Por Qué Las Reuniones Inclusivas Son Mejores (Y Cómo Liderarlas)
Las reuniones de equipo son el momento en que la cultura laboral real, en contraste con la expresada o teórica, realmente se manifiesta. A menudo, son la única oportunidad para que los empleados estén juntos, hagan visibles sus fortalezas y reciban reconocimiento.
Una cultura de reuniones inclusiva resulta en mayor innovación y oportunidades equitativas para el éxito profesional, además de ayudar a las personas a traer su ser completo al trabajo. Entonces, ¿dónde está el problema? Probablemente no sorprenderá a nadie que lea esto que la mayoría de las personas odian las reuniones (y con razón).
En este artículo, exploraremos cómo puedes liderar reuniones (presenciales, híbridas y virtuales) que te ayuden a cumplir con tus tareas de productividad, descubrir la sabiduría de tu equipo y fomentar la conexión humana.
Sigue leyendo—y sigue liderando de manera más inteligente
Crea una cuenta gratuita para terminar este artículo y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, guías prácticas e ideas para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
La verdad sobre la mayoría de las reuniones
Imagina esa reunión con esa misma persona que siempre domina la conversación, impulsa su propia agenda y no escucha lo que los demás dicen.
El tiempo de la reunión se acaba o se extiende, las personas no están preparadas para aportar (uf, y esto realmente me molesta), la agenda es inexistente o simplemente está demasiado cargada.
Como asistentes a las reuniones, nos vamos sintiéndonos abrumados, confundidos y con la sensación de que nadie hizo la tarea de definir los objetivos de la reunión o cuáles eran las necesidades de los participantes.
No son productivas, a menudo están desorganizadas y, normalmente, se invita a las personas equivocadas o faltan las personas adecuadas. Distraen de asuntos más importantes o están dominadas por las mismas personas que acaparan todo el tiempo.
Sentarse en reuniones así me provoca ansiedad y me deja demasiado frustrado como para hablar y hacer preguntas, especialmente en reuniones virtuales numerosas (no sé tú, pero si nunca tuviera que pasar otro segundo en Zoom, sería demasiado pronto).
Tal vez esto sea una oración controvertida, pero creo que las reuniones deberían ser beneficiosas para los asistentes. Salvaje, ¿verdad?
La realidad es que en secreto, ¡a todos nos gustan las reuniones! ¡Solo tienen que ser inclusivas!
¿Qué hace que una reunión sea inclusiva?
Una reunión inclusiva es aquella en la que un grupo diverso de personas siente que es visto, representado, respetado y valorado mientras colabora en el formato de reunión.
Las personas se irán sintiéndose energizadas, conectadas y motivadas para trabajar después.
Cuando las conversaciones están equilibradas, moderadas para fluir con facilidad y, lo más importante, somos pacientes los unos con los otros, las personas se sienten escuchadas, comprendidas y que su tiempo es valorado.
Esta es la marca característica de las reuniones inclusivas, y no ocurren por casualidad. Para liderar una reunión inclusiva, es necesario planificar con antelación, saber administrar el tiempo, asegurar una participación equitativa y, lo más importante, ayudar exitosamente al grupo a procesar el contenido de la reunión para que todos estén alineados y puedan beneficiarse de estar allí.
La parte complicada es que, aunque es posible medir la inclusión con plataformas de experiencia del empleado como Aleria o Culture Amp, mantener esas conversaciones auténticas en vivo, ya sea en grupo o uno a uno con tu equipo, puede que no arroje las respuestas más honestas o precisas.
Si recién ahora te estás planteando hacer que tus reuniones sean inclusivas, quizá sea necesario que trabajes en ti mismo primero, antes de preguntar a las personas directamente sobre su experiencia.
Aquí puedes empezar.
Los elementos clave de una reunión inclusiva
Conciencia
Liderar reuniones inclusivas requiere algo más que buenas intenciones, sin embargo, ahí es donde empieza. Debes ser consciente del lenguaje que utilizas, de quién está en la reunión, de quién no está y debería estar, y de qué información necesitan los asistentes para aprovechar la reunión.
Un ejemplo común es llamar a todos "chicos". No todos se identifican como chicos.
Humanidad
Si eres como yo, normalmente evitas la horrible charla trivial que ocurre los primeros 3 minutos de cualquier reunión. No es que quiera evitar conversar con las personas que están allí, simplemente no soporto hablar del clima o del nuevo corte de cabello de alguien una y otra vez.
Una vez estuve en una serie de reuniones donde, por casualidad, una persona diferente comentaba el corte de cabello de la misma persona al comenzar cada reunión en la que esa persona del corte de cabello y yo coincidíamos esa semana. Después de la quinta reunión en que una persona distinta mencionó el corte de Jennie por quinta vez, empecé a creer que estaba en algún tipo de simulación.
Existen muchas otras formas en las que podemos conectarnos como seres humanos con profundidad, y las reuniones inclusivas se tratan justamente de encontrar maneras de lograr esto (más allá de comentar sobre el cabello, la apariencia o el clima). Aquí tienes 5 formas de hacer una mejor charla informal (sin hablar del clima).
Accesibilidad
No todos aprendemos y procesamos la información de la misma manera. Líderes y gerentes inclusivos tienen esto en cuenta al presentar novedades, hacer anuncios, gestionar el cambio y abordar cuestiones junto a sus equipos.
Esto requiere tomarse el tiempo de conocer a tu equipo (reuniones 1:1, cuestionarios o evaluaciones son buenos para esto) para poder asegurarte de contemplar las diferencias en habilidades, neurodiversidad y estilos de aprendizaje, lo cual es esencial para asegurar que tus reuniones sean inclusivas.
También podrías estar interesado en recibir formación específica en DEI.
Visibilidad
Las reuniones deben ser una oportunidad para que los miembros del equipo se expresen, se apoyen mutuamente y pidan ayuda. Asegúrate de que haya oportunidades equilibradas para darles visibilidad a los integrantes de tu equipo cuando todos estén en el mismo espacio.
Pon a trabajar tu declaración de diversidad
Los formatos tradicionales de reuniones favorecen identidades extrovertidas, neurotípicas y sistémicamente dominantes.
Como sabes, hay una infinidad de maneras en que las personas pueden diferenciarse: diferentes orígenes socioeconómicos, niveles de educación, raza, orientación sexual, género, religión, afinidades políticas, estilos de aprendizaje, neurodiversidad, diversos rangos de habilidades físicas, mentales y emocionales, rasgos de personalidad, herencia cultural, o ser introvertido vs extrovertido. La lista sigue.
Si tu organización tiene una Declaración de Diversidad que afirma que "celebran la diversidad", pero no acierta en cómo las personas trabajan juntas y no evoluciona desde estos formatos tradicionales y opresivos de reuniones, no lo estás haciendo justicia.
En un mundo donde se valora expresamente nuestras diferencias, priorizar las reuniones inclusivas lleva este objetivo a la práctica.
Cómo dirigir reuniones inclusivas
Recuerda esto: las reuniones inclusivas son reuniones bien facilitadas. Un buen facilitador puede transformar una reunión de inútil a productiva, a tus asistentes de desorientados a cautivados, y un proyecto de temido a terminado.
Cualquiera que lidere un grupo organizado de personas hacia un objetivo compartido está en el papel de facilitador y puede adoptar habilidades de facilitación.
Es el gerente de equipo quien convoca una reunión para compartir novedades sobre cuándo los clientes pueden esperar el lanzamiento de un nuevo producto y se asegura de que todos comprendan el plan de comunicación.
Es el gerente de proyectos quien mantiene a todos informados sobre los plazos, cambios y obstáculos.
Fuera del trabajo, ¿sabes ese amigo que es el planificador, el conector y, además, simplemente escucha bien? Eso es facilitación. Nos gustan estos amigos, ¿verdad?
Cada facilitador tiene un estilo diferente y cada grupo tendrá diferentes dinámicas. Esto es lo que hace que la facilitación sea tan emocionante. Un facilitador experimentado se adapta a las necesidades del grupo. Puede lograr que las personas hablen. Sabe percibir ciertas personalidades, opiniones y sensibilidades que puede tener un grupo.
Pero, ¿en qué consiste exactamente?
La facilitación es proveer los recursos, información y apoyo necesarios para que los estudiantes o participantes puedan completar una tarea.
¿Suena como enseñar, verdad?
La facilitación es diferente, aunque no excluyente, de la enseñanza. Los docentes ayudan a los estudiantes a adquirir nuevas habilidades o conocimientos comunicándoles información sobre un área temática. Suele haber un resultado medible al final, como una calificación. Los docentes suelen ser expertos en el contenido y, típicamente, tienen todas las respuestas correctas.
Los facilitadores ayudan a los participantes con su experiencia durante la reunión guiando el proceso general. Los buenos facilitadores saben que la reunión trata menos de ellos y más del grupo, creando así un entorno inclusivo. Plantean las preguntas correctas para ayudar a que las personas hagan descubrimientos por sí mismas y sacan a relucir la sabiduría de quienes están en la sala.
Entonces, ¿cuáles son esos momentos en que realmente podemos reconocer que está ocurriendo la facilitación?
Es cuando tu jefe pide a todos que compartan cómo se sienten o en qué están enfocados individualmente al inicio de la reunión para dar a todos en la reunión la oportunidad de hablar.
Es cuando los participantes están teniendo una discusión abierta durante una sesión de capacitación y el facilitador crea un tema común entre lo que se comparte para cultivar seguridad psicológica y un sentido de pertenencia.
Es durante una sesión de lluvia de ideas cuando las ideas se recopilan de manera organizada y el facilitador delega a alguien para tomar notas, asigna a otra persona para responder en la ventana del chat y rota los roles para fomentar una participación equilibrada.
Veamos nuestras 5 técnicas de facilitación favoritas para lograr reuniones más inclusivas.
1. Crear acuerdos comunitarios
Los acuerdos comunitarios son un conjunto de normas básicas que se pide a los participantes seguir. Puede tomar la forma de un documento vivo que se puede revisar durante la duración a largo plazo de tus reuniones.
El objetivo es crear un espacio abierto e inclusivo para que cada individuo se sienta seguro, visto y escuchado. Cuando las expectativas del grupo son claras y visibles para todos, las personas pueden confiar mejor en que serán respetadas y podrán expresarse abiertamente en la reunión.
2. Rondas de registro
Las rondas de registro son una forma sencilla y natural de fomentar la conexión humana inclusiva. Pueden estar relacionadas con el trabajo o no, generalmente ocurren al inicio de una reunión cuando todos han llegado y son mejores para grupos pequeños de menos de 10 personas.
El facilitador pedirá al grupo que dé la vuelta a la sala contestando una pregunta sencilla como «¿cómo estás hoy?» o «¿en qué necesitas apoyo?». Si los participantes no se conocen entre sí, es una excelente oportunidad para que las personas compartan sus nombres y algo único sobre ellas.
Dado que la facilitación trata sobre la conexión humana, crear esas oportunidades para que todos puedan conocerse mejor (si aún no lo hacen) es clave.
3. Revisar una agenda y los resultados deseados, juntos
Muy simple, pero a menudo se omite: crear una agenda relevante para que los participantes la vean antes de iniciar la reunión es sumamente importante. Esto ayuda a que todos lleguen preparados y sepan qué se espera de ellos. Mejor aún, pide a tus asistentes su opinión de antemano.
Pedir opiniones antes de reunirse le da a la gente la oportunidad de pensar en cualquier pregunta que tenga antes de la reunión, de modo que puedan llegar listos para escuchar el contenido.
Recuerda, las personas no pueden escuchar lo que se está diciendo y pensar preguntas al mismo tiempo. Si has reservado tiempo para preguntas al finalizar la reunión, respeta ese espacio. No apresures el cierre sólo porque haya unos momentos de silencio. El silencio significa que las personas están pensando antes de hablar, lo cual es positivo.
4. El 360 en dos minutos
Esta es una técnica que les da a tus participantes la oportunidad de hacer una pausa y reflexionar sobre lo que se ha dicho, junto con la posibilidad de expresarlo en voz alta. Al hablar, los participantes pueden hacer una pregunta, realizar una observación o simplemente procesar verbalmente el contenido de la reunión. Lo llamamos un 360 en dos minutos, porque es justo eso.
1) Pausa dos minutos completos para la reflexión silenciosa.
2) Haz una ronda en la sala para que todos tengan oportunidad de hablar.
Esto podría parecer extraño e incómodo al principio (el silencio suele ser incómodo en nuestra sociedad), pero puede ser poderoso y una forma sencilla de fomentar la diversidad y la inclusión en tus reuniones.
Especialmente durante un anuncio importante, un cambio grande de proceso, capacitación de producto u otra información relevante, muestra a tus participantes que los respetas permitiéndoles reflexionar sobre lo compartido y responder en el momento.
5. Compartir el espacio
Es tarea del facilitador asegurarse de que todos tengan la misma oportunidad de participar en tu reunión. Toma nota mental de quién hace preguntas, quién habla más y quién permanece en silencio.
Si hay un espacio para compartir en grupo, asegúrate de no adivinar o preguntar quién falta por participar. Esta es una manera muy sencilla de demostrar que eres consciente de las necesidades del grupo, algo esencial en la facilitación.
Recuerda, lo más importante que se debe decir no siempre sale de las personas que más hablan. Comparte el espacio.
Reuniones Híbridas y Virtuales
Para los formatos de reuniones híbridas y virtuales, hay más aspectos a considerar, aunque, como hemos visto, todo se reduce a practicar la consciencia, humanidad, accesibilidad y visibilidad.
Sé intencional
Sé claro y expresa tu objetivo de ser inclusivo para los asistentes remotos. Es tan sencillo, pero rara vez se menciona. Informa a los presentadores que se trata de una reunión híbrida y que deben dar sus presentaciones como tal.
Utiliza la tecnología a tu favor
Las barras de chat pueden ser excelentes añadidos a las reuniones, cuando se usan de manera adecuada. Los asistentes remotos tienen más oportunidades de formular una pregunta o comentario en el chat, lo cual puede ser más difícil en persona.
Además, herramientas como Equal Time pueden ayudar a rastrear cuántas veces habla cada persona para asegurarte de que todos tengan oportunidades para participar.
Ofrece apoyo y fomenta la conexión
Puede sentirse aislante asistir a una reunión híbrida de forma remota. Contar con una persona designada como "referente" para los asistentes virtuales, que responda preguntas y defienda a los participantes, es de gran ayuda. Recuerda hacer una pausa y mirar si alguien ha levantado la mano o realizado una pregunta durante la presentación.
Para reuniones más grandes, cuando los asistentes presenciales estén entre sesiones, intenta incluir oportunidades de networking virtual o actividades de integración para los asistentes remotos. Speed networking es una excelente manera de hacerlo.
Asegura audio, imágenes e información de la reunión claras y accesibles
Especialmente en reuniones grandes, si no se usa un micrófono, no se puede escuchar en línea. Esto también dificulta saber quién está presentando. Asegúrate de tener el equipo de audio adecuado y pide retroalimentación a los asistentes virtuales sobre la calidad del audio.
Utiliza una herramienta digital de planificación de eventos, que se actualice en tiempo real, para agregar detalles y cambios en la agenda, presentar explícitamente a todos los ponentes e informar sobre el contenido de la sesión en las invitaciones y/o agenda. Estos también son beneficios que se pueden obtener con software de gestión de reuniones.
En mi opinión, ya no es aceptable que quienes tienen cargos de liderazgo o gestión inicien sus presentaciones criticando sus propias diapositivas antes de comenzar a hablar. Lidera con el ejemplo y utiliza diapositivas bien organizadas y amigables para el cerebro que sean accesibles y fáciles de seguir. Te garantizo que tendrás una audiencia mucho más participativa en tus reuniones híbridas y virtuales (consejo: la mayoría no leerá tus diapositivas y te escuchará al mismo tiempo).
Estar frente a la cámara durante largos periodos de tiempo es una forma única de cansancio. Define pautas sobre cuándo tener la cámara encendida o apagada. Soy un gran defensor de la opción de apagar la cámara en Zoom en reuniones híbridas y grandes.
Amplifica las voces remotas
Existe una vieja creencia de que asistir en persona a reuniones grandes aumenta las posibilidades de ascenso, así que pon especial atención en que quienes asisten remotamente no tendrán tanta visibilidad en la organización como si estuvieran presentes. Si existe la oportunidad de destacar el trabajo de un asistente remoto, ¡hazlo!
Antes trabajé en una pequeña empresa educativa con sede en Portland, Oregón, que organizaba reuniones mensuales, híbridas, de tipo “all hands” lideradas por la vicepresidenta de Personas y Rendimiento.
Esta reunión era el premio gordo para la cultura laboral. Ella, junto con nuestra gerente de Recursos Humanos, era muy activa en el desarrollo de distintos programas diseñados para mejorar la experiencia del empleado y, mucho antes del covid, esta organización valoraba mucho a su talento remoto y lo veía como una gran oportunidad para diversificar la plantilla.
Uno de mis programas favoritos que organizaba se llamaba “Si ves algo, dilo”. Era una oportunidad para enviar reconocimientos entre colegas de cualquier área de la organización. Era parte de la cultura del equipo enviar estos mensajes por escrito para ser leídos en voz alta a todos en la llamada.
Esta empresa tiene menos de 80 personas, así que el proceso tomaba unos 10 minutos, pero era una manera muy simple y divertida de reconocer logros específicos y destacar el trabajo de los demás de forma significativa, cada mes.
Todo se trata de la facilitación
Recuerda, las reuniones inclusivas consisten en garantizar iguales oportunidades de participación, construir un sentido de pertenencia y fomentar la seguridad psicológica cuando trabajamos juntos en grupo.
Ya sea que estés liderando una reunión de equipo rutinaria, una sesión de lluvia de ideas o incluso tu próximo evento de integración de equipo o encuentro social, unas buenas habilidades de facilitación se traducen en interacciones de mejor calidad, ideas más creativas y vínculos más fuertes.
¿Te interesa aprender mejores habilidades de facilitación? Contáctame en LinkedIn para saber más y considera tomar uno de estos cursos para la gestión de reuniones que te ayudarán a realizar encuentros más eficientes, productivos e inclusivos.
Algunos recursos adicionales para ayudarte a construir lugares de trabajo más inclusivos:
- Apoya la neurodiversidad en el lugar de trabajo: un grupo de talento desaprovechado
- Cómo crear una organización basada en diversidad, equidad e inclusión (con Katie Zink de Social Construct Consulting)
- 3 formas de apoyar las discapacidades invisibles en el trabajo
- Mejores programas para reservar salas de reuniones
