Asynkroninen työskentely: parhaiden käytäntöjen opas

Mitä asynkroninen työskentely tarkoittaa?

Asynkronisella työskentelyllä tarkoitetaan viestintätapaa, jossa kaksi ihmistä ei ole vuorovaikutuksessa reaaliajassa tai samanaikaisesti. Toisin kuin synkroninen viestintä, joka tapahtuu kasvotusten, videopuheluiden tai reaaliaikaisen ääniyhteyden välityksellä, asynkroninen viestintä ei tapahdu reaaliajassa.

Esimerkkejä asynkronisesta viestinnästä ovat:

• Ennalta tallennetut videoviestit (kuten Loom)
• Ennalta tallennetut ääniviestit
• Kirjallinen viestintä silloin, kun välitöntä vastausta ei odoteta (tämä voi koskea sähköposteja, pikaviestejä tai tekstiviestejä sen mukaan, miten yrityksesi käyttää näitä työkaluja)
• Muodollisempi dokumentaatio (esimerkiksi käytännöt, muistiot, esitykset tai artikkelit.)
• Palaute jaetuissa työtiloissa, kuten Google Docsissa tai Adobe Xd:ssä.

Vaikka työskentelisimme täysin toimistolla, osa työstämme on todennäköisesti asynkronista.

Asynkronisen työskentelyn hyödyt

Aloitetaan asynkronisen työskentelyn hyödyistä, jotta ymmärrät, miten ensisijaisesti asynkroniseen työskentelyyn siirtyminen voisi auttaa organisaatiotasi.

Parempi tuottavuus

Me henkilöstöjohtamisen parissa työskentelevät – ja oikeastaan kaikki tietotyöläiset – olemme tottuneet päivittäiseen kalenteriin, joka on täynnä kokouksia aamuyhdeksästä tai -kymmenestä iltaviiteen tai -kuuteen.

Zoom-kokousten välissä saattaa olla pieniä ajanjaksoja, joiden aikana yritämme tehdä varsinaiset työmme samalla, kun käsittelemme lähes jatkuvaa ilmoitusten ja viestien virtaa. Realistisesti ajatellen tämä lähestymistapa ei kuitenkaan toimi. Pelkkä asiayhteyden vaihtaminen on jo itsessään erittäin kuormittavaa.

Koska päivässä ei ole riittävästi merkityksellistä aikaa keskittymistä vaativien tehtävien suorittamiseen, päädymme tekemään ylimääräisiä työtunteja tai moniajamme muiden kokousten aikana saadaksemme asiat tehtyä.

Kuvittele nyt, että olet osa asynkronista työkulttuuria:

• Monet kalenterisi rutiininomaisista tilannekatsauskokouksista muuttuvat edistymisraporteiksi, jotka voit lukea sinulle sopivana ajankohtana.
• Et enää automaattisesti pyydä kokousta tai lähetä viestiä jollekulle, kun sinulla on kysymys. Sen sijaan tutustut olemassa olevaan dokumentaatioon ja jos et löydä siitä vastausta, kirjoitat harkitun viestin, joka auttaa sinua jäsentämään ajatuksesi ja antaa vastaanottajalle mahdollisuuden vastata yhtä harkitusti.
• Kalenterisi näyttää paljon väljemmältä. Korvaat kokousajan keskittymistä vaativilla työjaksoilla, jotka auttavat saamaan analyyttiset tai luovat tehtävät valmiiksi.

Lisää joustavuutta

Kun sinun ei enää tarvitse olla käytettävissä tiettynä ajankohtana, työ- ja yksityiselämän tasapainon mahdollisuudet avautuvat aivan uudella tavalla.

Kun työskentelet eri aikavyöhykkeillä, voit päättää, mitkä tunnit ovat yhteisesti käytettävissä synkroniseen yhteistyöhön, ja sitoutua järjestämään kokouksia vain näiden ajanjaksojen aikana. 

Yhtäkkiä aikataulusi saattaa sisältää vapaita ajanjaksoja, jotka voit varata syvällistä työskentelyä varten tai käyttää henkilökohtaisten velvollisuuksien hoitamiseen, vaikka se tapahtuisi tavanomaisen työpäivän aikana.

Asynkroninen työympäristö antaa sinulle vapauden valita, milloin ja mistä työskentelet, kunhan saat työsi tehtyä ja olet kohtuullisen hyvin tavoitettavissa vastaamaan tiimin jäsenten kysymyksiin.

Työnantajan näkökulmasta joustava työskentely on merkittävä tekijä osaajien palkkaamisessa ja pitämisessä.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Osallisuus 

Joustavan työn myötä tulee mukaan ottaminen. Nyt kun et enää edellytä tiettyjä läsnä- tai ”toimistolla” työskentelyn tunteja, voit houkutella monimuotoisemman osaajajoukon. Tähän voi kuulua ihmisiä, joilla on:

• Huollettavien hoitamiseen liittyviä velvollisuuksia
• Vammoja
• Sosioekonominen asema, johon vaikuttaisi myönteisesti työmatkoihin, aterioihin ja/tai työvaatteisiin liittyvissä kustannuksissa säästäminen
• Monimuotoisia taustoja ja jotka ovat alttiimpia mikroaggressioille kasvokkain tapahtuvassa työympäristössä.
• Introvertimpi persoonallisuustyyppi, jolle samanaikainen viestintä on haastavaa.

5 asynkronisen työn haastetta ja miten voit ratkaista ne

On selvää, ettei asynkroninen työ ole pelkkää auringonpaistetta ja sateenkaaria ympäri vuorokauden, sillä muuten yhteiskuntamme olisi ottanut etätyön, hybridityön ja muut joustavat työjärjestelyt laajemmin käyttöön jo kauan ennen pandemiaa.

Tässä osiossa käymme läpi joitakin asynkroniseen työskentelyyn liittyviä keskeisiä haasteita sekä mahdollisia ratkaisuja niiden voittamiseksi.

Viestinnän haasteet

Monet olisivat samaa mieltä siitä, että samanaikainen työskentely on joissakin tilanteissa asynkronista työskentelyä parempi – tähän on syynsä, miksi varaamme tärkeät keskustelut kasvokkain käytäviksi tai miksi verkossa esiintyvä vihamielisyys näyttää syttyvän paljon helpommin.

Kun viestit henkilökohtaisesti tai jopa reaaliaikaisesti videon välityksellä, voit havaita paljon asiayhteyteen liittyviä vihjeitä, joiden avulla voit välittää ja vastaanottaa viestejä tehokkaammin. Kehonkieli, painotus ja äänensävy voivat vaikuttaa siihen, miten tulkitset näiden viestien sisältöä. 

Menetät tämän tiedon, kun viestit asynkronisesti, mikä voi joskus johtaa väärinkäsityksiin. Viestin välittäminen asynkronisesti voi myös viedä enemmän aikaa.

Saatat miettiä, miksi vaivautuisit kirjoittamaan jotain muistiin, kun voisit vain liittyä Zoom-puheluun. Saatat myös pelätä, ettet saa vastausta tarvitsemasi ajan kuluessa.

Näin voit ratkaista asynkronisen viestinnän haasteet

Tässä on joitakin strategioita, joita kannattaa harkita asynkronisen viestinnän haasteiden käsittelemiseksi:

• Panosta asianmukaisiin viestintävälineisiin. Varmista, että valitset viestintäteknologiasi harkiten organisaatiosi tavoitteiden perusteella. Vielä tärkeämpää on määritellä toimintatavat kyseisen HR-teknologian käyttöön, jotta kaikki ymmärtävät eri viestintäkanavat ja niiden käytön.
  
  Selkeät ja johdonmukaiset ohjeet = vähemmän aikaa tiedon etsimiseen. Näin alat jo nähdä asynkroniseen työskentelyyn siirtymisen hyödyt. Tieto siirtyy ihmisten mielistä kaikkien saataville.

• Keskity laatuun, älä määrään. Mieti, millaiset keskustelut hyötyisivät eniten reaaliaikaisesta viestinnästä, ja rajoita kokoukset tällaisiin vuorovaikutustilanteisiin. Esimerkiksi etätiimit eivät välttämättä tarvitse kokousta projektin tilannepäivitystä varten, mutta kahdenkeskinen kokous suoran alaisesi kanssa kannattaa säilyttää vahvan suhteen ja luottamuksen rakentamiseksi.

• Aseta kohtuulliset koko yrityksen tai tiimin laajuiset odotukset sopiville vastausajoille. Jos ihmisistä ei tunnu siltä, että heidän on vastattava viesteihin välittömästi, se vähentää stressiä ja auttaa heitä keskittymään tärkeimpiin tehtäviinsä. Se myös lisää todennäköisyyttä, että he vastaavat harkitusti eivätkä muiden kokousten aikana hetken mielijohteesta.

• Viestikää usein useita kanavia käyttäen. Tämä on tarpeen sekä synkronisissa että asynkronisissa organisaatioissa, mutta on hyvä korostaa uudelleen, että kun yhdessä vietetään vähemmän aikaa, yrityksen päivityksistä tulisi viestiä säännöllisesti ja jakaa ne useissa kanavissa, joiden yhteydessä on arkistot tarkastelua varten.

Muista myös, että asynkroninen työmalli voi olla joillekin ihmisille, kuten neuroepätyypillisille, helpompi, koska se vähentää tarvetta tulkita sosiaalisia vihjeitä.

Vastuullisuuden haasteet

Suorien viestinnän haasteiden lisäksi vallitsee käsitys, että etätyö tai asynkroninen työ tuhoaa vastuullisuuden.

Esihenkilöt ja työntekijät eivät enää voi arvioida suoriutumista sen perusteella, kuka saapuu toimistolle ensimmäisenä ja lähtee viimeisenä, joten voi tuntua houkuttelevalta mitata etätyöntekijöiden aktiivisuutta pikaviestimissä tämän sijaismittarina.

Ei, ei, ei, ei, ei.

Etätyön valvontatyökalujen käyttöönotto on nopein tapa rapauttaa luottamusta ja romuttaa osaajien hankintastrategiasi. Sitä paitsi se ei ole todellinen tuottavuuden mittari.

Näin voit ratkaista vastuullisuuden haasteet

Tässä on joitakin vaihtoehtoisia tapoja arvioida työntekijöiden vastuullisuutta ja sitoutumista:

• Dokumentoi, dokumentoi, dokumentoi. Jotta yrityksesi voi menestyä asynkronisessa työskentelyssä, on ratkaisevan tärkeää omaksua koko organisaation kattava läpinäkyvyyden kulttuuri. 
  
  Asynkronisesti työskentelevien ei voida odottaa oppivan seuraamalla muita, koska he viettävät vähemmän aikaa samassa paikassa muiden kanssa. Sen sijaan sinun on kerrottava heille selkeästi, mitä menestyminen tarkoittaa. Tämä tarkoittaa tuotosten määrittelemistä eli sen määrittelyä, mistä he ovat vastuussa, ei sitä, kuinka paljon aikaa he viettävät työpöytänsä ääressä.

• Yhdistä työntekijöiden suorituksia koskevat odotukset organisaation tavoitteisiin. Roolien ja vastuiden selkeyttäminen ei ainoastaan vähennä päällekkäisen työn riskiä, vaan myös lisää työntekijöiden motivaatiota.
  
  Sitoutuneet työntekijät näkevät, miten heidän päivittäinen työnsä liittyy siihen, mitä yritys pyrkii saavuttamaan, ja ovat siksi vähemmän alttiita työuupumukselle. Psst: se tekee heistä myös tuottavampia.

• Seuraa tavoitteiden saavuttamista projektinhallintatyökalujen ja työnkulkujen avulla. Anna työntekijöille vastuu oman suoriutumisensa mittaamisesta investoimalla asianmukaisiin asynkronisen yhteistyön työkaluihin. Lisäbonus: kaikki yrityksessä tietävät, mitä projekteissanne tapahtuu, joten tarvitsette vähemmän toistuvia tilannekatsauksia 😎.

Tiimin yhteydenpidon haasteet

Toinen yleinen asynkronisiin tiimeihin liittyvä valituksen aihe on se, että vahvojen suhteiden luominen kollegoihin, joita et ole tavannut tai joiden kanssa vietät harvoin aikaa kasvokkain, vaikeutuu.

Synkroninen työskentely pakottaa meidät rakentamaan ihmissuhteita, mikä synnyttää luottamusta nopeammin ja parantaa tiimityötä.

Lisäksi jotkut johtajat väittävät, että menetämme luovan inspiraation, jota syntyy sattumanvaraisissa vesiautomaatilla käydyissä keskusteluissa.

Näin ratkaiset tiimin yhteydenpidon haasteet

Tiimin yhteydenpidon haasteet eivät ole ylitsepääsemättömiä ensisijaisesti asynkronisessa ympäristössä toimittaessa – niiden ratkaiseminen vaatii vain hieman ennakkotyötä. Tässä on muutamia strategioita, jotka toimivat hyvin tiimilleni:

• Luo huippuluokan perehdytyskokemus. Hyvin toteutettu perehdytys on hieno asia. Se vahvistaa työntekijöiden sitoutumista ja pysyvyyttä työsuhteen kriittisinä ensimmäisinä kuukausina, lyhentää tuottavuuden saavuttamiseen kuluvaa käynnistymisaikaa ja tarjoaa hyvän tavan kerätä rehellistä palautetta siitä, miten henkilöstöjohtajat voivat kehittyä.
  
  Asynkronisessa ympäristössä perehdytys on lahja, joka antaa jatkuvasti. Nimeä jokaisesta osastosta yksi henkilö (mielellään vuorotellen, jotta vastuu jakautuu) vastaamaan siitä, että perehdytysmateriaalit pysyvät ajan tasalla ja relevantteina ja että ne ovat osa jatkuvaa palautekierrosta yhteistyössä henkilöstötiimin kanssa.
  
  Aiheeseen liittyvää luettavaa: Näin laadit 30, 60 ja 90 päivän suunnitelman organisaatiosi perehdytykseen + mallipohja

• Panosta hyvien esihenkilöiden kehittämiseen. Älä aliarvioi asynkronisessa ympäristössä säännöllisten kahdenkeskisten tapaamisten kulttuurin voimaa yhteyden luomisessa, viestinnän helpottamisessa ja työntekijöiden sitoutumisen ylläpitämisessä. Tutkimukset ovat osoittaneet, että keskijohtajat ovat organisaation mielenterveyden kannalta avainasemassa – laiminlyö heidät omalla vastuullasi!
  
  Aiheeseen liittyvää luettavaa: Näin tuet uusia esihenkilöitä henkilöstökumppaniohjelman avulla

• Edistä (valinnaisia) yhteydenpitomahdollisuuksia. Selvitä, mitä työntekijät haluavat yhteydenpidolta, ja toimi sen mukaisesti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi neljännesvuosittaista lähitapaamista, hauskoja Slack-kanavia tai valinnaisia ”vastaanottoaikoja”, jolloin voi jutella vapaamuotoisesti muista kuin työasioista. 
  
  Yksi tärkeä varoitus: jos nämä tapahtumat ovat todella valinnaisia, varmista, etteivät tapahtumista pois jäävät työntekijät joudu kärsimään piilevistä seuraamuksista.

Päätöksenteon haasteet

Päätöksenteko voi olla monimutkaista myös asynkronisessa ympäristössä – miten varmistat, että oikeat ihmiset osallistuvat keskusteluun laadukkaiden päätösten tekemiseksi oikea-aikaisesti, etenkin kun et voi kutsua kokoushuonetta käyttöön ongelman hahmottelemiseksi valkotaululle?

Näin ratkaiset päätöksenteon haasteet

Vastoin yleistä käsitystä asynkroninen päätöksenteko voi johtaa parempiin lopputuloksiin kuin perinteinen ideointisessio.

Kun ongelma määritellään oikein ja mukaan otetaan oikeat ihmiset, asynkroninen päätöksenteko voi todella ruokkia luovuutta ja torjua ryhmäajattelua.

Ajattele asiaa näin: synkronisessa kokouksessa huoneen äänekkäin (tai korkea-arvoisin) ääni saa usein tahtonsa läpi.

Parhaista yrityksistäsi huolimatta, vaikka tekisit kokouksesta mahdollisimman osallistavan, muut osallistujat saattavat olla liian arkoja puhumaan tai heidän persoonallisuustyyppinsä saattaa edellyttää, että he käyttävät enemmän aikaa asioiden käsittelyyn ennen kuin he tuntevat olonsa mukavaksi mielipiteensä esittämiseen.

Kirjoittamiskulttuurin luominen organisaatioon sujuvoittaa päätöksentekoprosessia. Se kannustaa ihmisiä:

• Tiivistämään ongelman ytimekkäästi
• Tutkimaan mahdollisia ratkaisuja
• Suosittelemaan ratkaisua empiiriseen näyttöön ja omaan kokemukseensa perustuen
• Pyytämään erilaisia näkökulmia suosituksen vahvistamiseksi tai kumoamiseksi.

Aiheeseen liittyvää luettavaa:

• Viisivaiheinen prosessi päätösten tekemiseen asynkronisesti
• Näin Stripe loi kirjoittamiskulttuurin

More Articles

• Hybridityömalli: täydellinen opas & parhaat käytännöt
• Ennakkoon varattavat vai vapaasti käytettävät työpisteet: keskeiset erot, hyödyt ja haitat
• 12 vinkkiä työn ja vapaa-ajan tasapainon parantamiseen etätiimeille ja -organisaatioille &

Asiakirjojen hyväksymisen ja viimeistelyn viivästykset

Asiakirjojen hyväksymisen ja allekirjoittamisen viivästyminen on yleinen ongelma asynkronisissa työjärjestelyissä, etenkin kun tiimin jäsenet ovat eri aikavyöhykkeillä tai heidän aikataulunsa vaihtelevat.

Allekirjoitusten odottaminen voi hidastaa toimintaa, aiheuttaa pullonkauloja ja heikentää yleistä tuottavuutta. Ilman reaaliaikaista yhteistyötä nämä viivästykset voivat kasaantua ja pysäyttää tärkeät projektit tai sopimukset.

Näin torjut asiakirjojen hyväksymisen ja viimeistelyn viivästyksiä

• Sähköisen allekirjoituksen ohjelmisto voi auttaa antamalla ihmisten allekirjoittaa asiakirjoja silloin, kun se heille sopii, mikä nopeuttaa prosessia ja pitää asiat liikkeessä myös eri aikavyöhykkeillä.
• Käytä automaattisia muistutuksia ilmoittamaan allekirjoittajille, kun heidän hyväksyntäänsä tarvitaan, jotta unohduksista tai huomaamatta jääneistä sähköposteista johtuvien viivästysten riski pienenee.
• Ota käyttöön selkeät työnkulut, joissa määritellään, kenen on hyväksyttävä tai allekirjoitettava asiakirjat. Näin kaikki tietävät roolinsa prosessissa, mikä vähentää sekaannusta ja ajanhukkaa.
• Tallenna asiakirjat keskitettyyn pilvipohjaiseen järjestelmään, jossa tiimin jäsenet voivat helposti käyttää ja tarkastella niitä milloin tahansa. Näin vältetään tiedostojen etsimisestä aiheutuvat viivästykset.
• Aseta hyväksynnöille ja allekirjoituksille määräajat, jotta prosessiin syntyy kiireellisyyden tunne ja asiakirjojen hyväksyminen pysyy aikataulussa.
• Tarjoa mobiiliystävällisiä vaihtoehtoja asiakirjojen allekirjoittamiseen, jotta tiimin jäsenet voivat hyväksyä asiakirjoja mistä tahansa, vaikka eivät olisi työpisteidensä ääressä.

Liity keskusteluun

Kuten olet toivottavasti huomannut, asynkronisemman työkulttuurin omaksumisesta voi saada monia hyötyjä.

Pysyäksesi ajan tasalla asynkronisesta työskentelystä sekä muista tärkeistä ihmis- ja kulttuuriaiheista tilaa People Managing People -uutiskirje.