ERP-ohjelmiston käyttö: aloittelijan opas

ERP-järjestelmien keskeisiä toimintoja ovat varastonhallinta, toimitusketjun hallinta, asiakkuuksien hallinta, kirjanpito, toimitukset, toimitusten suunnittelu, myynti, työajanseuranta ja paljon muuta. 

ERP-järjestelmät yhdistävät liiketoimintaprosessit, parantavat päivittäisen toiminnan näkyvyyttä ja tehostavat päätöksentekoa.

Jos haluat perehtyä aiheeseen syvällisemmin, tutustu artikkeliimme ERP-järjestelmistä ja niiden toiminnasta.

Millaisia ERP-järjestelmiä on olemassa?

ERP-toteutuksia on kolme päätyyppiä. Ne ovat paikallisesti asennetut, hybridijärjestelmät ja pilvipohjaiset järjestelmät. Jokaisella ERP-toteutustavalla on omat etunsa ja haittansa. 

Paikallisesti asennettu ERP

Paikallisesti asennettu ERP-ohjelmisto asennetaan ja sitä käytetään omilla palvelimilla hallitsemissasi tiloissa. Se tarjoaa oman IT-infrastruktuurin käytön tuoman hallinnan ja tietoturvan sekä yhteyden työntekijöihisi, järjestelmiisi ja prosesseihisi.

Paikallisesti asennettuja ERP-järjestelmiä on helpompi mukauttaa ja muuttaa liiketoimintasi erityistarpeiden mukaan. Ne sopivat ihanteellisesti yrityksille, joiden on suojattava ja valvottava järjestelmän tietoja. Päivittäisiä liiketoimintaprosessejasi varten tarvitset erityisen integraation muiden järjestelmien kanssa. Tarvitset myös omat IT-resurssit sovelluksen ja palvelinten ylläpitoon. 

Pilvipohjainen ERP

Tämä on pilvipalvelualustalla ylläpidettävä ERP-ohjelmistoratkaisu toisin kuin paikallisesti käytettävät järjestelmät. Sen avulla yritykset voivat käyttää palveluita internetin kautta. Toimittajat ylläpitävät pilvipohjaisia ERP-ohjelmistoja ja tarjoavat niitä yrityksille. Tämä poistaa esimerkiksi ennakkoon maksettavien lisenssimaksujen kaltaiset haittatekijät.

Pilvipohjaisten ERP-ohjelmistojen kysyntä kasvaa jatkuvasti, ja GlobeNewswiren mukaan sen odotetaan saavuttavan yli 17 prosentin CAGR:n vuosina 2020–2025. Kysynnän kasvu johtuu mahdollisuudesta analysoida ja käyttää tietoja reaaliaikaisesti.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hybridi-ERP

Hybridi-ERP eli kaksitasoinen ERP-ohjelmistopaketti yhdistää paikallisesti asennettujen ja pilvipohjaisten ERP-järjestelmien toiminnot ja ominaisuudet. Se on modulaarinen ERP-sovellus ja useista lähteistä koostuva järjestelmä nykyaikaisille digitaalisille yrityksille.

Kaksitasoinen malli tarkoittaa hybridi-ERP-arkkitehtuuria, jossa ERP-ominaisuudet säilytetään paikallisessa ratkaisussa ja ERP-sovellukset otetaan käyttöön pilvessä. Yrityksesi käyttää nykyistä paikallista ERP-järjestelmää yrityksen toimintojen hallintaan ja lisää pilvipohjaisen ERP-ohjelmiston tukemaan pieniä liiketoimintayksiköitä.

Aiheeseen liittyvää luettavaa: 5 esimerkkiä ERP-toteutuksista suurissa yrityksissä

Miten ERP-ohjelmistoa käytetään

ERP-järjestelmän hankinta on suuri investointi mille tahansa yritykselle, joten sinun on hyödynnettävä sitä mahdollisimman tehokkaasti. Kun ERP-järjestelmiä hyödynnetään täysimääräisesti, ne parantavat tehokkuutta ja laatua, vähentävät kustannuksia ja virheitä sekä parantavat yrityksesi suorituskykyä, tuottavuutta ja kannattavuutta. Näin käytät ERP-ohjelmistoa ja saat siitä parhaan hyödyn. 

Arvioi liiketoimintaprosessisi

Liiketoimintasi toimintojen prosessiarviointi on tärkeää, kun valitset parasta ERP-järjestelmää. Sen avulla voit seurata, mitkä prosessit tarvitsevat parannuksia ja millaisia parannuksia tarvitaan, jotta voit mitata niitä ERP-järjestelmän käyttöönoton jälkeen ja tarkistaa sijoitetun pääoman tuoton. 

Tämä vaihe voi myös auttaa sinua päättämään, mitkä liiketoimintaprosessit tarvitsevat eniten huomiota, sillä se vaikuttaa siihen, minkä ERP-ohjelmiston lopulta ostat. Tarvitsetko esimerkiksi ratkaisun, jossa on kattavat kirjanpitotoiminnot? Vai keskitytkö enemmän henkilöstöhallintoon? Jos vastauksesi on “kaikki edellä mainitut”, tiedät etsiväsi kalliimpaa ratkaisua, joka kattaa kaikki tarpeet. 

Tähän kannattaa ehkä tutustua: Mitä etiikka- ja vaatimustenmukaisuusohjelmisto oikeastaan on?

Investoi koulutukseen

Älä koskaan aliarvioi sitä arvoa, joka syntyy työntekijöidesi ja muiden ERP-ratkaisusi loppukäyttäjien kouluttamisesta. Koulutetut käyttäjät saavat kaikista ohjelmistoratkaisuista eniten irti ja pystyvät sopeutumaan nopeasti päivityksiin ja muutoksiin. Lisäksi ERP-ohjelmiston syvällinen ymmärtäminen voi auttaa heitä tekemään perusteltuja liiketoimintapäätöksiä nopeammin. 

Monet yritykset tekevät sen virheen, että olettavat alkuperäisen koulutuksen riittävän käyttäjien perehdyttämiseen. Näin ei kuitenkaan ole. ERP-järjestelmien kehittyessä jatkuvasti myös työntekijöiden ja käyttäjien osaamisen tulisi kehittyä. Yhteistyö ERP-palveluntarjoajan kanssa jatkuvien koulutusohjelmien järjestämiseksi antaa käyttäjille mahdollisuuden syventää osaamistaan ohjelmiston kehittyessä. 

Keskity tietojen laatuun

ERP-järjestelmäsi auttaa hallitsemaan tietovirtaa sekä vastaamaan miksi-, milloin-, missä- ja miten-kysymyksiin. Tietojen on oltava kattavia, täsmällisiä ja helposti saatavilla, muuten niiden olemassaolossa ei ole mitään järkeä. Käytä aikaa tietojen syöttöä koskevien standardien määrittämiseen, mukaan lukien nimeämiskäytännöt ja asiakirjaversioiden hallinta. Varmista, että kaikilla yrityksen työntekijöillä on pääsy osastojen välillä yhtenäisiin tietojenhallinnan parhaisiin käytäntöihin. 

Hyödynnä lisäksi tietojen tarkastuksia ja erämuotoista puhdistusta tarkistaaksesi säännöllisesti pistokokein, noudatetaanko standardeja. Virheellisten tietojen korjaaminen voi tuhlata lukemattomia työtunteja, joten on paljon parempi tehdä asiat oikein heti ensimmäisellä kerralla.

Voi tuntua vähäpätöiseltä kiinnittää huomiota siihen, syöttävätkö käyttäjät päivämääräkenttään ensin päivän vai kuukauden...mutta muutat mielesi, kun viet tiedot Excel-taulukkoon etkä pysty helposti erottamaan helmikuussa suoritettuja toimia kunkin kuukauden 2. päivänä suoritetuista toimista.  

Mukauta ERP-alustasi

Useimmat ERP-ohjelmistot ovat monipuolisia ratkaisuja, jotka on kehitetty sopimaan kaikenlaisille yrityksille. Yrityksesi tarpeisiin sopivan valmiin ratkaisun suunnitteleminen on yksi tapa varmistaa, että saat ERP-ohjelmistostasi kaiken hyödyn irti.

Parhaiden tulosten saavuttamiseksi pyydä palveluntarjoajaasi auttamaan järjestelmän mukauttamisessa. Voit esimerkiksi piilottaa tarpeettomia kenttiä, ottaa tiettyjä ominaisuuksia käyttöön tai poistaa niitä käytöstä, lisätä pakollisia kenttiä ja tehdä paljon muuta.

Lisäksi voit mukauttaa ERP-alustaa rajallisemmin integraatioiden ja laajennusten avulla. Kysy ERP-palveluntarjoajaltasi, mitä vaihtoehtoja on saatavilla muiden sovellusten yhdistämiseen tai erityistarpeisiin tarkoitettujen pienoisohjelmien käyttöönottoon. 

Varmista ERP-järjestelmäsi tulevaisuudenkestävyys

ERP-järjestelmät, kuten kaikki ohjelmistojen osa-alueet, kehittyvät jatkuvasti päivä päivältä. Nykyisin käyttämäsi ERP-ohjelmisto saattaa näyttää viiden, kymmenen tai kahdenkymmenen vuoden kuluttua hyvin erilaiselta. Kysy ERP-palveluntarjoajalta, millainen heidän tulevaisuuden suunnitelmansa on. Kuinka paljon he investoivat tutkimukseen ja tuotekehitykseen? Mitä lisäominaisuuksia he toivovat ottavansa käyttöön? Kuinka usein he julkaisevat päivityksiä?

Hyvä ERP-järjestelmä ei ole muuttumaton monoliitti. Se on kehittyvä ja muuttuva ekosysteemi, joka mukautuu liiketoimintateknologian uusiin edistysaskeliin.

Harkitse integraatiovaihtoehtoja 

ERP-integraatiot voivat tehostaa yrityksesi toimintaa lisäämällä työkalupakkiisi uusia ominaisuuksia. Integraatiot yhdistävät kaksi erillistä sovellusta ja mahdollistavat niiden välisen tiedonsiirron. Jotkin integraatiot ovat hyvin syvällisiä, jolloin yhteen sovellukseen syötetyt tiedot ovat saumattomasti käytettävissä toisessa sovelluksessa. 

Yleisiä ERP-järjestelmän integraatioita voivat olla esimerkiksi valmistuksen ja suunnittelun, asiakkuuksien hallinnan (CRM), toimitusketjun hallinnan (SCM) sekä varastonhallintajärjestelmien (WMS) integraatiot. 

Hyödynnä mobiilisovelluksia

Modernin ERP-ratkaisun mukana toimitetaan todennäköisesti älylaitteille tarkoitettu sovellus iOS:lle ja/tai Androidille. Hyödynnä tätä, sillä siitä on käyttäjillesi monia etuja. Mobiilisovellukset parantavat ERP-järjestelmiesi käytettävyyttä ja näkyvyyttä. 

Sovellusten avulla työntekijäsi ja käyttäjäsi voivat myös käyttää tärkeitä tietoja helposti etänä. Tämä on helppo tapa varmistaa, että kaikki pysyvät ajan tasalla liiketoiminnan toiminnoista sijainnistaan riippumatta.

Harkitse omistamisen kokonaiskustannuksia (TCO)

ERP-järjestelmään investoiminen on useimmille yrityksille suuri investointi. Kustannustietoisen yrityksen, joka ottaa järjestelmää käyttöön, tulisi tarkastella omistamisen kokonaiskustannuksia päättääkseen, millaisen ERP-järjestelmän se tarvitsee. Ohjelmistot maksavat rahaa – puhumattakaan muista investointitekijöistä, kuten laitteistojen hankinnasta, sisäisten resurssien käytöstä, ylläpidosta ja tulevien päivitysten kustannuksista. Tarkastele kokonaisuutta ja vertaa sitä siihen aikaan ja rahaan, jonka odotat säästäväsi. 

Tutustu tähän: 10 parasta budjettiystävällistä ERP-järjestelmää pienyrityksille

Varmista ylimmän johdon sitoutuminen

Ylimmän johdon sitoutuminen on keskeinen ennustetekijä sille, miten ERP-järjestelmän käyttöönotto tulee sujumaan. Ylimmän johdon osallistuminen käyttöönottoprosessiin ei ole välttämätöntä. Yhteistyö heidän kanssaan mahdollistaa kuitenkin asianmukaisen resurssisuunnittelun, joka on usein merkittävä käyttöönottoprosessin onnistumistekijä.

More Articles

• 6 HRMS-integraatiota, joita käytän henkilöstöhallinnon työn helpottamiseen
• HR-suunnittelu: täydellinen opas vuodelle 2026
• Fei Fei Li: Seuraava tekoälyaalto navigoi maailmassasi

Muodosta monialainen tiimi

Sujuvan käyttöönottoprosessin varmistamiseksi kokoa käyttöönottotiimi, johon kuuluu henkilöitä eri osastoilta. Näin varmistetaan, että kaikki liiketoiminnan keskeiset osa-alueet huomioidaan, ja eri tiimeiltä, joiden odotetaan käyttävän järjestelmää, voidaan kerätä palautetta. 

Lopulta kaikki organisaation toiminnot integroidaan ERP-järjestelmään. Varmista, että jokainen osasto on edustettuna käyttöönottoprosessissa.

Mittaa järjestelmäsi elinkaarta

ERP-järjestelmästä saatava ROI määrittää, oliko se liiketoiminnan kannalta toimiva päätös. ROI vaihtelee ajan myötä, ja sinun on ehkä mukautettava ja seurattava tavoitteitasi aika ajoin. Ihanteellisen järjestelmän tulisi tarjota rahoillesi vastinetta ja vaikuttava ROI.

Yhteenveto

Monet yritykset käyttävät ERP-ohjelmistoa, mutta kaikki eivät päädy hyödyntämään sen täyttä potentiaalia. Valitsemasi ratkaisun ominaisuuksien ja toimintojen ymmärtäminen voi auttaa sinua saamaan siitä kaiken hyödyn irti. ERP-järjestelmäsi on tärkeä työkalu liiketoimintasi menestyksen kannalta, sillä se auttaa lisäämään tehokkuutta, vähentämään virheitä, parantamaan tuottavuutta ja viime kädessä kasvattamaan kannattavuutta.

Monet johtajat tekevät sen virheen, että jättävät huomiotta keskeiset näkökohdat, kuten monipuolisen käyttöönottotiimin muodostamisen, ylimmän johdon sitouttamisen, koulutuksen laiminlyömisen, järjestelmäpäivitysten sivuuttamisen ja tulevaisuuteen varautumisen laiminlyönnin.

Vaikka ERP-järjestelmän toimintaperiaatteen ymmärtäminen auttaa saamaan siitä kaiken hyödyn irti, sen arvo määräytyy sen mukaan, miten työntekijäsi ja käyttäjäsi hyödyntävät sitä. Oikean ERP-järjestelmän tulisi tarjota vaikuttava ROI pitkällä aikavälillä, vaikka se olisikin kallis.

Aiheeseen liittyvää luettavaa: ERP vs. MRP: hyödyllinen opas & 3 eroa, jotka sinun on tunnettava

Jos haluat vielä enemmän tietoa asiantuntijoilta, tilaa People Managing People -uutiskirje. Samalla voit ilmoittautua jonotuslistalle ja liittyä yhteisöön!