Näin perehdytät oikein etätyöympäristössä (Jordan Boogaard EddyHR:stä)
Tässä jaksossa Tim Reitsma ja Jordan Boogaard – Eddyn HR-evankelista – keskustelevat perehdyttämisestä etätyömaailmassa ja siitä, miten se tehdään oikein.
Haastattelun kohokohdat
- Jordan on työskennellyt palkanlaskennan HR-alalla lähes 14 vuotta. Hän työskenteli ADP:llä ja Heartlandilla sekä perusti oman palkanlaskentayrityksen. Sen jälkeen hän yhdisti yrityksensä tähän nykyiseen yritykseen, Eddyyn, noin kolme vuotta sitten. [2:30]
- Jordanille johtaja on henkilö, johon voi luottaa ja jota voi ihailla ja joka voi olla esimerkkinä siitä, millainen itse haluaa olla. [3:21]
Minulle johtaja on henkilö, johon voi luottaa ja joka on valmis astumaan esiin ja viemään toisen ihmisen seuraavalle tasolle.
JORDAN BOOGAARD
- Jos yrität rakentaa parempaa työpaikkaa, kaikki alkaa todella perehdytyksestä. Siitä ensivaikutelmasta, jonka yritys antaa, kun uusi työntekijä aloittaa. [4:33]
- Joka toukokuu Jordan tekee LinkedInissä tempauksen nimeltä ”kuinka voin auttaa toukokuussa”. [7:15]
- Oikeaoppinen perehdytys riippuu organisaatiostasi, mutta Jordan jakaa joitakin konkreettisia vinkkejä, kuten odotusten määrittämisen. Odotukset tulisi kuvata työpaikkailmoituksessa erittäin selkeästi. [9:07]
Et voi vain palkata loistavia osaajia ilman asianmukaista perehdytystä ja odotusten asettamista, jos aiot pitää heidät.
JORDAN BOOGAARD
- Suurin perehdytyksen epäonnistuminen, erityisesti etänä, liittyy organisointiin ja siihen, että kaikki on järjestetty asianmukaisesti. [22:06]
- Kun palkkaat uuden etätyöntekijän, esimerkiksi Eddyllä hänelle hankitaan tietokone, sähköpostitili ja yrityksen oheistuotteita, hänen työpisteensä koristellaan ja tapaamiset kaikkien johtajien kanssa järjestetään, jotta hän voi heti ensimmäisenä päivänä kuulla yrityksen tarinan ja vision sekä johtajien kokemuksista ja tutustua heihin todella. [22:16]
Jos haluat palkata jonkun nopeasti, se onnistuu, kun prosessisi ovat rakenteelliset ja järjestelmälliset.
JORDAN BOOGAARD
- Suurin asia, jonka Eddy tekee, on perehdytysprosessin pitäminen todella yksinkertaisena. Älä tee perehdytysprosesseistasi monimutkaisia. Yksinkertaista niitä mahdollisimman paljon. [25:02]
- Kun osoitat ihmiselle, että välität hänestä ja haluat hänen menestyvän, se vie sinut pidemmälle kuin mikään muu, esimerkiksi palkitseminen matkalla. [30:34]
Haluaisin mieluummin esihenkilön, joka välittää minusta ja aidosti välittää minusta yksilönä ja ihmisenä, ei vain työntekijänä, kuin voittaa pääpalkinnon.
JORDAN BOOGAARD
- Mielenterveys on juuri nyt erittäin tärkeä asia. Kun sinulla on esihenkilö, joka välittää sinusta ja jonka kanssa koet voivasi puhua mistä tahansa, välittäminen on se asia, jolla on eniten merkitystä. Ihmiset haluavat tuntea olonsa turvalliseksi ja tietää, että heistä välitetään. [31:06]
Tutustu vieraaseemme
Jordan on Eddyn HR-evankelista. Hän on työskennellyt palkanlaskennan HR-alalla lähes 14 vuotta. Hän työskenteli ADP:n ja Heartlandin kaltaisissa yrityksissä sekä perusti oman palkanlaskentayrityksen, jonka hän myöhemmin yhdisti Eddyyn.
Jordan työskentelee laajasti pienten ja keskisuurten yritysten kanssa ja varmistaa, että kaikki työntekijät saavat palkkansa ajallaan. Hän käyttää konsultoivaa lähestymistapaa löytääkseen tapoja kasvattaa myyntiä/sijoitetun pääoman tuottoa ja vähentää kustannuksia seuraavien ratkaisujen avulla: palkanlaskenta- ja HR-ratkaisut, vakuutukset, terveydenhuolto, verotus, kirjanpito, asianajajat, talousneuvojat, kulujen hallinta, kauppiaspalvelut, kassajärjestelmät, franchising ja markkinointi.
Työpaikasta tekee paremman se, että kaikki ovat samalla sivulla ja vastaavat odotuksistaan.
JORDAN BOOGAARD
Aiheeseen liittyvät linkit:
- Liity People Managing People -yhteisöön
- Tilaa uutiskirje saadaksesi uusimmat artikkelimme ja podcastimme
- Seuraa Jordania LinkedInissä ja Instagramissa
- Lue lisää Eddystä
Aiheeseen liittyvät artikkelit ja podcastit:
- Tietoa People Managing People -podcastista
- 11 vinkkiä etätyöntekijöiden tehokkaaseen perehdyttämiseen
- Kuinka kirjoittaa säväyttävä työpaikkakuvaus
- Kuinka laatia 30, 60 ja 90 päivän suunnitelma organisaatiosi perehdyttämistä varten + mallipohja
- Kuinka parantaa perehdytysprosessia tarinankerronnan avulla (Jerome Deroy Narativista)
Lue litterointi:
Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole aina täysin oikeassa.
Jordan Boogaard
Kun ajattelen johtajaa, ensimmäisenä mieleeni tulee ihminen, johon voi luottaa, jota voi arvostaa ja joka voi olla esimerkkinä ihmisestä, jonka kaltainen haluat olla. Johtaja on minulle henkilö, johon voi luottaa ja joka on valmis astumaan esiin ja auttamaan toisen ihmisen seuraavalle tasolle.
Tim Reitsma
Tervetuloa People Managing People -podcastiin. Tehtävämme on rakentaa parempi työelämä ja auttaa sinua luomaan onnellisia ja tuottavia työpaikkoja. Olen juontajasi Tim Reitsma. Tänään vieraanani on EddyHR:n henkilöstöhallinnon lähettiläs Jordan Boogaard. Puhumme perehdyttämisestä.
Perehdyttäminen on yksinkertaista, eikö niin? Hankitaan työntekijälle tietokone, järjestetään sata perehdytyskokousta ja annetaan uudelle työntekijälle 30, 60 ja 90 päivän suunnitelma.
Ja sitten hän pääsee töihin. Eihän tämä ole väärin, mutta ei se myöskään ole oikea tapa. Perehdyttämisessä on kyse siitä, että osoitamme välittävämme, kerromme miltä onnistuminen näyttää ja mitkä roolin odotukset ovat sekä saamme uuden työntekijän tuntemaan tehneensä oikean päätöksen. Perehdyttämisen ensivaikutelmaan on vain yksi mahdollisuus, joten siihen kannattaa suhtautua vakavasti.
Tässä jaksossa kuulemme, miten Jordan perehdyttää työntekijöitä EddyHR:llä, ja kuulemme hänen näkemyksensä siitä, miten perehdytys tehdään oikein.
Jordan, hienoa saada sinut People Managing People -podcastiin. Olen innoissani tästä aiheesta, ja se on ajankohtainen. Ei ole väliä, julkaisemmeko tämän keskustelun tänään, huomenna vai vuoden päästä – aihe on ajaton. Puhumme siitä, miten perehdytys tehdään oikein.
Ennen kuin aloitamme, kertoisitko hieman itsestäsi ja siitä, mikä on tällä hetkellä päällimmäisenä mielessäsi?
Jordan Boogaard
Kiitos Tim, että kutsuit minut. On hienoa päästä puhumaan tästä aiheesta. Kuten sanoit, kyse on ajattomasta aiheesta. Teknologia on muuttanut sitä merkittävästi viimeisten 5–10 vuoden aikana, ja siitä on kiinnostavaa keskustella.
Olen Utahista. Olen naimisissa ihanan vaimoni Erican kanssa, ja meillä on neljä lasta. Olen melko omistautunut heille: pidän siitä, mistä he pitävät. Pelaan jalkapalloa vanhimman lapseni kanssa, käyn tyttöjeni cheerleading-kilpailuissa ja ajan pyörällä viisivuotiaan kanssa.
Vapaa-ajallani olen intohimoinen maastopyöräilijä. Useimpina aamuina nousen aikaisin ja lähden ajamaan. Liike-elämässä olen työskennellyt palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon parissa lähes 14 vuotta. Olen työskennellyt esimerkiksi ADP:llä ja Heartlandilla sekä perustanut oman palkanlaskentayrityksen. Noin kolme vuotta sitten yhdistin yritykseni nykyiseen Eddyyn. Olen todella innoissani tästä keskustelusta ja perehdyttämisestä.
Tim Reitsma
Perehdyttämisestä. Ennen kuin menemme keskusteluun, haluan esittää yhden kysymyksen. Olen luonnostani utelias ja voin uppoutua ajatukseen tai Google-haun syövereihin tuntikausiksi. Mitä johtajana oleminen tarkoittaa?
Jordan Boogaard
Se on syvällinen kysymys. Olen viime aikoina ajatellut ihmisiä, jotka ovat inspiroineet ja johtaneet minua urani ja henkilökohtaisen elämäni aikana.
Kun ajattelen johtajaa, ensimmäisenä mieleeni tulee ihminen, johon voi luottaa, jota voi arvostaa ja joka voi olla esimerkkinä ihmisestä, jonka kaltainen haluat olla. Kun olen tarkastellut omaa historiaani ja sitä, ketkä ovat olleet minulle johtajia, suosikkejani ovat olleet ihmiset, jotka ovat luoneet minuun yhteyden heti alussa.
He pyrkivät ymmärtämään, kuka olen ihmisenä, mikä motivoi minua ja mikä innostaa minua elämässä. Sen jälkeen he motivoivat minua koko sen ajan, kun he toimivat johtajinani. Johtaja on minulle henkilö, johon voi luottaa ja joka on valmis astumaan esiin ja auttamaan toisen ihmisen seuraavalle tasolle.
Tim Reitsma
Pidän tuosta ytimekkäästä vastauksesta. Luottamus on johtamisen keskeinen osa. On voitava luottaa toiseen ihmiseen, mutta myös johtajaan, joka osoittaa luottamusta eikä vain vaadi sen ansaitsemista.
People Managing Peoplen tarkoituksena on rakentaa parempi työelämä. Jos voisimme ratkaista, miten se tehdään seuraavien 5, 10 tai 20 vuoden aikana, se olisi hienoa. Kun kuulet ilmaisun ”rakentaa parempi työelämä”, mitä sinulle tulee mieleen?
Jordan Boogaard
Olemme viime aikoina kokeneet maailmanlaajuisesti hyvin mielenkiintoisia asioita. Sinä olet Kanadassa ja minä Yhdysvalloissa, mutta koimme maailmanlaajuisen koronapandemian. Mielestäni paremman työpaikan rakentaminen tarkoittaa joustavuutta.
Monet ihmiset ovat työskennelleet kotoa jo vuosia, mutta pandemian aikana jotkut pakotettiin etätyöhön. Jos halutaan rakentaa parempi työpaikka, se alkaa – vaikka tämä kuulostaisi hieman kliseiseltä – perehdyttämisestä.
Kyse on ensivaikutelmasta, jonka yritys antaa uudelle työntekijälle. Kun työntekijä aloittaa perehdytyksen, hän oppii yrityksestä ja sen kulttuurista sekä siitä, keitä hänen johtajansa ovat ja keihin hän voi luottaa. Johtajien ja esihenkilöiden tulee asettaa odotukset heti alussa.
Kun työntekijä ymmärtää odotukset ja hänelle asetetaan viikoittaisia tai neljännesvuosittaisia tavoitteita, häntä voidaan pitää niistä vastuullisena riippumatta siitä, työskenteleekö hän toimistolla, kotona, kahvilassa tai missä tahansa muualla.
Työskentelen itse repustani käsin 99 prosenttia ajasta. Kun odotukset ovat selvät ja työntekijä saavuttaa tavoitteensa, ei mielestäni ole väliä, missä hän työskentelee tai miten hän työnsä tekee. Näin rakennetaan parempi työpaikka: ollaan samalla sivulla ja pidetään kiinni sovituista odotuksista.
Tim Reitsma
Olemme tästä täysin samaa mieltä. Johtajien tehtävä on tuoda organisaatioille ja tiimeille selkeyttä: mihin olemme menossa, mitä teemme ja mistä sinä vastaat. Vastuu nähdään joskus kielteisenä asiana, vaikka kyse on siitä, miten voin vaikuttaa organisaatiossa.
Tämä johtaa hyvään perehdytyskokemukseen. Kerro meille, mitä oikein perehdyttäminen tarkoittaa, erityisesti etätyöympäristössä.
Jordan Boogaard
Jokaiselle yritykselle oikea tapa on hieman erilainen. Ennen perehdytystä ja jo ennen palkkaamista odotukset täytyy määritellä selkeästi. Niiden tulee näkyä työpaikkailmoituksessa.
Monet epäonnistuvat työpaikkailmoituksissa. Jotkut ovat liian yksityiskohtaisia ja sisältävät sivukaupalla vaatimuksia. Parempi tapa voi olla käyttää selkeitä luettelokohtia: tässä työ on ja tässä ovat tärkeimmät tehtävät. Haastatteluvaiheessa odotuksia voidaan tarkentaa.
Kun henkilö on palkattu, hänet tuodaan osaksi yritystä ja kulttuuria. Hän edustaa yritystä monin tavoin. Jos perehdytys tehdään väärin, työntekijä voi pettyä, kertoa kokemuksestaan sosiaalisessa mediassa tai podcastissa ja antaa yrityksestä kuvan, joka ei vastaa sen kulttuuria.
Nykyään hyvä perehdytys ei tarkoita paperipinon antamista ensimmäisenä päivänä. Kukaan ei halua lukea 70-sivuista henkilöstökäsikirjaa, täyttää lomakkeita ja istua yksin ilman tietoa siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Yhdysvalloissa lomakkeisiin kuuluvat esimerkiksi W-4, I-9 ja suoraveloitustiedot, ja niiden täyttäminen voi kestää kokonaisen viikon.
Jos uuden työntekijän ensimmäinen viikko kuluu lakitekstin ja tylsien koulutusmateriaalien parissa, millaisen kokemuksen se luo? Ensimmäinen vaikutelma voi olla niin huono, että hän alkaa etsiä uutta työpaikkaa jo toisella viikolla.
Tim Reitsma
Olen itse kokenut tällaisen perehdytyksen. Minulle annettiin työpiste, kannettava tietokone, linkki henkilöstökäsikirjaan ja kasa täytettäviä papereita. Minua ei esitelty kenellekään. Istuin työpisteellä enkä edes tiennyt, missä wc tai vesipiste oli.
Etätyössä tilanne voi olla vielä hankalampi. Työntekijä voi saada sähköpostin, jossa kerrotaan kokouksesta kello 11, vaikka hänen odotetaan aloittavan kello 8 tai 9. Mitä hänen pitäisi tehdä nuo kolme tuntia? Ensivaikutelma on ratkaiseva.
Jordan Boogaard
Se on täysin totta. Ensivaikutelmaa voi verrata myös ensitreffeihin. Jos ensimmäinen kohtaaminen on huono, toisille treffeille ei välttämättä lähdetä. Samoin työntekijä voi saada niin huonon ensivaikutelman ensimmäisen viikon aikana, että alkaa etsiä toista työpaikkaa.
Nykyisessä työmarkkinatilanteessa ei riitä, että palkkaa hyvää osaamista. Työntekijät on perehdytettävä oikein ja odotukset on asetettava selkeästi, jotta heidät voidaan pitää yrityksessä. Hyvä ensivaikutelma auttaa työntekijää rakentamaan uraansa ja kasvamaan osana yritystä.
Etäperehdytyksessä voi käyttää myös pelillistämistä. Työntekijälle kerrotaan, mitä dokumentteja tarvitaan ja mitä hänen tulee lukea. Kun hän suorittaa tehtävät määräajassa, hänelle voidaan antaa palkinto, esimerkiksi lahjakortti hänen suosikkikauppaansa tai illallinen puolisonsa kanssa.
Tällöin työntekijää motivoidaan, hänen vaivannäkönsä huomioidaan ja hänelle osoitetaan, että hänestä välitetään. Samalla voidaan kysyä, mikä häntä motivoi, missä hän pitää ostoksilla käymisestä ja mikä on hänen lempiravintolansa. Näitä tietoja voi hyödyntää myöhemmin syntymäpäivien ja työvuosipäivien muistamisessa.
Tim Reitsma
Tärkeää on kysyä, miltä haluamme työntekijän tuntevan olonsa. Millaisen kokemuksen haluamme luoda ensimmäisenä, toisena ja kolmantena päivänä? Etäperehdytyksessä teknologian ja työvälineiden on oltava valmiina. Minut on kerran perehdytetty etänä niin, ettei minulla ollut ensimmäisenä päivänä tietokonetta.
Mieleeni tulee myös kauhutarina väärin tehdystä perehdytyksestä. Oletko kuullut sellaisia?
Jordan Boogaard
Minulle tapahtui kerran näin. Aloitin yrityksessä ylennyksen jälkeen ja olin erittäin innostunut. Ensimmäisenä päivänä henkilöstöhallinnon johtaja tuli luokseni ja kysyi: ”Mikä nimesi olikaan?” Sen jälkeen hän sanoi, ettei minun pitänyt aloittaa sinä päivänä.
Samaan aikaan noin kymmenen muuta henkilöä aloitti. Heillä oli tervetuliaispaketit, nimikoidut paidat, kupit ja tietokoneet. Minulle koottiin kiireessä joitakin tavaroita. Olin pettynyt heti alusta alkaen enkä oikeastaan halunnut työskennellä siellä. Lähdin vuoden sisällä.
Suurin etäperehdytyksen epäonnistuminen liittyy organisointiin. Kun uusi työntekijä palkataan, tietokone, sähköpostitili, työvälineet ja ohjelmistot on valmisteltava etukäteen. Kokoukset johtajien kanssa pitää aikatauluttaa, ja työntekijälle pitää antaa pääsy esimerkiksi Slackiin ja muihin käytettäviin ohjelmistoihin.
Kaiken tulee olla valmiina viikkoja tai kuukausia ennen aloituspäivää. Kun prosessi on järjestetty, uusia työntekijöitä voidaan palkata nopeasti. Perehdytykseen tarvitaan selkeä prosessi ja tarkistuslista.
Tim Reitsma
Jos olet henkilöstöhallinnon johtaja eikä sinulla ole etäperehdytyksen tarkistuslistaa, tarvitset sellaisen. Mieti kaikki prosessit, mukana olevat ihmiset ja se, mitä tarvitset esihenkilöltä. Mitä työntekijä tekee ensimmäisenä päivänä, toisena päivänä ja ensimmäisinä viikkoina?
Epäselvyys tappaa innostuksen nopeasti. Kun rakenne on kunnossa, sitä voidaan myöhemmin keventää työntekijän tarpeiden mukaan.
Jordan Boogaard
Helpoin tapa on suunnitella taaksepäin. Laadi 90 päivän suunnitelma ja etene siitä takaisin ensimmäiseen päivään. Jos kokonaisuus näyttää selkeältä, ota se käyttöön. Mitä enemmän voit automatisoida, sitä parempi.
Tim Reitsma
Mikä tekee EddyHR:n perehdytyksestä erityisen?
Jordan Boogaard
Eddy tekee prosessista hyvin yksinkertaisen. Ei ole väliä, onko henkilöstöhallinnon kokemus 20 vuotta vai onko henkilö joutunut ottamaan henkilöstöhallinnon vastuulleen pienessä yrityksessä. Prosessin voi oppia ja toteuttaa.
Älä tee perehdytyksestä monimutkaista. Jos työntekijä ei ymmärrä esimerkiksi palkallisen vapaan käytäntöä, käytäntö on liian vaikea. Sama koskee perehdytystä. Prosessin on oltava niin selkeä, että sen voi automatisoida ja toteuttaa uudelleen joka päivä.
Eddyssä asiakirjoista voidaan tehdä täytettäviä ja allekirjoitettavia. Lakiasiakirjat, W-4- ja I-9-lomakkeet sekä henkilöstökäsikirja voidaan käsitellä sähköisesti. Paperia ei tarvita, ja kaiken voi tehdä puhelimella.
Viimeisten kymmenen perehdyttämäni henkilön paperityöt kestivät keskimäärin noin 30 minuuttia. Nopeimmillaan aikaa kului 15 minuuttia ja pisimmillään 45 minuuttia. Prosessin päätteeksi työntekijälle voidaan antaa lahjakortti hänen suosikkipaikkaansa.
Tim Reitsma
Juuri näin: prosessin ei tarvitse olla monimutkainen. Uuden työntekijän ei pidä joutua istumaan kaksi tai kolme tuntia tietämättä, mitä seuraavaksi tapahtuu. Saatavilla on paljon malleja ja resursseja, mutta ensin pitää suunnitella oma prosessi ja vasta sen jälkeen etsiä materiaaleja sen täydentämiseen.
Jordan Boogaard
Olen samaa mieltä. Resursseja on runsaasti, mutta tärkeintä on tehdä prosessista oman yrityksen näköinen. Mitä yrityksenne edustaa? Mitä haluatte saavuttaa seuraavien viiden vuoden aikana? Jos työntekijät eivät tiedä näitä asioita ensimmäisenä päivänään, he eivät välttämättä innostu yrityksestä.
Myös perehdyttäjien täytyy olla oikeita ihmisiä tehtävään. Jos työntekijän esihenkilö vaikuttaa välinpitämättömältä, uusi työntekijä voi ihmetellä, miksi haluaisi työskennellä hänen kanssaan. Nykyisten työntekijöiden tulee olla innostuneita kulttuurista ja välittää tätä innostusta uusille työntekijöille.
Tim Reitsma
Mikä on yksi asia, jonka henkilöstöhallinnon johtaja tai esihenkilö voi tehdä tänään, jos perehdytyksessä on kehitettävää?
Jordan Boogaard
Jos tiivistän kaiken yhteen asiaan, osoita, että välität. Kun työntekijälle osoitetaan, että hänestä välitetään ja hänen halutaan onnistuvan, sillä on suurempi vaikutus kuin palkinnoilla tai lahjoilla.
Haluaisin mieluummin esihenkilön, joka välittää minusta ihmisenä ja työntekijänä, kuin palkinnon parhaasta suorituksesta. Erityisesti mielenterveyden merkitys on nykyään suuri. Kun esihenkilöstä tuntuu voivan puhua kaikesta, välittäminen luo turvallisuutta ja auttaa työntekijää jaksamaan.
Tim Reitsma
On hienoa päättää tähän. Vaikka tarjolla on tarkistuslistoja ja perehdytyksen malleja, tärkeintä on kohdella ihmisiä ihmisinä. Tuomme ihmisiä organisaatioihimme ja työelämäämme, joten osoittaminen, että välitämme, on erittäin tärkeää.
Jordan, kiitos paljon osallistumisesta. Miten ihmiset voivat ottaa sinuun yhteyttä?
Jordan Boogaard
Kiitos vielä kerran, Tim. Helpoin tapa löytää minut on LinkedInistä nimellä Jordan Boogaard. Yhteystietoni löytyvät profiilistani. Eddyyn voi tutustua osoitteessa ww.eddy.com. Helpoin tapa ottaa yhteyttä on kuitenkin LinkedIn.
Tim Reitsma
Täydellistä. Lisäämme Jordanin yhteystiedot myös ohjelman muistiinpanoihin. Jos kuuntelet tätä jaksoa, otan mielelläni vastaan palautetta ja ehdotuksia aiheista osoitteessa tim@peoplemanagingpeople.com tai LinkedInissä.
Toivottavasti sait inspiraatiota ja selkeitä toimintaohjeita siihen, miten voit uudistaa perehdytyskokemusta organisaatiossasi. Kiitos ja hyvää päivänjatkoa.
Jordan Boogaard
Kiitos Tim!
