Gestión de la nómina de pequeñas empresas: guía completa
Tanto si tienes un empleado como si tienes 100, asegurarte de que todos reciban su pago correctamente y a tiempo, y de cumplir con las normativas estatales y federales y las leyes fiscales, puede ser mucho trabajo para los propietarios de pequeñas empresas.
Tanto si lo haces todo manualmente, lo automatizas mediante un software de nóminas o utilizas servicios externos de nóminas, debes entender exactamente qué hay que hacer.
El objetivo de este artículo es darte toda la información que necesitas para gestionar eficazmente las nóminas de tu pequeña empresa.
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Qué se necesita para procesar las nóminas
Bien, entremos en los detalles. Para ejecutar un proceso de nóminas preciso y conforme a la normativa, necesitarás:
- Un número de identificación del empleador (EIN) y números de identificación fiscal estatales y locales.
- Información de los empleados: registros precisos y actualizados de todos los empleados, incluidos sus nombres completos, direcciones, números de la Seguridad Social o identificaciones equivalentes, fechas de inicio del empleo y otros datos personales relevantes.
- Contratos de trabajo: registros detallados de las condiciones laborales, incluidos el salario o las tarifas por hora, las tarifas de horas extra, las estructuras de bonificaciones o comisiones y cualquier otro acuerdo de compensación.
- Sistema de control horario: para los empleados por hora, un sistema fiable para registrar las horas trabajadas, incluidas las horas ordinarias, las horas extra y cualquier permiso disfrutado, como vacaciones o bajas por enfermedad.
- Calendario de nóminas: un calendario de nóminas claro (semanal, quincenal, dos veces al mes o mensual) que cumpla con las leyes laborales locales.
- Información sobre beneficios: detalles de cualquier beneficio proporcionado a los empleados, como seguro médico, planes de jubilación y otras ventajas, y cómo afectan a los cálculos de nómina.
- Información de la cuenta bancaria: para las organizaciones que ofrecen depósito directo, es necesaria la información bancaria actual de cada empleado.
También tendrás que dedicar algo de trabajo a comprender las leyes fiscales locales, estatales y federales aplicables para retener y remitir correctamente los impuestos sobre las nóminas.
Esto incluye el impuesto federal sobre la renta, la Seguridad Social, Medicare y cualquier impuesto estatal o local.
Algunos recursos útiles:
- IRS (Servicio de Impuestos Internos): abarca la retención de impuestos, la presentación de informes (por ejemplo, W-2, 941) y las obligaciones del empleador. Sitio web.
- Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL): abarca el salario mínimo, las horas extra, el mantenimiento de registros y el trabajo infantil (FLSA). Sitio web.
- Departamentos estatales de trabajo: varía según el estado (por ejemplo, salario mínimo, bajas por enfermedad, pago final). Ejemplos de sitios:
- Agencias tributarias estatales
- Incluye: impuesto estatal sobre la renta, seguro de desempleo y registro. Ejemplos de sitios:
- Consultor de RR. HH.: si alguna vez tienes dudas, habla con un consultor de RR. HH. local.
Cómo procesar las nóminas: proceso de 12 pasos
Suponiendo que partes de cero, así es como puedes configurar y ejecutar un proceso de nóminas eficiente y conforme a la normativa.
Paso 1: Obtén tu EIN y tus identificaciones fiscales estatales/locales
- Sigue esta guía del IRS para hacerlo.
- También debes registrarte en el Sistema Electrónico Federal de Pago de Impuestos (EFTPS) para presentar los impuestos sobre la nómina.
Paso 2: Establece tu política de nómina
- Define el calendario de nómina: Decide un ciclo de nómina regular (semanal, quincenal, dos veces al mes o mensual).
- Establece las políticas de nómina: Define políticas claras para las horas extra, los permisos, los beneficios, las deducciones y otros aspectos relacionados con la nómina, y asegúrate de que sean fácilmente accesibles para todos.
Paso 3: Recopila y verifica la información de los empleados
- Comprueba los datos de los empleados: Verifica que tienes información precisa de los empleados, incluidos los siguientes datos:
- Formularios fiscales, como W-4, W-9 e I-9
- Números de identificación (como los números del Seguro Social)
- Deducciones: beneficios como el seguro médico y los planes de jubilación
- Datos de la cuenta bancaria
- Contratos de empleo con los salarios o las tarifas por hora correctos.
Paso 4: Abre una cuenta bancaria para la nómina
Muchos empleadores optan por abrir una cuenta bancaria separada específicamente para la nómina, aparte de su cuenta bancaria comercial principal.
Esto puede simplificar el seguimiento financiero al separar claramente las transacciones de nómina de los gastos comerciales diarios, lo que ayuda a evitar errores contables y agiliza la conciliación de la nómina.
Una cuenta de nómina exclusiva también añade una capa adicional de seguridad. Si la cuenta de nómina se ve comprometida, los fondos principales de la empresa permanecen protegidos.
Del mismo modo, si tu cuenta comercial experimenta problemas, tu capacidad para pagar a los empleados no se verá afectada.
Es un paso sencillo que mejora tanto la organización como la gestión de riesgos.
Paso 5: Registra el tiempo y la asistencia
- Contabiliza las horas de trabajo: En el caso de los empleados por hora, registra el número de horas trabajadas, incluidas las horas regulares y las horas extra.
- Gestiona los permisos y las ausencias: Toma nota de cualquier vacación, baja por enfermedad u otra ausencia que afecte al pago del trabajador.
Paso 6: Calcula el salario bruto
- Determina el salario bruto de los empleados por hora: Multiplica el número de horas regulares trabajadas por la tarifa por hora y añade cualquier pago por horas extra.
- Calcula el salario bruto de los empleados asalariados: Divide el salario anual entre el número de periodos de pago para obtener el salario bruto de cada ciclo.
- Añade cualquier remuneración complementaria: Añade cualquier remuneración complementaria, como comisiones, bonificaciones, propinas o reembolsos.
Paso 7: Calcula las deducciones
- Retener impuestos: Calcular y retener los impuestos federales, estatales y locales según la información fiscal de los empleados.
- Deducir prestaciones y otras contribuciones: Deducir las contribuciones para prestaciones como el seguro médico, los planes de jubilación, etc.
- Contabilizar otras deducciones: Incluir cualquier otra retención salarial o deducción exigida legalmente o acordada.
Paso 8: Determinar el salario neto
- Restar las deducciones del pago bruto: El resultado después de aplicar todas las deducciones es el salario neto de cada empleado.
Paso 9: Procesar los pagos
- Emitir los pagos: Pagar a los empleados mediante el método elegido, por ejemplo, depósito directo (el más común), cheque, efectivo, etc.
- Proporcionar los comprobantes de pago: Distribuir los comprobantes de pago a los empleados, detallando el salario bruto, las deducciones y el salario neto.
Paso 10: Registrar e informar sobre la nómina
- Mantener los registros: Conservar registros detallados de cada ciclo de nómina para fines internos y legales.
- Informar a las agencias gubernamentales: Presentar los informes requeridos ante las autoridades fiscales y otras agencias gubernamentales.
Paso 11: Prepararse para el procesamiento de fin de año
- Informes de fin de año: Preparar y distribuir los documentos fiscales de fin de año a los empleados (como los W-2 en EE. UU.).
- Conciliar los datos anuales: Asegurarse de que todos los datos de nómina del año sean exactos y estén completos.
Paso 12: Revisar y actualizar la información de nómina
- Auditorías periódicas: Auditar periódicamente el proceso de nómina para comprobar su exactitud y cumplimiento.
- Actualizar las políticas y los registros: Realizar los ajustes necesarios debido a cambios en las leyes fiscales, la información de los empleados o las políticas de la empresa.
Opciones de nómina para empresas en crecimiento
Si diriges una empresa en crecimiento, encontrar la configuración de nómina adecuada puede resultar abrumador, pero hay varias opciones claras que puedes considerar, según el tamaño de tu empresa, tu presupuesto y cuánto quieras involucrarte directamente.
1. Gestionar la nómina por tu cuenta
Esta es la forma tradicional: gestionar la nómina manualmente mediante hojas de cálculo o herramientas sencillas.
Puede funcionar si solo tienes uno o dos empleados y te sientes cómodo calculando los impuestos por tu cuenta.
Ventajas: Es barato (a veces gratis), pero también consume bastante tiempo y es propenso a errores.
Desventajas: Si cometes un error en una declaración de impuestos o pagas de menos a alguien, la situación puede complicarse rápidamente.
2. Software de nómina
Esta es la opción a la que recurren la mayoría de los equipos en crecimiento. Herramientas como Gusto, QuickBooks o Rippling automatizan las tareas más pesadas: calculan los impuestos, envían los cheques de pago mediante depósito directo, presentan formularios, etc.
Es una excelente opción si buscas un software de nómina asequible que sea fácil de usar y pueda adaptarse al crecimiento.
Ventajas: Estas plataformas suelen incluir paneles de autoservicio para empleados y se integran con tus herramientas de contabilidad o control horario.
Desventajas: Al principio hay una curva de aprendizaje, pero realmente ahorran tiempo a medida que crece tu equipo.
3. Dejar que tu contador o servicio de nómina se encargue
Si ya trabajas con un contador o tenedor de libros, puedes delegarles la gestión de la nómina. Como alternativa, podrías externalizarla a una empresa especializada en servicios de nómina.
Se encargarán de pagar a tu equipo, gestionar los impuestos y presentar los formularios de nómina de fin de año, como los W-2 y 1099.
Ventajas: Es una buena opción si no quieres encargarte de ello y tu contador ya conoce tu empresa.
Desventajas: Ten en cuenta que puede ser un poco menos automatizado o flexible que el software.
Consejo: A veces, el software y los servicios de nómina se utilizan indistintamente, pero existen diferencias. Conoce los matices en nuestro artículo software de nómina frente a servicios de nómina.
4. Utilizar una PEO (organización profesional de empleadores)
Piensa en una PEO como un socio de RR. HH. con servicio integral. Gestionará la nómina, los beneficios, el cumplimiento fiscal e incluso ayudará con aspectos como los manuales del empleado y la compensación de los trabajadores.
Técnicamente, te conviertes en coempleador junto con la PEO: ellos gestionan las operaciones administrativas y tú te concentras en dirigir la empresa.
Ventajas: Es una excelente opción si estás creciendo rápidamente o quieres que otra persona se encargue por completo de los RR. HH.
Desventajas: Puede ser más caro y tendrás que utilizar sus sistemas y procesos.
Para obtener más información, consulta nuestra selección de las mejores empresas de PEO.
5. ¿Contratas a nivel internacional? Necesitarás una solución de nómina global o una EOR
Si contratas a personas en otros países, pero no quieres establecer allí una entidad legal, necesitarás un empleador registrado (EOR) o un proveedor de nómina global.
La EOR contratará y pagará a tus empleados internacionales en tu nombre, manteniendo el cumplimiento de las leyes locales.
Ventajas: Es de gran ayuda para los equipos distribuidos.
Desventajas: Pagarás un precio superior por la comodidad.
10 errores comunes de nómina
La nómina es una de esas áreas en las que pequeños errores pueden provocar grandes problemas, pero la mayoría se pueden evitar por completo cuando sabes qué buscar.
Ya sea que gestiones la nómina por tu cuenta o utilices un software, estos son algunos de los errores más comunes con los que se encuentran los propietarios y gerentes de pequeñas empresas (y, con suerte, también aprenderás a evitarlos).
1. Clasificar incorrectamente a los empleados
Uno de los errores más grandes (y costosos) es clasificar a alguien como contratista cuando en realidad es un empleado, o confundir a los empleados exentos con los no exentos.
Esto puede dar lugar a horas extra no pagadas, problemas fiscales e incluso multas. Si no estás seguro, vuelve a comprobarlo antes del día de pago.
2. Incumplir los plazos
Entre las fechas de presentación de impuestos, los depósitos de nómina y los informes de fin de año, hay mucho que controlar.
Incumplir un plazo no solo retrasa los cheques de pago: también puede implicar sanciones o cargos por intereses del IRS o de las autoridades fiscales estatales.
3. Calcular incorrectamente el salario o las horas extra
Ya sea por olvidar añadir las horas extra, aplicar la tarifa salarial incorrecta o no incluir comisiones o bonificaciones, estos errores pueden frustrar mucho a tu equipo. Incluso los errores pequeños se acumulan rápidamente si procesas la nómina todas las semanas.
4. Retención de impuestos incorrecta
Si los empleados no completan correctamente sus formularios W-4 —o si olvidas actualizarlos después de un cambio—, sus retenciones pueden verse afectadas. Eso significa problemas fiscales más adelante para ambos. Comprueba siempre que esos formularios estén actualizados y que los datos se hayan introducido correctamente.
5. No conservar los registros de nómina
La ley exige conservar los registros de nómina durante varios años. Si no lo haces —o si están desorganizados o incompletos—, podrías tener problemas durante una auditoría.
Además, si un empleado cuestiona su salario, tener los registros a mano ahorra tiempo y estrés.
6. No mantenerse al día con las leyes fiscales
Las normas fiscales federales, estatales e incluso locales cambian con más frecuencia de lo que imaginas. Si la configuración de tu nómina no se mantiene al día —o no compruebas las actualizaciones—, podrías acabar pagando impuestos de menos o de más.
7. Olvidar las normas sobre el pago final
Si alguien renuncia o es despedido, la mayoría de los estados tienen normas estrictas sobre cuándo debes enviarle su último cheque de pago.
En algunos lugares, como California, debe entregarse el último día de trabajo. Incumplir esta obligación puede dar lugar a sanciones adicionales.
8. No tener un plan de respaldo para la nómina
¿Qué ocurre si la persona encargada de la nómina se enferma o el sistema falla? Si no tienes un proceso de respaldo o alguien capacitado para intervenir, el día de pago puede desbaratarse rápidamente, y eso nunca da una buena imagen.
9. Mezclar los fondos de la empresa y de la nómina
Usar la cuenta principal de la empresa para la nómina puede parecer una buena idea, hasta que todo se vuelve confuso. Es fácil perder la cuenta de lo que se ha pagado, lo que se debe y lo relacionado con los impuestos. Una cuenta de nómina separada mantiene todo en orden y facilita la conciliación.
10. No revisar la nómina antes de procesarla
Hacer clic en «enviar» sin revisar la vista previa de la nómina es como enviar un correo electrónico sin corregirlo. Comprueba siempre las horas, los salarios, las deducciones y la información de los depósitos directos antes de procesar un ciclo de pago.
12 mejores prácticas para gestionar la nómina de una pequeña empresa
La nómina puede implicar muchas cosas que controlar. Entre los plazos fiscales, los cambios de empleados, las deducciones y el cumplimiento de las normas, es fácil que algo se pase por alto.
Pero con algunas buenas prácticas bien establecidas, puedes hacer que la nómina sea mucho menos estresante y mucho más fiable. Así puedes mantener todo organizado, preciso y funcionando sin problemas.
1. Documenta tu proceso de nómina
Lo primero es lo primero: escríbelo todo. Crea una guía interna sencilla que explique cómo se procesa la nómina, desde la recopilación de las hojas de horas y el cálculo de los salarios hasta el envío de los pagos y la presentación de los impuestos.
Incluye los pasos del software, si corresponde, los flujos de aprobación, los contactos clave y los plazos. Si alguna vez otra persona tiene que hacerse cargo, contará con un manual claro que seguir.
2. Establece políticas de nómina claras
Establece las expectativas desde el principio documentando cómo y cuándo se paga a los empleados, cómo se registran los permisos, qué ocurre con las horas extra y cómo se gestionan las correcciones de nómina.
Comparte esto con las nuevas incorporaciones y actualízalo periódicamente. Una política clara evita confusiones y brinda a tu equipo confianza en la forma en que se gestionan las cosas
3. Presta atención a los trabajadores remotos
Como señala BJ Anderson, director de Nóminas y Gestión de Permisos de Humareso: “La situación de un empleado que trabaja desde casa puede requerir diferentes retenciones de impuestos locales. Valida las direcciones mediante un software de geolocalización o pide a tus empleados que confirmen sus direcciones anualmente”.
4. Automatiza todo lo que puedas
Después de alcanzar cierto número de empleados, gestionar las nóminas manualmente se convierte en una receta para cometer errores.
El software de nóminas puede automatizar los cálculos, las retenciones, las declaraciones y los pagos, lo que facilita aprovechar la automatización de nóminas y mantener el cumplimiento normativo.
5. Mantén tus registros limpios y actualizados
Asegúrate de que los registros de los empleados —tarifas salariales, direcciones, formularios fiscales y elecciones de beneficios— estén actualizados.
Los pequeños cambios se acumulan rápidamente, y la información antigua puede afectar desde las declaraciones de impuestos hasta las deducciones de beneficios.
6. Mantente al día con los cambios en las normas fiscales
Las tasas impositivas, los plazos para presentar declaraciones y las normativas cambian constantemente, no solo a nivel federal, sino también estatal y local.
Suscribirte a las alertas del IRS o del departamento de trabajo estatal puede ayudarte a anticiparte a los cambios y evitar sorpresas de última hora.
7. Sigue un calendario de nóminas constante
Elige un calendario de pagos (semanal, quincenal o mensual) y respétalo. Los empleados cuentan con ello y te ayuda a mantenerte organizado, con menos prisas de última hora.
8. Protege los datos de nóminas como si fueran oro
Los datos de nóminas incluyen información altamente confidencial, como cuentas bancarias, números del Seguro Social y salarios.
Utiliza sistemas cifrados, limita el acceso y actualiza las contraseñas con regularidad. Las brechas de seguridad no solo cuestan dinero, también rompen la confianza.
9. Haz una revisión periódica de las nóminas
Cada cierto tiempo, revisa los pagos de nómina anteriores para detectar errores o deducciones omitidas. Una rápida auditoría interna de nóminas, incluso trimestral, puede ayudarte a detectar y corregir problemas antes de que se agraven o sean señalados durante la temporada fiscal.
10. Permite que los empleados accedan a su información
Proporciona a los empleados un acceso sencillo a sus recibos de nómina, formularios W-2, horas trabajadas y deducciones mediante un portal seguro.
Cuando pueden ver qué ocurre con su salario, es menos probable que lo cuestionen y más probable que detecten pronto los errores involuntarios.
11. Capacita a quien gestione las nóminas
No dejes todo tu sistema en manos de una sola persona que sea la única que sabe cómo funciona.
Ya seas tú o un administrador financiero, asegúrate de que comprenda todo el proceso, sepa qué exigen las leyes y cuente con apoyo de respaldo si lo necesita. Quizá una certificación en gestión de nóminas podría ser útil.
12. Ten un plan de respaldo
Si la persona encargada de las nóminas está ausente o tu sistema deja de funcionar, ¿cuál es el plan? Crea un plan de contingencia sencillo para que otra persona pueda gestionar las nóminas y los empleados sigan cobrando a tiempo, sin necesidad de improvisar.
