Las reuniones fuera de la oficina son la nueva oficina: cómo fomentar la conexión y la alineación en un mundo distribuido

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Jared Kleinert: Si trabajas de forma remota, híbrida o distribuida, y quieres conservar a personas talentosas en tu empresa, debes planificar retiros de equipo. Es inevitable para el 99% de las empresas.

David Rice: Bienvenidos al podcast de Personas Gestionando Personas. Nuestra misión es construir un mundo laboral mejor y ayudarte a crear lugares de trabajo felices, sanos y productivos. Soy tu anfitrión, David Rice.

Mi invitado de hoy es Jared Kleinert. Es el fundador y CEO de Offsite. Hoy vamos a hablar sobre algunos de los beneficios y desafíos al planificar y desarrollar reuniones fuera de la oficina para tu empresa o equipo y qué puedes hacer para asegurar que tu gente aproveche al máximo la experiencia.

¡Bienvenido, Jared!

Jared Kleinert: Gracias por invitarme.

David Rice: Me gustaría comenzar preguntando, ¿cómo han evolucionado las cosas en los últimos dos años respecto a las reuniones fuera de la oficina? Porque sé que, obviamente, con el auge de los equipos distribuidos, probablemente veas más interés que nunca en ellas, imagino. Pero incluso con las empresas que regresan a la oficina, las reuniones fuera de la oficina siguen teniendo la función que siempre tuvieron.

Así que quizá los objetivos han cambiado un poco. Me gustaría que nos contaras cómo percibes que han cambiado y evolucionado las cosas con los mandatos de regreso a la oficina y todo eso.

Jared Kleinert: Claro. Fundé Offsite durante la pandemia, apostando a que muchas empresas iban a ser remotas o híbridas, en parte por la pandemia, y vi esa tendencia durante los 10 años previos, donde pasamos de muy pocas empresas trabajando de forma remota o híbrida a cerca del 10 al 20% de equipos de trabajadores del conocimiento siendo remotos o híbridos antes de la pandemia.

Así que apostaba a esa tendencia. Pensé que se aceleraría. Pensé que una consecuencia de eso sería que muchas empresas tendrían que planificar retiros de equipo. VCN, GitLab, Automatic, y Buffer lo hacen. Ellos planifican muchos retiros de equipo como parte ineludible de crear una cultura empresarial cuando eres primero remoto, distribuido o híbrido, y sabían por planificar Offsite y conferencias que el proceso de organización es complicado.

Y si logras hacerlo menos complicado, probablemente tendrás una empresa genial. Aunque comenzamos durante la pandemia, empezamos a recibir a nuestros primeros clientes probablemente cuando la variante Ómicron iba y venía. Entonces, las empresas estaban muy emocionadas de hacer reuniones fuera de la oficina; hubo un auge inicial en la dirección correcta.

Luego, la tecnología sufrió bastante con una recesión tecnológica dos o tres años antes de una posible recesión macroeconómica que posiblemente estamos experimentando ahora o experimentaremos en los próximos seis a 12 meses o 24 meses. Al menos en nuestra base de clientes hubo una reducción de reuniones fuera de la oficina, pero luego la gente tuvo que decidir si las reuniones eran un lujo o una necesidad para sus empresas.

Y poco a poco se convirtió en una necesidad, donde si eres remoto, híbrido, distribuido, si quieres retener a personas talentosas, tienes que planificar retiros de equipo. Es inevitable para el 99% de las empresas. Así que ha habido muchas más reuniones fuera de la oficina y empresas más tradicionales comenzaron a adoptarlas también.

Sin duda ha habido algunos retrocesos con el regreso a la oficina, pero eso lo veo principalmente en empresas Fortune 500 y empresas grandes, y son titulares llamativos que pueden o no reflejar la realidad al final del día. Así que sigo viendo tendencias que indican que habrá más trabajo remoto, híbrido y distribuido en los próximos 2, 5, 10 años, aunque seguro que habrá dificultades.

Esto también ocurre en un mercado de empleadores. ¿Qué pasará cuando vuelva a ser un mercado de empleados o de talento y la economía se recupere o se flexibilice? Eso puede ser dentro de dos años, cinco años, quién sabe. Pero mejorará en algún momento. ¿Y qué pasará cuando las grandes empresas se liberen de sus costosos alquileres?

¿Mantendrán esos contratos? ¿Reducirán su espacio de oficina? ¿Eso impulsará más trabajo distribuido, remoto e híbrido? Yo, personalmente, apuesto por la tendencia del trabajo remoto, no sé tú.

David Rice: Sí, opino igual. Creo que, sinceramente, no se trata solo de lo que el talento quiere, sino de que es lo que más sentido tiene, si somos sinceros. Especialmente, como dijiste, si no eres una empresa Fortune 500 y no puedes permitirte un rascacielos, ¿sabes a lo que me refiero?

Es distinto si eres una empresa enorme con 50,000 empleados y puedes costear un edificio entero en el centro de una ciudad. Es muy diferente si tienes un equipo de 80 personas distribuidas en distintas ciudades. Simplemente tiene más sentido.

Y especialmente para startups en este espacio, no creo que exista una cultura empresarial centrada en la oficina para ese tipo de compañías de cara al futuro.

Jared Kleinert: Sí, coincido. Creo que habrá cambios generacionales que favorecerán esto. Los datos muestran que las empresas son más rentables, eficaces, etc.

Cuando eres remoto, primero distribuido o híbrido, la gente es más feliz, puede ejercitarse, pasar más tiempo con la familia, estar más saludable, dormir mejor, y todo eso; simplemente tiene sentido por todos lados.

David Rice: Sí, estoy de acuerdo.

Tengo curiosidad porque la empresa para la que trabajo también hemos hecho reuniones fuera de la oficina. Me gustaría saber desde tu perspectiva: ¿cuáles son los errores más comunes que cometen las empresas al planificar sus reuniones fuera de la oficina, particularmente cuando se trata de alinearlas con los objetivos organizacionales más grandes?

Jared Kleinert: La falta de intención es probablemente el mayor error. No saber cuáles son los objetivos empresariales, ni cómo pueden alinear la agenda para cumplir con esos objetivos, ni siquiera el lugar o los proveedores en los que están invirtiendo. Una reunión fuera de la oficina debe servir para conseguir un objetivo empresarial, ya sea la planificación estratégica para el próximo trimestre o año, el lanzamiento de ventas, inicio del plan comercial, o una conferencia para clientes orientada a marketing o desarrollo.

Debe haber una razón para reunir a la gente durante 2, 3 o 5 días en persona, invirtiendo ese dinero y el tiempo de todos. Eso es lo más importante: el tiempo. También estás poniendo en juego tu reputación como empleador. Esperas aumentar la participación, la retención y la alineación de los empleados gracias a una buena reunión, pero siempre existe el riesgo de que salga mal y deje una mala impresión.

Debes tener una muy buena razón para organizar una reunión fuera de la oficina, y la buena noticia es que existen muchas buenas razones. Pero debes asegurarte de que, sea cual sea la razón para tu equipo en ese momento, esté bien pensada y se vea reflejada en el lugar, en lo que se hace. ¿Están haciendo actividades presenciales que solo pueden realizarse cara a cara y no por Zoom? Ese tipo de cosas.

David Rice: Totalmente. Cuando lo pienso, estas reuniones pueden ser bastante costosas, ¿verdad? Así que si eres líder en RRHH u operaciones de personas, probablemente quieres ver el retorno de inversión de las reuniones fuera de la oficina y cómo puedes comunicar eso a otros líderes. ¿Qué consejos darías para lograr esa aceptación y comunicar el valor estratégico del evento?

Jared Kleinert: Con nuestros clientes, solemos hacer un formulario de retroalimentación previo a la reunión, donde pueden preguntar cuestiones logísticas básicas, preferencias alimentarias, sensibilidades de viaje, etc. Pero también preguntar la puntuación neta de promotor del empleador.

Qué probabilidad hay de que recomiendes tu lugar de trabajo a un amigo, o una puntuación de conexión con los colegas, o de creencia en el futuro de la empresa. Sea cual sea tu métrica de compromiso de empleados, puedes preguntarla antes de la reunión y luego después, y así ver si la reunión tuvo un impacto positivo.

Puedes hacer preguntas abiertas como: ¿qué esperas lograr participando en la reunión? Y luego preguntar: ¿qué piensas que logramos con la reunión? Esa es una de las mejores herramientas que un líder de RRHH puede desarrollar al planear una reunión fuera de la oficina; además, facilita justificar reuniones en años futuros.

También puedes observar las tasas de retención: ¿puedes lograr que los miembros talentosos se queden seis meses, un año, dos años más gracias a las reuniones regulares de equipo? Reemplazar talento es muy costoso.

La inactividad por falta de personal cuesta dinero. Hay muchos intangibles, difíciles de medir, pero que se perciben, como el aumento de confianza tras los retiros y la creación de amistades en el trabajo. También se suelen incrementar las actividades en Slack. Sé que Slack tiene herramientas de análisis de sentimiento que se integran en otros sistemas.

Así que si usas Fifteen Five, Lattice o Culture Amp, quizá tengas acceso a estos análisis de sentimientos. Pero sí, puedes notarlo antes y después de una reunión fuera de la oficina, y si la experiencia es positiva, durante semanas o meses después la gente puede recordarla como parte de la cultura y el éxito de la empresa.

En cuanto a los tangibles, pregúntate si de la reunión surgió alguna iniciativa valiosa: ¿una buena idea de marketing, o de desarrollo de negocio, o de producto o ingeniería? En nuestra última reunión general de la primera semana de febrero, yo dirigí un taller sobre cómo operacionalizar y automatizar tu flujo de trabajo diario. Desde que lo compartí con el equipo, todos probaron herramientas de IA y escribieron mejores SOPs de sus tareas, optimizando su trabajo, utilizando más herramientas tecnológicas, y eso tuvo un impacto real en la empresa.

Así que puedes identificar aprendizajes valiosos gracias a estas reuniones. Y un aspecto que muchos olvidan es la marca empleadora: es imprescindible contar con fotógrafo o videógrafo, hacer fotos del equipo disfrutando, grabar videos y utilizarlos en la captación de talento.

Creo que es un recurso fácil. Los CEOs suelen compartir una foto feliz del equipo cuando tienen un anuncio divertido y dicen: “Amo a mi equipo”, pero si eres de RRHH, deberías pensar en esto también como parte del branding empleador.

David Rice: Exactamente, ese es el momento. Y con todos en “modo positivo”, hay mucho buen ambiente que capturar.

Con la pandemia, muchos equipos se distribuyeron, se contrató personas de otros países y las organizaciones se volvieron muy multiculturales. Hay diversidad generacional también. ¿Qué estrategias usas para garantizar que la reunión sea inclusiva y significativa para todos?

Jared Kleinert: Para nosotros, ese formulario previo a la reunión nos permite conocer los gustos, preferencias y necesidades de las personas, así que nos ocupamos de la comida y otros detalles.

Alguien de nuestro equipo tiene miedo a las alturas, así que siempre nos aseguramos de asignarle una habitación en la planta baja cuando viajamos. También debes pensar si hay personas dejando a sus familias, y si cuentan con cuidado para hijos o mascotas, y planear eso con antelación.

Hacemos dos reuniones plenarias al año, y una de esas veces permitimos que lleven a sus parejas o familiares. Ha sido una adición maravillosa que nos ha permitido conocer un lado diferente de cada quien, si quieres crear esa cultura, como lo hacemos nosotros.

Eso añade valor y permite que la gente traiga a su familia si lo necesita. Luego puedes hacer preguntas sobre las actividades planeadas: ¿qué tan abiertos están a algo más activo o relajado? Si hay diversidad de respuestas, puedes ofrecer actividades opcionales: grupo uno hace esto, grupo dos aquello, grupo tres lo otro. Así das libertad de participar al ritmo de cada quien, animando a sumarse sin forzar.

Muchas sesiones que hacemos son personales y buscan crear conexiones profundas y significativas. Incluyen ejercicios de escritura o compartir vivencias y vulnerabilidad, pasadas o presentes. Como líder, suelo guiar esas sesiones siendo muy honesto y transparente, lo cual marca el tono.

Pero también se da la opción de participar a nivel superficial si no estás cómodo, o profundizar si quieres. A mayor tamaño de la reunión, menos personalización, pero vale la pena cuidar cuantas logísticas puedas.

Adecuar las actividades a la cultura única de tu empresa es una gran idea, y hasta ahorra dinero. Algunos clientes han hecho “shows de talento” en la noche y así todos demuestran sus hobbies. Hay músicos increíbles o personas con habilidades interesantes en tu equipo y así pueden conectar más entre sí.

David Rice: Eso está genial.

Antes comentaste que realizas una encuesta antes y otra después, y así puedes ver si avanzan en la dirección correcta. Eso es muy útil para conocer el éxito del evento. Pero me interesa saber, ¿hay indicadores a largo plazo que hayas identificado con tus clientes, que sugieran que las reuniones fuera de la oficina tienen un efecto más transformador?

Jared Kleinert: Sí. Creo que se trata de ver resultados que se suman y multiplican con el tiempo. También vas construyendo relaciones humanas cada vez más profundas gracias a experiencias únicas compartidas.

Al viajar, comer diferente, probar nuevas actividades y hablar de retos a lo largo del año de manera intencional, todo eso fortalece los vínculos con tus colegas.

Solo eso ya lo vale: en una reunión puedes trabajar la misión, visión y valores de la compañía; en la siguiente, profundizar sobre ello. En la tercera, abordar cómo lograr los OKRs usando esa misión, visión y valores, o celebrar quienes mejor los representan durante el año.

Así puedes ir avanzando y mejorando actividades y presupuestos según las encuestas, preguntando qué les gustó o no, y calibrando cada vez más para que las reuniones sean bien recibidas y valiosas para tu empresa.

David Rice: Planificar cualquier evento, como todo hoy en día, ahora implica IA: la gente la usa para hacer planes de viaje, organizar, etc. Es interesante, pero muchas veces la IA homogeneiza los enfoques o asume cosas que no son reales.

¿Puedes compartir un diseño de reunión fuera de la oficina del que estés especialmente orgulloso? ¿Qué lo hizo único y qué resultados inesperados obtuviste?

Jared Kleinert: Los mejores retiros surgen de la cultura única del cliente y de las mejores prácticas que vemos en cientos de encuentros.

Hace diez días, el fundador de Stan, una startup apoyada en Serie B con más de 30 millones recaudados, compartió en YouTube un video tipo vlog de su retiro en Park City, Utah, en enero, para unas 50 personas. El fundador tiene seguidores en YouTube y grabó su reseña en tiempo real.

No lo sabíamos ni le pedimos que lo hiciera. Y explicó muy bien, desde su perspectiva, por qué fue tan valioso.

Para ellos, fue clave celebrar el progreso, fortalecer relaciones y mantener el impulso, ya que habían duplicado la plantilla en pocos meses y muchos no se conocían. Así pudieron conectar. Además, como su empresa ayuda a creadores de contenido a monetizar, aprovecharon para grabar mientras esquiaban, deslizaban y se divertían.

También hicieron sesiones sobre los valores de la empresa, revisaron las finanzas y planearon el siguiente año, aspirando a llegar a cien millones de ingresos anuales y convertirse en unicornio. Los líderes de departamento dirigieron sesiones luego del discurso del CEO, hubo muchas cenas y diversión.

Explicó que una sola idea obtenida allí podía ser cien veces más valiosa y convertir a la compañía en un gigante. Así que crear ese ambiente es increíblemente valioso. También explicó que, como CEO, sólo podía contribuir hasta cierto punto; más importante era construir una cultura donde las personas tomen autonomía, decisiones correctas y sigan la estrategia.

Y las reuniones fuera de la oficina son la mejor forma, si no la única, de unificar a todos cultural y estratégicamente. Eso puede valer millones o miles de millones. Me pareció muy articulado y puedo pasarte el video para las notas si quieres.

David Rice: Me encanta porque es justo eso: al planificar una reunión, buscas crear un sentimiento, un sentido de conexión y otras cosas. Todo se reduce a cómo se siente la gente y tiene que ser impulsado por la intuición humana.

Puedes revisar los datos, pero conoces a tu gente y sabes lo que quieres; debe ser liderado por la intuición humana. Preguntaba sobre la IA y la singularidad porque buscaba justamente eso, esa conexión y visión impulsada por personas. Muy interesante.

Pero debo preguntar: estas reuniones son geniales, ¿pero está claro que no se pueden hacer todo el tiempo, verdad? Obviamente depende del presupuesto, pero si se hace bien y eficientemente, en un mundo ideal, desde tu perspectiva, ¿cuánto tiempo es el adecuado para dedicar a reuniones fuera de la oficina?

Jared Kleinert: Cada empresa tiene ritmos distintos para estos retiros. Depende del tamaño, etapa y éxito de la empresa. Nosotros somos unas 20-25 personas, y hacemos un retiro trimestral del equipo ejecutivo y dos reuniones generales al año con todos.

Eso es significativo. Cuando llegas a 100 personas, algunas empresas hacen un lanzamiento anual de ventas y marketing. Recomiendo encarecidamente el retiro trimestral del equipo ejecutivo para todas las empresas, da igual el tamaño. Cada departamento puede tener una a tres reuniones además de la general anual, así puedes asistir de dos a cuatro encuentros por año. Por ejemplo, si perteneces al área de ventas, haces el lanzamiento anual, quizá viajas por President’s Club y tal vez un retiro más, además del evento general, o sea, entre tres y cuatro al año. Producto e ingeniería quizá sólo prefieren el evento general y uno más.

Así que la tendencia es que cada empleado asista a dos a cuatro encuentros anuales. Airbnb, por ejemplo, anunció en la pandemia ser empresa remota y que todos deben esperar un retiro trimestral. Dropbox tiene la regla de 90/10: 10% del tiempo en persona, 90% remoto. Eso equivale a unos 25 días al año en reuniones fuera de la oficina; quizá cuatro encuentros de tres a cinco días, de distintos tipos: para trabajar a fondo o conectar con compañeros en cenas, etc.

Pero cada organización es distinta; mientras más distribuida, más difícil reunirlos, pero vale la pena al menos una vez al año para todo el equipo, y de uno a tres encuentros adicionales.

David Rice: Interesante. Antes de irnos, quiero darte la oportunidad de contarle a la gente dónde pueden encontrarte. Siempre me gusta que los invitados compartan dónde pueden conectar contigo y saber más de tu trabajo.

Jared Kleinert: Puedes ir a offsite.com y crear una cuenta gratuita. Funciona como Airbnb para buscar entre miles de lugares y proveedores para reuniones: fotógrafos, videógrafos, merchandising, agencias de viajes, etc.

Contacta con ellos directamente y ahorra dinero y tiempo. También ofrecemos planificación integral como servicio y lo hemos hecho para cientos de empresas en todo el mundo. Mi correo es jared@offsite.com y puedo darte un descuento si mencionas el podcast. Escribe con cualquier duda y con gusto te ayudo.

David Rice: Además, tenemos una tradición aquí en el podcast. Siempre le doy al invitado la oportunidad de hacerme una pregunta. Así que te cedo la palabra. Pregúntame lo que quieras.

Jared Kleinert: ¿Existen los extraterrestres: sí o no?

David Rice: Me encanta. Todos suelen preguntar cosas ligadas al tema, esto me parece genial. Es una gran pregunta.

Sí, creo que sí, pero probablemente no como pensamos; depende de cómo definamos “extraterrestre”. Apostaría a que hay bacterias en otro planeta, algo comunitario quizá,

Jared Kleinert: ¿Crees que hay otra especie similar a los humanos?

David Rice: No lo sé. Tal vez, no lo creo. Quizá en otra galaxia, porque quién sabe lo que hay fuera. Pero en esta, no. Y creo que no se parecerán ni actuarán como nosotros, o al menos eso espero, ¡es broma!

Pero sí, es buena pregunta. Estoy seguro de que hay alguna otra forma de vida consciente por ahí.

Jared Kleinert: Genial. Muy bien.

David Rice: Gracias por acompañarnos hoy en el programa. Aprecio mucho que nos hayas dedicado tu tiempo.

Jared Kleinert: Sí, muchas gracias por tu tiempo. Lo aprecio.

David Rice: De acuerdo, oyentes, si aún no lo han hecho, vayan a peoplemanagingpeople.com/subscribe y suscríbanse al boletín, así recibirán todo directamente en su bandeja de entrada.

Hasta la próxima, empiecen a planificar esa reunión fuera de la oficina. No inviten a los extraterrestres.