Miten valita sisäisen viestinnän ohjelmisto

1. Paketin joustavuus

Pakettien joustavuuden ansiosta voit mukauttaa tilaustasi tarpeidesi muuttuessa. Tämä on tärkeää, koska tiimisi saattaa kasvaa tai muuttua, etkä halua jäädä kiinni pakettiin, joka ei enää vastaa tarpeitasi. Etsi palveluntarjoajia, jotka tarjoavat helppoja päivityksiä tai paketin vaihtamista pienempään ilman seuraamuksia. Kysy esittelyjen aikana, miten tiimin koon muutokset vaikuttavat hinnoitteluun ja ominaisuuksiin.

2. Tietojen käyttö ja raportointi

Tietojen käyttö ja raportointi auttavat seuraamaan viestinnän tehokkuutta ja tiimin sitoutumista. Tarvitset työkaluja, jotka tarjoavat selkeitä ja mukautettavia raportteja siitä, mikä toimii ja mikä ei. Vältä ohjelmistoja, jotka piilottavat tiedot monimutkaisten prosessien taakse. Testaa raportointiominaisuudet kokeilujaksojen aikana luomalla esimerkkiraportteja ja tarkistamalla niiden hyödyllisyys.

3. Integrointi teknologiapinoosi

Integrointi olemassa oleviin työkaluihin varmistaa sujuvan työnkulun ja tietojen yhdenmukaisuuden. Tarkoituksena on varmistaa, että ohjelmisto toimii yhdessä jo käyttämiesi työkalujen, kuten kalenterien tai projektinhallintasovellusten, kanssa. Kysy esittelyjen aikana integraatioista ja pyydä toimittajilta esimerkkejä. Kokeile yhdistää ohjelmisto yhteen nykyisistä työkaluistasi kokeilujakson aikana.

4. Käyttöönotto ja tuki

Tehokas käyttöönotto ja tuki voivat ratkaista, millaiseksi tiimisi kokemus uuden ohjelmiston kanssa muodostuu. Haluat palveluntarjoajan, joka tarjoaa kattavaa koulutusta ja nopeaa tukea. Kysy päätöksentekoprosessin aikana koulutusmateriaaleista ja tukipyyntöjen vastausajoista. Testaa tuki ottamalla yhteyttä kysymyksen kanssa ja selvittämällä, kuinka nopeasti saat vastauksen.

5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet

Roolipohjaisten käyttöoikeuksien avulla voit hallita sitä, kuka näkee mitäkin ohjelmistossa. Tämä on olennaista tietoturvan ylläpitämiseksi ja sen varmistamiseksi, että oikeilla henkilöillä on pääsy oikeisiin tietoihin. Etsi työkaluja, joiden avulla käyttöoikeudet voi helposti määrittää ja säätää. Tutki esittelyn aikana, miten käyttöoikeuksia määritetään ja hallitaan.

6. Mukautusmahdollisuudet

Mukautusmahdollisuuksien avulla voit sovittaa ohjelmiston tiimisi yksilöllisiin tarpeisiin. Tämä voi tarkoittaa käyttöliittymien säätämistä tai tiettyjen ilmoitusasetusten määrittämistä. Etsi ohjelmisto, joka tarjoaa laajan valikoiman mukautusasetuksia. Kokeile kokeilujaksojen aikana mukautusominaisuuksia nähdäksesi, miten ne sopivat työnkulkuusi.

7. Automaatio-ominaisuudet

Automaatio-ominaisuudet säästävät aikaa hoitamalla toistuvia tehtäviä. Esimerkiksi muistutusten tai rutiinipäivitysten automatisointi voi vapauttaa aikaa tärkeämpään työhön. Etsi työkaluja, jotka tarjoavat käytännöllisiä automaatiovaihtoehtoja prosesseihisi sopivalla tavalla. Testaa tämä määrittämällä automatisoitu tehtävä demon aikana.

8. Mobiili- tai usean sijainnin tuki

Mobiili- tai usean sijainnin tuki varmistaa, että tiimisi voi viestiä tehokkaasti riippumatta siitä, missä sen jäsenet ovat. Tämä on erityisen tärkeää, jos yrityksessäsi työskentelee etätyöntekijöitä tai sillä on useita toimistoja. Tarkista, tarjoaako ohjelmisto monipuoliset mobiilisovellukset tai verkkokäytön. Testaa mobiilisovellusta kokeilujakson aikana varmistaaksesi, että se on helppokäyttöinen ja luotettava.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Sisäisen viestinnän ohjelmiston valinta: 5-vaiheinen toimintamalli

Oikean sisäisen viestinnän ohjelmiston valinta edellyttää tiimisi erityistarpeiden ymmärtämistä ja kyseisiin vaatimuksiin sopivien vaihtoehtojen arviointia. Keskittymällä keskeisiin toimintoihin ja niiden yhteensopivuuteen tavoitteidesi kanssa voit tehdä perustellun valinnan. Tässä on yksinkertainen vaiheittainen opas, joka auttaa sinua prosessissa:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Aloita selvittämällä, mitä tiimisi tarvitsee sisäisen viestinnän ohjelmistolta. Näin voit kerätä näkemyksiä keskeisiltä sidosryhmiltä, kartoittaa nykyiset haasteet ja sovittaa tarpeesi yhteen laajempien tavoitteiden kanssa:

Kerää sidosryhmien näkemykset

Keskustele henkilöstöhallinnon, IT-osaston ja johdon edustajien kanssa saadaksesi kattavan kuvan tiimisi viestintätarpeista. Työntekijät voivat kertoa arjen haasteista. Laadi luettelo osallistettavista henkilöistä ja sovi lyhyitä tapaamisia tai kyselyitä heidän näkemystensä keräämiseksi.

Luettele ja priorisoi ongelmakohdat

Tunnista, mikä nykyisessä järjestelmässäsi ei toimi. Viestit saattavat esimerkiksi kadota tai vastausajat olla pitkiä. Laadi luettelo näistä ongelmista ja aseta ne tärkeysjärjestykseen vaikutusten perusteella. Näin voit keskittyä ensin korjaamista eniten vaativiin asioihin.

Sovita tarpeet yhteen sisäisten käytäntöjen kanssa

Tarkista, miten tarpeesi sopivat yhteen yrityksen käytäntöjen ja vaatimustenmukaisuusvaatimusten kanssa. Ota huomioon toimittajiin liittyvät mieltymykset ja turvallisuusprotokollat. Varmista, että ohjelmisto tukee tietosuojalakeja tai toimialakohtaisia säädöksiä, jos niitä sovelletaan.

Erota välttämättömät ominaisuudet muista

Erota ominaisuudet, joita ilman ette voi tulla toimeen, niistä, jotka olisivat vain hyödyllisiä. Välttämättömiin ominaisuuksiin voivat kuulua mobiilikäyttö tai integrointi olemassa oleviin työkaluihin. Laadi kaksi luetteloa arviointiprosessisi tueksi.

Esitä nämä kysymykset:

• Mitä valituksia tai esteitä ilmenee useimmin?
• Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
• Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme tärkeintä ongelmakohtaa?
• Millaista sijoitetun pääoman tuottoa odotat tältä investoinnilta?
• Miten ohjelmisto vastaa tietoturva- ja vaatimustenmukaisuustarpeisiimme?

Vaihe 2: Tutki sisäisen viestinnän ohjelmistotoimittajia

Tutki ja arvioi sisäisen viestinnän ohjelmistotoimittajia tekemällä perusteellisia vertailuja ja tunnistamalla keskeiset erot:

Tee toimittajista yleiskatsaus

Aloita tutustumalla arvostelusivustoihin, ranking-listoihin ja tapaustutkimuksiin saadaksesi käsityksen eri toimittajien tarjonnasta. Etsi käyttäjäpalautteesta toistuvia suuntauksia ja huomioi toistuvat teemat. Näin voit tunnistaa toimittajat, jotka täyttävät jatkuvasti käyttäjien odotukset.

Vertaa liiketoiminnan tarpeiden perusteella

Arvioi, miten kukin työkalu sopii yrityksesi kokoon ja tarpeisiin. Jotkin työkalut soveltuvat paremmin pienille tiimeille, kun taas toiset on suunnattu suuremmille yrityksille. Päätä, haluatko ulkoistaa ratkaisun vai luoda sen itse. Laadi luettelo kriteerisi täyttävistä toimittajista.

Tunnista keskeiset erot

Keskity siihen, mikä erottaa kunkin toimittajan muista. Tarkastele esimerkiksi käyttöönottotukea, käyttökokemusta ja joustavuutta erityisiin käyttötapauksiin. Arvioi, miten kukin toimittaja vastaa ainutlaatuisiin haasteisiin, joita tiimisi saattaa kohdata. Dokumentoi nämä erot, jotta niitä on helppo vertailla myöhemmin.

Dokumentoi havaintosi

Pidä tutkimuksesi ajan tasalla dokumentoimalla havaintosi. Luo laskentataulukko tai asiakirja, jossa on sarakkeet toimittajan nimelle, keskeisille ominaisuuksille, erottaville tekijöille ja muille asiaankuuluville tiedoille. Tämä auttaa tekemään perustellun päätöksen.

Esitä nämä kysymykset:

• Missä kukin työkalu on parhaimmillaan?
• Sopiiko se tiimisi kokoon, budjettiin ja teknologia-arkkitehtuuriin?
• Millä tavoin tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
• Miten se käsittelee integroinnin olemassa olevien työkalujen kanssa?
• Mitä käyttäjäarvioissa sanotaan käytön helppoudesta?

Parhaat harkittavat sisäisen viestinnän ohjelmistot

Tässä on luetteloni kymmenestä parhaasta saatavilla olevasta sisäisen viestinnän ohjelmistovaihtoehdosta, joiden avulla pääset alkuun haussa:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Haystack — Paras nopeisiin koko yrityksen päivityksiin
2. 2. Motivosity — Paras tunnustamiseen perustuvaan viestintään
3. 3. ThoughtFarmer — Paras vaatimustenmukaisuuden ja tietoturvan hallintaan
4. 4. Hub — Paras pk-yritysten työntekijäviestinnän intranet
5. 5. Connecteam — Paras mobiililähtöiseen viestintään työpisteettömille työntekijöille
6. 6. Axero — Paras intranet-alusta viestintään ja tekoälypohjaiseen tiedonhallintaan
7. 7. Yodeck — Paras yrityksen päivitysten näyttämiseen
8. 8. Nectar — Paras usean kanavan viestien jakeluun
9. 9. Zoom — Paras korkealaatuisiin videokokouksiin
10. 10. Workvivo — Parhaimmillaan tekoälypohjaisten sitouttamis- ja mielialatyökalujen kanssa

Vaihe 3: Tee sisäisen viestinnän ohjelmistoista esivalinta ja ota yhteyttä

Rajaa toimittajavaihtoehtojasi ja aloita yhteistyöstä keskusteleminen potentiaalisten kumppaneiden kanssa seuraavien vaiheiden avulla:

Tee toimittajista esivalinta

Valitse aiemman tutkimuksesi perusteella 2–4 toimittajaa, jotka vastaavat parhaiten tarpeitasi. Keskity toimittajiin, jotka sopivat tiimisi kokoon, budjettiin ja ominaisuusvaatimuksiin. Esivalinta auttaa keskittämään ponnistelusi lupaavimpiin ehdokkaisiin.

Lähetä RFI tai RFP

Harkitse tietopyynnön (RFI) tai sisäisen viestinnän ohjelmistoa koskevan tarjouspyynnön (RFP) lähettämistä saadaksesi yksityiskohtaisia tietoja. Tästä on hyötyä, kun tarvitset tarkempia tietoja toimittajien tarjonnasta. RFP:n avulla toimittajat voivat tarjota yksilöllisiä ratkaisuja, jotka vastaavat erityisvaatimuksiasi.

Varaa esittelyjä ja esitä kysymyksiä

Varaa esittely jokaisen esivalitun toimittajan kanssa. Hyödynnä tämä tilaisuus nähdäksesi ohjelmiston toiminnassa ja esittääksesi kohdennettuja kysymyksiä. Laadi luettelo ominaisuuksia, käyttökokemusta ja tukea koskevista kysymyksistä. Näin voit arvioida, kuinka hyvin ohjelmisto vastaa tarpeitasi.

Käytä yhdenmukaisia arviointikriteerejä

Sovella samoja arviointikriteerejä kaikkiin toimittajiin. Tämä varmistaa reilun vertailun ja auttaa tekemään perustellun päätöksen. Luo tarkistuslista tai pisteytysmalli, jonka avulla seuraat, miten kukin toimittaja vastaa vaatimuksiasi.

Esitä nämä kysymykset:

• Voitteko kertoa todellisen asiakastarinan, joka vastaa meidän tilannettamme?
• Millaista tukea tai käyttöönottamisen resursseja tarjoatte?
• Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
• Miten ohjelmistonne käsittelee integroinnin olemassa olevien järjestelmien kanssa?
• Mitkä ovat tyypilliset käyttöönottamiseen kuluvat ajat?

Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu

Muuta toimittajia koskeva tutkimuksesi vakuuttavaksi liiketoimintaperusteluksi, jonka johtoryhmäsi ymmärtää ja jota se tukee:

Tiivistä ongelmakohdat ja tulokset

Kuvaa selkeästi nykyiset ongelmakohdat, joita tiimisi kohtaa, sekä uuden ohjelmiston käyttöönotolta odotettavat tulokset. Korosta, miten nämä muutokset parantavat viestintää ja tuottavuutta. Käytä konkreettisia esimerkkejä arvon osoittamiseen, kuten sähköpostitulvan väheneminen tai päätöksenteon nopeutuminen.

Kustannusarviot ja aikataulut

Hanki toimittajilta perustason kustannusarviot ja käyttöönoton aikataulut. Esitä nämä tiedot selkeästi osoittaaksesi, millaista taloudellista sitoutumista ratkaisu edellyttää. Sisäisen viestinnän ohjelmistojen hinnoittelutietoja löytyy toimittajien verkkosivustoilta, tai voit pyytää tarjouksia. Sisällytä mukaan käyttöönoton aikataulu, jotta odotukset pysyvät realistisina.

Kuvaa sijoitetun pääoman tuotto ja riskit

Selitä sijoitetun pääoman tuotto (ROI) korostamalla tehokkuuden paranemista ja sisäisen viestinnän työkalujen taloudellisia hyötyjä. Keskustele siitä, mitä tiimisi menettää, jos ohjelmistoa ei oteta käyttöön, kuten tehottomuuksien jatkumisesta tai menetetyistä mahdollisuuksista. Osoita, miten oikea ohjelmisto voi pienentää näitä riskejä ja saada aikaan myönteistä muutosta.

Esitä nämä kysymykset:

• Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
• Mitä riskejä liittyy siihen, ettemme tee mitään?
• Mitä taloudellisia ja toiminnallisia hyötyjä tästä on?
• Miten tämä ohjelmisto parantaa tiimin tuottavuutta?
• Mitä mahdollisia kustannussäästöjä tai liikevaihdon kasvuja voidaan saavuttaa?

Vaihe 5: Ota sisäisen viestinnän ohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät

Toteuta sujuva perehdytysprosessi valitsemasi sisäisen viestinnän ohjelmiston käyttöönottoa varten seuraavien vaiheiden avulla:

Viestikää käyttöönottosuunnitelmasta

Kuvaa käyttöönottosuunnitelma selkeästi kaikille käyttäjille. Kerro aikatauluista, tärkeimmistä virstanpylväistä ja siitä, mitä kukin vaihe sisältää. Käytä sähköposteja, kokouksia tai sisäisiä uutiskirjeitä varmistaaksesi, että kaikki ymmärtävät prosessin. Varmista, että käyttäjät tietävät, mitä on odotettavissa ja milloin.

Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt

Nimeä ohjelmiston käyttöönotolle sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. He koordinoivat käyttöönottoa sekä vastaavat kysymyksiin ja ratkaisevat ongelmia. Valitse henkilöt, jotka ymmärtävät sekä ohjelmiston että tiimisi tarpeet. Tämä varmistaa sujuvan siirtymän ja ongelmien nopean ratkaisemisen.

Varmista yhdenmukainen koulutus

Varmista, että kaikki tiimit suorittavat koulutuksen ja ottavat työkalun käyttöön yhdenmukaisesti. Tarjoa pääsy toimittajan koulutusmateriaaleihin ja järjestä käytännön harjoittelua sisältäviä koulutustilaisuuksia. Seuraa osallistumista ja ole yhteydessä tiimeihin, jotka tarvitsevat lisäapua. Tämä edistää yhdenmukaista käyttöä koko organisaatiossa.

Luo palautekanavia

Luo käyttöönoton aikana palautekanavia käyttäjien näkemysten keräämistä varten. Kannusta tiimejä jakamaan kokemuksiaan ja kohtaamiaan haasteita. Hyödynnä toimittajan resursseja näiden ongelmien ratkaisemiseen ja käyttöönottoprosessin parantamiseen. Säännöllinen palaute auttaa kehittämään ohjelmiston käyttöä ja parantaa käyttäjätyytyväisyyttä.

Esitä nämä kysymykset:

• Mikä on muutosjohtamisen suunnitelma?
• Kuka vastaa käyttöönotosta?
• Miten seuraatte varhaista onnistumista?
• Mitä koulutusresursseja on saatavilla?
• Miten käyttäjäpalaute kerätään ja miten siihen reagoidaan?

Mitä seuraavaksi:

Jos parhaillasi tutkit sisäisen viestinnän ohjelmistoja, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan saadaksesi maksuttomia suosituksia.

Täytät lomakkeen ja keskustelet lyhyesti neuvonantajan kanssa tarpeidesi yksityiskohdista. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi lyhyen listan ohjelmistoista. He tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.