15 suosittelemaamme työvoiman hallintaohjelmiston ominaisuutta

1. Työntekijöiden työvuorosuunnittelu

Työntekijöiden työvuorosuunnittelu on ominaisuus, jota käytät eniten työvoiman hallintaohjelmistossa. Sen avulla voit rakentaa työvuoroja vedä ja pudota -kalenterissa, määrittää henkilöt roolin, osaamisen tai saatavuuden perusteella ja julkaista työvuorosuunnitelmat tiimisi puhelimiin.

Oman kokemukseni mukaan parhaat työkalut ilmoittavat ristiriidoista jo suunnittelun aikana. Ne varoittavat ylityöstä, päällekkäisistä työvuoroista ja hyväksytyistä poissaoloista ennen kuin julkaiset suunnitelman. Monet tarjoavat myös työvuorojen vaihtopyyntöjä esihenkilön hyväksynnällä, joten muutokset eivät muutu viestiketjuiksi. Etsi malleja, joita voit kopioida viikosta toiseen, sillä kaiken rakentaminen alusta asti käy nopeasti rasittavaksi.

Työvuorosuunnittelutyökalut palvelevat eri tarkoituksia henkilöstöstäsi riippuen. Nämä esimerkit osoittavat, mihin kukin ominaisuus sopii:

• Vähittäiskauppa ja ravintola-ala: Rakenna työvuorosuunnitelmat kysyntäennusteiden ja osa-aikaisten työntekijöiden saatavuuden perusteella. Deputy ja 7shifts tukevat molemmat tällaista työvuorosuunnittelua.
• Terveydenhuolto: Yhdistä työvuorot vaadittuihin pätevyyksiin ja osaamisen kattavuuteen hyödyntämällä pätevyysvaroituksia sääntelyn noudattamisen tukena. Tarkista, voivatko esihenkilöt ohittaa varoitukset, ennen kuin luotat automaattisiin suunnittelutoimintoihin.
• Usean toimipaikan tiimit: Kopioi mallit eri toimipaikkoihin ja muokkaa sitten kutakin paikallisten henkilöstötarpeiden mukaan.
• Hybridi- tai etätiimit: Määritä saatavuusajat eri aikavyöhykkeillä, jotta esihenkilöt näkevät, ketkä ovat verkossa.
• Kausityöntekijöiden palkkaaminen: Avoimet työvuorot antavat määräaikaisille työntekijöille mahdollisuuden varata työtunteja ilman, että esihenkilön tarvitsee soittaa jokaiselle erikseen.

2. Työajan ja läsnäolon seuranta

Työajan ja läsnäolon seuranta kirjaa, milloin työntekijäsi aloittavat ja lopettavat työnsä sekä pitävät taukoja, ja siirtää sitten nämä tunnit palkanlaskentaan. Henkilöstö leimaa itsensä sisään mobiilisovelluksesta, verkkoportaalista tai työaikapäätteeltä. Monet työkalut lisäävät mukaan geoaidat tai valokuvavarmennuksen, jotta kirjaukset tehdään oikeasta sijainnista.

Oman kokemukseni mukaan parhaat työkalut ilmoittavat puuttuvista kirjauksista, myöhästyneistä saapumisista ja ylitöistä niiden tapahtuessa. Esihenkilöt voivat korjata virheet ennen työaikakirjausten sulkemista. Etsi automaattisia taukosääntöjä ja hyväksyntäprosesseja. Ne pitävät työtunnit yhdenmukaisina työvoimakäytäntöjesi kanssa ja vähentävät työaikakirjausten manuaalisten korjausten tarvetta.

Työajan seurantamenetelmät sopivat erilaisiin työympäristöihin, ja oikea sisäänkirjautumisvaihtoehto riippuu siitä, missä työntekijäsi tosiasiassa työskentelevät:

• Geoaidalla varustettu mobiilisovellus: Kenttätyöntekijät ja kotihoitotiimit voivat kirjautua sisään vain työpisteen määritetyn säteen sisällä. Connecteam ja Homebase tarjoavat molemmat tämän ominaisuuden.
• Valokuvavarmennuksella varustettu työaikapääte: Varastot ja vähittäiskaupat käyttävät yhteistä tablettia estääkseen toisen työntekijän puolesta kirjautumisen.
• Verkkoportaali: Toimisto- ja etätyöntekijät kirjaavat työtuntinsa kannettavalta tietokoneelta, mikä sopii hybridityötiimeille.
• Automaattiset taukosäännöt: Terveydenhuollon ja ravintola-alan työnantajat käyttävät näitä soveltaakseen ruokataukojen vähennyksiä johdonmukaisesti. Deputy ja UKG tukevat tätä.

3. Työvoimaennusteet ja kysynnän suunnittelu

Työvoimaennuste ennustaa tarvittavien työntekijätuntien määrän vertaamalla aiempia myynti-, asiakasvirta- tai varaustietoja suunniteltuun työvoimaan. Useimmat työkalut hakevat tietoja kassajärjestelmästäsi tai muista liiketoimintajärjestelmistäsi ja ehdottavat sitten henkilöstömääriä päivän, vuoron tai työtehtävän mukaan.

Oman kokemukseni mukaan parhaat ratkaisut näyttävät ennustetut työvoimakustannukset prosenttiosuutena myynnistä aikataulua laadittaessa. Näin voit havaita ylimiehitetyt ajankohdat ennen aikataulun julkaisemista. Etsi työkaluja, joiden avulla voit säätää ennusteita tapahtumien, kampanjoiden tai kausittaisten kysyntäpiikkien perusteella. Deputy ja 7shifts tarjoavat molemmat tämän ominaisuuden.

Ennusteiden lähtötiedot vaihtelevat liiketoiminnan mukaan, joten yhdistämäsi tiedot määrittävät, kuinka hyödyllisiä ehdotetut henkilöstömäärät ovat:

• Myynti- ja POS-tiedot: Ravintolat ja vähittäiskaupat vertaavat aiempaa tuntikohtaista myyntiä suunniteltuun työvoimaan. 7shifts hakee tiedot POS-järjestelmistä ja ehdottaa henkilöstömääriä vuoroittain.
• Asiakasvirtamäärät: Ovijärjestelmillä varustetut myymälät voivat mitoittaa henkilöstön vilkkaimpien selailutuntien, eivät vain vilkkaimpien myyntituntien, mukaan.
• Varaukset ja ajanvaraukset: Kampaamot, klinikat ja kuntokeskukset mitoittavat henkilöstön tulevien varausten perusteella.
• Tapahtuma- ja kampanjamerkinnät: Lisää juhlapyhämyynti tai paikallinen tapahtuma manuaalisesti, jotta ennuste ei perustu edellisvuoden keskiarvoon.
• Työtehtäväkohtaiset tavoitteet: Aseta työvoimakustannusten prosenttitavoitteet työtehtävittäin, jotta keittiön ja asiakaspalvelun ennusteet pysyvät erillään.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Loma- ja poissaolojen hallinta

Loma- ja poissaolojen hallinta seuraa vapaapyyntöjä, saldoja ja hyväksyntöjä samassa järjestelmässä, jolla aikataulut laaditaan. Työntekijät lähettävät pyynnöt mobiilisovelluksesta tai verkkoportaalista, ja esihenkilöt hyväksyvät tai hylkäävät ne aikataulun ollessa näkyvissä.

Oman kokemukseni mukaan parhaat työkalut soveltavat kertymäsääntöjä ja paikallisia lomakäytäntöjä automaattisesti. Ne myös estävät hyväksyttyjen vapaiden ajankohtien varaamisen vuorosuunnittelussa, joten vapaalla olevaa henkilöä ei merkitä työvuoroon. Etsi sairauslomien seurantaa, siirtorajojen hallintaa ja kalenterinäkymiä poissa olevista henkilöistä. Kronos (UKG) ja BambooHR tarjoavat molemmat tämän ominaisuuden.

Lomakäytännöt vaihtelevat työnantajatyypin ja alueen mukaan, joten poissaolojen seurannan määritysten tulisi vastata sitä, miten työntekijäsi tosiasiassa pitävät vapaata:

• Kertymään perustuva loma: Tunteja kertyy palkkakausittain tai tehtyjen työtuntien perusteella, minkä jälkeen ne siirtyvät seuraavalle kaudelle asetettujen rajojen puitteissa. BambooHR hallitsee tämän mukautettavilla käytäntösäännöillä.
• Sairausloma paikallisten sääntöjen mukaan: Saldot noudattavat alueellisia vaatimuksia, kuten lakisääteistä sairausajan palkkaa tai palkallisia sairauspäiviä koskevia lakeja. UKG tukee sijaintiin perustuvia käytäntöjä.
• Vuorotyötiimit: Hyväksytty vapaa estää vuorosuunnittelun, joten vähittäiskaupan esihenkilö ei koskaan merkitse lomalla olevaa henkilöä työvuoroon.
• Vanhempain- ja pitkät vapaat: Seuraa pitkiä poissaoloja erillään tavallisesta PTO:sta, jotta saldot ja paluupäivät pysyvät ajan tasalla.
• Tiimin kalenterinäkymä: Tarkista poissa olevat henkilöt ennen uuden pyynnön hyväksymistä.

5. Vuorojen vaihtaminen ja avoimien vuorojen hallinta

Vuorojen vaihtamisen avulla työntekijät voivat vaihtaa vuoroja keskenään, kun taas avoimien vuorojen hallinta antaa heille mahdollisuuden ottaa täyttämättömiä vuoroja mobiilisovelluksesta. Esihenkilöt määrittävät säännöt ja hyväksyvät pyynnöt tai ottavat automaattisen hyväksynnän käyttöön.

Oman kokemukseni mukaan parhaat työkalut tarkistavat jokaisen vaihdon työtehtävän, osaamisen, ylityörajojen ja hyväksyttyjen lomien perusteella ennen sen käsittelyä. Etsi push-ilmoituksia, jotka hälyttävät kelpoisuusehdot täyttävät työntekijät vuoron vapautuessa. Deputy ja 7shifts tarjoavat molemmat tämän ominaisuuden, eikä sinun tarvitse enää lähettää tekstiviestiä kysyäksesi: ”Kuka voi hoitaa lauantain?”

Vuorojen vaihtamista ja avoimia vuoroja koskevat säännöt toimivat eri tavoin sen mukaan, miten tiimisi järjestää sijaisuudet. Nämä esimerkit osoittavat, mihin kukin määritystapa sopii:

• Työntekijöiden väliset vuoronvaihdot: Työntekijät tarjoavat vuoroa samassa tehtävässä työskenteleville kollegoilleen, ja esihenkilö hyväksyy vaihdon. Deputy ja 7shifts tukevat tätä sekä ravintoloissa että vähittäiskaupan myymälöissä.
• Avoimien vuorojen varaaminen: Esihenkilöt julkaisevat täyttämättömät vuorot, ja pätevä henkilöstö voi varata ne sovelluksesta. Homebase tarjoaa tämän mahdollisuuden osa-aikaisille tuntityöntekijöille.
• Pätevyystarkistukset: Terveydenhuollon tiimit estävät vuoronvaihdot, jos uudella työntekijällä ei ole vaadittua pätevyyttä.
• Ylityön rajoitukset: Automaattinen hyväksyntä pysähtyy, jos vuoronvaihto ylittäisi työntekijän viikoittaisen tuntirajan.
• Kausittaisen työvoiman kattaminen: Määräaikaiset työntekijät voivat ottaa vastaan ruuhkakauden vuoroja ilman, että esihenkilön tarvitsee soittaa jokaiselle erikseen.

6. Palkkaintegraatio

Palkkaintegraatio lähettää hyväksytyt työtunnit työvuorojen hallintaohjelmistosta suoraan palkanmaksujärjestelmään. Työaikaleimat, ylityöt, palkalliset poissaolot ja vuorolisät synkronoituvat ilman, että kenenkään tarvitsee syöttää työaikataulukkoa uudelleen. Useimmat työkalut tarjoavat natiiviyhteydet tai vientitoiminnot palveluntarjoajille, kuten ADP:lle, Gustolle ja QuickBooksille.

Kokemukseni mukaan parhaat integraatiot soveltavat palkkasääntöjä ennen tietojen siirtämistä, mukaan lukien ylityörajat ja taukovähennykset. Etsi hyväksynnän lukituksia, jotka estävät muokkaukset palkanmaksukauden sulkeuduttua. Tarkista myös synkronointivirheiden hälytykset, jotta epäonnistunut siirto ei tule ilmi vasta palkanmaksupäivänä.

Palkkaliittymät vaihtelevat palveluntarjoajan ja palkkamallin mukaan, joten sovita synkronointitapa siihen, miten tiimisi saa palkkansa:

• Natiiviliittymät: Gusto ja QuickBooks Payroll yhdistyvät suoraan Homebasen kaltaisiin työkaluihin, joten hyväksytyt työtunnit siirtyvät ilman tiedostojen lataamista.
• Vientitiedostot: Pienemmät työkalut lähettävät usein CSV-tiedostoja, jotka lataat ADP:hen tai toiselle palveluntarjoajalle jokaisena palkanmaksukautena.
• Ylityöt ja vuorolisät: Aseta yö- tai viikonloppulisät ensin työvuorosuunnittelutyökalussa, jotta palkanmaksujärjestelmä vastaanottaa oikeat palkkatasot.
• Osavaltio- tai maakohtaiset palkkasäännöt: UKG soveltaa sijaintiin perustuvia palkkasääntöjä ennen tuntien lähettämistä.
• Palkanmaksukauden lukitukset: Sulje kausi, jotta myöhäiset muokkaukset eivät aiheuta normaalista palkanmaksurytmistä poikkeavia korjauksia.

7. Työehtojen noudattamisen hallinta

Työehtojen noudattamisen hallinta soveltaa palkka- ja työaikasääntöjä työvuorolistoihin ja työaikataulukoihin, jotta voit havaita rikkomukset ennen kuin niistä syntyy vaatimuksia. Ohjelmisto tarkistaa työvuorot ylityörajojen, pakollisten ruokailu- ja lepoaikojen, alaikäisten työntekijöiden työrajoitusten sekä ennakoivan työvuorosuunnittelun ilmoitusaikojen perusteella.

Kokemukseni mukaan parhaat työkalut varoittavat esihenkilöitä työvuorolistan laatimisen aikana, eivät vasta palkanmaksun jälkeen. Etsi sijaintikohtaisia sääntökirjastoja, muokkausten ja hyväksyntöjen tarkastuslokeja sekä taukorikkomuksia koskevia raportteja. Deputy ja UKG tarjoavat molemmat nämä ominaisuudet, ja sinulla on tarvittavat asiakirjat valmiina tarkastuksen varalta.

Vaatimustenmukaisuussäännöt vaihtelevat sijainnin ja työvoiman tyypin mukaan, joten kohdista kukin tarkistus tiimisi kantamaan riskiin:

• Ylityörajat: Päivittäiset ja viikoittaiset rajat laukaisevat hälytyksiä työvuorolistan laatimisen aikana. Deputy ilmoittaa ylityöstä ennen julkaisua.
• Ruokailu- ja lepoajat: Raporteissa näkyvät pitämättä jääneet tai liian lyhyet tauot. Terveydenhuollon ja ravintola-alan tiimit hyödyntävät näitä ominaisuuksia eniten.
• Alaikäisten työntekijöiden työrajoitukset: Tunti- ja kellonaikakohtaiset rajat estävät sinua suunnittelemasta nuorille työntekijöille vuoroja sallittujen rajojen yli.
• Ennakoivan työvuorosuunnittelun ilmoitukset: Vähittäiskaupan yritykset ja ravintolat kattavilla alueilla seuraavat julkaisun määräaikoja ja muutoksista aiheutuvia seuraamuksia. UKG tukee näitä sääntöjä.
• Tarkastuslokit: Muokkaus- ja hyväksyntälokit tarjoavat asiakirjat, kun vaatimus esitetään.

8. Työntekijöiden mobiili-itsepalvelu

Työntekijöiden mobiiliomatoimipalvelun avulla tiimisi voi hallita työvuoroja, työajan kirjauksia ja pyyntöjä puhelimella sen sijaan, että heidän tarvitsisi pyytää apua esihenkilöltä. Työntekijät voivat tarkastella työvuoroja, kirjata sisään- ja ulos työajasta, pyytää vapaata ja päivittää käytettävyyttään yhdessä sovelluksessa.

Kokemukseni mukaan parhaat sovellukset lähettävät push-ilmoituksia aikataulujen muuttuessa ja näyttävät palkkakauden työtunnit reaaliajassa. Etsi GPS- tai geofence-rajauksiin perustuvia työajan kirjauksia, offline-kirjauksia ja sovelluksen sisäistä viestintää. Homebase ja Deputy tarjoavat nämä kaikki, ja esihenkilöillesi tulee vähemmän "mikä on työvuoroni?"-viestejä.

Mobiilisovelluksen ominaisuuksien merkitys vaihtelee sen mukaan, missä tiimisi työskentelee ja miten se kirjaa työaikaa. Sovita nämä ominaisuudet omaan asetelmaasi:

• Geofence-rajauksiin perustuvat työajan kirjaukset: Kirjaukset rekisteröidään vain silloin, kun henkilö on työpaikalla. Homebase tarjoaa tämän ominaisuuden vähittäiskaupan ja ravintola-alan tiimeille, joilla on useita toimipaikkoja.
• Offline-kirjaukset: Jotkin työvoiman hallintajärjestelmät antavat työntekijöiden kirjata työajan sisään ilman internet-yhteyttä ja synkronoida kirjaukset yhteyden palautuessa. Tarkista, mitkä laitteet ja sovellusversiot tukevat tätä toimintoa.
• Käytettävyyden päivitykset: Työntekijät määrittävät, milloin he voivat työskennellä, joten esihenkilöt eivät laadi työvuoroja vanhentuneiden viestien perusteella.
• Palkkakauden työtunnit reaaliajassa: Työntekijät näkevät tuntien kertymisen, mikä vähentää ylityötuntien aiheuttamia yllätyksiä.
• Sovelluksen sisäinen viestintä: Esihenkilöt lähettävät työvuoromuistiinpanoja yhteen toimipaikkaan tai koko tiimille.

9. Tehtävien ja toimintojen hallinta

Tehtävien ja toimintojen hallinta määrittää tehtäviä tietyille työvuoroille tai työntekijöille ja seuraa sitten niiden valmistumista mobiilisovelluksesta. Esihenkilöt luovat tarkistuslistoja avaamista, sulkemista, siivousta tai turvallisuustarkastuksia varten, ja työntekijät merkitsevät kohdat tehdyiksi.

Kokemukseni mukaan parhaat työkalut liittävät tehtävät rooleihin ja työvuoroihin, jotta oikea henkilö näkee oikean listan. Etsi valokuvatodisteita, määräaikoja ja valmistumisraportteja. Deputy ja 7shifts tarjoavat nämä molemmat, ja näet, mitkä tehtävät jäivät tekemättä ilman, että sinun tarvitsee kiertää työtiloissa tarkistamassa asiaa.

Tehtävien määritykset vaihtelevat tiimisi työn luonteen mukaan, joten sovita kukin tarkistuslistatyyppi sitä tukevaan työvuoroon:

• Avaamisen ja sulkemisen tarkistuslistat: Esihenkilöt liittävät käteislaskennat, laitteiden tarkistukset ja lukitsemisvaiheet tiettyihin työvuoroihin. 7shifts tukee tätä ravintoloissa.
• Siivous- ja turvallisuuskierrokset: Työntekijät kirjaavat lämpötilatarkistukset tai puhtaanapitovaiheet aikaleimoineen. Deputy tarjoaa tehtävälistoja valokuvatodisteilla.
• Roolipohjaiset tehtävät: Vain tarjoilijat näkevät tarjoilijoiden tehtävät, joten kokit eivät joudu selaamaan asiaankuulumattomia listoja.
• Määräajat: Tehtävät merkitään myöhästyneiksi, jos kukaan ei suorita niitä asetettuun kellonaikaan mennessä.
• Valmistumisraportit: Esihenkilöt tarkastelevat eri toimipaikoissa tekemättä jääneitä kohtia käymättä jokaisessa toimipaikassa.

10. Työvoiman analytiikka ja raportointi

Työvoiman analytiikka ja raportointi muuntavat työvuoro-, työaika- ja palkkatiedot koontinäytöiksi ja raporteiksi. Näet työvoimakustannukset, ylityöt, läsnäolon ja työvuorojen kattavuuden yhdessä paikassa.

Kokemukseni mukaan parhaat työkalut vertaavat suunniteltuja työtunteja toteutuneisiin työtunteihin sekä myyntiin tai kysyntään. Etsi työvoimakustannusten prosenttiosuutta, poissaolotrendejä ja vientiä taulukkolaskentaohjelmiin. Deputy ja 7shifts tarjoavat nämä molemmat, ja huomaat ylityötuntien kasvun ennen palkanlaskennan sulkeutumista.

Analytiikan tarpeet vaihtelevat sen mukaan, mitä hallinnoit ja mitä lukuja tarkastelet viikoittain, joten sovita kukin raportti sen tukemaan päätökseen:

• Työvoimakustannusten prosenttiosuus: Vertaa suunniteltuja ja toteutuneita työvoimakustannuksia myyntiin. 7shifts näyttää tämän ravintoloille, jotka mukauttavat henkilöstömäärää päiväajan mukaan.
• Ylityötuntien seuranta: Ilmaisee viikoittaisten rajojen lähestyvät työntekijät, jotta voit siirtää tunteja ennen palkanlaskennan sulkeutumista. Deputy tarjoaa tämän ominaisuuden.
• Läsnäolo- ja poissaolotrendit: Korostaa toistuvia myöhästymisiä tai maanantaisin ilmoitettuja poissaoloja eri toimipaikoissa.
• Työvuorojen kattavuus: Näyttää henkilöstövajausta sisältävät työvuorot suhteessa ennustettuun kysyntään.
• Viennit taulukkolaskentaohjelmiin: Lähettää tiedot Exceliin tai Google Sheetsiin, kun talousosasto tarvitsee mukautettua analyysiä.

11. Työntekijäviestintä ja sitouttaminen

Työntekijäviestintävälineet pitävät vuoropäivitykset, toimipaikkailmoitukset ja tiimiviestit samassa paikassa, josta työntekijät tarkistavat työvuoronsa.

Kaksisuuntainen viestintä ja tunnustusominaisuudet voivat myös tukea työntekijöiden sitoutumista, erityisesti tiimeissä, jotka jakavat toimiston harvoin. Tavoitteena on parempi työntekijäkokemus ilman, että jokaiseen päivitykseen tarvitsee käyttää henkilökohtaisia tekstiviestejä.

Kokemukseni mukaan parhaat työkalut tarjoavat ryhmä- ja kahdenkeskisen keskustelun, lukukuittaukset sekä toimipaikan tai roolin mukaan kohdennetut ilmoitusjulkaisut. Etsi kannustusviestejä, kyselyitä ja vuoronvaihtohälytyksiä. Sekä Homebase että 7shifts tarjoavat tiimiviestintää, ja näet, kuka on nähnyt päivityksen, ilman että sinun tarvitsee jäljittää ihmisiä.

Viestintävälineet ovat hyödyllisiä silloin, kun viestityyppi vastaa kohderyhmää, joten määritä jokainen kanava ennen sovelluksen käyttöönottoa:

• Toimipaikkailmoitukset: Julkaise työvuorokäytäntöjen muutokset vain yhdelle toimipaikalle. Homebase antaa esihenkilöille mahdollisuuden kohdentaa viestin yhteen toimipaikkaan.
• Roolikohtaiset julkaisut: Lähetä sulkemismenettelyjen päivitykset keittiöhenkilökunnalle hälyttämättä tarjoilijoita. 7shifts tukee tätä.
• Lukukuittaukset: Tarkista, kuka avasi viime hetken muutoksen käytäntöihin ennen vuoron alkamista.
• Vuoronvaihtohälytykset: Push-ilmoitukset kertovat työntekijöille, kun vuoronvaihto on hyväksytty tai työvuoro muuttuu.
• Kannustusviestit: Julkinen kiitos kiireisen viikonlopun jälkeen pitää tuntipalkkaiset tiimit motivoituneina.

12. Suoritusten ja tuottavuuden hallinta

Suoritusten ja tuottavuuden hallinta työvoimanhallintaohjelmistossa seuraa, miten työntekijät suoriutuvat suhteessa tavoitteisiin, työvuoroihin ja tuotostavoitteisiin. Määrität mittarit, kuten myynnin työtuntia kohden tai vuoron aikana suoritetut tehtävät, ja ohjelmisto vertaa niitä toteutuneisiin tuloksiin.

Kokemukseni mukaan parhaat työkalut yhdistävät suoritustiedot työaika- ja läsnäolotietoihin, joten arvioinnit perustuvat tosiasioihin muistikuvien sijaan. Etsi tavoitteiden seurantaa, palautelokeja ja tuottavuuden koontinäyttöjä. Sekä Deputy että 7shifts tarjoavat näkymiä myyntiin ja työn suorituksiin, ja näet, kuka tarvitsee valmennusta ennen arviointikauden alkamista.

Suoritusten seuranta näyttää erilaiselta sen mukaan, mitä tiimisi tuottaa, joten yhdistä jokainen mittari työntekijöidesi tekemään työhön:

• Myynti työtuntia kohden: Vertaa liikevaihtoa työvuoroon suunniteltuihin työtunteihin. 7shifts näyttää tämän ravintoloille, jotka valmentavat tarjoilijoita vuorokaudenajan mukaan.
• Vuoron aikana suoritetut tehtävät: Seuraa tarkistuslistan suorittamista suhteessa määräaikoihin. Deputy tarjoaa tämän siivous- ja turvallisuuskierroksia varten.
• Läsnäolo suhteessa työvuoroon: Yhdistää myöhästymiset ja ennenaikaiset uloskirjautumiset arviointimerkintöihin, joten palaute perustuu aikaleimoihin.
• Palautelokit: Tallenna valmennusmuistiinpanot työaikatietojen yhteyteen, jotta voit hakea esimerkkejä ennen arviointia.
• Tuottavuuden koontinäytöt: Aseta toimipaikat tai työvuorot paremmuusjärjestykseen, jotta huomaat, kuka tarvitsee tukea.

13. Työvoimakustannusten hallinta ja budjetointi

Työvoimakustannusten hallinta ja budjetointi asettavat kulutavoitteet kullekin toimipaikalle ja seuraavat suunniteltuja ja toteutuneita palkkakustannuksia suhteessa niihin. Näet ennustetut kustannukset työvuoroa laatiessasi, ennen kuin kukaan työskentelee vuorossa.

Kokemukseni mukaan parhaat työkalut tuovat myyntiennusteet, palkkatasot ja ylityösäännöt yhteen kustannusten automaattista laskemista varten. Etsi budjettihälytyksiä, työvoimakustannusten prosenttitavoitteita ja poikkeamaraportteja. Sekä Deputy että 7shifts tarjoavat työvoimakustannusten reaaliaikaisen seurannan, ja huomaat ylittyneen budjetin ennen kuin on liian myöhäistä muuttaa työvuorosuunnitelmaa.

Työvoimakustannusten määritykset vaihtelevat sen mukaan, miten henkilöstöäsi resursoidaan ja missä tarkastelet lukuja, joten yhdistä jokainen hallintakeino sen tukemaan budjettipäätökseen:

• Sijaintikohtaiset budjetit: Aseta viikoittainen palkkakustannustavoite jokaiselle toimipaikalle. 7shifts näyttää ennustetut työvoimakustannukset suhteessa ravintoloiden myyntitavoitteisiin.
• Reaaliaikaiset kustannukset työvuorosuunnittelun aikana: Seuraa kokonaiskustannusten muutosta sitä mukaa, kun lisäät työvuoroja. Deputy näyttää ennustetut kustannukset työvuorolistan laatimisen aikana.
• Ylityösäännöt: Sovella laskelmaan paikallisia ylityökynnysarvoja, jotta ennustetut kustannukset sisältävät ylityökorvaukset.
• Budjettihälytykset: Merkitse budjetin ylittävä työvuorolista ennen sen julkaisemista.
• Poikkeamaraportit: Vertaa suunniteltuja ja toteutuneita palkkoja jokaisen palkanmaksukauden jälkeen.

14. Taitojen ja pätevyyksien seuranta

Taitojen ja pätevyyksien seuranta tallentaa jokaisen työntekijän luvat, koulutustiedot ja pätevyydet hänen työvoimanhallintaprofiiliinsa. Asetat vanhenemispäivät, ja ohjelmisto tarkistaa ne työvuorosuunnitelmaa vasten.

Kokemukseni mukaan parhaat työkalut estävät työtehtävien määräämisen, kun pätevyys on vanhentunut. Etsi vanhenemishälytyksiä, asiakirjojen latausmahdollisuuksia ja taitoihin perustuvaa työvuorojen kohdistamista. Sekä Deputy että 7shifts tarjoavat pätevyyksien seurantaa, joten huomaat vanhentuneen elintarviketyöntekijän kortin tai ensiaputodistuksen ennen auditointia.

Pätevyyssäännöt vaihtelevat toimialan ja roolin mukaan, joten yhdistä jokainen seurantatoiminto pätevyyteen, joka tiimisi on pidettävä ajan tasalla:

• Vanhenemishälytykset: Ilmoita esihenkilöille 30 tai 60 päivää ennen luvan vanhenemista. Deputy lähettää tällaisia ilmoituksia ensiapu- ja elintarviketyöntekijöiden korteista.
• Asiakirjojen lataus: Tallenna skannattu todistus työntekijän profiiliin, jotta auditointiasiakirjat ovat yhdessä paikassa.
• Taitoihin perustuva työvuorojen kohdistaminen: Rajoita työvuorojen määrääminen henkilöstöön, jolla on oikea pätevyys. 7shifts tukee tätä esimerkiksi baarityöntekijöiden ja keittiötyöntekijöiden rooleissa.
• Työtehtävien määräämisen rajoitukset: Tarkista, estääkö ohjelmisto työvuorosuunnittelun, kun vaadittu pätevyys vanhenee, vai ainoastaan varoittaako se esihenkilöitä. Jotkin järjestelmät sallivat ohitukset, joten ihmisen tekemä tarkistus on edelleen tärkeä.
• Vaatimustenmukaisuusraportit: Tunnista eri toimipaikoissa työskentelevät työntekijät, joiden pätevyydet puuttuvat tai ovat vanhenemassa.

More Articles

• Ihmiset etusijalle tarkoittaa kompromissien tekemistä
• Vuoden 2026 10 parasta työmarkkinasuhteiden konferenssia
• Et voi määrätä luottamusta tekoälyyn

15. Integrointi HR- ja liiketoimintajärjestelmiin

Työvoimanhallintaohjelmiston pitäisi yhdistyä HR-ohjelmistoon ja liiketoimintajärjestelmiin, joita tiimisi jo käyttää, mukaan lukien henkilöstöhallinnon (HCM) alustat, palkanlaskenta, kirjanpito ja kassajärjestelmät.

Tarkastele saatavilla olevien integraatioiden luetteloa pidemmälle ja tarkista, mitkä työntekijätiedot, työvoimatiedot ja päivitykset todella synkronoituvat. Luotettavat yhteydet vähentävät päällekkäistä tietojen syöttämistä ja helpottavat järjestelmän laajentamista työvoimasi kasvaessa.

Kokemukseni mukaan parhaat työkalut synkronoivat uudet työntekijät, palkkatasot ja hyväksytyt työaikamerkinnät automaattisesti. Etsi kaksisuuntaista synkronointia, virhelokeja ja liitäntöjä työkaluihin, kuten QuickBooks, Xero ja Gusto. Sekä Deputy että 7shifts tarjoavat palkanlaskenta- ja kassajärjestelmäintegraatioita, joten sinun ei tarvitse enää syöttää työtunteja uudelleen palkanlaskentaan ennen jokaista palkanmaksua.

Integraatiotarpeet vaihtelevat järjestelmän mukaan, joten tarkista jokainen yhteys niiden tietojen perusteella, jotka syötät tällä hetkellä uudelleen:

• Palkanlaskennan synkronointi: Hyväksytyt työaikamerkinnät siirtyvät Gustoon tai QuickBooks Payrolliin, joten sinun ei tarvitse kirjoittaa työtunteja uudelleen ennen jokaista palkanmaksua. Sekä Deputy että 7shifts tarjoavat tämän.
• HRIS-synkronointi: Uudet työntekijät ja palkkatason muutokset siirtyvät kerralla, joten profiilit vastaavat toisiaan eri järjestelmissä.
• Kassajärjestelmän tiedot: Myyntiluvut syötetään työvoimaennusteisiin. 7shifts yhdistyy Toastiin ja Squareen ravintoloita varten.
• Kirjanpitovienti: Työvoimakustannukset kirjautuvat Xeroon tai QuickBooksiin kuukauden lopun tilinpäätöstä varten.
• Virhelokit: Epäonnistuneista synkronoinneista näkee, minkä työntekijätiedon korjaaminen on tarpeen.

10 parasta työvoimanhallintaohjelmistoa

Tässä ovat parhaat työvoimanhallintaohjelmistovalintamme helpottamaan etsintääsi:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. QuickBooks Workforce — Paras digitaalisten palkkalaskelmien käyttöön
2. 2. UKG — Paras reaaliaikaiseen palkanlaskennan analytiikkaan
3. 3. Justworks — Paras pk-yritysten kokonaisvaltaiseen työvoiman hallintaan
4. 4. Deel HR — Sopii parhaiten kansainvälisille työntekijöille ja toimeksisaajille
5. 5. Factorial — Paras valinta yritysten tekoälyratkaisuksi
6. 6. Paylocity — Paras työntekijöiden suoritusten hallinnan pelillistämiseen
7. 7. Modge — Paras tietokonepohjaisen läsnäolon ja poissaolojen seurantaan
8. 8. Workforce.com — Paras yhtenäisiin työvuorosuunnittelun ja palkanlaskennan työnkulkuihin
9. 9. Rotageek — Paras tekoälypohjaiseen automaattiseen työvuorosuunnitteluun
10. 10. Connecteam — Paras mobiiliohjelmisto toimipisteen ulkopuolella työskenteleville tiimeille

Sovita nyt ominaisuudet budjettiisi

Kun tiedät, mitä ominaisuuksia tiimisi tarvitsee, vertaa niitä työvoimanhallintaohjelmistojen hinnoitteluun nähdäksesi tyypilliset käyttäjäkohtaiset hinnat, lisäosien maksut ja piilokustannukset ennen kuin pyydät esittelyjä.