Espacios de Oficina Dinámicos para una Fuerza Laboral Moderna

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David Rice: Empresas de todo el mundo están lidiando con la cuestión de si deben traer a los empleados de vuelta a la oficina o no. Muchas han decidido, al menos, un regreso parcial a las oficinas, pero con poco entusiasmo por parte de los empleados. Muchos de ellos no extrañaron el desplazamiento y sí abrazaron la autonomía y la flexibilidad de trabajar desde casa. ¿Entonces, cómo pueden las empresas revitalizar sus espacios de oficina con el objetivo de tentar a los empleados a volver? ¿Cómo pueden diseñar para las actividades que muchos líderes sienten que faltan en los lugares de trabajo remotos después de la pandemia?

Bienvenidos al pódcast de People Managing People. Nuestra misión es construir un mundo laboral mejor y ayudarte a crear espacios de trabajo felices, saludables y productivos. Soy tu anfitrión, David Rice.

Mi invitada de hoy es Rebecca Swanner. Ella es Líder en Diseño de Espacios de Trabajo en HED. Hablaremos sobre cómo diseñar oficinas para una fuerza laboral pospandemia y mejorar la experiencia de volver a la oficina.

Así que, ¡bienvenida, Rebecca!

Rebecca Swanner: Gracias por invitarme, encantada de estar aquí.

David Rice: Entonces, lo primero que quiero preguntarte es acerca de la idea de los mandatos de regreso a la oficina, ¿no? Porque esto es algo que hemos estado observando mucho durante el último año. Hemos visto tendencias bastante locas a medida que los empleadores intentan lograrlo.

Así que creo que es central en cómo pensamos sobre el diseño de los espacios de oficina, ¿cierto? Así, los trabajadores de la economía del conocimiento se han dado cuenta en los últimos años que en realidad no necesitan estar atados a un escritorio. Ahora esperan flexibilidad, pero cabe señalar que los espacios de oficina todavía tienen su utilidad y pueden ser lugares donde la gente quiera ir.

Entonces, ¿qué crees que muchas empresas están haciendo mal con sus políticas aquí? ¿Dónde tiene que cambiar la mentalidad?

Rebecca Swanner: Pues, creo que lo principal que la gente está haciendo mal es tener una mentalidad de talla única para todos. Personalmente, soy parte de una organización nacional grande y nuestras políticas de regreso al trabajo son diferentes para distintas oficinas.

Y creo que estos mandatos de talla única no funcionan realmente. No son flexibles. Algo que aprendimos al salir de la pandemia es que debemos centrarnos en volver a poner a la persona en el lugar de trabajo. Y eso significa realmente tratar los casos individuales de forma diferente y analizar realmente qué tipos de trabajo realizan incluso los diferentes departamentos en la oficina.

Y eso podría informar qué sentido tiene su política específica de regreso a la oficina. Creo que el mayor error que puede cometer una empresa es juzgar a un empleado solo por su presencia en la oficina en lugar de por su producción. Al final del día, como empleadores, no debería importar cuántos minutos pasa alguien sentado en su silla.

Lo que importa es tu rentabilidad y la capacidad del empleado para hacer bien su trabajo y mantener una buena salud mental, lo cual le permite dar lo mejor de sí. Eso realmente debería ser el enfoque. Así que creo que ese es el gran cambio de mentalidad: reenfocarnos en cómo cuantificamos estas cosas y en qué nos concentramos a la hora de medir, ya sabes, medir resultados.

David Rice: Entonces, supongo que tengo curiosidad, porque muchos empleados se han resistido o han tratado de trasladarse a otras empresas donde su flexibilidad tal vez fuera un poco más respetada. Cuando hablábamos antes, tú dijiste inspirar, no imponer, que la gente vuelva. ¿Crees que hay ciertos empleados que quizás sí deberían estar obligados a estar en la oficina en alguna medida?

Por ejemplo, hablaba con un experto y él decía, quizá los empleados más jóvenes necesitan más guía y gestión directa, o tal vez los recién contratados durante un periodo de prueba. ¿Hay gente en nuestras organizaciones que quizá debiera estar obligada a venir a la oficina, en cierta medida?

Rebecca Swanner: Sí, la investigación más reciente muestra que, en general, para ser más productivos, el trabajador promedio debería estar en la oficina aproximadamente un 60% del tiempo. Ese es el número mágico que estamos viendo, pero no aplica para todas las industrias. Es una generalización. Entonces, ¿existen diferentes poblaciones que deban estar en la oficina?

De nuevo, creo que se trata de entender su fuerza laboral específica y qué tiene sentido para cada caso. Porque no tiene sentido obligar a alguien a venir a la oficina, 40 horas a la semana solo para sentarse y hacer entrada de datos, sin hablar con nadie ni interactuar. Eso no tiene sentido.

Sin embargo, puede que haya alguien que solo venga dos días a la semana, pero esos días sean experiencias muy enriquecedoras. Colabora con sus compañeros, recibe mentoría o brinda mentoría. Así que, de nuevo, hay que abordarlo desde un nivel humano.

Y si un empleado entiende de forma clara y humana por parte de su empleador: quiero darte la flexibilidad que necesitas, quiero que logres un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida, me preocupo por tu bienestar general, pero estamos en esto juntos. Somos un equipo. Y la investigación muestra que sí necesitamos tiempo presencial para tener éxito.

Entonces, ¿cuál es el equilibrio correcto aquí? Y trabajar eso en conjunto con el equipo de RRHH. Y de nuevo, puede que sea diferente si tienes diferentes oficinas, diferentes regiones. Uno de los grandes problemas de venir a la oficina es el desplazamiento. Si tu oficina está en un centro urbano donde la gente debe pasar una hora y media en tráfico porque no puede permitirse vivir cerca y deben pagar $25 de aparcamiento y hay muchas barreras, probablemente sea lógico que solo vengan dos días. Mientras que en oficinas suburbanas donde la gente vive cerca y le toma 15 minutos venir, quizá estén felices de venir cuatro días. Así que, insisto, el punto más crítico es que no puede haber mandatos universales. Creo que eso es lo más importante.

David Rice: Mencionaste el tema de la colaboración. Y sé que es algo que buscan muchos empleadores. Hemos hablado antes sobre el diseño basado en actividades. ¿Cuáles son tus ejemplos favoritos de diseño basado en actividades y cómo pueden más organizaciones aplicar el pensamiento de diseño a los espacios físicos?

Rebecca Swanner: Sí, lo bueno del diseño basado en actividades es que ofrece elección y libertad. Dar libertad, ya sea para elegir qué días venir, cuánto venir o qué espacios usar en la oficina, es un beneficio gratuito que la gente realmente valora.

Y hay mucho poder cuando das a alguien la opción o el poder de decidir cómo hacer mejor su trabajo. Así que, si alguien quiere aplicar estas estrategias, se trata de asegurarse de que tu espacio no esté diseñado solo con un tipo de área de trabajo.

Así que, en lugar de tener muchas estaciones de trabajo donde, sin importar la tarea, los empleados esperan ir siempre ahí a hacer de todo, pueden elegir en qué parte de la oficina quieren trabajar. Si vienen y tienen un problema con su equipo, quizá haya una zona tipo sala de estar, pueden ir allí, conversar, hay una mesa de café, pizarras alrededor.

Si tienen llamadas de clientes, pueden ir a una cabina telefónica, totalmente aislada acústicamente, ideal para llamadas o videollamadas. Hay muchos tipos de espacios diferentes. Y cuando hablamos antes, mencionaste para equipos de RRHH, ¿cómo pueden preparar y equipar a la gente para estos nuevos espacios de trabajo?

Parte es trabajo del equipo de RRHH y parte del propio diseño de los espacios: deben ser didácticos, intuitivos para que la gente sepa cómo usarlos. Piénsalo: cuando entras en un Starbucks, ¿qué te hace automáticamente saber cómo usar ese espacio?

Hueles el café, oyes la música, ves a gente con auriculares trabajando. Hay muchas señales. Así que sabes: “Aquí no hay micrófono abierto, no voy a charlar, vengo a trabajar tranquilo, pero puedo escribir, hablar por teléfono, hay ruido de fondo”.

Entonces, ¿qué señales podemos integrar en la arquitectura para que la gente sepa qué espacios son silenciosos y cuáles son ruidosos, y cómo separar esas zonas?

David Rice: Es interesante porque, como mencionaste, la sala tipo salón y creo que si retrocedemos cinco o seis años, muchas empresas tenían sillas tipo beanbag, mesas de ping pong y cosas así, casi gamificando el espacio.

¿Ves una tendencia de alejamiento de eso, o qué es lo que los empleados en 2024 valoran más en el lugar de trabajo?

Rebecca Swanner: Sí. De nuevo, creo que se trata de tener muchos tipos de espacios. Desde los más privados, los más expuestos, zonas tipo ayuntamiento, privacidad acústica, debe haber mucha variedad. Como tendencia de amenidades, veo que muchos de los servicios que requieren mucho espacio físico, como una sala de juegos grande, gimnasio o centro de conferencias, cada vez son menos responsabilidad del inquilino.

Ahora el propietario o el desarrollador del edificio debe encargarse de ofrecer estos espacios, ya sea en el edificio o en su portafolio. Así, si el inquilino quiere abrazar el diseño basado en actividades y construir variedad de espacios, pero uno es una sala de formación usada solo una vez al mes, no puede costear ese espacio. Entonces, buscan al propietario y preguntan si en el edificio o campus hay instalaciones que pueden usar.

Así, hay aún más opciones sin tener que asumir el costo de montar cada tipo de espacio, porque los espacios no pueden ser infinitamente flexibles; algunos deben diseñarse específicamente para ciertas tareas si se quiere que de verdad funcionen.

No es como el inspector Gadget, que aprietas un botón y de repente todo cambia: se bajan persianas, se prende una lámpara, aparece un acuario gigante y todos estamos en traje de baño. Eso no ocurre, no es realista. Así que también hay que ser realistas con los espacios.

David Rice: ¿Hay un elemento psicológico para crear un espacio donde la gente quiera estar? ¿Qué detalles de un diseño de oficinas hacen que la gente no solo quiera usar el espacio, sino que también se sienta cómoda y con ganas de usarlo para diferentes propósitos? ¿Qué es lo que quieres lograr a nivel psicológico?

Rebecca Swanner: Sí, es interesante que menciones el tema lúdico, porque hubo esa tendencia a lo casual, muy juvenil, y ahora se ven más guiños hacia la hospitalidad. Que entras a un lugar y todo lo que necesitas está cubierto, que la marca cuida de ti, te sientes bienvenido.

Es curioso porque tomamos ideas de la hospitalidad y ahora la hospitalidad influye mucho en los espacios de oficina. Incluso en los hoteles ahora hay detalles que te hacen sentir como en casa y sentir que te conocen.

Es lo mismo: buscar un equilibrio de ambiente hogareño y hospitalario. Otra amenidad emergente es la figura del conserje, ya sea en las oficinas de los inquilinos o en el edificio. Al llegar, especialmente si solo pasas allí tres días, hay alguien que te orienta; por ejemplo, si olvidaste tu ratón, hay alguien que te ayuda con eso, de manera amable.

Son como embajadores del espacio, que te ayudan a entenderlo y te empoderan. También opino que no toda la responsabilidad debe caer en RRHH o mantenimiento, sino en el liderazgo, que debe dar el ejemplo. Si tienes un café de trabajo y quieres que los empleados lo usen para trabajar un rato, el liderazgo debe hacerlo también, ir al café, tomar llamadas desde ahí, para que los demás vean que “no estar en tu puesto” no significa ser improductivo.

Es importante cambiar de postura. Hay escritorios de pie, y cuando salieron, muchos se quedaban de pie todo el día, lo cual tampoco es bueno: el punto es alternar. Incluso hay apps que te avisan para cambiar de postura. El diseño basado en actividades lleva a cambios posturales, movimiento por el edificio, subir escaleras y no solo usar el ascensor. Cambiar de espacio al cambiar de tarea es excelente para la salud.

David Rice: Acabas de mencionar cambiar de tareas y esa era mi siguiente pregunta. ¿Hay tareas que en tu opinión son mejores para la oficina? Mucha gente disfruta trabajar en casa porque, por ejemplo, pueden concentrarse. ¿Cuáles crees que son tareas mejor adaptadas al ambiente de oficina?

Rebecca Swanner: Estoy totalmente de acuerdo. Hay tareas mejor adaptadas a la oficina, como la colaboración o reuniones, ser creativos, innovar en grupo. Todo eso es mucho mejor presencial.

Si alguien viene solo a centrarse en trabajo individual, puede que no tenga sentido. Aunque también hay excepciones: ese becario con un microapartamento, 17 gatos, 2 perros y 3 compañeros de piso, claramente va a estar mejor concentrado en la oficina.

Pero en general, la colaboración en persona es superior. Aunque personalmente creo que eso cambiará cuando la tecnología haga que la colaboración remota sea tan fluida como la presencial, todavía no estamos ahí, pero la demanda existe.

David Rice: Desde el punto de vista de la gestión del cambio, obviamente RRHH tiene mucho trabajo. Sé que dijiste que no debe recaer todo en RRHH, pero a menudo son quienes deben motivar al personal a aprovechar los espacios de oficina. ¿Qué aconsejas a quienes trabajan en RRHH o gestión de personal encargados de atraer gente de nuevo a la oficina?

¿Cómo pueden hacer que esa experiencia sea mejor y más fluida?

Rebecca Swanner: Conseguir la participación de los empleados es fundamental. A veces, solo darles voz y escuchar sus preocupaciones ya ayuda mucho, porque si participan, se comprometen con el proceso y se convierten en promotores del cambio.

No tiene que ser todo el equipo, solo suficiente para que empiecen a contagiar la motivación y el entusiasmo sobre los cambios.

En nuestra empresa, nos dedicamos mucho a la estrategia laboral, hacemos muchas encuestas antes de diseñar. Y lo más importante es que, si preguntas, debes estar listo para recibir cualquier respuesta, aunque no sea la que esperarías. Preguntamos lo que hay que preguntar, pero debemos estar preparados para aceptar respuestas radicales.

Aunque no encajen con nuestra agenda, al final lo importante no es solo las expectativas de la dirección sobre la presencialidad.

Se trata de lo que más beneficia al negocio, que aunque suene frío, en realidad es humano, porque cuando los empleados sienten el apoyo de la empresa, se sienten valorados, escuchados y logran buena conciliación, rinden más y eso repercute en el resultado.

Todo funciona como un ecosistema y todo avanza en la dirección correcta.

David Rice: Antes de despedirnos, quiero darte la oportunidad de contar dónde pueden encontrarte y saber más sobre tu trabajo.

Rebecca Swanner: Sí, lidero el diseño de espacios de trabajo aquí en Los Ángeles para HED.

Somos una firma nacional de diseño, interiores, arquitectura e ingeniería. Nuestra web es hed.design, y siempre estoy encantada de charlar con cualquiera. Puedes contactarme en LinkedIn: Rebecca Swanner. Swanner como el pájaro.

David Rice: Y lo segundo, hemos empezado una tradición en el pódcast: tú puedes hacerme una pregunta, así que adelante, lo que quieras.

Rebecca Swanner: Me encanta esta pregunta porque la pienso mucho. Si tuvieras un superpoder, ¿cuál sería y por qué?

David Rice: Curioso, no lo pienso mucho, pero quizá la capacidad de ver el futuro, solo para poder planificar mejor.

Rebecca Swanner: Yo preferiría volver al pasado y revivir momentos, o decir cosas o no decirlas. Es curioso, somos opuestos en eso.

David Rice: Sí, a mí me preocuparía poder volver atrás, porque quizá dejaría de valorar el presente, sabiendo que podría repetirlo. Me pasó con la televisión en directo: como puedes grabarla o verla luego en YouTube, dejas de disfrutarla en vivo.

Así que, simplemente adelanto los anuncios después.

Rebecca Swanner: Sí.

David Rice: Bien, gracias por acompañarnos hoy. Te lo agradezco mucho, Rebecca, gracias por tu tiempo.

Rebecca Swanner: Gracias. Ha sido un placer estar aquí.

David Rice: Y a los oyentes, si quieren seguir todo sobre regreso a la oficina, diseño de espacios laborales, RRHH, gestión de personas, visiten peoplemanagingpeople.com/subscribe y suscríbanse a nuestro boletín.

Hasta la próxima, si están en el norte, hagan un muñeco de nieve, disfruten el frío y tomen un buen chocolate caliente. ¡Que les vaya muy bien!