12 vinkkiä työn ja vapaa-ajan tasapainon parantamiseen etätiimeille ja -organisaatioille &
Tuntuuko koskaan siltä, ettei uloskirjautuminen riitä työn ja kotielämän tasapainottamiseen? Et ole yksin.
Äskettäisessä PMP-kyselyssä 68 % ammattilaisista kertoi harkitsevansa äärimmäistä työn ja muun elämän erottamista, kuten sarjassa ”Severance”. Työuupumus ja hämärtyneet rajat vievät tiimit äärirajoilleen. Etätyössä on etunsa, mutta ilman tasapainoa se voi heikentää hyvinvointia.
Tässä artikkelissa tarkastelemme, mikä aiheuttaa tämän irtaantumisen tunteen – ja miten voit parantaa etätyön ja muun elämän tasapainoa tinkimättä henkilökohtaisesta ajastasi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä työn ja muun elämän tasapaino tarkoittaa?
Työn ja muun elämän tasapaino tarkoittaa kykyä vastata työsi vaatimuksiin uhraamatta henkilökohtaista hyvinvointiasi. Siinä on kyse selkeiden rajojen vetämisestä työn ja kaiken muun tärkeän – perheen, levon, harrastusten ja oman ajan – välille.
Ilman tätä erottelua työuupumuksesta tulee todellinen riski. Mitä pidempään jatkat ilman palautumista, sitä enemmän menetät energiaa, keskittymiskykyä ja tyytyväisyyttä. Tasapaino auttaa suojautumaan tältä tekemällä tilaa palautumiselle.
Miten työn ja muun elämän tasapainoa voi parantaa etätyössä
Hajautettujen tiimien johtaminen voi hämärtää työn ja muun elämän välisiä rajoja, joten jäsennelty ajanhallinta on tärkeää. Tässä on seitsemän asiaa, joita työntekijänä voit tehdä, jotta työn ja muun elämän tasapaino olisi mahdollista saavuttaa kotoa työskennellessäsi.
1. Pidä työajoista kiinni säännöllisen aikataulun avulla
Joustavat työajat ovat yksi etätyön olennaisista tekijöistä. Vaikka ne ovat houkutteleva etu, toimistoajan ja perheajan välillä on aina hieno raja, ja jälkimmäinen jää yleensä uhrauksen kohteeksi. Työtuntien kirjaaminen on hyvä tapa seurata päivääsi.
On olemassa useita ohjelmistovaihtoehtoja, joiden avulla työntekijät voivat kirjautua etänä ”sisään” ja seurata työaikaansa. Tämä kannustaa ihmisiä pitämään säännöllisiä taukoja ja aikatauluttamaan työn perheen tarpeiden mukaan. Tiukka työaikataulu kannustaa etätyöntekijöitä työskentelemään samalla tavalla kuin toimistolla.
2. Vähennä häiriötekijöitä työaikana
Etätyöhön voi liittyä useita häiriötekijöitä. Pomodoro-tekniikka on työskentelymenetelmä, jossa keskitytään lyhyisiin työskentelyjaksoihin ja parannetaan keskittymistä. Selvitä, mikä häiritsee sinua eniten, ja pidä sitä päivän työskentelymotivaationasi.
Tällaisia asioita voivat olla:
- ajan viettäminen perheen kanssa
- kirjan lukeminen
- YouTube-videon katsominen
- musiikkikappaleen soittamisen opetteleminen.
Tällaisten toimintojen käyttäminen palkintona työpäivän jälkeen johtaa parempaan työn ja muun elämän tasapainoon.
Sosiaalinen media auttaa viisaasti käytettynä pitämään yhteyttä perheeseen ja ystäviin, mutta sen käyttö on tärkeää rajoittaa työajan jälkeiseen aikaan tai tauoille. Yhteydenpito ja yhteyden säilyttäminen perheeseen ja läheisiin ovat erittäin tärkeitä mielenterveydelle ja terveellisen työn ja muun elämän tasapainon ylläpitämiselle.
3. Pidä kymmenen minuutin taukoja
Toimistotyöhön kuuluu yleensä säännöllisiä kahvi- ja vesitaukoja sekä muita lyhyitä taukoja. Tutkimukset osoittavat, että kotoa työskentelevät työntekijät tuntevat syyllisyyttä tällaisten taukojen pitämisestä.
Kuten todettua, etätyöhön liittyy omat ainutlaatuiset stressitekijänsä, ja säännölliset tauot voivat auttaa lievittämään osaa tästä stressistä.
Tässä on muutama nopea tapa vähentää näitä stressitekijöitä:
- Aseta hälytys muistuttamaan itseäsi siitä, että nouset tietoisesti ylös ja lähdet kävelylle
- Pidä puheluiden välillä viiden minuutin tauko ja pese kahvikuppi tiskialtaassa
- Tee nopea välipala itsellesi ja lapsille tai vietä aikaa koirasi kanssa
- Vaihda kuulumisia työkaverin tai ystävän kanssa viiden minuutin puhelun ajan.
Nämä virkistävät tauot auttavat kehoa ja aivoja saamaan lisää energiaa.
Kotoa työskentely ei tarkoita, että sinun pitäisi pidättäytyä pitämästä samoja taukoja kuin toimistolla.
4. Varaa aikaa ”ei-videomuotoisille” kokouksille
Kaikki eivät tunne oloaan mukavaksi kameran edessä 9 tuntia päivässä. Vaikka Zoomista ja Google Meetistä on tullut osa jokapäiväistä elämäämme, henkilökohtaisten erojen vuoksi kaikki eivät tunne oloaan mukavaksi videovuorovaikutuksessa.
Vältä peräkkäisiä videokokouksia. Kerro tiimillesi, milloin olet tavoitettavissa videopuheluita varten, ja määritä ajanjaksoja, jolloin käytetään vain äänipuheluita videopuheluiden sijaan.
5. Luo rauhoitettu työskentelyalue
Etätyö on suonut työntekijöille mahdollisuuden valita, missä he haluavat työskennellä. Myös virtuaalisella työllä täytyy kuitenkin olla selkeät rajat, jotta työntekijät voivat kokea olevansa töissä. Selkeästi määritelty työskentelypaikka auttaa ehdottomasti luomaan ”toimistomaisen” tunnelman.
Mukavia työpöytiä ja -tuoleja on saatavilla Amazonista ja muista toimistotarvikeliikkeistä. Muista järjestää itsellesi 8–10 tunnin ajaksi hyvä alaselän ja ranteiden tuki. Tämä poistaa fyysistä rasitusta, mikä auttaa vähentämään kokonaisvaltaista työstressiä.
6. Selvitä, miten vietät ”omaa aikaa” työpäivän aikana tai sen jälkeen
Lukeminen, musiikin kuunteleminen tai uutisten seuraaminen ovat asioita, joita yleensä teemme matkustaessamme toimistolle ja sieltä kotiin. Etätyössä tämä ”oma aika” jää vähemmälle, mikä voi johtaa stressiin tuottavasta työpäivästä huolimatta.
Miten siis voimme saavuttaa tämän ”oman ajan” etätyön aikana? Muutamia esimerkkejä ovat:
- 30 minuuttia liikuntaa
- 15 minuuttia kirjan lukemista tee- tai kahvikupin äärellä
- Harrastuksen aloittaminen ja 15–20 minuutin käyttäminen siihen liittyvän asian opetteluun
- 20 minuuttia meditaatiota.
Kaikki, mikä auttaa sinua pysymään yhteydessä itseesi, on hyvä tapa selviytyä virtuaalisista työpäivistä. Älä epäröi pitää lomaa. Vaikka kotoa työskennellessä työmatkoihin kuluva aika on lyhyempi kuin toimistolla työskennellessä, tarvitset silti henkilökohtaista aikaa työn ulkopuolisiin asioihin.
7. Tiedä, milloin pyytää apua
Joskus työpäivät voivat venyä pitkiksi tai työtehtäviä kasaantua, mikä lisää stressitasoa. Sinun ei tarvitse yrittää olla sankari. Pyydä vain apua. Arvosta itseäsi riittävästi ymmärtääksesi, että tarvitset apua, jotta voit vähentää loppuunpalamisen riskiäsi.
Henkilökohtainen ja ammatillinen elämä on tasapainotettava. Tarvitsitpa apua lastenhoidossa tai koitpa perheen tarpeet ylivoimaisiksi, apu on vain pyynnön päässä.
Miten esihenkilöt voivat auttaa parantamaan työn ja vapaa-ajan tasapainoa?
Myös organisaation vastuulla on tukea etätyötä. Kun työympäristö on miellyttävä ja esihenkilöt tukevat tiimin jäseniä, stressitasot laskevat. Tässä on muutamia asioita, joita esihenkilöt voivat harkita etätyötä tekevien tiimin jäsenten hyväksi.
1. Johda tiimiä ylätasolla
Luota työntekijöihin ja anna heidän tehdä työnsä – kotoa työskentely ei tarkoita, että he katsovat lasten kanssa Disney-kanavaa koko päivän. Työntekijät ovat riittävän vakavia ja vastuullisia tietääkseen, mitä tehtäviä päivän aikana on hoidettava, vaikka he työskentelisivät kotoa. Tiimin mikromanageeraus johtaa tehottomaan, varovaiseen ja joskus jopa kapinalliseen toimintaan.
Olettamus siitä, että työntekijät surffailevat netissä, katsovat Youtube-videoita ja hakevat uusia työpaikkoja LinkedInissä, ei auta sinua parantamaan yrityskulttuuria. Kun työntekijöihin luotetaan, että he ylläpitävät hyvää työn ja vapaa-ajan tasapainoa, ja heille tarjotaan tarvittavaa tukea, työntekijöiden ja tiimien stressitasot laskevat.
Päivän päätteeksi tärkeintä ei ole tehtävien laskeminen, vaan työhön keskittyminen ja työn saattaminen päätökseen. Ei se, kuinka kauan siihen kuluu tai milloin se tehdään. Kunhan yleiset tavoitteet saavutetaan, ylätason johtaminen on hyvä tapa rakentaa luottamusta työntekijöihin, kun taas mikromanageeraus saa sinut menettämään sen.
2. Kannusta lisää eriaikaiseen työskentelyyn
Odotus siitä, että työntekijä on verkossa ja tavoitettavissa jokaisen lähettämäsi ilmoituksen aikana, on sama kuin odottaisit työntekijän hakevan sinulle kahvia joka tunti perinteisessä toimistossa. Työnantajat käyttävät Hubstaffin kaltaisia ohjelmistoja seuratakseen työntekijöiden ruutuaikaa ja työaikoja. Vaikka tämä saattaa auttaa esihenkilöä seuraamaan työntekijän tehtäviä COVID-19-pandemiaa edeltäneen ympäristön tapaan, työntekijöistä tuntuu, että heihin luotetaan vähemmän.
Yksi tapa vähentää epämukavuutta ja huomioida kotoa työskentelyyn liittyvät keskeytykset on varata kalenteriin eriaikaista työskentelyaikaa. Esihenkilöt voivat suorittaa tehtävänsä ennen kokouksiin siirtymistä. Lisäksi työntekijät voivat työskennellä vapaasti ilman jatkuvaa tarkkailua.
3. Tue joustavia työaikoja
American Psychological Association edistää joustavaa työskentelyä ja korostaa sen myönteistä vaikutusta työsuoritukseen, stressitasoihin ja työn ja muun elämän tasapainoon. Teollisuuspsykologit uskovat lahjakkuuksien optimointiin organisaatiokulttuuria ylläpitäen.
Näinä COVID-19:n aikoina organisaatioille on suuri haaste löytää keino houkutella oikeanlaista osaamista, edistää heidän menestystään ja pitää nykyinen osaaminen organisaatiossa.
Joustavat työajat ovat yksi ”houkuttelevista” tavoista pitää kiinni nykyisestä osaamisesta. Vaikka Chung (2015) kertoo, kuinka etätyö ja joustavat työajat sopivat lapsiperheille, hän kertoo myös, kuinka joustavat työajat antavat työntekijöille mahdollisuuden kehittää harrastuksiaan ja muita taitojaan.
Jos esimerkiksi kahden työssäkäyvän aikuisen perhe ottaa käyttöön joustavan työajan, toinen voi työskennellä aamulla ja toinen iltapäivästä alkaen. Kodin ja perheen askareiden jakaminen helpottuu, kun työajat ovat erilaiset.
Avoimien kalentereiden pitäminen yhteisesti sopivien aikojen jakamiseksi sekä avoin ja rehellinen viestintä työntekijöiden kanssa heidän ajankäyttöönsä liittyvistä rajoitteista luovat tuottavan työympäristön ja parantavat työntekijöiden työaikoja. Lisäksi 9/80-työaikataulun käyttöönotto voisi lisätä joustavuutta ja tuottavuutta tarjoamalla työntekijöille joka toisen perjantain vapaaksi.
4. Osoita ymmärrystä poissaoloja kohtaan ja hyväksy ne
Myös kotoa työskentelevä työntekijä tarvitsee tauon. Se, kuinka paljon organisaatio kiinnittää huomiota työntekijöiden henkiseen ja fyysiseen hyvinvointiin, heijastuu organisaation työkulttuuriin. Taukojen tai vapaan kieltäminen terveys- tai perheasioiden hoitamiseksi tai lomalle lähtemiseksi, pidempien työpäivien kannustaminen ja lounastaukojen poistaminen eivät ole myönteisiä toimintatapoja.
Esihenkilöiden on ymmärrettävä lepoajan arvo kotoa työskenteleville työntekijöille. Mahdollisuus palautua ja virkistyä vähentää työntekijöiden loppuunpalamista ja kannustaa heitä pysymään organisaatiossa pidempään.
5. Muuta etätyöntekijöiden työsuorituksen mittareita
Vaikka KPI-mittareiden määrittäminen ja tavoitteiden asettaminen on helpompaa esimerkiksi valmistus- tai vähittäiskaupan aloilla, älyllistä tai tietotyötä tekevien työntekijöiden tavoitteiden määrittäminen voi olla vaikeaa. Vanhentuneiden suorituksen arviointimenetelmien, kuten ajoissa töihin saapumisen ja määrätyn kahdeksan tunnin työskentelyn, käyttäminen lisää tarpeettomasti työntekijän stressitasoa.
COVID-19-pandemian aikana jotkut esihenkilöt suhtautuivat vastahakoisesti työntekijöidensä mikromanageerauksen vähentämiseen. Kun kotoa työskentelystä tulee merkittävä osa työkulttuuria, esihenkilöiden on löydettävä erilaisia tapoja motivoida työntekijöitään.
Siksi itsenäisesti asetettujen tavoitteiden käyttäminen, työntekijöiden vastuun lisääminen ajankäytön seurannassa, suunnittelussa ja aikatauluttamisessa sekä viikoittaisten 1:1-tapaamisten pitäminen ovat tehokkaampia tapoja motivoida työntekijöitä ja parantaa suoritusta kotoa työskenneltäessä.
On virhe olettaa, että toimiston ulkopuolella työskentelevä työntekijä on laiska. Kotoa työskentelevät työntekijät saavuttavat parempia tuloksia, ja heidän sitoutumisensa ja innovointinsa ovat paremmalla tasolla.
Muuttakaa toimintatapoja ja esittäkää työntekijöillenne nämä 5 vaikuttavaa suorituksen arviointiin liittyvää kysymystä.
Lopuksi
Jatkuvassa tutkimuksessa Microsoft on havainnut, että yhteistyö parani kotoa työskenneltäessä, ja tuore Gartnerin talousjohtajatutkimus osoitti, että lähes 74 % työnantajista aikoo siirtää työntekijöitään etätyöhön.
Työn ja henkilökohtaisen elämän tasapainottaminen etätyössä on sekä työntekijän että työnantajan vastuulla. Etätyön mukanaan tuomiin haasteisiin ei ole yhtä ainoaa ratkaisua.
Ajan käyttäminen sopivan seuranta- ja yhteydenpitorytmin löytämiseen, viestintään, empatian osoittamiseen, tiimin tukemiseen ja työntekijöiden mukavuusalueiden huomioimiseen auttaa tekemään kotoa työskentelystä toimivan normaalin käytännön tulevina vuosina.
Sekä itsenäiset asiantuntijat että esihenkilöt voisivat myös hyötyä yhdestä tai kahdesta etätyökurssista.
Tässä vielä lukemista oman ja tiimin jäsenten hyvinvoinnin tukemiseksi:
- 7 parasta etätiimin ryhmäytymisaktiviteettia
- 10 parasta työntekijöiden hyvinvointialustaa työntekijöiden terveyteen ja hyvinvointiin
- 27 parasta käytäntöä etätiimien johtamiseen
- 10 parasta työntekijöiden työvuorosuunnittelun ohjelmistoa
- Kuinka muutat tiimisi uupumuksesta sitoutuneeksi
- Nelipäiväinen työviikko: Homerunin menestystarina
- 11 ryhmäytymistä käsittelevää podcastia
