11 formas en que un HRIS puede beneficiar a tu empresa
Los beneficios de un HRIS incluyen la automatización de tareas repetitivas de RR. HH., permitir que los empleados accedan a autoservicio y mantenerte al día con el cumplimiento normativo. Al agilizar estos procesos, un HRIS te ahorra tiempo, reduce la administración manual y ayuda a que toda tu organización funcione de manera más eficiente. En este artículo, te mostraré exactamente cómo un HRIS puede simplificar tu flujo de trabajo de RR. HH. y aportar un gran valor a tu equipo y a tu negocio.
¿Qué es un HRIS?
Un HRIS (sistema de información de recursos humanos) es un tipo de software de RR. HH. que almacena datos de empleados y de la organización, y combina diversas funciones como la gestión de nóminas y beneficios para ayudar a los profesionales de RR. HH. a desempeñar su trabajo de manera más eficaz en todos los niveles.
En esencia, se trata de aprovechar la tecnología para engrasar los engranajes de la máquina organizacional y crear una plantilla más feliz y productiva.
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11 beneficios de un HRIS
Desde organizar la información de los empleados hasta automatizar tareas administrativas y ofrecer análisis a través de datos de RR. HH., la plataforma HRIS adecuada podría ser transformadora para tu organización.
Beneficios para los departamentos de RR. HH.
Gran parte de los beneficios del software HRIS se sentirán en el departamento de RR. HH., liberando tiempo y recursos para trabajar en la parte gratificante del trabajo: desarrollar el talento.
Eficiencia y ahorro de tiempo
Automatizar tareas rutinarias de RR. HH., como la gestión de los registros de empleados, la gestión de ausencias, el procesamiento de nóminas y la administración de beneficios, ahorra tiempo y permite que los profesionales de RR. HH. se concentren en actividades más estratégicas.
Además, funciones como el autoservicio de los empleados permiten que los trabajadores accedan y actualicen su información, reduciendo así la cantidad de solicitudes que debe gestionar RR. HH.; algunas herramientas más avanzadas incluso incorporan chatbots de RR. HH. para responder consultas.
¡Se acabaron las montañas de papeleo o tener que manejar varias hojas de cálculo a la vez!
Mejora del cumplimiento normativo
Una función clave de los HRIS es ayudar a garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y regulaciones al proporcionar información actualizada y recordatorios automáticos sobre plazos y requisitos clave de cumplimiento.
Reportes y análisis
Un sistema de reportes y análisis de RR. HH. permite que los equipos de RR. HH. generen informes sobre diversas métricas de RR. HH. como número de empleados, índices de rotación y datos demográficos que respaldan la toma de decisiones basada en datos.
Mejora de la comunicación
Mejora la comunicación dentro de la organización al proporcionar una plataforma para anuncios generales, actualizaciones de políticas y otra información importante.
Beneficios para los empleados
Un HRIS también puede facilitar la vida de los empleados y ayudar a que se sientan más comprometidos y conectados.
Onboarding más sencillo
Un proceso de integración fluido ayuda a establecer el tono para las nuevas contrataciones y contribuye al éxito y la retención de los empleados.
Como función de HRIS, puede ser una extensión del sistema de seguimiento de candidatos que ayudó a que el candidato se uniese al equipo.
Los nuevos empleados pueden iniciar sesión en el portal de autoservicio, realizar los trámites administrativos, comenzar la capacitación y familiarizarse con su puesto y su nuevo equipo.
Mayor empoderamiento
Con un portal de autoservicio, los trabajadores tendrán la posibilidad de acceder y gestionar su información personal, horarios de trabajo, solicitudes de vacaciones, beneficios y ventajas.
Hay menos posibilidades de que los errores administrativos afecten los pagos o las vacaciones, y además pueden aprovechar los recordatorios automáticos.
Mayor compromiso de los empleados
Un HRIS incrementa el compromiso de los empleados al agilizar la comunicación, recopilar retroalimentación y personalizar las oportunidades de desarrollo.
Entre estas funciones se incluyen el reconocimiento en tiempo real, las encuestas "pulse" y el acceso autoservicio a los beneficios y recursos para el desarrollo profesional.
Al proporcionar perspectivas basadas en datos, RR. HH. puede abordar proactivamente las preocupaciones, mejorar la cultura laboral y aumentar la satisfacción general de los empleados.
Beneficios para la organización
Por supuesto, el principal beneficiario de un HRIS es la propia organización (como debe ser).
Ahorro de costos
Al optimizar procesos, reducir el trabajo manual y minimizar errores, un HRIS ayuda a disminuir los costes administrativos e incrementa la productividad general.
Un HRIS también es más rentable que otros tipos de sistemas de gestión de recursos humanos, incluidos los sistemas HCM y HRMS, pero también es el más básico (si crees que podrías necesitar un sistema con funciones más avanzadas, lee nuestra comparativa de sistemas HRIS vs HRMS vs HCM para obtener consejos sobre cómo tomar la decisión correcta).
Mejores decisiones para la gestión del talento
Un HRIS mejora las decisiones de gestión del talento al proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento, las habilidades y las tendencias de compromiso de los empleados.
Con los datos centralizados, RRHH puede identificar empleados con alto potencial, monitorear necesidades de desarrollo y optimizar la planeación de la fuerza laboral.
Además, los análisis predictivos también ayudan en la planificación de sucesión y las estrategias de retención, asegurando una mejor alineación entre el talento y los objetivos del negocio.
Mejora de la comunicación
Mejora la comunicación dentro de la organización al proporcionar una plataforma para anuncios a toda la empresa, actualizaciones de políticas y otra información importante.
Mayor seguridad de los datos
Un HRIS mejora la seguridad de los datos al centralizar la información sensible de los empleados en un sistema seguro, con control de acceso, y con protocolos de cifrado y autenticación.
El acceso basado en roles garantiza que sólo el personal autorizado pueda ver o editar ciertos datos, reduciendo el riesgo de filtraciones.
Además, los registros de auditoría y las funcionalidades de cumplimiento ayudan a rastrear cambios, detectar anomalías y cumplir requisitos legales de protección de datos.
Funciones de un Sistema de Información de Recursos Humanos
Los sistemas HRIS vienen en muchas formas y tamaños diferentes para adaptarse a todas las organizaciones. Aquí tienes algunas de las principales funciones que debes buscar en un HRIS:
- Gestión de la base de datos de empleados: Repositorio centralizado para almacenar toda la información relacionada con los empleados, incluidos datos personales, detalles laborales y de empleo, y datos sobre compensaciones y nómina.
- Seguimiento de tiempo y asistencia: Herramientas para rastrear las horas trabajadas por los empleados, la asistencia, las solicitudes de permisos y ausencias, a menudo integradas con relojes de fichar o sistemas biométricos.
- Gestión de nómina: Procesamiento automatizado de nóminas, incluidos cálculos salariales, deducciones de impuestos, deducciones de beneficios y gestión de depósitos directos.
- Administración de beneficios: Gestión de programas de beneficios para empleados, como seguros médicos, planes de jubilación y otros incentivos, incluyendo la inscripción, seguimiento e informes.
- Reclutamiento y seguimiento de candidatos: Funcionalidades del software de reclutamiento que te ayudarán a administrar la publicación de vacantes, filtrar solicitudes, rastrear candidatos durante el proceso de contratación y la incorporación de nuevos empleados.
- Gestión del desempeño: Herramientas para establecer metas de desempeño, realizar evaluaciones de desempeño, brindar retroalimentación y seguir los indicadores de rendimiento de los empleados.
- Gestión de cumplimiento normativo: Asegura el cumplimiento de las leyes laborales y regulaciones, incluyendo alertas automáticas sobre plazos y requerimientos de reportes próximos.
- Portal de autoservicio para empleados: Permite a los empleados acceder y actualizar su información personal, ver recibos de pago, solicitar permisos y gestionar beneficios desde una interfaz de autoservicio.
- Capacitación y desarrollo: Herramientas para gestionar programas de capacitación, monitorear el progreso, programar cursos y mantener registros de certificaciones y desarrollo de habilidades.
Cómo empezar con un HRIS
Ahora estás pensando que un HRIS podría ser bastante útil, o considerando cómo podrías mejorar tu sistema actual.
Con tantas opciones disponibles, es importante encontrar el mejor software HRIS para las necesidades de tu empresa.
Al elegir un HRIS, los profesionales de recursos humanos deben considerar la facilidad de uso, qué funciones principales se incluyen, cuán personalizable es el servicio, si la solución puede integrarse con sistemas heredados, la escalabilidad y, por supuesto, la relación calidad-precio. Un buen punto de partida es nuestra guía sobre los mejores sistemas HRIS.
Consejo principal: Si tus requerimientos son complejos o aún los estás definiendo, quizá quieras considerar crear una solicitud de propuesta (RFP) de HRIS para ayudarte a definir los requisitos y obtener mejores propuestas de los proveedores.
