Liiketoimintaperustelun laatiminen henkilöstöhallinnon ohjelmistolle: 10 kohdan opas
Henkilöstöhallinnon hoitaminen laskentataulukoilla kasvavassa yrityksessä johtaa tehottomuuteen ja haasteisiin tietojen ylläpidossa, mikä vaikeuttaa esimerkiksi lomien seurantaa ja nopeaa rekrytointia.
Älykkään henkilöstöhallinnon ohjelmiston käyttäminen voi olla helpompi ratkaisu kuin uskotkaan, erityisesti pienyritysten henkilöstöhallinnon tiimeille, joiden budjetit ovat rajalliset. Tässä artikkelissa kerrotaan vaiheista, joita sinun tulee noudattaa rakentaaksesi vahvat perustelut tarvitsemasi uuden henkilöstöhallinnon ohjelmiston hankkimiselle.
Näin rakennat perustelut henkilöstöhallinnon ohjelmistolle:
- Liiketoiminnan tarpeet ja visio
- Haasteiden tunnistaminen
- Nykyisen prosessin vaiheet
- Menestyksen mittareiden määrittäminen (ROI – sijoitetun pääoman tuotto)
- Alustavan kannatuksen ja hyväksynnän hankkiminen
- Vaatimusten kerääminen
- Toimittajien kontaktointi
- Valmistautuminen vastaväitteisiin vastaamiseen
- Perustelujen laatiminen ja hyväksynnän hankkiminen
- Parhaan ohjelmiston valitseminen
Vaihe 1 – liiketoiminnan tarpeet ja visio
Liiketoimintasi tarpeet ovat erityisiä vaatimuksia ja haasteita, joita yrityksesi kohtaa henkilöstöresurssien tehokkaassa hallinnassa, kun taas visio viittaa enemmän pitkän aikavälin tavoitteisiin ja suuntaan, johon yritys pyrkii uuden henkilöstöhallinnon ohjelmiston onnistuneen käyttöönoton avulla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ensimmäinen vaihe on kirjoittaa henkilöstöhallinnon visio ja varmistaa, että se on linjassa liiketoimintastrategian, suunnan ja vision kanssa.
Tämän hyötynä on saada johtoryhmän keskeiset sidosryhmät ja päätöksentekijät kannattamaan hanketta. Listaa tärkeimmät tarpeesi ja niiden perustelut, jotta kaikille muodostuu yhteinen käsitys organisaation henkilöstöhallinnon ohjelmistovaatimuksista.
Ennen kuin investoit uuteen henkilöstöhallinnon teknologiaan, määrittele liiketoimintasi tarpeet – liittyvätpä ne sitten osaajien hankintaan, perehdytykseen tai johtamisen kehittämiseen. Tavoitteidesi ymmärtäminen varmistaa, että teknologia tukee strategiaasi.
Sovita suunta ja visio yhteen
Tässä on esimerkki siitä, kuinka voit sovittaa liiketoimintasi tarpeet yhteen sen kanssa, miksi sinun kannattaa investoida uuteen henkilöstöhallinnon järjestelmään.
| Liiketoiminnan tarve | Miksi? |
|---|---|
| Tarvitsemme parempia työkaluja henkilöstömäärämme seuraamiseen. | Nykyinen henkilöstömääräprosessimme vie paljon aikaa ja on altis virheille, sillä keskeiset mittarit lasketaan manuaalisesti. |
| Meidän on sujuvoitettava rekrytointiprosessiamme, koska suunnittelemme palkkaavamme tänä vuonna X uutta työntekijää. | Ehdokkailta saadun palautteen mukaan prosessimme on hidas ja sekava. Investoimalla uuteen hakijaseurantajärjestelmään voimme nopeuttaa ansioluetteloiden tarkistusprosessia, haastattelujen aikatauluttamista ja ehdokkaiden valintaa x %:lla. |
| Työsopimusten seuranta on manuaalista | Henkilöstömäärän kasvutavoitteiden vuoksi tarvitsemme automatisoidun ja integroidun tavan seurata sopimusten allekirjoituksia. |
| Työntekijöiden sitoutumisen lisääminen | Sitoutumisemme taso on huolestuttava, ja käytössämme on tällä hetkellä manuaalinen suoritusarviointi- ja kyselyprosessi, jossa tiedot eivät ole helposti saatavilla eivätkä hyödynnettävissä. |
Älä myöskään joudu uuden ja kiiltävän houkutuksen pauloihin tai aja uuden ohjelmiston hankintaa vain siksi, että siinä mainostetaan hienoja uusia ominaisuuksia... esimerkiksi tekoälyä hyödyntäviä työkaluja! Keskity sen sijaan ohjelmistoon, joka ratkaisee juuri sinun erityistarpeesi ja tukee visiotasi tavoitteidesi saavuttamiseksi.
Älä seuraa trendejä ymmärtämättä ainutlaatuisia liiketoiminnan tarpeitasi. Olipa kyseessä uusi työkalu, käytäntö tai etu, sovita jokainen aloite yhteen organisaatiosi tavoitteiden ja työntekijöidesi prioriteettien kanssa.
Vaihe 2 – Tunnista kipukohdat
Strateginen osaamisen hallinta tukee HR-ohjelmiston liiketoimintaperusteluja yhdistämällä teknologiaratkaisut henkilöstön kehittämisen kipukohtiin.
Kipukohdilla tarkoitetaan tässä yhteydessä erityisiä vaikeuksia ja tehottomuuksia, joita yritys kokee nykyisissä henkilöstöhallinnon prosesseissaan ja joita HR-ohjelmisto pyrkii ratkaisemaan ja lievittämään. Listaa kaikki kipukohtasi äläkä pidättele itseäsi.
Esimerkki kipukohtien tunnistamisen tarkistuslistasta
- Kuinka monta taulukkolaskentataulukkoa sinun on päivitettävä, kun lisäät työntekijän tai muutat työntekijän tietoja?
- Voivatko työntekijät päivittää omat tietonsa?
- Kuinka usein törmäät tietojen syöttövirheisiin?
- Mitkä tehtävät vievät suurimman osan päivästäsi?
Vastaukset näihin kysymyksiin muodostavat perustan liiketoimintaperusteluille uuden HR-ohjelmiston hankkimiseksi.
Vaihe 3 – Nykyisen prosessin vaiheet
Nykyisen prosessin vaiheet kuvaavat sitä, miten toimit henkilöstöosastollasi tällä hetkellä. Tämän tulisi kattaa kaikki keskeiset henkilöstöhallinnon tehtäväsi, kuten työntekijätietojen käsittely, poissaolopyynnöt, rekrytointi ja perehdytys. (Arvaan, että käytät pääasiassa taulukkolaskentataulukoita ja sähköposteja.)
Aloita luettelemalla tärkeimmät prosessit, kunkin prosessin vaiheet, kustakin vaiheesta vastaava henkilö sekä kunkin prosessin vaatima aika.
Esimerkki yksinkertaistetusta prosessikartasta
| Pääprosessi | Aliprosessi | Prosessin vaiheet | Kuka | Aika |
|---|---|---|---|---|
| Työntekijätiedot | Uuden työntekijän lisääminen | Avaa laskentataulukko ja lisää uusi rivi työntekijän tiedoilla. Varmista, että työntekijän numero on päivitetty. Lisää työntekijä etuihin ja päivitä etujen seurantataulukko. Päivitä palkanlaskennan seurantataulukko. Lähetä palkanlaskentaan sähköpostitse työntekijän tiedot. Rekisteröi työntekijät palkanlaskenta-alustalle jne. | Henkilöstöhallinto | 30–45 min |
| Työntekijätiedot | Työntekijän osoitteen päivittäminen | Avaa laskentataulukko nro 1 ja päivitä se. Avaa palkanlaskennan seurantataulukko ja päivitä se. Lähetä palkanlaskentaan sähköpostitse uusi osoite. | Henkilöstöhallinto | 15 min |
| Työntekijätiedot | Työntekijän lomapäiväsaldo | Lähetä esimiehelle sähköpostia saldon täsmäyttämistä varten. Vertaa hänen muistiinpanojaan henkilöstöhallinnon muistiinpanoihin. Avaa työajan seurantasovellus ja tarkista saldo. Laske saldo mahdollinen jaksotus huomioiden (tarvittaessa). | Henkilöstöhallinto ja esimies | 15–45 min |
Asiantuntijan vinkki: Voit viedä prosessikuvauksen vielä pidemmälle ja merkitä kaikkien prosessin vaiheiden viereen, tuottaako vaihe organisaatiolle arvoa (VA – arvoa tuottava) vai eikö se tuota arvoa (NVA – ei arvoa tuottava).
Vaihe 4 – Määritä onnistumisen mittarit (ROI – sijoitetun pääoman tuotto)
Tämä voisi tarkoittaa parempaa sitoutumista, korkeampia henkilöstön pysyvyyden lukuja, nopeampaa rekrytointia tai henkilöstöhallinnon tiimille vapautuvaa aikaa esimerkiksi yhteydenpitoon, koulutukseen ja arvoa tuottaviin tehtäviin.
Jos voit säästää aikaa investoimalla henkilöstöhallinnon ohjelmistoon, mihin käyttäisit tuon ajan?
Päätöksentekijät haluavat nähdä sijoitetun pääoman tuoton luvut. Henkilöstöhallinnon ohjelmiston kohdalla tämä mitataan tyypillisesti ajansäästönä, joten voit laskea säästölle rahallisen arvon.
Esimerkki (esitetään monia oletuksia, ja suosittelemme ilmoittamaan ne):
Viitteeksi: 52 viikkoa vuodessa * 8 tuntia päivässä = 2 080 tuntia
2 080 tuntia * 60 minuuttia tunnissa = 124 800 minuuttia vuodessa
Palkka = $80,000
Aika tiettyä tehtävää kohden = 15 min
Tehtäviä kuukaudessa = 50
Kokonaisaika kuukaudessa = 750 min
Kokonaiskustannus kuukaudessa = (124,800/$80,000 = $1.56 palkkaa minuutissa). $1.56 * 750 min kuukaudessa = $1,170 kuukaudessa työvoimakustannuksina.
Yllä oleva kaava havainnollistaa, miten uuden, automaatiota hyödyntävän henkilöstöhallinnon ratkaisun löytäminen vaikuttaa myönteisesti, kun sillä voidaan poistaa 15 minuutin tehtävä, jota henkilöstöhallinnon ammattilaiset suorittavat usein – jopa 50 kertaa kuukaudessa.
Kun poistat kyseisen tehtävän automaation avulla, yrityksesi säästää $1,170 kuukaudessa työvoimakustannuksissa. Se on merkittävä kustannussäästö yrityksesi tulokselle!
Vaihe 5 – Hanki alustava sitoutuminen ja hyväksyntä
Käytä tämä aika esitelläksesi edellä kuvattujen vaiheiden tulokset ja varmista, että saat henkilöstöhallinnon johtajilta hyväksynnän jatkaa tai että tiedät, jos prosessi on keskeytettävä. Jos olet saanut suullisen hyväksynnän, jatka eteenpäin!
Esimerkkejä alustavan sitoutumisen saamisesta
- Tapaustutkimukset: Esittele vastaavanlaisia organisaatioita koskevia tapaustutkimuksia, joissa henkilöstöhallinnon ohjelmisto on otettu onnistuneesti käyttöön ja jotka osoittavat konkreettiset hyödyt.
- Kustannus-hyötyanalyysi: Esitä yksityiskohtainen kustannus-hyötyanalyysi, jossa korostetaan henkilöstöhallinnon ohjelmiston kustannuksia verrattuna uuden henkilöstöhallinnon teknologian odotettuihin kustannussäästöihin ja tehokkuuden paranemiseen.
- Esittelyt: Järjestä henkilöstöhallinnon ohjelmiston esittely, jossa havainnollistetaan sen ominaisuuksia, helppokäyttöisyyttä ja sitä, miten se vertautuu nykyiseen järjestelmäänne.
- Tuottavuustilastot: Esittele tilastoja tuottavuuden paranemisesta ja ajansäästöstä yrityksissä, jotka käyttävät vastaavanlaista henkilöstöhallinnon ohjelmistoa.
Vaihe 6 – Kerää vaatimukset
Tiedän, ettei tämä ole kaikkein hauskoin vaihe, mutta se on yksi tärkeimmistä. Ennen kuin otat yhteyttä ohjelmistotoimittajiin, määritä vaatimuksesi selkeästi ja kerää näkemykset kaikilta keskeisiltä sidosryhmiltäsi.
| Keskeinen vaatimus | Kuka | Miksi |
|---|---|---|
| Yksi ainoa työntekijätietojen totuudenmukainen lähde | Toimitusjohtaja, operatiivinen johtaja, HR, esihenkilö, työntekijä | Virheiden ehkäiseminen, nopeuden lisääminen ja helppokäyttöisyys |
| Tavoitteita seurataan, ja johtoryhmä näkee ne | Johtoryhmä, esihenkilö, HR, työntekijä | Kaikki tavoitteet on koottava yhteen näkymään johtoryhmää ja tiiminvetäjää varten. |
| Palkkaava esihenkilö tarkastelee ansioluetteloita | HR, palkkaava esihenkilö | Tällä hetkellä HR kopioi ansioluettelot ja liittää ne jaetulla asemalla olevaan kansioon. Esihenkilöille on ilmoitettava automaattisesti uuden ansioluettelon saapumisesta, jotta he voivat nopeasti päättää, otetaanko hakemus jatkokäsittelyyn vai ei. |
| Yhteensopivuus muiden jo käytössä olevien ohjelmistojen kanssa | CTO, IT-päällikkö | Jotta saisit kaiken hyödyn uudesta HR-teknologiastasi, sinun on varmistettava, että se on yhteensopiva organisaatiosi jo käyttämien muiden ohjelmistojen kanssa. |
Vaihe 7 – Ota yhteyttä toimittajiin
Vertaile vaihtoehtoja, pyydä muutama esittely ja jaa vaatimuksesi HR-ohjelmistotoimittajien rajatulle listalle, jotka vaikuttavat aluksi sopivan tarpeisiisi. Näin he voivat esitellä, kuinka heidän ohjelmistonsa voi helpottaa elämääsi!
Jos sinua kiinnostavalla alustalla ei ole kaikkia tarvitsemiasi ominaisuuksia, kysy, kuinka helppoa sen integroiminen HR-teknologiakokonaisuutesi muihin sovelluksiin on.
Kun olet ollut yhteydessä toimittajiin, varmista, että seuraat heidän tuotteensa ominaisuuksia suhteessa yksilöllisiin vaatimuksiisi.
| Keskeinen vaatimus | Kriittinen (Kyllä/Ei) |
|---|---|
| Sisäänrakennetut sopimukset ja allekirjoituksen vahvistus | Ei |
| Työntekijät voivat päivittää omat tietonsa | Kyllä |
| Lomat kirjataan järjestelmään ja esihenkilö hyväksyy ne. HR näkee tiedot. | Kyllä |
Vaihe 8 – Valmistaudu vastaamaan vastaväitteisiin
Ennen lopullisen suosituksen tekemistä käytä aikaa mahdollisiin vastaväitteisiin valmistautumiseen – erityisesti kustannuksiin liittyviin. Taloudelliset huolet ovat usein suurin este uutta HR-ohjelmistoa esiteltäessä, joten on tärkeää olla valmis antamaan selkeitä ja vakuuttavia vastauksia.
Yleinen vastaväite: ”Se on liian kallis.”
Myönnä huolenaihe, mutta siirrä keskustelu hyötyihin. Korosta ohjelmiston tarjoamia pitkän aikavälin säästöjä, jotka syntyvät manuaalisen työn vähentämisestä, virheiden minimoimisesta ja vaatimustenmukaisuusriskien pienentämisestä. Jos mahdollista, osoita, miten kustannukset vertautuvat nykyisen järjestelmän piilokuluihin, kuten virheiden korjaamiseen tai hankalien kiertoratkaisujen hallintaan kuluvaan aikaan.
Yleinen vastaväite: ”Emmekö voisi vain jatkaa nykyisen järjestelmän käyttöä?”
Selitä toimettomuuden riskit. Vanhat järjestelmät johtavat usein tehottomuuteen, tietojen heikkoon näkyvyyteen ja hallinnollisen työmäärän kasvuun. Korosta, kuinka uusi ohjelmisto tukee kasvua, tehostaa toimintaa ja auttaa yritystä tekemään parempia päätöksiä nopeammin.
Yleinen vastaväite: ”Mikä on sijoitetun pääoman tuotto?”
Valmistaudu tietojen avulla. Käytä vertailuarvoja, tapaustutkimuksia tai toimittajan tarjoamia sijoitetun pääoman tuoton laskureita kustannussäästöjen, säästyneen ajan tai tuottavuushyötyjen arvioimiseen. Esitä asia sidosryhmille tärkeillä termeillä – säästettyinä euroina, pienentyneinä riskeinä tai suojattuna liikevaihtona.
Kun käsittelet vastaväitteet suoraan, vahvistat perustelujasi ja osoitat, että olet tarkastellut päätöstä kaikista näkökulmista.
Vaihe 9 – Laadi liiketoimintaperustelu ja hanki hyväksyntä
Kun kaikki edellä mainitut tiedot on koottu, on aika laatia liiketoimintaperustelu. Sen ei tarvitse olla kymmenen sivun asiakirja, vaan se voi olla niinkin yksinkertainen kuin yhden sivun muistio (sillä kenellä muka olisi aikaa lukea kymmentä sivua?).
Päätöksentekijät etsivät vastauksia seuraaviin kysymyksiin:
- Kuinka paljon se maksaa?
- Mitä ongelmakohtia ohjelmisto ratkaisee?
- Mitä tapahtuu, jos emme investoi ohjelmistoon?
- Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
- Miksi meidän pitäisi investoida nyt?
- Mikä on tämän ohjelmiston käyttöönoton sijoitetun pääoman tuotto?
Et ehkä tiedä vastauksia kustannuksia koskeviin kysymyksiin, mutta hyväksynnän hakeminen tässä vaiheessa auttaa varmistamaan onnistumisesi.
Hyvin jäsennelty henkilöstöhallinnon ohjelmiston tarjouspyyntö auttaa esittämään nämä tiedot muodossa, jonka toimittajat ymmärtävät helposti ja johon he voivat vastata.
Monet yritykset kokeilevat maksuttomia henkilöstöhallinnon järjestelmiä esitelläkseen henkilöstöhallinnon automaation hyödyt ennen maksullisiin ratkaisuihin sitoutumista.
Tässä on liiketoimintaperustemalli, jota voit käyttää henkilöstöhallinnon ohjelmistoa varten:
- Tiivistelmä: Ehdotuksen, keskeisten hyötyjen ja johtopäätösten lyhyt yleiskatsaus.
- Nykytilanne ja ongelman kuvaus: Kuvaus nykytilasta sekä käsiteltävistä erityisistä haasteista tai ongelmista.
- Ehdotettu ratkaisu ja hyödyt: Ehdotetun ratkaisun ja sen odotettujen hyötyjen yksityiskohtainen kuvaus, mukaan lukien kustannus-hyötyanalyysi (Vertaa vaiheessa 4 tehtyä laskelmaa ohjelmiston mahdollisiin kustannuksiin ja luettele säästöt).
- Käyttöönottosuunnitelma ja riskien arviointi: Vaiheittainen käyttöönottostrategia, aikataulu sekä yhteenveto mahdollisista riskeistä ja niiden lieventämissuunnitelmista.
- Johtopäätös ja suositukset: Liiketoimintaperusteen tiivis yhteenveto sekä lopulliset suositukset päätöksentekijöille.
Vahvan liiketoimintaperusteen laatiminen henkilöstöhallinnon ohjelmistolle on helpompaa, kun asiantuntemustasi tukevat arvostetut henkilöstötietojärjestelmien sertifioinnit.
Vaihe 10 – Valitse paras ohjelmisto
Hienoa! Olet päässyt näin pitkälle ja saanut hyväksynnän edetä valitsemasi toimittajan kanssa.
Muista kuitenkin, että hyväksynnän saaminen liiketoimintaperusteen kautta ei ole vielä edes puoli voittoa. Seuraavaksi sinun on valittava henkilöstöhallinnon ohjelmisto, joka vastaa parhaiten yrityksesi tarpeita ja valmiuksia käyttöönoton, perehdytyksen ja koulutuksen osalta.
Jos hoidat henkilöstöhallintoa pienyrityksessä, ohjelmistolle asettamasi vaatimukset poikkeavat 2 000 työntekijän yrityksen vaatimuksista. Priorisoinnin tulisi vastata nykyisiä tarpeitasi sekä niitä tarpeita, jotka tukevat kasvuasi.
Henkilöstöhallinnon ohjelmisto tehostaa henkilöstöhallintoa
Henkilöstöhallinnon prosessien automatisointi parantaa työntekijöiden, esihenkilöiden ja työnhakijoiden kokemusta. Yksityiskohtaisen liiketoimintaperusteen laatiminen tuo seuraavat hyödyt:
- Tuo esiin keskeiset prosessit, joita on muutettava tai parannettava
- Kerää palautetta ja vaatimuksia oikeilta henkilöiltä
- Tunnistaa, kuinka paljon aikaa voidaan säästää ja käyttää lisäarvoa tuottavaan työhön
- Osoittaa, missä ohjelmistoinvestoinnit tulisi asettaa etusijalle. Saatat ajatella tarvitsevasi suorituskyvyn hallinta-alustan, mutta todellisuudessa sinun kannattaa aloittaa henkilöstöhallinnon tietojärjestelmästä.
Riippumatta siitä, kuinka perusteellisesti ja yksityiskohtaisesti toimit, vankan liiketoimintaperusteen laatiminen henkilöstöhallinnon ohjelmistolle parantaa organisaatiotasi.
Kokemukseni mukaan, kun otimme käyttöön HRIS-järjestelmän, ATS-järjestelmän, tavoitteiden seurannan ja suoriutumisen hallintaohjelmiston (kaikki samanaikaisesti), työntekijätyytyväisyys kasvoi mitattavasti, hallinnollisiin tehtäviin käytetty aika väheni ja lisäarvoa tuottaviin toimintoihin käytettiin enemmän aikaa.
Tämä puolestaan parantaa työntekijöiden, esihenkilöiden ja HR-ammattilaisten työntekijäkokemusta.
Onnea HR:n digitaalisen transformaation matkallesi!
Mitä seuraavaksi:
Jos selvität parhaillasi, miten perustella HR-ohjelmiston hankinta liiketoiminnalle, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan saadaksesi maksuttomia suosituksia.
Täytät lomakkeen ja käyt lyhyen keskustelun, jossa perehdytään tarpeidesi yksityiskohtiin. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi lyhyen listan ohjelmistoista. He tukevat sinua jopa koko hankintaprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.
