¿Qué es un software de gestión de tareas y cómo puede ayudarte?
El software de gestión de tareas te permite organizar, priorizar y hacer seguimiento de tareas individuales para que puedas alcanzar tus objetivos o finalizar un proyecto. Piénsalo como tu lista de tareas digital. Es perfecto para abordar grandes proyectos paso a paso de forma manejable. Así es como esta herramienta mantiene tu trabajo eficiente y sin estrés.
Gestión de tareas vs. Gestión de proyectos
Tu mejor amigo quiere organizar una fiesta de compromiso, y tú eres el encargado de organizarla gracias a tus habilidades para planificar eventos.
Planificar la fiesta es, esencialmente, un proyecto que necesitas completar. Pero tendrás que terminar un conjunto de tareas más pequeñas (reservar el lugar, el catering, etc.) para completar el proyecto completo (la fiesta).
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La línea divisoria es muy fina.
Cuando gestionas un proyecto, tienes una fecha y una meta—la visión general—en mente. La gestión de proyectos tiene un alcance más amplio donde el responsable debe considerar factores como control de costos, flujos de trabajo y recursos disponibles.
La gestión de tareas consiste en gestionar un aspecto del proyecto a la vez. Por ejemplo, cuando gestionas tareas, debes atender al plazo de la tarea, su prioridad, la asignación y el progreso. Eso es bastante que gestionar, pero una herramienta de gestión de tareas puede hacer tu trabajo más sencillo.
Beneficios del software de gestión de tareas
El software de gestión de tareas te permite supervisar todos los aspectos de la gestión de tareas desde un solo panel, pero eso no es todo.
Al construir un caso de negocio para un nuevo software, hay aspectos que querrás resaltar para que la dirección los considere. Estos son algunos puntos clave sobre el software de gestión de tareas:
- Reduce el riesgo de pérdida de información: Pueden existir una mareante cantidad de documentos, contraseñas e información que intercambias con los responsables al completar sus tareas. Una herramienta de gestión de tareas disminuye el riesgo de pérdida de información porque podrás reunir toda la información en un solo lugar.
- Fácil delegación y mejor colaboración: No es necesario enviar correos o llamar a los miembros del equipo a la oficina para delegar tareas individuales. Cuando asignas una tarea a un miembro mediante una herramienta de gestión de tareas, recibirá una notificación de la tarea asignada. Después, puedes utilizar los comentarios para colaborar en tareas del equipo de forma remota.
- Priorización efectiva: La posibilidad de priorizar tareas para tus empleados es uno de los mayores beneficios de una herramienta de gestión de tareas. A tus compañeros les podría resultar difícil cambiar entre tareas. La priorización les permite gestionar su tiempo mejor y da una idea más clara del orden en que deben completar las tareas asignadas.
- Mayor concentración: Una herramienta de gestión de tareas elimina la percepción de tener que completar una gran tarea en un plazo determinado. Esto se debe a que permite dividir las tareas en partes más pequeñas y manejables, facilitando así la concentración.
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Características del software de gestión de tareas
Las herramientas de gestión de tareas vienen con un portafolio de características que es un subconjunto de las funciones del software de gestión de proyectos como Trello y Asana. Estas son las funciones más comunes del software de gestión de tareas:
1. Planificación y programación
La planificación y la programación son las funciones más básicas de una herramienta de gestión de tareas. Planificar consiste en descomponer todo el flujo de trabajo en tareas simples. Cuando tienes las tareas listas para ser asignadas, puedes ponerles fechas límite o programarlas como tareas recurrentes.
Por ejemplo, creas una lista de tareas con tres elementos: incorporar a un nuevo empleado, preparar su puesto de trabajo y realizar una evaluación la primera semana para ver si se está adaptando bien. Has asignado estas tareas a distintos miembros del equipo. Cuando asignes las tareas, realizarás seguimiento del progreso a medida que los miembros las vayan completando.
2. Colaboración
La colaboración puede ser difícil sin un sistema, especialmente en un entorno de trabajo remoto. Los miembros del equipo no pueden confiar en hojas de cálculo para tareas complejas, al menos sin volverse locos, porque puede haber varias subtareas, dependencias de tareas o hitos.
Un sistema robusto de gestión de tareas en línea agiliza los procesos de colaboración del equipo. Los miembros del equipo pueden intercambiar información y recibir actualizaciones sobre tareas en curso, y los supervisores pueden dar respuestas a preguntas sobre tareas individuales y hacer un seguimiento del progreso usando el sistema de gestión de tareas.
3. Automatización
La automatización simplifica la gestión de tareas complejas. Por ejemplo, piensa en tareas que requieren la colaboración entre varios equipos de proyecto, la aprobación de gerentes en diferentes fases y notificaciones a los miembros del equipo varias veces a medida que avanza la tarea.
Gestionar tareas complejas de manera manual es ineficiente, por lo que muchos sistemas de gestión de tareas ofrecen soluciones automatizadas. La automatización puede liberar una parte valiosa de tu tiempo que, de otro modo, destinarías a tareas rutinarias.
Sin embargo, no tienes que limitarte a las soluciones automáticas que vienen integradas en tu sistema de gestión de tareas. También puedes automatizar procesos tú mismo utilizando integraciones.
Por ejemplo, si quieres recordar a un asignado que una tarea vence en menos de 24 horas, puedes utilizar una integración con Zapier para avisar al empleado a través de la sección de comentarios de tu herramienta de gestión de tareas o mediante un mensaje en Slack.
4. Vistas
El software de gestión de tareas ofrece varias vistas colaborativas según tu preferencia. La mayoría al menos incluye vista de calendario y tableros kanban. Sin embargo, algunas herramientas ofrecen más opciones, como diagramas de Gantt, cronogramas, listas y vista de cuadrícula.
Los modelos Kanban son especialmente populares. Proporcionan una disposición simple y efectiva para cada etapa del proceso. Puedes delegar tareas en cada etapa del proyecto e interactuar con los asignados en tiempo real.
5. Seguimiento de tiempo
El seguimiento de tiempo es una función importante a considerar en un sistema de gestión de tareas. Tener datos sobre cuántas horas se dedicaron a cada tarea de un proyecto permite identificar cuellos de botella y áreas con exceso de recursos.
También necesitarás la funcionalidad de seguimiento de tiempo si tu empresa contrata frecuentemente por hora o acepta proyectos que se facturan por tarifa horaria.
Puedes permitir que empleados o contratistas registren directamente el tiempo trabajado en el software de gestión de tareas. La administración entonces podrá revisar periódicamente los partes de horas para mejorar la gestión de recursos, auditar nóminas o para facturación.
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Cómo gestionar tareas
La mayoría de las herramientas de gestión de tareas siguen un proceso común. Si te preguntas cómo es ese proceso, aquí lo describimos de forma general.
1. Crear y asignar tareas
Crear y asignar tareas suele ser rápido y sencillo. Creas una tarea, agregas detalles relevantes para el responsable, estableces una fecha de vencimiento y asignas la tarjeta.
Por ejemplo, cuando integras un nuevo empleado, necesitas asignar tareas para la documentación, indicarles con quién comunicarse en caso de dudas o para obtener recursos, y coordinar con el personal la preparación del escritorio. Puedes asignar todas estas tareas desde la propia herramienta de gestión de tareas.
Algunas herramientas permiten importar hojas de cálculo si ya tienes tareas en un archivo de Excel. Una vez tengas las tareas ingresadas, puedes crear plantillas para no tener que elaborar tareas desde cero en el futuro.
2. Colaborar
Las herramientas de gestión de tareas pueden ofrecer una interfaz interactiva que facilita la gestión del flujo de trabajo y la colaboración. Cuando asignas una tarea, la persona asignada puede plantear dudas sobre entregables o informar al responsable sobre posibles retrasos usando la sección de comentarios.
3. Seguimiento del progreso
Tu equipo puede actualizar el progreso de sus tareas usando una solución de gestión de tareas.
Imagina esto.
Has asignado a un miembro de tu equipo la tarea de preparar la orientación para nuevos empleados programada para la próxima semana. Has añadido una lista de tareas con tres elementos: preparar el proyector, pedir a un miembro del personal que arregle las sillas y encargar café y donas.
Has asignado tareas similares con listas de verificación a otros 4 miembros del equipo. Los miembros marcan las casillas a medida que terminan las tareas y te etiquetan en los comentarios cuando necesitan ayuda.
¿Todo bien hasta ahora? Ahora, piensa en hacer lo mismo sin una herramienta de gestión de tareas.
¿Ves a lo que me refiero?
Apunta a lo simple y fácil
Es fácil dejarse llevar por características llamativas (que probablemente nunca uses) e invertir en una herramienta de gestión de tareas demasiado compleja. Sin embargo, con el software de gestión de tareas, cuanto más simple, mejor.
Tu objetivo es hacer que el proceso de asignar, colaborar y completar tareas sea más fácil para ti y tu equipo. Una curva de aprendizaje más pronunciada hará que el cambio sea desalentador para tu equipo y te obligará a invertir más tiempo en poner al día a los nuevos empleados con tu sistema de gestión de tareas.
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