Guide de cartographie des compétences : Révolutionnez votre gestion des talents
La cartographie des compétences est un outil puissant qui peut révolutionner le développement des talents dans les organisations de toutes tailles et de tous secteurs.
En créant une vision claire des compétences des employés et en les associant à des rôles spécifiques au sein de l'organisation, vous pouvez obtenir des informations précieuses sur les capacités de votre effectif et élaborer des stratégies ciblées pour améliorer les compétences des employés en adéquation avec les objectifs organisationnels de haut niveau.
Dans cet article, je décrirai les avantages et le processus de la cartographie des compétences dans votre organisation. J'espère vous inspirer à penser à la cartographie des compétences dans votre fonction, au sein de votre équipe et dans votre entreprise.
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Qu’est-ce que la cartographie des compétences ?
La cartographie des compétences consiste à identifier les compétences, connaissances et aptitudes nécessaires à chaque poste et équipe, puis à les comparer aux compétences déjà présentes. Les cartographies ainsi établies sont ensuite utilisées pour développer des stratégies ciblées de recrutement et/ou de formation et développement afin de combler les écarts.
La cartographie des compétences permet de définir clairement les parcours d’accès à différents rôles au sein de l’organisation, ainsi que ce qui est requis pour atteindre l’échelon supérieur pour tout collaborateur existant ou potentiel. Les trois principaux domaines de la cartographie des compétences sont :
- Cartographie des compétences pour des postes individuels
- Cartographie des compétences pour des équipes
- Cartographie des compétences pour des individus.
Avantages de la cartographie des compétences
La cartographie des compétences fournit des informations précieuses sur le vivier de talents d’une organisation. Ces données peuvent être utilisées pour optimiser la planification de la main-d’œuvre, renforcer l’engagement et la productivité des employés, améliorer les processus de gestion de la performance et les efforts de planification de la relève.
Les avantages de la cartographie des compétences incluent :
- Une meilleure planification de la main-d’œuvre. La cartographie des compétences aide les organisations à identifier les lacunes de leurs effectifs et à planifier les futurs besoins en recrutement et en formation. Cela garantit que les bonnes personnes, avec les bonnes compétences, sont disponibles au bon moment.
- Un engagement accru des employés. En identifiant les forces et faiblesses des collaborateurs, les organisations peuvent proposer des opportunités d’apprentissage basées sur les compétences. Cela conduit à une performance, un engagement, une satisfaction et une rétention supérieurs.
- Un gain de productivité. Lorsque les employés comprennent clairement leurs rôles et responsabilités, ils sont plus productifs. La cartographie des compétences aide les managers à attribuer des tâches adaptées aux compétences de chacun, menant à un travail de meilleure qualité et à plus d’efficacité.
- Une gestion de la performance améliorée. Grâce à la disponibilité des données issues de la cartographie des compétences, les managers peuvent fournir des retours plus précis à leurs équipes. Cela améliore l’ensemble du processus de gestion de la performance.
- Une planification de la relève plus efficace. La cartographie des compétences aide à identifier les successeurs potentiels pour les postes clés de l’entreprise. Cela permet d’élaborer des plans de succession efficaces afin d’assurer la continuité dans les fonctions de direction.
- Un processus de recrutement amélioré. Savoir quelles compétences sont nécessaires permet à tous d’être parfaitement clairs sur les critères à rechercher lors des recrutements, ce qui conduit à de meilleures évaluations ainsi qu’à un processus plus efficace et pertinent.
La matrice des compétences
Les matrices de compétences sont un élément essentiel du processus de cartographie des compétences, utilisées pour visualiser les compétences, connaissances et aptitudes nécessaires à chaque poste et équipe, en les comparant à celles déjà présentes.
Elles aident les responsables à identifier rapidement les lacunes en termes de compétences et à repérer les axes d’amélioration.
La matrice liste généralement les compétences sur un axe, et les rôles ainsi que les noms des employés sur l’autre. L’intersection de chaque poste et employé affiche les compétences requises pour ce rôle spécifique, en notant lesquelles sont essentielles. Les employés sont ensuite évalués selon leur niveau de maîtrise pour chaque compétence répertoriée.
Dans la matrice ci-dessus, les rôles sont mis en correspondance avec chaque compétence identifiée, accompagnées de notes sur les compétences essentielles au poste.
Ensuite, les compétences de chaque membre de l’équipe sont cartographiées pour évaluer la performance de chacun par rapport aux attentes du poste (selon leur niveau de maîtrise pour chaque compétence concernée).
Toute lacune est alors mise en évidence à l’aide d’un système de code couleur qui facilitera l’ouverture de discussions sur le développement ou le recrutement.
Comment mener un projet de cartographie des compétences
Actuellement, de nombreuses organisations investissent dans des processus et des technologies pour passer à une organisation basée sur les compétences.
Naturellement, la cartographie des compétences et la création de matrices de compétences font partie de ce processus.
Je vais donc partager ici quelques éléments structurants et des conseils pour vous aider à cartographier les compétences et les savoir-faire au sein de votre organisation.
1. Définir les objectifs du projet
Avant de sélectionner un modèle de compétences et de vous lancer dans la cartographie, il est essentiel de comprendre ce que vous espérez atteindre à travers ce projet.
Souhaitez-vous identifier les écarts dans les compétences de vos collaborateurs ? Voulez-vous développer des programmes de formation ciblés ? Cherchez-vous à aligner les compétences des employés sur les objectifs de l'organisation ?
Identifier ces objectifs vous aidera à choisir un modèle adapté à vos attentes et à orienter votre travail tout au long du processus.
2. Sélectionner un modèle de compétences
Une fois les objectifs du projet définis, l’étape suivante consiste à sélectionner le modèle ou référentiel de compétences le mieux adapté pour guider l’évaluation des rôles, des équipes et des collaborateurs.
Il existe plusieurs modèles, chacun ayant ses forces et ses faiblesses. Il est donc important de bien réfléchir à celui qui conviendra le mieux à votre organisation.
Voici quelques modèles courants de cartographie des compétences :
- Korn/Ferry Lominger Leadership Architect Competency Model
- SIGMA Leadership Competency Framework
- HRSG Behavioral, Technical, and Leadership Competency Models
- Modèles de compétences spécifiques au secteur comme le modèle de compétences pour les services alimentaires ou le modèle de compétences en soins infirmiers.
Obtenir l’engagement et l’adhésion des personnes concernées et amenées à utiliser le modèle de compétences est essentiel pour réussir la mise en œuvre de n’importe quel modèle.
En suivant ces étapes, vous vous assurez de choisir un modèle qui correspond à vos objectifs et offre un cadre efficace pour évaluer les compétences de vos collaborateurs.
2.1. Rechercher les modèles existants
Il existe de nombreux modèles de compétences, allant des référentiels génériques aux standards spécifiques à un secteur. Effectuez des recherches sur les différents modèles et évaluez leur adéquation avec votre organisation en prenant en compte des facteurs tels que la pertinence, l’exhaustivité et la facilité d’utilisation.
2.2. Impliquer les parties prenantes
Impliquez les parties prenantes clés comme les responsables RH, les chefs de service et les salariés eux-mêmes dans le choix du modèle. Tenez compte de leurs retours sur le modèle qui serait le plus adapté à votre structure.
2.3. Évaluer les coûts et les ressources nécessaires
Évaluez les coûts liés à la mise en œuvre de chaque modèle, y compris les éventuels logiciels ou formations nécessaires pour les collaborateurs qui réaliseront les évaluations. Certaines méthodes de cartographie utilisent des outils logiciels nécessitant des abonnements, tandis que d’autres fonctionnent sur le principe « acheter une fois, utiliser à vie » mais n’incluent pas forcément des outils riches comme ceux des modèles numériques.
2.4. Sélectionner un modèle
Sur la base de vos recherches et des retours des parties prenantes, choisissez le modèle de compétences le plus approprié pour votre organisation.
Conseil de pro : Il n’y a pas de réponse unique, même d’un secteur à l’autre. Échangez avec votre équipe et vos dirigeants pour comprendre leurs attentes concernant un modèle de compétences. Une fois que vous en avez trouvé un qui vous plaît, engagez-vous à l’expérimenter ! S’il ne convient pas, n’hésitez pas à l’adapter ou à tenter autre chose !
Après avoir choisi un modèle à tester, vous pouvez lancer l’exercice de cartographie (c’est maintenant que le véritable travail commence) !
3. Cartographier les compétences pour les rôles et les équipes
3.1. Identifier les rôles clés
Commencez par identifier les principaux postes au sein de votre organisation pour lesquels vous souhaitez cartographier les compétences. Cela peut inclure des intitulés de postes ou des services spécifiques. Je vous suggère de commencer par un petit service dont les fonctions sont bien comprises. Disposer de des descriptions de poste prêtes pour ces rôles est également d'une grande aide !
3.2 Lister les compétences requises.
Pour chaque poste, établissez une liste des compétences spécifiques nécessaires pour exercer ce rôle efficacement. Cela peut se fonder sur les descriptions de poste ou sur l'avis des managers et des collaborateurs.
Personnellement, je conseille vivement d'impliquer le manager du poste dans ce processus car c'est la personne qui évalue la performance du poste et qui devrait comprendre ce qui rend ce rôle particulier et exceptionnellement précieux pour l'organisation.
3.3 Faire correspondre les compétences au modèle
Lorsque vous énumérez les compétences requises pour un poste, elles ne sont pas forcément immédiatement alignées avec le modèle que vous avez choisi, ce qui signifie qu’un petit travail de traduction ou d’ajustement sera nécessaire pour les harmoniser.
En vous appuyant sur le modèle de compétences sélectionné, associez chaque compétence requise à la compétence correspondante dans le modèle.
3.4 Évaluer les rôles au sein d'une équipe
Une fois que les compétences sont associées aux rôles, examinez les rôles qui appartiennent à une même équipe et vérifiez que les compétences qui leur sont associées présentent une certaine variation. Par exemple, les rôles plus seniors doivent être associés à des compétences plus nombreuses ou de niveau supérieur et les postes doivent différer par les compétences exigées.
Si vous constatez que tous les postes d'une équipe requièrent toutes ou presque toutes les mêmes compétences, c'est un signe qu'il faut revoir les rôles et déterminer ce qui rend chaque rôle unique, ainsi que la façon de considérer les différents postes au regard des compétences requises.
Si cela arrive, retournez à l’étape 2 de cette section, et n’hésitez pas à apporter des modifications en cours de route ! Plus vous pratiquez l’exercice de cartographie des compétences, plus vous vous perfectionnerez et plus il vous sera facile de distinguer les écarts de compétences entre les rôles et les équipes.
3.5 Valider la matrice des compétences avec l'équipe
Après avoir identifié les compétences requises pour chaque poste, et confirmé les différences entre les compétences requises et utiles selon les fonctions, présentez votre version préliminaire à l’équipe qui occupe réellement ces postes et demandez-leur leur avis afin de vérifier si cela reflète bien les compétences qu’ils mobilisent dans leur rôle.
Il arrive parfois que vous entendiez parler d’aspects du poste que vous ne connaissiez pas, ou de complexités demandant une compétence particulière à laquelle vous n’aviez pas pensé. Vérifier la validité du modèle auprès de l’équipe qu’il reflète est indispensable.
4. Évaluer les compétences chez les collaborateurs
Une fois que vous avez cartographié les compétences requises pour chaque poste, évaluez les capacités des employés par rapport à ces exigences à l’aide du modèle choisi. Cela peut se faire à travers des enquêtes, des entretiens et/ou d’autres méthodes d’évaluation.
Ce processus implique généralement la réalisation d’évaluations de compétences ou d’entretiens annuels afin de jauger les compétences des employés dans différents domaines : compétences techniques, communication, capacités de leadership, résolution de problèmes, etc.
L’évaluation doit refléter le modèle sélectionné et doit être menée avec soin afin d’éviter les biais ou la surestimation des compétences (par exemple lorsqu’un manager ou un collaborateur déclare qu’un salarié a un niveau de compétence supérieur à la réalité, pensant que cela sera bénéfique d’une façon ou d’une autre à l’employé, au manager ou à l’équipe).
Dans le passé, j’ai utilisé des échelles de notation pour la cartographie des compétences en utilisant trois catégories principales : sous-qualifié, qualifié et surqualifié. Avec ces catégories simples, employés et managers peuvent clairement exprimer si une personne est en dessous, au niveau ou au-dessus des attentes concernant une compétence.
5. Analyser les compétences à l'échelle de l'organisation
Ouf ! Si vous arrivez à cette étape, vous aurez fourni beaucoup d’efforts pour choisir un modèle, aligner les rôles et équipes aux compétences et évaluer chaque collaborateur.
Il est temps maintenant de réfléchir à la manière de tirer parti du modèle, de la cartographie et de l’évaluation pour identifier les écarts entre les compétences exigées et la performance réelle sur ces compétences.
Dans cette phase, votre mission est d’identifier les écarts ou décalages entre les compétences des employés et celles requises pour leur poste.
Lorsque vous constatez des écarts, ne considérez pas aussitôt que la personne n'est pas compétente dans son poste ou qu'elle n’est « pas adaptée ». Réfléchissez plutôt aux initiatives de développement des talents susceptibles de combler cet écart.
Quelqu’un dans votre équipe est-il très compétent dans un domaine particulier tandis qu’un autre l’est moins ? Voilà une excellente occasion de mettre en place du mentorat, de l’observation, ou un partage de compétences !
Quand vous réfléchissez à la manière de combler un écart de compétences, regardez autour de vous et valorisez les experts déjà présents dans votre organisation.
L’humain est un être social, et l’apprentissage est une activité sociale : cela favorise à la fois l’engagement et l’apprentissage lorsqu’un membre du personnel peut accompagner ou former un collègue sur une compétence utile à l’exercice de son métier.
Lorsqu'il s'agit d'identifier des écarts à grande échelle, au-delà d'une seule équipe isolée, je recommande d'élaborer des plans d'action ciblés pour combler les écarts repérés dans les compétences des collaborateurs, tels que des programmes de formation ou des opportunités de développement.
En analysant les écarts selon les rôles et les équipes, recherchez des tendances dans les lacunes de compétences. Par exemple, votre équipe de relation client a-t-elle besoin d’une formation à la résolution de conflits ? Cela représente une excellente occasion de créer un programme de formation ou de développement à plus grande échelle, conçu spécifiquement pour ce groupe et ses besoins.
Outils de cartographie des compétences
Il existe aujourd’hui une large gamme d’outils de cartographie des compétences qui peuvent aider les organisations à évaluer et cartographier les compétences des employés selon les rôles et les équipes, presque en temps réel, tout en fournissant des capacités d’analyse de données. Voici quelques exemples :
- HRSG - La plus ancienne société dédiée à la cartographie des compétences. HRSG est un outil expert avec IA pour la cartographie des compétences, l’analyse des écarts et le développement des compétences des salariés souhaitant évoluer dans leur carrière. Cet outil est flexible et permet d’ajouter des compétences personnalisées à votre cartographie.
- AG5 - Un logiciel de gestion des compétences adopté par certaines des plus grandes compagnies aériennes et industriels du monde. AG5 offre une cartographie détaillée des compétences, y compris celles liées à la sécurité et à la réglementation, et permet aux responsables de rechercher rapidement des compétences dans la base de données des employés pour identifier les bons profils au sein de l’organisation.
- MuchSkills - Une plateforme de gestion des talents permettant de visualiser les compétences, individuelles et d’équipe, et de rechercher facilement qui dispose des compétences recherchées. En quelques clics, vous visualisez toutes les personnes de votre organisation maîtrisant une technologie, une réglementation, un comportement en relation client, etc.
- iMocha - Un outil d’évaluation basé sur l’IA qui aide les organisations à identifier les forces et faiblesses de leurs salariés afin de repérer des opportunités de mobilité interne et de développement.
- Skills Base - Un logiciel de cartographie des compétences visuel qui aide les équipes à comprendre, évaluer et agir sur la base des données de compétences. Skills Base est l’un des outils de cartographie de compétences les plus complets du marché et intègre pleinement le développement des talents, la gestion des écarts et la planification de la succession.
- TalentGuard - Un outil d’évaluation de la performance et des compétences qui aide les services RH à mobiliser les collaborateurs grâce à des opportunités de formation, coaching et contenus à la demande.
- Cognology - Un système de gestion des compétences qui vous aide à comprendre vos effectifs actuels et à identifier des candidats externes pouvant combler les écarts de compétences. Cognology propose des évaluations, le suivi et le reporting des compétences.
- SoftExpert - Un logiciel autoproclamé de gestion du développement humain qui permet la cartographie des compétences, l’analyse des écarts et la conception de plans de développement pour soutenir la croissance des salariés et préparer la relève, en cohérence avec les objectifs de l’entreprise.
- Augmentir - Il ne s’agit pas d’un outil dédié exclusivement à la gestion et la cartographie des compétences, mais cela fait partie de ses nombreuses options. Augmentir permet la cartographie et la gestion des compétences, mais d’après ce que j’ai pu constater, il est plutôt conçu pour l’industrie manufacturière et les métiers de terrain, avec des cartographies axées sur les compétences en sécurité et contrôle des processus.
- Kahuna - Un logiciel de gestion des compétences doté d’une matrice d’équipe visuelle, permettant de cartographier les compétences par individu et de mettre en avant les écarts et axes de développement en quelques clics. Kahuna est utilisé par de grandes entreprises à travers le monde et propose divers rôles, vues et fonctionnalités pour les équipes RH, superviseurs et responsables d’équipe.
Chacune de ces solutions logicielles constitue un choix pertinent pour les organisations souhaitant cartographier, modéliser en matrice et visualiser les compétences nécessaires à travers l’ensemble de l’entreprise.
Identifier le bon outil logiciel pour cette tâche reste un processus très personnel, qui commence par les objectifs fixés par l’organisation pour l’initiative.
Avant de vous lancer dans le choix du logiciel, assurez-vous que vous et votre équipe êtes alignés sur les raisons pour lesquelles vous souhaitez cartographier les compétences et sur les résultats attendus de l'adoption d'une solution technologique en appui au développement des talents.
Pensez également à vérifier si votre système de gestion des recrutements intègre déjà des fonctionnalités de cartographie des compétences, car cela peut être le cas sur certaines des plateformes les plus avancées.
À vos cartes de compétences !
Prendre le temps de cartographier les compétences permet de découvrir la voie vers une croissance durable au sein des organisations et sera rentable à long terme, car vous saurez quels talents et compétences vous possédez, ainsi que ceux qu'il vous faudra acquérir à l'avenir.
Cela vous aidera à perfectionner les membres de l'équipe et vous constaterez également une amélioration de l'engagement et de la productivité.
