Strategisen rekrytointisuunnitelman laatiminen: asiantuntijan opas

Monien rekrytoinnin suunnittelukierrosten kokeneena käyn tässä läpi, miksi ja miten luodaan tehokas ja kestävä rekrytointisuunnitelma.

Mikä on rekrytointisuunnitelma?

Rekrytointisuunnitelma on strateginen asiakirja tai prosessi, jossa määritellään organisaation rekrytointitarpeet tietylle ajanjaksolle. Siinä ennakoidaan organisaation tulevia osaamistarpeita esimerkiksi kasvuennusteiden, liiketoimintastrategian muutosten, henkilöstön vaihtuvuuden ja nykyisen henkilöstön osaamisaukkojen perusteella.

Rekrytointisuunnitelmaa pidetään usein pikemminkin operatiivisena kuin strategisena suunnitelmana. Tämä johtuu siitä, että sen tulisi aina perustua toteutukseen tietyn rekrytointibudjetin, aikataulun ja resurssien puitteissa, eikä se todennäköisesti sisällä laajaa analyysiä.

Miksi luoda rekrytointisuunnitelma?

Rekrytointisuunnitelman laatiminen on tärkeää useista syistä:

Strateginen yhdenmukaisuus

Rekrytointisuunnitelma varmistaa, että organisaation osaamistarpeet ovat linjassa sen yleisten strategisten tavoitteiden kanssa.

Ennakoimalla tulevia osaamistarpeita suunnitelma auttaa varmistamaan, että organisaation tavoitteita ja hankkeita tukemaan on saatavilla oikeanlaista osaamista.

Rekrytoinnin tehokkuus

Ilman rekrytointisuunnitelmaa organisaatiot saattavat kohdata tehottomuutta ja kiireellisiin tai reaktiivisiin rekrytointiprosesseihin liittyviä kasvaneita kustannuksia.

Hyvin määritelty suunnitelma auttaa kohdentamaan resurssit tehokkaasti ja minimoimaan tarpeettomat rekrytointiin ja perehdyttämiseen käytettävät kulut, mikä johtaa parempaan hakijakokemukseen. Se auttaa myös välttämään väärät rekrytoinnit ja liikarekrytoinnin.

Henkilöstön monimuotoisuus

Sisällyttämällä monimuotoisuutta ja osallisuutta edistävät aloitteet rekrytointisuunnitelmaan organisaatiot voivat houkutella monimuotoisemman hakijajoukon ja edistää osallistavaa kulttuuria työyhteisössä. Tämä voi johtaa parempaan päätöksentekoon, innovaatioihin ja työntekijöiden tyytyväisyyteen.

Työntekijöiden sitouttaminen

Hyvin toteutetussa rekrytointisuunnitelmassa huomioidaan uusien työntekijöiden rekrytoinnin lisäksi myös heidän pitkäaikainen menestyksensä ja pysymisensä organisaatiossa.

Se auttaa esimerkiksi määrittelemään roolit ja vastuut sekä avaamaan keskusteluja sisäisestä liikkuvuudesta ja kehittymisestä.

Kaiken kaikkiaan rekrytointisuunnitelma toimii tehokkaan osaajien hankinnan ja johtamisen tiekarttana ja auttaa organisaatioita rakentamaan ja ylläpitämään osaavaa ja motivoitunutta henkilöstöä, joka edistää menestystä.

Keiden tulisi osallistua?

Rekrytoinnin suunnittelu on rekrytointi- ja esihenkilötiimien sekä johdon välinen yhteistyöprosessi:

• Rekrytoiva esihenkilö: Antaa tietoa tehtävässä tarvittavista taidoista ja pätevyydestä.
• Henkilöstöhallinto: Hallinnoi suunnitteluprosessia ja vie suunnitelman käytäntöön.
• Osastopäälliköt: Tarjoavat näkemyksiä siitä, miten uudet työntekijät työskentelevät eri tiimien kanssa ja millaista osaamista tarvitaan.
• Tiimin jäsenet: Kerää palautetta tiimin jäseniltä siitä, mitä heidän mielestään tarvitaan.
• Ylin johto: Johtajien on ehkä osallistuttava etenkin strategisiin tai korkean tason tehtäviin, jotta varmistetaan yhdenmukaisuus yrityksen tavoitteiden ja vision kanssa.
• Taloushallinto: Varmistaa, että rekrytointisuunnitelma on organisaation budjetin ja taloussuunnittelun mukainen.

Jos laadit rekrytointiprosessin vuokaaviota, vastuualueiden jakaminen uimaratojen avulla voi auttaa huomioimaan kunkin osaston vastuut.

Rekrytoinnin suunnitteluprosessi

Rekrytointistrategian prosessikaavio etenee suunnilleen näin:

1. Yrityksen ja tiimin tavoitteiden määrittely sen varmistamiseksi, että rekrytoinnin prioriteetit ovat strategisten tavoitteiden mukaisia.
2. Erityisten osaamistarpeiden ja -aukkojen arviointi. Usein helpoin tapa tunnistaa tarpeet on tehdä osaamisvajeanalyysi. Lisäksi uuden rekrytointisuunnitelman tueksi laadittu organisaatiokaavio auttaa hahmottamaan raportointisuhteet ja työskentelysuhteet.
3. Arviointi siitä, voidaanko nykyinen tiimi valmentaa kuromaan osaamisvaje umpeen. Jos ei voida, luodaan tehtävät.
4. Työskentely HR:n/rekrytoinnin kanssa tehtävänkuvausten laatimiseksi
5. Työskentely muiden tiiminvetäjien kanssa, jotta voidaan keskustella henkilön palkkaamista koskevista suunnitelmista eikä päällekkäisyyksiä synny.
6. Suunnitelman laatiminen siitä, milloin rekrytointi on tehtävä ja miten uusia työntekijöitä palkataan.

Toteutan tämän järjestämällä rekrytoinnin suunnittelutilaisuuden jokaisen yrityksen johtajan kanssa seuraaville 12 kuukaudelle (aika voi olla lyhyempikin), ja käymme läpi esimerkiksi osaamisvajeanalyysin ja uusien tehtävien perustamisen.

Prosessin aikana esitän kysymyksiä, jotka vievät meidät henkilöstösuunnittelun alueelle. Pyrin ymmärtämään liiketoiminnan nykyiset suorituskykyvaatimukset ja pohtimaan, voidaanko nykyinen tiimi valmentaa kuromaan mahdolliset osaamisvajeet umpeen.

Sen jälkeen on tärkeää koota kaikkien eri johtajien ilmoittamat henkilöstötarpeet yhteen (tehtävänkuvaukset mukaan lukien) ja alkaa tunnistaa, missä tiimeissä saatetaan mahdollisesti rekrytoida päällekkäisiin tehtäviin. 

Tätä kannattaa tarkkailla seuraavissa tiimeissä:

• Myynti <> Markkinointi
• Tuotekehitys <> Tuotehallinta <> IT <> Data
• Taloushallinto <> Liiketoiminnan toiminnot <> Data
• HR <> Taloushallinto
• Taloushallinto <> Hankinta (jos se ei jo kuulu taloushallintoon).

Esimerkiksi kerran jouduin puuttumaan tilanteeseen, jossa taloushallinto halusi palkata hankinnasta vastaavan henkilön, vaikka toimitusketjutiimi etsi jo omaa hankinnasta vastaavaa henkilöään!

Usein tällaiset tilanteet johtuvat siitä, että yksi tiimi kokee, ettei se saa toiselta tiimiltä riittävästi tietoa tai resursseja, ja ajattelee, että kuilua paikkaamaan ja vastuun ottamaan palkattu henkilö auttaisi (mutta näin ei koskaan käy).

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Rekrytointisuunnitelmaa laadittaessa esitettävät kysymykset

Oikeiden kysymysten esittäminen tekee rekrytointisuunnitelmastasi strategisemman ja kestävämmän.

Useimpien esihenkilöiden pitäisi pystyä vastaamaan seuraaviin kysymyksiin tavalla, joka auttaa sekä sinua että heitä ymmärtämään heidän rekrytointitarpeidensa tärkeimmät näkökohdat sekä tehtävän laajuuden ja kiireellisyyden. Etsitpä sitten avustajaa tai täytät erityisosaamista vaativaa tehtävää, nämä kysymykset tuovat ratkaisevaa selkeyttä.

K: Mitä resursseja tai budjettia sinulla on (jos sinulla on niitä)?

Myönnetään, tämä on tässä ratkaiseva tekijä. Jos käyt koko tarkistuslistan läpi ja huomaat, ettet pysty löytämään tarvitsemaasi henkilöä käytettävissä olevalla budjetilla, voit palata taloushallinnon tai C-tason johdon puoleen ja keskustella asiasta alla olevien vastausten pohjalta.

Jos sinulla ei ole budjettia, pidä kulut mielessä, jotta voit antaa taloushallinnolle tarvittavat neuvot. Saatat joutua tekemään kompromisseja esimerkiksi tiettyjen taitojen tai senioriteetin suhteen, jotta pienempi budjetti riittää.

K: Mitä tämä henkilö tekee täällä? Mitkä ovat ne konkreettiset tulokset, joita odotamme tältä tehtävältä ensimmäisten 6 kuukauden, 12 kuukauden tai pidemmän ajan kuluessa?

Suosittelen puhumaan konkreettisista tuloksista, jotta keskitytään tarkasti siihen, miksi tätä henkilöä tarvitaan. Näin vältät palkkaamasta henkilöä pelkästään taitojen perusteella (eli ”Olisi mukavaa, jos tämän henkilön taidot olisivat tiimissä” – mitä hän tekisi?).

K. Kenen kanssa he ovat eniten tekemisissä yrityksen sisällä? Tarvitsemmeko heidän panostaan rekrytointiprosessissa tai tehtävänkuvauksen laatimisessa?

Nykyään on hyvin harvoja tehtäviä, joissa ei olla tekemisissä yrityksen eri toimintojen kanssa. Ulkopuolisten mielipiteiden kysyminen voi laajentaa tai rajata tehtävää, mutta joka tapauksessa se auttaa sovittamaan tehtävän paremmin tarpeisiin.

Jos esimerkiksi talousosasto haluaa palkata jonkun data-analytiikkaan, mitä nykyinen data-tiimi ei tarjoa heille?

K. Onko tässä tehtävässä työskentelevän henkilön ja jonkun muun yrityksessä työskentelevän henkilön rooleissa päällekkäisyyttä? Jos on, kuinka paljon päällekkäisyyttä on ja mitkä erot tekevät tästä tehtävästä tarpeellisen?

Jatketaan edellä käytettyä esimerkkiä: jos talousosasto palkkaa data-analytiikan parissa työskentelevän henkilön, hänen on työskenneltävä data-tiimin kanssa. Mutta onko näin suuri päällekkäisyys tarkoituksenmukaista, vai voisiko data-tiimillä olla riittävästi kapasiteettia tarjota talousosastolle sen tarvitsemat tiedot? Vai pitäisikö data-tiimin palkata henkilö, jotta raportointisuhteet pysyvät selkeinä?

K. Millaista kokemusta ja/tai millaisia taitoja parhaalla hakijalla täytyy olla menestyäkseen tehtävässä?

Tämän avulla sinä ja rekrytoiva esihenkilö saatte jonkinlaisen käsityksen siitä, mitä etsitte. Ihannetapauksessa joidenkin kriteerien pitäisi olla ”välttämättömiä” ja joidenkin ”hyväksi katsottavia”. 

Tämän pitäisi vahvistaa entisestään tehtävän tarvetta ja saada sinut pohtimaan sen kiireellisyyttä. Vältä liian epämääräisiä määrittelyjä: jos ainoat asiat, joita osaat ajatella, ovat hyvät viestintä- ja itsensä johtamisen taidot, sinun on ehkä palattava tarkastelemaan tavoitteita. Toisaalta liian yksityiskohtaiset vaatimukset ovat myös haitaksi.

(Käsittelen tätä laajemmin artikkelissani, joka käsittelee ehdokkaiden etsimistä).

K. Milloin tehtävään tarvitaan henkilö – eilen, kolmen kuukauden kuluttua vai kuuden kuukauden kuluttua?

Tässä vaiheessa alamme pohtia tehtävän kiireellisyyttä. Tämä auttaa sinua ja osaajahankintatiimiä suunnittelemaan, milloin tehtävä pitäisi julkaista, kuinka kiireellinen tarve on ja kuinka paljon resursseja siihen pitäisi juuri nyt käyttää.

K. Mitä tapahtuu, jos emme palkkaa henkilöä kuuden kuukauden kuluessa?

Tämä on enemmänkin ajatusharjoitus, jonka avulla voi pohtia kiireellisyyttä. Tähän kysymykseen on helppo vastata ”No, emme saavuta tavoitteitamme” ja jättää asia siihen. 

Varaa aikaa sen miettimiseen, mitä tapahtuu, jos sinulla ei ole tätä resurssia, mutta tiimisi tarpeet pysyvät ennallaan. Näin saat todella selville, kuinka kiireellinen tehtävä on.

Urani aikana vain yksi esihenkilö on sanonut minulle: ”Hei Mariya, tehtäväni ei ole kiireellinen, mutta halusin ilmoittaa etukäteen, että tarvitsen tämän resurssin kuuden kuukauden kuluttua ja kyseessä tulee olemaan haastava rekrytointi, joten julkaistaan tehtävä nyt.” Se sai kyyneleet silmiini – toimi sinäkin näin!

K. Kuka voi ottaa tehtävän vastuulleen väliaikaisesti?

Tämä auttaa jälleen arvioimaan tehtävän kiireellisyyttä ja saa myös linjaesihenkilön pohtimaan haastavan tavoitteen asettamista jollekin yrityksen sisällä tai tehtävän sisällyttämistä tämän henkilön kehityssuunnitelmaan. 

Olen nähnyt monta kertaa tilanteen, jossa rekrytointi on ensimmäinen ratkaisu, mutta tämän kysymyksen kohdalla huomaammekin, että tiimissä on jo ennestään paljon vajaakäytössä olevia henkilöitä.

K. Millainen urapolku tehtävästä on, jos sellainen on?

Tätä jokaisen esihenkilön pitäisi pohtia, kun hän suunnittelee jonkun palkkaamista. Joskus vastaus on, ettei urapolkua ole, koska kyseessä on jo valmiiksi erittäin vaativa johtotason tehtävä (esimerkiksi C-tason tehtävään palkkaaminen). 

Toisinaan taas käy ilmi, että yritys tarvitsee tätä henkilöä vain määräajaksi. Tällöin kannattaa kysyä, olisiko toimeksisaaja työntekijää parempi vaihtoehto, jos työntekijä jäisi projektin jälkeen ilman tekemistä.

K. Onko sinulla nyt aikaa rekrytointiin – ja milloin sinulla on aikaa?

Rekrytoinnin pitäisi viedä huomattava osa viikoittaisesta työajasta, ja mitä kiireellisempi tehtävä on, sitä enemmän jonkun pitäisi olla valmis omistamaan aikaa rekrytointiprosessille.

Työpaikkailmoituksen laatiminen, hakijoiden seurantajärjestelmän tarkistaminen, ilmoituksen julkaiseminen sosiaalisessa mediassa, ansioluetteloiden seulonta ja haastattelut vievät kaikki aikaa. 

Muita asioita, joiden vaatimaa aikaa ihmiset mielestäni usein unohtavat huomioida, ovat asianmukaisen haastattelupalautteen antaminen (huippuosaajat tarvitsevat hyvää palautetta), taustatarkistukset ja perehdytys.

Usein keskustelut, joita käyn tiimien nopeasta kasvattamisesta kiinnostuneiden rekrytoivien esihenkilöiden kanssa, liittyvät siihen, onko heidän tiimillään valmiudet järjestää erinomainen perehdytysprosessi kaikille uusille työntekijöille. Jos kapasiteetti on ongelma, voit harkita perehdytysohjelmiston käyttöönottoa prosessien sujuvoittamiseksi.

K. Entä yrityskulttuuri?

Huomaa, etten puhu missään edellä "sopivuudesta yrityskulttuuriin”. Tämä johtuu siitä, että uskon vakaasti sen voivan tässä vaiheessa rajoittaa todella paljon ja aiheuttaa ennakkoluuloja.

Kun keskityt ihanteellisen hakijan käyttäytymiseen, taitoihin ja kokemukseen liittyvään sopivuuteen, vältät tilanteen, jossa kaikki uudet työntekijäsi näyttävät olevan peräisin samasta muotista.

Kun sinulla on vastaukset näihin kysymyksiin, palaa johtajasi tai johtoryhmän luo ja keskustelkaa rekrytointisuunnitelmasta.

Jos käytössäsi on erillinen rekrytointitiimi tai -resurssi, varaudu keskustelemaan tehtäväsi kiireellisyydestä muiden tiimien kanssa, joilla on yhtä kiireellisiä tai kiireellisempiä tehtäviä. 

Vastaukset edellä esitettyihin kysymyksiin auttavat myös ohjaamaan sekä valintaprosessia että myöhemmin tehtävää rekrytointipäätöstä, joten ne palvelevat kahta tarkoitusta!

Rekrytoinnin suunnittelun tarkistuslista

Useimmat yritykset noudattavat vuosittaista tai puolivuosittaista strategista rekrytointisuunnitelmaa, joten tässä on tarkistuslista asioista, jotka sinun tulisi varmistaa ja suunnitella siihen mennessä, kun suunnittelemasi rekrytointijakso alkaa.

• Yrityksen yleinen rekrytointisuunnitelma
• Jokaiselle tiimille on varattu mahdollisuus rekrytoida jakson aikana tarvitsemiinsa eri tehtäviin
• Olet varmistanut eri toimintojen sidosryhmiltä, että he ovat tietoisia lisäämästäsi tehtävästä
• Olet vastannut kaikkiin edellä olevan osion kysymyksiin
• Olet aloittanut työpaikkakuvausten laatimisen yhdessä henkilöstöhallinnon ja osaajien kanssa
• Olet alkanut miettiä, miten palkkaat tämän henkilön (miten löytää työntekijöitä, haastattelukysymykset tai rekrytointiprosessin tehtävät)
• Kun olet julkaissut ilmoituksen ja aloittanut tehtävään rekrytoinnin, alat miettiä, miltä tiimisi seuraava kokoonpano näyttää seuraavaa kierrosta varten.

Rekrytoinnin asianmukaiseen suunnitteluun käytetty aika kannattaa

Rekrytointisuunnitelman laatiminen vie aikaa. Se voi olla työlästä ja saada sinut ajattelemaan asioita, joihin sinulla ei ole valmiita vastauksia. 

Sen ei kuitenkaan pitäisi estää sinua käymästä prosessia läpi ja perehtymästä suunnitteluun hieman syvällisemmin, jotta siitä tulee kestävämpi ja täsmällisempi.

Aivan kuin tilauksesta, juuri kun olin kirjoittamassa tätä artikkelia, eräs ystävä otti minuun yhteyttä ja kertoi seuraavan tarinan. 

Hän keskusteli yrityksen kanssa, joka piti hänen taidoistaan, mutta muutti lähes yhdeksän kuukauden ajan jatkuvasti niitä tehtäviä, joihin ystävääni harkittiin. 

Tämä on kaikkien ajan tuhlaamista ja todennäköisesti merkki siitä, ettei yrityksellä todellisuudessa ollut suunnitelmaa, kun se aloitti keskustelut ystäväni kanssa. 

Se saa minut ajattelemaan, että he näkivät hänen kokemuksensa ja lankesivat ansaan: “Haluaisimme mielellämme tiimiimme jonkun, jolla on tuollaista kokemusta” tietämättä, mitä he tekisivät hänen kanssaan.

Lopulta he vetäytyivät äkillisesti prosessista, tuhlasivat kaikkien aikaa ja jättivät jälkeensä katkeran maun.

Haluaisin voida kertoa, että tämä on yksittäinen esimerkki erityisen huonosta hakijakokemuksesta, mutta näin ei ole. Se näyttää olevan normi tässä “palkkaa ensin, kysy kysymyksiä myöhemmin” -ympäristössä, jonka olemme luoneet. 

Olen itse ollut mukana tällaisissa kasvuhankkeissa – tiimit ovat jopa kaksin- tai kolminkertaistuneet vuodessa – mutta olen aina pyrkinyt toimimaan haastavana äänenä näissä keskusteluissa. 

Tämä on auttanut kanssani työskennelleitä tiimejä selkeyttämään tavoitteitaan, jotta ne voivat puolestaan tarjota oikeille hakijoille parhaan hakijakokemuksen ja ylläpitää erinomaista työnantajabrändiä.

Rekrytointitavoitteita tulisi käsitellä aivan kuten kaikkia muitakin tavoitteita – jokainen ennen täyttä toimeenpanoa suunnitteluun käyttämäsi minuutti säästää ainakin muutaman minuutin, joita et joudu käyttämään suunnan korjaamiseen ja hukkaan heittämiseen.

En tarkoita, ettetkö koskaan joutuisi irtisanomaan ihmisiä, mutta on aina hyvä pysähtyä aika ajoin kyseenalaistamaan omat toimintatapasi ja tarkistamaan, oletko oikealla tiellä.

Sinusta palkkaaminen ja irtisanominen saattavat lopulta alkaa näyttää pelkiltä luvuilta tai budjettiriveiltä, mutta ihmisille kyse on heidän toimeentulostaan.

Pysy ajan tasalla rekrytoinnista

Jos haluat pysyä ajan tasalla kaikesta rekrytoinnin viimeisimmästä kehityksestä, voit tehdä muutamia asioita.

Yksi vaihtoehto on harkita rekrytointikurssille osallistumista, sillä se auttaa sinua pitämään mielessä uusimman teknologian ja markkinoiden vaatimukset suhteessa liiketoimintaasi.

Toinen vaihtoehto on tilata People Managing People -uutiskirje. Seuraamme jatkuvasti rekrytoinnin ajankohtaisia tapahtumia ja jaamme paneelikeskusteluista sekä asiantuntijoiden haastatteluista saamamme näkemykset, ja saat kaiken suoraan sähköpostiisi!