Implementación de HRMS: 10 fases que aprendí por las malas
Conseguir que la implementación de un HRMS sea correcta desde el principio evita a tu equipo los costosos reprocesos, las bajas tasas de adopción y los problemas de datos que hacen descarrilar tantas implementaciones. Lo que está en juego es importante: un lanzamiento apresurado o mal planificado puede retrasar las operaciones de RR. HH. durante meses.
El enfoque de 10 fases de este artículo divide el proceso en pasos manejables para que nada importante se pase por alto. Cada fase aborda directamente los puntos en los que las implementaciones suelen desviarse, desde unos requisitos poco claros y una gestión deficiente del cambio hasta unas pruebas inadecuadas y unas puestas en marcha apresuradas.
Hoja de ruta de la implementación de un HRMS de un vistazo
La implementación de un HRMS es el proceso de configurar y desplegar un sistema de gestión de recursos humanos en toda tu organización. Incluye la configuración de flujos de trabajo, la migración de datos de empleados, la integración de las herramientas existentes, las pruebas del sistema y la preparación de los empleados para utilizarlo.
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La implementación puede tardar desde varias semanas hasta varios meses, en función del tamaño de tu organización, la calidad de los datos, los requisitos de integración y los recursos disponibles.
Así encajan las 10 fases de implementación en una puesta en marcha habitual:
| Etapa | Fases | Principales responsables |
|---|---|---|
| Planificación | 1–2: Planificación del proyecto y requisitos | Dirección de RR. HH., TI y responsable del proyecto |
| Configuración | 3–6: Preparación de datos, configuración, integraciones y migración | Operaciones de RR. HH., TI y proveedor |
| Validación | 7–8: Pruebas de usuario, formación y gestión del cambio | Equipo de RR. HH., nóminas y responsables de departamento |
| Lanzamiento y soporte | 9–10: Puesta en marcha, resolución de problemas y optimización | Responsable del sistema de RR. HH., TI y soporte del proveedor |
Establece hitos realistas con tu proveedor y tus equipos internos, y reserva tiempo adicional para corregir datos, resolver problemas de integración y realizar pruebas antes del lanzamiento.
Las 10 fases de implementación de un HRMS que sigo
Utilizo estas 10 fases de implementación de un HRMS para planificar la puesta en marcha, preparar a los empleados y pasar de la selección del sistema al lanzamiento:
1. Planificación del proyecto y alineación de las partes interesadas
Proporciona a tu equipo de implementación un plan claro de gestión del proyecto antes de la reunión inicial con el proveedor. Define el alcance, los hitos, las responsabilidades y las métricas de éxito; después, separa los requisitos esenciales para el lanzamiento de las mejoras posteriores, como las integraciones de nóminas por fases.
He visto a equipos perder semanas cuando las decisiones no quedan documentadas. Mantén un registro compartido de decisiones para que RR. HH., TI, finanzas y el proveedor puedan hacer un seguimiento de las aprobaciones, los cambios y los problemas pendientes.
Antes de la reunión inicial con el proveedor, confirma estos detalles de planificación para que tu equipo pueda tomar decisiones sin retrasar la puesta en marcha:
- Crea un acta de constitución del proyecto: Documenta el alcance, los objetivos, los hitos, las facultades de decisión y los criterios de lanzamiento en un único archivo compartido.
- Asigna responsabilidades claras: Utiliza una matriz de Responsabilidad, Aprobación, Consulta e Información (RACI) para identificar quién aprueba, contribuye, revisa y recibe actualizaciones de cada línea de trabajo.
- Separa las necesidades del lanzamiento: Marca cada requisito como esencial para el lanzamiento, adecuado para una fase posterior o fuera del alcance del proyecto.
- Establece resultados medibles: Elige métricas como la precisión de los datos, la finalización de la formación, la adopción por parte de los empleados y los resultados del procesamiento de nóminas.
- Programa puntos de decisión: Establece reuniones periódicas para resolver problemas, revisar riesgos, actualizar la información del proveedor y escalar asuntos a la dirección.
- Mantén un registro de decisiones: Registra cada acuerdo, responsable, fecha y acción de seguimiento para que el equipo disponga de una única referencia fiable.
2. Recopilación de requisitos y mapeo de procesos
Habla con las personas que realmente utilizan los procesos de RR. HH. a diario —coordinadores de nóminas, responsables de selección y responsables de línea—, no solo con la dirección de RR. HH. Ellos sacarán a la luz los casos excepcionales y las soluciones alternativas que nunca aparecen en la documentación oficial, pero que sin duda harán que tu implementación falle si los ignoras.
Mapea tus procesos actuales antes de definir qué debe hacer el nuevo sistema. Esto revela las diferencias entre cómo deberían funcionar las cosas y cómo funcionan en realidad.
Yo empezaría por los flujos de trabajo que afectan a más empleados: la incorporación, el registro de horas y la gestión de permisos.
El error más habitual en este punto es documentar los requisitos con un nivel de detalle demasiado general. «El sistema debe gestionar las evaluaciones del desempeño» no le dice prácticamente nada a tu proveedor. Sé específico sobre la frecuencia, las cadenas de aprobación, las escalas de valoración y quién recibe notificaciones en cada paso. Los requisitos imprecisos dan lugar posteriormente a solicitudes de cambio costosas.
Convierte las solicitudes generales en requisitos comprobables con estas indicaciones:
- Definir el desencadenante: Indica qué inicia el flujo de trabajo, como la aceptación de la oferta por parte de una nueva incorporación o la solicitud de permiso de un empleado.
- Detallar cada paso: Identifica a la persona responsable, la información necesaria, el orden de aprobación y el tiempo previsto de finalización.
- Registrar las excepciones: Documenta los casos excepcionales, incluidos los cambios retroactivos, las solicitudes incompletas, varios aprobadores y las diferencias entre políticas regionales.
- Establecer las reglas de acceso: Especifica qué empleados, responsables, especialistas de RR. HH. y administradores pueden ver o editar cada registro.
- Redactar los criterios de aceptación: Describe el resultado que demuestra que el requisito funciona, como notificaciones, cálculos, informes o registros de auditoría correctos.
3. Auditoría y limpieza de datos
Tu nuevo HRMS solo será tan bueno como los datos que migres a él. Antes de realizar cualquier configuración, extrae los registros actuales de tus empleados y audítalos para detectar duplicados, campos vacíos, cargos desactualizados y formatos incoherentes.
Un punto de partida práctico: genera un informe de cada registro de empleado activo y marca todo aquel que no incluya una fecha de contratación, un código de departamento o una situación laboral completos.
No lo hagas por tu cuenta. Involucra al equipo de nóminas y a tus coordinadores de RR. HH.; ellos saben dónde se encuentran los datos desordenados. Según mi experiencia, la mayor pérdida de tiempo procede de los datos históricos que nadie ha tocado en años, pero que el proveedor intentará migrar de todos modos.
Selecciona solo lo necesario. Acuerda una fecha de corte, migra únicamente lo que el sistema necesite en el lanzamiento y archiva el resto. Introducir datos limpios implica menos correcciones después de la puesta en marcha.
Utiliza esta lista de comprobación de limpieza de datos antes de importar los registros al nuevo HRMS:
- Eliminar duplicados: Compara los registros mediante el identificador del empleado, la dirección de correo electrónico y la fecha de contratación antes de eliminar o combinar entradas.
- Estandarizar los formatos: Utiliza formatos de fecha, nombres de departamentos, situaciones laborales, números de teléfono y códigos de ubicación coherentes.
- Validar los campos obligatorios: Confirma que cada registro activo incluye un identificador del empleado, el nombre legal, la fecha de contratación, la situación laboral, el responsable y el departamento.
- Revisar los datos de acceso: Comprueba las asignaciones de responsables y los permisos de los roles para que los empleados no obtengan un acceso incorrecto tras la migración.
- Establecer una fecha de corte de conservación: Migra los registros necesarios para las operaciones activas y el historial exigido legalmente; después, archiva los datos antiguos de forma segura.
- Realizar una importación de prueba: Prueba un conjunto de datos pequeño y representativo antes de aprobar la migración completa. Compara los totales, los campos, las relaciones y los informes de errores.
4. Configuración y personalización del sistema
Aquí es donde el documento de requisitos se convierte en realidad. Trabaja con tu proveedor para configurar los flujos de trabajo, las cadenas de aprobación, los permisos de los roles y las estructuras de campos basándote en lo que documentaste en la segunda fase, no en los valores predeterminados del sistema.
Da prioridad a la escalabilidad al configurar tu HRMS. Comprueba si los ajustes estándar pueden admitir más empleados, ubicaciones y niveles de aprobación a medida que crece tu organización.
Evita las personalizaciones innecesarias, ya que añaden trabajo de mantenimiento y pueden complicar las actualizaciones futuras. Pregunta a tu proveedor si una opción de configuración existente satisface tus necesidades antes de solicitar un desarrollo personalizado.
Incluye al equipo de operaciones de RR. HH. y al menos a un especialista en nóminas durante las revisiones de configuración. Detectarán pronto las discrepancias, como una regla de acumulación de permisos que parece correcta en pantalla, pero calcula mal los valores para los empleados a tiempo parcial.
Señala las carencias de configuración antes de realizar las pruebas. Revisa los ajustes de seguridad de los datos, incluidos los permisos basados en roles, los registros de auditoría y el acceso a los registros confidenciales de los empleados. Mantén un registro de configuración que muestre cada cambio, su aprobador y el motivo, para que tu equipo pueda rastrear los problemas después de la puesta en marcha.
Utiliza esta tabla de revisión para comprobar cada decisión de configuración antes de aprobarla:
| Área de configuración | Qué establecer | Qué verificar |
|---|---|---|
| Flujos de trabajo | Desencadenantes, responsables de las tareas, fechas límite y vías de escalado | Cada escenario llega a la persona correcta |
| Cadenas de aprobación | Orden de aprobación, reglas de delegación y pasos de rechazo | Las solicitudes incompletas o rechazadas regresan correctamente |
| Permisos de los roles | Acceso para ver, editar, aprobar y administrar | Los empleados solo ven los registros autorizados |
| Cálculos | Acumulaciones de permisos, reglas de elegibilidad y datos de entrada de nóminas | Los resultados coinciden con la política para todos los tipos de empleados |
| Campos personalizados | Campos obligatorios, formatos y uso en informes | Cada campo satisface un requisito documentado |
| Registros de configuración | Ajuste, aprobador, justificación y fecha del cambio | Tu equipo puede rastrear posteriormente cada decisión |
5. Integración con sistemas de terceros
Mapea todos los sistemas con los que tu HRMS debe comunicarse antes de crear una sola conexión: procesadores de nóminas, plataformas de beneficios, herramientas de control horario y cualquier sistema de gestión de identidades, como Active Directory. Tanto la persona responsable de TI como un especialista en nóminas deben estar presentes. Detectarán problemas en el flujo de datos que RR. HH. por sí solo no identificaría.
El error que cometen la mayoría de los equipos es tratar las integraciones como algo secundario. Si vas a sincronizar datos de nóminas, confirma la correspondencia de campos, la frecuencia de sincronización y la gestión de errores antes de comenzar las pruebas.
Una discrepancia entre la forma en que tu HRMS almacena los identificadores de los empleados y la forma en que tu proveedor de nóminas los espera aparecerá en el peor momento posible, como en la primera ejecución de nómina después de la puesta en marcha.
Prueba cada integración con escenarios realistas utilizando datos de empleados sintéticos o adecuadamente protegidos. Comprueba qué ocurre cuando falta un registro, un campo tiene un formato incorrecto o una sincronización falla durante el proceso.
Antes de aprobar una integración, realiza estas pruebas en secuencia para verificar el movimiento de datos, la gestión de errores y la recuperación:
Confirma la correspondencia de campos: Relaciona cada campo del HRMS con el campo obligatorio, el formato y el identificador correspondientes del sistema receptor.
Prueba los registros normales: Envía registros representativos de empleados y compara los valores, las relaciones, las marcas de tiempo y los resultados del procesamiento.
Prueba las excepciones: Envía campos ausentes, formatos no válidos, registros duplicados, empleados dados de baja y otras condiciones que podrían interrumpir una sincronización.
Comprueba las alertas de fallo: Confirma que las personas adecuadas reciben notificaciones claras cuando una transferencia falla, se completa parcialmente o genera datos en conflicto.
Verifica los pasos de recuperación: Corrige el registro de origen, vuelve a ejecutar la transferencia y confirma que la integración no cree duplicados ni sobrescriba cambios aprobados.
6. Migración y validación de datos
Empieza con una migración de prueba, no con el conjunto de datos completo. Extrae una muestra representativa que incluya distintos tipos de empleados, departamentos y estados, e impórtala primero. Compara cada campo del nuevo sistema con los registros de origen antes de aprobar la carga completa.
Una vez ejecutada la migración completa, no te limites a realizar comprobaciones puntuales. Haz que tu coordinador de nóminas y al menos un generalista de RR. HH. verifiquen sistemáticamente los registros de sus respectivas áreas.
Detectarán aspectos que una persona revisora técnica no identificaría, como un saldo de permisos que se ha migrado correctamente, pero refleja un periodo de devengo incorrecto.
Ejecuta tus informes habituales en el nuevo sistema y compara los resultados con los que generaba el sistema anterior. Las discrepancias en el número de empleados, las tarifas salariales o las asignaciones de responsables deben resolverse antes de la puesta en marcha, no después. Aprueba la migración solo cuando tu equipo interno confirme que los datos son exactos, no simplemente cuando el proveedor indique que la transferencia se ha completado.
Utiliza esta tabla de aprobación para confirmar los datos migrados antes de aprobar la carga completa:
| Área de validación | Qué comprobar | Pruebas para la aprobación |
|---|---|---|
| Registros de empleados | Nombres, identificadores, fechas de incorporación, estados, departamentos y responsables | Registros de muestra coincidentes y excepciones resueltas |
| Datos de nóminas | Tarifas salariales, deducciones, datos fiscales e identificadores de nómina | Comparación y aprobación del coordinador de nóminas |
| Saldos de permisos | Periodos de devengo, saldos disponibles y ajustes históricos | Saldos conciliados entre los distintos tipos de empleados |
| Informes | Número de empleados, tarifas salariales, asignaciones de responsables y totales por estado | Informes coincidentes de ambos sistemas |
| Permisos de acceso | Visibilidad para empleados, responsables, RR. HH. y administradores | Revisión de acceso basada en roles completada |
7. Pruebas de aceptación por parte de los usuarios
No dejes las pruebas de aceptación por parte de los usuarios (UAT) únicamente en manos de TI. Incluye a coordinadores de nóminas, responsables de selección y responsables de equipos que utilicen los flujos de trabajo a diario, con el equipo de TI disponible para resolver problemas técnicos. Haz que prueben la incorporación de nuevas contrataciones, las solicitudes de permisos y los informes de nóminas. Registra los fallos y vuelve a realizar las pruebas antes de la aprobación.
Proporciona a los evaluadores un guion estructurado, pero deja espacio para que exploren. Tu coordinador de nóminas podría descubrir que el devengo de un empleado a tiempo parcial se calcula incorrectamente en una condición concreta, algo que ninguna prueba guionizada detectaría.
Registra cada problema con suficiente detalle para reproducirlo, asígnale un nivel de gravedad y realiza un seguimiento de su resolución antes de aprobarlo. Las UAT se completan cuando tus usuarios confirman que el sistema funciona, no cuando el proveedor afirma que las pruebas han terminado.
Proporciona a los participantes de las UAT un guion coherente, dejando al mismo tiempo espacio para descubrimientos realistas:
Asigne representantes de los evaluadores: Incluya coordinadores de nóminas, responsables de selección, responsables de equipo, especialistas de RR. HH. y empleados con distintos tipos de jornada.
Ejecute escenarios realistas: Pruebe nuevas incorporaciones, solicitudes de permisos, aprobaciones de responsables, informes de nóminas, cambios de acceso, correcciones y envíos rechazados.
Pruebe las excepciones: Incluya formularios incompletos, datos incorrectos, varios aprobadores, empleados dados de baja y cálculos de acumulación para empleados a tiempo parcial.
- Valide las nóminas en paralelo: Si las nóminas forman parte del despliegue, ejecute una nómina de prueba junto con su sistema actual antes de la puesta en marcha. Compare los cálculos salariales, las deducciones, los impuestos y las excepciones. Resuelva las discrepancias y obtenga la aprobación del responsable de nóminas antes de cambiar de sistema.
Registre los problemas reproducibles: Capture el escenario, los pasos, el resultado esperado, el resultado real, las capturas de pantalla, la gravedad, el responsable y el estado de resolución.
Confirme la aprobación de la empresa: Exija que cada grupo de usuarios apruebe sus escenarios después de que los defectos hayan recibido una resolución documentada o una solución alternativa aceptada.
8. Formación y gestión del cambio
Las estrategias eficaces de gestión del cambio comienzan antes de la puesta en marcha. Explique por qué está cambiando el HRMS, qué flujos de trabajo serán diferentes y cómo se beneficiarán los empleados. Involucre pronto a los responsables, recopile los comentarios de los empleados y aborde sus inquietudes antes del lanzamiento para reducir la resistencia y mejorar la adopción.
Forme a las personas según su función, no según las características. Su coordinador de nóminas necesita una orientación diferente a la de un responsable de equipo que aprueba solicitudes de permisos. Mantenga las sesiones centradas y prácticas, utilizando escenarios reales de sus propios flujos de trabajo.
Grábelas para quienes no puedan asistir a una sesión en directo. Después de la puesta en marcha, espere una oleada de preguntas básicas; designe a un pequeño grupo de colaboradores internos de referencia que puedan responderlas rápidamente. Son personas que probaron el sistema durante las pruebas de aceptación del usuario (UAT) y ya lo conocen bien.
El objetivo no es conseguir un lanzamiento perfecto. Es contar con un equipo que se sienta suficientemente respaldado para superar la curva de aprendizaje sin perder la confianza en el sistema.
Adapte el contenido de la formación a las responsabilidades de cada público y, después, refuércelo con práctica y asistencia de seguimiento accesible:
| Público | Enfoque de la formación | Escenario práctico | Asistencia de seguimiento |
|---|---|---|---|
| Empleados | Actualización del perfil, solicitudes de permisos y acceso a las nóminas | Solicitar un permiso y corregir información personal | Guías rápidas, sesión grabada, canal de ayuda |
| Responsables de equipo | Aprobaciones, registros del equipo e informes | Aprobar un permiso y revisar un cambio del equipo | Guía de referencia para responsables, colaborador interno de referencia |
| Coordinadores de nóminas | Datos de nómina, correcciones e informes de auditoría | Procesar una excepción y verificar un informe de nómina | Entorno de prácticas, registro de problemas, sesión de repaso |
| Responsables de selección | Solicitudes de personal, registros de candidatos y traspasos de nuevas incorporaciones | Avanzar con un candidato durante la selección y la incorporación | Lista de comprobación específica del puesto, demostración grabada |
| Especialistas de RR. HH. | Datos de empleados, flujos de trabajo, permisos e informes | Corregir un registro y revisar la configuración de acceso | Sesiones de consulta, base de conocimientos, vía de escalado |
9. Puesta en marcha y transición del sistema
Elija una fecha de puesta en marcha que evite los periodos de mayor actividad de nóminas o contratación. Hacer la transición a mitad de ciclo genera una presión innecesaria cuando su equipo todavía se está familiarizando con el sistema.
Ese mismo día, realice una comprobación final de los datos, confirme que las integraciones están activas y bloquee el sistema antiguo para que nadie introduzca registros simultáneamente en ambos sistemas. Asigne a una persona de contacto específica para la primera semana: alguien que conozca bien el sistema y pueda clasificar los problemas antes de que se agraven.
Espere preguntas sobre tareas básicas, como solicitar permisos o acceder a las nóminas. Sus colaboradores internos de referencia de las pruebas de aceptación del usuario (UAT) son las personas adecuadas para gestionar esas cuestiones rápidamente. No declare el éxito basándose únicamente en un día de lanzamiento sin problemas.
Supervise de cerca el primer ciclo completo de nóminas, concilie los resultados con los del sistema anterior y documente cualquier discrepancia para resolverla de inmediato.
Utilice esta secuencia de transición para mantener clara la asignación de responsabilidades desde el día del lanzamiento hasta el primer ciclo de nóminas:
Elige la fecha: Programa la puesta en marcha lejos de las principales fechas límite de nóminas, prestaciones y contratación.
Completa las comprobaciones finales: Concilia los datos de los empleados, confirma las integraciones y verifica los permisos de los roles antes de abrir el nuevo sistema.
- Aprueba la decisión de puesta en marcha: Haz que los responsables de RR. HH., TI y nóminas confirmen que las pruebas críticas se han completado, que los problemas críticos se han resuelto y que cualquier riesgo restante está documentado y aceptado. Establece un plan de contingencia para fallos graves, incluido cómo continuarán las nóminas y las operaciones esenciales de RR. HH. si el nuevo sistema no está listo.
Bloquea el sistema antiguo: Evita actualizaciones duplicadas haciendo que el HRMS anterior sea de solo lectura después de la carga de datos final.
Asigna el soporte: Proporciona a los embajadores internos responsabilidades claras de escalado y dirige los problemas no resueltos a un único responsable del sistema.
Concilia las nóminas: Compara el primer ciclo completo de nóminas con los registros anteriores, documenta las discrepancias y resuélvelas rápidamente.
10. Soporte y optimización posteriores a la implementación
El lanzamiento no es la meta final. Las semanas posteriores a la puesta en marcha revelan cómo funciona realmente el sistema con cargas de trabajo reales, y es entonces cuando tu atención resulta más importante.
Designa a una persona para que se encargue del registro de problemas y clasifique las preguntas recibidas. La mayoría de los problemas iniciales son deficiencias de los procesos, no fallos del sistema: empleados que solicitan las vacaciones incorrectamente o responsables que omiten pasos de aprobación.
Tus embajadores internos pueden resolver rápidamente la mayoría de estos problemas. Si aparece alguna deficiencia de configuración, ponte en contacto con el representante de soporte de tu proveedor y proporciónale los pasos documentados para reproducir el problema.
Después de tu primer ciclo completo de nóminas, programa una breve revisión con tu coordinador de nóminas y el responsable de RR. HH. Compara los resultados, registra lo que no funcionó como esperabas y prioriza las correcciones.
Establece una revisión a los 90 días para evaluar si es necesario ajustar los flujos de trabajo y si algún grupo de usuarios necesita una sesión de repaso antes de que las pequeñas deficiencias se conviertan en hábitos.
Utiliza este plan de soporte de 90 días para asignar responsabilidades, resolver problemas y perfeccionar los flujos de trabajo después del lanzamiento:
Gestiona el registro de problemas: Asigna a una persona para registrar las preguntas, los defectos, los usuarios afectados, la gravedad, el responsable, el estado y la resolución.
Clasifica por causa: Separa las preguntas de formación, las deficiencias de los procesos, los problemas de configuración, los fallos de integración y los errores de datos antes de asignar los siguientes pasos.
Apoya a los embajadores internos: Proporciona a los embajadores directrices de escalado, materiales de referencia actualizados y acceso al representante de soporte del proveedor.
Revisa los resultados de las nóminas: Compara la primera nómina completa con los registros anteriores, documenta las discrepancias y confirma las correcciones aprobadas.
Mide el éxito de la implementación: En la revisión de los 90 días, compara la adopción del autoservicio por parte de los empleados, la finalización de la formación de los usuarios, la precisión de las nóminas y el tiempo dedicado a tareas administrativas de RR. HH. con los objetivos establecidos durante la planificación del proyecto. Revisa los problemas no resueltos con los responsables de RR. HH. y nóminas y, a continuación, prioriza las mejoras en función de los resultados.
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Buenas prácticas para una implementación exitosa de HRMS
Las implementaciones exitosas de HRMS dependen de datos probados, responsabilidades claras, formación específica para cada rol y una planificación minuciosa de la transición. Utiliza esta tabla para evitar contratiempos habituales y elegir medidas de protección prácticas:
| Lo que no se debe hacer | En su lugar: |
|---|---|
| No trate la migración de datos como una simple carga de archivos | Valide los registros de empleados, los datos de nómina, los saldos de permisos, los informes y las excepciones antes de aprobar la carga completa |
| No permita que el departamento de TI realice las pruebas de aceptación del usuario por sí solo | Incluya a coordinadores de nómina, reclutadores, gerentes, especialistas de RR. HH. y empleados en pruebas de escenarios realistas |
| No pruebe únicamente los flujos de trabajo estándar | Pruebe los envíos rechazados, los formularios incompletos, los empleados despedidos, los múltiples aprobadores, las correcciones y las acumulaciones de empleados a tiempo parcial |
| No posponga la formación hasta la puesta en marcha | Forme a cada rol con escenarios prácticos, sesiones grabadas, guías rápidas y personas de referencia internas |
| No programe el cambio durante los plazos de nómina o contratación | Elija una fecha alejada de los principales periodos de procesamiento y complete una revisión documentada de la preparación |
| No permita actualizaciones en ambos sistemas después de la migración | Haga que el antiguo HRMS sea de solo lectura después de la carga final para evitar registros duplicados o contradictorios |
| No pase por alto la configuración del acceso basado en roles | Revise los permisos de empleados, gerentes, personal de RR. HH. y administradores antes de abrir el sistema |
| No dé por sentado que las integraciones funcionarán sin probarlas | Confirme las integraciones de nómina, contratación, beneficios, identidad y generación de informes con datos representativos |
| No realice el lanzamiento sin un proceso de asignación de la responsabilidad sobre los problemas | Asigne a una persona responsable del sistema para registrar defectos, coordinar las escaladas y realizar un seguimiento del estado de las resoluciones |
| No evalúe el éxito basándose en un día de lanzamiento sin incidencias | Concilie el primer ciclo completo de nómina y revise los problemas sin resolver durante una revisión a los 90 días |
Su plan de implementación de HRMS comienza aquí
Una vez que su HRMS esté operativo, supervise las integraciones que probó antes del lanzamiento. Revise las capacidades de integración de su sistema en nómina, administración de beneficios y contratación, y explore las integraciones de HRMS para que los datos de los empleados se transfieran con precisión entre las herramientas.
