Conception organisationnelle : Guide d’un expert
La conception organisationnelle est un processus global qui vise à optimiser et à aligner plusieurs aspects d’une organisation, y compris les fonctions, les processus et la structure.
De nombreuses organisations se concentrent sur la modification de la structure (essentiellement l’organigramme) sans réellement repenser l’organisation.
Comme nous allons le voir, un grand détaillant mondial pour lequel j’ai travaillé a adopté cette approche, ce qui a entraîné de nombreux problèmes.
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Ici, je vais expliquer ce qu’est la conception organisationnelle, présenter quelques bonnes pratiques et vous proposer un processus pour la réussir.
Qu’est-ce que la conception organisationnelle ?
La conception organisationnelle (parfois appelée org design ou OD) est une méthodologie qui consiste à identifier plusieurs aspects d’une organisation (ex. : mission, flux de travail, stratégie) puis à les aligner ou les réaligner afin d’atteindre les objectifs de l’organisation dans l’environnement commercial actuel.
Elle est souvent déclenchée par d’importants changements internes ou externes, tels que :
- Modifications de la mission ou de la stratégie de l’entreprise
- Perturbations de l’environnement (ex. : risques liés au changement climatique)
- Progrès technologiques (ex. : automatisation accrue)
- Nouveaux concurrents
- Changements législatifs
- Évolutions significatives des résultats de l’entreprise (positives ou négatives)
- Nouvelles équipes dirigeantes.
La vraie conception organisationnelle vise à optimiser les fonctions, les processus et la structure de l’entreprise pour atteindre les résultats commerciaux.
Une organisation bien conçue peut s’adapter au changement, favoriser la collaboration transversale, décider et exécuter efficacement, et entretenir un environnement de travail positif.
Souvent, on confond la conception organisationnelle avec la refonte de la structure organisationnelle à l’aide de leurs outils d’organigramme.
En réalité, le résultat du processus de conception organisationnelle est une série de recommandations qui peuvent être assez larges et inclure des sujets comme la structure organisationnelle, les besoins technologiques, l’évolution du modèle de rémunération, les changements de politiques et les comportements partagés.
Les retombées positives potentielles de ces recommandations incluent :
- Amélioration de la rentabilité
- Augmentation de l’engagement des collaborateurs
- Meilleure fidélisation des employés et évolution de carrière
- Meilleurs produits et services
- Acquisition et/ou fidélisation client renforcées
- Meilleure préparation aux changements et à la croissance futurs.
Le rôle des RH dans la conduite du processus de conception organisationnelle
Les RH jouent un rôle crucial dans la conception organisationnelle. Dans les entreprises dotées de professionnels OD, ceux-ci pilotent le processus et agissent à la fois comme experts et chefs de projet. Dans les entreprises sans spécialistes OD, ce sont généralement les partenaires RH qui héritent de cette mission.
Le plus grand défi rencontré par les équipes consiste souvent à guider les dirigeants pour qu’ils soutiennent et participent à un processus complet de conception organisationnelle, au lieu de se précipiter sur de nouveaux organigrammes.
Ils doivent aussi équilibrer une approche à la fois centrée sur les besoins business et sur les personnes.
Principes de conception organisationnelle
Avant d’entamer votre processus de conception organisationnelle, il est utile de vous ancrer, vous et votre équipe, dans quelques principes fondamentaux :
- Alignement business d’abord, structure en dernier
- S’inspirer du passé sans s’y enfermer
- Chercher à retenir les meilleurs talents sans concevoir l’organisation autour d’eux
- Concevoir pour la flexibilité
- Concevoir pour la clarté
Alignement business d’abord, structure en dernier
Parce que les gens confondent à tort “conception organisationnelle” et “structure organisationnelle”, ils veulent souvent commencer par la structure. La structure est un aboutissement : c’est un des moyens permettant de concrétiser la conception.
L’alignement business est la partie la plus globale et importante du processus, car il pose les bases de tous les choix de conception—y compris la structure—que vous prendrez par la suite.
S’inspirer du passé sans s’y enfermer
Il est utile d'analyser les conceptions organisationnelles passées pour en tirer des leçons, mais gardez à l'esprit que vous concevez votre organisation pour répondre à vos besoins actuels et anticiper ceux du futur.
Ce qui était peut-être vrai par le passé peut ne plus s'appliquer aujourd'hui (par exemple, trop de niveaux hiérarchiques étaient contre-productifs à nos débuts ; maintenant que nous avons doublé de taille, nous constatons une structure trop plate).
Visez à retenir les meilleurs talents, mais ne concevez pas l'organisation autour d'eux
Les talents représentent un investissement majeur et peuvent constituer un avantage compétitif. Bien que la fidélisation soit importante, concevoir une organisation autour de quelques personnes ne rend service à personne.
Si l'une de ces personnes part, vous risquez de vous retrouver avec une organisation qui n'a plus de sens.
Concevez pour la flexibilité
Les activités de l'entreprise peuvent être affectées par des conditions hors de notre contrôle. Même si personne ne peut prédire l'avenir, créer une organisation qui permet l'évolution des parcours professionnels, l'intégration de nouvelles technologies et un apprentissage continu permettra de s'adapter sans nécessiter une refonte complète.
Concevez pour la clarté
Dans une conception organisationnelle solide, chacun comprend son rôle. Les personnes savent où elles se situent dans l'ensemble de l'organisation et ce dont elles sont responsables.
Les responsabilités décisionnelles sont connues de tous et chacun comprend comment l'information circule au sein de l'organisation.
Processus de conception organisationnelle en 6 étapes : poser les bases grâce à l'alignement avec les objectifs métier
Un alignement métier approfondi est la base d'une conception organisationnelle réussie. C'est ainsi que l'on évalue si une entreprise est en mesure d'atteindre ses objectifs stratégiques.
L'alignement se fait en plusieurs étapes. Vous devez d'abord vous ancrer dans certains principes fondamentaux de l'entreprise, puis collecter des informations.
Examinez la mission, la vision et les valeurs
La mission, la vision et les valeurs définissent le sens et les objectifs du plan stratégique. Elles influencent notamment les standards de performance, les indicateurs et les attentes comportementales.
Toutes les entreprises ne possèdent pas forcément ces trois éléments – ou peuvent disposer d'un équivalent, tel qu'une déclaration de raison d'être.
- Mission = ce que nous faisons (tactique)
- Vision = ce que nous voulons faire (aspirationnel)
- Valeurs = comment nous le faisons (comportemental)
En examinant la mission, la vision et les valeurs, vous pourrez identifier le type d'expérience ou de formation dont les équipes ont besoin ; les besoins en matière de processus, de pratique ou de technologie ; ainsi que l'infrastructure nécessaire pour réussir à long terme.
Analysez la stratégie
Lors de l'analyse de la stratégie, vous devez examiner à la fois le plan stratégique et les objectifs annuels.
Le plan stratégique définit les objectifs de long terme de l'organisation tandis que les objectifs annuels s'inscrivent dans des échéances plus immédiates.
Les objectifs annuels doivent s'aligner d'une manière ou d'une autre sur le plan stratégique. Si ce n'est pas le cas, vous devrez en discuter avec l'équipe de direction avant d'avancer dans la conception organisationnelle.
En plus de comprendre la stratégie, essayez d'identifier les résultats de performance souhaités, les ressources nécessaires (financières, effectif, ou autres), ainsi que l'écart entre la situation actuelle et la situation cible. Cela orientera vos recommandations de conception.
Recueillez des informations
Vous avez besoin d'informations supplémentaires avant de pouvoir avancer. Cela inclut des informations formelles ou tangibles, mais aussi informelles ou intangibles.
Bien qu'il soit tentant de se concentrer sur les éléments formels, les éléments informels sont tout aussi importants, voire plus.
Les informations formelles comprennent les processus de prise de décision, les systèmes de rémunération et de reconnaissance, les canaux de communication (assemblées générales, e-newsletters, etc.), les structures hiérarchiques actuelles et les structures d'équipe.
Les éléments formels sont explicites, souvent communiqués quelque part (intranet, guide de l'employé, politiques internes) à laquelle les collaborateurs peuvent se référer.
Les informations informelles sont implicites. Vous ne les trouverez pas sur le portail ou dans le manuel du personnel, mais elles influencent la manière dont les choses se déroulent réellement dans l'organisation.
Par exemple, la norme de l'entreprise (formelle) peut consister à prendre les décisions lors de réunions clés. En réalité, tout le monde sait que les décisions se prennent de façon informelle, lors de discussions improvisées, avant la réunion clé.
Lorsque vous recueillez des informations informelles, cherchez des éléments tels que les normes, les mentalités, les attitudes et croyances largement répandues et les réseaux internes à la population salariée.
Considérez les organisations au sein de l’organisation
N’oubliez pas que l’information — formelle et informelle — peut ne pas être la même dans toutes les parties de l’organisation.
Lorsque l’on se demande jusqu’où aller, il est judicieux d’explorer les différences selon la zone géographique, car la manière dont le travail se fait peut être fortement influencée par des normes et mentalités nationales ou culturelles. Cela est particulièrement vrai si vous êtes une entreprise internationale.
Vous pouvez également rechercher des disparités entre les fonctions ou les équipes événementielles pour de nombreuses raisons. Soyez prêt à étendre votre collecte d’informations en fonction de ce que vous apprenez tout au long du processus.
Créer / repenser votre organisation
Vous êtes désormais prêt à créer le nouveau design de votre organisation. Encore une fois, il ne s’agit pas seulement de mettre en place une structure organisationnelle.
Vous concevez une organisation qui permettra à l’entreprise d’atteindre ses objectifs et de mettre en œuvre son plan stratégique.
Votre conception peut inclure des éléments tels que :
- Nouveaux processus de prise de décision
- Nouvelles technologies
- Réduction ou expansion de la gamme de produits
- Modifications pour suivre l'évolution prévue de la réglementation.
Ne laissez pas les limites actuelles influencer votre conception. Votre objectif est de déterminer ce dont l’entreprise a besoin pour rendre sa stratégie concrète.
Il appartiendra à l’équipe de direction de décider si elle est prête et capable de soutenir ce qui est nécessaire.
Enfin, une nouvelle structure
Vous êtes maintenant prêt à créer la structure de votre organisation. Vous disposez des informations nécessaires pour établir la structure qui donnera vie à l’ensemble du design organisationnel.
Par exemple, pour rationaliser la prise de décision au sein de l’organisation, vous pouvez proposer une structure plus plate avec moins de niveaux hiérarchiques.
Pour garantir de pouvoir recruter, retenir et développer la solide équipe de spécialistes techniques indispensable pour promouvoir une innovation continue, vous pouvez créer une structure permettant aux spécialistes d’évoluer vers des niveaux plus élevés sans devoir devenir managers.
Étude de cas : design organisationnel
Revenons au détaillant international mentionné dans l’introduction. Durant près de dix années où j’y ai travaillé, l’organisation a connu de multiples changements de direction au plus haut niveau.
Cela, combiné à d’autres facteurs tels que la baisse des ventes, de nouveaux concurrents et l’augmentation du coût des matières premières, a mené à des changements importants de stratégie environ tous les deux ans.
Plutôt que de confier aux RH une refonte organisationnelle visant à réaligner toutes les composantes de la structure pour soutenir les évolutions stratégiques, la direction a préféré opter pour de multiples restructurations successives.
Pendant cette période, différentes parties de l’entreprise ont connu 12 restructurations(?!). Dans un cas, une équipe de 100 personnes est passée à près de 400 avant de retomber à moins de 18 mois plus tard.
Pendant ces années, l’organisation a perdu des talents, engagé des coûts importants liés aux départs et indemnités de sortie, et a continué de perdre des parts de marché.
Les droits de décision sont devenus de plus en plus flous, les partenariats transverses plus compliqués, et la responsabilisation n’a cessé de s’affaiblir.
À force de se concentrer presque uniquement sur la structure au détriment de l’alignement et du design global, non seulement l’entreprise n’a pas atteint ses objectifs stratégiques, mais elle s’est tiré une balle dans le pied.
Un bon design organisationnel demande du temps
Une objection courante que j’entends contre la mise en place d’un processus de design organisationnel complet est que cela prend trop de temps et qu’une simple restructuration est plus rapide.
En tant que professionnel des RH, votre rôle est d’aider la direction à comprendre l’intérêt de ralentir pour mieux accélérer ensuite.
Bien que la restructuration puisse sembler plus rapide, le manque d’efficacité, la perte ou l’inadéquation des talents, le manque de clarté à travers l’organisation et l’érosion de la responsabilisation finiront par coûter à l’entreprise plus de temps (et souvent plus d’argent) pendant qu’elle tente de corriger ce qui ne fonctionne pas.
Le processus de redesign est une démarche réfléchie et approfondie pour s’assurer que l’organisation est configurée pour réussir.
Points clés à retenir
- Le design organisationnel et la structure sont différents. Le design organisationnel consiste à aligner les différents aspects de l’entreprise, en englobant processus, flux de travail, stratégies et structure, afin d’atteindre les objectifs de l’organisation.
- Le rôle clé des RH dans la conception. Les Ressources Humaines jouent un rôle crucial en pilotant le design organisationnel pour s’assurer que la direction s’engage dans la refonte, au-delà de la simple restructuration.
- Principes et processus d’un design organisationnel efficace : Les principes fondamentaux d’un bon design organisationnel sont l’alignement métier, la flexibilité, la clarté et la fidélisation des talents.
