Osaamiskartoitusopas: mullista osaamisen johtaminen

Mitä taitojen kartoittaminen on?

Taitojen kartoittaminen on prosessi, jossa tunnistetaan kussakin roolissa ja tiimissä tarvittavat taidot, tiedot ja kyvyt sekä verrataan niitä jo olemassa oleviin taitoihin. Näitä taitokarttoja käytetään sitten kohdennettujen rekrytointi- ja/tai koulutus- ja kehittämisstrategioiden laatimiseen puutteiden korjaamiseksi.

Taitojen kartoittaminen auttaa määrittelemään selkeästi organisaation eri rooleihin johtavat polut ja sen, mitä seuraavalle tasolle pääseminen edellyttää nykyiseltä tai tulevalta työntekijältä. Taitojen kartoittamisen kolme pääaluetta ovat:

• Yksittäisten roolien taitojen kartoittaminen
• Tiimien taitojen kartoittaminen
• Yksilöiden taitojen kartoittaminen.

Taitojen kartoittamisen hyödyt

Taitojen kartoittaminen tarjoaa arvokasta tietoa organisaation osaajareservistä. Sen avulla voidaan optimoida työvoimasuunnittelua, parantaa työntekijöiden sitoutumista ja tuottavuutta, kehittää suorituksen johtamisen prosesseja sekä tehostaa seuraajasuunnittelua.

Taitojen kartoittamisen hyötyjä ovat:

• Työvoimasuunnittelun parantuminen. Taitojen kartoittaminen auttaa organisaatioita tunnistamaan työvoimansa puutteet ja suunnittelemaan tulevia rekrytointi- ja koulutustarpeita. Näin varmistetaan, että oikeat ihmiset, joilla on oikeat taidot, ovat käytettävissä tarvittaessa.
• Työntekijöiden sitoutumisen vahvistuminen. Tunnistamalla työntekijöiden vahvuudet ja heikkoudet organisaatiot voivat tarjota taitopohjaisia oppimismahdollisuuksia. Tämä johtaa parempaan suoriutumiseen, sitoutumiseen, työtyytyväisyyteen ja henkilöstön pysyvyyteen.
• Tuottavuuden kasvu. Kun työntekijät ymmärtävät selkeästi roolinsa ja vastuunsa, he ovat tuottavampia. Taitojen kartoittaminen auttaa esihenkilöitä jakamaan tehtäviä työntekijöiden taitojen mukaisesti, mikä johtaa laadukkaampaan työhön ja parempaan tehokkuuteen.
• Suorituksen johtamisen paraneminen. Kun taitojen kartoittamiseen liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla, esihenkilöt voivat antaa tiimeilleen täsmällisempää palautetta suoriutumisesta. Tämä parantaa suorituksen johtamisen prosesseja kokonaisuudessaan.
• Tehokkaampi seuraajasuunnittelu. Taitojen kartoittaminen auttaa organisaatioita tunnistamaan yrityksen avainasemille mahdolliset seuraajat. Näin ne voivat laatia tehokkaita seuraajasuunnitelmia, jotka varmistavat johtotehtävien jatkuvuuden.
• Parempi rekrytointiprosessi. Tarvittavien taitojen tunteminen auttaa kaikkia muodostamaan erittäin selkeän käsityksen siitä, mitä rekrytoinnissa tulee etsiä, mikä johtaa parempiin arviointeihin sekä tehokkaampaan ja toimivampaan prosessiin.

Taitomatriisi

Taitomatriisit ovat olennainen osa taitojen kartoittamisen prosessia, ja niitä käytetään visualisoimaan kussakin roolissa ja tiimissä tarvittavat taidot, tiedot ja kyvyt verrattuna jo olemassa oleviin.

Ne auttavat johtajia tunnistamaan nopeasti mahdolliset taidoissa ja pätevyyksissä olevat puutteet sekä kehittämiskohteet.

Matriisissa taidot esitetään yleensä yhdellä akselilla ja roolit sekä työntekijöiden nimet toisella akselilla. Kunkin tehtävän ja työntekijän risteyskohta osoittaa kyseisessä roolissa tai tehtävässä vaadittavat taidot ja merkitsee, mitkä taidot ovat roolissa välttämättömiä. Tämän jälkeen työntekijät arvioidaan kunkin luetellun taidon osaamistason perusteella.

Yllä olevassa taitomatriisissa roolit on yhdistetty kuhunkin tunnistettuun taitoon, ja mukana on huomautuksia siitä, mitkä taidot ovat roolissa välttämättömiä.

Seuraavaksi yksittäisten tiimin jäsenten taidot kartoitetaan, jotta voidaan arvioida, miten kukin henkilö suoriutuu roolin odotuksiin nähden (kuten heidän suoritustasonsa kunkin olennaisen taidon osalta osoittaa).

Mahdolliset puutteet korostetaan sen jälkeen värikoodausjärjestelmän avulla, mikä auttaa käynnistämään keskusteluja kehittämisestä ja rekrytoinnista.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Näin toteutat osaamiskartoitusprojektin

Tällä hetkellä monet organisaatiot investoivat prosesseihin ja teknologioihin siirtyäkseen osaamislähtöisiksi organisaatioiksi.

Luonnollisesti osaamiskartoitus ja osaamismatriisien luominen ovat osa tätä prosessia.

Jaan tässä rakennetta ja näkemyksiä, jotka auttavat sinua kartoittamaan organisaatiosi osaamista ja pätevyyksiä.

1. Määrittele projektin tavoitteet

Ennen osaamismallin valitsemista ja osaamisten kartoittamisen aloittamista on tärkeää ymmärtää, mitä haluat saavuttaa projektin avulla.

Haluatko tunnistaa työntekijöiden pätevyyksissä olevia puutteita? Haluatko kehittää kohdennettuja koulutusohjelmia? Pyritkö yhdenmukaistamaan työntekijöiden osaamiset organisaation tavoitteiden kanssa? 

Näiden tavoitteiden tunnistaminen auttaa sinua valitsemaan tavoitteidesi kanssa linjassa olevan mallin ja ohjaa työskentelyäsi koko prosessin ajan. 

2. Valitse osaamismalli

Kun olet määritellyt projektin tavoitteet, seuraava vaihe on valita sopiva osaamismalli tai -viitekehys ohjaamaan tehtävien, tiimien ja työntekijöiden osaamisen arviointia. 

Saatavilla on useita malleja, joilla jokaisella on omat vahvuutensa ja heikkoutensa, joten on tärkeää harkita huolellisesti, mikä niistä vastaa parhaiten organisaatiosi tarpeita.

Yleisiä osaamiskartoituksen malleja ovat esimerkiksi: 

• Korn/Ferry Lomingerin johtamisarkkitehtuurin osaamismalli
• SIGMA:n johtamisosaamisen viitekehys
• HRSG:n käyttäytymiseen, tekniseen osaamiseen ja johtamiseen liittyvät osaamismallit
• Toimialakohtaiset osaamismallit, kuten elintarvike- ja juomapalvelujen osaamismalli tai hoitotyön osaamismalli.

Osaamismallin käyttöönoton onnistumisen kannalta on ratkaisevan tärkeää saada mallin vaikutuspiirissä olevien ja sen kanssa työskentelevien ihmisten sitoutuminen ja tuki. 

Näitä vaiheita noudattamalla voit varmistaa, että valitset tavoitteidesi kanssa linjassa olevan osaamismallin, joka tarjoaa tehokkaan viitekehyksen työntekijöiden pätevyyksien arviointiin.

2.1. Tutki saatavilla olevia malleja

Saatavilla on monia erilaisia osaamismalleja yleisistä osaamis- tai pätevyysviitekehyksistä toimialakohtaisiin standardeihin. Tutustu eri vaihtoehtoihin ja arvioi niiden soveltuvuutta organisaatiollesi esimerkiksi relevanssin, kattavuuden ja helppokäyttöisyyden perusteella.

2.2. Osallista sidosryhmät

Ota valintaprosessiin mukaan keskeiset sidosryhmät, kuten henkilöstöhallinnon johtajat, osastopäälliköt ja työntekijät itse. Ota huomioon heidän näkemyksensä siitä, mikä malli toimisi parhaiten organisaatiossasi.

2.3. Arvioi kustannukset ja resurssit

Arvioi kunkin mallin käyttöönottoon liittyvät kustannukset, mukaan lukien mahdolliset tarvittavat ohjelmistot tai arviointeja tekevien työntekijöiden koulutus. Joissakin kartoitusmenetelmissä hyödynnetään ohjelmistotyökaluja, jotka edellyttävät tilauksia, kun taas toiset mallit ovat enemmänkin ”osta kerran, käytä ikuisesti” -tyyppisiä, mutta niihin ei välttämättä sisälly yhtä monipuolisia työkaluja kuin ohjelmistopohjaisiin malleihin.

2.4. Valitse malli

Valitse tutkimuksesi ja sidosryhmien palautteen perusteella organisaatiollesi sopivin osaamismalli.

Asiantuntijavinkki: Tässä ei ole yhtä oikeaa vastausta, ei edes eri toimialojen sisällä. Keskustele tiimisi ja johtajiesi kanssa ymmärtääksesi, mitä he toivovat osaamismallilta. Kun löydät mieluisan mallin, sitoudu kokeilemaan sitä! Jos se ei sovikaan tarkoitukseen, uskalla muokata sitä ja kokeilla jotain muuta!

Kun olet valinnut kokeiltavan mallin, voit aloittaa kartoitusharjoituksen (nyt hauskuus todella alkaa)!

3. Yhdistä osaamiset tehtäviin ja tiimeihin

3.1. Tunnista keskeiset tehtävät

Aloita tunnistamalla organisaatiosi keskeiset roolit, joiden osaamiset haluat kartoittaa. Näihin voivat kuulua tehtävänimikkeet tai tietyt osastot. Ehdotan, että aloitat pienestä osastosta, jonka roolit tunnetaan hyvin. Näitä rooleja koskevien tehtävänkuvausten valmiiksi hankkiminen on myös suureksi avuksi!

3.2 Luettele tarvittavat taidot.

Laadi jokaiselle roolille luettelo erityisistä taidoista, joita kyseisen roolin tehokas hoitaminen edellyttää. Luettelo voi perustua tehtävänkuvauksiin tai esihenkilöiden ja työntekijöiden näkemyksiin.

Henkilökohtaisesti suosittelen lämpimästi ottamaan roolin esihenkilön mukaan tähän prosessiin, koska hän arvioi roolissa suoriutumista ja hänen pitäisi ymmärtää, mikä tekee roolista erityisen ja organisaatiolle poikkeuksellisen arvokkaan.

3.3 Yhdistä taidot malliin

Kun luettelet roolin edellyttämät taidot, ne eivät välttämättä vastaa heti valitsemaasi mallia, mikä tarkoittaa, että niitä on hieman muokattava, jotta ne saadaan vastaamaan mallia.

Yhdistä jokainen tarvittava taito valitsemasi osaamismallin vastaavaan taitoon.

3.4 Arvioi rooleja osana tiimiä

Kun taidot on yhdistetty rooleihin, tarkastele samaan tiimiin kuuluvia rooleja ja varmista, että niihin liittyvissä taidoissa on vaihtelua. Esimerkiksi kokeneempiin rooleihin tulisi liittyä enemmän tai vaativamman tason taitoja, ja roolien edellyttämien taitojen tulisi vaihdella.

Jos huomaat, että jokainen tiimin rooli edellyttää kaikkia taitoja tai pääosin samoja taitoja, se on merkki siitä, että rooleja kannattaa tarkastella uudelleen ja määrittää, mikä tekee kustakin roolista erilaisen ja miten eri rooleja tulisi tarkastella tarvittavien taitojen näkökulmasta. 

Jos näin käy, palaa tämän osion vaiheeseen 2 äläkä pelkää tehdä muutoksia työn edetessä! Mitä enemmän harjoittelet osaamisten kartoittamista, sitä paremmaksi siinä tulet ja sitä selkeämmin näet taitovaatimusten vaihtelun eri roolien ja tiimien välillä.

3.5 Tarkastele osaamismatriisia tiimin kanssa

Kun olet tunnistanut eri rooleihin liittyvät taidot ja vahvistanut tarvittavien ja hyödyllisten taitojen vaihtelun roolien välillä, esittele luonnoksesi tiimille, joka todella hoitaa kyseisiä tehtäviä, ja pyydä heidän palautettaan. Näin voit selvittää, heijastaako luonnos niitä taitoja, joita he käyttävät roolissaan suoriutumiseen.

Joskus saat tietää tehtävän osa-alueista, joista et ollut tietoinen, tai monimutkaisuuksista, jotka edellyttävät tiettyä taitoa, jota et ollut osannut ennakoida. Mallin pätevyyden tarkistaminen sen tiimin kanssa, jota se kuvaa, on välttämätöntä. 

4. Arvioi ihmisten osaamista

Kun olet kartoittanut kunkin roolin edellyttämät taidot, arvioi työntekijöiden osaamista suhteessa näihin vaatimuksiin valitsemasi mallin avulla. Tämä voidaan tehdä kyselyillä, haastatteluilla ja/tai muilla arviointimenetelmillä.

Prosessiin kuuluu yleensä osaamisen arviointeja tai suoritusarviointeja, joissa arvioidaan työntekijöiden taitoja eri osa-alueilla, kuten teknisissä taidoissa, viestintätaidoissa, johtamistaidoissa ja ongelmanratkaisukyvyssä.

Arvioinnin tulee perustua valittuun malliin, ja se on tehtävä huolellisesti, jotta siinä ei edistetä ennakkoluuloja tai osaamisen liioittelua (tilannetta, jossa esihenkilö tai työntekijä sanoo työntekijän olevan todellisuutta osaavampi ajatellen, että se auttaa jollakin tavalla työntekijää, esihenkilöä tai tiimiä). 

Aiemmin olen käyttänyt osaamisten kartoittamisessa arviointiasteikkoja, joissa on kolme perusluokkaa: puutteellinen osaaminen, osaaminen ja ylivertainen osaaminen. Näiden yksinkertaisten luokkien avulla työntekijät ja esihenkilöt voivat selkeästi ilmaista, jääkö henkilön osaaminen jonkin taidon osalta odotusten alapuolelle, vastaako se odotuksia vai ylittääkö se ne. 

5. Analysoi osaamista koko organisaatiossa

Huh! Jos olet päässyt näin pitkälle, olet nähnyt paljon vaivaa valitaksesi mallin, yhdistääksesi roolit ja tiimit taitoihin sekä arvioidaksesi yksittäisten työntekijöiden osaamista.

Nyt on aika pohtia, miten osaamismallia, kartoitusta ja arviointia voidaan hyödyntää tarvittavien taitojen ja työntekijöiden todellisen suoriutumisen välillä olevien puutteiden tunnistamiseen. 

Tässä vaiheessa tehtäväsi on tunnistaa puutteet tai ristiriidat työntekijöiden osaamisen ja heidän roolinsa vaatimusten välillä. 

Kun löydät puutteita, älä heti pidä henkilöä kokonaisuudessaan osaamattomana työssään tai ajattele, ettei hän ”sovellu tehtävään”. Pohdi sen sijaan, millaisista osaamisen kehittämisen toimenpiteistä voisi olla apua puutteen korjaamisessa. 

Onko joku tiimisi jäsen erittäin taitava jollakin alueella, jolla toinen on vähemmän taitava? Se kuulostaa mielestäni hyvältä mahdollisuudelta työparityöskentelyyn, työn seuraamiseen tai pieneen osaamisen jakamiseen! 

Kun pohdit, miten osaamisessa olevaan puutteeseen pitäisi puuttua, tarkastele tilannetta laajemmin ja arvosta organisaatiossasi jo olevia asiantuntijoita.

Ihmiset ovat sosiaalisia olentoja, ja oppiminen on sosiaalinen aktiviteetti. Tämä tarkoittaa, että sekä sitoutumiselle että oppimiselle on erittäin hyödyllistä, kun yksi työntekijä voi mentoroida toista työntekijää tai opettaa hänelle taidon, joka auttaa tätä suoriutumaan työstään paremmin. 

Kun tunnistat puutteita laajassa mittakaavassa yksittäistä erillistä tiimiä laajemmin, suosittelen kehittämään kohdennettuja toimintasuunnitelmia havaittujen työntekijöiden osaamispuutteiden korjaamiseksi, kuten koulutusohjelmia tai kehittymismahdollisuuksia. 

Kun tarkastelet roolien ja tiimien välisiä puutteita, etsi osaamispuutteista toistuvia teemoja. Tarvitseeko esimerkiksi asiakasmenestystiimisi koulutusta konfliktien ratkaisemiseen? Se kuulostaa erinomaiselta mahdollisuudelta laajemman kurssin tai kehittymisohjelman järjestämiseen, joka on suunniteltu erityisesti kyseisen ryhmän tarpeisiin.

Osaamiskartoitustyökalut

Nykyään on saatavilla useita osaamiskartoitustyökaluja, jotka voivat auttaa organisaatioita arvioimaan ja kartoittamaan työntekijöiden osaamista eri rooleissa ja tiimeissä lähes reaaliaikaisesti sekä tukemaan data-analyysiä. Tässä muutamia esimerkkejä:

• HRSG – Osaamiskartoitusten alan vanhin yritys. HRSG on tekoälyä hyödyntävä asiantuntijatason työkalu osaamiskartoituksiin ja puuteanalyyseihin sekä tukemaan niiden työntekijöiden osaamisen kehittämistä, jotka haluavat edetä urallaan. Työkaluna se on joustava ja mahdollistaa itse kehitettyjen osaamisten sisällyttämisen osaamiskartoitukseen.
• AG5 – Puhtaasti osaamisenhallintaan tarkoitettu ohjelmisto, johon luottavat eräät maailman suurimmista lentoyhtiöistä ja valmistajista. AG5 tukee yksityiskohtaista osaamiskartoitusta, mukaan lukien turvallisuuteen ja sääntelyyn liittyvä osaaminen, ja mahdollistaa sen, että johtajat voivat yksinkertaisesti etsiä osaamisia työntekijöiden tietokannasta löytääkseen organisaatiosta henkilöt, jotka sopivat tehtävään.
• MuchSkills – lahjakkuuksienhallinta-alusta, joka tukee yksilöiden ja tiimien osaamisen visualisointia sekä sujuvaa hakua organisaatiosta niiden henkilöiden löytämiseksi, joilla on etsimäsi osaaminen. Muutamalla napsautuksella näet kaikki organisaatiosi henkilöt, jotka hallitsevat tietyn teknologian tai sääntelyn tai joilla on asiakasrajapinnassa tarvittava tietty käyttäytymistapa.
• iMocha – Tekoälypohjainen arviointityökalu, joka auttaa organisaatioita ymmärtämään työntekijöidensä vahvuuksia ja heikkouksia sekä tunnistamaan mahdollisuuksia sisäiseen liikkuvuuteen ja työntekijöiden jatkuvaan kehittymiseen.
• Skills Base – Visuaalinen osaamiskartoitusohjelmisto, joka auttaa tiimejä ymmärtämään, arvioimaan ja hyödyntämään osaamisdataa. Skills Base on yksi markkinoiden kattavimmista osaamiskartoitustyökaluista, ja se huomioi suoraan lahjakkuuksien kehittämisen suhteessa osaamiskarttoihin, osaamispuutteisiin ja seuraajasuunnitteluun.
• TalentGuard – Suorituksen johtamisen ja osaamisen arvioinnin työkalu, joka auttaa henkilöstötiimejä sitouttamaan työntekijöitä oppimismahdollisuuksien avulla, mukaan lukien valmennus, koulutus ja tarvittaessa käytettävä sisältö. 
• Cognology – osaamisenhallintajärjestelmä, joka auttaa ymmärtämään nykyistä henkilöstöä ja tunnistamaan ulkoisia hakijoita osaamispuutteiden täyttämiseksi. Cognology sisältää osaamisen arvioinnin, seurannan ja raportoinnin. 
• SoftExpert – Ihmisten kehittämisen hallintaohjelmistoksi itseään kuvaileva ratkaisu, joka mahdollistaa osaamiskartoitukset, puuteanalyysit ja lahjakkuuksien kehittämissuunnitelmat työntekijöiden kasvun ja yrityksen tavoitteisiin sovitetun seuraajasuunnittelun tukemiseksi. 
• Augmentir – Ei puhtaasti osaamiskartoituksiin ja osaamisenhallintaan tarkoitettu työkalu, mutta se voi saavuttaa nämä tavoitteet yhden monista moduuleistaan avulla. Augmentir mahdollistaa osaamisen kartoittamisen ja hallinnan, mutta käsitykseni mukaan se on luotu valmistus- ja fyysisen toiminnan tehtäviä silmällä pitäen, ja se sisältää myös turvallisuuteen ja prosessien hallintaan liittyvien osaamisten kartoituksia! 
• Kahuna – Osaamisenhallintaohjelmisto, joka sisältää visuaalisen tiimimatriisin, jossa osaaminen yhdistetään henkilöihin ja tuodaan esiin puutteet sekä kehittymismahdollisuudet muutamalla napsautuksella. Kahunaa käyttävät eräät maailman suurimmista organisaatioista, ja se tukee henkilöstötiimien, esihenkilöiden ja johtajien erilaisia rooleja, näkymiä ja ominaisuuksia

Jokainen näistä ohjelmistovaihtoehdoista on varteenotettava vaihtoehto organisaatioille, jotka haluavat kartoittaa, jäsentää matriisiksi ja visualisoida organisaation tarvitsemat osaamiset. 

Sopivan ohjelmistotyökalun löytäminen tehtävää varten on hyvin henkilökohtainen prosessi, joka alkaa organisaation aloitteelle asetetuista tavoitteista. 

Ennen ohjelmistoon perehtymistä varmista, että sinä ja tiimisi olette yhtä mieltä siitä, miksi haluatte kokeilla osaamiskartoitusta ja millaisia tuloksia toivotte saavanne hyödyntämällä teknologista ratkaisua osaamiskartoitukseen lahjakkuuksien kehittämisen tukena. 

Tarkista myös, onko osaajien hankintajärjestelmässäsi taitojen kartoitusominaisuuksia, sillä joissakin edistyneemmissä alustoissa niitä usein on.

Kartoitetaanpa se! 

Taitojen kartoitukseen panostaminen auttaa löytämään organisaatioiden kestävän kasvun polun ja tuottaa pitkällä aikavälillä hyötyä, koska silloin tiedät, millaista osaamista ja mitä taitoja organisaatiossasi on sekä millaista osaamista ja mitä taitoja sinun on hankittava tulevaisuudessa. 

Tämä auttaa kehittämään tiimin jäsenten osaamista, ja näet myös sitoutumisen ja tuottavuuden kasvavan.