Kuinka kirjoittaa suoritusarviointi: asiantuntijan opas

Oikein toteutettuna kyse ei ole vain prosessista – se on hetki, jolloin voidaan jälleen löytää yhteinen suunta ja varmistaa, että molemmat osapuolet ovat samalla sivulla työn, odotusten ja tulevan onnistumisen suhteen.

Tehdään yksi asia selväksi: suoritusarvioinnin ei pitäisi koskaan olla ensimmäinen kerta, kun joku kuulee ongelmasta.

Jos pidättelet tärkeää palautetta arviointiin asti, et hoida työtäsi esihenkilönä. 

Jatkuva palaute on välttämätöntä. Muodollinen suoritusarviointi on yhteenveto, ei yllätys.

Hyvän suoritusarvioinnin tulisi tehdä neljä asiaa:

1. Tuoda esiin työntekijän vahvuudet ja viimeaikainen vaikutus
2. Tunnistaa konkreettiset kehitys- tai tuen tarpeet
3. Mukauttaa tavoitteita tai odotuksia sen perusteella, mikä on muuttunut
4. Vahvistaa esihenkilön roolia työntekijän kehittymisen tukemisessa.

Kyse on harkinnasta. Mieti roolia, odotuksia, ympäristöä ja yksilön suoriutumista. Kerää tietoja, pohdi todellisia esimerkkejä ja pyydä muiden näkemyksiä, jos et näe työntekijän päivittäistä työtä.

Älä koskaan improvisoi. 

Jos huomaat selaavasi projektitiedostoja tai vierittäväsi Slackia viisi minuuttia ennen kokousta, ota se merkkinä siitä, että sinun on varattava enemmän aikaa ja suhtauduttava tähän prosessiin sen ansaitsemalla huolellisuudella.

Kuinka kirjoittaa työntekijöiden suoritusarviointeja

Siirrytään nyt suoritusarvioinnin kirjoittamisen yksityiskohtiin. Vaikka arviointiasteikot ja mallipohjat vaihtelevat organisaatioittain, kokemukseni mukaan tämä prosessi auttaa sekä tiimin jäseniä että esihenkilöitä saamaan siitä kaiken hyödyn irti.

1. Pohdi tiimisi ja työntekijän suoriutumista

Ennen kuin kirjoitat mitään, käytä aikaa perusteelliseen pohdintaan. Älä vain avaa arviointipohjaa ja ala täyttää kenttiä. 

Parhaat arvioinnit alkavat huolellisesta harkinnasta – mitä on tapahtunut, miten henkilö on osallistunut ja mitä se kaikki tarkoittaa asiayhteydessään.

Tarkastele arviointijaksoa kokonaisuutena. Aloita tuloksista – mitä tämä henkilö todella sai aikaan? Saavuttiko hän tavoitteensa, ylittikö hän ne vai jäikö hän niistä jälkeen? 

Älä kuitenkaan pysähdy lukuihin. Mieti, miten työ tehtiin. Tekikö hän hyvää yhteistyötä? Oliko hän johdonmukaisesti läsnä ja osallistuva? Astuiko hän esiin, kun asiat vaikeutuivat?

Tarkastele sitten tiimiä kokonaisuutena. 

Miten tämä henkilö vaikuttaa ryhmän dynamiikkaan? Auttaako hän viemään työtä eteenpäin vai aiheuttaako hän kitkaa? Kääntyvätkö muut hänen puoleensa saadakseen tukea vai työskenteleekö hän yleensä sivusta seuraten?

Joskus suurin vaikutus ei näy projektipäivityksissä tai tilanneraporteissa – se näkyy siinä, miten joku auttaa muita onnistumaan.

Jos et työskentele henkilön kanssa tiiviisti päivittäin, sinun on mentävä yhtä tasoa syvemmälle. Kerää näkemyksiä ihmisiltä, jotka työskentelevät hänen kanssaan. 

Olen käyttänyt lyhyitä palautelomakkeita, kahdenkeskisiä keskusteluja kollegoiden kanssa, 360 asteen palautekyselyitä ja jopa epämuodollisia keskusteluja näkemysten keräämiseen. 

Muutama harkittu kommentti niiltä, jotka näkevät henkilön työn läheltä, voi vaikuttaa merkittävästi rehellisen ja monipuolisen arvioinnin laatimiseen.

Monissa yrityksissä työntekijät täyttävät osana prosessia myös itsearvioinnin. Jos näin on, älä lue sitä liian aikaisin, vaan tee ensin oma pohdintasi ja kerää tietosi. Käytä sitten itsearviointia näkökulmien vertaamiseen, yhtäläisyyksien tai erojen havaitsemiseen ja sen ymmärtämiseen, miten työntekijä itse näkee edistymisensä. 

Kyse ei ole vastausten täsmäämisestä, vaan uuden oppimisesta. Tässä on muutamia asioita, joita tarkastelen pohdintani aikana:

• Keskeiset panokset ja tulokset, joita henkilö edisti
• Esiin nousseet käyttäytymismallit (myönteiset tai kielteiset)
• Palaute, jota olen jo antanut vuoden aikana (jatkuva palaute on välttämätöntä!!)
• Mahdolliset erot odotusten ja todellisen suoriutumisen välillä
• Mitä olen itse havainnut verrattuna siihen, mitä muut ovat kokeneet

Yksi asia, joka on todella auttanut minua tässä vaiheessa, on fyysisen tilan luominen pohtimista varten. 

En tee tätä työtä tavallisen työpöytäni ääressä, vaan käytän mieluummin fläppitaulua ja tarralappuja. 

Nousen seisomaan, tyhjennän mieleni ja luon tilaa jokaisen henkilön suoriutumisen pohtimiselle ilman häiriötekijöitä. 

Kirjoitan havainnot yksittäisille tarralapuille – esimerkiksi projektien onnistumiset, myöhästyneet määräajat, vahvuudet tiimiviestinnässä tai kehitysalueet, joiden parissa he ovat työskennelleet. Kiinnitän jokaisen tarralapun taululle yksi kerrallaan:

Kun olen tehnyt tämän jokaisen tiimini jäsenen kohdalla, voin astua taaksepäin ja kirjaimellisesti nähdä kaavat. 

Se antaa minulle kattavamman kuvan henkilöstä ja auttaa jäsentämään palautteeni ennen kuin alan edes kirjoittaa. Se pitää minut myös kiinni tosiasioissa ja asiayhteydessä, ei vain siinä, miltä minusta sinä päivänä tuntuu.

Jos olet jumissa, kysy itseltäsi:

• Mikä olisi erilaista, jos tämä henkilö ei olisi tiimissä?
• Mitä he ovat tehneet paremmaksi, helpommaksi tai onnistuneemmaksi muiden kannalta?

Tässä ei ole kyse täydellisyydestä. Kyse on siitä, että ymmärrät jonkun panoksen koko laajuuden ja valmistaudut puhumaan siitä selkeästi ja huolellisesti.

2. Laadi palautteesi ja yhdistä se tehtävän odotuksiin

Kun olet pohtinut asiaa, on aika alkaa kirjoittaa. Aloita täyttämällä suoriutumisen arvioinnin runkoa tai mallipohjaa muistiinpanojesi avulla.

Älä aloita tyhjältä sivulta – käytä rakennetta ajattelusi ohjaamiseen, jotta arvioinnin kirjoittaminen ja lukeminen olisi helpompaa.

Jos yrityksesi tarjoaa suoriutumisen arvioinnin mallipohjan, käytä sitä. Pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen, sillä useimmissa mallipohjissa on tilaa tavoitteita, vahvuuksia, kehitysalueita ja suoriutumista kokonaisuutena koskeville kommenteille.

Jos mallipohjaa ei ole tarjolla, luo oma. Tässä on yksinkertainen versio, jota suosittelen:

• Keskeiset saavutukset
• Vahvuudet
• Kehityskohteet
• Edistyminen tavoitteissa
• Muiden antama palaute
• Seuraavat askeleet ja tuki.

Tämä antaa sinulle selkeän rungon, jota seurata, ja varmistaa, ettei mitään tärkeää jää pois.

Kun laadit palautetta, yhdistä se tehtävän odotuksiin työnkuvauksen perusteella (ja jos tehtävästä ei ole työnkuvausta, on aika korjata asia…). 

Mitkä ovat keskeiset vastuualueet? Miltä ”hyvä suoriutuminen” näyttää tässä tehtävässä? Täyttääkö henkilö vaatimustason, ylittääkö hän sen vai jääkö hän siitä jälkeen? 

Ole täsmällinen ja käytä esimerkkejä. Vältä epämääräisiä ilmauksia, kuten ”hyvä asenne” tai ”hänen pitäisi viestiä paremmin”.

Kirjoita sen sijaan, mitä tapahtui, mihin se vaikutti ja minkä täytyy muuttua.

Esimerkki: ”Toisella vuosineljänneksellä Jasmine johti järjestelmäsiirtoprojektia ja piti sen aikataulussa useista toimittajien viivästyksistä huolimatta. Hänen ennakoiva viestintänsä sekä IT-tiimin että liiketoimintatiimin kanssa auttoi välttämään uusia myöhempiä viivästyksiä. Tämä on vahva esimerkki projektin omistajuudesta ja toimintojen välisestä yhteistyöstä.”

Tai: ”Chris myöhästyi usein määräajoista budjettikierroksen aikana, mikä viivästytti talousraportointiamme ja aiheutti analyytikkotiimille ylimääräistä työtä. Meidän on nähtävä ennakoivampaa suunnittelua ja johdonmukaisempaa toimitettavien asioiden loppuun saattamista.”

Jokaisen kohdan tulisi liittyä siihen, mitä tehtävässä odotetaan ja mikä on tiimille ja organisaatiolle tärkeintä. Näin suoriutumisesta tulee konkreettisesti hyödynnettävää, ei vain havaintoja.

Kun olet laatinut arvioinnin, lue se itsellesi uudelleen ja kysy:

• Kuvaako tämä selkeästi hänen suoriutumistaan?
• Yllättäisikö jokin tässä oleva asia hänet?
• Voinko perustella jokaisen väitteen esimerkeillä?

Tämä vaihe vie aikaa, mutta siinä arviointi alkaa hahmottua. Ole rehellinen, perusteellinen ja selkeä. 

Et vain kuvaile, mitä tapahtui — autat jotakuta ymmärtämään, miten hänellä menee ja mitä seuraavaksi tapahtuu. 

Kun teet tämän, pidä elämäsi HR-ihmiset tyytyväisinä ja toimita palautteesi ajallaan, HR:n pyytämässä muodossa ja heidän valitsemassaan suorituksenhallintatyökalussa. Älä pakota HR:ää karhuamaan sinulta suoriutumisarviointejasi!

3. Valmistaudu käymään suoriutumisarviointikeskustelu

Kun olet käynyt läpi arvioinnin luonnostelun ja toimittanut sen oikealla tavalla, on aika valmistautua keskusteluun sen työntekijän kanssa, josta kirjoitit arvioinnin! 

Kirjallisen palautteen tapaan älä improvisoi keskustelua (vaikka kirjoititkin palautteen, tämäkin osuus vaatii valmistautumista). 

Varaa keskittynyttä aikaa valmistautumiseen — ei vain kirjoittamasi tekstin uudelleenlukemiseen, vaan myös sen pohtimiseen, miten haluat keskustelun etenevän ja miten aiemmat keskustelusi työntekijän kanssa ovat sujuneet. Hyvä arviointikeskustelu ei ole vain tekstin ääneen lukemista, vaan harkittua, kaksisuuntaista vuoropuhelua.

Mieti tavoitteitasi ennen keskustelua.

• Mitä haluat työntekijän saavan tästä keskustelusta mukaansa?
• Missä haluat hänen tuntevan ylpeyttä?
• Mitä haluat hänen pohtivan ja kehittävän?
• Miltä haluat hänen tuntevan lähtiessään kokouksesta?

Pidän siitä, että aloitan tuomalla esiin edistymisen. Vahvista vahvuuksia ja merkityksellisiä panoksia heti alussa. Kun aloitat siitä, mikä sujuu hyvin, luot tilaa avoimuudelle, pohdinnalle ja luottamukselle. 

Siirry siitä kehitysalueisiin selkeästi, mutta älä tuomitse. Kerro mahdollisten ongelmien vaikutuksista ja täsmennä, mitä on muutettava ja miksi.

Jos annat vaikeaa palautetta, suunnittele etukäteen, miten ilmaiset sen. Älä vältä sitä. Älä silottele sitä. Tule kuitenkin paikalle valmistautuneena keskusteluun — älä vain julistamaan tuomiota. 

Tähän kuuluu myös sen ennakointi, miten työntekijä saattaa reagoida. Jos hänellä on ollut vaikeuksia, hän toivottavasti tietää siitä jo. Jos palaute tulee hänelle yllätyksenä, hän saattaa tarvita aikaa asian käsittelyyn. Muista: ei yllätyksiä!! 

Näin toimin käytännössä:

• Varaan kalenteristani aikaa muistiinpanojeni tarkistamiseen päivää tai kahta ennen kokousta
• Palaan luonnokseni tavoitteisiin, mittareihin ja keskeisiin teemoihin
• Harjoittelen tai kirjoitan muistiin tärkeimmät viestit, jotka haluan saada perille
• Lähetän kirjallisen arvioinnin juuri ennen keskustelun alkua, jotta työntekijä voi lukea ja käsitellä kirjallisen palautteeni juuri ennen kuin hän tulee kanssani kokoukseen.

Viimeinen kohta saattaa kuulostaa epätavalliselta, mutta se toimii. 

Kun sekä työntekijä että minä tuomme kirjalliset arviomme keskusteluun — lukematta etukäteen toistemme arvioita — keskustelusta tulee rehellisempi ja tasapainoisempi. 

Kutsumme tätä kaksoissokkoutetuksi arvioinniksi. Se on yksi suosikkitavoistani pitää prosessi oikeudenmukaisena ja keskittyneenä.

Author's Tip

Jos työntekijä on toimittanut itsearvioinnin, harkitse sen säästämistä juuri ennen keskustelua tai keskustelun ajaksi. Molempien näkökulmien lukeminen rinnakkain — reaaliajassa — voi johtaa rehellisempään vuoropuheluun. Näin molemmat tulevat paikalle omien havaintojensa kanssa ja kohtaavat keskellä keskustellakseen siitä, mikä täsmää, mikä ei täsmää ja mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.

Suoriutumisarviointien ei pitäisi olla yksipuolisia. Tämä on yhteinen keskustelu, joten esitä kysymyksiä, kannusta pohtimaan ja anna työntekijälle tilaa jakaa myös oma näkökulmansa.

Voit kysyä esimerkiksi:

• Mikä työssäsi tuntui merkityksellisimmältä tällä ajanjaksolla?
• Missä koit kamppailleesi?
• Millainen tuki auttaisi sinua kehittymään tämän vuosineljänneksen aikana?

Parhaat suoriutumiskeskustelut ovat maanläheisiä, avoimia ja selkeitä. Et ole esiintymässä. Teette yhteistyötä kehittääksenne toisianne niin, että voitte työntekijöinä, tiiminä ja organisaationa olla parhaimmillanne.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

4. Käy keskustelu ja päivitä sen perusteella

Kun olet luonnostellut arvioinnin ja valmistautunut keskusteluun, seuraava askel on johtaa tehokasta vuoropuhelua.

Suoriutumisarviointeihin liittyy usein paljon aiempien kokemusten painolastia — työntekijät saattavat odottaa keskustelun olevan yksipuolinen, liian muodollinen tai keskittyvän vain siihen, mikä meni pieleen. 

Sinun tehtäväsi on murtaa tämä kaava heti.

Aloita tarkoituksella: tämä ei ole vain lukuharjoitus, vaan olet täällä keskustellaksesi suoriutumisesta, yhteensovittamisesta, kasvusta ja siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu. 

Aseta sävy heti alussa kertomalla, mitä toivot käsiteltävän, ja anna työntekijälle myös mahdollisuus kertoa omat tavoitteensa keskustelulle.

Voit aloittaa esimerkiksi näin:

"Tänään keskustelemme vaikutuksestasi, siitä, missä näet edistystä ja mihin voimme seuraavaksi keskittyä. Kerron oman palautteeni, mutta haluan kuulla myös sinun näkökulmasi. 

Tavoitteena on käydä rehellinen keskustelu siitä, mikä toimii, missä on parantamisen varaa ja miten voimme edetä yhdessä."

Pidä kiinni laatimastasi rungosta, mutta älä ole liian jäykkä. Anna keskustelun edetä omalla painollaan.

Jos tiimin jäsen ottaa esille jotain odottamatonta tai merkityksellistä, tartu siihen. Usein suoritusarvioinnin todellinen arvo tulee esiin juuri tarinoissa, pohdinnoissa ja oivalluksissa, joita ei kirjattu etukäteen.

Muista pysähtyä keskustelun aikana ja esittää kysymyksiä, jotta ymmärrät paremmin työntekijän näkemyksen suoriutumisestaan, työympäristöstään ja siitä, miten voit auttaa häntä onnistumaan (jatka lukemista, niin saat käyttöösi esimerkkikysymyksiä, joiden avulla pääset alkuun)!

Jos käytät kaksoissokkomenetelmää, varaa aikaa molempien versioiden – omasi ja työntekijän version – tarkasteluun yhdessä. 

Huomioi ne alueet, joista olette samaa mieltä, ja käsittele eroja uteliaasti, älä puolustellen. 

Joskus keskustelun hyödyllisin osa on selvittää, mitä kumpikin huomasi – tai jätti huomaamatta.

Kun keskustelu alkaa päättyä, tiivistä se, mitä molemmat kuulitte ja mistä sovitte. Päivitä sitten kirjallinen arvio tarvittaessa keskustelun perusteella. Tämä voi sisältää esimerkiksi:

• suoritusesimerkin taustan täsmentämisen
• kehitystavoitteen uudelleenkirjoittamisen uuden palautteen huomioimiseksi
• sanamuotojen muokkaamisen yhteisen näkemyksen tai ratkaisun mukaisiksi.

Varmista, että lopullinen versio kuvastaa koko keskustelua – ei vain alkuperäistä luonnostasi. 

Kun tiimin jäsen palaa arvioon myöhemmin, sen pitäisi tuntua paikkansapitävältä, oikeudenmukaiselta ja hyödylliseltä. Ei vain siltä, mitä ajattelit ennen keskustelun alkamista.

Kirjaa lopuksi kaikki jatkotoimet. Jos syntyy uusi tavoite, tukisuunnitelma tai odotusten muutos, kirjoita se muistiin ja tee sen seuraamisesta helppoa. 

Tulevaisuuden minäsi (esihenkilönä useiden arviointien tekeminen on raskasta, ja työntekijäsi, joka keskittyy tässä vaiheessa arvioinnin ”läpäisemiseen”, sekä HR, joka pyrkii varmistamaan asianmukaisen dokumentoinnin kaikkialla) kiittävät sinua.

Tehokkaat suoritusarviointikysymykset ja toimenpiteet

Suorituksesta keskusteltaessa kysymykset voivat olla erittäin hyödyllisiä, sillä niiden avulla voit varmistaa yhteisen ymmärryksen, antaa tilaa pohdinnalle ja pysyä samalla linjalla. 

Sinun ei tarvitse esittää kaikkia tämän luettelon kysymyksiä! Valitse ne, jotka sopivat henkilölle, hänen rooliinsa ja arvioinnin tavoitteisiin.

20 tarkoituksellista suoritusarviointikysymystä!

Jokaisella suoritusarvioinnin aikana esittämälläsi kysymyksellä tulisi olla selkeä tarkoitus. Kysymystesi tulisi auttaa sinua joko:

• tuomaan esiin oivalluksia, joita et muuten saisi tietää
• vahvistamaan tai haastamaan oletuksia, joita teit arviota laatiessasi

Valitse kysymyksesi huolellisesti sen perusteella, mitä jo tiedät – ja mitä aukkoja sinun on vielä selvitettävä. 

Vältä muotoilemasta kysymyksiä syyttävällä tavalla tai niin, että työntekijä joutuu puolustuskannalle. Parhaat kysymykset keskittyvät vahvuuksiin, saavutuksiin, kehittymiseen ja tulevaisuuden tavoitteisiin.

Tavoitteena on ymmärtää, miten työntekijä näkee työnsä, missä hän kokee olevansa vahva ja mikä auttaa häntä jatkamaan onnistumistaan. 

Jos huomaat valmistautuvasi keskusteluun, joka keskittyy enemmän suoritusongelmiin kuin kehittymiseen, voi olla aika ottaa HR-kumppanisi mukaan ja harkita erilaista lähestymistapaa.

Tässä on esimerkkejä harkituista ja tulevaisuuteen suuntautuvista kysymyksistä, joita voit käyttää seuraavassa suoritusarviointikeskustelussasi.

Author's Tip

Saatat huomata, että nämä kysymykset kuulostavat hieman haastattelukysymyksiltä. Olet oikeassa! Tämä keskustelu on pohjimmiltaan suoritushaastattelu, jossa tarkastellaan, mitä työntekijä on tähän mennessä saavuttanut ja miten hän aikoo lähestyä työtä tulevaisuudessa. Sen tulisi olla aivan yhtä tulevaisuuteen suuntautuva ja innostava kuin haastattelu. 🙂

Työn laatu

• Mistä tämän ajanjakson saavutuksista olet kaikkein ylpein?
• Missä koet työsi vaikuttaneen eniten?
• Mitkä käytännöt tai tavat ovat auttaneet sinua tuottamaan jatkuvasti laadukasta työtä?
• Jos sinulla olisi enemmän aikaa tai resursseja, miten veisit työsi seuraavalle tasolle?

Tiimityö

• Milloin olet tuntenut olevasi kaikkein vahvimmin yhteydessä tiimin menestykseen?
• Mikä auttaa sinua tekemään yhteistyötä muiden kanssa mahdollisimman tehokkaasti?
• Näetkö mahdollisuuksia rakentaa vielä vahvempia yhteistyösuhteita tiimin sisällä?
• Kuka on viime aikoina tukenut menestystäsi, ja miten sinä olet tukenut muita?

Viestintä

• Mitkä viestintätavat ovat toimineet sinulle hyvin tavoitteidesi saavuttamisessa?
• Voitko kertoa esimerkin tilanteesta, jossa viestintäsi auttoi lisäämään selkeyttä tai edistämään asioita?
• Millaisissa viestintätilanteissa tunnet olosi varmimmaksi, ja missä haluaisit vahvistaa vaikutusvaltaasi entisestään?
• Millä tavalla saamasi palaute viestinnästäsi on ollut sinulle hyödyllistä?

Vastuunotto ja tilivelvollisuus

• Kerro tilanteesta, jossa teit aloitteen ja sillä oli myönteinen lopputulos.
• Miten luot edellytykset onnistumisellesi hallitessasi projektejasi tai vastuualueitasi?
• Mitkä järjestelmät tai toimintatavat ovat auttaneet sinua pysymään vastuullisena tavoitteistasi?
• Millaisia lisävastuun tai johtamisen mahdollisuuksia haluaisit jatkossa?

Kasvu ja kehittyminen

• Mitä uusia taitoja tai kokemuksia olet hankkinut ja mistä olet innostunut?
• Mitä vahvuuksia haluat kehittää edelleen seuraavien 6–12 kuukauden aikana?
• Onko taitoja tai kokemuksia, joita haluaisit tutkia ja joista emme ole vielä keskustelleet?
• Miten voisimme sovittaa kehittymisesi paremmin yhteen uratavoitteidesi kanssa?

Palaute ja esihenkilön tuki

• Millainen tuki tai palaute on auttanut sinua suoriutumaan parhaalla mahdollisella tavalla?
• Miten voisin tukea paremmin työtäsi, kehittymistäsi tai tavoitteitasi?
• Auttaisivatko jotkin lisäresurssit, työkalut tai kokemukset sinua kehittymään nopeammin?
• Miten haluaisit meidän työskentelevän yhdessä tulevina kuukausina, jotta kehittymisesi jatkuisi?

Yhteinen suunta ja motivaatio

• Mitkä työsi osa-alueet tuntuvat sinusta juuri nyt motivoivimmilta ja merkityksellisimmiltä?
• Missä koet olevasi parhaiten linjassa tiimin tavoitteiden ja toiminta-ajatuksen kanssa?
• Onko alueita, joilla haluaisit saada aikaan vielä suuremman vaikutuksen?
• Mikä tekisi työsi seuraavasta vaiheesta vielä innostavamman?

Kun käytät näitä kysymyksiä suoritusarviointikeskustelussa, kuuntele aktiivisesti ja tee muistiinpanoja siitä, mikä vahvistaa havaintojasi ja mikä tuo esiin jotain uutta ja odottamatonta.

Jos työntekijän vastaukset vastaavat alustavaa arviotasi, voit edetä luottavaisin mielin. Jos ne tuovat esiin uutta tietoa, mukauta toimintaasi reaaliajassa. Se on hyvän suoritusarviointikeskustelun todellinen arvo: omien näkemystesi vahvistamisen lisäksi opit jotain, mitä et olisi voinut nähdä itse, ja autat työntekijääsi sekä organisaatiota etenemään luottavaisesti. 

10 suoritusarvioinnin toimenpidettä

Jokaisen arviointikeskustelun tulisi johtaa selkeisiin seuraaviin vaiheisiin. Et vain kokoa yhteen menneisyyttä, vaan autat työntekijää etenemään tavoitteellisesti. 

Seuraavassa on toimenpiteitä, joita voit sisällyttää työntekijän suoriutumisen ja kehittymisen ohjaamiseksi. 

Kun harkitset näiden toimenpiteiden käyttöä, valitse vain olennaiset vaihtoehdot ja varmista, että jokainen toimenpide liittyy tehtävänkuvaukseen/rooliin tai tehtävän tavoitteisiin.

Vahvuuksien hyödyntämiseksi

• Anna heille johtajan rooli tulevassa projektissa
• Pyydä heitä valmentamaan tai mentoroimaan tiimikaveria taidossa, jonka he hallitsevat
• Kannusta heitä dokumentoimaan hyvä käytäntö ja jakamaan se tiimin kanssa.

Suoriutumisen puutteiden korjaamiseksi

• Aseta kohdennettu kehitystavoite, joka liittyy tiettyihin työn tuloksiin
• Järjestä vertaisarviointeja tai työn seuraamista altistumisen ja osaamisen lisäämiseksi
• Tarjoa pääsy asiaankuuluviin koulutus- tai kehitysresursseihin.

Ylennykseen tai palkankorotukseen valmistautumisen tukemiseksi

• Tunnista seuraavan tason roolin keskeiset vastuut ja anna yksi niistä heidän vastuulleen
• Määritä selkeät ja mitattavat kasvukriteerit ja palaa niihin kuukausittain
• Seuraa onnistumisia yhteisessä paikassa ylennyskeskustelujen tueksi.

More Articles

• Tekoälyvalmentajasi saa loistavia arvioita mutta ei tuloksia
• Neljä näyttöä, joita Z-sukupolvi ei sammuta (eikä HR:n pitäisi pyytää heitä sammuttamaan)
• 17 suorituskyvyn hallintaohjelmiston tärkeintä hyötyä organisaatioille

Yhteisen suunnan säilyttämiseksi

• Sovi säännöllinen tapaaminen tavoitteiden tarkastelemiseksi uudelleen ja palautteen antamiseksi
• Sovita tavoitteet (mitä täsmällisempiä ja mitattavampia, sen parempi!) tai keskeiset prioriteetit arviointikeskustelussa käsiteltyihin asioihin.

Ole aina täsmällinen jokaisella näistä toimenpidealueista. Kirjaa toimenpiteet ylös. Palaa niihin työntekijän kanssa seuraavassa kahdenkeskisessä tapaamisessa. Näin muutat onnistuneen suoriutumisen arvioinnin todelliseksi työntekijän kehittämiseksi.

Tehokkaiden suoriutumisen arviointien kirjoittamisen parhaat käytännöt

Vahvan suoriutumisen arvioinnin kirjoittaminen tarkoittaa, että luot työntekijälle jotain hyödyllistä. Hyvän arvioinnin tulisi tuntua selkeältä, reilulta, toimintaan ohjaavalta ja motivoivalta.

Huomioi seuraavat asiat:

• Perusta asiat faktoihin, älä mielipiteisiin: Pysy siinä, mitä todella tapahtui. Tuo esiin esimerkkejä, tuloksia ja saavutuksia. (Esimerkki: "Sai kolme suurta projektia valmiiksi ajallaan ja budjetin alapuolella" on hyödyllinen ilmaisu. "Vaikuttaa motivoituneelta" ei kerro kenellekään, mitä hänen tarvitsee tietää.)
• Kirjoita niin kuin puhut: Pidä ilmaisu yksinkertaisena ja suorana. Jos et sanoisi asiaa ääneen keskustelussa, älä kirjoita sitä. (Esimerkki: "Tekee hyvin yhteistyötä eri tiimien kanssa tulosten saavuttamiseksi" on parempi kuin "osoittaa toimintojen välistä synergiaa.")
• Aloita siitä, mikä sujuu hyvin: Aloita tunnustamalla onnistumiset tai todellinen edistyminen. Se luo paremman sävyn koko keskustelulle. (Esimerkki: "Olet rakentanut vahvat suhteet koko tiimissä, ja sillä on ollut todellinen vaikutus projektien luovutuksiin.")
• Puhu käyttäytymisestä, älä henkilökohtaisista ominaisuuksista: Keskity siihen, mitä hän teki, älä siihen, millainen hän on. (Esimerkki: "Projektin määräaika jäi saavuttamatta, mikä viivästytti käyttöönottoa kahdella viikolla" on selkeä ilmaisu. "On epäluotettava" ei auta ja tuntuu henkilökohtaiselta hyökkäykseltä.)
• Yhdistä palaute siihen, mikä on tärkeää: Yhdistä palautteesi roolin odotuksiin, tiimin tavoitteisiin ja yrityksen arvoihin. (Esimerkki: "Asiakasongelmien omistajuutesi tällä vuosineljänneksellä tukee suoraan asiakaslähtöisyyden arvoamme.")
• Pidä rakenne yksinkertaisena: Käytä koko tiimissä samaa rakennetta, jotta asiat ovat reiluja. Hyvä rakenne on: saavutukset, haasteet, kehitysalueet ja seuraavan ajanjakson tavoitteet.
• Kirjoita keskustelun aloittamiseksi, älä tuomion julistamiseksi: Arvioinnin tulisi luoda pohja kaksisuuntaiselle keskustelulle. Päätä kysymyksiin, kuten "Mistä olet tänä vuonna kaikkein ylpein?" tai "Mihin haluat keskittyä seuraavaksi?" Katso yllä olevaa kysymyslistaa, josta löydät lisää hyviä kysymyksiä pohdinnan ja keskittymisen tueksi.
• Suunnittele seuraavat askeleet: Jokaisen arvioinnin tulisi johtaa johonkin. (Esimerkki: "Sovitaan tapaaminen seuraavalle vuosineljännekselle, jotta voimme tukea tavoitettasi johtaa suurempia projekteja.")

Mitä suoriutumisen arvioinneissa tulee välttää

Vaikka valmistautuisit hyvin, jotkin yleiset virheet voivat heikentää keskustelun vaikutusta. Pidä nämä mielessä ja vältä niitä.

• Epämääräisyys tai ylimalkaisuus: Ihmisiä auttaa kehittymään nimenomaan täsmällinen palaute. Ilman esimerkkejä viestisi tuntuu helposti yhdentekevältä – tai mikä pahempaa, hämmentävältä. (Esimerkiksi "Sinun täytyy työskennellä nopeammin" on epämääräinen ilmaus. "Huomasin, että useat raportit viivästyivät viime kuussa, koska hyväksynnät jäivät tekemättä" antaa konkreettisen lähtökohdan.)
• Keskittyminen vain kielteisiin asioihin: Jos koko keskustelu käsittelee ongelmia, kenen tahansa on vaikea lähteä siitä motivoituneena. Tunnista edistyminen ja vaikutukset sekä alueet, joilla on vielä kehitettävää.
• Työntekijöiden vertaileminen: Arvioinneissa on kyse suoriutumisesta roolin odotuksiin nähden, ei siitä, kuka tiimissä on parempi tai huonompi. Vertailu synnyttää katkeruutta ja heikentää luottamusta.
• Keskustelun kiirehtiminen: Kiireinen arviointikeskustelu viestii, etteivät kyseisen henkilön työ ja kehittyminen ole etusijalla. Varaa keskustelulle riittävästi aikaa. Ole läsnä.
• Keskustelun muuttaminen yksipuoliseksi: Arvioinnit ovat parempia, kun ne ovat vuoropuhelua eivätkä monologia. Esitä hyviä kysymyksiä, kuuntele ja anna tilaa myös työntekijän näkemyksille.
• Viimeaikaisten tapahtumien ylikorostaminen: Älä arvioi vain viime kuussa tapahtuneita asioita. Astu askel taaksepäin ja tarkastele koko suoriutumiskautta, mutta varmista, ettet tuo mukaan mitään ennen nykyistä suoriutumiskautta tapahtunutta, jos asia käsiteltiin jo aiemmassa arvioinnissa. Neljännesvuosittaisten arviointien järjestäminen voi auttaa varmistamaan, että palaute annetaan oikea-aikaisesti.
• Seurannan laiminlyöminen: Ilman selkeitä seuraavia vaiheita hyväkin keskustelu voi menettää vauhtinsa. Kirjaa tavoitteet, kehittymissuunnitelmat ja työntekijän tarvitsemat resurssit – ja palaa asiaan myöhemmin.

Hyvin toteutettu suoriutumisen arviointi auttaa ihmistä näkemään, missä hän on vahva, missä hän voi kehittyä ja miten tuet häntä tavoitteiden saavuttamisessa. Henkilöstöstä vastaavana esihenkilönä tehtäväsi on auttaa työntekijöitäsi reflektoimaan, määrittämään kehittymistavoitteita ja etenemään kohti erinomaisuutta! 

Tee suoriutumisen arvioinneista vahvuus, älä taakka

Suoriutumisen arviointien tulisi vauhdittaa kehittymistä, ei olla vain yksi rastitettava kohta. Kun käytät aikaa niiden huolelliseen toteuttamiseen, rakennat luottamusta, parannat tuloksia ja autat työntekijöitäsi kehittymään.

Seuraavaksi voit tutustua Mariya Hristovan erinomaiseen artikkeliin suoriutumisen arviointien parhaista käytännöistä ja varmistaa, että arvioinnit ovat mahdollisimman tuottavia ja tehokkaita.

Jos haluat lisää työkaluja selkeään ja vaikuttavaan johtamiseen, tilaa People Managing People -uutiskirje ja saat asiantuntijoiden neuvoja sekä käytännönläheisiä resursseja johtamisesi kehittämiseen!