Dans les coulisses de la semaine de 4 jours : quelle est la réalité ?
En tant que travailleur au début du 20e siècle, il y a de fortes chances que vous travailliez six jours par semaine.
Cela, jusqu'à ce que Henry Ford prenne la décision calculée de réduire le nombre de jours de travail obligatoires dans ses usines automobiles de 6 à 5.
Ses collègues industriels s'en moquaient, mais Ford a bénéficié d’une augmentation de la productivité et des profits à la suite de cette mesure.
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Depuis, la plupart d'entre nous travaillent de 9h à 17h, 5 jours par semaine, malgré les avancées technologiques que de nombreux économistes éminents du 20e siècle pensaient voir nous amener à travailler 15 heures par semaine aujourd'hui.
Nous n’avons pas atteint cette utopie pour diverses raisons sur lesquelles je ne vais pas m’étendre ici, mais un mouvement grandissant milite pour réduire la semaine de travail à 4 jours.
En fait, une proposition de loi est actuellement en cours d’examen à la Chambre des représentants afin de légaliser la réduction de la semaine de travail à 32 heures, alors il vaudrait peut-être mieux prendre les devants !
Une étude récente menée au Royaume-Uni a indiqué qu’une réduction du nombre de jours de travail pourrait significativement profiter aux employés, qui ont signalé un niveau de stress plus faible et moins d’arrêts maladie.
Du point de vue organisationnel, aucune baisse significative de productivité n’a été constatée et les candidatures ont augmenté de 22 %. Parmi les organisations ayant participé à l’étude, 92 % poursuivront la semaine de 4 jours.
Cependant, il reste 8 % qui n’ont pas choisi de continuer avec la semaine de 4 jours après l'essai.
Pourquoi cela ?
Nous avons décidé de rassembler quelques preuves et d’échanger avec des organisations ayant mis en place la semaine de 4 jours afin d’en découvrir les avantages et les défis, ainsi que des conseils pour une mise en œuvre efficace.
Avantages de la semaine de travail de 4 jours
Commençons donc par les avantages constatés.
Bien-être accru des employés
À l’instar de l’étude britannique, le message des employés travaillant 4 jours par semaine est que leur bien-être général s'est amélioré.
Chez Buffer, par exemple, 73,1 % des membres de l’équipe ont déclaré se sentir plus motivés et 99,1 % moins stressés.
Les personnes déclarent avoir plus de temps à consacrer à leurs proches, à des projets personnels, à rejoindre des groupes communautaires, ou même à obtenir de nouvelles qualifications.
Un effet secondaire est que les absences pour maladie ou congés sont moins fréquentes : « Nous n'avons eu aucun arrêt maladie longue durée en deux ans depuis le début de l’étude », rapporte Rita Wittek, Responsable RH chez Homerun.
Les personnes sont également dans un état mental et physique bien meilleur pour affronter leur travail plus efficacement.
« C’est un cercle vertueux : si vous êtes heureux au travail, cela se répercute dans votre vie personnelle. Si vous avez la flexibilité pour rester en bonne santé, faire du sport, passer du temps en famille ou poursuivre des idées créatives, vous ramenez cette énergie dans votre travail. La semaine de 4 jours permet de vivre cela », explique Stella Garber, fondatrice de Hoop.
Recrutement facilité
Toutes les personnes que nous avons interrogées nous ont dit que la mise en place de la semaine de 4 jours les avait aidés à recruter et à fidéliser les talents.
« Nous proposions de bons postes, bien rémunérés, et nous avions parfois relativement peu de candidats. Mais depuis le début de cette année [après la mise en place de la semaine de 4 jours], cela appartient quasiment au passé. Nous recevons désormais un bon nombre de candidatures de grande qualité », explique Adrian Cruden, responsable RH chez Friends of the Earth.
Inclusivité
Un avantage supplémentaire potentiel est que la réduction du temps de travail contribue à rééquilibrer les chances pour les parents qui réduisent leur activité afin de s’occuper de leurs enfants.
« Souvent, aux Pays-Bas, les femmes réduisent leur temps de travail à la naissance d’un enfant. Et à partir de ce moment, de nombreuses données montrent qu'elles obtiennent moins de promotions, moins d’augmentations, et n’ont pas les mêmes opportunités. Donc, en donnant à tout le monde la possibilité de travailler quatre jours, l'entreprise devient plus inclusive », précise Wittek.
Défis de la semaine de travail de 4 jours
Maintenir la productivité
Comme l’a constaté Buffer, bien que de nombreuses personnes aient pu accomplir leurs tâches en 4 jours, environ 40 % n’y sont pas parvenues dans le délai imparti et ont parfois dû travailler un cinquième jour.
Cela souligne le défi que représente le maintien du même niveau de production en moins de temps.
Planification des emplois du temps
Certaines équipes doivent être disponibles au moins 5 jours par semaine, il a donc fallu travailler pour garantir que ces équipes soient toujours présentes (nous reviendrons là-dessus dans un instant).
Vous pouvez également envisager d'autres variations de plannings, comme le programme de travail 9/80, ou encore le programme 2-2-3 (aussi appelé planning Panama).
Lien social
Le travail est une activité sociale importante pour beaucoup de personnes et, en raison de la réduction des horaires, certaines inquiétudes concernaient le fait de devenir « tout travail, pas de plaisir », comme le dit Shaun Rutland, PDG de Hutch, sur leur blog.
Conseils pour mettre en place la semaine de 4 jours
Face aux défis évoqués ci-dessus, voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à opérer cette transition.
Impliquez vos collaborateurs
Comme pour tout projet qui impacte les personnes, une bonne idée est de les impliquer autant que possible dans sa mise en place.
« Nous n'avons pas fait de phase pilote comme beaucoup d'organisations, mais nous avons consacré 10 mois à préparer le changement. Il est crucial de beaucoup consulter et de parler aux gens de ce qui les préoccupe, et de ce qui pourrait les aider. Cela leur a aussi permis de se mettre dans le bon état d'esprit, de réaligner les processus et de réfléchir à ce qu'ils pourraient faire différemment et mieux », explique Cruden.
Il souligne également que le fait d'impliquer les personnes a aidé à organiser les plannings des équipes qui devaient couvrir 5 jours par semaine.
« Nous avons travaillé avec les chefs d’équipe et les managers pour déterminer comment cela pouvait fonctionner, puis nous avons vu individuellement avec chaque membre du personnel quelles étaient leurs options et ce qu’ils voulaient faire. Dans la grande majorité des cas, nous avons pu répondre à leurs souhaits. »
Audit des réunions
Pour libérer du temps afin de s’adapter à la réduction des horaires, les réunions ont, sans surprise, été passées au crible.
« Nous avons réalisé un audit des réunions et fortement réduit leur nombre dans toute l’entreprise. Nous avons aussi introduit des règles pour nous assurer d’être efficaces sur la liste des invités aux réunions », écrit Rutland.
D’autres techniques pour améliorer la productivité incluent :
- Technique Pomodoro
- Périodes de travail sans e-mails ni messages instantanés
- Gestion de l’emploi du temps par blocs.
Responsabilisez vos collaborateurs
Le passage à la semaine de 4 jours a également nécessité de responsabiliser les personnes afin qu’elles prennent des décisions et gèrent mieux leur temps.
« Je pense que le plus grand apprentissage pour nous a été la discussion autour de la productivité et de comment chacun réfléchit à l’utilisation de son temps. Les gens doivent anticiper, prendre plus de responsabilités, car nous devons toujours avancer et décider rapidement. On ne veut pas retarder l'exécution, donc parfois il faut savoir être créatif », explique Wittek.
Cela va de pair avec le fait de donner des attentes claires mais de permettre aux personnes de choisir la façon dont elles travaillent le mieux, y compris le moment et l’endroit.
« Nous sommes très clairs sur ce que nous attendons d’eux. Ensuite, nous les laissons faire leur travail et évitons de les bloquer dans des réunions. Si je devais décrire notre système aujourd'hui, je ne sais même pas si je l’appellerais une semaine de 4 jours. Probablement, car techniquement c’est le cas, mais je pense que ce que les gens veulent surtout, c’est la flexibilité sur leur temps et leur manière de travailler », dit Garber.
Notre recherche a mis en avant que les gens utilisent parfois le jour supplémentaire comme une sorte de jour tampon.
Ce peut être parce qu’il leur reste du travail à finir, ou parce qu’ils ont décidé de prendre un après-midi plus tôt dans la semaine, ou, comme le souligne Garber, « le vendredi [leur jour de repos attitré] est une journée plus calme et j’ai souvent mes meilleures idées créatives ce jour-là ».
Dans les organisations qui laissent le choix du jour de congé, par exemple travailler du lundi au jeudi ou du mardi au vendredi, il arrive naturellement que certains jours soient plus calmes pour ceux qui optent pour l’option minoritaire.
