Palkkaverot: täydellinen opas vuodelle 2026

Aina kun maksat tiimillesi palkkaa, et siis ainoastaan maksa palkkoja, vaan toimit myös valtion veronkantajana laskemalla tarkat summat, pidättämällä ne, maksamalla tietyt osuudet itse ja toimittamalla kaiken oikeille viranomaisille.

Vaikka palkkalistoillasi olisi vain yksi työntekijä, verojen virheellinen käsittely – liian vähän tai liikaa maksaminen, myöhästyneet maksut tai väärien lomakkeiden täyttäminen – voi johtaa seuraamuksiin, suuriin palkkahallinnon yleiskustannuksiin ja hallinnollisiin ongelmiin.

Mitä palkkaverot kattavat?

Nyt kun ymmärrät, mitä palkkaverot ovat, on aika tarkastella, kuinka paljon niitä maksetaan. Palkkaveroilla rahoitetaan tiettyjä sosiaalivakuutusohjelmia, ja ne jakautuvat muutamaan alla selitettyyn ryhmään.

Ennen kuin aloitamme, yksi huomautus: liittovaltion tuloveron pidättäminen ei teknisesti ole palkkavero, mutta se hoidetaan saman palkanmaksun yhteydessä ja ilmoitetaan samoilla lomakkeilla, joten olemme sisällyttäneet sen tähän. Seuraavassa osiossa erittelemme, miten nämä kaksi eroavat toisistaan.

Liittovaltion tuloveron pidättäminen

Tuloveron pidättäminen on ennakkomaksu työntekijän vuotuisesta tuloverosta, ei maksu tietyn ohjelman rahoittamiseksi. Siinä työntekijän palkasta vähennetään osa ja toimitetaan IRS:lle vuoden aikana. Tämä auttaa työntekijöitä välttämään suuret verolaskut tai liian vähäisestä ennakonpidätyksestä johtuvat seuraamukset vuotuista veroilmoitusta jätettäessä.

Pidätettävä määrä riippuu useista tekijöistä, joista useimmat olennaiset tiedot ilmoitetaan Form W-4 -lomakkeella.

Työntekijät täyttävät lomakkeen työsuhteen alkaessa, ja siinä ilmoitetaan esimerkiksi verotuksellinen ilmoitusstatus, huollettavien määrä, lisätulot, vähennykset ja ylimääräiset pidätykset.

FICA-verot: sosiaaliturva ja Medicare

FICA (liittovaltion vakuutusmaksulaki) -verot koostuvat sosiaaliturva- ja Medicare-veroista, ja juuri nämä useimmat ihmiset yleensä yhdistävät palkkaveroihin.

Sekä työnantaja että työntekijä maksavat näitä veroja yhtä paljon. 

Sosiaaliturvavero on 6,2 prosenttia, jonka maksavat sekä työntekijä että työnantaja, joten kokonaismäärä on 12,4 prosenttia. Vuonna 2026 sosiaaliturvaveron palkkaperusteena oleva enimmäismäärä (veronalaisten palkkojen enimmäismäärä) on $184,500, kun se vuonna 2025 oli $176,100.

Medicare-vero on työnantajalle 1,45 prosenttia ja työntekijälle 1,45 prosenttia, joten Medicare-veron kokonaismäärä on 2,9 prosenttia.

Yli $200,000 ansaitsevilla henkilöillä työnantajan on pidätettävä lisäksi 0,9 prosenttia palkoista, jotka ylittävät $200K, kalenterivuoden loppuun asti. 

Työnantajien ei tarvitse maksaa tästä osuudesta vastaavaa määrää; sinun on ainoastaan pidätettävä se työntekijän palkasta.

Tehtäväsi on pidättää työntekijän veronosuus, maksaa sitä vastaava osuus sosiaaliturva- ja Medicare-veroista (yhteensä 7,65 prosenttia) sekä maksaa molemmat osuudet valtiolle.

Liittovaltion työttömyysvero (FUTA)

Työnantajat vastaavat liittovaltion työttömyysverolain (FUTA) mukaisen veron maksamisesta. Sillä rahoitetaan työpaikkansa menettäneiden työntekijöiden työttömyysetuuksia. 

Tämä on kokonaan sinun vastuullasi; työntekijät eivät osallistu sen maksamiseen.

FUTA-verokanta on 6 prosenttia kunkin työntekijän kalenterivuoden aikana saamien palkkojen ensimmäisestä $7,000:sta. 

Työnantajana voit kuitenkin saada enintään 5,4 prosentin hyvityksen osavaltion työttömyysverojen maksamisesta ajallaan ja täysimääräisesti, jolloin FUTA-veron nettokannaksi jää 0,6 prosenttia. 

Jos siis olet oikeutettu hyvitykseen, maksat FUTA-veroa vain $42 työntekijää kohden vuodessa.

Osavaltion työttömyysvero (SUTA)

Työnantajat vastaavat myös osavaltion työttömyysverojen maksamisesta. Niillä rahoitetaan työttömyysetuuksia osavaltiotasolla.

Osavaltion työttömyysverokannat ja palkkaperusteiden enimmäismäärät vaihtelevat osavaltioittain ja muuttuvat vuosittain. Alla oleva taulukko näyttää vuoden 2026 palkkaperusteiden enimmäismäärät ja viimeksi julkaistut verokantojen vaihteluvälit. Varmista tarkka verokantasi osavaltion viranomaiselta.

Osavaltio	Vuoden 2026 SUTA-palkkaperuste	Työnantajan maksualue	Huomautukset
Alabama	$8,000	0.14–5.34%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: A-taulukko (2.7 %); 0.06 %:n ESA-koulutusvero; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn SUTA-maksun sijaan
Alaska	$54,200	1.0–5.4%	Työntekijän maksuosuus: 0.50 %; uuden työnantajan maksu vaihtelee taulukon mukaan (kiinteää uuden työnantajan maksua ei ole); ei lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Arizona	$8,000	0.04–9.72%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 2.0 %; ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Arkansas	$7,000	0.20–10.10%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 1.9 %; 0.10 %:n hallinnollinen maksu; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Kalifornia	$7,000	1.5–6.2%	Työntekijän maksuosuus: ei ole (työntekijät maksavat sen sijaan SDI-maksua); uuden työnantajan maksu: 3.4 % (vuoden 2026 taulukko on F+, eli F-taulukko, johon lisätään 15 %:n lisämaksu); 0.10 %:n työllistämiskoulutusvero (ETT); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Colorado	$30,600	0.64–8.86%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 3.05 % (rakennusalalla 3.08–7.65 %); erillistä koulutusveroa ei ole; tuki- ja vakavaraisuuslisät vaihtelevat toimialan mukaan; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Connecticut	$27,000	1.1–8.9%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 2.2 %; ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Delaware	$14,500	0.30–5.40%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 1.0 %; 0.20 %:n erityinen koulutusmaksu; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
District of Columbia	$9,000	1.9–7.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 2.7 %; 0.20 %:n hallinnollinen maksu; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Florida	$7,000	0.1–5.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 2.7 %; ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Georgia	$9,500	0.04–8.1%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 2.64 % (kiinteä vuoteen 2026 asti); 0.06 %:n hallinnollinen maksu; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Havaiji	$64,500	0.0–5.6%	Työntekijän maksuosuus: ei ole (työntekijät maksavat sen sijaan TDI-maksua); uusi työnantaja: C-taulukko (vaihtelee yritystyypin mukaan); 0.01 %:n työllistämiskoulutusmaksu; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Idaho	$58,300	0.225–5.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 1.00 %; pienen työvoiman ja hallinnon lisäverot (0.00–0.00675 % sekä 0.00–0.03825 %); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Illinois	$14,250	0.2–7.3%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uuden työnantajan maksu: 3.65 % (sisältää FRR:n); 0.55 %:n rahaston kartuttamisvero (FRR); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Indiana	$9,500	0.5–7.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 2.5 % (julkisilla työnantajilla 1.6 %); ei vakavaraisuuslisää; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Iowa	$20,400	0–7.0%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 1.0 % (rakennusalalla 7.0 %); ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Kansas	$15,100	0.00–6.65%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 1.75 % (rakennusalalla 5.55 %); ei rahaston kartuttamisen lisämaksua (0 %); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Kentucky	$12,000	0.3–9.0%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: A-taulukko (2.7 %; rakennusalalla 9–10 %); 0.075 %:n SCUF-maksu (osavaltion koulutusrahasto); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Louisiana	$7,000	0.09–6.2%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: vaihtelee toimialan mukaan (NAICS-perusteinen); palveluksessa olevien työntekijöiden koulutusvero sekä sosiaalisen eheyden rahastomaksu (vaihtelevat); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Maine	$12,000	0.0–5.75%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: vaihtelee taulukon mukaan (tarkista Mainen työvoimaviranomaiselta); 0.14 %:n CSSF- ja 0.16 %:n UPAF-työvoimarahastoverot; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Maryland	$8,500	0.3–7.5%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: A-taulukko (2.6 %; rakennusalalla 3.3 %); ei ylimääräisiä maksuja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Massachusetts	$15,000	0.83–12.65%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: D-taulukko (2.13 %; rakennusalalla 5.45 %); 0.056 %:n työvoiman koulutusvero (WTF); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Michigan	$9,000 (vahvista; joidenkin lähteiden mukaan $9,500)	0.06–10.30%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 2.7 % (rakennusalalla 4.9 %); ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Minnesota	$44,000	0.40–8.90%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: vaihtelee toimialan mukaan (1.0–8.9 %); 0.10 %:n työvoiman kehittämismaksu; 5 %:n vakavaraisuuslisä (rahaston alijäämä); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Mississippi	$14,000	0.2–5.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 1.0–1.2 % (porrastettu palkkasumman mukaan); 0.2 %:n yhdistetyt työvoiman lisämaksut (MS Works, koulutus); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Missouri	$9,000	0.0–6.0%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 2.376 % (voittoa tavoittelemattomilla organisaatioilla 1.00 %); 0.02 %:n automaatiolisä; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn (maksavat 1 % eivätkä 2.376 %)
Montana	$47,300	0.0–6.12%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: taulukko 1 (1.0–2.0 % palkkasumman koon mukaan); 0.13–0.18 %:n hallintorahastovero; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Nebraska	$9,000 / $24,000	0–5.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 1.25 % (rakennusalalla 5.4 %); 20 %:n SUIT-kohdistuslisä SUI-maksuun; korkeimman maksuluokan työnantajilla suurempi peruste ($24,000); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Nevada	$43,700	0.25–5.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 2.95 %; 0.05 %:n urakehitysohjelman lisämaksu; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
New Hampshire	$14,000	0.1–7.0%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: taulukko I (2.7 %); 0.4 %:n hallinnollinen lisämaksu; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
New Jersey	$44,800	0.6–6.4%	Työntekijän maksuosuus: kyllä, pieni osuus palkasta (alle 1 %); uusi työnantaja: D-taulukko (3.1 %); 0.10 %:n työvoiman kehittämismaksu sekä 0.0175 %:n täydentävät lisämaksut; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
New Mexico	$34,800	0.33–6.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 1.0 % (tai toimialan keskiarvo, jos se on suurempi); ei ylimääräisiä maksuja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
New York	$17,600	2.025–9.825%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 4.025 %; 0.075 %:n uudelleentyöllistämispalvelujen lisämaksu; 0.12 %:n korkomaksulisä; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Pohjois-Carolina	$34,200	0.06–5.76%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 1.0 %; ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Pohjois-Dakota	$46,600	0.14–9.69%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 1.03 % (julkisilla työnantajilla 6.09 %; rakennusalalla 9.69 %); ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Ohio	$9,000	0.4–10.1%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 2.7 % (rakennusalalla 5.6 %); ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Oklahoma	$25,000	0.3–9.2%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: ehdollinen kerroin D (1.5 %); 5 %:n teknologian uudelleensijoituslisä; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Oregon	$56,700	0.9–5.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: taulukko III (2.4 %); neljännesvuosittainen tasauslisä (noin 0.109–0.139 %); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Pennsylvania	$10,000	1.419–10.373%	Työntekijän maksuosuus: 0.07 %; uusi työnantaja: 3.822 % (rakennusalalla 10.592 %); 0 %:n joukkovelkakirjalainan korkolisä; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Rhode Island	$30,800	0.89–9.49%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: G-taulukko (0.89 %); 0.21 %:n työpaikkojen kehittämisrahaston vero; enimmäismaksua maksavilla työnantajilla suurempi peruste; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Etelä-Carolina	$14,000	0–5.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 0.29 %; 0.06 %:n varautumislisä (0.00 %:n vakavaraisuuslisä); voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Etelä-Dakota	$15,000	0–8.8%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: C-taulukko (yleinen 1.2 %; rakennusalalla 1.0 %); 0.02 %:n hallinnollinen maksu sekä 0–0.55 %:n sijoituslisät; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Tennessee	$7,000	0.01–10.0%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: vaihtelee NAICS-koodin mukaan; ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Texas	$9,000	0.25–6.25%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 2.7 % (tai toimialan keskiarvo, jos se on suurempi); 0.10 %:n koulutusinvestointivero; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Utah	$50,700	0.2–7.2%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 7.2 % (rakennusalalla); muut maksut vaihtelevat toimialan mukaan; ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Vermont	$15,400	0.4–5.4%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: taulukko 1 (1.0 %); ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Virginia	$8,000	0.1–6.2%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 2.5 % (ulkomaisilla tai maksuvelvoitteensa laiminlyöneillä työnantajilla 6.2 %); 0.05 %:n hallinnollinen maksu; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Washington	$78,200	0.27–6.02%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: 90 % toimialan keskiarvosta (vähintään 1.0 %); 0.03 %:n EAF- sekä 0.03 %:n vakavaraisuuslisät; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Länsi-Virginia	$9,500	1.5–8.5%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: C-sarakkeen maksut (2.7 %; rakennusalalla 8.5 %); ei ylimääräisiä maksuja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Wisconsin	$14,000	0.0–12% (pienet); 0.05–12% (suuret)	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: D-taulukko (3.05 % pienillä; 3.25 % suurilla; rakennusalalla 2.90 %/3.10 %); ei ylimääräisiä lisäveroja; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn
Wyoming	$33,800	0–8.5%	Työntekijän maksuosuus: ei ole; uusi työnantaja: vaihtelee työnantajaluokan mukaan; 0.0423 %:n työllistämisen tukirahaston sekä 0.0143 %:n työvoiman kehittämisen koulutuslisät; voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat valita hyvitysmaksumenettelyn

Lähteet: EY Vuoden 2026 osavaltioiden työttömyysvakuutuksen veronalaiset palkkaperustat

Joissakin osavaltioissa on myös vammaisuusohjelmiin ja palkallisen perhevapaan ohjelmiin liittyviä lisäveroja.

Kuusi osavaltiota ylläpitää osavaltion vammaisvakuutusohjelmia (SDI), kun taas 16 muussa osavaltiossa on tai tulee olemaan palkallisen perhe- ja sairausloman vakuutusohjelmia (PFML). Tässä yhteenveto:

Osavaltio	Ohjelma(t)	Palkkaperusta (2026)	Työntekijän maksuosuus	Työnantajan maksuosuus	Keskeiset poikkeukset	Huomautukset
Kalifornia	SDI (sisältää palkallisen perhevapaan)	Ei ole (kaikki palkat)	1.3%	0%	–	Rahoitetaan kokonaan työntekijöiden maksuilla.
Colorado	PFML	$184,500	0.44%	0.44% (0%, jos työntekijöitä on <10)	<10 työntekijää (ei työnantajan maksuosuutta)	Vahvista vuoden 2026 maksuosuus CDLE:ltä.
Connecticut	PFML	$184,500	0.5%	0%	–	–
Delaware	PFML	$184,500	0.4%	0.4%	<10 työntekijää: vapautettu; 10–24 työntekijää: kattaa vain vanhempainvapaan	Kokonaismaksuosuus on 0.8% (0.32% vanhempainvapaaseen, 0.4% sairauslomaan, 0.08% perheenjäsenen hoivaan), jaetaan tasan.
District of Columbia	PFML	Ei ole (kaikki palkat)	0%	0.75%	–	Rahoitetaan ainoastaan työnantajan maksuilla.
Havaiji	TDI	Viikoittainen palkkakatto (vahvista vuoden 2026 luku)	Enintään 0.5% palkoista, viikoittain rajoitettuna	Suunnitelman kustannusten loppuosa	–	Vuoden 2026 lukuja ei ollut saatavilla, kun tarkistin asian.
Maine	PFML	$184,500	0.5%	0.5% (0%, jos työntekijöitä on <15)	<15 työntekijää (ei työnantajan maksuosuutta)	Kokonaismaksuosuus on 1%. Etuudet alkoivat 1. toukokuuta 2026.
Maryland	PFML	sosiaaliturvan palkkaperusta	0.45%	0.45% (0%, jos työntekijöitä on <15)	<15 työntekijää (ei työnantajan maksuosuutta)	Maksut alkavat 1. tammikuuta 2027. Etuudet alkavat tammikuussa 2028. Kokonaismaksuosuus on 0.9%.
Massachusetts	PFML	$184,500	Noin 0.46% (0.18% perhe + 0.28% sairaus)	Noin 0.42% (työnantajilla, joilla on vähintään 25 työntekijää)	<25 työntekijää (ei työnantajan maksuosuutta)	Maksuosuudet eivät muuttuneet vuonna 2026. Vahvista sairausvakuutuksen jako Mass.gov-sivustolta.
Minnesota	PFML	Noin $185,000 (sosiaaliturvan palkkaperusta, pyöristetty)	0.44%	0.44%	–	Ohjelma käynnistyi 1. tammikuuta 2026. Kokonaismaksuosuus on 0.88%. Joihinkin pieniin työnantajiin voidaan soveltaa alennettuja maksuosuuksia.
New Hampshire	PFML (vapaaehtoinen)	–	–	–	Vapaaehtoinen osallistuminen	Työnantajat voivat saada vapaaehtoisesta osallistumisesta 50%:n verohyvityksen.
New Jersey	TDI; FLI	TDI: $44,800 (työnantaja); FLI ja työntekijän TDI: $171,100	TDI 0.19%; FLI 0.23%	TDI: 0.5% uusille työnantajille (0.1%–0.7% muille); FLI: 0%	–	Vahvista maksuosuudet NJ:n tilapäisen työkyvyttömyyden osastolta.
New York	DBL (SDI); PFL	PFL: osavaltion vuotuinen keskimääräinen viikkopalkka (noin $95,349)	PFL: 0.432% (enintään $411.91/vuosi); DBL: pieni kiinteä viikoittainen määrä	DBL: suunnitelman kustannusten loppuosa; PFL: 0%	–	PFL rahoitetaan työntekijöiden maksuilla.
Oregon	PFML	$184,500	0.6%	0.4% (0%, jos työntekijöitä on <25)	<25 työntekijää (ei työnantajan maksuosuutta)	Työntekijät maksavat 0.6% työnantajan koosta riippumatta.
Rhode Island	TDI; TCI	Vahvista vuosi 2026 (yhden lähteen mukaan $100,000)	1.3%	0%	–	Rahoitetaan työntekijöiden maksuilla.
Vermont	PFML (vapaaehtoinen)	–	–	–	Vapaaehtoinen osallistuminen	–
Virginia	PFML (säädetty äskettäin)	–	–	–	–	Säädetty huhtikuussa 2026. Maksut alkavat 1. huhtikuuta 2028. Etuudet alkavat 1. joulukuuta 2028.
Washington	PFML; LTC	PFML: $184,500; LTC: ei ole	PFML: noin 0.81% (71.43% luvusta 1.13%); LTC: 0.58%	PFML: noin 0.32% (0%, jos työntekijöitä on <50)	<50 työntekijää (ei työnantajan maksuosuutta)	Työntekijät maksavat aina PFML-maksuosuutensa. WA Cares (LTC) maksetaan työntekijän toimesta, ja työntekijät voivat jättäytyä pois hyväksytyn yksityisen vakuutusturvan avulla.

Paikalliset tai kaupunkikohtaiset lisäverot

Joillakin lainkäyttöalueilla, kuten New York Cityssä ja San Franciscossa, voidaan soveltaa paikallisia palkkaveroja. Näihin voivat kuulua paikalliset tuloverot, työllisyysverot ja koulupiirien verot.

Kansainväliset palkkaverot (jos palkkaat työntekijöitä Yhdysvaltojen ulkopuolelta)

Jos palkkaat työntekijöitä kansainvälisesti, sinuun sovelletaan usein kyseisen maan verolakeja, ei ainoastaan Yhdysvaltojen lakeja.

Esimerkiksi Kanadassa työnantajien on huolehdittava CPP:stä (Kanadan eläkejärjestelmä), EI:stä (työttömyysvakuutus) ja tuloveron tilittämisestä. 

Koska nämä säännöt ja määräykset vaihtelevat huomattavasti, on parasta käyttää kansainvälistä palkkahallintopalvelua tai EOR-palvelua (työnantajapalvelu) vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi.

Vuosimuutokset (2025–2026)

• Sosiaaliturvan palkkaperusta: $176,100 → $184,500 (+$8,400).

• FICA-verokannat ja Medicare-verokannat: Lain nojalla ennallaan.

• Lisäpalkkojen ennakonpidätys: Pysyy 22 prosentissa (37 prosentissa yli 1 miljoonan dollarin osuuden osalta), ja P.L. 119-21 jatkaa sitä pysyvästi.

• Uutta vuodelle 2026: P.L. 119-21 otti käyttöön vähennykset verotuksessa hyväksytyistä juomarahoista (enintään 25 000 dollaria) ja verotuksessa hyväksytystä ylityökorvauksesta (enintään 12 500 dollaria / 25 000 dollaria yhdessä veroilmoituksen jättävillä aviopuolisoilla) liittovaltion tuloverosta — vaikka nämä määrät ovat edelleen FICA-maksujen alaisia. Työnantajien on sovellettava lomakkeen W-4 päivitettyjä ennakonpidätysohjeita julkaisun 15-T mukaisesti.

• 1099-NEC / W-2 -raportointikynnys: Korotettu 600 dollarista 2 000 dollariin vuodesta 2026 alkavien maksujen osalta P.L. 119-21:n nojalla.

Palkkaverot verrattuna tuloveron ennakonpidätykseen

Molemmat vähennetään samasta palkasta ja näkyvät samalla palkkalaskelmalla, mutta ne toimivat hyvin eri tavoin.

	Tuloveron ennakonpidätys	Palkkaverot
Mikä se on	Ennakkomaksu työntekijän vuotuisesta tuloverosta	Erityisiin sosiaalivakuutusohjelmiin maksettavia osuuksia
Kuka maksaa	Vain työntekijä (työnantaja pidättää maksun ja tilittää sen)	FICA-maksut jaetaan työnantajan ja työntekijän kesken; liittovaltion työttömyysvakuutuksen (FUTA) ja useimmissa osavaltioissa osavaltion työttömyysvakuutuksen (SUTA) maksaa vain työnantaja
Mihin se menee	Liittovaltion sekä soveltuvin osin osavaltion ja paikalliseen tuloveroon, jolla rahoitetaan julkisia yleismenoja	Sosiaaliturvaan, Medicareen, työttömyysvakuutukseen sekä joissakin osavaltioissa palkalliseen perhevapaaseen tai työkyvyttömyysvakuutukseen
Miten se lasketaan	Vaihtelee palkkojen, ilmoitusaseman ja W-4-lomakkeella tehtyjen valintojen mukaan	Kiinteinä prosenttiosuuksina palkoista
Prosenttirakenne	Progressiivinen: suuremmista tuloista maksetaan korkeampi veroprosentti	Pääosin kiinteä: sosiaaliturva 6,2 % ja Medicare 1,45 % sekä työnantajalle että työntekijälle
Palkkakatto	Ei ole	Sosiaaliturvamaksuja peritään vuotuisen palkkaperustan rajaan asti (184 500 dollaria vuonna 2026). Medicare-maksuilla ei ole ylärajaa, ja FUTA-maksua peritään vain työntekijän ensimmäisestä 7 000 dollarista.
Lopullinen määrä	Täsmäytetään työntekijän antaessa veroilmoituksen, joten seurauksena voi olla veronpalautus tai maksettavaa veroa	Lopullinen maksamisen yhteydessä; liikaa tai liian vähän pidätetystä määrästä ei palauteta veroa (paitsi jos useat työnantajat ovat pidättäneet liikaa sosiaaliturvamaksuja)

Tärkeimmät huomiot

• Molempia säilytetään luottamusvaroina. Pidätetty tulovero ja työntekijän FICA-osuus kuuluvat valtiolle, eivät yritykselle. Niiden tilittämättä jättäminen voi johtaa luottamusrahaston takaisinperintäseuraamukseen, jonka vuoksi omistajat tai vastuuhenkilöt voivat joutua henkilökohtaiseen vastuuseen.

• Vain FICA-maksut jaetaan työnantajan ja työntekijän kesken. Työnantaja ja työntekijä maksavat kumpikin sosiaaliturvaan 6,2 % ja Medicareen 1,45 %, eli kumpikin yhteensä 7,65 % ja yhdessä 15,3 %. Suurituloiset maksavat lisäksi 0,9 %:n ylimääräistä Medicare-veroa yli 200 000 dollarin palkoista, ja sen maksaa yksin työntekijä.

• Ennakonpidätys on arvio. W-4-lomakkeen muuttaminen vaikuttaa pidätettävään määrään, ei siihen, kuinka paljon työntekijä lopulta on velkaa.

• Ennen veroja tehtävät vähennykset kohtelevat näitä kahta eri tavoin. Perinteiset 401(k)-maksut vähentävät tuloveron alaista palkkaa, mutta eivät sosiaaliturvan tai Medicaren alaista palkkaa. 125 §:n etuudet, kuten sairausvakuutusmaksut, vähentävät tyypillisesti molempia.

Yrittäjän itsensä työllistämisestä maksama vero

Itsenäiset ammatinharjoittajat — yksityiset elinkeinonharjoittajat, itsenäiset toimeksisaajat, freelancerit ja yhden jäsenen LLC-yhtiöiden omistajat — eivät voi jakaa FICA-maksuja työnantajan kanssa, koska heillä ei ole työnantajaa. Sen sijaan he maksavat vastaavan määrän itsensä työllistämisestä maksettavana verona, joka ilmoitetaan Schedule SE -lomakkeella.

Miten itsensä työllistämisestä maksettava vero lasketaan

Itsensä työllistämisestä maksettavan veron määrä on 15,3 % — sosiaaliturvan (12,4 %) ja Medicaren (2,9 %) työntekijän ja työnantajan osuudet yhteensä. Veroa ei kuitenkaan lasketa itsenäisestä ammatinharjoittamisesta saaduista bruttotuloista. Laskennassa käytetään 92,35 %:n kerrointa, jolla arvioidaan sitä, että työnantajat eivät maksa FICA-maksuja työnantajan omasta FICA-osuudesta:

1. Laske itsenäisestä ammatinharjoittamisesta saadut nettotulot (Schedule C -lomakkeen nettotulos tai Schedule F -lomakkeen nettotulot maataloudesta).

2. Kerro nettotulot 92,35 prosentilla saadaksesi itsensä työllistämisestä maksettavan veron laskentaperustan.

3. Laske sosiaaliturvan 12,4 %:n maksu laskentaperustasta enintään 184 500 dollarin palkkaperustaan asti (vähennä tästä W-2-työstä saadut palkat, joista sosiaaliturvamaksu on jo pidätetty).

4. Laske Medicaren 2,9 %:n maksu koko laskentaperustasta ilman ylärajaa.

5. Jos itsensä työllistämisestä maksettavan veron laskentaperusta ylittää 200 000 dollaria (250 000 dollaria yhdessä veroilmoituksen jättävillä aviopuolisoilla), laske ylimääräinen 0,9 %:n Medicare-vero ylimenevästä osasta.

Vähennyskelpoinen puolikas

Itsenäiset ammatinharjoittajat voivat vähentää 50 % itsenäisen ammatinharjoittajan verostaan oikaisuna bruttotuloista lomakkeen 1040 liitteellä 1. Tämä vähennys pienentää tuloveroa, mutta ei itsenäisen ammatinharjoittajan veroa. Sen tarkoituksena on vastata likimääräisesti työntekijöiden verokohtelua, sillä työnantajan maksamaa FICA-osuutta ei koskaan sisällytetä heidän veronalaiseen tuloonsa.

Neljännesvuosittain maksettavat ennakot

Itsenäisten ammatinharjoittajien on yleensä maksettava neljännesvuosittain arvioituja veroennakoita lomakkeella 1040-ES, jos he arvioivat joutuvansa maksamaan vuoden aikana vähintään $1,000 yhdistettynä tuloverona ja itsenäisen ammatinharjoittajan verona. Neljännesvuosittaisten maksujen määräpäivät ovat 15. huhtikuuta, 15. kesäkuuta, 15. syyskuuta ja seuraavan vuoden 15. tammikuuta. Arvioitujen verojen maksamatta jättäminen ajoissa johtaa alijäämäisestä veron ennakkomaksusta määrättävään seuraamukseen IRC:n 6654 §:n nojalla.

Freelancereille ja alustatyöntekijöille 15.3 %:n itsenäisen ammatinharjoittajan vero on usein suurempi yllätys kuin tulovero, koska työnantajaa ei ole kattamassa puolta kustannuksista. Itsenäinen ammatinharjoittaja, joka ansaitsee $100,000:n nettovoiton, joutuu maksamaan noin $14,130 pelkästään itsenäisen ammatinharjoittajan veroa ennen tuloveroa. Tämän velvoitteen ymmärtäminen — ja varojen varaaminen neljännesvuosittain — on olennaista vuoden lopun veroyllätyksen välttämiseksi.

Palkkaverojen laskeminen (esimerkkien avulla)

Jotta näemme käytännössä, miten palkanmaksu toimii, tarkastellaan Jamieta, Kaliforniassa työskentelevää markkinointipäällikköä, joka ansaitsee $100,000 vuodessa ja saa palkkansa kuukausittain. Jamie ilmoittaa verostatuksekseen naimattoman eikä ole tehnyt muita W-4-oikaisuja, ja hän maksaa perinteiseen 401(k)-järjestelyyn $500 kuukaudessa. Tätä maksua ei oteta huomioon liittovaltion tai osavaltion tuloverossa, mutta se sisältyy edelleen sosiaaliturvan, Medicaren ja FUTA:n perusteena oleviin palkkoihin.

Vaihe 1: Bruttopalkan laskeminen

Bruttopalkka on kaikki, mitä työntekijä ansaitsee ennen vähennyksiä. Siihen sisältyvät palkat, vuosipalkat, bonukset, provisiot, juomarahat ja muu veronalainen korvaus.

• Tuntipalkkaiset työntekijät: Kerro tehdyt työtunnit tuntipalkalla. Työaikalainsäädännön poikkeusten ulkopuolisille työntekijöille on maksettava ylityökorvauksena 1.5-kertainen heidän normaaliin palkkaansa nähden kaikilta yli 40 työtunnilta työviikon aikana. Joissakin osavaltioissa, kuten Kaliforniassa, on lisäksi päivittäistä ylityötä koskevia sääntöjä.
• Kuukausi- tai vuosipalkkaiset työntekijät: Jaa vuosipalkka palkanmaksukausien määrällä (esimerkiksi 26 kahdesti kuukaudessa maksettaessa, 24 puolikuukausittain tai 12 kuukausittain maksettaessa). Vuosipalkkaisten työntekijöiden, jotka eivät täytä vapautuksen vaatimuksia, on silti saatava ylityökorvaus.

Jamien esimerkki: $100,000 ÷ 12 = $8,333.33 kuukauden bruttopalkka.

Vaihe 2: Ennen veroja tehtävien vähennysten vähentäminen

Vähennä ennen veroja maksettavat maksut bruttopalkasta saadaksesi veronalaiset palkat. Yleisiä esimerkkejä ovat 401(k)- ja 403(b)-eläkemaksut, sairausvakuutusmaksut, HSA- ja FSA-maksut sekä hyväksytyt työmatkaedut.

Kaikki ennen veroja tehtävät vähennykset eivät pienennä kaikkia veroja. Perinteiset 401(k)- ja 403(b)-maksut pienentävät tuloveron perusteena olevia palkkoja, mutta niistä maksetaan edelleen sosiaaliturva-, Medicare- ja FUTA-maksut. Section 125 -kahvilasuunnitelman kautta tarjottavat edut, kuten sairausvakuutusmaksut, FSA-maksut ja palkanmaksun yhteydessä vähennettävät HSA-maksut, pienentävät yleensä sekä tuloveron että FICA:n perusteena olevia palkkoja. Seuraa näitä kahta palkkasummaa erikseen, jotta kukin vero lasketaan oikeasta määrästä.

Jamien esimerkki: Tuloveron perusteena olevat palkat ovat $8,333.33 − $500 = $7,833.33. Sosiaaliturvan, Medicaren ja FUTA:n perusteena olevat palkat pysyvät täydellisinä $8,333.33.

Vaihe 3: Liittovaltion tuloveron pidättäminen

Liittovaltion tuloveron ennakonpidätys perustuu työntekijän W-4-lomakkeeseen ja ennen veroja tehtyjen vähennysten jälkeisiin veronalaisiin palkkoihin. Useimmat työnantajat käyttävät IRS:n prosenttimenetelmää tai julkaisun 15-T palkkaluokkataulukoita tai antavat palkkahallinto-ohjelmiston hoitaa laskennan. Prosessi toimii näin:

1. Laske työntekijän veronalainen palkka vuositasolle.
2. Vähennä ilmoitetun verostatuksen mukainen vakiovähennys ($16,100 naimattomille ja $32,200 aviopuolisoille, jotka jättävät yhteisen veroilmoituksen vuonna 2026), ottaen huomioon kaikki W-4-lomakkeen merkinnät.
3. Sovella nykyisiä liittovaltion veroluokkia saatuun tulokseen.
4. Jaa vuotuinen vero palkanmaksukausien määrällä saadaksesi kutakin palkkaa koskevan ennakonpidätyksen.

Ennakonpidätys on vain arvio siitä, kuinka paljon työntekijä joutuu maksamaan. Lopullinen määrä vahvistuu, kun hän jättää veroilmoituksensa.

Jamien esimerkki:

• Vuositasolle laskettu veronalainen palkka: $7,833.33 × 12 = $94,000
• Vähennetään $16,100:n vakiovähennys: $77,900
• Vuoden 2026 naimattomien veroluokkien mukaan laskettu vero: $1,240 (10 % ensimmäisestä $12,400:sta) + $4,560 (12 % seuraavasta $38,000:sta) + $6,050 (22 % osuudesta, joka ylittää $50,400:n ja on $27,500) = $11,850
• Palkkakohtainen ennakonpidätys: $11,850 ÷ 12 = $987.50 kuukaudessa

Jamien ylin veroluokka on 22 %, mutta tätä verokantaa sovelletaan vain $50,400:n ylittävään tuloon, minkä vuoksi tosiasiallinen ennakonpidätys on paljon pienempi kuin 22 % palkasta. Julkaisun 15-T prosenttimenetelmää käyttävä palkkahallinto-ohjelmisto päätyy lähelle tätä lukua, mutta tulos voi poiketa muutaman dollarin.

Vaihe 4: FICA- ja FUTA-verojen laskeminen

FICA kattaa sosiaaliturvan ja Medicaren. Pidätä työntekijältä sosiaaliturvaa varten 6,2 % palkasta (vuotuiseen palkkaperusteeseen asti, joka on 184 500 dollaria vuonna 2026) ja Medicareä varten 1,45 % (ei ylärajaa). Työnantaja maksaa vastaavan 7,65 %:n osuuden. Yli 200 000 dollaria vuodessa ansaitsevien työntekijöiden on maksettava myös 0,9 %:n ylimääräinen Medicare-vero, jonka työnantaja pidättää mutta johon se ei maksa vastaavaa osuutta.

FUTA-veron maksaa ainoastaan työnantaja. Nimellinen verokanta on 6,0 % kunkin työntekijän palkan ensimmäisestä 7 000 dollarista, mutta useimmat työnantajat saavat enintään 5,4 %:n hyvityksen maksamalla osavaltion työttömyysveron ajallaan. Tällöin tosiasiallinen verokanta on 0,6 % (enintään 42 dollaria työntekijää kohden vuodessa). Työnantajat osavaltioissa, joissa hyvitystä alennetaan ja joissa on maksamattomia liittovaltion työttömyyslainoja, menettävät osan hyvityksestä ja maksavat enemmän. Kalifornia kuuluu näihin osavaltioihin.

Jamien esimerkki:

• Sosiaaliturva: 6,2 % × 8 333,33 dollaria = 516,67 dollaria Jamiella, lisäksi 516,67 dollaria työnantajalta
• Medicare: 1,45 % × 8 333,33 dollaria = 120,83 dollaria Jamiella, lisäksi 120,83 dollaria työnantajalta
• FUTA: Vakiokanta olisi 42 dollaria vuodessa, mutta kalifornialaisiin työnantajiin sovelletaan hyvityksen alennusta. Vuonna 2025 se oli 1,2 %, jolloin tosiasiallinen verokanta oli 1,8 %. Vuonna 2026 Kaliforniaan saatetaan soveltaa 1,5 %:n alennusta, jolloin tosiasialliseksi verokannaksi tulisi 2,1 % eli 147 dollaria vuodessa Jamien palkan ensimmäisestä 7 000 dollarista. Vuoden 2026 lopullinen verokanta vahvistetaan vasta 10. marraskuuta 2026 jälkeen.

Jamien ensimmäinen palkkashekki (8 333,33 dollaria) ylittää FUTA-veron 7 000 dollarin palkkaperusteen, joten koko FUTA-verovelka syntyy tammikuussa. Maksu suoritetaan normaalin aikataulun mukaisesti: se tilitetään neljännesvuosittaisen FUTA-maksun yhteydessä, kun kertynyt verovelka ylittää 500 dollaria, tai maksetaan vuoden lopussa lomakkeella 940, jos raja ei koskaan ylity. Mahdollinen hyvityksen alennus katsotaan syntyneeksi vuoden viimeisellä neljänneksellä, ja se on maksettava seuraavan vuoden tammikuun 31. päivään mennessä.

Vaihe 5: Osavaltion ja paikallisten verojen laskeminen

Tarkista, edellyttääkö osavaltiosi tai paikallishallintosi tuloveron ennakonpidätystä. Joissakin osavaltioissa, kuten Texasissa ja Floridassa, tällaista veroa ei ole, kun taas toisissa sovelletaan kiinteitä tai progressiivisia verokantoja, ja jotkin kaupungit lisäävät omat veronsa.

Sinun on maksettava myös osavaltion työttömyysvero (SUTA). Useimmissa osavaltioissa sen maksaa ainoastaan työnantaja, vaikka muutamat edellyttävät pieniä työntekijämaksuja. Verokannat riippuvat osavaltiosta ja yrityksesi aiemmista korvaushakemuksista, ja kukin osavaltio määrittää oman veronalaisen palkkaperusteensa.

Jamien esimerkki:

• Kalifornian tulovero: Kalifornia ei verota myöskään 401(k)-maksunlykkäyksiä. Jamien vuotuinen veronalainen tulo on 100 000 dollaria − 6 000 dollaria (401(k)) − 5 706 dollaria (Kalifornian vakiovähennys) = 88 294 dollaria. Kalifornian viimeksi julkaistun verokanta-asteikon perusteella vero on 3 201,97 dollaria + 9,3 % 72 724 dollarin ylittävästä osasta, mikä tekee noin 4 650 dollaria vuodessa eli noin 387,50 dollaria kuukaudessa. Kalifornian pieni henkilökohtainen verohyvitys pienentäisi summaa hieman. Todellinen ennakonpidätys määräytyy EDD:n taulukoiden mukaan, joten pidä tätä arvioksi.
• SUTA: Uudet kalifornialaiset työnantajat maksavat 3,4 % palkan ensimmäisestä 7 000 dollarista, mikä on 238 dollaria vuodessa.
• Työllisyyskoulutusvero (ETT): Kalifornialaiset työnantajat maksavat lisäksi 0,1 % ensimmäisestä 7 000 dollarista, mikä on 7 dollaria vuodessa.

FUTAn tavoin SUTA- ja ETT-verojen palkkaperusteet täyttyvät Jamien ensimmäisen palkkashekin myötä, joten vero syntyy tammikuussa. SUTA ja ETT maksetaan osavaltion neljännesvuosittaisen ilmoituksen yhteydessä, joka on yleensä annettava kunkin neljänneksen päättymistä seuraavan kuukauden loppuun mennessä.

Vaihe 6: Osavaltion SDI- ja PFML-maksujen laskeminen

Jotkin osavaltiot rahoittavat lyhytaikaisen työkyvyttömyysvakuutuksen (SDI) tai palkallisen perhe- ja sairausloman (PFML) palkasta perittävillä maksuilla. Osavaltiosta riippuen maksut suorittaa työntekijä, työnantaja tai molemmat, ja verokannat sekä palkkakatot vaihtelevat. Kalifornia, New Jersey, New York, Washington ja Colorado kuuluvat osavaltioihin, joissa on tällaisia ohjelmia. Tarkista osavaltiosi viranomaiselta voimassa olevat verokannat ennen palkanlaskennan suorittamista.

Jamien esimerkki: Kalifornian SDI-maksun (joka sisältää palkallisen perhevapaan) maksaa ainoastaan työntekijä. Vuonna 2026 maksu on 1,3 % kaikista palkoista ilman palkkakattoa: 1,3 % × 8 333,33 dollaria = 108,33 dollaria kuukaudessa.

Vaihe 7: Pidätä, tilitä ja ilmoita

Kun laskelmat on tehty, pidätä verot työntekijän palkasta, lisää työnantajan FICA-, FUTA- ja osavaltion verojen osuudet ja tilitä kaikki ajallaan. Liittovaltion maksut suoritetaan yleensä sähköisesti EFTPS-järjestelmän kautta kuukausittain tai kahdesti kuukaudessa sen mukaan, kuinka suuri kokonaisverovelka on.

Anna sen jälkeen vaaditut ilmoitukset:

• Lomake 941 neljännesvuosittain; siinä ilmoitetaan pidätetyt tuloverot ja FICA-verot
• Lomake 940 vuosittain FUTA-veroa varten
• Lomakkeet W-2 ja W-3 tammikuun 31. päivään mennessä (tai seuraavana arkipäivänä) työntekijöille ja sosiaaliturvahallinnolle
• Osavaltion ja paikallishallinnon ilmoitukset vaatimusten mukaisesti

Pidätetyt verot säilytetään valtion puolesta, joten myöhästyneet tai laiminlyödyt maksut voivat johtaa seuraamuksiin, mukaan lukien vastuuhenkilöiden henkilökohtainen vastuu.

Jamien kuukausipalkka:

Työntekijän pidätykset	Määrä
Liittovaltion tulovero	$987.50
Sosiaaliturva (6.2%)	$516.67
Medicare (1.45%)	$120.83
Kalifornian tulovero (arvio)	$387.50
Kalifornian SDI (1.3%)	$108.33
401(k)-maksu (ennen veroja)	$500.00
Vähennykset yhteensä	$2,620.83
Käteen jäävä nettopalkka	$5,712.50

Jamien palkkasi päälle tulevat työnantajan kustannukset:

Työnantajan vero	Tammikuu	Helmikuu–joulukuu (kukin kuukausi)
Sosiaaliturvamaksun työnantajan osuus (6.2%)	$516.67	$516.67
Medicare-maksun työnantajan osuus (1.45%)	$120.83	$120.83
FUTA (ennustettu 2.1%)	$147.00	$0
Kalifornian SUTA (3.4%)	$238.00	$0
Kalifornian ETT (0.1%)	$7.00	$0
Yhteensä	$1,029.50	$637.50

Vuoden aikana työnantajan palkkaverot ovat siis noin $8,042 Jamien $100,000:n palkan lisäksi. Taulukossa näkyy, milloin kukin vero syntyy, ei milloin se maksetaan, sillä SUTA, ETT ja FUTA maksetaan neljännesvuosittain tai vuosittain.

Yhden työntekijän kohdalla tämä on paljon manuaalista laskemista, ja se on toistettava jokaisella palkanmaksukaudella, kun veroprosentit ja palkkaperusteet muuttuvat vuosittain. Kun sama lasketaan koko tiimille, on helppo ymmärtää, miksi niin monet yritykset automatisoivat prosessin.

Andrew Lokenauth, osa-aikainen talousjohtaja ja talousasiantuntija, yhtyy tähän näkemykseen:

Kun olen käsitellyt yli $10M:n vuotuista palkanmaksua, olen kehittänyt aukottoman järjestelmän. Laske ensin bruttopalkat. Vähennä sitten ennen veroja tehtävät vähennykset, kuten sairausvakuutus ja 401k.

Asiantuntijan vinkki: Käytä palkanmaksuohjelmistoa tai IRS:n ennakonpidätyslaskuria. Manuaalinen laskeminen on ongelmien kerjäämistä.”

Keskeiset palkkaverolomakkeet ja niiden käyttötarkoitus

Verojen lisäksi sinun on toimitettava oikeat lomakkeet oikeille viranomaisille ajoissa. Tässä on yhteenveto tärkeimmistä lomakkeista, jotka jokaisen työnantajan on tunnettava, niiden käyttötarkoituksesta ja määräajoista.

1. Lomake W-2: Palkka- ja verotiedote

Mitä se tekee: Ilmoittaa kullekin työntekijälle maksetut palkat ja pidätetyt verot.
Kuka saa sen: Työntekijät, sosiaaliturvahallinto (SSA) ja joskus osavaltioiden veroviranomaiset.
Määräaika:

• Työntekijöille: 31. tammikuuta mennessä
• SSA:lle (paperilla tai sähköisesti): 31. tammikuuta mennessä

Jos toimitat lomakkeen myöhässä tai virheellisesti, seuraamus voi olla enintään $310 lomaketta kohden myöhästymisen pituudesta riippuen.

2. Lomake W-3: Palkka- ja verotiedotteiden lähetyslomake

Mitä se tekee: Yhteenvetolomake, joka kokoaa yhteen kaikki SSA:lle toimitettavat W-2-lomakkeet.
Kuka saa sen: SSA (vain paperisten W-2-lomakkeiden toimituksen yhteydessä).
Määräaika: 31. tammikuuta mennessä, sama kuin W-2-lomakkeilla.

3. Lomake 941: Työnantajan neljännesvuosittainen liittovaltion veroilmoitus

Mitä se tekee: Ilmoittaa pidätetyn liittovaltion tuloveron sekä sosiaaliturva- ja Medicare-verot (FICA).
Kuka saa sen: IRS
Määräaika:

• Neljännesvuosittain: 30. huhtikuuta, 31. heinäkuuta, 31. lokakuuta, 31. tammikuuta
• Vaikka kyseisellä vuosineljänneksellä ei olisi maksettu palkkoja, lomake on silti toimitettava (ellet ole tehnyt lopullista veroilmoitusta).

Jos olet kausiluonteinen työnantaja tai palkkaat työntekijöitä harvoin, voit ilmoittaa sen lomakkeella välttääksesi IRS:n tarpeettomat huomautukset.

4. Lomake 940: Työnantajan vuosittainen liittovaltion työttömyysveron (FUTA) veroilmoitus

Mitä se tekee: Ilmoittaa ja maksaa FUTA-veron, jolla rahoitetaan liittovaltion työttömyysetuuksia.
Kuka saa sen: IRS
Määräaika: Vuosittain: 31. tammikuuta mennessä

• Voit tallettaa FUTA-veron neljännesvuosittain, mutta sinun tarvitsee tehdä ilmoitus vain kerran vuodessa.
• Jos vuoden FUTA-verovelvollisuutesi on yli $500, sinun on maksettava vero neljännesvuosittain.

5. W-4-lomake: työntekijän ennakonpidätystodistus

Mitä se tekee: Työntekijät käyttävät sitä liittovaltion tuloveron ennakonpidätyksen määrän määrittämiseen.
Kuka saa sen: Työnantajat säilyttävät sen tiedostossa (sitä ei lähetetä IRS:lle, ellei sitä erikseen pyydetä).
Määräaika: Työsuhteen alkaessa ja aina, kun työntekijä päivittää sen.
Vinkki: Pidä aina W-4-lomake jokaisesta työntekijästä tallessa. Jos lomaketta ei toimiteta, sinun on toimitettava ennakonpidätys ikään kuin henkilö olisi naimaton eikä hänellä olisi oikaisuja.

6. Osavaltioiden palkkaverolomakkeet

Mitä ne tekevät: Vaihtelee osavaltioittain. Lomakkeet voivat koskea tuloveron ennakonpidätystä, työttömyysvakuutusta tai työkyvyttömyysohjelmia (esimerkiksi Kalifornian DE 9/DE 9C UI- ja SDI-ilmoituksia varten).
Määräaika: Yleensä neljännesvuosittain tai vuosittain osavaltion sääntöjen mukaan.
Vinkki: Käytä osavaltiosi työnantajien veropalvelua tai tee yhteistyötä palkanlaskentapalvelun tarjoajan kanssa, joka huolehtii usean osavaltion sääntöjen noudattamisesta.

7. Lomake 1099-NEC (jos palkkaat toimeksisaajia)

Mitä se tekee: Ilmoittaa itsenäisille toimeksisaajille suoritetut vähintään 600 dollarin maksut.
Määräaika:

• Toimeksisaajille: 31. tammikuuta mennessä
• IRS:lle: 31. tammikuuta mennessä (paperilla tai sähköisesti)

Mitä tehdä, jos palkkaverosi ovat rästissä

Palkkaverojen maksamisesta jälkeen jääminen ei ole harvinaista, mutta tilanne voi vakavoitua nopeasti. Olipa kyse kassavirtavaikeuksista tai laiminlyönnistä, pahinta mitä voit tehdä, on jättää asia huomiotta. 

IRS ei peri saataviaan vain yritykseltäsi, vaan joissakin tapauksissa se voi kohdistaa toimet myös sinuun henkilökohtaisesti.

Mitä sinun siis pitäisi tehdä?

1. Tee kaikki ilmoitukset, vaikka et vielä pysty maksamaan.

Älä odota. Tärkeintä on tehdä kaikki puuttuvat ilmoitukset. Vaikka sinulla ei juuri nyt olisi rahaa, ilmoitusten tekeminen osoittaa vilpitöntä pyrkimystä ja pitää seuraamukset pienempinä.

Lokenauth on käynyt tämän koettelemuksen läpi, ja hän kertoo asiasta näin:

“Tämä siis osuu lähelle. Konsultointiurani alkuaikoina sain asiakkaakseni yrityksen, joka ei ollut maksanut palkkaveroja kuuteen kuukauteen: rästejä oli noin 175 000 dollaria. 

Ensimmäinen asia: Tee kaikki puuttuvat ilmoitukset välittömästi, vaikka maksua ei olisi. Ota sitten yhteyttä IRS:ään maksusuunnitelman laatimiseksi. Se suhtautuu yleensä melko kohtuullisesti, jos toimit ennakoivasti. Saimme heille järjestettyä 24 kuukauden maksusuunnitelman vähäisin seuraamuksin.”

2. Hoida nykyiset velvoitteet ajantasalle ja maksa sitten rästit

Älä tee samaa virhettä uudelleen yrittäessäsi korjata vanhaa. IRS odottaa, että suoritat nykyiset palkkaveromaksut ajoissa, vaikka maksaisit edelleen aiempia verorästejä.

Raoul P.E. Schweicher, MSadvisoryn johtava osakas, on työskennellyt palkkahallinnon parissa yli kahdeksan vuoden ajan. Hän sanoo:

“Suorita nykyiset maksusi ajoissa, jotta et kaiva itsellesi vielä syvempää kuoppaa. Seuraamusrakenne muuttuu nopeasti ankaraksi: 2 prosenttia, jos maksu on 1–5 päivää myöhässä, 5 prosenttia kuudentena päivänä ja 10 prosenttia 15 päivän jälkeen. Jos myöhästyt IRS:n ilmoitukseen vastaamisesta 10 päivää, seuraamus voi olla 15 prosenttia.”

3. Laadi maksusuunnitelma

Jos kerrot tilanteestasi avoimesti, IRS sallii usein 24 kuukauden maksusopimuksen palkkaverovelalle.

Tämä ei poista seuraamuksia tai korkoja, mutta se antaa sinulle aikaa ja suojaa pakkoperinnältä, kuten ulosmittauksilta tai panttioikeuksilta.

Schweicher lisää:

“Maksusuunnitelmat ovat ystäväsi, jos et pysty maksamaan kaikkea kerralla – IRS saa mieluummin maksun kuin lähtee jahtaamaan sinua. Yritysten palkkaveroille voi yleensä saada 24 kuukautta aikaa. Ensimmäisen kerran seuraamuksista voidaan usein myöntää huojennus, jos maksuhistoriasi on moitteeton.”

4. Tunne riskit, jos et toimi

Jos palkkaverot jäävät riittävän pitkäksi aikaa maksamatta, IRS voi määrätä verorahaston takaisinperintäseuraamuksen, joka on 100 prosenttia maksamatta jääneestä osuudesta ja määrätään henkilökohtaisesti omistajille, toimihenkilöille tai kenelle tahansa, joka “tahallisesti” jätti varat tilittämättä.

5. Hanki ammattilaisen apua ajoissa

Verojuristit ja palkkaveroratkaisuihin erikoistuneet asiantuntijat tuntevat järjestelmän ja voivat usein neuvotella paremmat ehdot, pienentää seuraamuksia tai jopa saada ensimmäisen kerran myönnettävän huojennuksen. Älä odota, että tilanne riistäytyy käsistä.

Yleiset palkkaverovirheet, joita kannattaa välttää

Muutama virhe voi johtaa merkittäviin ongelmiin. Tässä asioita, joita kannattaa tarkkailla:

• Myöhästyneet maksut. Täsmällisyys on tärkeää. Myöhästyneistä maksuista peritään maksuja, jotka kasvavat sen mukaan, kuinka kauan maksu on ollut erääntyneenä.
• Työntekijöiden virheellinen luokittelu. Freelancer vai kokoaikainen työntekijä? Työntekijän luokittelu vaikuttaa hänen veroluokkaansa, joten varmista, että teet tämän oikein. Lokenauthin mukaan ”Viime maaliskuussa yksi startup-asiakkaistani joutui melkein maksamaan $25K:n sakon, koska he luokittelivat toimeksisaajat työntekijöiksi. Luokitteluongelmat ovat todella yleisiä – näen niitä noin 30 prosentilla uusista asiakkaista.”
• Vanhentuneiden veroprosenttien ja taulukoiden käyttäminen. Vanhentuneiden veroprosenttien, taulukoiden tai lomakkeiden käyttäminen voi johtaa palkkaverojen virheellisiin laskelmiin. Käytä aina IRS:n toimittamia uusimpia veroprosentteja ja taulukoita varmistaaksesi tarkkuuden.
• Veronalaisten etujen huomiotta jättäminen. Veronalaisten luontoisetujen, kuten bonusten, provisioiden tai muun kuin rahallisen korvauksen, unohtaminen palkkalaskelmista voi johtaa tulojen ilmoittamiseen liian pieninä ja verojen alimaksuun.
• Työntekijän ennakonpidätysperusteiden huomiotta jättäminen. Työntekijän ennakonpidätysperusteiden (käytännössä poikkeusten) tai lomakkeessa W-4 ilmoitetun veroilmoituksen jättämistilanteen muutosten huomiotta jättäminen voi johtaa virheellisiin liittovaltion tuloveron ennakonpidätysmääriin.
• Ylityökorvauksen virheellinen laskeminen. Ylityökorvausten virheellinen laskeminen työntekijöille, jotka eivät kuulu vapautuksen piiriin, voi johtaa palkkojen ja palkkaverojen alimaksuun. Noudata liittovaltion ja osavaltioiden ylityökorvaussääntöjä ja laske ylityöpalkat täsmällisesti.
• Toimeksisaajien verolomakkeiden virheellinen käsittely: Yhdysvalloissa toimivien toimeksisaajien lomakkeiden, kuten lomakkeen 1096 ja lomakkeen 1099, virheellinen käsittely voi johtaa sääntöjen noudattamiseen liittyviin ongelmiin ja sakkoihin. Varmista, että nämä lomakkeet täytetään oikein ja toimitetaan ajoissa.

Yleisten palkkaveroihin liittyvien virheiden välttäminen on tärkeää oikeudellisten ongelmien ehkäisemiseksi. Edistyneet vero-ohjelmistot voivat auttaa varmistamaan sääntöjen noudattamisen ja tarkkuuden palkanmaksuprosesseissa.

Usein kysytyt kysymykset

Tässä ovat vastaukset joihinkin yleisimpiin palkkaveroja koskeviin kysymyksiin.

Huolellisuuden merkitys

Palkkaverojen hallinnointi on työnantajille merkittävä vastuu. Mahdollisten oikeudellisten ja taloudellisten vaikutusten vuoksi tehtävään on tärkeää suhtautua huolellisesti ja tarkasti. 

Kun ymmärrät kokonaisuuden, tiedät, mitkä kulut yritys voi vähentää, käytät oikeita työkaluja ja pidät tietosi ajan tasalla, voit varmistaa, että yrityksesi toimii sääntöjen mukaisesti ja säilyy taloudellisesti vakaana.