Toimistolle paluuta koskevat määräykset: virhe vai hyväksi liiketoiminnalle?

Yksi ongelma kuitenkin ilmeni: saavuttuaan tunnin työmatkan jälkeen toimistolle hän sai tietää, että kokous oli siirretty, koska yksi kokouksen avainhenkilöistä ei päässyt paikalle. 

Tämä tarina ei itsessään ole suuri asia, jos kyse on yksittäisestä tapauksesta tai jos työnantajat sallivat jonkin verran joustavuutta menetetyn etätyöpäivän korvaamiseksi – asiaa, jota hän, kuten niin monet muut tietotyötalouden työntekijät, todella arvostaa. 

Se kuitenkin nostaa esiin laajempia kysymyksiä toimistolla työskentelyn normeista ja odotuksista sekä hybridimallien parhaista käytännöistä, joka on nykyään yksi kolmesta yritysten käytettävissä olevasta vaihtoehdosta. 

”Se on epäkunnioittavaa, ja juuri tällainen epäkunnioitus ajaa kiilan ihmisten ja heidän työnsä väliin”, sanoo Jan van der Hoop, työtehtävään sopivien työntekijöiden löytämiseen keskittyvän osaajien yhteensovittamisalustan Fit First Technologiesin toimitusjohtaja. ”Organisaation on kuunneltava työntekijöitä ja todettava, että tarvitsemme perussäännöt siitä, kuinka usein kokoonnumme yhteen ja mitä tarkoitusta varten. Jos aiomme kokoontua tietyn määrän päiviä viikossa tai kuukaudessa, sovitaan yhdessä, mitä nämä päivät ovat, jotta kaikki tulevat paikalle tietäen, mitä olemme siellä tekemässä.”

Paine palata toimistoille ja toimia samalla tavalla kuin yritykset ennen pandemiaa oli väistämätön jo siitäkin syystä, että yritysten valtavilla kustannuksilla hankkimat liikekiinteistöt olisivat menneet hukkaan kaikkien työskennellessä kotoa käsin. Mutta kyse on muustakin kuin pelkistä vuokrakustannuksista.

Miksi organisaatiot ottavat käyttöön toimistolle palaamista koskevia määräyksiä

Usein yhteistyö on tärkein syy toimistoille palaamiseen, koska uskotaan, että kasvokkain pidettävät kokoukset ja ihmisten työskentely samassa paikassa lisäävät tuottavuutta ja parantavat suorituksen johtamista. 

”Organisaatiot palaavat toimistolle tehostaakseen liiketoimintaansa”, sanoi ihmisten hakukone Spokeon toimitusjohtaja ja toinen perustaja Harrison Tang. ”Etätyöympäristö on vaikeuttanut viestintää ja siten viivästyttänyt tärkeää päätöksentekoa.”

Spokeolla on yli 180 työntekijää. Kannustaakseen työntekijöitä palaamaan toimistolle Tang keräsi heiltä palautetta ja huolenaiheita sekä ryhtyi toimiin heidän esiin tuomiensa ongelmien ratkaisemiseksi. Monet työntekijät olivat esimerkiksi huolissaan työmatkasta, joten yritys tarjoutui järjestämään heille kuljetuksen. 

Tang otti käyttöön myös joustavat työjärjestelyt ja hybridiaikataulut, joiden ansiosta työntekijät voivat valita toimistopäivänsä. Tämä joustavuus voi helpottaa siirtymää ja ottaa huomioon yksilölliset toiveet siitä, ettei toimistolla työskennellä viitenä päivänä viikossa.

Paluu perinteiseen työympäristöön voisi mahdollisesti hyödyttää työntekijöitä työpaikan turvallisuuden tunteen ja ansaintamahdollisuuksia koskevan luottamuksen osalta. ADP:n raportin ”People at Work 2023: A Global Workforce View” tiedot osoittavat, että: 

• 51 % etätyöntekijöistä odottaa palkankorotusta seuraavan vuoden aikana, kun vastaava osuus toimistolla työskentelevistä on 61 % ja hybridityöntekijöistä 67 %.
• 31 % etätyöntekijöistä odottaa bonusta seuraavan vuoden aikana, kun vastaava osuus toimistolla työskentelevistä on 38 % ja hybridityöntekijöistä 48 %.
• 49 % etätyöntekijöistä ei tunne oloaan turvalliseksi työssään, kun vastaava osuus toimistolla työskentelevistä on 36 % ja hybridityöntekijöistä 36 %.

Käyttöön otetut toimistolle palaamista koskevat käytännöt eivät ole saaneet osakseen suurta innostusta, ja tällä reaktiolla on hintansa. Gallupin tiedot osoittavat, että vain 29 % toimistolla työskentelevistä työntekijöistä on sitoutuneita, kun etätyöntekijöistä sitoutuneita on 37 %. 

Uutiset ovat olleet täynnä tarinoita työntekijöistä, jotka ovat lähteneet yrityksistään määräyksen jälkeen, sekä yritysjohtajista, jotka perustelevat määräyksiä väitteillä heikentyneestä tuottavuudesta ja siitä, että ihmiset käyttävät joustavuutta hyväkseen.

Tämä on yritysten usein käyttämä laiska selitys, joka kumpuaa siitä, etteivät ne ole oppineet johtamaan työntekijöiden suoriutumista etätyöympäristössä ja ottavat käyttöön RTO-määräyksiä saadakseen takaisin hallinnan siitä, miten ihmiset työskentelevät.

Vaikka toimistolle palaamista koskevat määräykset saattavat vaikuttaa hyvältä idealta, ne voivat rasittaa työnantajan ja työntekijän välistä suhdetta erityisesti silloin, kun työntekijästä tuntuu, ettei etätyöllä ole vaikutusta hänen suoriutumiseensa tai kun hän on muuttanut uuteen paikkaan aikana, jolloin vaikutti siltä, ettei toimistotyö ollut palaamassa. 

”Toimistolle palaamista ajavien yritysten on arvioitava lähestymistapansa uudelleen”, sanoo Crystal Pinney-Ramos, cClearHR:n henkilöstöhallinnon teknologiastrategi. ”Sen sijaan, että ihmisiä pakotetaan palaamaan toimistolle, kannattaa keskittyä tarjoamaan oikeat työkalut etätyöhön ja luottaa siihen, että työntekijät hallitsevat omaa ajankäyttöään.”

Kun tähän lisätään vielä mahdolliset vaatimustenmukaisuuteen liittyvät päänvaivat, joita aiheuttavat Yhdysvaltain vammaislain (ADA) etätyötä koskevat ohjeet, kokonaisuus mutkistuu entisestään.

Se, mikä sopii millekin organisaatiolle ja työntekijälle, riippuu pitkälti tarpeista. Tosiasia kuitenkin on, että huippuosaajien tarpeita on kunnioitettava. 

”En usko, että on olemassa yhtä ainoaa vastausta, joka sopisi kaikkien tarpeisiin. Tilanne vaihtelee ihmisestä toiseen ja kulttuurista toiseen”, van der Hoop sanoi. ”Jokainen yritys, joka määrää kaikki palaamaan kokopäiväisesti toimistolle, ottaa riskin parhaiden osaajiensa menettämisestä. Näillä ihmisillä on työmarkkinoilla eniten vaihtoehtoja. Huippusuoriutujat voivat viedä taitonsa mukanaan ja löytää uuden työpaikan. Voin sanoa tämän omakohtaisesti keskusteltuani työnantajien kanssa, jotka ovat pitäneet tiukasti kiinni kannastaan: he ovat menettäneet työntekijöitä.”

Miksi jotkin organisaatiot pysyvät etätyössä

Etätyössä pysymiseen on monia syitä, eikä kyse ole pelkästään työntekijöiden tyytyväisyydestä yrityksen joustavuuteen tai ilmeisistä pyrkimyksistä parantaa henkilöstön pysyvyyttä.

Pandemia osoitti, kuinka paljon voidaan saavuttaa perinteisen yhteisessä toimipaikassa työskentelyn mallin ulkopuolella, ja nykyään monet työntekijät odottavat, että etätyö on heidän käytettävissään oleva etu. 

Organisaatiolle täysin etätyöhön siirtyminen merkitsee säästöjä kustannuksissa, joita syntyy toimistotilojen perustamisesta ja hallinnoinnista. Tämä pätee erityisesti pienempiin yrityksiin, joilla ei välttämättä ole varaa kilpailla suurempien yritysten ylellisten toimistotilojen kanssa. 

Linda Ho, Seismicin henkilöstöjohtaja, ei usko, että täydellinen paluu toimistolle on tarpeen. Hän haluaisi mieluummin luoda työntekijöille edellytykset tuottavuuteen heidän omilla ehdoillaan kuin nähdä työntekijöiden fyysisesti suorittavan tehtäviään päivästä toiseen.

”Ykkösprioriteettimme on ollut aina pitää henkilöstömme tyytyväisenä ja tuottavana”, Ho sanoi. ”Jos toimistolle meneminen ei joidenkin työntekijöiden kohdalla johda tähän lopputulokseen, he voivat jatkaa etätyössä.”

Osaajien näkökulmasta etätyöpaikkojen tarjoamisen ilmeinen etu on maantieteen poistuminen keskeisten tekijöiden joukosta ja osaajapohjan laajentuminen. 

”Olemme omaksuneet täysin etätyöhön perustuvan mallin”, sanoi Daniel Cooper, Yhdistyneessä kuningaskunnassa toimivan ohjelmistokehitysyritys Lollyn toimitusjohtaja. ”Olimme hybridiyritys Covidin alkaessa, mutta täysin etätyöhön siirtymisen odottamattomat hyödyt johtivat siihen, että suljimme toimistomme lopullisesti. Yksi suurimmista eduista on se, että voimme nyt palkata parhaat osaajat heidän sijainnistaan riippumatta. Tämä on laajentanut osaajapohjaamme merkittävästi ja antanut meille kilpailuetua.”

Cooper myöntää, että yrityskulttuurin ylläpitämiseen uudessa ympäristössä liittyy haasteita. Sitä on kehitettävä tietoisesti ja johdonmukaisesti.

Tätä varten Lolly on järjestänyt säännöllisesti virtuaalisia tiiminrakennustapahtumia ja kannustanut avoimeen viestintään eri kanavissa pitääkseen kulttuurin elävänä ja tiimin yhteydessä. 

”Mielenkiintoista kyllä, olemme havainneet suorituskyvyn kasvaneen merkittävästi etätyöhön siirtymisen jälkeen. Kotoa työskentelyn joustavuus ja mukavuus ovat parantaneet tuottavuutta”, Cooper sanoi. ”Tämä on tuonut mukanaan myös uuden haasteen: työuupumuksen ehkäisemisen. Kun työ- ja kotiympäristö ovat sulautuneet yhteen, työntekijöiden on helppo työskennellä liikaa.”

Nämä haasteet eivät kuitenkaan koske kaikkia. Jotkut työntekijät olivat jo ennen pandemiaa tottuneet hybridi- tai etätyöhön ja oppineet, kuinka suorituskykyä voi maksimoida tällaisessa ympäristössä. Toiset saattavat edelleen tarvita toimiston rakennetta ja läsnätyön tarjoamia etuja.

”Jos työntekijät ovat elämässään siinä vaiheessa, että heidän uransa on tavallaan vakiintunut ja he ovat oppineet sopeutumaan sekä käyttämään Zoomia pysyäkseen yhteydessä tiimeihinsä ja esihenkilöihinsä ja saadakseen asiat hoidettua, menetät heidät, jos he eivät halua käyttää päivittäin kahta tuntia työmatkoihin. Jos käsket heitä vain kestämään sen, menetät heidät”, van der Hoop sanoi.  

Tasapainon tarve

Seismicin Hon omaksuma kanta ei johdu itsekkäistä syistä eikä edes liikekiinteistökustannusten säästämisestä.

Yritys ilmoitti äskettäin uuden toimiston avaamisesta San Diegossa, mutta on päättänyt olla määräämättä työntekijöitä palaamaan toimistolle, jotta jokaiselle voidaan tarjota hänen toivomansa työskentelykokemus. 

”Alan parhaat käytännöt eivät yksin riitä työntekijöiden hyvinvoinnin edistämiseen, joten jokaisen työntekijän kokemus räätälöidään hänen yksilöllisten tarpeidensa mukaan”, hän sanoi. ”Olemme suunnitelleet toimistotilamme ja hybridityökäytäntömme painottaen joustavuutta ja työvoimamme muuttuvien tarpeiden huomioimista.”

Kun toimistolle palaamisen strategioita tarkastellaan DEI-näkökulmasta, jokaisella on erilaiset tarpeet työn ja muun elämän tasapainon suhteen. Kuka siis sopii hyvin palaamaan toimistolle? 

“Eri ihmisillä on erilaisia tarpeita riippuen heidän iästään ja uransa vaiheesta," van der Hoop sanoi. "Nuoremmat ihmiset tarvitsevat usein sosiaalista yhteyttä ja mentorointia eri tavalla kuin hieman vakiintuneemmassa asemassa olevat. Se on monille elämän tosiasia: sosiaalinen verkostosi on osittain juurtunut työverkostoosi. Kun kasvat, opit ja haastat itseäsi, on tärkeää, että sosiaalinen verkosto on lähelläsi tavalla, jota on vaikea saavuttaa etäyhteyksien kautta.”

Vastaus siihen, pitäisikö toimistolle palata, saattaa riippua tilanteesta, mutta opetus, jonka näemme monien yritysten parhaillaan omaksuvan – joidenkin kantapään kautta – on, ettei määräysten antaminen ole oikea tapa toimia. 

“Kaikki tiivistyy kunnioitukseen ja suhteen vaalimiseen," van der Hoop sanoi. “Missä tahansa kunnioittavassa suhteessa ei asetuta poikkiteloin ja sanota, että näin tullaan toimimaan, vaan keskustellaan siitä, mikä on tärkeää ja miksi se on tärkeää, ja päädytään yhteisymmärrykseen. Jokainen organisaatio, joka asettaa ylhäältä alaspäin tulevan määräyksen, tuomitsee itsensä jäämään vain niiden ihmisten varaan, joilla ei ole muuta vaihtoehtoa kuin olla siellä. Niiden, jotka tuntevat olevansa vankeja.”

Tilaa uutiskirjeemme, niin saat People Managing People -sivuston uusimmat uutiset ja näkemykset, ja liity keskusteluun People Managing People -yhteisössä.