10 vaihetta työntekijän lähtökokemuksen parantamiseen
Työntekijän lähtöön liittyvät järjestelyt ovat aina hienovaraista tasapainoilua.
Riippumatta lähtevän työntekijän asemasta yrityksessä hänen irtisanoutumisensa käynnistää joukon logistisia vaiheita, jotka on saatettava päätökseen ennen hänen viimeistä työpäiväänsä.
Tässä artikkelissa käyn työntekijän lähtöprosessin vaihe vaiheelta läpi ja annan sinulle tarkistuslistan, jota voit muokata oman organisaatiosi tarpeisiin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on lähtöprosessi?
Lähtöprosessi on muodollinen prosessi, jossa työntekijä eriytetään organisaatiostasi. Useimmissa tapauksissa lähtöprosessi alkaa, kun työntekijä on toimittanut irtisanoutumisilmoituksen. Näin ei kuitenkaan aina ole. Myös eläkkeelle jääminen voi käynnistää lähtöprosessin, samoin kuin työsuhteen päättäminen työnantajan aloitteesta tai henkilöstövähennykset.
Käsittelen kutakin näistä vaiheista tarkemmin alla, mutta hyvin suunnitellun lähtöprosessin keskeisiin osiin tulisi sisältyä seuraavat kohdat:
- Ilmoita asiasta henkilöstöhallinnon, IT:n, operatiivisen toiminnan, lakiasioiden, palkanlaskennan ja ylimmän johdon keskeisille sidosryhmille
- Ilmoita lähtevän työntekijän esihenkilölle ja työtovereille asiasta hienotunteisesti
- Laadi siirtymäsuunnitelma ja jaa vastuut uudelleen
- Varmista, että tiedonsiirto muille tiimin jäsenille sujuu ongelmitta
- Järjestä lähtöhaastattelu rehellisen palautteen keräämiseksi
- Varmista kaikkien yrityksen laitteiden palauttaminen
- Poista työntekijän pääsy yrityksen omaisuuteen ja teknologiaan.
Miksi lähtöprosessi on tärkeä?
Lähtökokemukseen on tärkeää kiinnittää huomiota useista keskeisistä syistä. Näitä ovat:
- Se tarjoaa mahdollisuuden kerätä palautetta, saada tietoa mahdollisista käsiteltävistä ongelmista, korjata IT:n aukkoja ja varmistaa, ettei mitään keskeneräisiä asioita jää jäljelle.
- Työntekijät voivat saattaa työsuhteensa yrityksessä päätökseen, siirtää tietonsa muulle henkilöstölle ja lähteä yrityksestä hyvissä väleissä.
- Kun varmistetaan, että lähtevillä työntekijöillä on mahdollisuus antaa palautetta ja että heidän vastuidensa siirtyminen muille sujuu ongelmitta, heille jää yrityksestä ammattimaisempi viimeinen vaikutelma.
- Tämän seurauksena he suosittelevat yritystäsi todennäköisemmin hyvänä työpaikkana.
- Se auttaa myös pitämään oven avoinna paluumuuttajatyöntekijöiden uudelleenpalkkaamiselle – kyse on työntekijöistä, jotka lähtevät yrityksestä työskennelläkseen muualla ja palaavat muutaman vuoden kuluttua.
Lähtöprosessi vs. perehdytys
Perehdytys ja lähtöprosessi ovat kaksi keskeistä työntekijän elinkaaren prosessia, joilla kummallakin on oma tarkoituksensa. Perehdytyksessä uudet työntekijät integroidaan yritykseen, kun taas lähtöprosessi on muodollinen prosessi, jossa työntekijä eriytetään organisaatiosta.
Perehdytys: tutustuminen ja integroituminen
Perehdytys on uuden työntekijän integroimisen alkuvaihe organisaatiossa. Siinä keskitytään auttamaan uusia työntekijöitä ymmärtämään yrityskulttuuria, mukautumaan sen tavoitteisiin sekä varustamaan heidät tarvittavilla työkaluilla ja tiedoilla, jotta he voivat suoriutua tehtävästään tehokkaasti.
Kuvitellaan esimerkiksi, että uusi markkinointipäällikkö liittyy teknologiayritykseen. Perehdytyksen aikana hän saa koulutusta yrityksen tuotteista, tapaa tiiminsä jäsenet ja saa tietoa meneillään olevista projekteista.
Hänelle esitellään myös yrityksen toimintaperiaatteet, arvot ja odotukset.
Lähtöprosessi: muodollinen lähtö ja siirtymä
Kuvitellaan nyt työntekijä, joka päättää lähteä uuden mahdollisuuden vuoksi. Lähtöprosessin aikana hän luovuttaa projektinsa, palauttaa kaikki yrityksen laitteet ja kertoo lähtöhaastattelussa lähtönsä syyt sekä sen, mikä olisi voinut estää häntä lähtemästä. Tämä prosessi auttaa yritystä ymmärtämään kehityskohteita ja varmistaa vastuiden sujuvan siirtymisen.
Lähtöprosessin tavoitteena on ylläpitää myönteistä suhdetta lähteviin työntekijöihin sekä varmistaa vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus.
Tämä prosessi auttaa yritystä myös ymmärtämään kehityskohteita ja varmistaa vastuiden sujuvan siirtymisen.
Sano hyvästit työntekijöille oikealla tavalla ilmaisen työsuhteen päättämisen tarkistuslistamme avulla.
Näin päätät työntekijän työsuhteen asianmukaisesti
Noudata näitä 10 yksinkertaista vaihetta varmistaaksesi, että työntekijän työsuhteen päättämisprosessi toteutetaan johdonmukaisesti jokaisen työntekijän lähtiessä.
1. Dokumentoi irtisanoutuminen tai työsuhteen päättäminen
Jotta irtisanoutuminen voidaan vahvistaa virallisesti henkilöstöhallinnon tarkoituksiin, on tärkeää pyytää muodollinen irtisanoutumiskirje, jossa työntekijä ilmoittaa päätöksestään irtisanoutua tehtävästään vapaaehtoisesti.
Kirjeessä tulee myös ilmoittaa:
- Työntekijän viimeinen työpäivä
- Aikooko työntekijä työskennellä viimeiseen työpäiväänsä asti vai käyttää jäljellä olevat lomapäivänsä.
Jos työntekijän työsuhde päätetään työnantajan aloitteesta, tämä tulee dokumentoida virallisella työsuhteen päättämisilmoituksella.
Työsuhteen päättämisen luonteesta riippuen henkilöstöhallintosi valmistelee kirjeen, jossa ilmoitetaan:
- Päätetäänkö työsuhde perustellusta syystä vai ilman perusteltua syytä.
- Onko työntekijällä oikeus erorahaan tai muihin etuihin työsuhteen päättyessä.
Molemmista työsuhteen päättämistä koskevista kirjeistä tulee tärkeitä oikeudellisia asiakirjoja, sillä niiden sanamuoto joko oikeuttaa työntekijän tai estää häntä saamasta mahdollisesti saatavilla olevaa valtion tarjoamaa taloudellista tukea.
Voit harkita työntekijöiden lähtöprosessin yksinkertaistamista käyttämällä sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoa työsuhteen päättämiseen liittyvien asiakirjojen tehokkaaseen ja turvalliseen hallintaan.
2. Viesti tärkeille sidosryhmille
Kun työntekijä on virallisesti irtisanoutunut, sinun on ilmoitettava asiasta yrityksesi tärkeille sidosryhmille.
Suosittelen luomaan tämän prosessin sujuvoittamiseksi työntekijän lähtöön liittyvän sähköpostilistan, joka sisältää kaikki keskeiset yhteyshenkilöt seuraavilta alueilta.
- Henkilöstöhallinto
- IT
- Operatiivinen toiminta
- Palkanlaskenta
- Ylin johto
- Työkaverit
- Työntekijän esihenkilö
Yksi asia, jota et halua tehdä, on yrittää pitää työntekijän lähtöä salassa. On tärkeää antaa ihmisille mahdollisuus hyvästellä työntekijä – sekä itsensä että lähtevän työntekijän vuoksi.
Näin varmistat myös, että tiedon siirtämiselle on mahdollisuus ja juorujen leviämisen riski pienenee.
3. Laadi siirtymäsuunnitelma
Siirtymäsuunnitelman laatimisen tulisi olla lähtevän työntekijän esihenkilön tärkein prioriteetti.
Ensimmäinen vaihe on työskennellä työntekijän kanssa ja laatia luettelo kaikista hänen nykyisistä vastuistaan. Luetteloon tulee sisällyttää kaikki viikoittaiset, kuukausittaiset, neljännesvuosittaiset, vuosittaiset ja muut tehtävät, joista hän vastaa.
Seuraavaksi sinun on määritettävä, ketkä voidaan perehdyttää näihin tehtäviin lyhytaikaisesti tai pitkäaikaisesti.
Siirtymäsuunnitelmassa tulee myös määrittää, mitä lähtevä työntekijä voi odottaa ja mitä haluat hänen tekevän viimeisinä työpäivinään.
Siirtymäsuunnitelma tarjoaa myös hyvän tilaisuuden arvioida muita tiimisi jäseniä, jotka saattavat olla valmiita sisäiseen liikkuvuuteen tehtävän vaihdon, kuten ylennyksen tai vastuiden horisontaalisen siirron, kautta.
Pyri jakamaan vastuut uudelleen parhaimman mahdollisen sopivuuden perusteella ja huomioi taidot sekä kokemus.
Jos tiimisi on pieni, voit jopa kysyä jokaiselta tiimin jäseneltä erikseen, mistä vastuista he ovat kiinnostuneita ja mitkä he haluaisivat ottaa hoitaakseen.
4. Aloita tiedonsiirtotoimet
Lähtevän työntekijän tulisi tavata työtovereita usein selittääkseen työtehtäviä ja käydäkseen uudet prosessit heidän kanssaan läpi vaihe vaiheelta. Hän voi myös auttaa kirjoittamalla ohjeita tulevaa käyttöä varten (tässä tekoäly työntekijän työsuhteen päättämisessä voi auttaa) tai jopa nauhoittamalla videoita siitä, miten keskeiset tehtävät suoritetaan alusta loppuun.
On tärkeää varmistaa, että lähtevä työntekijä varaa runsaasti aikaa uusista vastuista vastaavien tiimin jäsenten kysymyksille.
Jos vastuiden siirto on epävarma tai väliaikainen, on järkevää kouluttaa useita työntekijöitä tehtävien suorittamiseen. Tähän kuuluu myös työntekijän suora esihenkilö tai tiiminvetäjä, jos he eivät vielä tiedä, mitä tehdä.
Jos suunnitelmana on palkata uusi työntekijä lähteneen työntekijän tilalle, sinun tulisi pyrkiä hankkimaan mahdollisimman paljon kirjallista tai videomuotoista dokumentaatiota.
5. Järjestä lähtöhaastattelu
Lähtöhaastattelut tarjoavat arvokkaan näkymän työntekijöiden vaihtuvuuteen, sillä niiden avulla voidaan selvittää rehellistä palautetta siitä, miksi työntekijät lähtevät.
Tämä palaute voi auttaa henkilöstöhallinnon tiimejä havaitsemaan työympäristössä kehittyviä suuntauksia tai synnyttää uusia ideoita käyttöön otettaviksi henkilöstön pysyvyyttä edistäviksi strategioiksi.
Lähtöhaastattelun tulee aina suorittaa henkilöstöhallinnon tiimin jäsen, eikä sitä koskaan saa suorittaa lähtevän työntekijän suora esihenkilö.
Palaute on käsiteltävä luottamuksellisena, eikä sitä yleensä tule jakaa muille henkilöstöhallinnon tiimin jäsenille ennen kuin työntekijän viimeinen työpäivä on ohi.
6. Järjestä jäähyväiset tai muu huomionosoitus
On tapana ja ammattimaista osoittaa jollakin tavalla julkisesti tunnustusta työntekijän panoksesta yritykselle ennen hänen viimeistä työpäiväänsä.
Jos henkilö on ollut yrityksen palveluksessa vain lyhyen aikaa, yksinkertainen koko yritykselle lähetettävä sähköpostiviesti voi riittää.
Lähtevälle työntekijälle lahjan antaminen saattaa tuntua oudolta. Se on kuitenkin helppo tapa parantaa hänen työsuhteen päättämiseen liittyvää kokemustaan, ja se voi jopa johtaa siihen, että hänestä tulee tulevaisuudessa yritykseen palaava työntekijä.
7. Palauta yrityksen laitteet
Suurissa yrityksissä tämä vaihe kuuluu usein IT- tai operatiivisen toiminnan henkilöstölle. Toimia ei voida suorittaa ennen viimeistä työpäivää, mutta voit kirjata etukäteen kaikki yrityksen laitteet, jotka lähtevällä työntekijällä on hallussaan.
Tämä on erityisen tärkeää nykyisessä hybridityön tilanteessa, sillä työntekijöillä on todennäköisemmin hallussaan yrityksen omaisuutta, kuten:
- Kannettavat tietokoneet
- Näytöt
- Työtuolit
- Puhelimet
- Kulkukortit ja henkilökortit
- Pysäköintiluvat
- Yrityksen luottokortit
Jos kyseessä on suuri yritys, jossa työntekijöitä tulee ja lähtee paljon, saatat haluta käyttää omaisuuden seurantajärjestelmää tämän erottamisprosessin vaiheen helpottamiseksi.
8. Poista käyttöoikeudet yrityksen teknologiaan
Verkon ja muun teknologian käyttöoikeuksien poistaminen tulisi myös antaa IT- tai operatiivisen toiminnan henkilöstön tehtäväksi.
Varmista, että olet ilmoittanut sekä IT-henkilöstölle että lähtevälle työntekijälle selkeästi, milloin hänen käyttöoikeutensa poistetaan.
Varmista, että IT- tai operatiivisen toiminnan henkilöstö saa tiedon kaikista työntekijän viimeisen työpäivän muutoksista.
Työntekijöiltä, jotka lomautetaan tai joiden työsuhde päätetään vastoin heidän tahtoaan, IT-käyttöoikeudet kannattaa poistaa välittömästi tyytymättömien työntekijöiden aiheuttamien tietoturvaloukkausten estämiseksi.
9. Kysy jäljelle jäävien työntekijöiden kuulumisia
Riippuen nyt lähteneen työntekijän merkityksestä muilla työntekijöilläsi saattaa olla edessään uusia työkuormaan liittyviä haasteita.
Esihenkilöiden tai tiiminvetäjien tulisi varata aikaa keskustellakseen jokaisen tiimin jäsenen kanssa kahden kesken selvittääkseen, miten he voivat ja tarvitsevatko he lisätukea.
Jäljelle jäävät tiimin jäsenet haluavat myös tietää entisen työntekijän tehtävän pitkän aikavälin suunnitelman. Korvataanko hänet vai odotetaanko jäljelle jäävän tiimin ottavan kaiken kyseisen henkilön työn vastuulleen?
Näistä keskusteluista on parasta puhua rehellisesti eikä vain olettaa, että kaikki on hyvin.
10. Käsittele lähtöhaastattelun palaute
Lähtöhaastattelupalautetta ei ole järkeä pyytää, jos sille ei aio tehdä mitään.
Etsi toimenpiteitä, jotka voidaan toteuttaa heti, sekä teemoja, joita voitaisiin käsitellä pidemmän aikavälin tavoitteina.
Jos työntekijä esimerkiksi sanoo, että hänen saamansa koulutus oli riittämätön tiettyä tehtävää varten, selvitä välittömästi, millaista lisäkoulutusta jäljelle jäävät tiimin jäsenet tarvitsevat.
Jos työntekijä sen sijaan sanoo lähtevänsä jonkin laajemman ongelman, kuten henkilökohtaisen urakehityksen puutteen, vuoksi, asia tulisi ottaa esiin ylemmän tason keskusteluissa, joissa käsitellään sitä, miten johto voi edelleen edistää tiiminsä urakehitystavoitteita.
Parhaat käytännöt työsuhteen päättämiseen
Tässä on parhaita käytäntöjä tehokkaan työsuhteen päättämisprosessin toteuttamiseen.
1. Toteuta perusteelliset lähtöhaastattelut
Näihin haastatteluihin on tärkeää suhtautua rakentavasti ja kannustaa rehelliseen ja avoimeen viestintään. Tämä voi auttaa tunnistamaan mahdollisia kehityskohteita, tuomaan esiin sen, mikä toimii hyvin, sekä ylläpitämään myönteistä suhdetta lähtevään työntekijään.
Keskeinen huomio: Lähtöhaastattelut tarjoavat mahdollisuuden saada rehellistä palautetta ja ymmärtää työntekijän lähtöön johtaneita syitä, mikä voi olla ratkaisevan tärkeää organisaation kehittämisessä.
2. Varmista vastuiden sujuva siirtyminen
Tämä prosessi on ratkaisevan tärkeä aloittaa hyvissä ajoin ennen työntekijän viimeistä työpäivää, jotta työnkulku ei häiriinny. Myös selkeä viestintä muulle tiimille siirtymäsuunnitelmasta on tärkeää odotusten hallitsemiseksi ja tuottavuuden ylläpitämiseksi.
Keskeinen huomio: Hyvin hallittu tehtävien siirtyminen auttaa säilyttämään jatkuvuuden ja vähentämään työntekijän lähtemisen vaikutuksia organisaation toimintaan.
Valmistautuminen tulevaisuuteen
Työsuhteen päättämisprosessi on tärkeä kokonaisuus, joka huolellisesti ja täsmällisesti hoidettuna voi hyödyttää merkittävästi sekä organisaatiota että lähtevää työntekijää.
Keskeiset huomiot
Työsuhteen päättäminen on enemmän kuin pelkkä hallinnollisten tehtävien sarja. Se tarjoaa mahdollisuuden päättää ammatillinen luku myönteisellä tavalla, kerätä arvokkaita näkemyksiä sekä varmistaa yrityksen jatkuva menestys ja turvallisuus.
Vaikka työsuhteen päättäminen saattaa vaikuttaa suoraviivaiselta menettelyltä, sen vaikutukset ulottuvat laajalle. Tehokas työsuhteen päättäminen on olennaisen tärkeää, jotta lähteville työntekijöille jää pysyvä ja myönteinen vaikutelma. Se voi avata tien tulevalle yhteistyölle tai jopa heidän palaamiselleen yritykseen.
Pohjimmiltaan hyvin toteutettu työsuhteen päättämisprosessi on työntekijäkokemuksen muovaamisessa ja työnantajabrändin vahvistamisessa yhtä tärkeä kuin perehdytys. Tiimit voivat tehdä molemmista siirtymistä johdonmukaisempia käyttämällä työntekijöiden siirtymien hallintaan tarkoitettua ohjelmistoa, joka auttaa koordinoimaan työnkulkuja, tehtäviä ja vastuiden siirtoja.
Jos haluat oppia lisää huippuluokan työntekijäkokemuksen luomisesta rekrytoinnista työsuhteen päättämiseen, tilaa uutiskirjeemme!
