Hoitaako HR palkanmaksun vai taloushallinto? Kenen pitäisi käsitellä palkat?
Palkat ovat yleensä organisaation suurin kustannuserä, ja niitä on hallittava huolellisesti. Kuka siis vastaa niistä?
Toisaalta henkilöstöhallinnon ammattilaiset väittäisivät, että palkanmaksu on osa työntekijäkokemusta ja liittyy tiiviisti rekrytointiin, etuihin ja vaatimustenmukaisuuteen.
Toisaalta taas taloushallinto voi perustellusti todeta, että palkanmaksu on keskeinen taloushallinnon toiminto, joka liittyy olennaisesti budjetointiin, ennustamiseen ja verovelvoitteisiin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä artikkelissa tarkastelemme molempia näkökulmia, punnitsemme niiden hyviä ja huonoja puolia sekä autamme määrittämään, mihin palkanmaksuun liittyvät vastuut sopivat parhaiten yrityksessäsi.
Onko palkanmaksu henkilöstöhallinnon vai taloushallinnon tehtävä?
Palkanmaksuun liittyvät vastuut koskettavat henkilöstöhallintoa, taloushallintoa ja mahdollisesti myös etuuksista vastaavaa tahoa, IT-osastoa tai ulkopuolista palveluntarjoajaa.
Hoitaako henkilöstöhallinto siis palkanmaksun? Vai pitäisikö sen olla taloushallinnon valvonnassa?
Lyhyt vastaus: se riippuu.
Se riippuu ensisijaisesti organisaation koosta ja sen rakenteesta.
Pienemmissä organisaatioissa kumpi tahansa osasto voi valvoa kaikkia palkanmaksuun liittyviä asioita
Suuremmissa organisaatioissa, joissa on erillinen talous- tai palkanmaksutiimi, vastuut todennäköisesti jaetaan siten, että henkilöstöhallinto hallinnoi tietoja (esimerkiksi uudet työntekijät, palkankorotukset ja etuudet), kun taas talous- tai palkanmaksutiimi hoitaa toimeenpanon (esimerkiksi maksujen käsittelyn ja veroraportoinnin).
Näin kumpikin osasto voi keskittyä vahvuuksiinsa, ja tehtävien eriyttäminen vahvistaa myös sisäistä valvontaa.
Henkilöstöhallinnon rooli palkanmaksussa
Palkanmaksu on osittain työntekijöihin suoraan liittyvä toiminto, joten henkilöstöhallinto osallistuu siihen väistämättä. Monet palkanmaksuun liittyvät vastuut, kuten palkkaukseen tehtävät muutokset, edellyttävät henkilöstöhallinnon osallistumista.
Tässä on esimerkkejä henkilöstöhallinnon palkanmaksuun liittyvistä vastuista:
- Työntekijän elinkaaren yhteensovittaminen: Henkilöstöhallinto valvoo rekrytointia, perehdytystä, etuuksia, työajan seurantaa ja työsuhteen päättämistä – kaikki nämä vaikuttavat palkanmaksuun.
- Tietojen arkaluonteisuus: Henkilöstöhallinto käsittelee jo valmiiksi arkaluonteisia työntekijätietoja, mukaan lukien palkkatiedot, jotka liittyvät luontevasti palkanmaksuun.
- Etuudet ja vaatimustenmukaisuus: Sairausvakuutusten ja eläkejärjestelyjen vähennysten hallinnointi sekä työlainsäädännön noudattaminen kuuluvat usein henkilöstöhallinnon vastuulle.
Organisaatioissa, joissa henkilöstöhallinnolla on keskeinen rooli palkanmaksussa, palkanmaksuun tarkoitettu henkilöstöhallinnon ohjelmisto voi auttaa hallitsemaan molempia toimintoja yhdessä järjestelmässä.
Kirjanpidon rooli palkanmaksussa
Kirjanpito on keskeinen osa palkanmaksuprosessia. Täsmäytykset, kirjausten tekeminen pääkirjaan ja palkkaverolainsäädännön noudattaminen ovat ratkaisevan tärkeitä mille tahansa yritykselle. Usein henkilöstöhallintoa ei ole koulutettu hoitamaan näitä tehtäviä.
Tässä on esimerkkejä kirjanpidon palkanmaksuun liittyvistä vastuista:
- Budjetointi ja talousraportointi: Koska palkat ovat niin suuri kustannuserä, taloushallinnon on ihanteellista hallinnoida ja raportoida niitä.
- Verotuksen vaatimustenmukaisuus ja tarkastukset: Taloustiimit osallistuvat syvällisemmin ennakonpidätysten ja muiden verotilitysten hallintaan sekä taloudellisiin tarkastuksiin.
- Kassavirran valvonta: Taloushallinto varmistaa, että palkanmaksu sopii yrityksen laajempaan kassavirtastrategiaan.
Toinen vaihtoehto: palkanmaksun ulkoistamisen perustelut
Monille organisaatioille – erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille – palkanmaksun ulkoistaminen on houkutteleva kolmas vaihtoehto, etenkin jos toimintaa harjoitetaan ulkomailla.
Miksi yritykset päättävät ulkoistaa
- Asiantuntemus ja vaatimustenmukaisuus: Palkanlaskentapalvelujen tarjoajat pysyvät ajan tasalla jatkuvasti muuttuvista verolaeista, työlainsäädännöstä ja ilmoitusten määräajoista. Tämä vähentää kalliiden virheiden tai vaatimustenvastaisuudesta aiheutuvien seuraamusten riskiä.
- Ajansäästö: Kun hallinnolliset tehtävät, kuten palkkojen laskeminen, verojen vähentäminen ja maksujen suorittaminen, annetaan ulkopuoliselle taholle, sisäiset tiimit voivat keskittyä strategisiin painopisteisiin, kuten henkilöstösuunnitteluun tai taloudelliseen analyysiin.
- Teknologia ja automaatio: Monet palkanlaskentapalvelujen tarjoajat tarjoavat tehokkaita palkanlaskenta-alustoja, jotka integroituvat HR- ja taloushallintojärjestelmiin, tehostavat raportointia ja antavat työntekijöille pääsyn palkkalaskelmiin, verolomakkeisiin ja suoraveloitusasetuksiin.
- Skaalautuvuus: Yritysten kasvaessa niiden palkanlaskennan tarpeet muuttuvat monimutkaisemmiksi, erityisesti laajennuttaessa uusille lainkäyttöalueille. Globaalit palkanlaskentapalvelujen tarjoajat tai EOR-palvelut pystyvät hoitamaan usean osavaltion tai jopa kansainvälisen palkanlaskennan vaivattomasti.
- Kustannustehokkuus: Vaikka ulkoistamiseen liittyy kustannuksia, monet yritykset havaitsevat niiden olevan pienempiä kuin säästöt, jotka syntyvät palkanlaskentavirheiden vähentymisestä, sisäisesti käytettyjen työtuntien vähenemisestä ja oikeudellisten riskien minimoinnista.
Milloin ulkoistaminen ei ehkä ole ihanteellinen ratkaisu
- Yritykset, joilla on erittäin yksilölliset palkkausmallit tai tiukat tietojenhallintavaatimukset, saattavat haluta pitää palkanlaskennan omana toimintona.
- Jotkin organisaatiot kokevat palkanlaskennan sisäisen hoitamisen tehokkaammaksi, jos niillä on toimivat järjestelmät ja palkanlaskentaan omistautunut henkilöstö.
Huomautus: Ulkoistaminen ei poista sisäisen valvonnan tarvetta. HR:llä ja taloushallinnolla on edelleen keskeinen rooli tietojen hallinnassa ja prosessien hyväksymisessä, mutta ulkoistaminen voi siirtää toteutuksen vastuun kokeneille ammattilaisille. Viime kädessä kyse on strategisesta päätöksestä, jonka tulisi perustua yrityksen kokoon, monimutkaisuuteen ja kapasiteettiin.
Palkanlaskenta, yhteistyöhön perustuva malli
Tässä on esimerkkejä siitä, miten eri osastot voivat tehdä yhteistyötä erilaisissa organisaatioissa.
1. Kasvuyritykset (pienet ja ketterät tiimit – sisäinen tai kevyesti ulkoistettu malli)
Kasvuyritykset turvautuvat usein ulkoistettuihin palkanlaskentaratkaisuihin tarkkuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi, kun taas HR ja taloushallinto toimittavat tarvittavat tiedot ja valvovat toimintaa.
| Vastuualue | HR | Taloushallinto | Ulkoinen palveluntarjoaja |
| Palkan tai palkkatasojen muutos | X | ||
| Työsuhteen päättymisen, aloituspäivien ja työtuntien seuranta | X | ||
| Etuusohjelman suunnittelu ja muuttaminen | X | ||
| Työntekijöiden palkanlaskentaa koskeviin kysymyksiin vastaaminen | X | ||
| Tietojen luottamuksellisuuden varmistaminen | X | ||
| Palkanlaskennan käsittely ajallaan | X | X | |
| Verolainsäädännön noudattaminen | X | X | |
| Palkanlaskentatietojen tarkastaminen | X | ||
| Raportointi | X |
2. Keskisuuret yritykset (kasvavat tiimit – hybridimalli)
Keskisuuret yritykset jakavat vastuut usein seuraavasti: HR hallinnoi työntekijätietoja, taloushallinto raportointia ja verovalvontaa, ja ulkoiset palveluntarjoajat huolehtivat toteutuksesta.
| Vastuualue | HR | Taloushallinto | Ulkoinen palveluntarjoaja |
| Palkan tai palkkatasojen muutos | X | ||
| Työsuhteen päättymisen, aloituspäivien ja työtuntien seuranta | X | X | |
| Etuusohjelman suunnittelu ja muuttaminen | X | ||
| Työntekijöiden palkanlaskentaa koskeviin kysymyksiin vastaaminen | X | X | |
| Tietojen luottamuksellisuuden varmistaminen | X | X | X |
| Palkanlaskennan käsittely ajallaan | X | X | |
| Verolainsäädännön noudattaminen | X | X | |
| Palkanlaskentatietojen tarkastaminen | X | X | |
| Raportointi | X | X |
3. Suuryritykset (suuren mittakaavan toiminta – sisäiset palkanlaskentatiimit tai kattava ulkoistaminen)
Suuryritykset joko ylläpitävät tehokkaita sisäisiä palkanlaskentatiimejä HR:n ja taloushallinnon yhteydessä tai ulkoistavat palkanlaskennan kokonaan globaaleille palveluntarjoajille, joilla on monitasoinen valvonta ja kontrollit.
| Vastuu | HR | Taloushallinto | Ulkoinen toimittaja |
| Palkan tai palkkioiden muutos | X | ||
| Työsuhteen päättymisen, aloituspäivien ja työtuntien seuranta | X | X | |
| Etuusohjelman suunnittelu ja muuttaminen | X | X | |
| Työntekijöiden palkkahallintoa koskeviin kysymyksiin vastaaminen | X | X | |
| Tietojen luottamuksellisuuden varmistaminen | X | X | X |
| Palkanlaskennan käsittely ajallaan | X | X | |
| Verolainsäädännön noudattaminen | X | X | |
| Palkkatietojen tarkastaminen | X | X | |
| Raportointi | X | X | X |
Johtopäätös: Kenen pitäisi vastata palkanlaskennasta?
Jos mahdollista, on etusi mukaista ottaa sekä HR että kirjanpito tai taloushallinto mukaan palkanlaskennan hallintaan.
Hybridi lähestymistapa on usein paras, koska siinä hyödynnetään HR:n syvällistä työntekijätietojen tuntemusta ja vaatimustenmukaisuutta sekä taloushallinnon asiantuntemusta budjetoinnissa, raportoinnissa ja taloudellisessa vastuullisuudessa. Näin varmistetaan, että palkanlaskenta on sekä täsmällistä että strategisesti linjassa.
Kuten Kevin Marshall, CPA ja henkilökohtaisen talouden asiantuntija, lainanlyhennyslaskuri -palvelusta korostaa:
”Tiettyinä ajankohtina, kuten tilikauden lopun palkanlaskennan yhteydessä, osastojen välinen yhteistyö on ratkaisevan tärkeää. HR:n, taloushallinnon ja palkanlaskennan on oltava samalla sivulla, erityisesti kun kyse on esimerkiksi lykätystä palkitsemisesta, eläkejärjestelyjen maksuosuuksista tai terveysetuuksista.”
Ajan mittaan tällä kysymyksellä ei kuitenkaan ole enää yhtä paljon merkitystä. Yksi palkanlaskennan automatisoinnin eduista on se, että rutiinitehtävät, kuten verojen laskeminen, vaativat vähemmän manuaalista työtä ja vähemmän henkilöstöä.
Tarvitset edelleen apua HR:ltä ja taloushallinnolta, mutta strategisempiin tehtäviin.
HR voi auttaa määrittämään sopivat etuudet, kun taas taloushallinto voi huolehtia tarkastuksista. Pian nämä tehtävät eivät vaadi yhtä montaa tiimin jäsentä, mikä tekee tästä väittelystä vähemmän merkityksellisen henkilöstöhallinnon näkökulmasta.
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Lisää näkemyksiä saat tilaamalla People Managing People -uutiskirjeen. Saat säännöllisesti sisältöä, joka auttaa sinua edistymään urallasi ja vaikuttamaan organisaatiossasi enemmän.
