¿Qué es exactamente el software de ética y cumplimiento?
El software de cumplimiento es una solución digital que te ayuda a gestionar, rastrear y hacer cumplir las políticas de la empresa para cumplir con las regulaciones de la industria y mantener tu negocio conforme a la ley.
Al automatizar tareas de cumplimiento, este software reduce riesgos, mejora el ambiente laboral y protege tu reputación. Te explicaré cómo funciona el software de cumplimiento y cómo hace que el mantenimiento del cumplimiento sea más sencillo y eficiente para organizaciones de cualquier tamaño.
¿Qué es el software de cumplimiento?
El cumplimiento es el acto de adherirse a un conjunto de normas y regulaciones.
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Las organizaciones de todos los sectores enfrentan una mayor carga de cumplimiento tanto a nivel nacional como internacional. Esto requiere que las empresas tengan un programa de cumplimiento robusto que contemple todos los requisitos de cumplimiento, y aquí es donde el software de cumplimiento resulta útil.
El software de cumplimiento es un sistema digital que centraliza y agiliza el cumplimiento de una empresa con los estándares legales y profesionales de su industria. Este sistema generalmente incluye herramientas de capacitación para empleados, software para reportar incidentes (incluyendo una línea de denuncias anónimas) y recopilación de datos para que los gerentes supervisen el progreso y la eficacia de sus políticas de cumplimiento.
Con el software de cumplimiento, la alta dirección puede asegurarse de que todo el personal cumpla todas las normas y regulaciones profesionales. Al rastrear la capacitación de los empleados y permitir la rápida notificación de incidentes, una organización puede evaluar la eficacia de su cumplimiento, y usar un software centralizado es la forma más sencilla de mantener el control de estos datos esenciales.
Componentes clave del software de gestión de cumplimiento
El cumplimiento empresarial es especialmente importante, pero, como cualquier responsable de cumplimiento te dirá, también es sumamente complejo.
Hay muchos aspectos a abordar, desde la incorporación de nuevos empleados hasta la supervisión y ajuste de políticas para cumplir con nuevos requisitos de la industria. Un sistema de gestión de cumplimiento reúne todo lo necesario para la organización en un espacio fácil de usar, facilitando el cumplimiento.
Las funciones comunes en el software de cumplimiento son:
- Módulos de capacitación: Vídeos cortos, guiones de formación y otras herramientas para ayudar en la formación de empleados.
- Gestión de tareas: Flujos de trabajo optimizados para garantizar que todos los empleados cumplan con las normativas del sector en sus actividades diarias.
- Funciones de reporte: Sistemas que permiten a los empleados reportar de manera anónima incidentes de irregularidades, incumplimientos u otras conductas indebidas.
- Gestión de incidentes: Un flujo de trabajo que garantiza que todos los incidentes reportados se investiguen a fondo y que los responsables de cumplimiento tomen las medidas adecuadas para resolver cada caso.
- Notificaciones y alertas: El software alerta tanto a empleados como a la dirección cuando la organización no está en pleno cumplimiento (por ejemplo, cuando se reportó un incidente, cuando un empleado no ha finalizado su formación, etc.)
- Resumen de datos: Informes de datos periódicos para mostrar en qué aspectos la organización tiene éxito en el cumplimiento y en cuáles puede mejorar.
- Gestión de riesgos: Determina tu nivel de riesgo y resuelve puntos vulnerables en tu seguridad con la gestión de riesgos para minimizar el riesgo de incumplimiento.
- Gestión de auditorías: Programa y supervisa auditorías para garantizar que siempre realices las auditorías del sistema según lo exigen las normativas.
- Integración con terceros: Integra la herramienta de gestión de cumplimiento con tu HRMS, CRM y otras herramientas o aplicaciones para minimizar tareas manuales y enfocarte en aspectos estratégicos como la gestión de políticas, la remediación o la gestión del cambio.
Es fundamental explorar varios software de cumplimiento para recursos humanos para encontrar el que mejor se adapte a las necesidades de tu organización.
Beneficios del software de cumplimiento para recursos humanos
El departamento de recursos humanos de tu empresa, sin duda, es un grupo ocupado; el cumplimiento es complejo y es fácil pasar por alto los cambios regulatorios.
Mediante la automatización, el software gestiona el cumplimiento en segundo plano, alertando solo al área de recursos humanos cuando hay un problema que informar o datos para revisar.
Por ejemplo, la imagen anterior muestra los datos de los reportes de incidentes en toda una organización. Puedes ver que los datos indican la gravedad de un incidente, dónde ocurrió y si la denuncia fue anónima.
Recursos humanos puede usar estos datos para determinar qué elementos de cumplimiento necesita repasar el personal, en qué regiones se presentan más problemas de conducta y otras maneras en las que tu organización puede llegar a ser más ética y cumplir mejor con las normativas.
¡Su empresa puede mantenerse al día con las políticas y procedimientos de cumplimiento sin tener que sobrecargar a sus empleados!
Le ayuda a realizar capacitaciones en cumplimiento
La formación es la primera línea de defensa contra el incumplimiento. Cuando su personal está completamente y eficazmente capacitado, es más probable que recuerden los estándares y regulaciones que se esperan de ellos en su industria. Sin embargo, lograr que su personal retenga esta información puede ser todo un desafío—y ahí es donde entra el software de cumplimiento.
El software de gestión de cumplimiento incluye muchas técnicas para involucrar a su personal, haciendo que la capacitación sea más agradable y memorable. Por ejemplo, nuestro software está equipado con videos cortos, juegos para realizar durante la capacitación y otros métodos únicos para que su formación realmente "quede grabada". Además, estos recursos se pueden personalizar según las necesidades específicas de capacitación de su organización.
Además, la mayoría de las soluciones de software de cumplimiento probablemente le permitirán hacer un seguimiento del progreso de sus empleados a lo largo del proceso de capacitación. Recursos Humanos recibirá informes de datos sobre la progresión de cada empleado, así como un informe cuando hayan completado su formación en cumplimiento.
Con este software, un gerente puede pedir a los empleados que completen la capacitación por su cuenta (viendo videos o realizando cuestionarios), liberando tiempo del gerente y dándole al empleado la oportunidad de trabajar a su propio ritmo.
Le ayuda a monitorear conductas indebidas
Este podría ser el elemento más importante del software de cumplimiento. Una empresa no puede tener una cultura ética o de cumplimiento si no hay un sistema para reportar malas conductas. Los empleados necesitan una manera segura y sencilla de reportar el incumplimiento, y el software de cumplimiento está listo precisamente para proveer esto.
Como puede ver en la imagen de arriba, los empleados pueden reportar incumplimientos o asuntos de preocupación mediante formularios en línea anónimos incluidos en el programa. Esto permite a sus empleados la libertad de hablar cuando presencian una conducta inadecuada, sin correr riesgos de represalias injustas de colegas o jefes.
Además, muchos programas de software de cumplimiento permiten a Recursos Humanos establecer una cadena de reporte, como en la imagen a continuación. Este flujo de trabajo alertará automáticamente a ciertas personas durante una investigación de empleados, garantizando que todos cumplan con su debida diligencia y que la organización aborde correctamente las conductas indebidas.
Toma de decisiones más ágil
Un software de cumplimiento recopilará toda la información de cumplimiento necesaria en un solo tablero. La gerencia puede revisar todos los aspectos relacionados con el cumplimiento y monitorear los problemas sin tener que buscar la información. La disponibilidad de datos en tiempo real agiliza la toma de decisiones y asegura el cumplimiento normativo.
Reduce el riesgo de incumplimiento
Algunas industrias están ampliamente reguladas. Por ejemplo, las empresas del sector salud deben cumplir con las regulaciones de HIPAA y estar atentas a los cambios regulatorios para evitar sanciones.
Del mismo modo, existen otras regulaciones, específicas de la industria o generales, que las empresas deben cumplir, como ISO, OSHA o la Sarbanes-Oxley.
Garantizar el cumplimiento puede ser todo un reto para las empresas que operan en entornos altamente regulados. Un software de cumplimiento asegura que cumpla con los estándares y requisitos legales correspondientes, reduciendo así el riesgo de incumplimiento.
Libera recursos
El cumplimiento requiere muchos recursos. Las evaluaciones periódicas de riesgos y el monitoreo continuo de cumplimiento son costosos, pero necesarios. No se pueden pasar por alto, pero sí se pueden automatizar con software. Automatizar sus procesos de cumplimiento con el software adecuado le ahorrará horas de trabajo y mejorará su utilización de recursos.
Mejora la credibilidad
Invertir en seguridad y cumplimiento le aporta credibilidad. Los clientes prefieren proveedores que consideran confiables. Ofrecer seguridad de datos de primer nivel le hace ver creíble y aumenta las probabilidades de ser elegido por los clientes, por encima de otros proveedores que estén rezagados.
Cumplimiento con FLSA
El Departamento de Trabajo de EE. UU. (DoL) publicó un Boletín de Asistencia de Campo (FAB No.2020-5) el 24 de agosto de 2020 para ofrecer orientación a los empleadores sobre cómo cumplir con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) en un esquema de trabajo remoto.
Según la FLSA, los empleadores deben compensar a los empleados no solo por las horas programadas sino también por las horas extra. La FLSA también permite a los empleadores asegurarse de que no se realicen tareas no deseadas, como asuntos personales, durante las horas que se compensan.
El incumplimiento de la FLSA conlleva multas elevadas. El equipo de RR.HH. debe seguir las directrices específicas establecidas por la FLSA. Los errores pueden ser costosos, incluso más que el costo de una solución de cumplimiento, la cual puede asegurar que siempre cumplas con la FLSA.
Una cultura corporativa ética y conforme también puede implicar una auditoría de equidad salarial, lo cual significa usar soluciones de equidad salarial para evaluar los datos de compensación, descubrir disparidades y promover prácticas salariales justas y transparentes.
Cumplimiento del I-9
Las empresas están obligadas a que los nuevos empleados completen el Formulario I-9 en su primer día de trabajo o antes. Si no cumples, y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) llega a tu puerta, podrías tener problemas.
Los equipos de RR.HH. y los empleadores que incumplan provocarán que la empresa tenga que pagar una sanción civil determinada en función de factores como el tamaño del negocio, la gravedad y el historial, entre otros.
Una herramienta de cumplimiento puede avisarte sobre la finalización de los formularios I-9, su retención y el seguimiento de tus actividades relacionadas con el I-9 para que siempre estés informado. Una solución de cumplimiento basada en SaaS también podría ofrecer integraciones que te ayuden a convertir formularios en papel en documentos digitales para almacenarlos.
Tu solución también podría ofrecer una integración con E-Verify para que puedas comprobar rápidamente que tus empleados están autorizados para trabajar en los EE. UU.
Elige software de cumplimiento, elige un lugar de trabajo seguro
Como puedes ver, el software de cumplimiento puede hacer que la monumental e importante tarea de gestionar el cumplimiento sea mucho más fácil.
Con un solo sistema informático, puedes ayudar a que tu organización sea un lugar más ético, y todos en tu entorno laboral te lo agradecerán.
¿Convencido? Consulta la selección de People Managing People del mejor software de cumplimiento de RR.HH. disponible hoy en día. O si prefieres externalizar completamente las tareas de gestión de cumplimiento, una empresa de cumplimiento de RR.HH. podría ser más adecuada.
Recursos adicionales:
