¿Qué es exactamente el software de ética y cumplimiento?
El software de cumplimiento es una solución digital que te ayuda a gestionar, monitorear y hacer cumplir las políticas de la empresa para cumplir con las regulaciones de la industria y mantener tu negocio dentro del marco legal.
Al automatizar las tareas de cumplimiento, este software reduce riesgos, mejora el ambiente laboral y protege tu reputación. Te explicaré cómo funciona el software de cumplimiento y cómo facilita mantener la conformidad de manera más sencilla y eficiente para organizaciones de cualquier tamaño.
¿Qué es el software de cumplimiento?
El cumplimiento consiste en adherirse a un conjunto de reglas y regulaciones.
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Las organizaciones, en todos los sectores, se enfrentan a una mayor carga de cumplimiento tanto a nivel nacional como internacional. Esto requiere que las empresas cuenten con un robusto programa de cumplimiento que contemple todos los requisitos, y aquí es donde el software de cumplimiento resulta útil.
El software de cumplimiento es un sistema digital que centraliza y agiliza la adhesión de una empresa a los estándares legales y profesionales de su industria. Este sistema normalmente incluye herramientas de capacitación para empleados, software para reportar incidentes (incluida una línea de denuncias anónimas) y recopilación de datos para que los gerentes monitoreen el avance y la efectividad de las políticas de cumplimiento.
Con el software de cumplimiento, la alta dirección puede asegurarse de que todo el personal cumpla con las normas y regulaciones profesionales. Al registrar la formación de los empleados y permitir la rápida notificación de incidentes, una organización puede evaluar la eficacia de su cumplimiento; y usar un software centralizado es la forma más sencilla de hacer seguimiento a estos datos clave.
Componentes clave del software de gestión de cumplimiento
El cumplimiento en una empresa es especialmente importante, pero, como diría cualquier responsable de cumplimiento, también es sumamente complicado.
Hay muchos aspectos que tratar, desde la incorporación de nuevos empleados hasta la supervisión y ajuste de políticas para adaptarse a los nuevos requisitos del sector. Un sistema de gestión de cumplimiento reúne todo lo que una organización necesita en un espacio fácil de usar, facilitando el control del cumplimiento.
Las funciones más comunes en el software de cumplimiento son:
- Módulos de capacitación: Videos cortos, guiones de entrenamiento y otras herramientas para apoyar la formación de los empleados.
- Gestión de tareas: Flujos de trabajo optimizados para garantizar que todos los empleados cumplan las regulaciones del sector en sus actividades diarias.
- Características de reporte: Sistemas que permiten a los empleados reportar de manera anónima casos de malas prácticas, incumplimientos u otras faltas.
- Gestión de incidentes: Un flujo de trabajo que garantiza que todos los incidentes reportados sean investigados a fondo y que los gerentes de cumplimiento tomen las acciones apropiadas para resolver cada caso.
- Notificaciones y alertas: El software avisa tanto a empleados como a la dirección cuando la organización no está completamente en cumplimiento (por ejemplo, cuando se reporta un incidente, cuando un empleado no completa una capacitación, etc.).
- Visión general de datos: Informes periódicos de datos para mostrar dónde la organización está funcionando bien en cumplimiento y dónde puede mejorar.
- Gestión de riesgos: Determina el nivel de riesgo y resuelve puntos débiles en tu seguridad con la gestión de riesgos para minimizar el riesgo de incumplimiento.
- Gestión de auditorías: Programa y monitorea auditorías para asegurarte de completar siempre las revisiones según lo exigido por la normativa.
- Integración con terceros: Integra la herramienta de gestión de cumplimiento con tu HRMS, CRM y otras aplicaciones o herramientas para minimizar tareas manuales y centrarte en aspectos estratégicos como la gestión de políticas, remediación o gestión del cambio.
Es fundamental explorar distintos softwares de cumplimiento para RR.HH. para encontrar el que mejor se ajuste a las necesidades de tu organización.
Beneficios del software de cumplimiento para recursos humanos
El departamento de recursos humanos de tu empresa sin duda es un grupo ocupado; el cumplimiento es complicado y es fácil pasar por alto cambios regulatorios.
Mediante la automatización, el software se encarga del cumplimiento en segundo plano, y solo alerta a RR.HH. cuando hay un problema que reportar o datos para revisar.
Por ejemplo, la imagen anterior muestra los datos de reportes de incidentes a nivel organizacional. Puedes ver que los datos indican la gravedad de un incidente, dónde ocurrió y si la denuncia fue anónima.
RRHH puede utilizar estos datos para determinar qué elementos de cumplimiento deben revisar sus empleados, qué regiones tienen más dificultades con conductas indebidas y otras formas en que su organización puede ser más ética y cumplir mejor con la normativa.
¡Su empresa puede mantenerse al día con las políticas y procedimientos de cumplimiento sin sobrecargar a sus empleados!
Le ayuda a impartir formación en cumplimiento
La formación es la primera línea de defensa contra el incumplimiento. Cuando sus empleados están bien formados y de manera eficaz, es más probable que recuerden los estándares y normativas que se espera que cumplan dentro de su sector. Sin embargo, conseguir que su personal retenga esta información puede ser todo un reto—y aquí es donde entra el software de cumplimiento.
El software de gestión de cumplimiento incluye numerosos trucos para involucrar a su personal y hacer que la experiencia de formación sea más agradable y memorable. Por ejemplo, nuestro software está equipado con vídeos cortos, juegos para realizar durante la capacitación y otros métodos únicos para que la formación "se quede" de verdad. Estos también pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas de formación de su organización.
Además, la mayoría de las soluciones de software de cumplimiento probablemente le permitirán hacer un seguimiento del progreso de sus empleados durante el proceso de formación. RRHH recibirá informes de datos sobre la progresión de cada empleado, así como un informe cuando finalice su formación de cumplimiento.
Con este software, un gerente puede pedirles a los empleados que completen la formación por su cuenta (viendo vídeos o realizando cuestionarios), liberando así tiempo del gerente y dando al empleado la oportunidad de avanzar a su propio ritmo.
Le ayuda a supervisar conductas indebidas
Este podría ser el elemento más importante del software de cumplimiento. Una empresa no puede tener una cultura ética o de cumplimiento si no existe un sistema para reportar conductas inapropiadas. Los empleados necesitan una forma segura y sencilla de reportar incumplimientos y el software de cumplimiento está especialmente diseñado para proporcionar eso.
Como puede ver en la imagen anterior, los empleados pueden reportar incumplimientos o situaciones de interés mediante formularios online anónimos incluidos en el software de denuncia. Esto ofrece a sus empleados libertad para expresar preocupaciones cuando detecten conductas indebidas, sin riesgo de represalias injustas por parte de colegas o gerentes.
Además, muchos programas de software de cumplimiento permiten que RRHH establezca una cadena de reportes, como se muestra en la imagen a continuación. Este flujo de trabajo enviará alertas automáticamente a ciertas personas durante una investigación interna, garantizando que todos cumplan con su responsabilidad y que la organización aborde debidamente los casos de conducta indebida.
Toma de decisiones simplificada
Un software de cumplimiento compilará toda la información de cumplimiento que necesita en un único panel. La gerencia podrá revisar todos los elementos relacionados con el cumplimiento y supervisar las incidencias sin tener que buscar en profundidad para obtener la información. La disponibilidad de los datos en tiempo real agiliza la toma de decisiones y garantiza el cumplimiento normativo.
Reduce el riesgo de incumplimiento
Algunas industrias están muy reguladas. Por ejemplo, las empresas del sector sanitario deben cumplir con las normativas HIPAA y mantenerse al tanto de los cambios regulatorios para evitar sanciones.
De la misma forma, existen otras regulaciones, específicas del sector o generales, con las que las empresas deben cumplir, como ISO, OSHA o la Sarbanes-Oxley.
Garantizar el cumplimiento puede ser todo un desafío para las empresas que operan en entornos muy regulados. Un software de cumplimiento asegura que cumple con los estándares y requisitos legales pertinentes, reduciendo así el riesgo de incumplimiento.
Libera recursos
El cumplimiento es una tarea que consume muchos recursos. Las evaluaciones periódicas de riesgos y el monitoreo continuo del cumplimiento son costosos, pero necesarios. No se pueden pasar por alto, pero sí pueden automatizarse mediante software. Automatizar sus procesos de cumplimiento con el software adecuado le ahorrará horas de trabajo y mejorará el uso de sus recursos.
Mejora la credibilidad
Invertir en seguridad y cumplimiento te otorga credibilidad. Los clientes prefieren proveedores en los que confían. Ofrecer una seguridad de datos de primer nivel te hace parecer creíble y más probable que seas elegido por los clientes frente a otros proveedores que están rezagados.
Cumplimiento con la FLSA
El Departamento de Trabajo de EE. UU. (DoL) publicó un Boletín de Asistencia de Campo (FAB No.2020-5) el 24 de agosto de 2020, para ofrecer orientación a los empleadores sobre cómo cumplir con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) en una modalidad de trabajo remoto.
Según la FLSA, los empleadores deben compensar a los empleados no solo por las horas programadas, sino también por las horas extras. La FLSA también permite que los empleadores aseguren que no se realicen tareas no deseadas, como quehaceres personales, durante las horas que se compensan.
No cumplir con la FLSA conlleva multas considerables. El equipo de RR. HH. debe seguir las directrices específicas establecidas por la FLSA. Los errores pueden salir caros, incluso más que el costo de una solución de cumplimiento, que puede garantizar que siempre cumplas con la FLSA.
Una cultura corporativa ética y conforme también puede involucrar una auditoría de equidad salarial, lo que significa usar soluciones de equidad salarial para evaluar datos de compensación, descubrir desigualdades y promover prácticas de pago justas y transparentes.
Cumplimiento del I-9
Las empresas deben hacer que los nuevos empleados completen el formulario I-9 en o antes de su primer día de trabajo. Si no cumples, y la Oficina de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) se presenta, podrías meterte en problemas.
Los equipos de RR. HH. y los empleadores que no cumplan provocarán que la empresa tenga que pagar una multa civil determinada en base a factores como el tamaño de la empresa, la gravedad y el historial, entre otros.
Una herramienta de cumplimiento puede notificarte sobre la cumplimentación de los formularios I-9, su retención y el seguimiento de tus actividades de I-9 para que siempre estés informado. Una solución de cumplimiento basada en SaaS también podría ofrecer integraciones que te ayuden a convertir formularios en papel en documentos digitales para almacenarlos.
Tu solución también podría ofrecer una integración con E-Verify para que puedas asegurarte rápidamente de que tus empleados están autorizados para trabajar en EE. UU.
Elige software de cumplimiento, elige un lugar de trabajo seguro
Como puedes ver, el software de cumplimiento puede hacer que la monumental e importante tarea de gestionar el cumplimiento sea mucho más sencilla.
Con un solo sistema de software, puedes ayudar a que tu organización sea un lugar más ético —y todos en tu lugar de trabajo te lo agradecerán.
¿Convencido? Consulta la selección de People Managing People del mejor software de cumplimiento de RR. HH. disponible en el mercado hoy en día. O si deseas externalizar completamente tus tareas de gestión de cumplimiento, una empresa de cumplimiento de RR. HH. puede ser una mejor opción.
Recursos adicionales:
