Rekrytointitiimi: koko, rakenne ja ulkoistaminen

1. Rekrytoija

Rekrytoija hallinnoi koko rekrytointiprosessia työpaikkailmoitusten julkaisemisesta ansioluetteloiden seulontaan, haastattelujen toteuttamiseen ja työtarjousten tekemiseen.

Hän toimii hakijoiden ja yrityksen välisenä yhteyshenkilönä varmistaen erinomaisen hakijakokemuksen ja tekee tiivistä yhteistyötä rekrytoivien esihenkilöiden kanssa parannusten tekemiseksi.

Joissakin organisaatioissa on oma rekrytoija, kun taas toisissa rekrytoinnista vastaa henkilöstöpäällikkö.

Vahvan rekrytoijan roolin rakentaminen alkaa varmistamalla, että tiimisi on suorittanut rekrytoinnin perusteita käsittelevät koulutuskurssit.

2. Rekrytoiva esihenkilö

Rekrytoiva esihenkilö määrittelee tehtävän vaatimukset ja suunnittelee haastatteluprosessin yhdessä rekrytoijan kanssa. Hän toteuttaa haastattelut arvioidakseen teknistä osaamista ja sopivuutta tiimiin sekä tekee lopullisen rekrytointipäätöksen. Hän osallistuu myös uusien työntekijöiden perehdytysprosessiin.

Startup-yritysten rekrytoinnissa rekrytoiva esihenkilö ottaa vastuulleen rekrytointiin liittyviä tehtäviä.

3. Rekrytointikoordinaattori

Rekrytointikoordinaattori huolehtii logistiikasta, kuten haastattelujen aikatauluttamisesta ja hakijoiden sekä haastattelutiimin välisen viestinnän koordinoinnista. Hän varmistaa haastatteluprosessin sujuvuuden, huolehtii rekrytointijärjestelmän toiminnan edellyttämästä jatkuvasta ylläpidosta ja tukee rekrytoijia muissa hallinnollisissa tehtävissä.

4. Työnantajabrändin markkinoija

Työnantajabrändin markkinoijat luovat ja mainostavat sisältöä, joka tuo esiin yrityksen ainutlaatuisen brändin ja kulttuurin osaajien houkuttelemiseksi. He hallinnoivat rekrytointimarkkinoinnin kanavia, kuten yrityksen urasivustoa, sosiaalisen median kanavia ja työpaikkailmoituksia, varmistaen työnantajabrändin yhdenmukaisuuden rekrytointitoimien kanssa.

5. Ehdokashankkija

Ehdokashankkija vastaa potentiaalisten hakijoiden tunnistamisesta, kontaktoinnista ja ehdokaspoolin rakentamisesta eli hakijoiden etsimisestä.

Hän etsii aktiivisesti hakijoita eri kanavista, kuten hakijoiden etsintään tarkoitetuista ohjelmistoista, LinkedInistä, työpaikkasivustoilta, sosiaalisesta mediasta ja verkostoitumistapahtumista.

Ehdokashankkijat keskittyvät passiivisiin hakijoihin, jotka eivät välttämättä hae aktiivisesti työpaikkoja, tekevät ensimmäiset yhteydenotot ja esiseulovat hakijat ennen pätevien ehdokkaiden välittämistä rekrytoijille.

6. Asiantuntijatehtävissä toimivat työntekijät

Osana yhteistoiminnallista rekrytointiprosessia tiimin jäsenet osallistuvat joskus haastatteluihin arvioidakseen hakijoiden sopivuutta organisaation kulttuuriin ja teknisiä taitoja sekä antaakseen hakijalle mahdollisuuden tutustua tiimiin ja esittää kysymyksiä.

Lisäksi asiantuntijatehtävissä toimivat työntekijät voivat auttaa hakijoiden etsimisessä suosittelujen kautta ja osallistua rekrytointimarkkinoinnin toimiin.

7. Perustaja tai toimitusjohtaja

Pienemmissä yrityksissä perustaja tai toimitusjohtaja osallistuu usein rekrytointistrategioiden määrittämiseen, ylempien tehtävien haastatteluihin sekä yrityksen toiminta-ajatuksen ja arvojen mukaisuuden varmistamiseen. Hän saattaa antaa lopullisen hyväksynnän keskeisille rekrytoinneille ja vaikuttaa yleiseen rekrytointitapaan.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Rekrytointitiimin oikean koon määrittäminen

Rekrytointitiimisi koko määräytyy pitkälti seuraavien tekijöiden perusteella:

1. Palkkausten määrä

• Ota huomioon vuotuiset palkkaustavoitteesi. Mitä enemmän ihmisiä sinun on palkattava, sitä suurempi rekrytointitiimin tulisi olla. Yleinen suuntaa-antava suhdeluku on yksi rekrytoija jokaista vuosittain palkattavaa 25–40 henkilöä kohden, mutta tämä voi vaihdella tehtävän vaativuuden mukaan.
• Arvioi rekrytoijakohtainen työmäärä. Rekrytoijat voivat käsitellä erilaisia määriä rekrytointeja sen mukaan, ovatko tehtävät lähtötason, keskitason vai erittäin erikoistuneita tehtäviä.

2. Tehtävän vaativuus

• Tekniset tai erikoistuneet tehtävät. Vaikeasti täytettävien tai kapean erityisalan tehtävien täyttäminen vie yleensä enemmän aikaa, mikä tarkoittaa, että tarvitaan mahdollisesti enemmän rekrytoijia tai hakijoiden etsintään keskittyviä asiantuntijoita.
• Tehtävät, joissa vaihtuvuus on suurta. Jos tehtävissä vaihtuvuus on suurta, saatat tarvita lisää rekrytointikapasiteettia jatkuvan kysynnän ylläpitämiseksi.

3. Yrityksen kasvuvaihe

• Alkuvaiheen yritys vai vakiintunut yritys. Alkuvaiheen yrityksillä voi olla pieni ja joustava rekrytointitiimi, jota voidaan kasvattaa tarpeen mukaan, kun taas suuremmat tai nopeasti kasvavat yritykset tarvitsevat jäsennellymmän tiimin ja erikseen määritellyt roolit (rekrytoijat, hakijoiden etsintään keskittyvät asiantuntijat ja koordinaattorit).
• Suunniteltu laajentuminen. Jos valmistaudut voimakkaaseen kasvuun tai uusille markkinoille siirtymiseen, tarvitset suuremman tiimin käsittelemään kasvavaa rekrytointitarvetta.

4. Rekrytointiprosessin tehokkuus

• Teknologia ja työkalut. Jos yrityksesi käyttää hakijaseurantajärjestelmää (ATS) tai tekoälypohjaisia työkaluja, ne voivat automatisoida prosessin osia, jolloin pienempi tiimi pystyy käsittelemään enemmän hakijoita.
• Ulkoistaminen ja henkilöstöpalveluyritykset. Jos ulkoistat tiettyjen tehtävien täyttämisen henkilöstöpalveluyrityksille tai käytät ulkoisia rekrytointipalveluja, voit ehkä pitää sisäisen rekrytointitiimin pienempänä.

5. Toimialan vertailuarvot

• Tutustu toimialan käytäntöihin. Selvitä toimialallasi tyypilliset rekrytoijien ja työntekijöiden väliset suhdeluvut. Esimerkiksi teknologiayrityksissä suhdeluvut ovat usein pienempiä (1:15–1:25), kun taas vähittäiskaupan tai ravintola-alan yrityksissä ne voivat olla suurempia (1:50 tai enemmän).

6. Työnantajabrändi ja hakijakokemus

• Panosta työnantajabrändiin. Jos yrityksesi painottaa vahvasti työnantajabrändiä, saatat tarvita suuremman tiimin sisällön luomiseen, sosiaalisen median hallintaan ja hakijoiden sitouttamiseen, erityisesti kilpailluilla toimialoilla.
• Hakijakokemuksen painopisteet. Rekrytointitiimi, joka asettaa etusijalle henkilökohtaisen ja laadukkaan hakijakokemuksen, saattaa tarvita enemmän resursseja, kuten koordinaattoreita aikataulujen ja viestinnän hoitamiseen.

Rekrytointitiimin rakenne

Vaikka mitkään kaksi organisaatiota eivät toimi täysin samalla tavalla, rekrytointitiimit muodostetaan todennäköisesti seuraavasti pienissä, keskisuurissa ja suurissa organisaatioissa.

1. Alkuvaiheen yritykset

• Rakenne: Pieniä ja erittäin joustavia tiimejä, joissa rooleja yhdistetään usein.
• Tiimin rakenne: Koostuu yleensä 1–2 rekrytoijasta tai jopa vain yhdestä henkilöstä, joka vastaa henkilöstöhallinnosta ja rekrytoinnista. Hyvin varhaisessa vaiheessa olevissa alkuvaiheen yrityksissä perustajat tai osastopäälliköt voivat hoitaa rekrytoinnin. Hakijoiden etsintään keskittyvät asiantuntijat ja rekrytointikoordinaattorit ovat harvinaisia, ja rekrytoijat hoitavat koko prosessin. Painopiste on usein avainosaajien nopeassa palkkaamisessa, ja kaikki tiimin jäsenet osallistuvat tarvittaessa.
• Ominaispiirteet: Ketteryys ja mukautuvuus, keskittyen kriittisten tehtävien täyttämiseen kasvun vauhdittamiseksi. Rekrytointiprosessit ovat vähemmän muodollisia ja perustuvat henkilökohtaisiin verkostoihin, suositteluihin ja suoraan yhteydenottoon.

2. Keskisuuret organisaatiot

• Rakenne: Jäsennellympi, ja erikoistuneet roolit alkavat muodostua.
• Tiimin rakenne: Mukana on rekrytointiin keskittyviä rekrytoijia, ja jotkin yritykset lisäävät tiimiin hakijoiden etsintään keskittyviä asiantuntijoita tai rekrytointikoordinaattoreita suuren rekrytointimäärän hallitsemiseksi. Rekrytointitiimit tekevät enemmän yhteistyötä henkilöstöhallinnon kanssa perehdytyksen ja henkilöstön pitämisen parissa, ja prosessia voi valvoa rekrytoinnista vastaava johtaja tai esihenkilö.
• Ominaispiirteet: Tehokkuuden ja erikoistumisen tasapaino, mikä mahdollistaa toiminnan laajentamisen tarvittaessa ilman merkittävää monimutkaisuutta.

3. Nopeasti kasvavat organisaatiot

• Kokoonpano: Skaalautuvat, erittäin jäsennellyt tiimit, joilla on määritellyt roolit.
• Tiimirakenne: Yhdistelmä rekrytoijia, hakijaetsijöitä, koordinaattoreita ja työnantajamarkkinoinnin asiantuntijoita. Rekrytoinnin vetäjät tai esihenkilöt voivat vastata tiettyjen tiimien tai osastojen valvonnasta ja varmistaa, että rekrytointi pysyy nopean palkkaustarpeen tahdissa. Joskus kiireellisten tehtävien täyttämiseen käytetään myös freelance-rekrytoijia tai rekrytointitoimistoja.
• Ominaisuudet: Nopea ja suurivolyyminen rekrytointi edellyttää hyvin koordinoituja tiimejä, jotka ovat valmiita kasvamaan nopeasti sujuvoitettujen prosessien avulla.

4. Suuret organisaatiot

• Kokoonpano: Erittäin jäsennelty rakenne, jaetut roolit ja osastot.
• Tiimirakenne: Mukana on eri liiketoiminta-alueisiin (esimerkiksi teknologiaan, myyntiin ja operatiiviseen toimintaan) erikoistuneita rekrytoijia, omistautuneita hakijaetsijöitä, rekrytointikoordinaattoreita, työnantajabränditiimejä ja data-analyytikoita. Organisaatiossa voi olla alueellisia tai osastokohtaisia rekrytointijohtajia sekä rekrytoinnin operatiivinen tiimi, joka valvoo prosesseja, vaatimustenmukaisuutta ja raportointia. Työnantajabrändäys ja osaajien hankintastrategia voivat olla erillisiä osastoja.
• Ominaisuudet: Monimutkaisuus on suurta, ja toiminnassa keskitytään tehokkuuteen ja skaalautuvuuteen. Prosessit ja työkalut, kuten ATS- ja CRM-järjestelmät, on määritelty selkeästi hakijoiden ja avoimien työpaikkojen määrän hallintaa varten.

Mittareiden ja KPI-mittareiden määrittäminen

Se, mitä mitataan, tulee johdetuksi. Tässä on joitakin yleisiä rekrytointimittareita ja KPI-mittareita, joita rekrytointitiimit käyttävät ongelmien tunnistamiseen ja prosessin hiomiseen.

1. Palkkausaika / tehtävän täyttöaika

• Määritelmä:
  • Palkkausaika tarkoittaa niiden päivien määrää, jotka kuluvat siitä, kun hakija tulee rekrytointiputkeen (esimerkiksi jättää hakemuksen), siihen, kun hän hyväksyy työtarjouksen.
  • Tehtävän täyttöaika on niiden päivien kokonaismäärä, jotka kuluvat työpaikan ilmoittamisesta siihen, kun hakija palkataan.
• Merkitys: Nämä mittarit mittaavat rekrytointiprosessin tehokkuutta. Lyhyempi palkkaus- tai täyttöaika tarkoittaa nopeampia rekrytointeja, mikä voi estää tuottavuusaukkoja ja vähentää rekrytointikustannuksia.

2. Palkkauksen laatu

• Määritelmä: Mittari, joka arvioi uuden työntekijän organisaatiolle tuomaa arvoa. Arvio perustuu usein suoritusarviointeihin, henkilöstön pysyvyyteen ja siihen, kuinka nopeasti työntekijä saavuttaa keskeiset tavoitteet.
• Merkitys: Tämä on keskeinen rekrytoinnin tehokkuuden indikaattori, joka mittaa, kuinka hyvin uudet työntekijät edistävät yrityksen menestystä.

3. Hakijoiden määrä

• Määritelmä: Tiettyä tehtävää tai kaikkia avoimia tehtäviä hakevien hakijoiden kokonaismäärä.
• Merkitys: Tämä mittari auttaa arvioimaan työpaikkailmoitusten tavoittavuutta ja houkuttelevuutta sekä hakijakanavien tehokkuutta. Suuri hakijamäärä voi viitata hyvään työnantajabrändiin ja markkinointiin, mutta määrän tasapainottaminen laadun kanssa on myös tärkeää.

4. Haastattelujen määrä

• Määritelmä: Avoimeen tehtävään toteutettujen haastattelujen määrä alustavasta seulonnasta loppuhaastatteluihin.
• Merkitys: Tämän mittarin seuranta antaa tietoa haastatteluprosessin tehokkuudesta. Jos haastatteluja tarvitaan liian paljon, se voi viitata liian monimutkaiseen prosessiin tai vaikeuksiin sopivan hakijan tunnistamisessa. Se voi myös paljastaa mahdollisia pullonkauloja.

5. Konversioaste

• Määritelmä: Niiden hakijoiden prosenttiosuus, jotka siirtyvät rekrytointiprosessin vaiheesta seuraavaan, esimerkiksi seulonnasta haastatteluihin tai haastatteluista tarjouksiin.
• Merkitys: Tämä auttaa rekrytoijia tunnistamaan, missä kohtaa hakijat putoavat pois rekrytointiputkesta. Suuri poistumisprosentti tietyssä vaiheessa voi viitata ongelmiin hakijan sopivuudessa, työpaikkakuvauksen selkeydessä tai haastatteluprosesseissa.

6. Lähteen laatu

• Määritelmä: Tämä mittaa eri rekrytointikanavien (esim. työpaikkasivustot, suosittelut, LinkedIn) tehokkuutta laadukkaiden hakijoiden tuottamisessa. Se arvioi, mistä onnistuneesti palkatut työntekijät tulevat, ja seuraa heidän suoriutumistaan tai palvelussuhteensa kestoa yrityksessä.
• Tärkeys: Sen ymmärtäminen, mitkä lähteet tuottavat parhaat hakijat, auttaa optimoimaan hakijanhankintaa. Näin rekrytoijat voivat keskittyä tehokkaimpiin kanaviin ja vähentää kustannuksia sekä rekrytointiin kuluvaa aikaa.

7. Rekrytointikustannus työntekijää kohden

• Määritelmä: Uuden työntekijän palkkaamiseen liittyvien kokonaiskustannusten summa, mukaan lukien mainonta, rekrytointitoimistojen palkkiot, rekrytoijien palkat, taustatarkistukset ja muut rekrytointiin liittyvät kulut, jaettuna palkattujen työntekijöiden määrällä.
• Tärkeys: Tämä mittari auttaa yrityksiä hallitsemaan ja optimoimaan rekrytointibudjettiaan. Rekrytointikustannusten pienentäminen työntekijää kohden samalla, kun palkkausten laatu säilyy ennallaan tai paranee, on yleinen rekrytointitavoite.

8. Hakijoiden tyytyväisyys

• Määritelmä: Mittari, joka kuvaa hakijoiden tyytyväisyyttä rekrytointiprosessiin. Tietoa kerätään usein haastattelun jälkeen tai rekrytointipäätöksen tekemisen jälkeen toteutettavilla kyselyillä.
• Tärkeys: Hakijoiden tyytyväisyys kuvastaa hakijakokemusta kokonaisuudessaan ja vaikuttaa työnantajamielikuvaan. Korkea tyytyväisyysaste voi houkutella lisää huippuosaajia, vaikka hakija ei saisikaan työpaikkaa, sillä hän saattaa suositella yritystäsi tai hakea sinne uudelleen tulevaisuudessa.

More Articles

• Tekoäly työhaastatteluissa: uudet trendit, käyttötapaukset & mitä seuraavaksi
• Tekoäly ansioluetteloiden seulonnassa: johdonmukaisuuden, skaalautuvuuden ja arvioinnin laadun parantaminen
• Tekoäly rekrytoinnissa: trendit, muutokset ja tulevaisuus

Rekrytointiprosessin ulkoistaminen 

Joskus organisaatiot päättävät ulkoistaa tiettyjä rekrytointiprosessin osia, pääasiassa hakijanhankintaa. Kun kyse on rekrytoinnin ulkoistamisesta, useimpiin tarpeisiin sopivia vaihtoehtoja on useita:

Tarpeen mukaan käytettävä RPO (rekrytointiprosessin ulkoistaminen)

• Määritelmä: Tarpeen mukaan käytettävä RPO tarjoaa joustavaa, lyhytaikaista rekrytointitukea, jota voidaan hyödyntää tarpeen mukaan. Se sopii erinomaisesti yksittäisten rekrytointipiikkien käsittelyyn, kuten tilapäiseen lisärekrytoijien tarpeeseen kausirekrytoinnin tai erityisprojektin aikana.
• Toimintatapa: Yritys tekee yhteistyötä RPO-palveluntarjoajan kanssa vahvistaakseen sisäisiä rekrytointitoimiaan, kun lisäapua tarvitaan. Palveluntarjoaja voi tarjota rekrytoijia ja hakijanhankinnan asiantuntijoita tai hyödyntää teknologiaansa ja työkalujaan yrityksen rekrytoinnin tukena rajatun ajan.
• Hyödyt:
  • Skaalautuvuus ja joustavuus äkillisten rekrytointitarpeiden käsittelyyn ilman pitkäaikaisia sitoumuksia.
  • Kustannustehokkuus, sillä palveluita hyödynnetään vain tarvittaessa.
  • Nopeampi rekrytointi ilman tarvetta kasvattaa pysyvää sisäistä rekrytointitiimiä.
• Sopii parhaiten: Yrityksille, joissa esiintyy satunnaisia rekrytointipiikkejä, projektikohtaisia tarpeita tai joiden sisäiset rekrytointiresurssit ovat rajalliset.

Toimintoryhmäkohtainen RPO

• Määritelmä: Toimintoryhmäkohtaisessa RPO:ssa rekrytointi ulkoistetaan tietylle osastolle, tehtäväalueelle tai liiketoimintayksikölle yrityksen sisällä (esim. IT, myynti, markkinointi jne.). Se on kohdennettu tapa ulkoistaa tiettyihin tehtäviin tai ryhmiin liittyvä rekrytointi.
• Toimintatapa: RPO-palveluntarjoaja ottaa vastuulleen tietyn toiminnon tai tiimin rekrytoinnin organisaatiossa. Se hallinnoi kyseisen toiminnon osalta kaikkea hakijanhankinnasta, haastatteluista ja perehdytyksestä työnantajamielikuvaan. Sisäinen henkilöstöhallintotiimi vastaa muista alueista, kun taas RPO-palveluntarjoajasta tulee yrityksen kykyjenhankintatiimin jatke kyseisen ryhmän osalta.
• Hyödyt:
  • Erikoistunut osaaminen tiettyjen toimintojen rekrytoinnissa, mikä johtaa laadukkaampiin hakijoihin.
  • Antaa sisäisille rekrytoijille mahdollisuuden keskittyä liiketoiminnan muihin alueisiin.
  • Skaalautuvuus ja mukautuvuus tietyn osaston tai divisioonan tarpeisiin.
• Sopii parhaiten: Organisaatioille, jotka tarvitsevat erikoistunutta rekrytointitukea aloilla, joilla vaaditaan erityisosaamista tai joilla kysyntä on kasvanut, kuten teknisissä tai myynnin tehtävissä.

3. Täysi RPO

• Määritelmä: Täysi RPO tarkoittaa, että ulkopuolinen henkilöstöpalveluntarjoaja ottaa vastuulleen organisaation koko rekrytointiprosessin. Tämä sisältää kaiken osaajien hankinnasta, esikarsinnasta, haastatteluista, työtarjousten hallinnasta ja perehdytyksestä aina osaajastrategiaan ja työnantajabrändiin asti.
• Näin se toimii: RPO-palveluntarjoaja integroituu täysin organisaatioon ja käyttää usein yrityksen brändiä ja työkaluja kaikkien rekrytointitoimintojen hallintaan. Siitä tulee pitkäaikainen strateginen kumppani, joka huolehtii kaikista yrityksen osaajien hankintaan liittyvistä toiminnoista. Tähän sisältyy usein edistyneen teknologian, rekrytointianalytiikan ja työnantajabrändistrategioiden hyödyntäminen.
• Edut:
  • Kattava rekrytointituki, joka vapauttaa sisäiset henkilöstötiimit keskittymään muihin alueisiin.
  • Asiantuntemus laajamittaisen rekrytoinnin ja osaajien hankintastrategian hallinnassa.
  • Pääsy edistyneisiin työkaluihin, teknologiaan ja markkinatietoon.
  • Voi johtaa laadukkaampiin rekrytointeihin, lyhyempään rekrytointiaikaan ja yleisesti parempiin rekrytointiprosesseihin.
• Sopii parhaiten: Suuremmille organisaatioille, joilla on paljon rekrytointitarpeita, nopeasti kasvaville yrityksille tai yrityksille, jotka haluavat optimoida ja ulkoistaa rekrytointiprosessinsa kokonaan.

RPO-vaihtoehtoja ovat erityiset RPO-yritykset, ammatilliset työnantajajärjestöt tai erityisesti kansainvälisessä rekrytoinnissa rekisteröity työnantaja.

Liity People Managing People -yhteisöön

Jos haluat saada lisää tietoa rekrytointitiimeistä ja osaajien hankinnasta yleisesti, liity henkilöstö- ja liiketoimintajohtajien kannustavaan yhteisöömme, jossa jaetaan tietoa ja asiantuntemusta, jotta voit kehittyä urallasi ja saada aikaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.

Rekrytointitiimin usein kysytyt kysymykset

Mitä rekrytointitiimi tekee?

Mikä on rekrytointitiimin ihanteellinen koko?

Mitä rekrytointiprosessin ulkoistaminen tarkoittaa?