6 HRIS-integraatiotyyppiä, joita suosittelen henkilöstöhallinnon tiimeille

Tässä ovat yleisimmät syyt, joiden vuoksi henkilöstötiimit yhdistävät HRIS-järjestelmänsä muihin työkaluihin:

• Poista manuaalinen tietojen syöttäminen: Yhdessä järjestelmässä päivitettyjen työntekijätietojen pitäisi päivittyä automaattisesti myös muihin järjestelmiin. Ilman tätä yhteyttä henkilöstötiimit käyttävät tuntikausia sellaisten tietojen täsmäyttämiseen, joiden ei olisi alun perinkään pitänyt erota toisistaan.
• Vähennä palkanmaksun virheitä: Palkanmaksuohjelmisto tarvitsee tarkat ja ajantasaiset tiedot henkilöstömäärästä, palkoista ja työajoista. HRIS-integraatio siirtää nämä tiedot automaattisesti ja vähentää vanhentuneista tiedoista johtuvien laskentavirheiden riskiä.
• Nopeuta perehdytystä: Kun HRIS yhdistetään IT-käyttäjätilien luomiseen, etujen ilmoittautumiseen ja hakijaseurantajärjestelmään, uudet työntekijät pääsevät asetusten läpi nopeammin. Jokainen järjestelmä saa tarvitsemansa tiedot ilman, että henkilöstöhallinto toimii välikätenä.
• Tue vaatimustenmukaisuutta ja raportointia: Integroiduista järjestelmistä on helpompi hakea tarkat tiedot henkilöstömäärästä, poissaoloista ja palkkauksesta auditointien tai viranomaisraporttien määräaikojen lähestyessä – ilman, että tietoja tarvitsee etsiä useilta eri alustoilta.
• Paranna työntekijäkokemusta: Työntekijät, jotka voivat tarkastella palkkalaskelmia, pyytää vapaata ja päivittää henkilötietojaan yhdestä paikasta, lähettävät harvemmin henkilöstöhallinnolle tukipyyntöjä rutiinitehtävistä. Näin tiimisi voi keskittyä arvokkaampaan työhön.

Yleisimmät HRIS-integraatiot

Oikeiden HRIS-integraatioiden valitseminen edellyttää muutakin kuin sen tarkistamista, ovatko kaksi alustaa yhteensopivia. Sinun on ymmärrettävä, mitkä työntekijätiedot siirtyvät järjestelmien välillä, kuinka usein ne synkronoidaan ja mitä tapahtuu, jos jokin menee pieleen. Näin tarkistaisin kunkin integraation:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Palkanmaksuohjelmisto

Palkanmaksu on HRIS-integraatio, jonka asettaisin etusijalle, koska virheelliset työntekijätiedot voivat nopeasti muuttua palkanmaksuongelmaksi. ADP:n ja Guston kaltaiset työkalut voivat vaihtaa tietoja yhteensopivien henkilöstöjärjestelmien kanssa, mutta sinun on varmistettava, mitä kenttiä ja työnkulkuja kukin liitin todella tukee.

Tässä ovat asiat, jotka tarkistaisin ennen palkanmaksun yhdistämistä:

• Työntekijä- ja palkkaustiedot: Varmista, että työntekijätunnukset, aloituspäivät, palkkamuutokset ja työsuhteen tila yhdistetään oikein järjestelmien välillä. Kaikki kentät eivät välttämättä synkronoidu automaattisesti.
• Työaika ja läsnäolo: Tarkista, siirtyvätkö hyväksytyt työtunnit, ylityöt ja poissaolotiedot palkanmaksuun sekä erotteleeko integraatio hyväksytyt tiedot odottavista pyynnöistä.
• Etujen vähennykset: Jos etujen tarjoaja hallinnoi ilmoittautumista erikseen, varmista, miten vähennysten muutokset välittyvät palkanmaksuun ja mikä järjestelmä hallitsee näitä määriä.
• Tietojen tarkkuus: Suorita testipalkanmaksu ja vertaa tuloksia HRIS-tietoihisi. Tarkista, miten integraatio ilmoittaa puuttuvista työntekijätunnuksista, hylätyistä päivityksistä tai epäonnistuneista siirroista ennen kuin ne vaikuttavat oikeaan palkanmaksuun.

Tavoitteena ei ole vain poistaa manuaalista tietojen syöttämistä. Tavoitteena on havaita poikkeamat ennen kuin ne johtavat virheellisiin palkkoihin.

Toiminnanohjausjärjestelmäohjelmisto (ERP)

Jos organisaatiosi käyttää SAP:n tai Oraclen kaltaista ERP-järjestelmää, sen yhdistäminen HRIS-järjestelmään voi pitää henkilöstötiedot linjassa taloussuunnittelun kanssa. Yhteys toimii kuitenkin luotettavasti vain, kun henkilöstö- ja taloushallinto sopivat siitä, mikä järjestelmä omistaa kunkin kentän ja miten muutoksia käsitellään.

Keskittyisin neljään osa-alueeseen:

• Työntekijätietojen yhdistäminen: Varmista, että osasto-, tehtävänimike-, työsuhteen tila- ja kustannuspaikkakentissä käytetään yhteensopivia arvoja molemmissa järjestelmissä.
• Tietojen omistajuus: Päätä, hallitseeko HRIS vai ERP kutakin kenttää. Taloushallinto voi hallita kustannuspaikkakoodeja, kun taas henkilöstöhallinto vastaa työntekijöiden sijoittamisesta.
• Synkronointitiheys: Tarkista, siirtyvätkö muutokset välittömästi, aikataulutetusti vai manuaalisen hyväksynnän kautta. Tämä on tärkeää, kun taloushallinto tarvitsee ajantasaiset tiedot henkilöstömäärästä ja palkkauksesta.
• Skaalautuvuus: Varmista, että integraatio pystyy tukemaan uusia osastoja, kustannuspaikkoja tai oikeushenkilöitä organisaation kasvaessa ilman erillisten manuaalisten työnkulkujen luomista.

Ennen käyttöönottoa testaa osaston vaihtaminen ja uuden työntekijän lisääminen varmistaaksesi, että heidän tietonsa päätyvät oikeisiin talousraportoinnin luokkiin.

Oppimisen hallintajärjestelmät

HRIS-järjestelmän yhdistäminen oppimisen hallintajärjestelmään (LMS) voi automatisoida koulutusten määrittämisen ja auttaa HR:ää seuraamaan työntekijöiden pätevyyksiä. Cornerstone OnDemandin ja Docebon kaltaiset alustat voivat tukea näitä työnkulkuja integraation käytettävissä olevista kentistä ja ominaisuuksista riippuen.

Ennen järjestelmien yhdistämistä tarkistaisin:

• Työntekijöiden ja roolien yhdistäminen: Varmista, että työntekijätunnukset, osastot, työtehtävät ja sijainnit siirtyvät oikein, jotta LMS voi määrittää asiaankuuluvan koulutuksen.
• Koulutusten päivitykset: Tarkista, käynnistävätkö ylennykset tai osastonvaihdokset uusia kurssimäärityksiä ja säilyvätkö olemassa olevat koulutustiedot.
• Suoritustiedot: Selvitä, voidaanko kurssien suoritukset, pätevyyksien päivämäärät ja myöhässä olevien koulutusten tilat synkronoida takaisin HRIS-järjestelmään vai ovatko ne saatavilla vain LMS:ssä.
• Vaatimustenmukaisuusriskit: Testaa, miten integraatio käsittelee vanhentuneet pätevyydet, puutteelliset koulutukset ja työsuhteensa päättäneet työntekijät. Puuttuvat tai viivästyneet päivitykset voivat johtaa siihen, että HR joutuu käyttämään vanhentuneita vaatimustenmukaisuustietoja.

Varmistaisin myös, mikä järjestelmä tuottaa viralliset koulutusraportit, ennen kuin olettaisin molempien alustojen sisältävän samat tiedot.

Yhteistyö- ja tuottavuusalustat

HRIS-järjestelmän yhdistäminen Slackiin tai Microsoft Teamsiin voi pitää työntekijähakemistot ajan tasalla ja käynnistää tavanomaisia HR-ilmoituksia. Nämä integraatiot eivät kuitenkaan aina hallitse käyttäjätilejä tai käyttöoikeuksia suoraan. Tätä varten saatetaan tarvita erillinen identiteetinhallintayhteys.

Tarkistaisin seuraavat asiat:

• Työntekijäprofiilit: Varmista, mitkä tiedot, kuten nimi, tehtävänimike, osasto ja esihenkilö, voidaan synkronoida työntekijähakemistoihin.
• Työnkulkujen ilmoitukset: Testaa, voivatko uudet työntekijät, osastonvaihdokset ja hyväksytyt lomapyynnöt käynnistää asianmukaiset viestit tai tehtävät.
• Tilien hallinta: Varmista, luoko yhteys käyttäjätilejä vai päivittääkö se vain olemassa olevia profiileja. Älä oleta, että tilien käytöstä poistaminen tapahtuu automaattisesti.
• Työntekijäkokemus: Varmista, että ilmoitukset tavoittavat oikeat henkilöt paljastamatta arkaluonteisia HR-tietoja tai kuormittamatta kanavia tarpeettomilla päivityksillä.

Perehdytyksen ja työsuhteen päättämisen osalta kartoittaisin HR:n, IT:n ja yhteistyöalustan välisen tiedonsiirron ennen automaatioon luottamista.

Identiteetin- ja käyttöoikeuksien hallintaohjelmistot

HRIS-järjestelmä seuraa työntekijöiden tilaa ja organisaatiomuutoksia, kun taas Okta- tai Microsoft Entra ID -tyyppiset identiteetin- ja käyttöoikeuksien hallintatyökalut (IAM) hallitsevat liiketoimintasovellusten käyttöoikeuksia. Niiden yhdistäminen auttaa IT:tä reagoimaan henkilöstömuutoksiin, mutta integraatiolla on oltava luotettavat käynnistimet ja tarkat työntekijätiedot.

Varmistaisin seuraavat ominaisuudet:

• Identiteettien yhdistäminen: Varmista, että työntekijätunnukset, osastot ja työsuhteiden tilat vastaavat toisiaan molemmissa järjestelmissä. Virheelliset yhdistämiset voivat luoda kaksoistilejä tai myöntää sopimattomia käyttöoikeuksia.
• Käyttäjätilien luonti ja todentaminen: Tarkista, tukeeko yhdistin käyttäjätilien luomista ja käyttöoikeuksien muutoksia. Kertakirjautuminen (SSO) hoitaa todentamisen, mutta se ei automaattisesti takaa käyttäjätilien luomista tai poistamista.
• Työsuhteen päättämisen käynnistimet: Määrittele tarkasti, mitkä HRIS-järjestelmän tilamuutokset käynnistävät käyttöoikeuksien poistamisen. Testaa työsuhteiden päättämiset, poissaolot ja osastonvaihdokset erikseen.
• Virheiden seuranta: Varmista, että epäonnistuneet tilipäivitykset tuottavat hälytyksiä ja että IT voi tarkastella käyttäjätilien luonnin lokeja selvittääkseen ratkaisematta jääneet käyttöoikeusmuutokset.

Pidän työsuhteen päättämistä tässä erityisen tärkeänä. Katkennut tai epäonnistunut työnkulku voi jättää entisille työntekijöille käyttöoikeudet voimaan aiottua pidemmäksi aikaa.

Henkilöstöanalytiikka- ja liiketoimintatiedon alustat

HRIS-järjestelmän yhdistäminen Tableaun tai Microsoft Power BI:n kaltaisiin analytiikka-alustoihin auttaa HR-johtajia analysoimaan henkilöstötrendejä yhdessä liiketoiminnan suorituskyvyn kanssa. Hyödylliset koontinäytöt riippuvat kuitenkin lähdetietojen tarkkuudesta, yhdenmukaisista määritelmistä ja luotettavista päivitysaikatauluista.

Ennen integraation määrittämistä tarkistaisin:

• Saatavilla olevat tietokentät: Varmista, että työntekijän tila, osasto, palkkaus, työsuhteen alkamispäivät ja päättymispäivät voidaan siirtää raportointia varten.
• Mittareiden määritelmät: Varmista, että henkilöstöhallinto ja taloushallinto laskevat henkilöstömäärän, vaihtuvuuden ja työntekijöiden palvelusajan yhdenmukaisesti. Kaksi koontinäyttöä voi näyttää eri tuloksia, vaikka ne käyttäisivät samoja lähdetietoja.
• Päivitystiheys: Tarkista, päivittyvätkö raportit reaaliajassa, tunneittain vai päivittäin. Älä lupaa ajantasaisia henkilöstölukuja, jos yhteys tukee vain ajastettuja tuonteja.
• Tietojen käyttöoikeus: Tarkista, ketkä käyttäjät voivat nähdä arkaluonteisia palkka- tai työntekijätietoja, erityisesti silloin, kun koontinäytöissä yhdistetään HRIS-tietoja taloustietoihin.

Jos haluat seurata rekrytoinnin mittareita, kuten täyttöön kuluvaa aikaa, varmista myös, ovatko kyseiset tiedot saatavilla HRIS-järjestelmässä vai tarvitaanko erillinen yhteys hakijoiden seurantajärjestelmään.

Yleiset integrointimenetelmät

HRIS-integroinneissa käytetään yleensä natiiviliittimiä, välitysohjelmistoja, ohjelmointirajapintoja (APIs) tai ajastettuja tiedostonsiirtoja. Paras vaihtoehto riippuu käytössä olevista ohjelmistoista, teknisistä resursseista ja siitä, kuinka usein työntekijätietoja on siirrettävä järjestelmien välillä.

Tarkista ennen menetelmän valitsemista, mitä tietokenttiä se tukee, miten todennus toimii ja mitä tapahtuu, jos synkronointi epäonnistuu.

Integrointimenetelmä	Sopii parhaiten	Huomioitavaa
Natiiviliittimet	Yhteensopivien HRIS- ja liiketoimintasovellusten yhdistämiseen vähäisellä kehitystyöllä	Valmiit yhteydet voivat rajoittaa käytettävissä olevia kenttiä, synkronointitiheyttä tai mukautusmahdollisuuksia.
Välitysohjelmisto (iPaaS)	Useiden sovellusten yhdistämiseen ja työnkulkujen automatisointiin Workaton tai Zapierin kaltaisilla työkaluilla	Ylimääräiset tilauskustannukset, työnkulkujen ylläpito ja mahdolliset synkronointivirheet.
Mukautetut API-integroinnit	Organisaatioille, jotka tarvitsevat tietynlaisia tietovirtoja, monimutkaisia sääntöjä tai laajempia mukautusmahdollisuuksia	Kehittäjäresurssit, jatkuva ylläpito ja turvallinen todennus tuettujen menetelmien, kuten OAuthin tai API-avainten, avulla.
Ajastetut tiedostonsiirrot	Vanhoille järjestelmille, joissa ei ole suoria API-yhteyksiä	Viivästyneet päivitykset, tiedostomuotojen yhteensopimattomuudet ja lisävaatimukset tietoturvalle.

Kun työntekijä esimerkiksi vaihtaa osastoa, HRIS-järjestelmäsi saattaa lähettää päivitetyn osastokoodin oppimisen hallintajärjestelmään. Jos kyseistä koodia ei ole vastaanottavassa järjestelmässä, päivitys saattaa epäonnistua.

Siksi varmistaisin, tarjoaako integrointi virheilmoituksia, uudelleenyritysmahdollisuuksia ja synkronointilokeja – en tarkistaisi vain sitä, pystyvätkö alustat muodostamaan yhteyden toisiinsa.

Näin valitset oikeat HRIS-integroinnit

Oikean HRIS-integroinnin pitäisi tukea todellisia työnkulkujasi eikä vain esiintyä toimittajan integrointihakemistossa. Pyytäisin toimittajia osoittamaan, miten työntekijätiedot siirtyvät järjestelmien välillä, mitä ominaisuuksia tuetaan ja miten virheitä käsitellään ennen päätöksen tekemistä.

Arvioi vaihtoehtojasi näiden kysymysten avulla:

Arviointitekijä	Mitä kysyä tai tarkistaa
Järjestelmien yhteensopivuus	Tukeeko integrointi nykyistä HRIS-järjestelmääsi ja tarvittavia tietokenttiä? Jos käytät BambooHR:ää tai Workdayta, varmista, että liitin toimii määrityksesi kanssa ja tukee tiimisi tarvitsemia työntekijätietoja.
Tietojen omistajuus ja suunta	Mikä järjestelmä hallitsee työntekijätietoja, ja siirtyvätkö tiedot yhteen vai molempiin suuntiin? Varmista, miten ristiriitaisia tietueita käsitellään ja voivatko päivitykset korvata oikeat tiedot.
Työnkulkujen tuki	Voiko integrointi käsitellä perehdytystä, osastosiirtoja, poissaolopyyntöjä ja työsuhteen päättämistä? Pyydä toimittajaa esittelemään tiimillesi tärkeimmät työnkulut.
Tietojen tarkkuus ja virheiden käsittely	Mitä tapahtuu, kun työntekijätunnus puuttuu, tietue on päällekkäinen tai synkronointi epäonnistuu? Etsi virheilmoituksia, uudelleenyritysmahdollisuuksia ja helposti käytettäviä lokeja.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus	Miten todennusta hallitaan, mitä työntekijätietoja yhteys voi käyttää ja kuka hallitsee käyttöoikeuksia? Varmista, että integrointi täyttää organisaatioosi sovellettavat tietosuojavaatimukset.
Kustannukset ja skaalautuvuus	Vaatiiko liitin erillisen tilauksen, välitysohjelmiston tai kehittäjätukea? Ota huomioon ylläpitokustannukset ja se, pystyykö ratkaisu käsittelemään suurempaa työntekijä- tai toimipaikkamäärää yrityksesi kasvaessa.
Toimittajan tuki	Kuka tutkii integrointivirheet ja mitä tukea sisältyy palveluun? Varmista, kuuluuko vastuu HRIS-toimittajalle, yhdistetylle sovellukselle vai kolmannen osapuolen integrointipalvelulle.

Asettaisin etusijalle integroinnit, jotka pystyvät osoittamaan luotettavat tiedonsiirrot realistisissa työntekijätilanteissa. Todellisiin työnkulkuihisi perustuva onnistunut testi kertoo enemmän kuin pitkä luettelo mainostetuista ominaisuuksista.

More Articles

• Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmän käyttöönotto: 10-vaiheinen läpikäyntimme
• HRMS:n käyttöönotto: 10 vaihetta, jotka opin kantapään kautta
• 6 HRMS-integraatiota, joita käytän henkilöstöhallinnon työn helpottamiseen

HRIS-integrointien käyttöönoton parhaat käytännöt

Kun olet valinnut integraatiosi, seuraava vaihe on varmistaa, että ne toimivat luotettavasti. Keskittyisin todellisten työnkulkujen testaamiseen, työntekijätietojen validointiin ja suorituskyvyn seurantaan sen sijaan, että olettaisimme onnistuneen yhteyden tarkoittavan kaiken olevan valmista.

1. Testaa työnkulut ennen käyttöönottoa: Suorita pilottitestaus käyttämällä yleisiä tilanteita, kuten perehdytystä, osastosiirtoja ja työsuhteen päättämistä. Varmista, että jokainen toiminto käynnistää oikeat päivitykset yhdistetyissä järjestelmissä, ennen kuin otat ratkaisun käyttöön koko yrityksessä.
2. Validoi työntekijätiedot: Vertaa työntekijätunnuksia, tehtävänimikkeitä, palkkaustietoja ja työsuhteen tilaa eri järjestelmien välillä. Tarkista, että kenttien yhdistämiset ovat oikein ja ettei synkronointi korvaa oikeita tietoja vanhentuneilla tiedoilla.
3. Varaudu integraatioiden häiriöihin: Testaa, mitä tapahtuu, jos yhteys katkeaa, päivitys hylätään tai ohjelmointirajapinta ei ole käytettävissä. Laadi menettelyt virheiden tunnistamiseen, siirtojen uudelleenyrityksiin ja tietueiden palauttamiseen vaarantamatta tietoturvaa.
4. Seuraa tuloksia käyttöönoton jälkeen: Tarkista synkronointilokit, tutki toistuvat virheet ja kerää palautetta HR- ja IT-tiimeiltä. Seuraa säästettyä aikaa, manuaalisia korjauksia ja todellisia kustannussäästöjä selvittääksesi, tuottaako integraatio mitattavia parannuksia.

Valmis ottamaan HRIS-integraatiot käyttöön?

Oikeiden integraatioiden valitseminen on vasta alkua. Tarvitset myös selkeän suunnitelman järjestelmien yhdistämiseen, työntekijätietojen siirtämiseen, työnkulkujen testaamiseen ja HR-tiimin valmistelemiseen muutokseen. HRIS-käyttöönotto-oppaamme ohjaa sinut prosessin läpi ja auttaa muuttamaan integraatiostrategiasi luotettavaksi ja toimivaksi HR-järjestelmäksi.