciones y elaborar un caso de negocio que obtenga la aprobación.