Ennakkoon varattavat vai vapaasti käytettävät työpisteet: keskeiset erot, hyödyt ja haitat
Covidin jälkeisen toimistolle paluun jälkeen hybridityöstä on tullut normi. Tehokas toimistotilojen hallinta voi kuitenkin olla haastavaa hybridiympäristössä.
Toimistonhallintajärjestelmät voivat auttaa yrityksiä ottamaan käyttöön hotellitoimiston ja vapaasti valittavien työpisteiden ratkaisuja joustavampia työtiloja varten. Sekä vapaasti valittavat työpisteet että hotellitoimisto ovat vaihtoehtoja joustavien työjärjestelyjen tarjoamiseen, mutta kumpi sopii parhaiten yrityksesi tilanteeseen?
Perehdytään vapaasti valittavien työpisteiden ja hotellitoimiston keskeisiin eroihin sekä kummankin etuihin ja haittoihin!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vapaasti valittavat työpisteet vs. hotellitoimisto: keskeiset erot
Hotellitoimiston ja vapaasti valittavien työpisteiden ensisijainen ero on siinä, miten työntekijät voivat käyttää työtilan työpisteitä.
Vapaasti valittavat työpisteet antavat työntekijöille pääsyn työpisteille saapumisjärjestyksessä, kun taas hotellitoimisto edellyttää työntekijöiltä työpisteiden varaamista etukäteen.
Vapaasti valittavilla työpisteillä ja hotellitoimistolla on myös joitakin yhtäläisyyksiä. Kumpaankaan ei esimerkiksi liity perinteiselle työtilalle ominaista nimettyä istumapaikkaa, ja molemmat perustuvat työpisteiden saatavuuteen, joten istumapaikkaa ei taata.
Olen koonnut keskeiset erot tähän kätevään taulukkoon:
| Vapaasti valittavat työpisteet | Hotellitoimisto | |
| Määritelmä | Työntekijät käyttävät mitä tahansa saatavilla olevaa työpistettä saapumisjärjestyksessä. | Työntekijät varaavat tietyn työpisteen tai toimistotilan etukäteen. |
| Tilan jakaminen | Ei nimettyjä tiloja; työpisteitä ei ole osoitettu kenellekään, ja niitä käytetään tilapäisesti. | Tilat varataan ja osoitetaan varausjärjestelmän mukaisesti. |
| Joustavuus | Erittäin joustava, sillä työntekijät voivat valita minkä tahansa saatavilla olevan työpisteen. | Kohtalaisen joustava, mutta työntekijöiden on suunniteltava ja tehtävä varaus etukäteen. |
| Teknologiavaatimukset | Perustason toimistoteknologia; erityisvaatimuksia ei ole jaetun verkkoyhteyden lisäksi. | Edellyttää varausjärjestelmää tai -ohjelmistoa varausten hallintaan. |
| Työntekijäkokemus | Työntekijöillä voi olla vaikeuksia löytää paikka ruuhka-aikoina. | Ennakoitavampi, koska työntekijöillä on varattu paikka. |
| Soveltuvuus | Sopii parhaiten organisaatioille, joiden työntekijät liikkuvat paljon tai joilla on merkittävä määrä etätyöntekijöitä. | Ihanteellinen organisaatioille, jotka haluavat varmistaa työpisteiden saatavuuden ja suosivat toimistotilan jäsenneltyä käyttöä. |
| Hallinnan monimutkaisuus | Helpompi ottaa käyttöön, mutta työpisteiden saatavuuden varmistaminen voi edellyttää enemmän valvontaa. | Monimutkaisempi hallita varausjärjestelmän tarpeen vuoksi, mutta mahdollistaa tilankäytön paremman hallinnan. |
| Kustannustehokkuus | Mahdollisesti kustannustehokkaampi käytettävissä olevan tilan maksimaalisen hyödyntämisen ansiosta. | Voi myös olla kustannustehokas, mutta saattaa edellyttää investointia varausohjelmistoon. |
| Sosiaalinen vuorovaikutus | Kannustaa työntekijöiden spontaaneihin kohtaamisiin ja edistää yhteistyötä. | Voi rajoittaa spontaaneja kohtaamisia etukäteen varattujen ja mahdollisesti erillään sijaitsevien tilojen vuoksi. |
| Personointi | Vähäinen; työpisteet ovat yhteiskäytössä eikä niitä voi personoida. | Suurempi; työntekijöillä voi olla mahdollisuus personoida varattua tilaansa käytön ajaksi. |
Käsittelen nyt kumpaakin hieman yksityiskohtaisemmin.
Mitä vapaasti valittavat työpisteet ovat?
Vapaasti valittavat työpisteet ovat älykkään työtilan järjestely, jossa kenelläkään työntekijällä ei ole nimettyä työpistettä. Sen sijaan työntekijät ottavat vapaana olevat työpisteet ja neuvotteluhuoneet käyttöön saapumisjärjestyksessä.
Vapaasti valittavat työpisteet auttavat hyödyntämään toimistotilaa tehokkaammin ja voivat pienentää kiinteistökustannuksia, kun työntekijät työskentelevät hybridimuodossa.
Perehdytään tarkemmin vapaasti valittavien työpisteiden etuihin ja haittoihin.
Vapaasti valittavien työpisteiden edut
Tämä järjestely voi toimia erinomaisesti, kun se toteutetaan oikealla tavalla.
Esimerkiksi norjalainen televiestintäyritys Telenor otti käyttöön työpisteiden vapaan käytön järjestelyn jo vuonna 2003. Yrityksen toimitusjohtaja Jon Fredrik Baksaas pitää työpisteiden vapaan käytön käyttöönottoa keskeisenä tekijänä yrityksen kasvussa.
Työpisteiden vapaan käytön erityisiä etuja ovat seuraavat:
1. Kustannustehokkuus
Työpisteiden vapaa käyttö pienentää työpistekohtaisia kustannuksia, koska samaa työpistettä voi käyttää useampi kuin yksi työntekijä (yleensä useampi työntekijä päivässä). Järjestely on myös helppo ottaa käyttöön ja se tarjoaa paljon joustavuutta.
2. Saatavilla lyhyellä varoitusajalla
Työpisteiden vapaa käyttö sopii erinomaisesti työntekijöille, jotka työskentelevät yleensä kotoa käsin mutta tarvitsevat vaihtelua ympäristöönsä. Se sopii myös tilanteisiin, joissa tiimin jäsenet haluavat tehdä yhteistyötä kasvokkain. He voivat vain tulla toimistolle ja ryhtyä töihin.
3. Tarjoaa työntekijöille autonomiaa
Työntekijät arvostavat etätyön tarjoamaa vapautta. Työpisteiden vapaa käyttö antaa työntekijöille mahdollisuuden työskennellä omilla ehdoillaan, mikä osoittaa, että luotat heidän saavan projektit onnistuneesti päätökseen ilman jatkuvaa valvontaa.
4. Kannustaa innovointiin ja luovuuteen
Eri paikassa työskentely joka päivä voi olla erinomainen luovuuden virike. Samassa paikassa työskentely voi alkaa tuntua ajan mittaan pysähtyneeltä, ja työpisteiden vapaa käyttö voi tarjota siihen täydellisen ratkaisun.
Lisäksi mahdollisuus tehdä yhteistyötä työtovereiden kanssa kasvokkain voi edistää parempaa tiimityötä ja lisätä tiimien innovointia, mikä on erityisen tärkeää hybridisessä työpaikkakulttuurissa.
Työpisteiden vapaan käytön haitat
Kaikille työntekijöille ei tietenkään ole omaa työpistettä, mikä tuo mukanaan tiettyjä haittoja. Tässä muutama huomioon otettava seikka:
1. Työpisteen saatavuutta ei taata
Työpisteiden vapaaseen käyttöön liittyy väistämätön rajoitus. Joinakin päivinä saatat huomata, ettei yksikään työpisteistä ole vapaana. Sinun on joko löydettävä toinen työskentelytila tai odotettava, että joku vapauttaa työpisteen. Tämä voi aiheuttaa ajanhukkaa ja turhautumista.
2. Vaihtoehtojen puute
Vaikka löytäisitkin työpisteen, kaikki hyvät paikat saattavat olla jo varattuja, jolloin jäljelle jää meluisia alueita, joissa on vaikea keskittyä. Jos työpisteesi ohi kulkevat ihmiset häiritsevät sinua jatkuvasti, et pysty työskentelemään parhaalla mahdollisella tavalla.
3. Terveysongelmat
Sama työpiste voi olla päivittäin useiden ihmisten käytössä, mikä lisää riskiä, että jokin sairaus tai tauti leviää työpisteen välityksellä. Kun otat työpisteiden vapaan käytön käyttöön, sinun on käytettävä enemmän rahaa työntekijöiden kouluttamiseen terveysriskeistä ja turvallisuustoimenpiteistä, tarjottava käsidesiä ja palkattava lisää työntekijöitä puhdistamaan työpisteet käytön jälkeen.
Mitä työpistehotellilla tarkoitetaan?
Työpistehotelli on toinen hybridityöpaikkojen tilanhallinnan muoto, jossa työntekijät valitsevat työtilat etukäteen ja kirjautuvat sisään saapuessaan.
Tähän liittyy yleensä varausjärjestelmä tai toimistotilojen hallintaohjelmisto, jossa työntekijät voivat valita tietyn työpisteen tai työtilan samalla tavoin kuin he varaisivat hotellihuoneen.
Työpistehotelli on työpisteiden vapaan käytön tapaan tilojen tehokkaan hyödyntämisen muoto, ja se voi johtaa pienempiin kiinteistökustannuksiin.
Työpistehotellin edut
Ennakkoon suunnittelu tuo työpistehotelliin tiettyjä erityisiä etuja verrattuna työpisteiden vapaaseen käyttöön. Tässä muutama niistä:
1. Työtilan tehokas hyödyntäminen
Koska työpistehotellissa työpisteet jaetaan etukäteen, tilaa voidaan hyödyntää tehokkaammin. Työtilan käyttöaste on suurempi, koska työpistehotelli poistaa työpisteiden mahdolliseen puuttumiseen liittyvän epävarmuuden.
2. Työntekijöiden parempi hallinta ja mukavuus
Mahdollisuus varata työpisteitä omien mieltymysten perusteella antaa työntekijöille enemmän hallintamahdollisuuksia. Jos työtilassasi on tiettyihin tarkoituksiin varattuja työpisteryhmiä, työpistehotelli voi esimerkiksi antaa työntekijöille mahdollisuuden varata työpisteitä läheltä tietyn osaston työntekijöitä yhteistyötä varten.
Työpistehotellipalvelu tarjoaa myös paremman työtilan hallinnan ilman erillisen esihenkilön nimeämistä. Useimmat yritykset käyttävät työpisteiden varausohjelmistoa työtilojen hallinnan automatisointiin. Työtilojen jakamista valvovalle esihenkilölle on vain vähän tarvetta, kun käytössä on työpistehotellipalvelu.
3. Tukee etätyöntekijöitä
Etätyöntekijät eivät välttämättä pidä ajatuksesta, ettei heillä ole työpistettä, jolle he voivat laskea kannettavan tietokoneensa toimistolla käydessään. Työpistehotellipalvelu voi antaa heille varmuuden työpisteen saamisesta ja kannustaa heitä käymään toimistolla useammin.
4. Parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä
Hybridityömalli tarjoaa tasapainon omassa tilassa työskentelyn ja toimistolla tapahtuvien kohtaamisten välillä, mikä puolestaan parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Kohtaamisten luominen työpaikalla ei ole kovin kätevää vapaasti valittavien työpisteiden järjestelmässä, koska se voi olla hieman kaoottista. Et voi koskaan tietää, kuka viereisen työpisteen ottaa käyttöön. Työpistehotellipalvelun avulla työntekijät voivat valita työpisteitä lähempää niitä jäseniä, joiden kanssa he haluavat rakentaa vahvemman yhteyden.
Työpistehotellipalvelun haitat
Vaikka työpistehotellipalvelulla on etunsa, siihen liittyy aina myös tiettyjä haittoja, jotka on otettava huomioon. Näitä haittoja tulee punnita:
1. Käyttöönotto vaatii enemmän työtä
Työpistehotellipalvelu vaatii hieman enemmän toimistotilojen suunnittelua. Sinun on luotava työtilastasi virtuaalinen pohjapiirros ja ladattava se työpistehotellipalvelun ohjelmistoon. Tämä on vähimmäisvaatimus työpistehotellipalvelun käyttöönotolle. Työmäärä ei ole suuri, mutta sitä on silti enemmän kuin vapaasti valittavien työpisteiden järjestelmässä.
2. Tietoturvaan liittyvät huolenaiheet
Jos käsittelet luottamuksellisia tietoja, työpisteiden jakaminen voi olla riskialtista. Muut voivat nähdä näyttösi tai jopa päästä käsiksi asiakirjoihin, jos jätät ne valvomatta.
Voit suojata luottamukselliset tiedot edellyttämällä työntekijöitä, erityisesti luottamuksellisia tietoja käsitteleviä työntekijöitä, siistimään työpisteen ennen lähtöään ja olemaan jättämättä asiakirjoja valvomatta.
Tämän ratkaisun käyttöönotto vaatii kuitenkin resursseja, eikä se välttämättä ole käytännöllistä kaikissa tilanteissa.
3. Ei sovellu hätätilanteisiin
Kun työpisteitä varataan pitkäksi aikaa, et välttämättä pysty järjestämään työtilaa hätäkokousta varten. Jos esimerkiksi sinun on järjestettävä työskentelytila yllättäen paikkakunnalle saapuvalle liikekumppanille, vapaiden paikkojen puutteesta voi tulla monimutkainen ratkaistava ongelma.
Työpistehotellipalvelu ja vapaasti valittavat työpisteet: mikä on lopputulos?
Loppujen lopuksi valinta työpistehotellipalvelun ja vapaasti valittavien työpisteiden välillä riippuu yrityksesi tilanteesta. Monet organisaatiot päätyvät myös jonkinlaiseen yhdistelmään.
Voit esimerkiksi käyttää vapaasti valittavien työpisteiden järjestelmää avotiloissa sijaitsevilla työpisteillä, mutta työpistehotellipalvelua neuvotteluhuoneissa, yksityisissä toimistoissa tai yhteiskäyttötiloissa.
Hybridityötiloja on monenlaisia, ja myös toimistotilojen hallintaan on runsaasti erilaisia lähestymistapoja.
Mieti, hyötyisivätkö työntekijäsi siitä, että he voisivat valita työtilansa etukäteen vapaasti valittavien työpisteiden varausjärjestelmän avulla.
Pohdi, millainen rakenne lisäisi toimistolla käymistä, jos se on sinulle tärkeää, tai yksinkertaisesti sitä, miten voisit tarjota parhaan mahdollisen hybridityökokemuksen. Muista, että hybridityön hyvä käytäntö on kerätä työntekijöiltä palautetta, joten hyödynnä sitä!
Liiketoiminta-alastasi riippuen ketterän työympäristön luominen useine erilaisiin tarpeisiin sopivine työskentelytiloineen voi lopulta tarjota vielä enemmän etuja.
