Kuinka kirjoittaa 30–60–90 päivän perehdytyssuunnitelma + malli
Gallupin tutkimuksessa havaittiin, että vain 12 % työntekijöistä on täysin samaa mieltä siitä, että heidän organisaationsa perehdyttää uudet tiimin jäsenet erinomaisesti. Tämä on pettymys, sillä kuten tulemme näkemään, asianmukaisella perehdytysprosessilla voi olla merkittävä vaikutus uuden työntekijän menestykseen uudessa tehtävässään.
30–60–90 päivän perehdytyssuunnitelma tunnustetaan laajalti parhaaksi käytännöksi, jonka avulla uudet tiimin jäsenet voidaan integroida tehokkaasti yrityskulttuuriin ja heidän tuottavuuttaan voidaan kasvattaa.
Vaikka perehdytyskokemusta voi parantaa monin tavoin, 30–60–90 päivän suunnitelman hyödyntäminen tarjoaa yhden parhaista tuntemistani sijoitetun pääoman tuotoista.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
30–60–90 päivän mallipohja
Tässä on hyväksi havaittu perehdytysmallimme, jonka avulla uuden työntekijän työsuhde voidaan aloittaa oikealla tavalla.
Hanki perehdytysmallimme!
Mikä on 30–60–90 päivän suunnitelma?
30–60–90 päivän perehdytyssuunnitelma on toimintasuunnitelma, joka auttaa ohjaamaan uusia työntekijöitä heidän uuden työnsä ensimmäisten 90 päivän ajan. Se auttaa luomaan ja seuraamaan tyypillisten perehdytystehtävien, kuten kollegoihin tutustumisen ja tarvittavien koulutusten suorittamisen, edistymistä.
Perimmäisenä tavoitteena on saada uudet työntekijät tuntemaan olonsa tervetulleiksi ja auttaa heitä priorisoimaan, mitä heidän tulisi tehdä päästäkseen mahdollisimman nopeasti tuottaviksi.
Tämä auttaa puolestaan myös lisäämään työntekijöiden sitoutumista, motivaatiota ja pysyvyyttä.
Ensimmäiset 30 päivää
Ensimmäisten 30 päivän aikana keskitytään ennen kaikkea oppimaan lisää organisaatiosta, omasta tehtävästä, käytettävistä työkaluista, menestyksen mittaamisesta ja omasta roolista.
Samalla selvitetään, mitä uuden työntekijän on opittava, aloittaen perusteista.
Tämä 90 päivän suunnitelman osa on suurelta osin samanlainen kaikille uusille työntekijöille tehtävästä, osastosta tai asemasta riippumatta.
Päivät 30–60
Tässä vaiheessa uudet työntekijät tarvitsevat edelleen ohjausta, mutta alkavat osallistua enemmän projekteihin ja keskittyä tehtäviinsä sekä vastuualueisiinsa. Tämän ajanjakson aikana suunnitelma alkaa eriytyä tehtävän, osaston ja aseman mukaan.
Päivät 60–90
Nyt uusi työntekijä ei enää tarvitse yhtä paljon ohjausta, vaan hänellä on enemmän liikkumavaraa ja itsenäisyyttä sen suhteen, miten hän haluaa hoitaa tehtävänsä ja siihen liittyvät vastuut.
30–60–90 päivän suunnitelman hyödyt
30–60–90 päivän perehdytyssuunnitelma tarjoaa uusille työntekijöille jäsennellyn kehyksen, jonka avulla he voivat sopeutua tehtäviinsä ja vastuualueisiinsa organisaatiossa. Suunnitelmasta on hyötyä useilla keskeisillä tavoilla:
- Parempi tehokkuus. 30–60–90 päivän perehdytyssuunnitelman laatiminen tehostaa prosessia varmistamalla, että kaikki tietävät, mitä heiltä edellytetään ja mitä resursseja tarvitaan. Myös resurssien, kuten esittelymateriaalien ja vastaavien, kokoaminen on helpompaa.
- Nopeampi pätevyyden saavuttaminen: Selkeän etenemissuunnitelman avulla uusilla työntekijöillä on paremmat mahdollisuudet saavuttaa täysi tuottavuus nopeammin kuin jäsentämättömän suunnitelman avulla.
- Mahdollisuudet palautteeseen ja mukautuksiin: Suunnitelmassa määritellään säännölliset tapaamiset ja palautekeskustelut uuden työntekijän ja hänen esihenkilönsä tai mentorinsa välillä. Näin varmistetaan, että mahdollisiin haasteisiin puututaan nopeasti ja suunnitelmaan voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia. Se tukee jatkuvaa parantamista ja henkilökohtaista kehittymistä.
- Vahvempi kulttuuri: Jäsennelty perehdytys antaa uusille työntekijöille hyvät mahdollisuudet tuntea olevansa paremmin yhteydessä organisaatioon, sen ihmisiin ja osallistua yrityskulttuurin rakentamiseen. Tämä on erityisen tärkeää etä- tai kansainvälisessä perehdytyksessä.
Vertauskuva 30–60–90 päivän suunnitelman hahmottamiseen
Kerran osallistuin perehdytyskurssille, jossa kouluttaja sanoi: ”Hyvä tapa ajatella 30, 60 ja 90 päivän suunnitelmaa on verrata sitä ruokalistaan. ”
Kuten tapana on, aloitetaan alkupaloista.
Nämä asiat sisällytetään kaikkiin 30–60–90 päivän suunnitelmiin osastosta tai henkilön asematasosta riippumatta.
Kyse on tiedoista, jotka jokaisen tulisi tietää liittyessään uuteen organisaatioon, esimerkiksi:
- Arvot
- Tavoitteet
- Liiketoimintamalli
- Historia
Nyt voimme siirtyä yksityiskohtiin.
Ruokalistavertausta käyttäen nämä ovat pääruoat. Esimerkiksi myyntipäällikön tehtävässä työskentelevällä on erilaiset tavoitteet ja mittarit kuin ohjelmistokehityksen parissa uutta tehtävää aloittavalla henkilöllä.
Tämän perusteella voit luoda erilaisia mallipohjia osaston tai asematason mukaan.
Lopuksi pääsemme yksilötasolle tai vertausta jatkaaksemme lisukkeisiin.
Kaikilla on erilaiset kokemukset, näkemykset, persoonallisuudet ja tavoitteet. Haluat työskennellä heidän kanssaan ja tehdä heidän 90 päivän suunnitelmaansa muutoksia, jotka sopivat heille parhaiten.
Miten tämä onnistuu? Yksi parhaista tavoista on hyödyntää aloitushaastattelua.
Aloitushaastattelun avulla voit saada paljon syvällisemmän käsityksen heidän persoonallisuudestaan, vahvuuksistaan, heikkouksistaan ja henkilökohtaisista tavoitteistaan sekä mukauttaa 90 päivän suunnitelmaa niiden mukaisesti.
Vaikka aloitushaastattelussa ja työhaastattelussa esitettävissä kysymyksissä on päällekkäisyyttä, etsimäsi kysymykset ja vastaukset eroavat itse haastatteluprosessista.
Haastattelun voi toteuttaa rekrytoiva esihenkilö, uusi esihenkilö tai molemmat.
Aloitushaastattelun avulla sinulla on heidän suunnitelmansa käytettävissäsi, joten voit tehdä siihen tarvittaessa muutoksia ja varmistaa, että he saavat mahdollisimman hyvän 90 päivän suunnitelman.
Jos olet yhtään minun kaltaiseni, ajatuksesi saattavat nyt siirtyä jälkiruokaan. No, se on kaiken 90 päivän aikana tehdyn valmistelun ja kovan työn huipentuma, jonka tuloksena on valmis, sitoutunut ja motivoitunut työntekijä!
Seuraavaksi perehdymme tarkemmin siihen, miten 30–60–90 päivän suunnitelma luodaan.
30–60–90 päivän suunnitelman luominen
Ensimmäiset 30 päivää
Tarkastellaan nyt, mitä uuden työntekijän tehtävän ensimmäisten 30 päivän etenemissuunnitelmaan tulisi sisällyttää.
Ensimmäiseen kuukauteen sisältyy paljon oppimista. Tänä aikana työskentelet uuden työntekijän kanssa kaikkein tiiviimmin, jotta hän sopeutuu organisaatioosi. Myös käsiteltävissä asioissa on tällöin eniten päällekkäisyyttä tehtävästä tai asematasosta riippumatta.
Siksi tästä osasta on helpointa luoda uudelleenkäytettäviä elementtejä.
Seuraavassa on asioita, jotka uusien työntekijöiden tulisi käydä läpi ensimmäisten 30 päivän aikana:
- Muodostaa selkeä käsitys tehtävästä ja vastuista (erittäin tärkeää)
- Tutustua henkilöstökäytäntöihin ja odotettuun käyttäytymiseen
- Muodostaa käsitys organisaation käyttämästä teknologiasta, ohjelmistoista ja työkaluista sekä noudatettavista prosesseista.
- Oppia tuntemaan organisaation mission, vision, arvot, tuotteet, liiketoimintamallin ja asiakkaat
- Muodostaa käsitys organisaation sidosryhmistä
- Muodostaa käsitys nykyisistä hankkeista, joihin organisaatio keskittyy, sekä siitä, mihin hän tulee tehtävässään keskittymään
- Osallistua viikoittaisiin tapaamisiin esihenkilönsä kanssa
- Muodostaa käsitys yrityskulttuuristasi ja tiimin toimintatavoista.
- Tutustua tiimin muihin jäseniin ja tietää, keneltä kysyä mitäkin
- Tunnistaa osaamisaukot ja laatia lyhyen ja pitkän aikavälin tavoitteita suunnitelman loppuajalle.
Koska ensimmäiset 30 päivää ovat uuden työntekijän ensimmäiset päivät toimistolla (fyysisessä tai virtuaalisessa), kannattaa kehittää uudelleenkäytettäviä työntekijän perehdytystoimia, kuten tervetuliaisesityksiä, henkilöstökäsikirjan lukemista ja tiimilounaita.
30–60 päivän ajanjakso
Kun uudet työntekijät ovat ylittäneet 30 päivän rajapyykin, heidän on aika perehtyä työhönsä entistä syvemmin.
Nyt he ymmärtävät perusteet ja alkavat perehtyä rooliinsa syvällisemmin.
Ensimmäisten 30 päivän aikana kertynyt tieto otetaan nyt aktiivisesti käyttöön, ja he voivat osallistua enemmän projekteihin sekä tuoda ajatuksiaan ja ideoitaan rohkeammin esiin.
Uusien työntekijöiden aloittaessa läpikäydyt roolit ja vastuut? Nyt he voivat alkaa edetä niissä.
Edellisten 30 päivän aikana asetetut KPI:t, tavoitteet ja virstanpylväät? He alkavat saavuttaa niitä.
Tässä 30–60–90 päivän suunnitelman vaiheessa suunnitelmat alkavat eriytyä osaston, henkilön tai hierarkiatason mukaan.
60–90 päivän ajanjakso
Tässä vaiheessa uusi työntekijä jatkaa etenemistään niiden KPI-mittareiden, tarkkojen tavoitteiden ja virstanpylväiden parissa, jotka luotiin ensimmäisten 30 päivän aikana.
Koska tässä ajanjaksossa painotetaan huomattavasti enemmän itsenäisyyttä, tämä suunnitelman osio voi olla paljon avoimempi ja yksilöllisemmin räätälöity.
Uudet työntekijät työskentelevät projektien parissa vähäisemmällä valvonnalla, osallistuvat aktiivisemmin tiimeihinsä ja koko organisaation toimintaan sekä seuraavat asioita esihenkilöidensä kanssa varmistaakseen, että he saavuttavat mittarinsa.
Tässä vaiheessa tiimin jäsenet voivat alkaa kääntyä uuden työntekijän puoleen tämän asiantuntemuksen vuoksi. Ehkä he muodostavat uuden tiimin työskentelemään projektin parissa.
Virheitä tehdään edelleen, ja se on aivan hyväksyttävää. He ovat yhä uusia organisaatiossa, ja heillä on vielä paljon opittavaa.
Siitä huolimatta vastuullisuuden tason on oltava korkeampi kuin 90 päivän suunnitelman aiemmissa vaiheissa, ja sen on kasvattava edelleen ajan myötä.
Yli 90 päivää
Tutkimusten mukaan noin 72 % uusista työntekijöistä on sopeutunut uuteen rooliinsa kolmen kuukauden kuluessa, 22 % yhdeksän kuukauden kuluessa ja loput noin 10–12 kuukauden kuluessa.
Yksi parhaista asioista, joita organisaatiosi voi toteuttaa 90 päivän ajanjakson jälkeen, on pysymiskeskustelu.
Pysymiskeskustelussa työntekijöiltä kysytään, mikä on toiminut hyvin ja missä olisi parantamisen varaa.
Pysymiskeskustelu on erinomainen tapa parantaa perehdytysprosessiasi. Nyt on hyvä hetki kysyä, miten hyvin suunnitelma laadittiin, miten se toteutettiin ja missä sitä voitaisiin parantaa.
Pysymiskeskusteluista saatua palautetta voidaan täydentää toisella palautemenetelmällä, kuten perehdytyskyselyillä.
Hyödyllisiä mittareita perehdytyksen onnistumisen mittaamiseen ovat esimerkiksi uusien työntekijöiden vaihtuvuus, tuottavuuden saavuttamiseen kuluva aika sekä koulutuksen suorittamisaste tai testitulokset.
5:n sääntö
Kun haluat parantaa 90 päivän suunnitelmaasi, harkitse 5:n sääntöä.
5:n säännön mukaan tutkimuksesta tai testauksesta saatavien havaintojen tekemiseen viisi käyttäjää riittää yleensä tunnistamaan malleja ja selvittämään, mikä toimii ja mikä ei.
Jos malleja alkaa jo näkyä yksinkertaisesti viideltä käyttäjältä kysymisen jälkeen, saat suurin piirtein samat tiedot testaamalla yli viittä käyttäjää. Jos viiden käyttäjän joukossa ei ala ilmetä mitään malleja, voit testata useampia käyttäjiä.
Jos palautteessa esimerkiksi korostetaan jatkuvasti, että KPI-mittareiden ja tavoitteiden pitäisi olla selkeämpiä 90 päivän suunnitelmassa, kannattaa keskittyä siihen ja etsiä keinoja prosessin parantamiseksi.
30–60–90 päivän perehdyttämisen parhaat käytännöt
Lopuksi halusin keskittyä joihinkin parhaisiin käytäntöihin, jotka liittyvät 30–60–90 päivän suunnitelman laatimiseen sekä perehdyttämiseen yleisesti.
Aseta selkeät ja saavutettavissa olevat tavoitteet
Aseta suunnitelman jokaiselle vaiheelle (30, 60 ja 90 päivää) selkeät ja mitattavat tavoitteet, jotka vastaavat työntekijän roolia ja yrityksen tavoitteita. Varmista, että tavoitteet ovat realistisia ja saavutettavissa, jotta niiden saavuttaminen tuottaa onnistumisen kokemuksia.
Järjestä säännöllisiä seurantatapaamisia ja anna palautetta
Järjestä säännöllisiä kahdenkeskisiä tapaamisia uuden työntekijän ja hänen esihenkilönsä tai mentorinsa sekä henkilöstöhallinnon edustajan, hänet palkanneen rekrytoijan ja jonkun henkilöstön kehittämisestä vastaavan henkilön välillä. Nämä tapaamiset ovat ratkaisevan tärkeitä palautteen antamisen, haasteista keskustelemisen ja suunnitelman tarvittaessa muokkaamisen kannalta.
Kannusta itsearviointiin ja tavoitteiden asettamiseen
Kannusta uutta työntekijää pohtimaan edistymistään ja asettamaan henkilökohtaisia sekä ammatillisia tavoitteita. Tämä edistää sitoutumista ja halua panostaa omaan menestykseen yrityksessä.
Nosta onnistumiset esiin ja tunnusta saavutukset
Juhlistakaa merkkipaaluja ja saavutuksia koko perehdytysprosessin ajan. Tunnustuksen antaminen voi parantaa moraalia ja motivaatiota sekä vahvistaa työntekijän arvoa tiimille ja yritykselle.
Esimerkiksi kenkäkauppias Zappos järjestää "valmistujaisjuhlat" niille, jotka suorittavat perehdytyksen pakollisen asiakaspalveluosuuden.
Tässä on lisää loistavia ideoita työntekijöiden saavutusten tunnustamiseen.
Tee muutoksia palautteen perusteella
Ole valmis muokkaamaan perehdytyssuunnitelmaa uuden työntekijän palautteen perusteella (perehdytyskyselyt tai lähtöhaastattelut ovat tässä hyödyllisiä) sekä hänen suoriutumisensa perusteella.
Joustavuus on avainasemassa, kun halutaan vastata odottamattomiin haasteisiin tai lisäoppimisen mahdollisuuksiin.
Hyödynnä teknologiaa
Teknologiat, kuten perehdytykseen erikoistuneet ohjelmistot ja oppimisen hallintajärjestelmät, auttavat seuraamaan edistymistä sekä suunnittelemaan ja toteuttamaan koulutusta.
Tilaa People Managing People -uutiskirje
Jos haluat lisää tietoa esimerkillisen perehdytyskokemuksen luomisesta, tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja liiketoimintajohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja vaikuttamaan organisaatiossasi entistä enemmän.
