Miten toteuttaa oikeudenmukainen henkilöstöhallinnon tutkinta: 6-vaiheinen opas
Yli 10 vuoden ajan HR-yleisasiantuntijana olen suorittanut lukuisia työpaikkatutkintoja ja oppinut arvokkaita asioita siitä, miten ne tehdään asianmukaisesti.
Tässä artikkelissa käsittelemme, miksi tutkinta saattaa olla tarpeen, onnistuneen tutkinnan keskeisiä osatekijöitä sekä vaiheittaisen oppaan HR-tutkinnan suorittamiseen.
Milloin HR-tutkinta saattaa olla tarpeen?
On useita syitä siihen, miksi organisaatiossa saatetaan joutua suorittamaan sisäinen tutkinta. Käydään läpi joitakin yleisiä syitä, joita HR-ammattilaiset tyypillisesti kohtaavat.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Työntekijöiden valitukset, kuten häirintä, syrjintä, kiusaaminen tai vähäinen väärinkäytös. Tällöin HR-tutkinta käynnistetään yleensä valituksen perusteella tosiseikkojen selvittämiseksi, tilanteen arvioimiseksi ja asianmukaisen toimintatavan määrittämiseksi.
- Työntekijää epäillään yrityksen käytäntöjen rikkomisesta, kuten epäeettisestä toiminnasta, luottamuksellisuuden rikkomisesta tai turvallisuusohjeiden laiminlyönnistä. HR-tutkinta tulisi käynnistää tosiseikkojen selvittämiseksi ja asianmukaisten kurinpitotoimien toteuttamiseksi.
- Vakavaa väärinkäytöstä koskevat väitteet, mukaan lukien petos, kavallus, varkaus tai muu organisaation sisällä tapahtuva laiton toiminta. Näin varmistetaan oikeudenmukainen ja puolueeton prosessi totuuden selvittämiseksi sekä mahdollisiin oikeudellisiin tai eettisiin rikkomuksiin puuttumiseksi.
- Työntekijöiden tai osastojen välisissä ristiriitatilanteissa HR-tutkinta voi auttaa selvittämään taustalla olevat ongelmat, keräämään olennaiset tiedot ja edistämään ratkaisua, joka voi parantaa työntekijöiden välisiä suhteita.
- Jotta varmistetaan lakisääteisten ja sääntelyyn perustuvien velvoitteiden noudattaminen. HR-tutkinta voi olla tarpeen esimerkiksi työlainsäädännön, työpaikan turvallisuusmääräysten tai toimialakohtaisten standardien mahdollisten rikkomusten käsittelemiseksi.
- Kun työntekijän suoriutuminen jää jatkuvasti odotusten alapuolelle, HR-tutkinta voidaan suorittaa taustalla olevien ongelmien tunnistamiseksi, tarvittavan tuen tai koulutuksen tarjoamiseksi ja asianmukaisen toimenpiteen, kuten suorituksen parantamissuunnitelman, määrittämiseksi.
Mitä HR-tutkinnalta vaaditaan, jotta se onnistuu?
Kun selaat HR:n Reddit-keskustelua tarpeeksi pitkään, näet runsaasti tarinoita siitä, miten nämä tutkinnat menevät pieleen, mutta paljon vähemmän siitä, miten ne tehdään oikein. Vuosien mittaan olen oppinut, että tutkinnan on oltava:
Oikea-aikainen
Reagoi nopeasti kaikkiin valituksiin, mutta varaa riittävästi aikaa perusteelliseen ja luottamukselliseen tutkintaan tarvittavan huolellisuuden noudattamiseen (palaamme tähän myöhemmin).
Oikeudenmukainen ja objektiivinen
Kohtele kaikkia osapuolia kunnioittavasti ja arvokkaasti. Älä muodosta ennakkokäsitystä tutkinnan lopputuloksesta ennen kuin kaikkia osapuolia on haastateltu ja kaikki olennaiset asiakirjat on tarkastettu.
Näin varmistetaan, että lopputulos ja kaikki tutkinnan perusteella toteutettavat toimenpiteet ovat sekä oikeudenmukaisia että objektiivisia.
Puolueeton
Vältä mielipiteiden esittämistä haastatteluissa ja keskity tosiseikkojen selvittämiseen. Pidä tutkintaan liittyvät haastattelut vakavina ja asiallisina sekä säilytä rauhallisuutesi ja tilanteen hallinta koko haastattelun ajan. Sinulla on todennäköisesti asiasta omia mielipiteitä, mutta on tärkeää pysyä puolueettomana.
Järjestelmällinen
Valmistaudu tutkintaan laatimalla työsuunnitelma ja kysymysrunko, jonka avulla eri osapuolilta saadaan vastaukset tarvittaviin kysymyksiin.
Varmista kuitenkin, että työsuunnitelmasi on joustava, kun ymmärryksesi tosiseikoista lisääntyy tutkinnan aikana.
Tapaustenhallintaohjelmiston käyttäminen on helppo tapa pysyä järjestelmällisenä tutkintojen aikana ja niiden jälkeen. Jos se ei ole käytettävissäsi, tapausten järjestäminen erillisiin kansioihin rajoitetulla verkkolevyllä toimii myös hyvin.
Hyvin dokumentoitu
Dokumentoi haastattelujen sisältö ja kirjoita tarkasti muistiin, mitä haastateltava sanoo, käyttäen mahdollisuuksien mukaan suoria lainauksia.
On suositeltavaa, että todistajien lausunnot kirjoitetaan tai sanellaan osapuolten omin sanoin haastattelumuistiinpanojesi lisäksi.
Dokumentoi myös kaikki haastattelemiltasi osapuolilta saamasi lisätodisteet ja merkitse muistiin, keneltä ne ovat peräisin ja milloin ne toimitettiin.
Tämä ei taaskaan ole oikea paikka henkilökohtaisten tulkintojesi, uskomustesi tai oletustesi esittämiseen; keskity vain tosiseikkoihin!
HR-tutkinnan suorittaminen vaihe vaiheelta
Ennen HR-tutkintaprosessin aloittamista on päätettävä, kuka suorittaa tutkinnan.
Vaikka hoidan työpaikallani suurimman osan tutkimuksista, henkilöstöjohtaja hoitaa tutkimukset, joissa osallisena on varapresidentin tasolla tai sitä ylempänä oleva henkilö. Jos asia koskee jotakin henkilöstötiimin jäsentä, pääjuristimme suorittaa tutkimuksen.
Muista, että tutkimuksen suorittamisprosessi voi vaihdella erityisolosuhteiden ja organisaatiosi käytäntöjen mukaan, ja sinun on ehkä pyydettävä oikeudellista neuvontaa tutkimusprosessin aikana.
Siirrytään seuraavaksi toimintamalliin, jota voit käyttää tutkimusten suorittamiseen työpaikallasi.
Ensimmäinen vaihe – Tapaa huolenaiheen esiin tuonut henkilö
Tapaa huolenaiheita esiin tuova henkilö keskustellaksesi asiasta. Tämä henkilö saattaa olla suoraan asian vaikutusten kohteena tai sitten ei. Haluat saada yksityiskohtaiset tiedot siitä, kuka, mitä, missä, milloin, miksi ja miten asiaan liittyy.
Selvitä haastattelun aikana mahdollisimman paljon yksityiskohtia. Esitä avoimia kysymyksiä kannustaaksesi haastateltavaa vastaamaan ja pyri välttämään yksinkertaisia kyllä/ei-kysymyksiä.
Esimerkiksi:
- ”Kerro minulle omasta näkökulmastasi, mitä näit, kun palasit lounaalta kyseisenä päivänä” sen sijaan, että kysyisit ”Näitkö tämän tapahtuman?”.
- ”Voitko kertoa, mitä kuulit kyseisessä kokouksessa?” sen sijaan, että kysyisit ”Kuulitko heidän riitelevän kokouksen aikana?”
Kysy, onko keskusteltavasta tapauksesta olemassa todistajia tai henkilöitä, joilla on tietoa tapauksesta, sekä kuinka laajat heidän tietonsa ovat (tästä lisää seuraavassa vaiheessa).
Kysy samoin, onko olemassa todisteita, jotka saattavat valaista esiin tuotuja väitteitä, kuten sähköposteja, muistiinpanoja, ääni- tai videotallenteita, tekstiviestejä ja niin edelleen.
Toinen vaihe – Tapaa mahdolliset todistajat
Tapaa ensimmäisessä vaiheessa nimetyt mahdolliset todistajat. Saatat myös huomata, että tutkimuksen edetessä esiin tulee lisää todistajia.
Kun laadit kysymyksiä todistajille, pohdi, miten muotoilisit ne niin, että kysymystesi taustalla olevien tietojen lähteen paljastamisen tarve minimoituu tai poistuu. Muista, että asian luonteesta riippuen tämä ei välttämättä ole mahdollista.
Ennen kunkin todistajan haastattelua selitä täydellisten ja rehellisten vastausten tarve ja muistuta häntä yrityksesi kostotoimien vastaisesta käytännöstä. Jos se on aiheellista, kerro hänelle, että tutkimus on kesken, ja pyydä häntä pitämään asia luottamuksellisena tutkimuksen ajan.
Kerää todistajilta kaikki heidän lausuntojaan vahvistavat tai asiaan liittyvät todisteet ja kehota haastateltavaa ottamaan sinuun yhteyttä, jos hän muistaa tai saa tietoonsa jotakin uutta tai jos hänellä on uusia huolenaiheita, kuten kostotoimiin liittyviä huolenaiheita.
Kolmas vaihe – Tapaa syytösten kohteena oleva työntekijä
Tapaa syytösten kohteena oleva työntekijä. Kuten todistajille laatimissasi kysymyksissä, myös tässä haluat minimoida tietojen lähteen paljastamisen tarpeen.
Ilmoituksen tekijän ja todistajien haastattelujen perusteella sinulla on luettelo kysymyksistä, joihin syytösten kohteena olevan henkilön on vastattava. On tärkeää pysyä objektiivisena eikä ilmaista mielipiteitä tämän haastattelun aikana.
Kerää kaikki asiaan liittyvät todisteet, joita syytösten kohteena olevalla henkilöllä saattaa olla. Kyseessä voivat olla samat asiakirjat, jotka sait muilta, mutta ne tulee silti kerätä.
Selitä jälleen täysimääräisen yhteistyön tarve ja muistuta häntä yrityksesi kostotoimien vastaisesta käytännöstä ennen haastattelun aloittamista.
Neljäs vaihe – Tarkastele ja analysoi
Tarkastele ja analysoi kaikkia tutkimuksen aikana kerättyjä tietoja. Etsi ristiriitaisuuksia, toimintamalleja tai lisätodisteita, jotka voivat auttaa oikeudenmukaisen ja puolueettoman johtopäätöksen tekemisessä.
Laadi yksityiskohtainen tutkimusraportti, jossa dokumentoit havainnot. Sisällytä siihen yhteenveto valituksesta tai tapauksesta, suoritetut haastattelut, kirjalliset lausunnot, kaikki kerätyt todisteet sekä mahdolliset tehdyt johtopäätökset.
Määritä tutkimuksen havaintojen perusteella asianmukaiset jatkotoimet. Niihin voivat kuulua korjaavat toimet tai kurinpitotoimet, sovittelu, ristiriitojen ratkaiseminen tai muut toimet asian vakavuuden ja luonteen mukaan.
Viides vaihe – Jaa tulokset ja ehdotetut toimet
Jaa tulokset ja ehdotetut toimet ensin johdolle, mikäli se on asianmukaista. Anna tietoa toteutettavista toimista ja mahdollisista seurantatoimenpiteistä.
Jaa sitten lopullinen päätös syytösten kohteena olevan henkilön kanssa ja toteuta tilanteen korjaamiseksi vaiheessa 5 määrittämäsi toimet asianmukaisella tavalla.
Ilmoita lopuksi tutkimuksen tuloksista ilmoituksen tekijälle, mutta älä jaa luottamuksellisia tietoja, joihin voivat kuulua lopputulos ja syytösten kohteena olevaan henkilöön kohdistetut toimet. Tämä voi olla vaikea keskustelu, ja se on hoidettava asianmukaisesti.
Kuudes vaihe – Arvioi tehokkuus
Arvioi säännöllisesti toteutettujen toimien tehokkuutta ja seuraa tilannetta varmistaaksesi, että asia on käsitelty asianmukaisesti.
Seuraa tarvittaessa osapuolten tilannetta. Tämä on ratkaisevan tärkeä vaihe, joka jää usein huomiotta ja voi johtaa asian pahenemiseen tai jopa kostotoimia koskevan tapauksen syntymiseen.
Huomautus kostotoimista
EEOC:n mukaan kostotoimet ovat yleisimmin väitetty syrjinnän peruste, kuten EEOC kertoo.
Tutkintaan osallistuvien muistuttaminen yrityksesi kostotoimien vastaisesta toimintaperiaatteesta mainitaan useissa edellä kuvatuissa vaiheissa. Kaikkien osapuolten on ymmärrettävä, että työpaikalla vallitsee nollatoleranssi kostotoimia kohtaan.
Oikea-aikainen, puolueeton ja oikeudenmukainen henkilöstöhallinnon tutkimus
On tärkeää huomata, että henkilöstöhallinnon tutkimukset tulee toteuttaa oikeudenmukaisesti, luottamuksellisesti ja lakisääteisten vaatimusten sekä yrityksen toimintaperiaatteiden mukaisesti. Ensisijaisena tavoitteena on varmistaa turvallinen, osallistava ja vaatimustenmukainen työympäristö sekä puuttua mahdollisesti ilmeneviin ongelmiin.
Edellä kuvattuja vaiheita noudattamalla seuraavan tutkimuksesi tulisi olla oikea-aikainen, puolueeton ja oikeudenmukainen.
Tilaa People Managing People -uutiskirje pysyäksesi ajan tasalla People Managing Peoplen uusimmista uutisista.
Lisäresursseja työntekijäsuhteisiin liittyvien asioiden käsittelyn tueksi:
