8 henkilöstötietojärjestelmien päätyyppiä parempaan henkilöstöhallintoon

Kaikki HRIS-järjestelmät eivät tee samaa työtä – ja tällä erolla on merkitystä, kun valitset järjestelmää. Jotkin järjestelmät on rakennettu henkilöstöhallinnon ydintoimintojen ja työntekijätietojen hallinnan ympärille, kun taas toiset keskittyvät palkanlaskennan hallintaan tai osaajien hankintaan.

Jos valitset väärän vaihtoehdon, päädyt maksamaan ominaisuuksista, joita et käytä, ja joudut samalla kiertämään manuaalisesti niitä ominaisuuksia, joita todella tarvitset. Tässä oppaassa käydään läpi kahdeksan keskeistä HRIS-järjestelmien tyyppiä, mitä kukin niistä hallinnoi ja miten voit tunnistaa, mikä yhdistelmä sopii tiimillesi ja nykyiseen tilanteeseesi.

Mikä on HRIS-järjestelmä?

HRIS eli henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä on ohjelmisto, joka tallentaa työntekijätietoja ja tukee henkilöstöhallinnon prosesseja. Laajuudesta riippuen se voi hallinnoida henkilöstötietoja, palkanlaskentaa, etuja, rekrytointia, oppimista tai työvoima-analytiikkaa. Näiden tyyppien ymmärtäminen auttaa sovittamaan järjestelmän ominaisuudet tiimisi tarpeisiin.

HRIS-järjestelmien 8 keskeistä tyyppiä

Kukin tyyppi tukee eri osaa työntekijän elinkaaresta, joten vertaa sen ominaisuuksia ja hyötyä siihen työhön, jota tiimisi tarvitsee hallita:

1. Henkilöstöhallinnon ydintoiminnot ja työntekijätietojen hallinta

Tämä on perusta, jolle useimmat HRIS-toteutukset rakennetaan – se keskittää työntekijätiedot, organisaatiorakenteet, työhistorian ja asiakirjojen tallennuksen yhteen paikkaan. Olen huomannut, että henkilöstötiimit käyttävät tähän eniten aikaa päivittäisessä työssään, ja yhden luotettavan tietolähteen käyttö henkilöstötiedoille vähentää edestakaista selvittelyä, joka hidastaa pienimpiäkin tiimejä.

Hyödyt

Yksi keskitetty paikka työntekijätiedoille poistaa versiohallinnan ongelmat, joita taulukkolaskentaohjelmat ja hajallaan olevat tiedostot aiheuttavat. BambooHR:n ja Ripplingin kaltaiset työkalut hoitavat tämän hyvin: saat ajantasaisen organisaatiokaavion, asiakirjojen tallennuksen ja työhistorian samaan näkymään, mikä tekee tarkastuksista ja vaatimustenmukaisuuden tarkistuksista huomattavasti helpompia.

Olen huomannut, että kun henkilöstötiimien ei enää tarvitse etsiä tietoja, ne voivat käyttää enemmän aikaa työhön, joka todella vaatii inhimillistä harkintaa.

Ominaisuudet

Nämä ominaisuudet muuttavat hajallaan olevat työntekijätiedot yhdeksi luotettavaksi tietolähteeksi, jota koko organisaatio voi hyödyntää:

• Työntekijäprofiilit: Keskitetyt tiedot jokaisesta työntekijästä, mukaan lukien henkilötiedot, tehtävänimike, osasto, työsuhteen tila ja sopimustyyppi – kaikki yhdessä paikassa kansioihin ja taulukkolaskentatiedostoihin hajauttamisen sijaan.
• Organisaatiokaavio ja raportointirakenne: Ajantasainen visuaalinen esitys organisaatiorakenteesta, joka päivittyy henkilöstömäärän muuttuessa. BambooHR:n ja Ripplingin kaltaiset työkalut hoitavat tämän hyvin, joten tiimien hierarkiat on helppo nähdä yhdellä silmäyksellä.
• Työhistorian seuranta: Kunkin työntekijän tietoihin liitetty jatkuvasti päivittyvä loki tehtävämuutoksista, ylennyksistä ja palkkamuutoksista, mikä on erittäin hyödyllinen suoritusarvioinneissa tai sisäisissä tarkastuksissa.
• Asiakirjojen tallennus ja sähköiset allekirjoitukset: Tarjouskirjeiden, sopimusten ja käytäntöjen hyväksyntöjen turvallinen tallennus sekä sisäänrakennettu sähköisten allekirjoitusten toiminto, joten sinun ei tarvitse jäljittää paperiasiakirjoja sähköpostiketjuista.
• Itsepalvelukäyttö: Työntekijät voivat päivittää omat yhteystietonsa, tarkastella palkkalaskelmiaan ja ladata asiakirjoja ilman, että jokaista pyyntöä tarvitsee ohjata henkilöstöhallinnon kautta.
• Vaatimustenmukaisuus ja auditointipolut: Aikaleimalliset tiedot siitä, kuka on käyttänyt tai muuttanut työntekijätietoja. Tämä on tärkeää, kun vastaat viranomaisen selvityspyyntöön tai valmistaudut tarkastukseen.
• Roolipohjaiset käyttöoikeudet: Yksityiskohtaiset käyttöoikeusasetukset, joiden avulla voit päättää tarkasti, kuka näkee mitäkin – esimerkiksi esihenkilöt voivat tarkastella suoria alaisiaan ilman pääsyä koko organisaation palkkatietoihin.

2. Palkanlaskennan hallinta

Palkkojen laskennan, veronpidätysten ja suorien talletusten automatisointi on alue, jolla tämä HRIS-tyyppi todella osoittaa hyötynsä – olen nähnyt sen lyhentävän palkanlaskentaan kuluvaa aikaa huomattavasti tiimeissä, jotka hoitivat aiemmin kaiken taulukkolaskentatiedostojen avulla.

Henkilöstöalan ammattilaiset ja palkanlaskennan asiantuntijat luottavat siihen palkkojen sääntöjenmukaisuuden, vähennysten ja palkanmaksusyklien hallinnassa ilman, että manuaaliset virheet pääsevät huomaamatta läpi.

Hyödyt

Palkanmaksujen automatisointi vähentää manuaalisia laskentavirheitä, joita yleensä kertyy, kun vähennyksiä, veronpidätyksiä ja usean palkkaluokan rakenteita käsitellään käsin.

Olen huomannut, että Guston ja ADP Workforce Now'n kaltaiset työkalut ovat erityisen hyviä havaitsemaan vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ongelmia ennen kuin niistä seuraa sakkoja – sisäänrakennettu veroilmoitusten tekeminen ja lainkäyttöaluekohtaiset säännöt hoitavat suuren osan työstä. Todellinen hyöty on siinä, että palkanmaksu lakkaa olemasta kuukausittainen kiiretilanne ja muuttuu asiaksi, jonka tiimisi voi hoitaa luottavaisin mielin.

Ominaisuudet

Palkanlaskenta HRIS-järjestelmässä on paljon muutakin kuin palkkojen maksamista – nämä ominaisuudet hoitavat laskelmat, ilmoitukset ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvän työn, joka aiemmin edellytti erillistä palkanlaskentatiimiä:

• Automaattiset palkkalaskelmat: Laskee bruttopalkan, vähennykset ja nettopalkan työntekijätietojen, tehtyjen työtuntien ja palkkarakenteiden perusteella. Usean palkkaluokan palkat ja ylityösäännöt käsitellään automaattisesti, mikä poistaa virheille alttiin manuaalisen laskennan.
• Veronpidätykset ja ilmoitukset: Pidättää jokaiselta työntekijältä oikeat liittovaltion, osavaltion ja paikalliset verot sekä toimittaa ilmoitukset puolestasi. Guston kaltaiset työkalut hoitavat tämän erityisen hyvin ja päivittävät verotaulukot automaattisesti verokantojen muuttuessa.
• Suoramaksu ja maksujen käsittely: Ohjaa maksut suoraan työntekijöiden pankkitileille määrittämäsi maksuaikataulun mukaisesti ja säilyttää täydelliset maksutiedot kunkin työntekijäprofiilin yhteydessä.
• Vähennysten hallinta: Käsittelee etuuksien, eläkemaksujen, ulosmittausten ja muiden pidätysten toistuvat vähennykset – laskee ja kohdistaa ne yhdenmukaisesti jokaisella palkanmaksukaudella ilman manuaalista syöttämistä.
• Useiden lainkäyttöalueiden vaatimustenmukaisuus: Soveltaa oikeita vero- ja työlainsäädännön sääntöjä eri osavaltioissa, provinsseissa tai maissa. Olen huomannut, että juuri tämä ominaisuus tekee ADP Workforce Now'sta perustellun valinnan hajautetuille tiimeille, jotka toimivat useilla alueilla.
• Palkkalaskelmat ja raportointi: Luo eritellyt palkkalaskelmat, joita työntekijät voivat tarkastella itsepalvelun kautta, sekä palkanlaskentaraportit, jotka siirtyvät suoraan pääkirjaan tai kirjanpito-ohjelmistoon.
• Auditointipolku ja palkanmaksuhistoria: Säilyttää aikaleimallisen tiedon jokaisesta palkanmaksusta, korjauksesta ja oikaisusta – tämä on olennaista, kun vastaat vaatimustenmukaisuutta koskevaan selvityspyyntöön tai täsmäytät vuoden lopun lukuja.

3. Etuuksien hallinta

Ilmoittautumisten, kelpoisuuden ja suunnitelmamuutosten hallinta muuttuu nopeasti sekavaksi, jos sitä hoidetaan erillään keskeisestä HR-järjestelmästä.

Olen huomannut, että HRIS-alustat, joissa on sisäänrakennettu etuuksien hallinta, tarjoavat HR-tiimeille yhden paikan vakuutusturvan seuraamiseen, avoimen ilmoittautumisjakson hallintaan ja yhteyksien muodostamiseen vakuutusyhtiöihin – tämä vähentää manuaalista täsmäytystyötä, jota HR:n ja taloushallinnon välille yleensä kertyy.

Edut

Ilmoittautumisten, kelpoisuuden seurannan ja suunnitelmamuutosten käsittely HRIS-järjestelmässä pitää kaiken yhteydessä työntekijätietoihin, joiden perusteella nämä päätökset tehdään.

Olen huomannut, että Ripplingin ja Guston kaltaiset alustat tekevät avoimesta ilmoittautumisesta huomattavasti vähemmän kaoottista, koska työntekijät voivat valita suunnitelmat itse etukäteen määrittämiesi kelpoisuussääntöjen perusteella. Pelkästään tämä vähentää HR:n ja taloushallinnon välistä edestakaista viestintää, kun vakuutusturva on täsmäytettävä palkanmaksusta tehtäviin vähennyksiin.

Ominaisuudet

Etuuksien hallinta HRIS-järjestelmässä yhdistää ilmoittautumispäätökset suoraan työntekijätietoihin ja palkanmaksusta tehtäviin vähennyksiin – käytännössä tämä tarkoittaa seuraavaa:

• Suunnitelmaan ilmoittautumista ja kelpoisuutta koskevat säännöt: Työntekijät näkevät vain ne suunnitelmat, joihin he ovat määrittelemiesi kriteerien, kuten työsuhteen tyypin tai palvelusajan, perusteella oikeutettuja. Rippling hoitaa tämän erityisen hyvin ja ohjaa työntekijöitä suunnitelmavaihtoehtojen läpi ilman, että HR:n tarvitsee selvittää kelpoisuutta koskevia kysymyksiä yksitellen.
• Avoimen ilmoittautumisen hallinta: Aikarajoitetut ilmoittautumisjaksot, automaattiset muistutukset, määräaikojen seuranta ja työntekijäkohtainen valmistumisen tila. Olen huomannut, että tämä yksin vähentää edestakaista viestintää, joka yleensä kuormittaa HR-tiimejä joka syksy.
• Elämäntapahtumien aiheuttamat muutokset: Antaa työntekijöille mahdollisuuden päivittää vakuutusturvaansa hyväksyttävien tapahtumien, kuten avioliiton, uuden huollettavan tai työsuhteen tilan muutoksen, jälkeen. Kuhunkin muutostyyppiin liittyvät sisäänrakennetut dokumentointivaatimukset.
• Vakuutusyhtiöyhteydet: Suorat tiedonsiirrot HRIS-järjestelmän ja vakuutusyhtiöiden välillä, joten vakuutusturvan päivityksiä ei tarvitse syöttää manuaalisesti uudelleen vakuutusyhtiön järjestelmään. Gusto hoitaa tämän hyvin pienemmissä tiimeissä, joilla ei ole varaa erillisiin etuuskoordinaattoreihin.
• Palkkavähennysten synkronointi: Etuuksien valinnat siirtyvät suoraan palkkahallintoon vähennyksiksi, mikä poistaa manuaalisen täsmäytysvaiheen HR:n ja taloushallinnon välillä. Muutoin tämä vaihe aiheuttaa luotettavasti virheitä.
• COBRA ja jatkuva vakuutusturva: Seuraa Yhdysvaltojen säädösten mukaista oikeutta jatkaa sairausvakuutusturvaa, kun työntekijät menettävät etuutensa työsuhteen päättymisen tai työajan lyhenemisen vuoksi. Ilmoitusten luominen sisältyy työntekijän työsuhteen päättämisen työnkulkuun.
• Etuusraportointi: Ilmoittautumisyhteenvedot, suunnitelmakohtaiset kustannuserittelyt ja vakuutusturvaraportit tarjoavat taloushallinnolle tarvittavat tiedot ilman, että HR:n tarvitsee rakentaa laskentataulukkoa alusta joka vuosineljännes.

4. Työajan ja läsnäolon hallinta

Tuntien, työvuorojen ja poissaolojen seuranta HRIS-järjestelmässä yhdistää työaikatiedot suoraan palkkahallintoon ja poistaa manuaalisen täsmäytysvaiheen, joka muutoin aiheuttaa luotettavasti virheitä. Olen huomannut, että HR-tiimit ja esihenkilöt hyödyntävät tätä moduulia paljon aikataulujen hallintaan, ylityösääntöjen käsittelyyn ja poissaolojen seurantaan ilman erillisten järjestelmien kanssa työskentelyä.

Hyödyt

Työaika- ja läsnäolotietojen yhdistäminen suoraan palkkahallintoon HRIS-järjestelmän sisällä poistaa täsmäytysvaiheen, joka aiheuttaa eniten myöhempiä virheitä. Olen huomannut, että Ripplingin ja UKG:n kaltaiset alustat tekevät tämän erityisen saumattomasti, kun tunnit siirtyvät palkkalaskelmiin ilman manuaalista vientiä tai uudelleensyöttöä.

Aikataulut, ylityösäännöt ja poissaolojen seuranta ovat samassa järjestelmässä työntekijätietojen kanssa, joten esihenkilöiden ei tarvitse vertailla laskentataulukoita työaikakirjausten hyväksymiseksi. Juuri tämä integraatio tekee moduulista hyödyllisen HRIS-järjestelmän sisällä erillisen työkalun sijaan.

Ominaisuudet

HRIS-järjestelmän työaika- ja läsnäolotoiminnot tekevät muutakin kuin kirjaavat tunteja: ne yhdistävät aikataulu-, poissaolo- ja ylityötiedot suoraan niistä riippuviin palkkahallinnon ja HR:n tietoihin:

• Sisään- ja uloskirjautumisen seuranta: Kirjaa tehdyt työtunnit verkkopalvelun, mobiilin tai fyysisten työaikakellojen integraatioiden kautta ja tarjoaa esihenkilöille reaaliaikaisen näkymän työaikaa parhaillaan tekeviin työntekijöihin ilman paperisten työaikakirjausten perään kyselemistä.
• Työvuorosuunnittelu: Antaa esihenkilöille mahdollisuuden laatia ja julkaista työvuoroluetteloita samassa järjestelmässä, joka seuraa läsnäoloa. Olen huomannut, että UKG:n kaltaiset alustat käsittelevät monimutkaisia työvuoromalleja, kuten kiertäviä työvuoroja ja miehitystarpeita, ilman erillistä työvuorosuunnittelutyökalua.
• Ylityö- ja palkkasääntöjen noudattamisen valvonta: Soveltaa automaattisesti ylityörajoja, taukosääntöjä ja palkkaeroja lainkäyttöalueen ja työsuhteen tyypin perusteella, mikä poistaa vaatimustenmukaisuuteen liittyvän arvailun.
• Poissaolojen ja vapaan hallinta: Seuraa palkallista vapaata, sairauslomaa ja muita poissaolotyyppejä käytäntösääntöjen mukaisesti. Pyynnöt, hyväksynnät ja saldot näkyvät kaikki yhdessä paikassa.
• Työaikakirjausten hyväksyntätyönkulut: Ohjaa työaikakirjaukset oikealle esihenkilölle tarkistettaviksi ennen niiden lähettämistä palkkahallintoon ja luo jäsennellyn hyväksyntäprosessin, joka muodostaa selkeän tarkastusjäljen.
• Palkkahallinnon integraatio: Hyväksytyt tunnit siirtyvät suoraan palkkalaskelmiin ilman manuaalista vientiä tai uudelleensyöttöä. Rippling hoitaa tämän erityisen hyvin: tunnit siirtyvät palkkahallintoon automaattisesti, mikä poistaa luotettavan myöhempien virheiden lähteen.
• Läsnäoloraportointi: Tuo esiin poissaolomallit, ylityötrendit ja aikataulujen noudattamista koskevat tiedot, joiden perusteella esihenkilöt voivat toimia sen sijaan, että HR:n pitäisi laatia nämä raportit manuaalisesti jokaisella raportointijaksolla.

5. Hakijanseurantajärjestelmät

HRIS-järjestelmään sisäänrakennetut hakijoiden seurantajärjestelmät (ATS) hallitsevat koko rekrytointiprosessia työpaikkailmoituksen julkaisemisesta työtarjoukseen asti ja pitävät hakijatiedot yhteydessä työntekijätietoihin, joita käytetään henkilön palkkaamisen jälkeen.

Olen huomannut, että kun rekrytointi tapahtuu HRIS-järjestelmän sisällä erillisen työkalun sijaan, manuaalinen tietojen siirtäminen poistuu. Juuri tämä siirtäminen aiheuttaa yleensä virheitä palkkaamisen yhteydessä.

Hyödyt

Kun rekrytointi pidetään HRIS-järjestelmän sisällä, hakijatiedot muuttuvat työntekijätiedoiksi ilman, että kenenkään tarvitsee syöttää tietoja uudelleen palkkaamisen yhteydessä – olen huomannut, että tämä yksin ehkäisee yllättävän monia perehdytyksen aikaisia virheitä.

Workdayn ja BambooHR:n kaltaiset alustat käsittelevät tämän erityisen hyvin siirtämällä työtarjouksen tiedot, palkkauksen ja tehtävän tiedot suoraan uuden työntekijän profiiliin. Tämä yhteys tarjoaa henkilöstöhallinnolle myös selkeämmän tarkastusketjun hakemuksesta ensimmäiseen työpäivään, mikä on tärkeää, kun rekrytointeja laajennetaan useisiin osastoihin samanaikaisesti.

Ominaisuudet

HRIS-järjestelmään sisäänrakennettu ATS tekee muutakin kuin seuraa ehdokkaita – se yhdistää rekrytointitiedot työntekijätietoihin, palkkausrakenteisiin ja perehdytysprosesseihin, jotka käynnistyvät heti, kun henkilö hyväksyy työtarjouksen:

• Työpaikkapyynnön hallinta: Luo avoimet tehtävät ja ohjaa ne hyväksyttäviksi ennen niiden julkaisemista, jolloin rekrytointi pysyy sidottuna henkilöstömääräsuunnitelmiin eikä etene niiden edellä.
• Työpaikkailmoitusten julkaiseminen useissa kanavissa: Julkaisee avoimet tehtävät työpaikkasivustoille, urasivuille ja hakukanaviin yhdestä käyttöliittymästä, joten ilmoituksia ei tarvitse julkaista manuaalisesti eri alustoilla.
• Ehdokasputken seuranta: Siirtää hakijat määriteltyjen vaiheiden läpi ja tarjoaa näkyvyyden tilaan kaikille palkkaamiseen osallistuville sidosryhmille. BambooHR hoitaa tämän hyvin pienille tiimeille, jotka tarvitsevat selkeyttä ehdokasputkeen ilman omaa rekrytoijaa.
• Haastattelujen aikataulutus ja koordinointi: Synkronoi kalenterien kanssa ja varaa haastattelut ilman edestakaista viestittelyä sekä liittää haastattelupalautteen hakijatietueeseen, jossa kaikki osallistujat voivat nähdä sen.
• Työtarjousten luominen: Luo työtarjoukset hyväksytyistä malleista ja hakee palkkaustiedot suoraan HRIS-järjestelmän palkkarakenteista, mikä vähentää virheiden riskiä prosessin tärkeässä vaiheessa.
• Hakijatietueen muuttaminen työntekijätietueeksi: Muuttaa hyväksytyn työtarjouksen tiedot uuden työntekijän profiiliksi ilman tietojen syöttämistä uudelleen. Workday hoitaa tämän erityisen hyvin – tehtävä, palkkaus ja aloituspäivä siirtyvät automaattisesti, mikä poistaa yhden yleisen perehdytysvirheiden lähteen.
• Rekrytointiraportointi: Seuraa rekrytointiin kuluvaa aikaa, hakukanavien tehokkuutta ja ehdokasputken muuntumisastetta sekä tarjoaa tiedot, joiden avulla voidaan tunnistaa, missä ja miksi rekrytointi hidastuu.

6. Suorituksen johtaminen

HRIS-järjestelmään sisäänrakennettu suorituksen johtaminen yhdistää tavoitteiden asettamisen, arvioinnit ja palautteen suoraan työntekijätietoihin, joihin henkilöstötiimit jo tukeutuvat.

Olen huomannut, että kun tämä pidetään HRIS-järjestelmän sisällä erillisen työkalun sijaan, esihenkilöt saavat selkeämmän kuvan suoriutumisesta yhdessä palkkauksen, palvelusajan ja kehittymistä koskevien tietojen kanssa. Tämä nopeuttaa arviointikierroksia ja auttaa perustamaan ne paremmin asiayhteyteen.

Hyödyt

Kun suorituksen johtaminen pidetään HRIS-järjestelmän sisällä, arviointitiedot ovat palkkahistorian, palvelusajan ja tehtävämuutosten yhteydessä – olen huomannut, että tämä asiayhteys tekee palkankorotuksista tai ylennyksistä keskustelemisesta huomattavasti yksiselitteisempää.

Workday hoitaa tämän erityisen hyvin tuomalla työsuhdetiedot suoraan suoritusarviointeihin, jolloin esihenkilöiden ei tarvitse vaihdella järjestelmien välillä muodostaakseen kattavaa kuvaa henkilön kehityskaaresta.

Tämä integraatio vähentää myös arviointikierroksen hallinnollista työmäärää ja vapauttaa henkilöstöhallinnon keskittymään siihen, mitä tiedot todella kertovat, sen sijaan että aikaa kuluisi niiden keräämiseen.

Ominaisuudet

HRIS-järjestelmän suorituksen johtaminen tekee muutakin kuin toteuttaa arviointikierroksia – se yhdistää tavoitteiden etenemisen, palautteen ja arviointitiedot työsuhdetietoihin, jotka antavat näille keskusteluille todellisen asiayhteyden:

• Tavoitteiden asettaminen ja seuranta: Antaa esihenkilöille ja työntekijöille mahdollisuuden asettaa henkilökohtaisia tavoitteita ja seurata edistymistä ajan mittaan, jolloin kehitys pysyy sidottuna mitattaviin tuloksiin muistinvaraisten arvioiden sijaan.
• Suoritusarviointien jaksot: Automatisoi arviointilomakkeiden aikatauluttamisen, ohjaamisen ja täyttämisen koko organisaatiossa. Workday hoitaa tämän erityisen hyvin — arviointipohjat tuovat mukaan palkkaus-, työsuhteen kesto- ja tehtävähistorian, joten esihenkilöiden ei tarvitse koota taustatietoja muista järjestelmistä.
• 360 asteen palaute: Kokoaa kollegojen, suoraan alaisina työskentelevien ja esihenkilöiden jäsennellyn palautteen yhteen arviointitietueeseen, mikä antaa kattavamman kuvan kuin pelkkä ylhäältä alaspäin tehtävä arviointi.
• Jatkuvan palautteen työkalut: Tukee jatkuvia seurantakeskusteluja ja epämuodollista palautetta virallisten arviointijaksojen ulkopuolella. Olen huomannut, että tämä on erityisen tärkeää tiimeille, jotka työskentelevät lyhyempien projektiaikataulujen mukaisesti.
• Arviointien kalibrointityönkulut: Ohjaa esihenkilöiden arviot jäsennellyn kalibrointiprosessin läpi ennen tulosten vahvistamista, mikä vähentää osastojen välistä epäjohdonmukaisuutta ja pitää arviointistandardit oikeudenmukaisina.
• Yhteys palkitsemiseen: Yhdistää suoritustulokset suoraan henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän ansioiden korotus- ja bonusprosesseihin, joten palkitsemispäätökset perustuvat arviointitietoihin ilman manuaalista siirtoa.
• Suoritusraportointi: Tuo esiin arviointijakaumat, tavoitteiden saavuttamisasteet ja arviointeihin osallistumista koskevat tiedot, joiden avulla henkilöstöhallinto voi tunnistaa tiimien välisiä malleja tai havaita tukea tarvitsevat esihenkilöt.

7. Oppimisen hallintajärjestelmät

Oppimisen hallintajärjestelmä (LMS), olipa se sisäänrakennettu henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään tai integroitu siihen, tarjoaa, seuraa ja hallinnoi työntekijöiden koulutusta sekä yhdistää oppimistiedot työntekijätietoihin.

Olen huomannut, että oppimisen pitäminen henkilöstöhallinnon tietojärjestelmässä erillisen työkalun sijaan antaa esihenkilöille näkyvyyden kurssien suorittamiseen, sertifiointeihin ja osaamisvajeisiin poistumatta samasta järjestelmästä, jossa he käsittelevät suoritusta ja kehittymistä.

Hyödyt

Kun LMS on osa henkilöstöhallinnon tietojärjestelmää, koulutusten suorittamista, sertifiointeja ja osaamisen kehittymistä koskevat tiedot ovat suoraan suoritusarviointien ja palkkaushistorian yhteydessä — olen huomannut, että tämä tausta tekee kehityskeskusteluista paljon konkreettisempia.

Cornerstone OnDemand hoitaa tämän hyvin yhdistämällä oppimisen edistymisen suoraan suoritustietoihin, joten esihenkilöt voivat havaita osaamisvajeet hakematta raportteja kahdesta eri järjestelmästä. Tämä yhteys poistaa myös manuaalisen työn, jota koulutustietojen ristiintarkistus arviointijaksoon valmistautuessa tai ylennystä suunniteltaessa vaatisi.

Ominaisuudet

Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmään kuuluva LMS tekee muutakin kuin tarjoaa koulutussisältöä — se yhdistää kurssien suorittamisen, sertifioinnit ja osaamistiedot suoritus- ja tehtävätietoihin, jotka tekevät näistä tiedoista aidosti hyödyllisiä:

• Kurssien luominen ja sisällön jakelu: Antaa henkilöstöhallinnolle tai tiiminvetäjille mahdollisuuden luoda koulutusmateriaaleja ja tarjota niitä tietyille työntekijäryhmille ilman erillistä sisällöntuotantotyökalua tai alustaa.
• Oppimispolkujen määrittäminen: Määrittää jäsenneltyjä kurssisarjoja tehtävän, osaston tai perehdytysvaiheen perusteella, joten työntekijöiden ei tarvitse selvittää koulutustarpeitaan itse.
• Suorittamisen seuranta ja raportointi: Tallentaa, kuka on suorittanut mitä ja milloin, mikä antaa henkilöstöhallinnolle selkeän kuvan koulutuksiin osallistumisesta koko organisaatiossa. Cornerstone OnDemand hoitaa tämän erityisen hyvin tuomalla suorittamistiedot suoritustietojen rinnalle yhteen paikkaan.
• Sertifiointien hallinta: Seuraa vaatimustenmukaisuuteen liittyvien sertifiointien vanhenemispäiviä ja uusimisvaatimuksia sekä lähettää muistutuksia ennen niiden vanhenemista.
• Osaamisvajeiden tunnistaminen: Ristiintarkistaa oppimistiedot suoritusarviointien ja tehtävävaatimusten kanssa havaitakseen, missä työntekijät tai tiimit tarvitsevat kehittämistä. Olen huomannut tämän erityisen hyödylliseksi ylennyksiä suunniteltaessa tai tiimejä uudelleenjärjesteltäessä.
• Vaatimustenmukaisuuskoulutuksen valvonta: Automatisoi pakollisten koulutusten määrittämisen ja määräaikojen seurannan, mikä vähentää huomattavasti henkilöstöhallinnolle yleensä lankeavaa manuaalista seurantatyötä.
• Integrointi suoritusarviointeihin: Tuo suoritetut kurssit ja ansaitut sertifioinnit suoraan suoritustietoihin, joten esihenkilöt voivat huomioida kehittymisen arviointikeskusteluissa hakematta tietoja toisesta järjestelmästä.

8. Työvoima-analytiikka ja raportointi

HRIS-järjestelmä, jossa on sisäänrakennettu työvoima-analytiikka, kokoaa henkilöstömäärää, vaihtuvuutta, palkitsemista ja suorituskykyä koskevat tiedot yhteen raportointikerrokseen HR-tiimejä varten. Olen havainnut, että näiden tietojen yhdistäminen reaaliaikaisiin työntekijätietoihin – vientitaulukoiden sijaan – erottaa menneisyyttä kuvaavat raportit oivalluksista, jotka todella ohjaavat rekrytointi- ja pysyvyyspäätöksiä.

Hyödyt

Kun työvoima-analytiikka on rakennettu suoraan HRIS-järjestelmään, vaihtuvuutta, henkilöstömäärää ja palkitsemista koskevat tiedot haetaan samoista reaaliaikaisista tiedoista – ei vientiä eikä kahdesta järjestelmästä peräisin olevien taulukoiden yhteensovittamista.

Olen havainnut, että juuri tässä Workdayn kaltaiset työkalut osoittavat arvonsa: ne seuraavat mittareita, kuten vaihtuvuutta, sitoutumista, rekrytointiin kuluvaa aikaa ja suorituskykyä, ja yhdistävät ne sitten yhteen raportointikerrokseen, jonka perusteella HR voi todella toimia.

Reaaliaikaisten tietojen ja raportoinnin välinen yhteys muuttaa työvoima-analytiikan menneisyyteen katsovasta yhteenvedosta työkaluksi, jonka avulla voit tehdä todellisia rekrytointi- tai henkilöstön pysyvyyttä koskevia päätöksiä.

Ominaisuudet

HRIS-järjestelmän työvoima-analytiikka yhdistää reaaliaikaiset työntekijätiedot raportointiin – joten tarkastelemasi mittarit kuvaavat sitä, mitä todella tapahtuu, eivät sitä, mikä oli totta silloin, kun joku viimeksi vei taulukon:

• Henkilöstömäärää ja vaihtuvuutta koskeva raportointi: Seuraa työvoiman kokoa, poistumisastetta ja lähtösyitä ajan mittaan, mikä antaa HR:lle selkeän kuvan siitä, missä organisaatio kasvaa tai menettää asemaansa. Olen havainnut, että tämä on raportti, jota johto pyytää useimmin.
• Palkitsemisen analyysi: Tuo esiin palkkojen jakautumisen roolien, tasojen ja osastojen välillä, mikä helpottaa huomattavasti epäkohtien havaitsemista ennen kuin niistä tulee henkilöstön pysyvyyteen tai vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ongelmia.
• Rekrytointiin kuluva aika ja rekrytointimittarit: Hakee rekrytointiputken tiedot suoraan hakijoiden seurantatiedoista, joten voit nähdä, missä kohtaa ehdokkaat keskeyttävät prosessin ja missä hankintakanavasi todella toimivat.
• Suorituskyvyn ja sitoutumisen trendit: Yhdistää arviointien arvosanat, tavoitteiden saavuttamisen ja henkilöstökyselyjen tiedot yhteen näkymään. Workday tekee tämän erityisen hyvin yhdistämällä suorituskyvyn tulokset työsuhteen kestoon ja palkitsemishistoriaan, jolloin kaavoja on helpompi tulkita.
• Monimuotoisuutta ja osallisuutta koskeva raportointi: Seuraa eri demografisten ryhmien edustusta rekrytoinneissa, ylennyksissä ja palkkauksessa ja antaa HR:lle tarvittavat tiedot edistymisen mittaamiseen asetettuihin tavoitteisiin nähden.
• Ennakoiva työvoimamallinnus: Käyttää historiallisia henkilöstömäärää, vaihtuvuutta ja suorituskykyä koskevia tietoja tulevien henkilöstötarpeiden ennustamiseen, mikä on kokemukseni mukaan arvokkainta vuotuisen suunnittelun aikana.
• Mukautetut hallintapaneelit ja viennit: Antaa HR:lle mahdollisuuden luoda roolikohtaisia näkymiä, jotka tuovat esiin kullekin sidosryhmälle tärkeimmät mittarit ilman, että IT:n tarvitsee laatia jokaista raporttia pyynnöstä.

Sopivan HRIS-järjestelmän löytäminen on vasta puolet yhtälöstä

Kun tiedät, millaiset HRIS-järjestelmät sopivat organisaatiollesi, seuraava käytännön askel on selvittää, mitä niistä maksat – HRIS-hinnoittelu vaihtelee suuresti tarvitsemiesi moduulien, henkilöstömääräsi ja toimittajien hinnoittelurakenteen mukaan.