Etätyöpyynnöt ovat oire – eivät ongelma
Avat sähköpostisi ja stressitasosi nousee: jälleen yksi sähköposti, jonka otsikkona on ”Voinko työskennellä huomenna kotoa käsin?”
Se on yksi useista sähköposteista, joita olet saanut viime kuukauden aikana: taukoamaton pyyntöjen virta etätyöstä, joissa pyydetään yksittäisiä poikkeuksia käytäntöönne.
Tämä jatkuva tulva ei ole vain logistinen päänvaiva. Se on vilkkuva punainen varoitusvalo, joka kertoo syvemmästä ongelmasta. Työntekijäsi eivät sitoudu yrityksesi etätyökäytäntöön.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nämä pyynnöt kertovat ristiriidasta yrityksen työpaikkaa koskevan vision ja työntekijöiden todellisten kokemusten välillä. Näiden pyyntöjen sivuuttaminen ja pelkkänä nurinana pitäminen heikentää työmotivaatiota.
Selvitä ”miksi”: etätyöpyyntöjen todellisten syiden jäljille
Aloita huolellisesti laaditulla, nimettömällä etätyökyselyllä.
Työntekijäkysely on ensimmäinen tiedonhankintakeinosi, jonka avulla voit kerätä laajasti tietoa ja tunnistaa suuntauksia. Esitä suoria kysymyksiä:
- ”Mitkä ovat suurimmat haasteesi nykyisessä työjärjestelyssä?”
- ”Mitkä etätyön osa-alueet ovat mielestäsi kiinnostavimpia?”
- ”Mitä huolenaiheita sinulla on toimistolla työskentelystä?”
Käytä sekä määrällisiä monivalintakysymyksiä tietojen keräämiseen että laadullisia kysymyksiä saadaksesi pidempiä ja sisällöltään rikkaampia vastauksia.
Pelkkä kysely ei kuitenkaan riitä. Sinun on ymmärrettävä inhimillinen puoli eli tunteet, jotka näitä mieltymyksiä ohjaavat. Tässä fokusryhmät astuvat kuvaan.
Fokusryhmät tarjoavat mahdollisuuden syventää kyselyn tuloksia, siirtyä lukujen tuolle puolen ja tarkastella ihmisten todellisia kokemuksia.
Taitava ohjaaja johdattaa keskustelua ja auttaa tuomaan esiin vivahteet, lausumatta jääneet huolet sekä tietojen taustalla olevat yksittäiset tarinat. Ennen fokusryhmää ohjaaja voi hyödyntää kyselyvastauksia keskusteluoppaan laatimisessa fokusryhmiä varten, jolloin keskeisten tietojen selvittämiseen tarvitaan vähemmän aikaa ja vaivaa.
Näissä tapaamisissa saat selville todelliset syyt vastahakoisuuden taustalla. Työntekijöistä voi esimerkiksi tuntua, ettei toimistolla työskentely tarjoa riittävästi arvoa tai mahdollisuuksia yhteydenpitoon keskeisten tiimin jäsenten kanssa. Ehkä heidän on vaikea sovittaa yhteen työ ja perheeseen liittyvät velvollisuudet. Ehkä he ovat kotona tuottavampia.
On myös mahdollista, että yrityksesi nykyinen käytäntö ei aidosti vastaa nykyaikaisen työpaikan todellisuutta. Sinun on päästävä näiden tuntemusten ytimeen.
Tietojen hankkimisen lisäksi kysely ja fokusryhmät yhdessä saavat työntekijäsi tuntemaan, että heitä kuunnellaan. Tämä osoittautuu ratkaisevan tärkeäksi seuraavassa vaiheessa, jossa työntekijöiden huolenaiheisiin puututaan.
Työntekijöiden huolenaiheisiin puuttuminen
Kun sinulla on käytössäsi nämä laadukkaat laadulliset tiedot, olet valmis toimimaan. Olet kuunnellut ja ymmärtänyt, joten voit nyt vastata tehokkaasti. Tämä voi tarkoittaa nykyisen käytännön vahvistamista joidenkin muutosten kera. Nyt voit perustella sen empaattisesti ja ymmärtäen.
Todennäköisesti huomaat, että kyselyn ja fokusryhmien pohjalta laaditut selkeät selitykset nykyisille henkilöstöhallinnon käytännöille voivat rakentaa luottamusta työntekijöiden kanssa ja lisätä sitoutumista nykyisiin käytäntöihin.
Tietojen hankkimisen lisäksi kysely ja fokusryhmät yhdessä saavat työntekijäsi tuntemaan, että heitä kuunnellaan. Tämä osoittautuu ratkaisevan tärkeäksi seuraavassa vaiheessa, jossa työntekijöiden tärkeisiin tarpeisiin puututaan.
Etätyökäytännön hienosäätö
Haluan jakaa tosielämän esimerkin. Minut kutsuttiin konsultiksi auttamaan keskisuurta asianajotoimistoa, joka kamppaili juuri tämän ongelman kanssa. Heillä oli käytäntönä kolme päivää toimistolla ja kaksi päivää etänä. Poikkeuspyyntöjä kuitenkin tulvi jatkuvasti.
Toteutimme kyselyn ja järjestimme sen jälkeen fokusryhmiä. Tulokset olivat valaisevia. Monien asianajajien mielestä kolmen päivän vaatimus oli mielivaltainen. He arvostivat etätyön joustavuutta, erityisesti keskittymistä vaativissa tehtävissä.
He kuitenkin myönsivät myös lähityöskentelyn tärkeyden työnsä tietyissä osa-alueissa, kuten monimutkaisissa neuvotteluissa ja nuorempien työntekijöiden mentoroinnissa. Fokusryhmät paljastivat, että työntekijät halusivat enemmän itsenäisyyttä työaikataulujensa hallintaan nykyisen käytännön puitteissa.
Asiaa harkittuaan kumppanitapaamisessa johto vahvisti sitoutumisensa kolmen toimistopäivän käytäntöön. Samalla se kuitenkin tunnusti työntekijöiden joustavuuden tarpeen.
Asianajotoimiston toimitusjohtaja kertoi kaikille asianajajille käytännön perustelut ja korosti lähityöskentelyn arvoa tietyissä tehtävissä. Samalla käytäntöön tehtiin pieniä muutoksia, jotka mahdollistivat suuremman joustavuuden sen suhteen, mitkä kaksi päivää asianajajat valitsivat etätyöpäiviksi.
Tämä lähestymistapa osoitti asianajajille, että heidän huolenaiheensa oli kuultu ja että yrityksellä oli käytännöllinen syy käytännölleen, mutta se oli myös valmis tekemään muutoksia.
Kysely osoitti, että tyytyväisyys yrityksen etätyökäytäntöön kasvoi 20 prosenttia projektin päättymisen jälkeen.
Harkitse käytännön kokonaisuudistusta
Varaudu kuitenkin siihen, että nykyinen käytäntösi saattaa tarvita kokonaisuudistuksen. Tiedot voivat paljastaa, että joustavampi malli sopii paremmin työvoimallesi.
Suhtaudu avoimesti siihen mahdollisuuteen, että työntekijät pyytävät etätyömahdollisuutta, koska he todella kokevat olevansa siten tuottavampia. Olennaista on lähestyä tätä prosessia avoimin mielin ja halukkaana mukautumaan.
Kohtasin erilaisen tilanteen tilitoimistossa. Heillä oli vaikeuksia pitää kiinni osaajistaan, ja heillä oli tiukka kokoaikaista toimistotyötä koskeva käytäntö. Kyselyn ja fokusryhmäkeskustelujen jälkeen kävi selväksi, että käytäntö oli merkittävä tyytymättömyyden lähde.
Työntekijät, erityisesti nuoremmat työntekijät, arvostivat työn ja vapaa-ajan tasapainoa ja kokivat voivansa olla yhtä tuottavia tai jopa tuottavampia etätyössä. He halusivat enemmän autonomiaa ja joustavuutta.
Yrityksen johto kuunteli tätä palautetta tarkasti. He ottivat rohkean askeleen ja antoivat yksittäisille tiimeille valtuudet päättää, miten ja milloin niiden tulisi tulla toimistolle.
Tulokset olivat huomattavia. Työilmapiiri parani merkittävästi, ja yritys saavutti seuraavien kuuden kuukauden aikana 10 prosentin tuottavuuden kasvun sekä 26 prosentin kasvun työntekijöiden pysyvyydessä. Tämä joustava lähestymistapa auttoi yritystä myös houkuttelemaan huippuosaajia kilpailuilla markkinoilla.
Tulevaisuuteen valmis työpaikka
Vanhat työnteon mallit murenevat, ja uusia toimintatapoja syntyy. Menestyvät yritykset ovat niitä, jotka luottavat työntekijöihinsä. Jatkuvat etätyöpyynnöt eivät ole uhka. Ne ovat mahdollisuus.
Vedä siis syvään henkeä. Perehdy tietoihin. Käy merkityksellisiä keskusteluja. Suorita etätyötä käsittelevä kurssi. Kokoa kaikki yhteen. Ja päädy etätyökäytäntöön, joka vastaa työntekijöidesi tarpeita ja tulevaisuuden vaatimuksia.
Työntekijäsi arvostavat sitä. Se hyödyttää myös tulostasi. Lisäksi johdat tietä kohti tulevaisuuteen valmistautunutta työpaikkaa. Tämä on tilaisuutesi loistaa johtajana ja osoittaa, ettet ainoastaan johda työvoimaa vaan rakennat yhteisöä.
