Täydellinen opas suoritusarvioinnin tavoitteiden asettamiseen
Suorituskykyarvioinnit, rakastitpa niitä tai et, ovat tulleet jäädäkseen. Vaikka ne saattavatkin tuoda mieleen kiusalliset keskustelut ja ammattijargonia vilisevät lomakkeet, ne ovat myös erinomainen tilaisuus sovittaa työntekijöiden tavoitteet yhteen organisaation tavoitteiden kanssa.
Oikein toteutettuna suorituskykyarvioinnin tavoitteiden asettaminen voi muuttaa nämä pelätyt kokoukset kasvua painottaviksi ja innostaviksi keskusteluiksi, joita ei enää koeta pakollisiksi velvollisuuksiksi.
Tässä oppaassa käydään läpi kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää suorituskykyarvioinnin tavoitteiden asettamisesta – asetettavista tavoitetyypeistä aina vinkkeihin, joiden avulla prosessista tehdään kaikille hyödyllinen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Miksi tavoitteiden asettaminen suorituskykyarvioinneissa on tärkeää
Kuvittele lähteväsi automatkalle ilman karttaa (tai GPS-laitetta, jos olet alle 30-vuotias). Siltä työ voi tuntua ilman selkeitä tavoitteita. Tavoitteiden asettaminen suorituskykyarviointien yhteydessä antaa työntekijöille suunnan ja tarkoituksen sekä tunteen siitä, että he voivat itse vaikuttaa ammatilliseen kehittymiseensä.
Toisin sanoen ne ovat keskeinen osa sitä, miten työntekijöiden suorituskykyä edistetään.
Mutta ollaanpa rehellisiä: tavoitteiden asettaminen voi olla vaikeaa. Haasteita riittää aina epämääräisistä tavoitteista (”tee vain paremmin”) liian kunnianhimoisiin tavoitteisiin (”kaksinkertaista tuotoksesi ensi viikkoon mennessä”) tai siihen, ettei edistymistä voida seurata ja mitata (suorituskyvyn hallinnan työkalut).
Jäsennelty tavoitteiden asettaminen voi kuitenkin poistaa epäselvyyksiä, lisätä motivaatiota ja varmistaa, että työntekijöiden ponnistelut ovat linjassa organisaation tavoitteiden kanssa.
Suorituskykyarvioinnin aikana asetettavat tavoitetyypit
Suorituskykyarvioinnissa ei ole kyse vain siitä, mitä joku tekee työssään, vaan myös siitä, miten hän sen tekee. Tietynlaisten tavoitteiden määrittäminen voi auttaa haastamaan ihmisiä merkityksellisemmillä tavoilla. Älä kuitenkaan innostu liikaa.
”Olen huomannut, että 3 on maaginen luku”, Stefano Grossi, FreshBooksin tuote- ja teknologiajohtaja, sanoi. ”Ja jokaiselle tavoitteelle tulisi olla enintään 3 saavuttamiseen johtavaa vaihetta. Kun laadit toimintasuunnitelmaa, muista hyödyntää työntekijän vahvuuksia hänen kehityskohteidensa käsittelemisessä ja tee se tiimin tavoitteiden asettamissa rajoissa. Miksi? Kukaan ei tarvitse teoreettisia tavoitteita tai yleisluontoista ”koulutusta”, jota hän ei koskaan pysty hyödyntämään jokapäiväisessä elämässään. Tarvitset hyvin konkreettisen suunnitelman, jonka avulla voidaan tästä päivästä alkaen auttaa tiimiä saavuttamaan huomisen tavoitteensa.”
Seuraavassa on joitakin tavoitetyyppejä, joita arvioinneissa esiintyy usein.
Suorituskykytavoitteet
Suorituskykytavoitteissa keskitytään tiettyjen työhön liittyvien tulosten saavuttamiseen. Ne muodostavat tavoitteiden asettamisen perustan, ja niissä korostetaan työntekijän rooliin liittyviä mitattavia tuotoksia.
Esimerkkejä:
- Kasvata myyntiä 15 % ensimmäisellä vuosineljänneksellä.
- Lyhennä projektien läpimenoaikaa 10 % seuraavien 8 viikon aikana.
- Säilytä asiakastyytyväisyyspistemäärä vähintään 90 prosentissa vuoden ensimmäisellä puoliskolla.
Suorituskykytavoitteet liittyvät suoraan yrityksen keskeisiin suorituskykymittareihin, jotta työntekijät näkevät, miten heidän työnsä vaikuttaa kokonaisuuteen. Viime kädessä näissä tavoitteissa keskitytään kuitenkin käyttäytymiseen, jota organisaatio haluaa nähdä haluttujen liiketoimintatulosten saavuttamiseksi.
Voit käyttää näitä esimerkkejä suorituskykytavoitteista lähtökohtina.
Kehitystavoitteet
Kehitystavoitteet ovat yleensä osa laajempaa työntekijän kehityssuunnitelmaa, ja niissä keskitytään taitojen kehittämiseen ja ammatilliseen kasvuun. Nämä tavoitteet sopivat erinomaisesti työntekijöille, jotka haluavat kehittyä ja laajentaa kyvykkyyksiään luodakseen joustavamman urapolun.
Esimerkkejä:
- Kehitä projektinhallintataitoja suorittamalla projektinhallinnan ammattilaisen (PMP) -sertifiointikurssi seuraavien kuuden kuukauden aikana ja johtamalla sen jälkeen yhtä monialaista projektia.
- Kehitä kirjoitus- ja viestintätaitoja laatimalla kolme asiakkaalle suunnattua raporttia tai ehdotusta kuukaudessa seuraavan vuosineljänneksen ajan sekä hankkimalla mentorilta tai esihenkilöltä palautetta jokaisesta luonnoksesta.
- Laajenna toimialan trendien tuntemusta lukemalla yksi aiheeseen liittyvä kirja tai lehtiartikkeli kuukaudessa ja esittelemällä keskeiset havainnot kuukausittaisissa tiimikokouksissa seuraavien kuuden kuukauden ajan.
Miksi tämä on tärkeää: Työntekijät haluavat kehittyä. LinkedInin työpaikalla oppimista käsittelevässä raportissa todettiin, että 94 % työntekijöistä pysyisi pidempään yrityksessä, joka investoi heidän urakehitykseensä.
Käyttäytymistavoitteet
Käyttäytymistavoitteissa keskitytään ihmissuhdetaitoihin, työpaikkakäyttäytymiseen ja kulttuuriseen yhteensopivuuteen. Ne ovat ratkaisevan tärkeitä yhteistyökykyisen, empaattisen ja tuottavan työympäristön edistämisessä. Ne eroavat muista tavoitteista siinä, etteivät ne aina ole aikaan sidottuja, vaan jatkuvia.
Niiden mittaamiseen käytettävä data on laadullista, ja se perustuu yleensä 360 asteen palautteeseen tai jonkin muun tyyppiseen vertaisarviointiin.
Esimerkkejä:
- Paranna aktiivista kuuntelua tiimikokouksissa tiivistämällä muiden ideat ennen vastaamista.
- Edistä parempaa yhteistyötä osallistumalla kahteen osastojen väliseen projektiin tämän vuosineljänneksen aikana.
- Harjoittele empatiaa asiakasvuorovaikutuksessa esittämällä ennakoivasti tarkentavia kysymyksiä.
Näistä tavoitteista voi olla hyötyä myrkyllisen tai vaikean työntekijän johtamisessa. Äskettäinen esimerkki julkaistiin Redditissä. Esihenkilöt täyttivät kommenttiosion ehdotuksilla siitä, miten tälle työntekijälle voisi asettaa tavoitteita.
Tuottavuustavoitteet
Tuottavuustavoitteissa keskitytään tehokkuuden ja tuotoksen lisäämiseen samalla, kun työn laatu säilytetään tai sitä parannetaan. Nämä ovat yleisimpiä tavoitteita, joita jokainen työntekijä kohtaa perehdytyksestä aina koko työntekijän elinkaaren ajan.
Esimerkkejä:
- Laadi kolme asiakasehdotusta viikossa alle 1 prosentin virhemäärällä vuoden toisen neljänneksen aikana.
- Automatisoi vähintään yksi toistuva tehtävä kuukaudessa säästääksesi viisi työtuntia viikossa vuosineljänneksen loppuun mennessä.
- Kasvata henkilökohtaista myyntiä 20 prosenttia tämän vuosineljänneksen aikana parantamalla liidien seurantaa.
Miksi sillä on merkitystä: Realistiset tuottavuustavoitteet tukevat työntekijän hyvinvointia. Workhumanin kysely paljasti, että lähes 83 prosenttia vastaajista koki tuottavuuteen liittyvää ahdistusta, ja nuoremmat sukupolvet kokivat sitä useita kertoja viikossa.
Viestintätavoitteet
Viestintätavoitteilla pyritään parantamaan selkeyttä, tehokkuutta ja osallistavuutta suullisessa ja kirjallisessa vuorovaikutuksessa. Ne auttavat työntekijöitä vähentämään väärinkäsityksiä ja tukevat siten myönteistä työympäristöä sekä tiimien sisäistä yhteistä suuntaa.
Usein nämä ovat samankaltaisia kuin käyttäytymistavoitteet, sillä ne edellyttävät työntekijän toiminnan jatkuvaa hienosäätöä.
Esimerkkejä:
- Paranna sähköposteihin vastaamisen nopeutta 24 tuntiin ja vähennä väärinymmärryksiä tiivistämällä keskeiset toimenpiteet kaikissa sähköposteissa.
- Anna tiimikokouksissa viikoittaiset päivitykset, joissa on selkeät toimenpiteet ja tiivis yhteenveto edistymisestä.
- Vahvista julkisen puhumisen taitoja esittelemällä yksi aihe kuukausittaisissa tiimikokouksissa ja pyytämällä palautetta kollegoilta.
Johtamistavoitteet
Johtamistavoitteissa keskitytään kyvyn kehittämiseen niin, että henkilö pystyy innostamaan, ohjaamaan ja vaikuttamaan muihin organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.
Niille, jotka haluavat edetä organisaation hierarkiassa, tai jotka käyvät läpi esihenkilön suoritusarvioinnin, nämä tavoitteet ovat tärkeä osa urapolun suunnittelua.
Esimerkkejä:
- Toimi kahden uransa alkuvaiheessa olevan tiimin jäsenen mentorina seuraavien kuuden kuukauden ajan ja tapaa heitä joka toinen viikko tukeaksesi heidän ammatillista kehittymistään.
- Johda toimintojen välistä projektia vuosineljänneksen loppuun mennessä varmistaen toimituksen ajallaan sekä myönteisen tiimipalautteen projektin jälkeisissä kyselyissä.
- Suorita johtamisen kehittämiseen keskittyvä sertifikaatti seuraavien kuuden kuukauden aikana ja sovella oppimiasi tekniikoita tiimikokouksissa.
Johtamistavoitteiden kohdalla – ehkä enemmän kuin minkään muun tavoitetyypin kohdalla – ei ole olemassa yleispätevää kokemusta tai kaikille sopivaa lähestymistapaa näiden tavoitteiden asettamiseen. Johtamiseen johtavat polut ovat henkilökohtaisia, joten lähestymistapasi näiden tavoitteiden kehittämiseen on mukautettava työntekijän mukaan.
”Johtamiskoulutusohjelmissa on käsiteltävä moninaisten tiimien haasteita ja tunnistettava yksilölliset johtamistyylit, jotta esihenkilöillä on edellytykset menestyä”, sanoi Char Stark, Beacon HR:n henkilöstötoimintojen ja lahjakkuusstrategian asiantuntija.
Katso lisää esimerkkejä artikkelistamme, joka käsittelee esihenkilöiden suorituskykytavoitteiden asettamista.
Ongelmanratkaisutavoitteet
Ongelmanratkaisutavoitteilla pyritään parantamaan kriittistä ajattelua ja päätöksentekotaitoja, jotta haasteisiin voidaan vastata tehokkaasti ja ratkaisuja ottaa käyttöön.
Monilla työntekijöillä on ongelmanratkaisutaitoja, mutta he eivät ole hioneet näitä taitoja, koska heidän roolinsa eivät haasta heitä käyttämään niitä säännöllisesti. Tällaiset tavoitteet sopivat erinomaisesti venymistavoitteiksi, koska ne edellyttävät luovaa ajattelua.
Esimerkkejä:
- Ratkaise vähintään kaksi asiakasvalitusta viikossa tunnistamalla niiden perimmäiset syyt ja toteuttamalla ratkaisut 48 tunnin kuluessa.
- Kehitä uusi työnkulku, jolla tiimin raportointivirheitä vähennetään 25 % seuraavan vuosineljänneksen aikana.
- Laadi ja esittele suunnitelma toistuvan toiminnallisen pullonkaulan ratkaisemiseksi seuraavien 60 päivän aikana.
Nämä ovat hyviä esimerkkejä, mutta niiden yhteydessä voi ilmetä joitakin yleisiä haasteita. Ensinnäkin työntekijät eivät välttämättä tunne voivansa tarttua näihin asioihin ilman pyyntöä, joten sinun on ehkä autettava heitä tunnistamaan tällaisia mahdollisuuksia, jotta he voivat kehittää vaikutusvaltaansa organisaatiossa.
Toinen haaste on se, etteivät he välttämättä luonnostaan valitse oikeaa lähestymistapaa, saattavat olettaa ratkaisun olevan yksinkertaisempi kuin se todellisuudessa on tai heiltä yksinkertaisesti puuttuvat vaikeisiin kysymyksiin vastaamiseen tarvittavat tiedot tai halu etsiä vastauksia.
Ajanhallintatavoitteet
Ajanhallintatavoitteilla pyritään parantamaan kykyä asettaa tehtävät tärkeysjärjestykseen, noudattaa määräaikoja ja maksimoida tuottavuus.
Näitä tavoitteita voidaan odottaa osana suorituskyvyn parantamissuunnitelmaa tai edellä mainittujen tuottavuustavoitteiden täydennyksenä, mutta niitä voidaan soveltaa keneen tahansa työntekijään tilanteesta riippuen.
Esimerkkejä:
- Käytä tehtävienhallintatyökalua päivittäisten prioriteettien suunnitteluun ja suorita vähintään 90 % tärkeimmistä tehtävistä joka viikko seuraavan kuukauden ajan.
- Lyhennä kokousten kestoa laatimalla selkeät esityslistat ja varmistamalla, etteivät kokoukset mahdollisuuksien mukaan kestä yli 30 minuuttia.
- Varaa päivittäin kaksi tuntia keskeytyksetöntä keskittymisaikaa monimutkaisten projektien parissa työskentelyyn seuraavan vuosineljänneksen ajan.
Tiimityötavoitteet
Tiimityötavoitteissa keskitytään yhteistyön, keskinäisen tuen ja tiimin sisäisen tuottavan vuorovaikutuksen edistämiseen. Ne muistuttavat käyttäytymistavoitteita siinä mielessä, että niiden asianmukaiseen arviointiin tarvitaan palautetta kaikilta näkökulmilta.
Esimerkkejä:
- Osallistu vähintään yhteen tiimin ideointisessioon kuukaudessa ja tarjoa jokaisessa sessiossa kolme toteuttamiskelpoista ideaa.
- Toimi kahden osaston välisenä yhteyshenkilönä yhteistyöprojektin aikana varmistaaksesi yhteisen linjan ja selkeän viestinnän projektin valmistumiseen mennessä.
- Paranna tiimin yhteenkuuluvuutta järjestämällä yksi epämuodollinen tiimin yhteishengen rakentamiseen tähtäävä aktiviteetti jokaisella vuosineljänneksellä.
”Tiimityötavoitteiden asettaminen on organisaation suorituskyvyn johtamisen ydin”, Ben Levitan, Cedalion Partnersin toimitusjohtaja, sanoi. ”Sitä ei tehdä sähköpostitse tai edes yhdessä kokouksessa. Tiimityötavoitteiden asettamisessa yhdistetään järki (määrällisyys, mitattavuus ja niin edelleen) sydämeen (tunteet, intohimo ja sinnikkyys).”
Kuinka asettaa tehokkaita tavoitteita suoritusarviointeja varten
Tavoitteiden asettamiseen voi käyttää monenlaisia lähestymistapoja. Voit asettaa pitkän aikavälin tavoitteita, joita mitataan vuoden aikana, tai lyhyen aikavälin tavoitteita, jotka kehittyvät jokaisen neljännesvuosittaisen suoritusarvioinnin myötä.
Riippumatta siitä, minkä viitekehyksen tai rytmin valitset, ensimmäinen tehtäväsi on tunnistaa mahdollisuus tai kehityskohde ja varmistaa, että henkilö, jolle tavoite asetetaan, hyväksyy sen osaksi etenemissuunnitelmaansa. Ilman tätä suorituskyvyn parantamiseen käytetyt ponnistelut valuvat hukkaan.
Kun olet saanut heidän innostuksensa mukaan, voit tunnistaa sopivan viitekehyksen asetettaville tavoitteille, jos sinulla ei vielä ole järjestelmää käytössä. Tässä on joitakin yleisiä ratkaisuja.
SMART-tavoitteiden viitekehys
SMART-tavoitteet ovat täsmällisiä, mitattavia, saavutettavia, relevantteja ja aikaan sidottuja. Ne ovat toimivan ja selkeän tavoitteenasetannan kultainen standardi.
Hyödyt:
- Selkeät odotukset poistavat väärinkäsitykset.
- Edistymistä on helppo seurata mitattavien välitavoitteiden avulla.
- Työntekijät ovat keskittyneempiä ja motivoituneempia, kun tavoitteet ovat realistisia ja relevantteja.
Esimerkki: Sen sijaan, että tavoitteena olisi ”Kehitä esiintymistaitojasi”, SMART-tavoite voisi olla: ”Pidä tiimille yksi 10 minuutin esitys kuukauden loppuun mennessä ja pyydä palautetta vähintään kahdelta kollegalta.”
OKR:t (tavoitteet ja avaintulokset)
OKR-mallissa asetetaan kunnianhimoisia tavoitteita ja niihin liitetään mitattavat avaintulokset. Se sopii erinomaisesti innovatiivisille tai nopeasti toimiville tiimeille, joissa haastavat tavoitteet ovat linjassa yksilöiden ja organisaation tavoitteiden kanssa.
Milloin mallia kannattaa käyttää: OKR:t toimivat erinomaisesti tiimeissä, joilla on suuria visioita. Esimerkiksi markkinointitiimi voisi asettaa seuraavan OKR:n:
- Tavoite: Vahvistaa yrityksen brändin näkyvyyttä verkossa.
- Avaintulokset: Julkaista 10 blogikirjoitusta, saavuttaa 50 000 sivulatausta ja kasvattaa sosiaalisen median seuraajien määrää 20 prosentilla.
FAST-tavoitteiden viitekehys
FAST-viitekehyksessä keskitytään tekemään tavoitteista usein keskusteltavia, kunnianhimoisia, täsmällisiä ja läpinäkyviä. Toisin kuin perinteiset tavoitteenasetantamenetelmät, FAST-mallissa etusijalla ovat jatkuvat keskustelut, rohkeat tavoitteet ja organisaation laajuinen näkyvyys, jotta varmistetaan yhdenmukaisuus ja vastuuvelvollisuus.
Hyödyt:
- Usein käytävät keskustelut pitävät tavoitteet mukautuvina ja muuttuvien prioriteettien mukaisina.
- Kunnianhimoiset tavoitteet innostavat innovointiin ja kannustavat tiimejä venyttämään kykyjensä rajoja.
- Täsmälliset tavoitteet tuovat selkeyttä, vähentävät epäselvyyksiä ja auttavat keskittymään.
- Läpinäkyvyys edistää vastuuvelvollisuutta ja yhteistyötä tiimien välillä.
Esimerkki: Yleisen ”Paranna myyntiä” -tavoitteen sijaan FAST-tavoite voisi olla:
- Usein keskusteltava: Edistymistä tarkastellaan viikoittain tiimikokouksissa.
- Kunnianhimoinen: Kasvatetaan myyntiä 25 prosentilla kilpailluilla markkinoilla.
- Täsmällinen: Keskitytään kolmeen keskeiseen tuotelinjaan kohdennettujen kampanjoiden avulla.
- Läpinäkyvä: Kaikki tiimin jäsenet voivat nähdä tavoitteen ja edistymispäivitykset yrityksen hallintapaneelissa.
Nämä ovat vain kolme viitekehystä, joita voit kokeilla. On olemassa monia muitakin tavoitteenasetannan tekniikoita, jotka voivat parantaa suorituskykyä.
Palaute- ja säätökehä
Tavoitteet eivät ole muuttumattomia. Elämä tuo eteen yllätyksiä, markkinat muuttuvat ja prioriteetit kehittyvät. Säännöllinen palaute varmistaa, että tavoitteet pysyvät relevantteina ja saavutettavina. Palautekehä voidaan rakentaa kahden tekijän ympärille:
- Välitavoitteiden asettaminen: Jaa pitkän aikavälin tavoitteet pienempiin osiin. Esimerkiksi vuoden kestävään projektitavoitteeseen voi sisältyä neljännesvuosittain toimitettavia kokonaisuuksia.
- Säännölliset seurantakeskustelut: Sovi kuukausittaisista kahdenkeskisistä tapaamisista, joissa tarkastellaan edistymistä ja tehdään tarvittavat muutokset, jotta mukana on myös reaaliaikaisen suorituskyvyn johtamisen elementti.
Vinkkejä onnistuneeseen tavoitteiden asettamiseen suoritusarvioinneissa
- Ole täsmällinen ja selkeä: Epämääräiset tavoitteet johtavat epämääräisiin tuloksiin. Määrittele tarkasti, mitä odotetaan, miksi sillä on merkitystä ja miten onnistumista mitataan.
- Yhdistä tavoitteet urakehitykseen ja yrityksen tavoitteisiin: Pidä yksilön kasvu ja organisaation tarpeet tasapainossa. Esimerkiksi edistynyttä Excel-osaamista tavoittelevan työntekijän kannattaa yhdistää tämä tiimin raportointiprosessien parantamiseen.
- Seuraa ja mukauta tavoitteita säännöllisesti tarpeen mukaan: Parhaat tavoitteet ovat joustavia. Säännölliset tarkistukset pitävät ne ajantasaisina ja auttavat työntekijöitä selviytymään esteistä.
- Kannusta työntekijöitä ottamaan tavoitteet omikseen: Ihmiset saavuttavat todennäköisemmin tavoitteet, jotka he ovat itse asettaneet. Ota työntekijät mukaan tavoitteiden asettamiseen, jotta sitoutuminen ja vastuunotto vahvistuvat.
- Tarjoa tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavat resurssit ja tuki: Tavoitteet ilman resursseja ovat vain toiveita. Olipa kyse koulutuksen rahoittamisesta, ammatilliseen kehittymiseen varatusta ajasta tai mentoroinnista, varmista, että työntekijöillä on kaikki onnistumiseen tarvittava.
Näiden vinkkien lisäksi on tärkeää pitää mielessä vielä yksi asia: sinun ja työntekijöiden inhimillisyys.
"Kukaan ei kukoista robottimaisen esihenkilön alaisuudessa", kirjoittaa Keri Ohlrich suoritusarviointikeskusteluja käsittelevässä oppaassamme. "Aloita keskustelu kohtaamalla toisianne ihmisinä, jakamalla ajatuksia ja tiedostamalla, että työntekijät voivat olla hyvin ahdistuneita näistä arvioinneista. Tämä pieni ele osoittaa, että näet heidät muuna kuin heidän työnsä tuloksina – kyse on työn takana olevasta ihmisestä."
Tavoitteiden asettamisen työkalut
Saatavilla on useita työkaluja, joiden avulla voit asettaa työntekijöille merkityksellisiä ja mitattavia tavoitteita. Kuten aina, tarkastelemme markkinoiden parhaita vaihtoehtoja, jotta henkilöstökäytäntösi olisivat mahdollisimman tehokkaita, ja esittelemme alla suosikkimme tavoitteiden asettamiseen tarkoitettujen ohjelmistojen joukosta.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Mitä seuraavaksi?
Jos haluat saada kaikki uusimmat kehityssuunnat, tekniikat ja asiantuntijoiden näkemykset suoritusjohtamisen alalta, tilaa People Managing People -uutiskirje.
