¿Cuánto cuesta el software de gestión de la fuerza laboral?
Los precios del software de gestión de la plantilla pueden resultar confusos. Hay niveles de precios complejos, funciones bloqueadas según el plan y, a menudo, ninguna información clara sobre los precios en línea.
Esta guía es para ti, ya seas comprador, responsable de finanzas o jefe de departamento encargado de los presupuestos y las adquisiciones. Obtendrás información sobre los rangos de costes habituales, los modelos de precios y cualquier tarifa adicional u oculta.
También te ayudaré a evaluar el ROI para que puedas tomar decisiones acertadas para tu equipo.
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Calculadora de costes del software de gestión de la plantilla de People Managing People
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¿Qué factores influyen en el precio del software de gestión de la plantilla?
Al seleccionar un software de gestión de la plantilla, te enfrentas a retos como las tarifas ocultas por la gestión de contratistas o los costes inesperados de la presentación de impuestos, que afectan a tu presupuesto. Estos son algunos de los factores que pueden influir en el precio:
| Factor | Cómo afecta al precio |
| Número de empleados | Un mayor número de empleados implica costes más elevados, ya que el precio suele calcularse por usuario. Se pueden esperar alrededor de $5-$10 por empleado al mes. |
| Compatibilidad con contratistas | La gestión de contratistas puede añadir tarifas, posiblemente entre $100-$200 adicionales, según el nivel de servicio requerido. |
| Tarifas de presentación de impuestos | La presentación automatizada de impuestos puede aumentar los costes en $50-$150 al mes, en función de la complejidad y los requisitos estatales. |
| Opciones de integración | Añadir integraciones con otros sistemas puede costar $200-$500, según la complejidad y el número de integraciones. |
| Personalización | Adaptar el software a las necesidades específicas de tu equipo puede añadir $500-$1000 a la tarifa de configuración inicial. |
Comparativa de precios del software de gestión de la plantilla
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| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mejor acceso digital a comprobantes de pago | Prueba gratuita de 30 días | Desde $44/mes + $6.50/empleado/mes | Website | |
| 2 | Lo mejor con información de nómina en tiempo real | Demostración gratuita disponible | Precios bajo solicitud | Website | |
| 3 | Ideal para la gestión integral de personal para PYMEs | Demo gratuita disponible | Desde $8/usuario/mes + tarifa base de $50/mes | Website | |
| 4 | El mejor para empleados y contratistas globales | Demostración gratuita disponible | Precio fijo bajo solicitud | Website | |
| 5 | La mejor opción como IA para empresas | Demostración gratuita disponible | Desde $8/usuario/mes | Website | |
| 6 | Mejor para gamificar la gestión del desempeño de los empleados | Demostración gratuita | Desde $45/mes; más $4/usuario/mes adicionales | Website | |
| 7 | Ideal para el seguimiento de la asistencia y los permisos del personal de escritorio | Prueba gratuita de 14 días + demostración gratuita disponible | Desde $5/usuario/mes | Website | |
| 8 | Ideal para la programación automática impulsada por IA | Demostración gratuita disponible | Contactar para precios | Website | |
| 9 | El mejor software móvil para fuerzas laborales sin escritorio | Prueba gratuita de 14 días + demostración gratuita disponible | Desde $29/mes (cobrado anualmente) | Website | |
| 10 | Mejor para la planificación de compensaciones empresariales complejas | Demo gratuita disponible | Contactar para precios | Website |
Comprender los modelos de precios
Al elegir un software de gestión de la plantilla, comprender los modelos de precios es fundamental para gestionar tu presupuesto de forma eficaz.
Los distintos modelos, como los precios por usuario o las suscripciones por niveles, ofrecen flexibilidad, pero pueden afectar a los costes de forma inesperada. Este es un desglose de los modelos de precios más habituales y los aspectos que debes tener en cuenta:
| Modelo de precios | Cómo funciona | Qué debes tener en cuenta |
| Por usuario o puesto | Se cobra en función del número de usuarios que acceden al software | Los costes pueden aumentar rápidamente a medida que crece tu equipo |
| Por uso | Las tarifas dependen del uso que hagas del software, como las horas registradas o los informes generados | Puedes enfrentarte a costes elevados durante los periodos de mayor actividad |
| Suscripción por niveles | Ofrece distintos conjuntos de funciones a diferentes precios | Ten cuidado de no superar los límites de un nivel y tener que actualizarte de repente |
| Presupuesto personalizado | Precio adaptado a tus necesidades específicas y al tamaño de tu empresa | Es posible que los presupuestos iniciales no incluyan todas las funciones que necesitas |
| Pago por uso o anual | Pagas mensual o anualmente, normalmente con descuentos por compromisos más prolongados | Los pagos mensuales pueden parecer más baratos, pero los planes anuales suelen ahorrar dinero en conjunto |
Precios habituales según el tamaño de la empresa
El precio aumenta con el tamaño de tu empresa, lo que significa que los equipos más grandes suelen afrontar costes más elevados debido al aumento de las necesidades de usuarios y de los requisitos de funciones. Esto es lo que puedes esperar según el tamaño de la empresa:
| Tamaño de la empresa | Rango de precios habitual | Lo que suele incluir | Casos de uso y proveedores habituales |
| Pequeña empresa | $50–$200/mes | Programación básica, control del tiempo; los informes avanzados pueden tener un coste adicional | Necesidades de programación sencillas, empresas emergentes; Proveedores: Gusto, Homebase, Deputy |
| Empresa mediana | $200–$500/mes | Programación, control de asistencia, informes básicos; puede necesitar complementos para las integraciones | Equipos en crecimiento, varias ubicaciones; Proveedores: BambooHR, Zenefits, Paycor |
| Gran empresa | $500–$1,000/mes | Programación avanzada, informes exhaustivos, integraciones | Operaciones complejas, equipos diversos; Proveedores: ADP, Kronos, Paylocity |
| Empresa corporativa | $1,000+/mes | Suite completa con funciones personalizadas y soporte específico | Operaciones globales, gran plantilla; Proveedores: SAP SuccessFactors, Workday, Oracle |
Costes ocultos y adicionales que debes tener en cuenta
Al decidirte por un software de gestión de la plantilla, los costes ocultos pueden pillarte por sorpresa. Presta atención a las tarifas de incorporación, que pueden ascender a cientos de dólares, o a los cargos adicionales por el soporte prémium y las integraciones. Este es un desglose de los costes ocultos habituales que debes considerar:
| Coste | Descripción |
| Tarifas de incorporación/configuración | La configuración inicial puede costar $500-$1000 con proveedores como Paylocity o ADP, e incluye la migración de datos y la configuración. |
| Formación o certificaciones | Proveedores como Kronos suelen cobrar por las sesiones de formación o las certificaciones, lo que puede añadir $100-$200 por sesión para garantizar que tu equipo utilice el software de forma eficaz. |
| Soporte prémium | Las opciones de soporte mejorado de proveedores como BambooHR pueden añadir $50-$150 mensuales y ofrecer tiempos de respuesta más rápidos o gestores de cuenta específicos. |
| Integraciones más allá del conjunto estándar | Las integraciones personalizadas con plataformas que normalmente no son compatibles pueden generar tarifas adicionales, como ocurre con proveedores como Workday, y añadir potencialmente $500-$1000. |
| Excesos de uso | Superar los límites de uso, como el almacenamiento de datos o el número máximo de usuarios, puede generar cargos adicionales, como ocurre con proveedores como Zenefits. |
| Mínimos contractuales | Algunos proveedores, como SAP SuccessFactors, exigen una duración mínima del contrato, lo que puede obligarte a asumir costes más elevados si cambian tus necesidades. |
| Actualizaciones normativas o legales | Mantenerse al día con los cambios normativos puede generar tarifas de actualización, especialmente con proveedores como Oracle, que añaden costes por las funciones necesarias para el cumplimiento legal. |
Tipos de precios del software de gestión de la plantilla: planes de suscripción y factores que activan las mejoras
Los modelos de precios por suscripción del software de gestión de la plantilla suelen incluir planes escalonados, cada uno con distintas funciones y límites. Esto es lo que debes saber:
- Inclusiones del plan: Los planes básicos pueden incluir funciones esenciales de programación y seguimiento del tiempo. Los niveles superiores, como Pro o Enterprise, suelen añadir informes avanzados e integraciones. Proveedores como BambooHR y Zenefits suelen ser transparentes sobre lo que incluye cada plan.
- Desencadenantes de actualización: Empresas como Gusto pueden exigirte actualizar el plan si superas los límites de usuarios o necesitas más integraciones. Ten en cuenta estos límites para evitar costes inesperados.
- Descuentos anuales frente a mensuales: Muchos proveedores, como Deputy, ofrecen descuentos por contratar compromisos anuales. Los planes mensuales pueden parecer más baratos al principio, pero a menudo cuestan más a lo largo del año.
- Transparencia: Proveedores como ADP y Kronos suelen ser claros sobre su estructura de precios, pero pueden surgir costes ocultos con complementos o soporte prémium.
Para evitar gastar de más, evalúa siempre qué funciones del software de gestión de la plantilla necesita realmente tu equipo y presta atención a los desencadenantes de actualización. Opta por planes anuales si tienes un compromiso a largo plazo para ahorrar dinero.
Maximizar el ROI de tu inversión en software de gestión de la plantilla
Comprender el ROI te ayuda a tomar decisiones de compra acertadas, hacer un seguimiento del valor de tu software de gestión de la plantilla después de su implementación y asegurarte de que puedes aprovechar todas las ventajas del software de gestión de la plantilla:
Tiempo ahorrado
La automatización y la simplificación de los flujos de trabajo reducen las tareas manuales y liberan tiempo de tu equipo para trabajos más importantes. Considera qué procesos manuales sustituirá el software y cuánto tiempo podría recuperar tu equipo.
Pide a los proveedores que demuestren las funciones de ahorro de tiempo con casos de uso reales, ya que esto puede ayudarte a ver el impacto real en las rutinas diarias de tu equipo.
Reducción de errores
Reducir las transferencias o los cálculos manuales ayuda a prevenir errores costosos. Identifica dónde se producen ahora los errores y cómo podría minimizarlos el sistema, y pregunta a los proveedores cómo valida o controla los datos su plataforma para garantizar la precisión. Centrarse en la reducción de errores puede generar menos quebraderos de cabeza y ahorros económicos.
Prevención de incumplimientos normativos
Las funciones que respaldan las normas legales, financieras o del sector reducen el riesgo de multas o auditorías. Comprueba qué funciones de cumplimiento normativo están incluidas y si la plataforma admite requisitos específicos del sector. Solicita ejemplos de cómo el software ha ayudado a evitar deficiencias de cumplimiento. Este enfoque proactivo puede proteger tu empresa frente a sanciones inesperadas.
Adopción entre equipos o consolidación
Utilizar una única herramienta en varios equipos o sustituir varias herramientas puede reducir costes y mejorar la coordinación. Considera si el software podría sustituir varias herramientas y qué equipos lo utilizarían realmente.
Preguntas que debes hacer a los proveedores durante las demostraciones de precios
Las demostraciones son la mejor oportunidad que tiene tu equipo para aclarar los detalles de los precios, profundizar en lo que está incluido y evitar sorpresas más adelante. Prepárate con preguntas para asegurarte de comprender todos los aspectos del modelo de precios.
Si estás considerando redactar una RFP de software de gestión de la plantilla, estas preguntas pueden orientarte para recopilar los detalles necesarios:
- ¿Cómo está estructurado vuestro modelo de precios y qué factores podrían cambiar mi coste mensual?
- ¿Qué funciones se incluyen en cada nivel y cómo se gestionan las actualizaciones?
- ¿Hay algún límite de uso o tarifa por exceso que deba conocer?
- ¿Cuáles son las tarifas de asistencia y de incorporación, y cómo se facturan?
- ¿Cómo funciona vuestra frecuencia de facturación y cuáles son las condiciones de renovación?
- ¿Qué integraciones están cubiertas por el precio y existen límites para su uso?
- ¿Podéis proporcionar ejemplos de costes ocultos que los nuevos clientes suelen pasar por alto?
- ¿Cómo gestionáis los ajustes de precios si nuestras necesidades cambian durante el contrato?
Consejos para negociar el precio del software de gestión de la plantilla
Los precios suelen ser flexibles y, cuanto mejor preparado estés, mejor será el resultado. Unas tácticas de negociación sólidas pueden ayudar a tu equipo a conseguir mejores precios y condiciones contractuales sin sacrificar funcionalidades. Estos son algunos consejos que debes tener en cuenta:
- Compara a los competidores: Compara los precios de varios proveedores para comprender la tarifa del mercado. Utiliza esta información para negociar una oferta mejor con el proveedor que prefieras.
- Oportunidades de descuento: Pregunta por los descuentos para empresas emergentes, organizaciones sin ánimo de lucro o compromisos a largo plazo. Los proveedores suelen ofrecer precios especiales a estos grupos, lo que puede ayudarte a ahorrar dinero.
- Programas piloto o precios para una implementación por fases: Solicita un programa piloto o una implementación por fases para probar el software a un precio reducido. Esto puede ayudarte a evaluar si se adapta a tus necesidades sin asumir un compromiso financiero completo.
- Cláusulas de renovación y permanencia: Revisa detenidamente las condiciones de renovación y las cláusulas de permanencia. Negocia flexibilidad por si tus necesidades cambian con el tiempo.
- Aprovecha las compras colectivas o la asistencia en adquisiciones: Si formas parte de una organización grande, utiliza el poder de compra colectivo o la asistencia en adquisiciones para negociar mejores condiciones. Esto puede darte más poder de negociación durante las conversaciones.
¿Qué viene ahora?
Si estás investigando software de gestión de la plantilla, contacta gratis con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones.
Rellenas un formulario y mantienes una breve conversación en la que se analizan los detalles específicos de tus necesidades. Después recibirás una lista de programas que puedes revisar. Además, te acompañarán durante todo el proceso de compra, incluidas las negociaciones de precios.
