Maîtriser la matrice 9-Box pour l’évaluation des talents : Guide pour les professionnels RH

Au cœur du dispositif, la grille 9-box est une matrice 3x3 servant à évaluer les employés selon les deux axes clés évoqués plus haut :

• Performance : À quel point un employé occupe son poste avec succès actuellement.
• Potentiel : La capacité d’un employé à évoluer, à assumer plus de responsabilités ou à développer des qualités de leader.

Ce cadre positionne les employés dans l’une des neuf catégories, selon leur niveau de performance et de potentiel. Selon l’outil de gestion de la performance que vous utilisez, il est possible de reproduire cette méthode ou, au minimum, d’y intégrer les données associées grâce à votre logiciel.

Objectif

La matrice 9 cases remplit plusieurs fonctions essentielles en gestion des talents :

• Identifier les hauts potentiels et les meilleurs performants : Elle permet de repérer les employés susceptibles de devenir les futurs leaders de l’organisation.
• Guider les plans de développement : Pour les collaborateurs prometteurs ayant besoin de soutien pour progresser, la grille aide à prioriser les initiatives de développement ciblées.
• Soutenir la planification de la relève : En repérant les employés à fort potentiel, les équipes RH peuvent anticiper les transitions de leadership et bâtir un vivier solide de talents.

« La grille 9-box est un outil de gestion des talents utilisé pour évaluer et calibrer les employés en vue de décisions liées à la rémunération, aux plans de succession, etc. », explique Heather Doshay, Head of Talent chez SignalFire. « Elle identifie les meilleurs talents, les performeurs constants et ceux ayant besoin de développement. Sa force réside dans sa simplicité : elle offre une représentation visuelle pour évaluer les collaborateurs et prendre des décisions rapidement, mais comporte aussi des limites. »

Pourquoi elle est précieuse

La matrice 9 cases est, du moins en théorie, un outil d’aide à la décision fondé sur des données. En positionnant les employés selon leur performance et leur potentiel, les responsables RH peuvent prendre des décisions éclairées en matière de promotion, de développement de carrière et de planification de la relève. Cette approche structurée réduit les biais, favorise la transparence et garantit l’alignement de la gestion des talents avec les objectifs de l’entreprise.

Pour mieux illustrer les bénéfices concrets de cet outil, nous avons interrogé Heather Doshay, experte en gestion des talents. Selon elle, « La grille 9-box crée un cadre clair et objectif pour discuter du développement des talents, ce qui permet aux dirigeants de prendre de meilleures décisions et, au final, de renforcer la performance organisationnelle. »

Éléments d’une évaluation des talents en 9 cases

La grille 9-box est appréciée pour sa simplicité. Voyons les principaux composants qui en fondent la réflexion. 

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Axe « Performance »

L’axe « performance » évalue la performance actuelle du collaborateur dans son poste, en prenant en compte des éléments comme :

• Atteinte des KPIs (indicateurs clés de performance)
• Régularité dans l’atteinte des résultats
• Qualité du travail et souci du détail
• Retour des pairs, managers et clients

Par exemple, un collaborateur hautement performant sur cet axe sera celui qui dépasse régulièrement ses objectifs de vente, offre un excellent service client et est reconnu pour sa fiabilité.

Axe « Potentiel »

L’axe « potentiel » mesure la capacité d’un employé à évoluer et à assumer de futures responsabilités. Cela comprend notamment :

• Capacités de leadership : L’employé montre-t-il un potentiel pour diriger des équipes ou piloter des projets d’envergure ?
• Adaptabilité : Peut-il relever de nouveaux défis ou s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise ?
• Agilité d’apprentissage : Est-il capable d’acquérir rapidement de nouvelles compétences et de s’épanouir dans des situations inédites ?

Par exemple, un employé qui fait preuve de proactivité en mentorant d’autres collègues ou qui a manifesté de l’intérêt pour une formation au leadership peut obtenir un score élevé sur l’axe du potentiel.

Selon Doshay, réduire la contribution d’une personne à l’entreprise aux deux axes utilisés dans la méthode de la matrice 9 box simplifie trop les choses et nécessite d’y apporter quelques ajustements de votre part. 

« Ces deux simples variables que sont la performance et le potentiel ne sont pas idéales si elles sont utilisées seules pour prendre des décisions aussi critiques, qu’il s’agisse de promotions ou d’attribution de primes, » écrit Doshay dans un article pour le blog de SignalFire. « Adapter les axes à la situation spécifique est essentiel pour s’assurer que l’outil sert vos intérêts et ne se retourne pas contre vous. » 

Les 9 catégories

La matrice 9 box se décompose en neuf cases distinctes selon la combinaison de la performance et du potentiel. Voici un aperçu rapide :

1. Performeurs élevés/Potentiels élevés : Ce sont les employés qui excellent régulièrement dans leur travail et possèdent un fort potentiel de développement. Ils sont souvent considérés comme des futurs leaders.
2. Performeurs élevés/Potentiels modérés : Ces employés obtiennent de bons résultats dans leurs fonctions actuelles, mais leur potentiel de leadership est moindre. Ils sont d’excellents contributeurs, mais peuvent nécessiter des plans de développement spécifiques afin de progresser.
3. Performeurs modérés/Potentiels élevés : Ces employés ont encore des progrès à réaliser dans leurs fonctions actuelles mais affichent un réel potentiel d’évolution et de leadership.
4. Performeurs modérés/Potentiels modérés : Ces employés sont fiables dans leur poste, mais peuvent avoir besoin d’un accompagnement substantiel pour aller plus loin.
5. Performeurs faibles/Potentiels élevés : Ces employés ne sont pas encore performants, mais montrent une capacité à évoluer et à s’améliorer avec le bon accompagnement.
6. Performeurs faibles/Potentiels modérés : Ces employés doivent améliorer rapidement leurs performances et leur potentiel de progression est limité.
7. Performeurs faibles/Potentiels faibles : Ces employés rencontrent des difficultés à la fois en termes de performance et de potentiel ; ils pourraient faire l’objet d’une réévaluation, voire d’un départ.
8. Performeurs modérés/Potentiels faibles : Les personnes de cette catégorie peuvent occuper leur poste actuel, mais leur perspective d’évolution à long terme est réduite.
9. Performeurs élevés/Potentiels faibles : Ces employés excellent dans leur poste actuel mais risquent de ne pas être adaptés à des responsabilités de leadership ou à des postes plus avancés à l’avenir.

Voyons maintenant à quoi cela ressemble concrètement, une fois mis en image. 

Visualisation

Imaginons que nous souhaitions observer les différents profils présents dans une équipe et la façon dont l’organisation perçoit leur potentiel à l’avenir. Cela peut faire partie d’une évaluation de la performance d’équipe plus globale. Cela pourrait ressembler à ceci. 

La grille 9 box est généralement présentée sous la forme d’une matrice 3x3. Pour plus de clarté, les professionnels RH peuvent créer cette matrice avec des outils comme des modèles Excel ou des logiciels dédiés.

En positionnant ainsi les employés, on identifie les axes d’amélioration, les lacunes en matière de talents et les futurs leaders potentiels.

Défis et solutions

Comme tout outil, la grille 9 box comporte ses propres défis. L’un des problèmes courants est le biais dans l’évaluation. Il est crucial de s’assurer que les évaluations reposent sur des données objectives (comme les indicateurs de performance et les retours), plutôt que sur des impressions subjectives.

Un autre défi est la surexploitation de la grille, ce qui peut entraîner une « fatigue de la boîte » ou une dépendance envers la matrice pour régler tous les problèmes RH. Pour éviter cela, les équipes RH doivent utiliser la grille 9 box en combinaison avec d’autres stratégies de gestion des talents.

Que faire de l’analyse ?

La communication est un des principaux obstacles à son efficacité, mais pas forcément pour les raisons auxquelles on pense. L’outil 9 box est conçu pour l’évaluation des talents et n’est pas destiné à être partagé avec la personne évaluée. Ce n’est pas strictement un outil de gestion de la performance, mais plutôt un outil d’évaluation des talents et de planification de la succession. 

Des réactions comme celle de l'utilisateur Reddit ci-dessus ne sont pas rares lorsque les employés découvrent l'analyse 9 box. Les personnes qui commentent le fil de discussion notent que, quel que soit l’endroit où les employés sont positionnés sur la grille, il vaut mieux que seules les équipes de managers et de direction aient accès à ces informations. 

Une approche moderne

Le modèle 9 box n’est pas nouveau et, en tant que tel, de nombreux employés et observateurs des tendances RH sont prompts à en souligner les défauts. C’est pourquoi il n’est souvent pas très apprécié.

Doshay promeut un processus de revue 9 box modernisé où les responsables peuvent positionner la performance selon trois versions différentes du 9 box. Il s'agit de :

• Centré sur la performance où l’axe X = Performance ; l’axe Y = Comportement (alignement aux valeurs)
• Centré sur la promotion où l’axe X = Disponibilité Individuelle ; l’axe Y = Besoin de l’entreprise
• Centré sur la succession où l’axe X = Valeur/Critique du poste ; l’axe Y = Risque de rétention

La version axée sur la performance reste assez proche du modèle traditionnel, tandis que les deux autres permettent d’esquisser les prochaines démarches managériales. Elles se concentrent notamment sur la fixation d’objectifs et le développement. Doshay indique qu’elles ont été employées pour alimenter efficacement les discussions sur la rémunération et les promotions. 

« Elles offrent plus de valeur si une entreprise cherche à aligner une stratégie de rémunération selon la performance tout en gardant les comportements culturels à l’esprit », explique-t-elle. « J’ai vu notre 9 box moderne être utilisé en remplaçant le critère du potentiel par “alignement culturel” et les montants d’incitation étaient ainsi calibrés par case de la matrice. »

Comment ça fonctionne ?

Le processus d’évaluation des talents 9-box comporte quatre étapes principales qui vous aident à bien évaluer, placer et analyser la performance et le potentiel de vos employés. Chaque étape est essentielle pour prendre des décisions basées sur la donnée et prioriser les bonnes stratégies de développement pour vos équipes.

Étape 1 : Évaluer la performance

La première étape du processus 9-box consiste à évaluer la performance actuelle de l’employé. Les évaluations de performance menées par des managers formés permettent d’identifier dans quelle mesure un employé exécute bien son rôle et atteint les objectifs liés à son poste. Voici comment s’y prendre :

• Définir des indicateurs clairs : Commencez par choisir des indicateurs de performance précis, en lien avec les missions du poste et les objectifs de l’organisation. Ces indicateurs peuvent inclure les KPI (indicateurs clés), les taux d’achèvement de projet ou les avis clients. 
• Collecter des retours : Les évaluations ne se résument pas à des données chiffrées. Prendre en compte les retours des managers, collègues et même subordonnés offre une vision globale de la contribution d’un collaborateur. Les outils de feedback à 360° aident à limiter les biais et à produire une évaluation plus équilibrée.
• Prendre en compte la régularité : Vérifiez la constance de la performance dans le temps. Un succès ou un échec ponctuel peut être trompeur. Par exemple, un employé qui atteint régulièrement ses objectifs de vente sur plusieurs trimestres doit recevoir une meilleure évaluation qu’une personne performante seulement à un moment donné mais qui a du mal à maintenir ce niveau.
• Utiliser des données objectives : Veillez à utiliser des données mesurables et objectives, telles que les quotas mensuels atteints, les retours clients ou les rapports de productivité. Évitez les jugements subjectifs pouvant biaiser l’évaluation. Pensez à intégrer des outils comme les entretiens annuels, tests psychométriques, évaluations de leadership, bilans comportementaux et analyses de productivité pour étayer votre appréciation.

« Un 9-box peut vous donner une idée de la profondeur et de la diversité de vos talents, mais il n’a aucune signification sans contexte », déclare Tim Toterhi, DRH et coach chez Ploterline Leadership. « Le processus devrait commencer par un état des lieux au niveau de l’organisation ou du service, en s’intéressant aux besoins futurs. On peut avoir d’excellentes performances aujourd’hui, mais si le secteur ou le marché évolue, même nos meilleurs éléments risquent de ne plus suffire demain.

Les revues de talents et les plans de succession sont inutiles s’ils ne sont pas suivis d’actions concrètes. Si vos plans restent inchangés année après année, c’est un échec. »

Étape 2 : Évaluer le potentiel

La prochaine étape consiste à évaluer le potentiel d'un collaborateur – sa capacité à évoluer, à assumer plus de responsabilités ou à accéder un jour à un poste de direction. Évaluer le potentiel peut être plus subjectif que la performance, mais il existe des méthodes et des indicateurs clés pour s'y aider. 

Évaluez le potentiel en examinant des indicateurs tels que les capacités de leadership, l’agilité d’apprentissage et l’adaptabilité. Des outils comme les enquêtes sur les aspirations professionnelles, les évaluations des formations en leadership et les évaluations de talents des employés peuvent vous aider à évaluer plus précisément le potentiel d’évolution d’un employé.

En fin de compte, il s’agit de comprendre comment la personne se positionne dans les domaines suivants :

• Adaptabilité : Observez comment les employés gèrent le changement ou s’adaptent à de nouveaux défis. S’épanouissent-ils dans des situations incertaines ? Un employé qui s’adapte rapidement aux nouvelles technologies ou processus a probablement un fort potentiel.
• Qualités de leadership : Évaluez les qualités de leadership d’un employé en observant comment il motive et soutient les autres. Cela inclut sa capacité à inspirer les collègues, déléguer les tâches et favoriser la collaboration.
• Agilité d’apprentissage : Évaluez la volonté et la capacité de l’employé à acquérir de nouvelles compétences. Les employés faisant preuve de curiosité, prenant des initiatives pour apprendre de nouvelles technologies ou manifestant un désir d’auto-amélioration présentent souvent un fort potentiel.
• Préparation pour l’avenir : Examinez les aspirations professionnelles et l’adéquation avec les futurs postes. Utilisez des évaluations de talents et des entretiens comportementaux pour identifier les opportunités de développement et la préparation à des responsabilités supérieures.

Impliquer les managers 

Les observations des managers sur la capacité d’un employé à assumer davantage de responsabilités ou à gérer des projets complexes figurent parmi les informations les plus précieuses dont vous disposez. Leurs retours sur le potentiel d’évolution et de développement de l’employé orienteront les décisions concernant sa position sur la grille.

Exemple : Un spécialiste informatique qui résout des problèmes de manière proactive, mentor des collègues juniors et manifeste un intérêt pour des formations en leadership peut être considéré comme ayant un fort potentiel. Sa capacité à transmettre ses connaissances et à innover fait de lui un excellent candidat pour des postes de direction à venir.

Étape 3 : Positionner les employés sur la grille

Une fois la performance et le potentiel évalués, l’étape suivante consiste à positionner précisément les employés sur la grille en 9 cases. Pour cela, vous devez :

• Utiliser un système de notation cohérent : Veillez à ce que la performance comme le potentiel soient évalués selon une même échelle pour tous les employés. Par exemple, vous pouvez utiliser une échelle de 1 à 5, 1 représentant un niveau faible et 5 un niveau élevé.
• Faire preuve d’objectivité et de cohérence : Lorsque vous positionnez les employés sur la grille, soyez aussi objectif que possible. Veillez à ce que vos notations soient conformes aux standards d’évaluation de l’entreprise.
• Documenter la justification : Fournissez des exemples ou des preuves précises qui expliquent le positionnement d’un employé dans une case donnée. Si un employé se trouve dans la case « Performance moyenne/Potentiel élevé », notez les projets ou comportements spécifiques qui témoignent de son potentiel de croissance malgré des difficultés de performance actuelles.
• Utiliser des logiciels RH ou des modèles : Des outils comme les plateformes logicielles RH ou même des modèles Excel peuvent simplifier ce processus en vous permettant de suivre et visualiser la position des employés sur la grille. Ces outils peuvent également faciliter l’analyse des tendances et fournir des indications sur les points forts et faibles de votre organisation.

Étape 4 : Analyser et interpréter les résultats

Une fois les employés positionnés sur la grille, il est temps d’analyser et d’interpréter les résultats. C’est à ce stade que vous commencez à dégager des tendances et à déterminer les actions stratégiques à mettre en œuvre.

• Identifier les écarts de talents : Recherchez des tendances comme l’absence d’employés dans le quadrant « Fort potentiel/Forte performance ». Si la majorité de vos employés se situe dans la catégorie « Faible performance/Faible potentiel », cela indique un besoin d’amélioration du recrutement, de la formation ou des procédures de gestion de la performance.
• Cibler les besoins de développement : L’analyse doit mettre en évidence les employés nécessitant une attention immédiate. Par exemple, ceux de la catégorie « Faible performance/Fort potentiel » peuvent avoir besoin de plans d’amélioration de la performance spécifiques, tandis que les « Performance moyenne/Faible potentiel » bénéficieront plutôt de coaching de carrière ou d’une réévaluation.
• Prioriser les ressources : Utilisez la grille pour allouer les ressources de façon stratégique. Les meilleurs éléments à fort potentiel doivent être accompagnés en priorité dans leur développement, tandis que les moins performants peuvent nécessiter une formation intensive voire, dans certains cas, un réexamen de leur adéquation à l’organisation.

« J’ai collaboré avec un HRBP une fois pour diriger une session avec une équipe commerciale d’environ 15 personnes. Avant l’exercice, les managers de l’équipe avaient tendance à noter tout le monde très haut à la fois sur la performance et le potentiel. Une fois que nous avons introduit l’outil et l’avons affiché sur un tableau blanc, que nous en avons parlé en équipe et positionné chaque membre, cela leur a permis de mieux comprendre la différence entre les deux notions et comment les employés se distinguent selon les critères, » explique Catherine Rymsha, autrice de The Leadership Decision et enseignante en leadership managérial à l’Université du Massachusetts Lowell.

« L’outil, associé à la planification en équipe de direction et à la réflexion collective, donne globalement plus de valeur à l’exercice. Sensibiliser les dirigeants à l’importance du sujet et segmenter correctement les talents est essentiel. »

Et après ?

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