Por Qué Las Reuniones Inclusivas Son Mejores (Y Cómo Liderarlas)
Las reuniones de equipo son el momento en el que la cultura laboral real, a diferencia de la expresada o la teórica, realmente se manifiesta. A menudo, son la única oportunidad para que los empleados estén juntos, den visibilidad a sus fortalezas y sean reconocidos.
Una cultura de reuniones inclusiva resulta en mayor innovación y oportunidades equitativas para el éxito profesional, y ayuda a que las personas puedan aportar su ser completo al trabajo.
Entonces, ¿cuál es el problema? Bueno, probablemente no será una sorpresa para nadie que lea esto que a la mayoría de la gente no le gustan las reuniones (¡y con razón!).
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Pero, como veremos, con el enfoque correcto es posible dirigir reuniones a las que la gente realmente espere asistir (¡sí!).
En este artículo, exploraremos cómo puedes liderar reuniones (presenciales, híbridas y virtuales) que te permitan cumplir tareas productivas, descubrir la sabiduría de tu equipo y fomentar la conexión humana.
Compartiré mis 5 técnicas favoritas de facilitación para reuniones más inclusivas, algunas consideraciones clave para reuniones híbridas y virtuales más inclusivas, y cómo liderar reuniones a las que las personas quieran asistir.
Vamos a cubrir:
- La verdad sobre la mayoría de las reuniones
- ¿Qué hace que una reunión sea inclusiva?
- Los elementos clave de una reunión inclusiva
- Cómo dirigir reuniones inclusivas (incluyendo virtuales e híbridas).
Así que, entremos en materia.
La verdad sobre la mayoría de las reuniones
Imagina esa reunión con la misma persona de siempre que domina la conversación, impone su propia agenda y no escucha lo que dicen los demás.
El tiempo de la reunión se acaba o se extiende, la gente no está preparada para aportar (uff, y esta de verdad me molesta); la agenda o no existe o simplemente está demasiado llena.
Como asistentes a las reuniones, nos retiramos sintiéndonos abrumados, confundidos y con la sensación de que nadie hizo su tarea sobre cuáles debían ser los objetivos del encuentro o cuáles eran las necesidades de los participantes.
No son productivas, suelen estar desorganizadas y, por lo general, se invita a las personas incorrectas o faltan quienes sí deberían estar. Distraen de asuntos más importantes, o terminan siendo dominadas por las mismas personas durante todo el tiempo.
Estar en reuniones como estas me genera ansiedad y me deja tan frustrado/a que no me atrevo a hablar ni a preguntar, especialmente en reuniones virtuales grandes (no sé tú, pero si nunca tuviera que pasar ni un segundo más en Zoom, sería demasiado pronto).
Quizás esto sea polémico, pero creo que las reuniones deberían ser beneficiosas para los asistentes. Sorprendente, ¿verdad?
La verdad es que, en secreto, ¡a todos nos gustan las reuniones! ¡Solo tienen que ser inclusivas!
¿Qué hace que una reunión sea inclusiva?
Una reunión inclusiva es aquella en la que un grupo diverso de personas siente que es visto, representado, respetado y valorado al trabajar en conjunto durante el formato de reunión.
Las personas se irán sintiéndose energizadas, conectadas y motivadas para trabajar después.
Cuando las conversaciones están equilibradas, moderadas para que fluyan con naturalidad y, lo más importante, somos pacientes entre nosotros; las personas se sienten escuchadas, comprendidas y como si su tiempo fuese valorado.
Este es el sello de las reuniones inclusivas, y no son producto del azar. Para liderar una reunión inclusiva, se debe planificar con anticipación, saber gestionar el tiempo, asegurar una participación equitativa y, lo más importante, ayudar con éxito al grupo a procesar el contenido de la reunión para que todos estén al tanto y puedan beneficiarse de su asistencia.
Lo complicado es que, si bien es posible medir la inclusión con plataformas de experiencia del empleado como Aleria o Culture Amp, tener esas conversaciones auténticas en vivo, ya sea en grupos o uno a uno con tu equipo, puede que no ofrezca las respuestas más precisas u honestas.
Si recién ahora empiezas a pensar en hacer tus reuniones inclusivas, quizás debas trabajar en ti mismo/a primero, antes de preguntar directamente a la gente sobre su experiencia.
Aquí puedes comenzar.
Los elementos clave de una reunión inclusiva
Conciencia
Dirigir reuniones inclusivas requiere más que buenas intenciones, aunque ahí es donde empieza. Debes ser consciente del lenguaje que utilizas, quién está en la reunión, quién no está y debería estar, y qué información necesitas proporcionar a los asistentes para que se beneficien de la reunión.
Un ejemplo común es llamar a las personas “chicos”. No todo el mundo se identifica como chico.
Humanidad
Si eres como yo, normalmente evitas la horrible charla trivial que ocurre durante los primeros 3 minutos de cualquier reunión. No es que quiera evitar charlar con las personas presentes, simplemente no soporto hablar del clima o del nuevo corte de pelo de alguien una y otra vez.
Una vez estuve en una serie de reuniones donde, casualmente, una persona diferente comentaba el mismo corte de pelo de alguien al inicio de cada reunión en la que esa persona y yo coincidíamos durante toda la semana. Después de la quinta reunión en la que una nueva persona hacía un comentario sobre el corte de Jennie por quinta vez, empecé a sentir que estaba en algún tipo de simulación.
Hay muchas otras maneras de conectar como humanos con profundidad, y las reuniones inclusivas consisten precisamente en buscar la forma de lograrlo (aparte de comentar sobre el pelo, la apariencia o el clima). Aquí tienes 5 maneras de hacer mejor charla trivial (sin hablar sobre el clima).
Accesibilidad
No todos aprendemos y procesamos la información de la misma forma. Los líderes y gerentes inclusivos tienen esto en cuenta cuando presentan novedades, hacen anuncios, gestionan cambios o abordan temas con sus equipos.
Esto requiere tomarse el tiempo de conocer a tu equipo (reuniones 1:1, cuestionarios o evaluaciones son útiles para esto) para asegurarte de tener en cuenta las diferencias en habilidades, neurodiversidad y estilos de aprendizaje; esto es esencial para garantizar que tus reuniones sean inclusivas.
También puede interesarte recibir formación específica en DEI.
Visibilidad
Las reuniones deberían ser una oportunidad para que los miembros del equipo hablen, se apoyen mutuamente y pidan ayuda. Asegúrate de que haya oportunidades equilibradas para dar esta visibilidad a los miembros de tu equipo cuando todos estén en el mismo espacio.
Pon en práctica tu declaración de diversidad
Los formatos tradicionales de reuniones dan protagonismo a identidades extrovertidas, neurotípicas y dominantes a nivel sistémico.
Como ya sabes, existen infinidad de formas en que las personas pueden diferir: orígenes socioeconómicos, niveles de educación, raza, orientación sexual, género, religión, afiliaciones políticas, estilos de aprendizaje, neurodiversidad, rangos de capacidades físicas, mentales, emocionales, rasgos de personalidad, herencia cultural o ser introvertido vs extrovertido. Y la lista continúa.
Si tu organización tiene una declaración de diversidad que afirma que “celebra la diversidad”, pero no aborda cómo trabajan juntos y no evoluciona a partir de estos formatos tradicionales y opresivos de reuniones, no le estás haciendo justicia.
En un mundo donde se valora expresamente nuestras diferencias, priorizar las reuniones inclusivas es pasar de las palabras a los hechos.
Cómo dirigir reuniones inclusivas
Recuerda esto: las reuniones inclusivas son reuniones bien facilitadas. Un buen facilitador puede transformar una reunión sin sentido en una productiva, pasar a los asistentes de estar desorientados a cautivados y un proyecto de ser temido a terminado.
Cualquier persona que lidere un grupo organizado de personas hacia un objetivo común desempeña un papel de facilitador y puede aprender habilidades de facilitación.
Es el gerente de equipo quien convoca una reunión para compartir novedades sobre cuándo los clientes pueden esperar el lanzamiento de un nuevo producto y se asegura de que todos comprendan el plan de comunicación.
Es el gestor de proyectos quien mantiene a todos informados sobre plazos, cambios y obstáculos.
Fuera del trabajo, ¿conoces a esa persona que es la organizadora, conectora, y además sabe escuchar bien? Eso es facilitación. Nos gustan esas amistades, ¿verdad?
Cada facilitador tiene un estilo diferente y cada grupo tendrá distintas dinámicas. Esto es lo que hace que la facilitación sea tan interesante. Un facilitador competente se adapta a las necesidades del grupo. Consigue que las personas se expresen. Sabe cómo detectar ciertas personalidades, opiniones y sensibilidades que pueda tener el grupo.
Pero, ¿qué es exactamente?
Facilitar es proporcionar los recursos, la información y el apoyo necesarios para que los participantes o aprendices completen una tarea.
¿A que suena a enseñanza?
La facilitación es diferente, pero no excluyente, de la enseñanza. Los profesores ayudan a los estudiantes a adquirir nuevas habilidades o conocimientos transmitiéndoles información sobre un área temática. Hay un resultado medible al final, como una calificación. Los profesores suelen ser expertos en la materia y generalmente tienen todas las respuestas correctas.
Los facilitadores ayudan a los participantes con su experiencia en una reunión guiando el proceso general. Los buenos facilitadores saben que se trata menos de ellos y más del grupo, creando así un entorno inclusivo. Hacen las preguntas adecuadas para que las personas descubran por sí mismas y extraen la sabiduría de quienes están en la sala.
Ahora bien, ¿cuáles son esos momentos reales en los que podemos decir que la facilitación está ocurriendo?
Ocurre cuando tu jefe pide a todos que compartan cómo se sienten o en qué están enfocados individualmente al inicio de la reunión para darle a todos los presentes la oportunidad de hablar.
Ocurre cuando los participantes tienen una discusión abierta durante una sesión de formación y el facilitador construye un tema común entre lo compartido para fomentar seguridad psicológica y un sentido de pertenencia.
Ocurre durante una sesión de lluvia de ideas cuando las ideas se recopilan de manera organizada y el facilitador designa a alguien para tomar notas, asigna a otra persona para responder en la ventana de chat y rota los roles para fomentar la participación equilibrada.
Veamos nuestras 5 técnicas favoritas de facilitación para reuniones más inclusivas.
1. Crear Acuerdos Comunitarios
Los acuerdos comunitarios son un conjunto de reglas básicas que se pide a los participantes cumplir. Puede tomar la forma de un documento vivo que puede actualizarse durante la duración a largo plazo de tus reuniones.
El objetivo es crear un espacio abierto e inclusivo para que cada persona se sienta segura, vista y escuchada. Cuando las expectativas del grupo se hacen claras y visibles para todos, las personas pueden confiar en que serán respetadas y podrán compartir abiertamente durante una reunión.
2. Chequeos iniciales
Los chequeos iniciales son una manera sencilla y natural de fomentar una conexión humana inclusiva. Pueden estar relacionados con el trabajo o no, normalmente se realizan al inicio de una reunión cuando todos han llegado, y son ideales para grupos pequeños de menos de 10 personas.
El facilitador pedirá al grupo que haga una ronda respondiendo a una pregunta simple como “¿cómo estás hoy?” o “¿con qué necesitas apoyo?”. Si los participantes no se conocen, es una excelente oportunidad para que cada uno comparta su nombre y algo único sobre sí mismo.
Porque la facilitación trata sobre la conexión humana, generar estas oportunidades para que todos se conozcan (si aún no lo hacen) es clave.
3. Revisar la Agenda y los Resultados Deseados, Juntos
Tan simple, pero a menudo olvidado: crear una agenda relevante para que los participantes la vean antes de que comience la reunión es fundamental. Esto ayuda a todos a llegar preparados y a saber qué se espera de ellos. Aún mejor, pide la opinión de los asistentes con antelación.
Pedir opiniones antes de reunirse les da a las personas la oportunidad de pensar en cualquier pregunta antes de la reunión para así estar listas para escuchar el contenido.
Recuerda, las personas no pueden escuchar lo que se dice y pensar en preguntas al mismo tiempo. Si has previsto un tiempo para preguntas al final de la reunión, respeta ese espacio. No te apresures a terminar la reunión solo porque haya unos momentos de silencio. El silencio significa que las personas están pensando antes de hablar, lo cual es algo bueno.
4. El 360 de Dos Minutos
Esta es una técnica que permite a los participantes hacer una pausa y reflexionar sobre lo que se ha dicho, con la oportunidad de expresar sus impresiones en voz alta. Al hablar, los participantes pueden hacer una pregunta, una observación o simplemente procesar verbalmente el contenido de la reunión. Lo llamamos el 360 de dos minutos, porque es exactamente eso.
1) Haz una pausa de dos minutos completos para una reflexión en silencio.
2) Haz una ronda para que todos tengan la oportunidad de hablar.
Esto puede parecer completamente extraño e incómodo al principio (el silencio es incómodo en nuestra sociedad), pero puede ser poderoso y una forma sencilla de fomentar la diversidad y la inclusión en tus reuniones.
Especialmente durante un anuncio importante, un gran cambio de proceso, una capacitación de producto u otra información que se esté transmitiendo, demuestra a tus participantes que los respetas dándoles tiempo para reflexionar sobre lo que se está compartiendo y responder en el momento.
5. Comparte el espacio
Es tarea del facilitador asegurarse de que todos tengan la misma oportunidad de participar en tu reunión. Haz notas mentales de quiénes hacen preguntas, quiénes hablan más y quiénes se mantienen en silencio.
Si hay una actividad grupal, asegúrate de no estar adivinando o preguntando quién falta por participar. Esta es una forma muy sencilla de demostrar que eres consciente de las necesidades del grupo, lo cual es fundamental en la facilitación.
Recuerda, las cosas más importantes que deben ser dichas no siempre provienen de las personas que más hablan. Comparte el espacio.
Reuniones híbridas y virtuales
Para los formatos de reuniones híbridas y virtuales, hay más aspectos a considerar, aunque, como hemos visto, todo se resume en practicar la conciencia, la humanidad, la accesibilidad y la visibilidad.
Sé intencional
Sé claro y manifiesta tu objetivo de incluir a los asistentes remotos. Es muy sencillo, pero rara vez se menciona. Informa a los presentadores que se trata de una reunión híbrida y que deben adaptar sus presentaciones en consecuencia.
Usa la tecnología a tu favor
Las barras de chat pueden ser excelentes adiciones a las reuniones cuando se usan adecuadamente. Los asistentes remotos tienen más oportunidades de expresar una pregunta o comentario en el chat, lo cual puede ser más difícil presencialmente.
Además, herramientas como Equal Time pueden ayudar a controlar cuánto tiempo habla cada persona para asegurarte de que ofrecen oportunidades para que participen diferentes personas.
Ofrece apoyo y fomenta la conexión
Puede ser aislante asistir a una reunión híbrida de forma remota. Tener una persona designada para que los asistentes virtuales recurran a ella para resolver dudas y abogar por ellos es de gran ayuda. Recuerda hacer pausas y verificar si alguien ha levantado la mano o ha realizado una pregunta durante la presentación.
En reuniones grandes, cuando los asistentes presenciales están entre sesiones, intenta incluir oportunidades de networking virtual o actividades de integración para los participantes remotos. Speed networking es una gran manera de hacerlo.
Asegura un audio, visuales e información de la reunión claros y accesibles
Especialmente en reuniones grandes, si no se habla por micrófono, no se escucha en línea. Esto también dificulta saber quién está presentando. Asegúrate de contar con el equipo de audio adecuado y solicita las opiniones de los asistentes virtuales sobre la calidad del sonido.
Utiliza una herramienta digital de planificación de eventos, que se actualice en tiempo real, para agregar detalles y cualquier cambio en la agenda, presentar explícitamente a todos los ponentes y proporcionar información sobre lo que incluye cada sesión en las invitaciones y/o la agenda. Estos también son algunos de los beneficios que puedes obtener del software de gestión de reuniones.
En mi opinión, ya no es aceptable que las personas en puestos de liderazgo o dirección comiencen sus presentaciones criticando sus propias diapositivas antes de empezar a hablar. Da el ejemplo utilizando presentaciones bien organizadas y aptas para el cerebro, que sean accesibles y fáciles de seguir. Te garantizo que tendrás una audiencia mucho más involucrada en tus reuniones híbridas y virtuales (consejo: la mayoría no leerá tus diapositivas y te escuchará al mismo tiempo).
Estar frente a la cámara durante largos periodos de tiempo es una forma de agotamiento única. Establece pautas sobre cuándo encender o apagar la cámara. Soy un gran defensor de la opción de apagar la cámara en Zoom en reuniones grandes e híbridas.
Da voz a los asistentes remotos
Existe una antigua idea de que asistir en persona a reuniones grandes es mejor para conseguir ascensos, así que pon especial atención al hecho de que quienes asisten de forma remota no tendrán tanta visibilidad en la organización como si estuvieran presencialmente. ¡Si tienes la oportunidad de destacar el trabajo de un asistente remoto, hazlo!
Antes trabajé en una pequeña empresa educativa con sede en Portland, Oregón, que realizaba reuniones mensuales híbridas del tipo "all hands" dirigidas por la VP de Personas y Desempeño.
Esta reunión era el premio mayor en cultura organizacional. Ella, junto con nuestra gerente de RR.HH., estaba muy involucrada en impulsar diferentes programas diseñados para mejorar la experiencia de los empleados y, mucho antes del covid, esta organización valoraba su talento remoto y lo veía como una oportunidad importante para diversificar su plantilla.
Uno de mis programas favoritos que dirigía se llamaba "Si ves algo, dilo". Era una oportunidad para enviar reconocimiento entre compañeros para cualquier persona de la organización. Era parte de la cultura del equipo enviar estos reconocimientos por escrito para ser leídos en voz alta para todos en la llamada.
Esta empresa tiene menos de 80 personas, así que fue un proceso de unos 10 minutos, pero fue una manera muy sencilla y divertida de reconocer logros específicos y amplificar el trabajo de los demás de forma significativa, cada mes.
Todo Se Trata de la Facilitación
Recuerda, las reuniones inclusivas se basan en garantizar oportunidades igualitarias y equilibradas de participación, crear un sentido de pertenencia y fomentar la seguridad psicológica cuando trabajamos juntos en grupo.
Ya sea que lideres una reunión rutinaria de equipo, una sesión de lluvia de ideas o incluso tu próximo evento de integración o encuentro social, unas buenas habilidades de facilitación resultan en interacciones de mayor calidad, ideas más creativas y conexiones más fuertes.
¿Te interesa aprender mejores habilidades de facilitación? Contáctame en LinkedIn para saber más y considera tomar alguno de estos cursos de gestión de reuniones que te ayudarán a organizar reuniones más eficientes, productivas e inclusivas.
Algunos recursos adicionales para ayudarte a construir lugares de trabajo más inclusivos:
- Apoya la neurodiversidad en el lugar de trabajo: Un talento sin explotar
- Cómo crear una organización basada en la diversidad, equidad e inclusión (con Katie Zink de Social Construct Consulting)
- 3 maneras de apoyar discapacidades invisibles en el lugar de trabajo
- El mejor software para reserva de salas de reuniones
