HRIS-vaatimusten tarkistuslista henkilöstöjohtajille ja ostajille

Keskeiset toiminnalliset vaatimukset

Ehdottoman välttämättömät ominaisuudet

• Työntekijätietokanta ja keskeiset henkilöstötiedot: Keskitetty, haettava tietovarasto, joka säilyttää jokaisen työntekijän demografiset tiedot, työsuhdetiedot ja tehtävätiedot yhdessä paikassa. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että jokainen valtuutettu käyttäjä voi hakea täydelliset työntekijätiedot—mukaan lukien tehtävähistorian, henkilötiedot ja työsuhteen tilan—vaihtamatta järjestelmää.
• Palkanlaskenta ja verojen hallinta: Palkkojen automaattinen laskenta, veronpidätys ja palkanmaksu joko suoraan HRIS-järjestelmään sisäänrakennettuna tai integraation kautta tuettuna.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että HRIS-järjestelmä tai siihen yhdistetty palkanlaskentajärjestelmä käsittelee sovellettavat liittovaltion, osavaltion ja paikalliset verosäännöt, tuottaa vaatimustenmukaiset palkkalaskelmat ja tukee suoramaksuja ilman tietojen manuaalista uudelleensyöttöä.
• Työajan ja läsnäolon seuranta: Digitaalinen työajan aloitus- ja lopetusmerkintä, tuntilomakkeiden lähettäminen ja ylityön automaattinen laskenta. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että tunti- ja kuukausipalkkaiset työntekijät voivat kirjata työaikansa järjestelmään ja että esihenkilöt voivat tarkistaa ja hyväksyä tiedot ennen palkanlaskennan sulkemista.
• Henkilöstöetujen hallinta: Kattava ilmoittautumisen hallinta, elämäntilanteiden muutosten käsittely ja suorat yhteydet etujen tarjoajiin. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että työntekijät voivat valita tai päivittää etunsa järjestelmän kautta ja että valinnat välitetään etujen tarjoajille ilman tietojen manuaalista uudelleensyöttöä.

Tavanomaiset vaatimukset

• Rekrytointi ja hakijoiden seuranta (ATS): Sisäänrakennettu työnkulku työpaikkailmoitusten julkaisemiseen, hakijaputken hallintaan ja palkkauspäätösten tekemiseen. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että rekrytoijat voivat julkaista tehtäviä, seurata hakijoita vaiheittain, kerätä haastattelupalautetta ja lähettää työtarjouksia—kaiken tämän HRIS-järjestelmän sisällä.
• Perehdytyksen ja työsuhteen päättämisen työnkulut: Automaattiset tehtävälistat, asiakirjojen kerääminen ja käyttöoikeuksien määrittäminen aloitus- tai päättymispäivään sidottuna. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että uudet työntekijät täyttävät asiakirjat ja saavat järjestelmäoikeudet ennen ensimmäistä työpäivää ja että lähtevien työntekijöiden työsuhteet päätetään kattavasti ilman manuaalista seurantaa.
• Suorituksen hallinta: Työkalut tavoitteiden asettamiseen, jäsenneltyihin arviointikierroksiin ja jatkuvaan palautteeseen. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että esihenkilöt ja työntekijät voivat dokumentoida tavoitteita, suorittaa arviointeja määritellyin väliajoin ja seurata edistymistä järjestelmässä.
• Lomien ja palkallisten vapaiden hallinta: Kertymien seuranta, työntekijöiden lomapyynnöt ja esihenkilöiden hyväksyntätyönkulut. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että järjestelmä laskee käytettävissä olevat saldot automaattisesti, ohjaa pyynnöt hyväksyttäväksi ja synkronoi hyväksytyt vapaat työvuorosuunnitteluun tai palkanlaskentaan.

Erityisvaatimukset

• Seuraajasuunnittelu ja osaamisen hallinta: Ominaisuudet, kuten 9-box-matriisit, suuren potentiaalin työntekijöiden merkitseminen ja urapolkujen visualisointi. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että HR-johtajat voivat tunnistaa ja dokumentoida keskeisiin tehtäviin sopivia sisäisiä ehdokkaita sekä käyttää järjestelmää heidän kehityssuunnitelmiensa jäsentämiseen.
• Palkitsemisen suunnittelu ja palkankorotuskierrokset: Palkkarakenteiden mallintaminen, bonusten laskenta ja osakepohjaisten etujen hallinta määritettävissä suunnittelutyönkuluissa.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että HR ja taloushallinto voivat toteuttaa vuosittaiset palkankorotuskierrokset järjestelmän sisällä, mallintaa erilaisia budjettiskenaarioita ja siirtää hyväksytyt muutokset suoraan työntekijätietoihin.

Tekniset ja integraatiovaatimukset

Ehdottoman välttämättömät ominaisuudet

• Pilvipohjainen/SaaS-arkkitehtuuri: Järjestelmä toimii toimittajan hallinnoimassa infrastruktuurissa, jolla on dokumentoitu käytettävyyttä koskeva SLA-sopimus. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että tiimisi käyttää alustaa selaimen tai sovelluksen kautta ilman palvelinten hallintaa ja että toimittaja vastaa sopimuksen mukaisesti käytettävyydestä ja ylläpidosta.
• Avoimet API-rajapinnat ja valmiit integraatiot: Järjestelmä yhdistyy palkanlaskentapalveluihin, ERP-alustoihin ja tuottavuustyökaluihin, kuten Slackiin, Microsoft 365:een tai Google Workspaceen. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että tiedot siirtyvät järjestelmien välillä automaattisesti ilman manuaalisia vientitoimintoja tai mukautettua kehitystyötä yleisiä yhteyksiä varten.
• Kertakirjautumisen (SSO) tuki: Järjestelmä tukee SAML- tai OpenID Connect (OIDC) -integraatiota olemassa olevan identiteetintarjoajasi kanssa. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että työntekijät kirjautuvat kerran keskitetyn hakemistosi kautta – esimerkiksi Okta- tai Microsoft Entra ID -palvelulla – ja käyttävät HRIS-järjestelmää ilman erillisiä tunnistetietoja.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vakiovaatimukset

• Mobiilisovellus ja responsiivinen suunnittelu: Järjestelmä tarjoaa natiivisovellukset iOS- ja Android-laitteille sekä mobiililaitteille optimoidun verkkokäyttökokemuksen. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että työntekijät voivat lähettää poissaolopyyntöjä, tarkastella palkkalaskelmia ja käsitellä hyväksyntöjä millä tahansa laitteella ilman keskeisten toimintojen menettämistä.
• Tietojen tuonti-/vientitoiminnot ja siirtotyökalut: Järjestelmä tukee tietojen joukkolatauksia, CSV-vientejä ja jäsenneltyjä siirtoprosesseja vanhoista alustoista.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että tiimisi voi siirtää työntekijöiden historiatiedot uuteen järjestelmään ja poimia tietoja tarvittaessa ilman, että rutiinitehtävissä tarvitsee turvautua toimittajan apuun.
• Skaalautuvuus ja suorituskyky: Järjestelmä säilyttää vasteajat ja käsittelykapasiteetin tasaisina henkilöstömäärän ja tapahtumamäärän kasvaessa. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että satojen työntekijöiden lisääminen tai suuren palkanmaksukauden suorittaminen ei heikennä järjestelmän suorituskykyä eikä edellytä paketin päivittämistä normaalin toiminnan varmistamiseksi.
• Mukautetut kentät ja työnkulkujen määritys: HR-ylläpitäjät voivat lisätä tietokenttiä ja muokata hyväksymisketjuja järjestelmän asetuksissa – koodausta ei tarvita. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että tiimisi voi mukauttaa järjestelmän organisaatiosi terminologiaan, tietorakenteeseen ja prosessilogiikkaan ilman tukipyynnön tekemistä tai kehittäjän palkkaamista.

Erityisvaatimukset

• Moniyksikköinen ja monikansallinen arkkitehtuuri: Järjestelmä tukee erillisiä juridisia yksiköitä, joilla on omat palkanmaksusääntönsä, valuuttansa ja vaatimustenmukaisuusasetuksensa yhden vuokraajan sisällä.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että holding-yhtiö tai monikansallinen yritys voi hallita kaikkia tytäryhtiöitä yhdellä alustalla ja pitää samalla kunkin yksikön tiedot ja määritykset erillään.
• AI/ML-ominaisuudet: Järjestelmä sisältää esimerkiksi ennakoivan henkilöstön vaihtuvuuden mallinnuksen, ansioluetteloiden jäsentämisen, osaamisten yhteensovittamisen tai tekoälyavusteisen keskustelukäyttöliittymän kaltaisia ominaisuuksia. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että alusta tuottaa näkemyksiä tai automatisoi päätöksiä koneoppimisen avulla – ei pelkästään tarjoa perusraportointia – vähintään yhdessä keskeisessä HR-työnkulussa.
• Vähäkoodinen/kooditon työnkulkujen rakennustyökalu: HR-tiimit voivat suunnitella ja ottaa käyttöön mukautettuja automaatioita visuaalisen käyttöliittymän kautta ilman koodin kirjoittamista.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että HR-ylläpitäjä voi rakentaa monivaiheisen hyväksymisketjun tai käynnistyvän ilmoitussarjan itsenäisesti ilman IT-tukea tai ulkopuolisen asiantuntijapalvelun käyttöä.

Tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset

Ehdottomat välttämättömyydet

• Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta (RBAC): Järjestelmä rajoittaa tietojen käyttöä kunkin käyttäjän roolin, osaston tai sijainnin perusteella. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että työntekijä voi tarkastella omia tietojaan, esihenkilö nähdä suorat alaisensa ja palkanlaskennan ylläpitäjät käyttää palkitsemistietoja – ilman että mikään ryhmä näkee tietoja, joita sen ei pitäisi nähdä.
• Tietojen salaus levossa ja siirron aikana: Järjestelmä käyttää tallennettujen tietojen AES-256-salausta ja siirrettävien tietojen TLS 1.2 -salausta tai uudempaa. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että työntekijöiden tiedot ovat suojattuja sekä tietokantaan tallennettuina että alustan ja selaimesi tai sovelluksesi välillä siirrettäessä.
• GDPR:n, CCPA:n ja paikallisten tietosuojavaatimusten noudattaminen: Järjestelmä tukee suostumusten hallintaa, oikeutta tulla unohdetuksi koskevia pyyntöjä ja määritettäviä tietojen sijaintiasetuksia. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että säännellyillä lainkäyttöalueilla olevat työntekijät voivat pyytää tietojensa poistamista ja että järjestelmä tallentaa henkilötietoja vain hyväksytyillä maantieteellisillä alueilla.
• Auditointipolut ja toimintalokien ylläpito: Järjestelmä ylläpitää muuttumatonta, aikaleimattua tietuetta jokaisesta tietojen käyttötapahtumasta ja tietueen muutoksesta. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että voit jäljittää, kuka tarkasteli tai muokkasi mitä tahansa työntekijätietuetta, milloin se tapahtui ja mitä muutettiin – ilman mahdollisuutta muuttaa tai poistaa tätä historiaa.

Vakiovaatimukset

• SOC 2 Type II -raportti: Riippumaton auditoija on arvioinut toimittajan turvallisuustoimet määritellyn ajanjakson aikana ja vahvistanut niiden asianmukaisuuden. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, ettei toimittaja vain väitä noudattavansa hyviä turvallisuuskäytäntöjä, vaan kolmas osapuoli on testannut ne.
• Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA): Järjestelmä edellyttää MFA-tunnistautumista järjestelmänvalvojan tileiltä ja tarjoaa sen kaikille käyttäjille. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, ettei varastettu salasana yksin riitä arkaluonteisten työntekijätietojen käyttämiseen.
• Automaattinen vaatimustenmukaisuuden raportointi: Järjestelmä auttaa laatimaan sovellettavat sääntelyraportit, kuten EEO-1- ja ACA-ilmoitukset, samalla kun se ylläpitää FLSA-tietoja ja tukee OSHA-raportointivaatimuksia. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että tiimisi voi hyödyntää olemassa olevia työntekijätietoja vähentääkseen manuaalista raportointi- ja kirjaamistyötä.
• Katastrofipalautuminen ja liiketoiminnan jatkuvuus: Toimittaja dokumentoi tarkat palautuspistetavoitteet (RPO) ja palautumisaikatavoitteet (RTO) sekä testatut varmuuskopiointimenettelyt. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että tiedät täsmälleen, kuinka paljon tietoja voi kadota ja kuinka nopeasti järjestelmä palautettaisiin, jos jokin menisi pieleen.

Erityisvaatimukset

• ISO 27001-, HIPAA- tai FedRAMP-vaatimukset: Toimialastasi riippuen toimittajan tulisi osoittaa sovellettava ISO 27001 -sertifiointi, HIPAA-vaatimustenmukaisuus tai FedRAMP-asema. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että toimittaja voi toimittaa näyttöä asiaankuuluvista turvallisuustoimista ja vaatimustenmukaisuusvelvoitteista.
• Toimialakohtaiset sääntelymoduulit: Järjestelmä sisältää valmiit toiminnot toimialallesi ainutlaatuisten vaatimustenmukaisuusvelvoitteiden käsittelyyn, kuten ammattiliittojen tai työehtosopimusten (CBA) sääntöihin tai Davis-Baconin kaltaisten viitekehysten mukaisiin vallitsevan palkkatason laskelmiin.
  
  Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että alusta käsittelee työvoimaasi koskevan sääntelyn monimutkaisuuden ilman mukautettua kehitystyötä tai manuaalisia kiertotapoja.

Toimittajan tuki- ja käyttöönottovaatimukset

Ehdottomat vaatimukset

• Nimetty käyttöönoton projektipäällikkö: Toimittaja nimeää projektipäällikön, joka vastaa käyttöönottosi etenemisestä aloituksesta tuotantokäyttöön siirtymiseen. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että sinulla on yksi yhteyshenkilö, joka tuntee määrityksesi, seuraa avoimia ongelmia ja eskaloi etenemisen esteet sen sijaan, että asioita käsiteltäisiin vaihtuvassa tukijonossa.
• Selkeä käyttöönottoaikataulu ja menetelmä: Toimittaja toimittaa ennen työn aloittamista dokumentoidun projektisuunnitelman, jossa määritellään vaiheet, virstanpylväät ja toimitettavat kokonaisuudet. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että molemmat osapuolet sopivat, mitä rakennetaan, missä järjestyksessä ja mihin mennessä, joten laajuuden hallitsematon kasvu ja määräajoista myöhästyminen eivät tule yllätyksenä.
• Jatkuva tekninen tuki SLA-sopimuksen tukemana: Toimittaja sitoutuu kirjallisesti tiettyihin vastausaikoihin kriittisissä ongelmissa. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että kun palkanlaskenta rikkoutuu tai käyttöoikeus lakkaa toimimasta, tiedät täsmälleen, kuinka kauan vastausta on odotettava ja millaista korjausta voit odottaa.

Vakiovaatimukset

• Tietojen siirtopalvelut: Toimittaja auttaa aktiivisesti siirtämään historialliset työntekijätiedot vanhasta järjestelmästä uuteen alustaan. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, ettei sinun tarvitse syöttää vuosien HR-tietoja uudelleen manuaalisesti ja että toimittaja vastaa tietojen eheydestä siirtymän aikana.
• Koulutus ja tietopankki: Toimittaja tarjoaa järjestelmänvalvojien koulutustilaisuuksia, käyttäjille suunnattua dokumentaatiota ja haettavan videokirjaston. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että tiimisi voi perehtyä uusiin ominaisuuksiin itsenäisesti ilman tukipyynnön avaamista aina työnkulun muuttuessa.
• Avoin hinnoittelumalli: Toimittaja ilmoittaa selkeän työntekijäkohtaisen kuukausihinnan (PEPM) ilman ilmoittamattomia moduuli-, tukitaso- tai integraatiomaksuja. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, etteivät toisen vuoden kustannuksesi näytä huomattavasti erilaisilta kuin sopimusta allekirjoitettaessa sovitut kustannukset.
• Asiakkaan menestys ja asiakkuudenhallinta: Toimittaja nimeää asiakkuuspäällikön, joka järjestää säännöllisiä liiketoimintakatsauksia ja antaa sinulle mahdollisuuden vaikuttaa tuotteen kehityssuunnitelmaan.
  
  Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että sinulla on jatkuva suhde henkilöön, joka voi tuoda esiin vähäiselle käytölle jääneitä ominaisuuksia, kertoa tulevista muutoksista ja edistää sisäisesti prioriteettejasi.

Erityisvaatimukset

• Maailmanlaajuinen ympärivuorokautinen tuki: Toimittaja käyttää maailmanlaajuista, aikavyöhykkeeltä toiselle siirtyvää tukimallia, joka kattaa kaikki aikavyöhykkeet ilman rajoittumista työaikoihin. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, ettei Singaporessa kello kahdelta yöllä ilmennyt palkanlaskentaongelma joudu odottamaan Pohjois-Amerikan tiimin kirjautumista sisään ennen ratkaisemista.
• Monikielinen tukihenkilöstö: Toimittaja työllistää tukihenkilöitä, jotka voivat viestiä työntekijöidesi ensisijaisilla kielillä. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että englantia puhumattomat työntekijät ja HR-järjestelmänvalvojat voivat saada merkityksellistä apua, eivät vain käännettyä usein kysyttyjen kysymysten sivua.
• Käyttäjäyhteisö ja vertaisverkostoituminen: Toimittaja ylläpitää aktiivista käyttäjäryhmän keskustelufoorumia ja järjestää vuosittaisen konferenssin tai vastaavan tapahtuman. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että tiimisi voi oppia, miten vertaiset ratkaisevat samanlaisia ongelmia, jakaa määritysvinkkejä ja vaikuttaa suoraan tulevaan tuotekehitykseen.

Käyttäjäkokemusta ja muutoksenhallintaa koskevat vaatimukset

Ehdottoman välttämättömät

• Työntekijöiden itsepalveluportaali: Roolikohtainen käyttöliittymä, jossa työntekijät voivat tarkastella ja päivittää omia tietojaan, lähettää pyyntöjä ja käyttää asiakirjoja ottamatta yhteyttä henkilöstöhallintoon.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että työntekijä voi tarkistaa palkkalaskelmansa, päivittää henkilötietonsa tai pyytää vapaata itsenäisesti – ilman tukipyynnön avaamista tai kenellekään lähettämistä sähköpostia.
• Esihenkilöiden itsepalvelu ja tiimin näkyvyys: Esihenkilöille tarkoitettu näkymä, joka kokoaa suoraan raportoivien työntekijöiden tiedot, odottavat hyväksynnät ja tiimitason mittarit yhteen paikkaan. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että esihenkilöt voivat hyväksyä lomapyyntöjä, tarkastella suoritusarviointeja ja käyttää henkilöstömäärää koskevia tietoja ilman, että henkilöstöhallinnon tarvitsee hakea niitä heidän puolestaan.
• Intuitiivinen navigointi ja vähäinen koulutustarve: Käyttöliittymä on järjestetty niin, että uudet käyttäjät voivat suorittaa keskeisiä tehtäviä – lähettää pyynnön, etsiä tietueen tai suorittaa raportin – ilman muodollista koulutusta. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että ensikertalainen voi käyttää järjestelmää heti ensimmäisenä päivänä ilman opastettua esittelyä tai tukipyyntöä.

Vakiovaatimukset

• Muokattavat koontinäytöt ja roolipohjaiset näkymät: Kukin käyttäjätyyppi – työntekijä, esihenkilö, henkilöstöhallinnon ylläpitäjä ja johtaja – näkee oletusetusivun ja koontinäytön, jotka on mukautettu hänen vastuualueisiinsa.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että osaston johtaja näkee henkilöstömäärän ja hyväksymisjonot, kun taas työntekijä näkee oman aikataulunsa ja etunsa ilman, että kummankaan tarvitsee suodattaa pois asiaankuulumattomia tietoja.
• Sovelluksen sisäinen ohjaus ja asiayhteyteen liittyvä ohjeistus: Järjestelmä näyttää työkaluvihjeitä, opastuksia ja upotettuja ohjeita siinä kohdassa, jossa toiminto suoritetaan, eikä ainoastaan erillisessä ohjekeskuksessa. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että uutta tehtävää – kuten ensimmäistä palkankorotuskierrosta – suorittava käyttäjä saa vaiheittaiset ohjeet poistumatta alustalta.
• Käyttöönoton ja sitoutumisen seuranta: Henkilöstöhallinnon ylläpitäjät voivat tarkastella mittareita, jotka osoittavat, mitä ominaisuuksia käytetään, kuka niitä käyttää ja kuinka usein. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että tiimisi voi tunnistaa vähän käytetyt moduulit, havaita osasto- tai roolikohtaiset käyttöönoton puutteet ja puuttua niihin ennen kuin vähäisestä käytöstä tulee vakiintunut tapa.
• Toimittajan tarjoamat muutoksenhallintaresurssit: Toimittaja tarjoaa käyttöönoton mallipohjia, viestintäoppaita ja valmiita koulutussisältöjä, jotka on suunniteltu henkilöstöhallinnon tiimeille järjestelmän käyttöönottamiseksi koko henkilöstölle.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, ettei tiimisi tarvitse rakentaa muutoksenhallintasuunnitelmaa alusta alkaen – aloitat testatusta viitekehyksestä ja mukautat sen organisaatioosi.

Erityisvaatimukset

• Monikielinen käyttöliittymä: Alustan loppukäyttäjän käyttöliittymä on saatavilla useilla kielillä, jotka voidaan valita yksittäisen käyttäjän tasolla. Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että eri maissa työskentelevät työntekijät käyttävät järjestelmää ensisijaisella kielellään eivätkä käännösratkaisun kautta, mikä vähentää virheitä ja kitkaa päivittäisissä tehtävissä.
• Saavutettavuusvaatimusten noudattaminen (WCAG 2.1 AA): Järjestelmä täyttää verkkosisällön saavutettavuusohjeet AA-tasolla, mukaan lukien ruudunlukijoiden tuki, näppäimistönavigointi ja riittävä värikontrasti.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, että työntekijät, joilla on näköön, motoriikkaan tai kognitioon liittyviä toimintarajoitteita, voivat käyttää alustaa itsenäisesti – ilman mukautusten pyytämistä tai erillistä työnkulkua.
• Muokattavat ilmoitus- ja viestintäasetukset: Käyttäjät ja ylläpitäjät voivat hallita, mitä järjestelmän automaattisesti luomia ilmoituksia lähetetään, mitä kanavia pitkin ja millä aikataululla.
  
  Tämän vaatimuksen täyttyminen tarkoittaa, ettei tiimisi hallitse käyttöönottoa erittelemättömien järjestelmäviestien tulvalla – ilmoitukset ovat kohdennettuja, oikea-aikaisia ja henkilöstöllesi sopivan kanavan kautta toimitettavia.

Toimialakohtaiset/valinnaiset vaatimukset

Kaikki tämän osion vaatimukset eivät koske jokaista organisaatiota. Nämä ovat ominaisuuksia, joista tulee koon, maantieteellisen sijainnin, toimialan tai kasvuvaiheen mukaan ehdottoman välttämättömiä. Käytä tätä osiota merkitäksesi tilanteeseesi liittyvät asiat ennen toimittajien arvioinnin aloittamista.

Ehdottoman välttämättömät

• Moniyksikköinen ja monikansallinen arkkitehtuuri: Järjestelmä tukee erillisiä oikeushenkilöitä, joilla on omat palkanmaksusääntönsä, valuuttansa ja vaatimustenmukaisuusasetuksensa yhden vuokraajan sisällä.
  
  Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että holding-yhtiö tai monikansallinen yritys voi hallita kaikkia tytäryhtiöitä yhdellä alustalla samalla, kun kunkin yksikön tiedot ja määritykset pysyvät erillään.
• ISO 27001-, HIPAA- tai FedRAMP-vaatimustenmukaisuus: Toimittajalla on yksi tai useampi näistä sertifioinneista toimialastasi riippuen.
  
  Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että alusta on validoitu terveydenhuolto-organisaatioihin, viranomaisiin tai säännellyillä markkinoilla toimiviin maailmanlaajuisiin yrityksiin sovellettavien erityisten turvallisuusstandardien mukaisesti.
• Toimialakohtaiset sääntelymoduulit: Järjestelmä sisältää sisäänrakennettuja toimintoja alallesi ainutlaatuisten vaatimustenmukaisuusvelvoitteiden täyttämiseen – kuten ammattiliittojen tai työehtosopimusten (CBA) sääntöihin tai vallitsevan palkkatason laskentaan.
  
  Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että alusta käsittelee työvoimasi kohtaaman sääntelyn monimutkaisuuden ilman mukautettua kehitystyötä tai manuaalisia kiertotapoja.

Vakiovaatimukset

• Seuraajasuunnittelu ja osaamisen hallinta: Ominaisuudet, kuten yhdeksänruudukot, suuren potentiaalin työntekijöiden merkitseminen ja urapolkujen visualisointi. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että henkilöstöjohtajat voivat tunnistaa ja dokumentoida keskeisiin tehtäviin soveltuvat sisäiset ehdokkaat sekä käyttää järjestelmää heidän ympärilleen rakennettavien kehityssuunnitelmien jäsentämiseen.
• Palkitsemisen suunnittelu ja palkankorotuskierrokset: Palkkarakenteiden mallintaminen, bonusten laskeminen ja osakeperusteisten palkkioiden hallinta määritettävissä suunnittelutyönkuluissa.
  
  Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että henkilöstöhallinto ja taloushallinto voivat toteuttaa vuosittaiset palkankorotuskierrokset järjestelmän sisällä, mallintaa erilaisia budjettiskenaarioita ja siirtää hyväksytyt muutokset suoraan työntekijätietoihin.
• Monikielinen käyttöliittymä: Alustan loppukäyttäjän käyttöliittymä on saatavilla useilla kielillä, jotka voidaan valita yksittäisen käyttäjän tasolla. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että eri maissa työskentelevät työntekijät käyttävät järjestelmää ensisijaisella kielellään, mikä vähentää virheitä ja kitkaa jokapäiväisissä tehtävissä.
• Maailmanlaajuinen ympärivuorokautinen tukipalvelu: Toimittaja käyttää aurinkoa seuraavaa tukimallia, joka kattaa kaikki aikavyöhykkeet ilman rajoittumista työaikoihin. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että yhden alueen palkkahallinnon ongelman ratkaisemista ei tarvitse odottaa siihen asti, että toisen alueen tiimi kirjautuu järjestelmään.
• Esteettömyysvaatimustenmukaisuus (WCAG 2.1 AA): Järjestelmä täyttää verkkosisällön saavutettavuusohjeet AA-tasolla, mukaan lukien ruudunlukijoiden tuki, näppäimistönavigointi ja riittävä värikontrasti.
  
  Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että työntekijät, joilla on näköön, liikkumiseen tai kognitiivisiin toimintoihin liittyviä rajoitteita, voivat käyttää alustaa itsenäisesti ilman erillistä työnkulkua.

More Articles

• 6 HRIS-integraatiotyyppiä, joita suosittelen henkilöstöhallinnon tiimeille
• HRIS-järjestelmän käyttöönotto: 10-vaiheinen läpikäyntini
• HRMS:n käyttöönotto: 10 vaihetta, jotka opin kantapään kautta

Erityisvaatimukset

• AI/ML-ominaisuudet: Järjestelmä sisältää ominaisuuksia, kuten ennakoivan työntekijöiden vaihtuvuuden mallintamisen, ansioluetteloiden jäsentämisen, taitojen yhteensovittamisen tai tekoälyavusteisen keskustelukäyttöliittymän. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että alusta tarjoaa näkemyksiä tai automatisoi päätöksiä koneoppimisen avulla – ei ainoastaan perusraportointia – vähintään yhdessä henkilöstöhallinnon keskeisessä työnkulussa.
• Vähäkoodinen tai kooditon työnkulkujen rakennustyökalu: Henkilöstötiimit voivat suunnitella ja ottaa käyttöön mukautettuja automaatioita visuaalisen käyttöliittymän avulla ilman koodin kirjoittamista.
  
  Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että henkilöstöhallinnon ylläpitäjä voi itsenäisesti rakentaa monivaiheisen hyväksymisketjun tai käynnistettyjen ilmoitusten sarjan ilman IT-tukea tai ammatillisten palvelujen käyttöä.
• Monikielinen tukihenkilöstö: Toimittaja työllistää tukihenkilöitä, jotka voivat viestiä työntekijöidesi ensisijaisilla kielillä. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että englantia puhumattomat työntekijät ja henkilöstöhallinnon ylläpitäjät voivat saada merkityksellistä apua – eivät vain käännettyä usein kysyttyjen kysymysten sivua.
• Käyttäjäyhteisö ja vertaisten välinen verkostoituminen: Toimittaja ylläpitää aktiivista käyttäjäryhmän keskustelufoorumia ja järjestää vuosittaisen konferenssin tai vastaavan tapahtuman. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että tiimisi voi oppia, miten vertaiset ratkaisevat samankaltaisia ongelmia, jakaa määritysvinkkejä ja vaikuttaa suoraan tulevaan tuotekehitykseen.
• Määritettävät ilmoitus- ja viestintäasetukset: Käyttäjät ja ylläpitäjät voivat hallita, mitkä järjestelmän luomat hälytykset lähetetään, mitä kanavia pitkin ja millä aikataululla. Tämän vaatimuksen täyttäminen tarkoittaa, että ilmoitukset ovat kohdennettuja, oikea-aikaisia ja työvoimalle sopivia – eivät erottelemattomien järjestelmäsähköpostien tulva.

Yliarvostetut vaatimukset

Jotkin henkilöstötietojärjestelmien ominaisuudet vaikuttavat esittelyssä hyödyllisemmiltä kuin mitä ne osoittautuvat olevan jokapäiväisessä työssä. Kokemukseni mukaan kannattaa asettaa etusijalle työkalut, joita tiimisi käyttää ja pystyy ylläpitämään; nämä ominaisuudet ansaitsevat usein tarkemman tarkastelun:

• Ennakoiva vaihtuvuusmallinnus: Tämä ominaisuus käyttää työntekijätietoja arvioidakseen, kuka saattaa lähteä organisaatiosta. Ennusteiden perusteella voi olla vaikea toimia tai niitä voi olla vaikea validoida, etenkin jos tiedot ovat puutteellisia tai tiimeillä ei ole selkeää toimintasuunnitelmaa.
• Laaja työnkulkujen mukauttaminen: Visuaalisten työkalujen avulla ylläpitäjät voivat luoda mukautettuja hyväksymispolkuja, hälytyksiä ja tehtäviä. Niiden merkitystä yliarvioidaan, kun monimutkaiset määritykset vaativat jatkuvaa ylläpitoa tai toimittajan apua, jolloin pienistä prosessimuutoksista tulee projekti.
• Integroidut työtyytyväisyyskyselyt: Nämä työkalut lähettävät kyselyitä ja raportoivat vastaukset HRIS-järjestelmän kautta. Niistä on vain rajallisesti hyötyä, jos tiimisi ei pysty suojaamaan työntekijöiden yksityisyyttä, tulkitsemaan tuloksia tai toteuttamaan erityisiä jatkotoimia.
• Pelillistetty hyvinvointi ja tunnustukset: Merkit, pisteet tai tulostaulukot palkitsevat tietyistä toiminnoista tai työntekijöiden panoksesta. Nämä ominaisuudet voivat tuntua irrallisilta päivittäisestä työstä, jos osallistuminen on vähäistä tai järjestelmä ei sovi tiimisi kulttuuriin.

HRIS-vaatimusluettelon mukauttamisen vaiheet

Kohdista HRIS-vaatimukset organisaatiosi tavoitteisiin, henkilöstöön ja keskeisiin henkilöstöhallinnon prosesseihin seuraavien vaiheiden avulla:

1. Määrittele liiketoimintatavoitteet ja projektin laajuus: Tunnista, mitä HRIS-järjestelmän on tuettava, kuten työntekijätietoja, palkanlaskentaa, työajan seurantaa, henkilöstöetuja tai rekrytointia. Rajaa, mitkä tiimit, sijainnit ja prosessit kuuluvat projektiin.
2. Kerää kaikkien sidosryhmien näkemykset: Kysy henkilöstöhallinnolta, palkanlaskennalta, IT:ltä, taloushallinnolta, esihenkilöiltä ja työntekijöiltä, mitä tehtäviä ja tietoja heidän tarvitsee järjestelmän käsitellä. Ota mukaan henkilöt, jotka hallinnoivat hyväksyntöjä, integraatioita ja työntekijöiden itsepalvelua.
3. Luokittele ja priorisoi vaatimukset: Merkitse jokainen vaatimus välttämättömäksi, tavanomaiseksi tarpeeksi tai valinnaiseksi ominaisuudeksi. Priorisoi toiminnot, joista tiimisi on riippuvainen tarkan palkanlaskennan, vaatimustenmukaisten tietojen, henkilöstöetujen hallinnan ja työntekijöiden päivittäisten pyyntöjen kannalta.
4. Arvioi integraatio-, skaalautuvuus- ja tietoturvatarpeet: Luettele järjestelmät, joihin HRIS-järjestelmän on yhdistyttävä, kuten identiteetintarjoajat, taloushallintoalustat tai etujen tarjoajat. Tarkista, pystyykö se tukemaan suunniteltua henkilöstömäärää, useita oikeushenkilöitä, käyttöoikeuksien hallintaa ja sovellettavia tietosuojavelvoitteita.
5. Laske kokonaisomistuskustannukset ja sijoitetun pääoman tuotto: Arvioi tilaus-, käyttöönotto-, siirto-, koulutus-, tuki- ja integraatiokustannukset. Vertaa näitä kustannuksia mitattaviin tuloksiin, kuten manuaalisen tietojen syöttämisen vähenemiseen tai palkanlaskennan korjausten vähäisempään määrään, nykyisten prosessiesi perusteella.

HRIS-järjestelmän valinnan keskeiset sidosryhmät

Ota HRIS-vaatimuksia kerätessä mukaan useita liiketoimintaryhmiä, jotta järjestelmä tukee todellisia työnkulkuja, tietotarpeita ja vaatimustenmukaisuusvelvoitteita. Kukin ryhmä voi tuoda esiin vaatimuksia, jotka toinen tiimi saattaisi jättää huomiotta. Tämän yhteenvedon avulla näet, ketkä kannattaa ottaa mukaan ja mitä kukin sidosryhmä tuo prosessiin:

Sidosryhmä	Rooli
Henkilöstöhallinnon johtajat ja yleisasiantuntijat	Määrittelevät työntekijätietojen, perehdytyksen, poissaolojen, suoriutumisen ja raportoinnin tarpeet.
Palkanlaskennan ja henkilöstöetujen hallinnoijat	Tunnistavat palkanlaskennan, verotuksen, työajanseurannan, etujen ilmoittautumisen ja etujen tarjoajien integraatioiden vaatimukset.
IT ja tietoturva	Arvioivat integraatioiden, identiteetinhallinnan, käyttöoikeuksien hallinnan, tietosuojan ja teknisen tuen tarpeet.
Taloushallinnon johtajat	Täsmentävät budjetointiin, kustannusraportointiin, palkitsemisen suunnitteluun ja taloushallinnon järjestelmiin liittyvät vaatimukset.
Juridiikan ja vaatimustenmukaisuuden asiantuntijat	Tunnistavat tietosuojaan, tietojen säilytykseen, työlainsäädäntöön ja toimialakohtaiseen vaatimustenmukaisuuteen liittyvät vaatimukset.
Rekrytoijat ja osaajien hankinnan henkilöstö	Määrittelevät hakijoiden seurantaan, rekrytoinnin työnkulkuihin, tarjousten hallintaan ja rekrytointitietoihin liittyvät tarpeet.
Esihenkilöt	Tunnistavat tiimin näkyvyyteen, hyväksyntöihin, työvuorosuunnitteluun ja suorituksen hallintaan liittyvät vaatimukset.
Työntekijät	Kertovat itsepalvelun, mobiilikäytön, palkkatietojen, henkilöstöetujen ja helppokäyttöisyyden tarpeista.
Johtoryhmän hankkeen tukijat	Asettavat koko organisaation kattavat projektin tavoitteet, laajuuden, painopisteet ja onnistumisen mittarit.

Oletko valmis valitsemaan HRIS-järjestelmän?

Kun vaatimuksesi on kartoitettu ja priorisoitu, seuraava vaihe on hyödyntää niitä varsinaisessa valintaprosessissa – ja oppaamme HRIS-järjestelmän valintaan käy läpi viisivaiheisen viitekehyksen toimittajien tutkimiseen, esittelyjen järjestämiseen ja hyväksynnän saavuttavan liiketoimintaperustelun laatimiseen.