Uuden työntekijän tervetulokirjemalli (vinkkejä oman kirjoittamiseen)
Tervetulokirjeen lähettäminen uudelle työntekijälle on tärkeä ensimmäinen askel työntekijän perehdytysprosessissa.
Kun työsopimus on allekirjoitettu ja ennen työntekijän ensimmäistä työpäivää sinun tulisi lähettää hänelle tervetuloviesti ilmaistaksesi innostuksesi sekä alkaa valmistella häntä ensimmäistä työpäivää ja työviikkoa varten.
Tämä artikkeli auttaa sinua ymmärtämään uuden työntekijän tervetulokirjeen kirjoittamisen perusteet ja sen, miten se edistää myönteistä perehdytyskokemusta. Olemme myös laatineet esimerkin tervetulokirjeestä, jota voit käyttää mallina oman kirjeesi luomiseen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on työntekijän tervetulokirje?
Työntekijän tervetulokirje on asiakirja, joka yhdistää ajanjakson työntekijän työsopimuksen allekirjoittamisen ja hänen todellisen aloituspäivänsä välillä. Se on osa jokaista hyvää ennakkoperehdytysstrategiaa.
Tervetulokirjeen tarkoituksena on esitellä yritys uudelle työntekijälle, ilmaista innostus hänen saapumisestaan ja valmistella häntä sujuvaa perehdytysprosessia varten.
Miksi tervetulokirjeen lähettäminen uusille työntekijöille on tärkeää?
Tervetulokirjeen lähettäminen uudelle tiimin jäsenelle on keskeinen osa jokaista uuden työntekijän tarkistuslistaa ja tärkeä askel tehokkaassa perehdytysprosessissa.
Saplingin tutkimus osoittaa, että uuden työntekijän perehdytysprosessin ja jäsennellyn työntekijöiden perehdytysohjelman käyttöönotto on keskeinen osa organisaation henkilöstö- ja kulttuuristrategiaa.
Tehokkaalla perehdytyksellä voi olla erittäin myönteinen vaikutus työntekijöiden pysyvyyteen, motivaatioon ja tuottavuuteen. Se on myös tärkeä osa yhteenkuuluvuuden ja osallisuuden tunteen luomista.
Lämmin tervetulokirje voi auttaa luomaan vahvan perustan tiimin jäsenen koko myöhemmälle perehdytyskokemukselle. Kirjeen tulisi:
- Lisätä innostusta ja odotuksia ennen ensimmäistä työpäivää;
- Helpottaa stressiä ja ahdistusta siitä, mitä ensimmäisen työviikon aikana voi odottaa;
- Edistää yhteenkuuluvuutta ja osallisuutta saamalla työntekijän tuntemaan itsensä osaksi tiimiä; ja
- Tarjota arvokasta tietoa liiketoiminnasta ja yrityskulttuurista.
Asiantuntijan vinkki: On tärkeää huomata, että tervetulokirje ei korvaa uudelle työntekijälle soittamista tai videopuhelua heti sen jälkeen, kun hän on hyväksynyt työtarjouksen.
Mitä sinun tulisi sisällyttää?
Aloita lämpimällä tervetulotoivotuksella yritykseen.
Aloita kiittämällä työntekijää siitä, että hän on valinnut liittyä tiimiin, ja ilmaise, kuinka innostunut olet hänen aloittamisestaan. Tervetuloviesti on myös tilaisuus jatkaa uuden tiimin jäsenen perehdyttämistä liiketoimintaan, yrityskulttuuriin ja siihen, miten hän tulee osallistumaan.
Tervetulosähköpostissa tulisi myös välittää käytännön perehdytystietoja, kuten:
- Aloituspäivä ja -aika
- Saapumisohjeet
- Pukeutumissäännöt
- Mitä ottaa mukaan ensimmäisenä päivänä
- Ensimmäisen päivän ohjelma
Hyvä tervetulosähköposti voi sisältää myös joko itse kirjeen tekstiosassa tai sähköpostin liitteenä:
- Tiimin jäsenten tiedot: toimita organisaatiokaavio, joka sisältää tiimisi jäsenet. He voivat käyttää sitä yhdessä LinkedInin kanssa tutustuakseen uusiin kollegoihinsa etukäteen sekä muistaakseen kasvot ja nimet nopeammin.
- Työntekijän käsikirja: lähetä työntekijän käsikirja etukäteen, jotta heillä on aikaa omaksua materiaali omaan tahtiinsa. Nosta esiin muutama olennaisimmista osioista ja keskeisistä henkilöstöhallinnon käytännöistä, joista on eniten hyötyä heidän ensimmäisellä työviikollaan.
- Uuden työntekijän paperityöt: paperityöt ovat välttämätön, mutta usein tylsä, osa perehdytystä, joten kannusta uutta tiimin jäsentä täyttämään mahdollisimman paljon asiakirjoja ennen ensimmäistä päivää. Näin teille molemmille jää aikaa keskittyä ensimmäisellä työviikolla kiinnostavampiin asioihin.
Vinkki ammattilaiselta: kuten näet, sähköposti voi olla pitkä sen mukaan, mitä tietoja siihen sisällytät, joten saatat haluta aloittaa sen varoituksella, jossa kehotat uutta tiimin jäsentä käyttämään aikaa kaiken läpikäymiseen.
Näin kirjoitat tervetulokirjeen työntekijälle
Vaihe 1: Aloita lämpimällä tervehdyksellä
Aloita ystävällisellä ja innostuneella tervehdyksellä. Muista käyttää työntekijän nimeä ja haastattelusta esiin noussutta mieleenpainuvaa yksityiskohtaa, jotta viesti tuntuu henkilökohtaiselta ja tervetulleelta.
Vaihe 2: Ilmaise innostuksesi ja onnittele
Ilmaise selkeästi innostuksesi siitä, että työntekijä liittyy tiimiin. Onnittele häntä uudesta tehtävästä ja vahvista, että hän on tehnyt hyvän päätöksen liittyessään yritykseen.
Vaihe 3: Esittele yrityskulttuuri ja arvot
Kuvaile lyhyesti yrityksen kulttuuria, arvoja ja missiota. Korosta, mikä tekee työpaikastanne ainutlaatuisen ja miten uuden työntekijän rooli liittyy näihin tekijöihin.
Vaihe 4: Sisällytä käytännön tiedot
Anna olennaiset tiedot, kuten uuden työntekijän aloituspäivä, odotetut työajat, pukeutumiskoodi ja mahdolliset mukaan otettavat tarvikkeet. Jos se on tarpeen, kerro perehdytysprosessista tai koulutuksesta, johon hän osallistuu, mukaan lukien mahdolliset moduulit, päivämäärät, kellonajat ja sijainnit.
Vaihe 5: Lopeta kannustukseen ja tarjoa tukea
Lopeta kirje kannustamalla häntä uudella urapolulla ja tarjoamalla tukeasi mahdollisia kysymyksiä tai tarvitsemaansa apua varten. Lisää yhteystietosi sekä muiden asiaankuuluvien henkilöstöhallinnon työntekijöiden yhteystiedot mahdollisia lisäkysymyksiä varten.
Kuka vastaa tervetulokirjeen laatimisesta ja lähettämisestä uudelle työntekijälle?
Tehokkaan tervetuloviestin uudelle työntekijälle tulisi lähettää sinun, työntekijän uuden esihenkilön.
Suuremmilla organisaatioilla voi olla henkilöstöhallinnon tiimi, joka voi auttaa tervetuloviestin laatimisessa. Riippumatta siitä, kuka viestin laatii, keskeiset osat tulisi vakioida mallipohjaan, jotta kaikki uudet työntekijät saavat yhdenmukaiset perehdytystiedot. Henkilöstöhallinto on usein parhaiten varustautunut koordinoimaan tämän.
Kun olet laatinut tervetulokirjeen mallipohjan, voit sitten personoida viestin ja lisätä oman henkilökohtaisen kosketuksesi mallipohjaan ja ohjelmaan, joka lähettää viestin automaattisesti perehdytysohjelmistoalustalta, kun tietyt rekrytointiprosessin virstanpylväät on saavutettu.
Ammattilaisen vinkki: Kirjeen lisäksi kannattaa harkita, että yrityksesi perustaja tai johtaja lähettää uudelle työntekijälle myös tervetuloviestin. Tässä viestissä voidaan keskittyä enemmän yrityksen liiketoiminnan, kulttuurin, arvojen, vision ja mission selittämiseen.
Miten uudelle työntekijälle lähetetään tervetuloviesti?
Vaikka tässä artikkelissa viitataan usein ”kirjeeseen”, voit lähettää viestin uudelle työntekijällesi monilla eri tavoilla. Riippumatta valitsemastasi menetelmästä haluat varmistaa, että viestin sisältö on parhaiden perehdytyskäytäntöjen mukaista.
- Sähköposti: Tervetulosähköpostin lähettäminen on tehokkain toimitustapa. Voit myös liittää mukaan muita asiakirjoja, kuten henkilöstöhallinnon käytäntöjä tai työntekijän käsikirjan, sekä lisätä hyperlinkkejä muihin perehdytysresursseihin.
- Fyysinen kirje: Jos päätät lähettää paperiversion, tee kirjeestä osa laajempaa tervetulopakettia, joka toimitetaan ensisijaisena kuriirilähetyksenä suoraan uuden työntekijän kotiin.
- Video: Videot voivat olla hyvin henkilökohtaisia, mutta ne eivät ole paras tapa välittää tärkeää tietoa. Harkitse lyhyen ja yleisluontoisen tervetulovideon tuottamista, jotta voit liittää sen yksityiskohtaisempiin tervetulosähköposteihisi.
Esimerkki uuden työntekijän tervetuloviestistä
Kärsitkö ”tyhjän sivun syndroomasta”? Olemme luoneet työntekijän tervetulokirjemallin, jonka avulla pääset alkuun! Lataa tervetulokirje alla olevan lomakkeen kautta.
Hanki tervetulokirjemallimme!
Toivota lämpimästi tervetulleeksi
Tervetulokirjeesi ei ehkä ole uuden työntekijäsi ensimmäinen vaikutelma, mutta se antaa kuvan siitä, kuka olet organisaationa, ja luo sävyn vahvalle alulle. Työntekijäsi arvostavat henkilökohtaista otetta!
Muista tilata People Managing People -uutiskirje, jotta pysyt ajan tasalla henkilöstöhallinnon uusimmista näkemyksistä, joita johtamisen ja esihenkilötyön asiantuntijat eri puolilta maailmaa tarjoavat.
